FICHE OUTIL LYCEES ET CFA ECORESPONSABLES SESSIONS DE FORMATION/SENSIBILISATION COLLECTIVE AUX «ORGANISER UN EVENEMENT PARTICIPATIF»

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1 LYCEES ET CFA ECORESPONSABLES SESSIONS DE FORMATION/SENSIBILISATION COLLECTIVE AUX DEMARCHES PARTICIPATIVES FICHE OUTIL «ORGANISER UN EVENEMENT PARTICIPATIF»

2 CONSTATS En fin d année arrive souvent la semaine du Développement Durable ou un évènement éco- responsable particulier. En début d année est parfois planifiée une journée de rentrée, fédératrice, dite d intégration à laquelle on peut aussi donner une envergure particulière. Quelque soit l événement et la date à laquelle il se tient, les établissements ont souvent du mal à mobiliser les énergies et moyens nécessaires. Organiser un événement est compliqué, et fait appel à une méthodologie rigoureuse pour fédérer l ensemble des envies et intérêts tout en tenant compte des contraintes du calendrier scolaire. D autant plus quand on souhaite lui donner une dimension participative, incluant l ensemble de la communauté de l établissement. o Comment réfléchir à un événement participatif dès l amont et à toutes les phases? o De quels outils se doter pour planifier l événement comme un projet participatif aux différentes étapes? o Quelles vigilances sur les postures d organisateur et d animateur participatif? Autant de questions qu il est nécessaire de se poser pour faire d un événement un outil supplémentaire pour aborder la question de l écoresponsabilité, pour initier une démarche mobilisatrice et exemplaire quand au niveau de participation qu elle peut engager au sein de l établissement. C est à la fois en rendant visible la question de l écoresponsabilité et de la participation qu en démontrant qu on peut construire de manière collective que l organisation d un événement peut être fédérateur et stimulateur d énergies.

3 QUELQUES OUTILS CONCEVOIR LA ROUE DU PROJET Il s agit de se poser collectivement les bonnes questions pour couvrir l ensemble du champ du projet et de recueillir toutes les contributions. Dans une démarche de brainstorming en réflexion individuelle (ou en binôme), chacun est invité a poser sa contribution librement en écrivant une idée par postit. L animateur regroupe les postits et anime une discussion. Un travail en sous groupe est possible dans la continuité et en fonction des priorités identifiées. Chaque sousgroupe est alors nourri des apports et vigilances de tous. Les questions : Quel est l objet du travail? Comment voulonsnous que les choses soient après? Autour de quelles valeurs nous réunissonsnous? Pour qui et avec qui allons nous organiser l événement? Quelles sont les actions / activités à mener? Comment assurer la mobilisation des bonnes compétences? Avec qui coopérer pour avancer? Quelles sont les modes d organisation du collectif? Quelles sont les conséquences financières? Quelles sont les modalités de suivi?

4 MOBILISER Pour un événement d envergure, il est essentiel de constituer une équipe, représentative de la diversité de l établissement. Quelques conseils:! N essayez pas de vouloir à tous prix associer tout le monde à toutes les phases de la construction de l évènement! Faites en sorte de composer une équipe au sein de laquelle sont représentés à la fois des lycéens, des enseignants, des membres de l équipe de direction, des représentants de la vie scolaire, des agents.! En amont, faites en sorte d instituer ou de faire valider un temps de réunion régulier, dédié et institutionnalisé dans les emplois du temps.! Utilisez en premier lieu les espaces et moments d information pour appeler à volontaires : Les classes, les espaces d affichage, les réunions de professeurs, le foyer,! Décidez d un référent en mesure de pouvoir recevoir les demandes de volontariat et d organiser l équipe au fur et à mesure de la mobilisation.! Partez d un noyau dur qui peut ensuite s élargir.! Assurezvous du périmètre que vous avez pour prendre des décisions. LA MOBILISATION PAR CERCLES CONCENTRIQUES En partant d un noyau dur, représentatif des différentes communautés de l établissement, proposez à chacun de revenir pour la prochaine réunion avec au moins une personne (ou deux) qu il/elle aura convaincu de participer à l organisation de l événement. Puis, pourquoi pas demander à ces nouvelles de mobiliser un autre cercle pour élargir, etc Ce mode de mobilisation favorise la responsabilité collective et s il est bien organisé permet un effet «boule de neige» qui peut permettre de «faire le buzz» dans l établissement. MOBILISER PAR LA MOTIVATION Pensez soigneusement à vos messages et à ce que s impliquer dans l organisation d un événement peut apporter à chacun. Mettezvous à la place de vos interlocuteurs pour imaginer quel intérêt individuel ils auraient à s impliquer, afin de vous adresser à chacun d entre eux sur la base d un argumentaire précis. Ne perdez jamais de vue que l implication dans l organisation peut répondre à un besoin individuel pour ceux qui donnent de leur temps mais que ce qui fait équipe et crée de l émulation est bien l intérêt collectif, qu il faut rappeler sans cesse. Responsabilisez ensuite les personnes impliquées, sur la base d actions concrètes qui sont à leur hauteur ou dans leurs capacités. Communiquez régulièrement sur les étapes de l organisation, pour donner envie à d autres de vous rejoindre. Soyez précis dans l ordre du jour et la conduite de vos réunions.

5 PLANIFIER LE RETROPLANING Le principe de cet outil de pilotage consiste à fixer en contrainte suprême la date à laquelle le projet doit être réalisé. Un budget y est également souvent associé (en termes de temps à y consacrer notamment). Avant toute chose, le projet et l'objectif poursuivis doivent être bien définis. On peut alors se lancer dans l'établissement de la liste d'actions à accomplir pour atteindre ce but. Si cette étape paraît évidente, elle est pourtant particulièrement sensible car elle détermine la bonne suite de la planification : une tâche oubliée et c'est l'ensemble du planning qui sera faussé. Du global au précis La méthode la plus simple consiste à partir de l'objectif final et de le découper progressivement en sousobjectifs, pour construire un organigramme de tâches. On descend progressivement du niveau le plus global vers les tâches les plus élémentaires. L'objectif de cette méthode est d'atteindre le découpage le plus fin possible. Pour entamer la division, vous pouvez procéder selon différents axes : temporel, fonctionnel, par entité géographique... Quel que soit le chemin pris, vous devriez arriver au même point. Vous pouvez estimer être arrivé à la fin du découpage lorsque chaque tâche de la ligne correspond à un travail bien distinct affecté à la responsabilité d'une seule personne. Garder à l'esprit l'ensemble des contraintes Lors de cet exercice, il faut rester conscient des contraintes afférentes à chaque tâche et prendre certaines décisions stratégiques. Tout d'abord, il faut être attentif aux ressources dont vous disposez, qu'elles soient financières, humaines ou de temps. Il est essentiel d identifier les compétences et disponibilités des personnes auxquelles vous allez devoir faire appel. Il se peut aussi que vous dépendiez d'événements extérieurs. Par exemple, pour pouvoir réaliser la tâche "envoyer les catalogues", il faut avoir été livré par l'imprimeur. La personne en charge de cette tâche doit donc se préoccuper de l'état d'avancement de la commande ainsi que des éventuels retards. Enfin, il est possible d'avoir à effectuer des arbitrages sur la façon d'atteindre certains objectifs (des choses à acheter). Ces décisions auront un impact à la fois sur le temps et les moyens à allouer à la tâche.

6 TRAVAILLER EN EQUIPE LA MOLECULE DE BELBIN La molécule de Belbin nous dit que le simple rassemblement d'individus n'est pas suffisant pour créer une véritable équipe, même si on leur demande leur accord pour travailler ensemble. La performance d'une équipe dépend de l'équilibre des rôles tenus par chacun de ses membres. En effet, c'est dans la diversité des approches qu'elle est capable de fournir que réside la véritable force d'une équipe. La méthode Belbin est un outil rationnel et rigoureux qui permet d'évaluer, de manière non intuitive, la coopération des membres dans une équipe. En identifiant les rôles endossés par chacun, on peut augmenter l'efficacité de l'équipe en jouant, à bon escient, sur sa composition ou sur son fonctionnement interne. Les études menées à Cambridge par M. Belbin pendant plus de 20 ans ont montré qu'il existe un nombre limité de rôles en équipe. Chaque rôle se structure sur des constantes de comportement mises en œuvre dans le cadre professionnel par des types de personnalité parfois tout a fait différents. La molécule illustre le fait que les rôles se complémentent et que chaque rôle doit être présent dans l'équipe.

7 Rôles de réflexion PRISEUR Modéré, stratégique. Il fait preuve de discernement et envisage toutes les options. Evalue avec précision et de manière objective si les idées sont réalistes et bénéfiques. CONCEPTEUR Créatif, imaginatif, peu orthodoxe et surtout anticonformiste, il propose de nouvelles idées et des solutions créatives. Il résout les problèmes complexes. EXPERT Déterminé, autonome, concentré vers un seul objectif. Il possède une source de connaissances et de compétences techniques peu communes et utiles à l équipe. Rôles d'action ORGANISATEUR Discipliné, fiable, ordonné, méthodique et efficace. Il transforme les idées en actions concrètes et pratiques que les membres de l équipe pourront réaliser. PROPULSEUR Dynamique et fonceur, il travaille bien sous pression. Il a le courage et la capacité de surmonter les obstacles. Il pousse les autres à l action et aide l équipe à recentrer son travail. PERFECTIONNEUR Il s assure que le travail est bien fini. Consciencieux, à la recherche des erreurs et omissions. Il a le souci de la perfection. Il fait en sorte que le programme et les délais soient respectés. Rôles de relation PROMOTEUR Extraverti, enthousiaste et communicatif. Il explore les opportunités et développe les contacts. Il tire profit des idées et des informations du monde extérieur. COORDINATEUR Mature, confiant. Attentif aux autres et diplomate. Il clarifie les objectifs et fait progresser les prises de décision. Il s assure que les efforts et les qualités des coéquipiers sont utilisés au mieux. SOUTIEN Sociable, sensible et conciliant. Il est attentif aux autres et à leurs besoins. Il est plein de tact. A l écoute, il évite les frictions et recherche les consensus. Il bâtit le relationnel dans l équipe.

8 ANIMER LA SILHOUETTE DE L ANIMATEUR PARTICIPATIF A partir d une silhouette, il s agit de s accorder sur les qualités de l animateur/coordinateur de la démarche participative dans l établissement. En suivant une méthode de focalisation, les participants travaillent d abord en groupe de 2 (15 ), puis de 4, puis de 8. A chaque round, ils négocient et s accordent sur les 10 qualités essentielles de l organisateuranimateur d événement participatif. 10 qualités principales sont arrêtées. Ils associent une qualité à un membre ou à une partie du corps. Exemple : l écoute est représentée par une oreille, ou la mobilité est aux jambes. Quelques résultats : Un principe de base : L écoute active Tête : Avoir une vision de long terme être leader (guider, décider) être rigoureux, organisé, synthétique pouvoir réguler, modérer faire preuve de bienveillance, en restant exigeant être créatif et courageux savoir fédérer et être sociable Corps : avoir de la sensibilité pour prendre soin des collaborateurs être flexible et adaptable aux situations être dynamique et énergétique savoir sécuriser tout en acceptant de prendre des risques Membres : avoir le bras long et s adresser aux bons partenaires (internes et externes) être relié et connecté à l environnement s assurer des moyens des ambitions ( et hommes)

9 ANIMER SCENARISER L EVENEMENT Le jour J, il s agit de suivre scrupuleusement un déroulé de l événement. Nous vous conseillons d établir un conducteur (trame ou script) le plus précis possible, qui sera partagé par l ensemble de l équipe. A titre d exemple : Nom de la Enjeux Timing Qui? Descriptif/Méthodes Matériel séquence Accueil Permettre à Jean et Les participants Liste chacun de Nadia arrivent et émargent émargement comprendre Ils remplissent une Fiche pourquoi il «fiche d identité» d identité est là Des boissons sont à Boissons et Favoriser la leur disposition viennoiserie convivialité. Un script très précis ne doit en aucun cas vous empêcher d être flexible et de vous adapter aux différentes situations. Attendezvous à l inattendu!