Le Laboratoire de Biologie Médicale

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1 Le Laboratoire de Biologie Médicale Manuel de prélèvement Version 4 - avril 2014

2 Version 4 - avril 2014

3 SOMMAIRE A - INTRODUCTION p 1 B - LABORATOIRE DE BIOLOGIE MEDICALE DE L EFS AULO p 2-3 C - REFERENTIELS p 4 D - REVUE DE CONTRAT p Exigences relatives aux demandes d examens p Exigences relatives aux échantillons primaires p 7 3 Exigences relatives aux conditions de conservation et d acheminement p 8 4 Gestion des non conformités p Liste des examens p Modalités de prescription d examens complémentaires p 13 7 Prise en charge des demandes d examens Délai de rendu p 13 8 Transmission des comptes rendus d examens p 14 9 Modalités de conservation ou de restitution des échantillons p Facturation p 14 E - MANAGEMENT DE LA QUALITE p 15 1 Continuité du service p 15 2 Ecoute client p 15 3 Service à la clientèle p 15 4 Accréditation p 15 GLOSSAIRE p 16 Annexe 1 - Liste des examens IHE Annexe 2 - Liste des examens HLA Annexe 3 - Prescription d examens IHE Annexe 4 - Prescription d examens HLA

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5 A - INTRODUCTION Ce manuel concerne les prélèvements, leurs documents associés et leurs conformités quand ils sont transmis : - par des Etablissements de Soins (ES) ou - par des Laboratoires de Biologie Médicale (LBM). Le respect de ces exigences conditionne l obtention d un résultat analytique fiable et la garantie du lien patientprélèvement, indispensable à la qualité des résultats d examens, à la prestation de conseils et à la sécurité transfusionnelle. Ce document dans sa version la plus récente est systématiquement diffusé aux clients réguliers du laboratoire et à tout client potentiel le demandant. 1

6 B - LE LABORATOIRE DE BIOLOGIE MEDICALE DE L EFS AULO Le laboratoire unique multisite de Biologie Médicale de l EFS AULO sous la responsabilité de Monique Chartier, regroupe 2 activités : - l immuno-hématologie érythrocytaire (IHE) - l histocompatibilité et l immunologie plaquettaire (HLA) 1 - Les 5 sites IHE Réalisent les examens nécessaires pour assurer la sécurité transfusionnelle et participer au suivi de l allo-immunisation fœto-maternelle. Les examens sont référencés Annexe 1 - Liste des examens IHE qui précise les examens réalisés dans le laboratoire ou transmis à un autre site de l EFS dans le cadre de la co-traitance ainsi que le délai de rendu et la cotation. CLERMONT FERRAND 58 rue Montalembert TEL : ou CLERMONT-FERRAND CEDEX 1 FAX : Contact : Monique CHARTIER Biologiste responsable monique.chartier@efs.sante.fr Leslie GERMé Biologiste coresponsable leslie.germe@efs.sante.fr Dr Hélène ODENT MALAURE Biologiste coresponsable helene.odent-malaure@efs.sante.fr LE PUY EN VELAY 12 bd du Docteur A. Chantemesse TEL : LE PUY EN VELAY FAX : Entre 20h et 7h du lundi au vendredi, du samedi 12h au lundi 7h et jours fériés - Tel : Contact : Dr Rachel CONDUCTIER Biologiste coresponsable rachel.conductier@efs.sante.fr Dr Ramona PIRVAN Biologiste coresponsable ramona.pirvan@efs.sante.fr MOULINS 10 av. Général de Gaulle, BP TEL : MOULINS FAX : Entre 20h et 8h du lundi au vendredi, du samedi 16h au lundi 8h et jours fériés - Tel : Contact : Guillaume BERLIE Biologiste coresponsable guillaume.berlie@efs.sante.fr ROANNE 28 route de Charlieu TEL : ROANNE FAX : Contact : Philippe TRUBLEREAU Biologiste coresponsable philippe.trublereau@efs.sante.fr Dr Albert FROGET Biologiste coresponsable albert.froget@efs.sante.fr SAINT PRIEST EN JAREZ Plateau de Biologie Hôpital Nord, 108 av. Albert Raimond TEL : SAINT PRIEST EN JAREZ FAX : Contact : Françoise FLOURIE Biologiste coresponsable francoise.flourie@efs.sante.fr Sébastien DUBOEUF Biologiste coresponsable sebastien.duboeuf@efs.sante.fr Pour l activité IHE, dans les périodes d astreinte, de congés ou de situation exceptionnelle, tous les biologistes cités sont susceptibles d intervenir pour tous les sites, selon un planning défini. 2

7 B - LE LABORATOIRE DE BIOLOGIE MEDICALE DE L EFS AULO 2 - Les 2 sites HLA Réalisent les examens référencés dans l Annexe 2, visant à assurer : La compatibilité des greffes de Cellules Souches Hématopoïétiques (CSH). Le suivi des patients en pré ou post transplantation d organes. Les examens HLA dans le cadre des associations HLA et maladies. Le typage HLA des Donneurs Volontaires de CSH. La compatibilité HLA et/ou HPA dans le cadre des inefficacités transfusionnelles, le bilan de suspicion de TRALI Les examens d immunologie plaquettaire et d incompatibilité fœto-maternelle. CLERMONT FERRAND 58 rue Montalembert TEL : CLERMONT-FERRAND CEDEX 1 FAX : Contact : Fabienne QUAINON Biologiste coresponsable fabienne.quainon@efs.sante.fr SAINT ETIENNE 25 Boulevard Pasteur TEL : SAINT ETIENNE CEDEX FAX : Contact : Léna ABSI Biologiste coresponsable lena.absi@efs.sante.fr Antoine PRIGENT Biologiste coresponsable antoine.prigent@efs.sante.fr Pour l activité HLA, dans les périodes d astreinte, de congés ou de situation exceptionnelle, tous les biologistes cités sont susceptibles d intervenir pour tous les sites, selon un planning défini. 3

8 C - REFERENTIELS - Arrêté du 26 novembre 1999 relatif à la bonne exécution des analyses de biologie médicale (GBEA). - Arrêté du 26 avril 2002 modifiant l arrêté du 26 novembre 1999 relatif à la bonne exécution des analyses de biologie médicale. - Arrêté du 20 juin 2003 fixant la présentation de la fiche de prélèvement de biologie médicale prévue au deuxième alinéa de l article 20-5 du décret n du 4 novembre 1976 fixant les conditions d autorisation des laboratoires d analyses de biologie médicale. - Circulaire DGS/DHOS/AFSSAPS n 03/582 du 15 décembre 2003 relative à la réalisation de l acte transfusionnel. - Décision du 06 Novembre 2006 Les principes des bonnes pratiques transfusionnelles. - Décret n du 30 avril 2002 relatif aux conditions de transmission de prélèvements biologiques aux laboratoires d analyses de biologie médicale et modifiant le décret n du 4 novembre 1976 fixant les conditions d autorisation des laboratoires d analyses de biologie médicale. - Arrêté du 24 avril 2002 portant homologation du règlement relatif aux bonnes pratiques de transport des prélèvements, produits et échantillons issus du sang humain. - Arrêté ADR du 20 décembre 2004 relatif au transport des échantillons biologiques. - Norme NF EN ISO 9001, Novembre Norme NF EN ISO 15189, Août 2007 : Laboratoires d analyses de biologie médicale - Exigences particulières concernant la qualité et la compétence. - Ordonnance n du 13 janvier 2010 relative à la biologie médicale et les textes associés. - EFI Standards: European Federation of Immunogenetics. - WMDA Standards: World Marrow Donor Association. - Nomenclature WHO: Nomenclature Committee for Factors of the HLA System. - Tous les documents COFRAC relatifs à l accréditation, en particulier : Document SH GTA 01 COFRAC «Guide technique d accréditation en biologie médicale». Document SH REF 02 COFRAC «Recueil des exigences spécifiques pour l accréditation des laboratoires de biologie médicale». - Décret du 6 novembre 1997 relatif à l élimination des déchets d activités de soins à risques infectieux et assimilés et des pièces anatomiques et modifiant le code de la santé publique. - Arrêté du 24 novembre 2003 relatif aux emballages des déchets d activités de soins à risques infectieux et assimilés et des pièces anatomiques d origine humaine. - Arrêté du 6 janvier 2006 modifiant l arrêté du 24 novembre 2003 relatif aux emballages des déchets d activités de soins à risques infectieux et assimilés et des pièces anatomiques d origine humaine. 4

9 D - REVUE DE CONTRAT Pour tous les clients, la demande / prescription d examen tient lieu de contrat a minima, sauf contrat particulier. 1 - Exigences relatives aux demandes d examens Demande d examens Chaque prélèvement doit être accompagné d une prescription d examen et/ou une ordonnance qui, a minima, comporte de manière lisible : - identification du patient : nom de famille (nom de naissance), prénom, nom d usage (s il y a lieu), date de naissance, sexe, identifiant patient (lorsqu il existe) - identification du prescripteur et date de prescription - nom, qualité du préleveur - date et heure du prélèvement - nombre d échantillons transmis - identification de l établissement demandeur : Etablissement de soin avec service, UF et numéro de téléphone (et si possible fax) Laboratoire avec adresse et n de téléphone (et si possible fax) - nature des examens demandés - identification du laboratoire ou service de soins destinataires du compte rendu d examens - contexte clinique et/ou degré d urgence à préciser afin d assurer un rendu de résultat compatible avec son utilisation clinique La prescription d examens IHE ou HLA peut être rédigée sur un support pré imprimé mis à disposition par le laboratoire de biologie médicale multisite de l EFS, sur simple demande (Annexe 3 et Annexe 4). Remarque: Les données d identification du patient portées sur les échantillons doivent être strictement identiques à celles de la demande d examens. Cas particulier : Les prélèvements des donneurs d organes (ganglions et /ou rate) sont conditionnés dans un pot identifié par un numéro cristal selon les recommandations de l Agence de la Biomédecine. Ils sont adressés au laboratoire accompagnés du compte rendu du résultat HLA et du prélèvement d organe. 5

10 D - REVUE DE CONTRAT 1.2 Renseignements cliniques minimum exigés sur la demande Examens IHE Toute information pertinente pouvant influer sur les résultats et leur interprétation doit être communiquée par le client: - Diagnostic médical ou chirurgical - Contexte pathologique ou obstétrical - Notion d injection d immunoglobulines anti-rh1 (dose et date) - Antécédents obstétricaux et transfusionnels (nombre et date, pour la demande de groupe sanguin et de phénotype érythrocytaire, toute transfusion de moins de 4 mois doit être signalée) et réactions transfusionnelles éventuelles dans le cadre d un incident post transfusionnel - Transfusion de PSL envisagée, si oui date et heure - Notion de greffe de CSH date de la greffe - Notion d hémolyse (clinique ou biologique) - Origine ethnique, si elle est utile en vue de rechercher un phénotype érythrocytaire rare, dans l intérêt des soins prodigués au patient Remarques : 1- Les demandes de RAI de patiente ayant reçu une injection prophylactique d immunoglobulines anti-rh1 doivent indiquer la date d injection, la dose injectée, la date et le résultat de la dernière RAI avant injection et le groupage ABO RH-KEL1. 2- Dans le cadre d exploration d anémie hémolytique : préciser le contexte clinique (notamment contexte infectieux récent) et la prise éventuelle de médicaments. 3- En cas de demande d un test de Kleihauer, préciser le terme de la grossesse et le contexte clinique, traumatisme ou accouchement. Dans ce dernier cas et dans le cadre de la prévention de l allo-immunisation anti-rh1, indiquer le groupe sanguin de la mère et associer si possible le prélèvement de l enfant à celui de la mère. 4- Les prélèvements transmis pour exploration complémentaire doivent être accompagnés des résultats préliminaires : résultats réactionnels sur panel de dépistage utilisé et résultats d une réalisation de groupage ABO RH-KEL1. Dans le cas contraire, ces examens pourront être réalisés (à l initiative du biologiste) et tarifés (NABM). Cas particulier du nouveau-né : Dans les cas d exploration d incompatibilité foeto-maternelle ou de prévention d allo-immunisation maternelle par immunoglobulines anti-rh1 : la fiche de renseignements cliniques ou la prescription pour l enfant doit mentionner: l identité complète de la mère et, si des prélèvements maternels ne sont pas transmis concomitamment, le statut immuno-hématologique maternel (groupe ABO-RH1 - phénotype RH-KEL1 - résultat et date de la dernière RAI, spécificité des anticorps connus et/ou notion d injection prophylactique d immunoglobulines anti-rh1). 6

11 D - REVUE DE CONTRAT Examens HLA Toute information pertinente pouvant influer sur les résultats et leur interprétation doit être communiquée par le client: - Transplantation d organes : o Tout événement immunisant ou traitement ayant un impact sur les résultats (Transfusion, rejet aigu ou chronique, transplantectomie, infection, vaccination, traitement IVIg, plasmaphérèse, SAL, anti CD20 ). - Greffe de CSH : o Diagnostic clinique o Leucopénie <500 G/L - Association HLA et maladie : o Diagnostic clinique o Antigène ou allèle recherché - Immunologie plaquettaire : o Date de la dernière transfusion o Résultat de la dernière numération plaquettaire o Contexte clinique (grossesse, antécédents obstétricaux, thrombopénie aiguë ou chronique) - Transfusion réfractaire, incident transfusionnel, suspicion de TRALI 2 - Exigences relatives aux échantillons primaires 2.1 Modalités de prélèvement Les modalités de prélèvement doivent répondre aux exigences réglementaires dans le domaine de la biologie médicale. Le prélèvement doit être réalisé sur sang veineux par une personne habilitée à prélever avec du matériel à usage unique. Il ne nécessite pas de préparation particulière du patient. Il est porté une attention toute particulière à l identification du prélèvement : une étiquette d identification est apposée sur le(s) tube(s) par la personne qui a prélevé, au moment du prélèvement (immédiatement après) du patient et en sa présence. Les mentions portées sur l étiquette sont décrites au chapitre 2.3. Elles peuvent être manuscrites. Une dernière vérification des informations portées sur l étiquette est effectuée en demandant au patient de décliner son identité. A défaut, la confrontation de plusieurs types de documents ou sources d informations d identité est systématiquement effectuée (dossier, famille, entourage ). Vérifier si la demande est urgente et la traiter comme telle. Les matériels utilisés et les déchets produits par l activité de prélèvement (les déchets à risques infectieux) sont éliminés selon la réglementation en vigueur pour l élimination des DASRI Exigences qualitatives et quantitatives Facteurs ayant une influence sur la qualité du prélèvement et/ou des résultats d examen Laboratoires IHE Les exigences qualitatives et quantitatives relatives aux types de tubes sont fonction des examens cf. Annexe 1. Tous les prélèvements transmis doivent être non décantés. Caractéristiques des tubes : les tubes doivent être totalement remplis. Les tubes insuffisamment remplis seront traités si possible en technique manuelle. 7

12 D - REVUE DE CONTRAT Laboratoires HLA Les exigences qualitatives et quantitatives relatives aux types de tubes sont fonction des examens cf. chapitre 5.2. La liste des examens HLA réalisés au laboratoire est en Annexe 2. - Facteurs liés au prélèvement pouvant entraîner le non-traitement du prélèvement : o Prélèvement réalisé sur anticoagulant inadéquat ou arrivé hors délai de conservation des cellules o Les antécédents de transfusion de concentrés plaquettaires de moins de 3 jours doivent être signalés (pour les tests d Auto Ac anti plaquettes) o Les traitements par corticoïdes et immunoglobulines doivent être signalés. - Pour les typages HLA, HPA en biologie moléculaire : > 500 leucocytes/µl. 2.3 Exigences relatives à l identification de chaque tube prélevé - Les mentions ou une étiquette d identification sont apposées sur chaque tube par la personne qui a prélevé, au moment du prélèvement du patient et en sa présence. - L étiquetage doit mentionner : le nom de famille, le prénom, le nom d usage (s il y a lieu), le sexe, la date de naissance, l identifiant patient lorsqu il existe, si possible la date et l heure de prélèvement. Dans tous les cas, ces éléments seront sur la prescription ou la fiche de prélèvement. 3 - Exigences relatives aux conditions de conservation et d acheminement Le transport des examens vers le laboratoire doit s effectuer le plus rapidement possible après le prélèvement en prenant toutes les mesures nécessaires pour éviter les risques de contamination du personnel. Il doit se faire selon la réglementation en vigueur (la séparation échantillons/documents est obligatoire, l emballage doit répondre aux exigences réglementaires). 3.1 Examens IHE Le délai d acheminement des échantillons primaires doit être le plus court possible afin d obtenir des résultats d examens compatibles avec leur utilisation clinique et les méthodes validées du laboratoire. Les prélèvements sont transportés à température ambiante : - en contexte transfusionnel : le plus rapidement après le prélèvement (limite de validité usuelle de la RAI 72h). - en cas de transmission différée ( 48h) : les prélèvements doivent être conservés entre 2-8 C avant l envoi, à l exception des agglutinines froides (conservation et transport à température ambiante, délai < 48h). Remarque : Lorsque 2 déterminations de groupage sont adressées concomitamment, chaque demande doit être séparée physiquement afin de pouvoir différencier les deux prélèvements. 3.2 Examens HLA Les échantillons doivent être acheminés dans les meilleurs délais : o 4 jours pour les examens HLA o 48 heures pour les examens concernant les plaquettes Les prélèvements sont conservés et transportés à température ambiante. Remarque : Lorsque 2 déterminations de groupage sont adressées concomitamment, chaque demande doit être séparée physiquement afin de pouvoir différencier les deux prélèvements. 8

13 D - REVUE DE CONTRAT 4 Gestion des non-conformités (NC) La revue de contrat est conduite pour chaque demande. A réception des examens, les demandes sont horodatées. Outre la vérification de la conformité, une adaptation éventuelle de la prescription peut être réalisée (ajout ou suppression d examens), faisant systématiquement l objet d un enregistrement informatique et d une information au prescripteur. Les prescriptions orales supplémentaires sont acceptées et tracées sur la demande initiale si le prélèvement est conforme. La détection au laboratoire d une NC de demande peut être réalisée à trois niveaux : à l occasion de la vérification pré-analytique, à l occasion de l enregistrement informatique et à l occasion de la confrontation des résultats avec l antériorité. 4.1 Anomalies à réception A la réception des demandes, la vérification pré-analytique s assure du respect des exigences décrites ci-dessus. Toute NC fait l objet d un enregistrement informatique. Elle est signalée sur le compte rendu de résultats. La conduite à tenir vis à vis des NC est la suivante : l observation d une NC de la demande d examen ou de l échantillon biologique peut entraîner le refus de la demande ou sa mise en attente pour complément d information, en fonction de son niveau de gravité. Dans aucun cas, un refus ne doit retarder la fourniture des Produits Sanguins Labiles (PSL) notamment en cas d urgence vitale, ni l éventualité d une greffe. Dans certains cas (prélèvement unique, d obtention difficile ou en cas d urgence vitale), le biologiste peut déroger à ces critères. Cette dérogation est tracée. En cas de NC majeure, aucun examen n est réalisé. Les différents types de NC sont décrits si dessous : NON-CONFORMITES CONCERNANT LA DEMANDE D EXAMENS Nature de la non-conformité Absence de demande d examens Absence (ou non lisibilité) de nom de famille, prénom, date de naissance, sexe et le cas échéant nom d usage. L absence de nom de famille (naissance) est enregistrée en non-conformité pour les femmes. Double étiquetage Absence de l identification du prescripteur Absence (ou non lisibilité) du service prescripteur Refus de la demande OUI OUI OUI NON OUI sauf si régularisation rapide Absence (ou non lisibilité) du nom du préleveur OUI sauf si régularisation rapide (*) Absence de date de prélèvement Nature des examens non précisée Les renseignements cliniques pertinents relatifs aux examens Absence de critères permettant de différencier 2 déterminations demandées simultanément OUI sauf si régularisation rapide ou si la date est présente sur le tube OUI sauf si régularisation rapide NON si nécessaire ils doivent être demandés par le biologiste OUI Refus des 2 déterminations (*) Pas de refus si examens HLA ou si transmission interlaboratoire des échantillons biologiques (l absence du nom du préleveur sur les demandes d examens transmises en 2ème intention par les laboratoires de biologie médicale ne fait pas l objet d un enregistrement de NC). 9

14 D - REVUE DE CONTRAT Absence d échantillon biologique NON-CONFORMITES CONCERNANT L ECHANTILLON BIOLOGIQUE Nature de la non-conformité Absence (ou non lisibilité) de nom de famille, prénom, date de naissance, sexe et le cas échéant nom d usage Double étiquetage Discordance entre identité sur demande et échantillon biologique Absence de date de prélèvement Echantillon biologique non adapté Prélèvement hémolysé Sérum ou plasma décanté (*) Sauf pour HLA : accepté si le laboratoire expéditeur est accrédité. Refus de la demande OUI OUI OUI OUI OUI sauf si la date est présente sur la demande ou régularisation rapide OUI OUI* En cas d échantillon altéré (lactescent, légère hémolyse, ictérique ), le compte rendu final mentionnera la réserve qui en résulte pour l interprétation du résultat. Régularisation : il s agit de la réception d une nouvelle demande conforme (par fax ou transmission à l accueil du laboratoire) ou de l obtention par téléphone des renseignements manquants (ceux-ci sont tracés par le laboratoire). La régularisation des NC concerne les anomalies de la demande d examens. Le laboratoire informe le client de la nature de la NC par téléphone ou télécopie. Celui-ci doit fournir les informations nécessaires (coursier, télécopie ou téléphone) afin de régulariser au plus vite : la régularisation doit être compatible avec un délai raisonnable d exécution de l examen et de rendu des résultats. Lors de discordances d identité patients / données connues à l EFS, une conduite à tenir est formalisée : demande de renseignements complémentaires en vue de mise à jour du dossier. 4.2 Autres anomalies détectées Une remise en cause du lien patient / échantillon primaire peut survenir à l occasion de la confrontation du résultat de certains examens avec leur antériorité, après élimination d une cause liée au laboratoire. Cette discordance avec l historique pourra faire évoquer entre autres les hypothèses suivantes : - greffe, transfusions récentes, - erreur de patient pour l échantillon concerné, - erreur de patient lors d un prélèvement antérieur, - patient réellement différent (homonymie, usurpation d identité). La discordance est tracée dans le logiciel médico-technique; de nouveaux prélèvements et demandes d examens sont nécessaires. Dans tous les cas, l hémovigilant de l ES, le prescripteur et/ou le cadre du service sont informés, ainsi que le biologiste dans le cadre d un prélèvement transmis. 10

15 D - REVUE DE CONTRAT 5 Liste des examens 5.1 Examens immuno-hématologie EXAMENS Groupe sanguin standard ABO RH1 Phénotype érythrocytaire RH KEL1 Phénotype étendu Phénotype complet Recherche d Anticorps Irréguliers anti-érythrocytaires (RAI) Epreuve Directe de Compatibilité au laboratoire (EDC) Test Direct à l Antiglobuline (TDA - Anciennement Test de Coombs Direct) ECHANTILLONS DE SANG 1 tube EDTA 5mL 1 tube EDTA 5mL 1 tube EDTA 5mL 1 tube EDTA 5mL 1 tube EDTA 5mL PRINCIPE DE LA METHODE - COMMENTAIRES Détermination du groupe sanguin et du phénotype Rhésus D et du phénotype érythrocytaire C,E,c,e,K (RH1, RH2, RH3, RH4, RH5, KEL1) par hémagglutination en vue d une transfusion ou dans le cadre d un suivi de grossesse. Un groupage sanguin ABO RHKEL1 valide est réalisé sur deux prélèvements effectués à des moments différents ou par deux préleveurs à raison d une détermination par prélèvement. Détermination d au moins un antigène de groupe sanguin autre que ceux indiqués dans les examens précédents par hémagglutination. Cet examen peut être effectué à l initiative du biologiste à l occasion d une identification d anticorps irréguliers ou d un protocole transfusionnel particulier. Détermination par hémagglutination de la présence d anticorps anti-érythrocytaire dans le plasma en vue d une transfusion, après transfusion ou dans le cadre d un suivi de grossesse. Cet examen comporte un dépistage suivi d une identification s il est positif. En cas d échantillon sanguin reçu au laboratoire dans un délai supérieur à 72 heures suivant le prélèvement, la RAI n est pas validée pour la transfusion sauf protocole RAI étendue. Pour les demandes d identification ou de suivi de prophylaxie anti- RH1 (joindre les résultats réactionnels et / ou indiquer les données concernant l injection cf. chapitre 1.2.1), l étape de dépistage n est pas systématique. Compatibilité in vitro entre les concentrés de globules rouges à transfuser et le plasma du patient par hémagglutination. Délai de validité de l échantillon : 72h L EDC n est jamais réalisée sans RAI valide. Document associé : demande de PSL (nombre et qualification). En cas d examen réalisé pour un nouveau-né de moins de 3 mois, joindre un échantillon sanguin de la mère. Mise en évidence de la sensibilisation in vivo des globules rouges par des anticorps de nature IgG ou des fractions du complément, par hémagglutination. Examen mis en oeuvre dans le cadre des anémies hémolytiques, d un incident transfusionnel, du suivi des nouveaux nés. Délai de validité de l échantillon : 48h Titrage d agglutinines froides 1 tube EDTA 5mL Titrage d agglutinines froides dans le plasma. Transport et conservation à température ambiante (< 48h). Cet examen peut être effectué à l initiative du biologiste à l occasion d un TDA positif de type complément. Titrage d anticorps immuns anti-a / anti-b Titrage d anticorps irréguliers autres que les anticorps immuns anti-a / anti-b 1 tube EDTA 5mL Détermination du titre des anticorps anti-a et anti-b dans le suivi des allogreffes de CSH. 1 tube EDTA 5mL Titrage obligatoire d un allo-anticorps anti-érythrocytaire d intérêt obstétrical dans le cadre du suivi d une grossesse. Titrage effectué comparativement avec l échantillon antérieur conservé en sérothèque. 11

16 D - REVUE DE CONTRAT EXAMENS Elution d anticorps Test de Kleihauer ECHANTILLONS DE SANG 1 tube EDTA 5mL 1 tube EDTA 5mL PRINCIPES DES METHODES L élution permet en cas de sensibilisation des hématies du patient par des auto-anticorps ou des allo-anticorps, de dissocier les liaisons antigènes-anticorps et de recueillir les éventuels anticorps fixés sur les hématies puis de les identifier. Cet examen est mis en oeuvre en cas : - d incompatibilité fœto-maternelle (IFM ABO, IFM par allo Ac maternel de nature IgG), - de bilan d incident post transfusionnel - à l initiative du biologiste lors de la découverte d un TDA positif (type IgG). Technique cytochimique qui permet de quantifier la présence d érythrocytes contenant de l hémoglobine fœtale. Interprétation rendue en fonction du nombre d hématies maternelles. Remarque : examens réalisables sur un même échantillon de 5 ml : groupe sanguin RH KEL1, phénotype étendu, test direct à l antiglobuline, recherche d anticorps irréguliers, épreuve de compatibilité. 5.2 Examens HLA EXAMENS Typage HLA classe I et II Chimérisme Recherche et identification des Ac anti HLA Cross match lymphocytaire Recherche et identification des Auto Ac anti plaquettes Recherche et identification des Allo Ac anti plaquettes Cross match plaquettaire dans les allo immunisations foeto maternelles ECHANTILLONS DE SANG 2x 5 ml ACD ou EDTA 4 x 5 ml EDTA 1 x 7 ml sec Receveur : -1 x 7 ml sec + 4 x 5 ml ACD ou EDTA Donneur d organe : - 2 à 3 ganglions et / ou un morceau de la rate Donneur vivant : - 1 x 7 ml sec + 4 x 5 ml ACD ou EDTA 1 x 7 ml sec + 2 x 5 ml EDTA 1 x 7 ml sec 1 x 7 ml sec (mère) 2 x 5 ml EDTA (père) PRINCIPES DES METHODES Sérologie : technique de lymphocytotoxicité complément dépendante sur des cellules mononuclées isolées à partir du sang périphérique, des ganglions ou de la rate. Biologie moléculaire : technique PCR-SSP, Luminex (PCR-SSO) sur ADN extrait à partir des cellules nucléées. Technique PCR-STR en multiplex sur ADN extrait à partir du sang périphérique ou de la moelle. Un tri cellulaire des populations CD3 et CD33 est réalisé en parallèle du sang total. En lymphocytotoxicité complément dépendante avec la détermination des isotypes IgG/IgM. En technique sensible : Luminex pour le dépistage et l identification des Ac anti HLA et des Ag permis. En lymphocytotoxicité complément dépendante. En Technique sensible = Cytométrie en flux après marquage des CD3 et CD19 pour les patients hyperimmunisés ou les greffes avec des donneurs vivants. Contrôle du typage HLA du donneur d organe en lymphocytotoxicité/ PCR-SSP. En cytométrie en Flux vis à vis d un panel de plaquettes, ou des plaquettes du patient dans les thrombopénies aiguës ou chroniques. ELISA indirect à l aide d Ac monoclonaux anti GP plaquettaires. Cytométrie en Flux vis-à-vis des plaquettes du père. Typage plaquettaire 2 x 5 ml EDTA Biologie moléculaire : en PCR-SSP sur ADN extrait à partir des cellules nucléées. 12

17 D - REVUE DE CONTRAT 6 Modalités de prescriptions d examens complémentaires Le laboratoire pourra ajouter ou conseiller des examens complémentaires dans les cas suivants : - permettre l interprétation des examens réalisés (ex : phénotype érythrocytaire si identification d anticorps). - assurer la sécurité transfusionnelle (ex : élution d anticorps fixés sur les globules rouges si Test Direct à l Antiglobuline de type IgG et antécédent transfusionnel de moins de 3 mois.). - s assurer de l identité du patient. - assurer le suivi Immuno-hématologique des grossesses (ex : titrage si identification d allo-anticorps ). Le prescripteur peut rajouter oralement des examens complémentaires à une demande après que celle-ci soit enregistrée au laboratoire. Cette information sera tracée sur la prescription. Selon les recommandations de l Agence de la Biomédecine, ou les protocoles convenus avec les clients, ou après validation par le prescripteur et/ou CSTH dans le cadre des ES, le laboratoire peut être amené à réaliser des examens complémentaires nécessaires à l interprétation des résultats et à la conclusion du bilan, à conseiller des examens complémentaires jugés utiles dans le cadre du suivi du patient, ou à supprimer des examens inutiles ou redondants pour le même patient. En cas de prélèvement avéré insuffisant pour valider des examens complémentaires, le prescripteur en est informé sur le compte-rendu. Les examens complémentaires seront traités comme une nouvelle demande. 7 Prise en charge des demandes d examens Délai de rendu 7.1 Examens IHE Après la revue de contrat, les demandes d examens sont prises en charge et les examens réalisés dans les délais spécifiés dans l Annexe 1. En cas d urgence, la réalisation de l examen est effectuée à réception des échantillons et les résultats sont communiqués le plus rapidement possible. En cas de limite de méthode, de difficulté fortuite et ponctuelle d un des sites à assurer le rendu de résultats, une transmission entre sites EFS AULO est possible. Remarque : le laboratoire IHE ne réalise que les examens cités dans la liste des examens (Annexe 1). Néanmoins, il peut être amené à transmettre à des laboratoires spécialisés, certains examens liés à la sécurité transfusionnelle ou foeto-maternelle tels que : dosage pondéral, génotypage érythrocytaire Examens HLA En cas d urgence (typage pour PMO, crossmatch pré-greffe, inscription d un patient), la réalisation des examens 24h/24 est effectuée à réception des échantillons et les résultats sont communiqués le plus rapidement possible au service prescripteur (délai 5h). Pour les examens concernant l immunologie plaquettaire, en fonction du bilan et du degré d urgence le délai est compris entre 1 et 5 jours. 13

18 D - REVUE DE CONTRAT 8 Transmission des comptes-rendus d examens Les résultats d examens sont transmis au prescripteur dans le respect des dispositions réglementaires permettant de sauvegarder la confidentialité. Aucun résultat de groupe n est transmis par téléphone. Les comptes-rendus sont adressés au prescripteur (ou ES prescripteur) et/ou au patient soit : - Par courrier, sous enveloppe, expédition selon la demande contractuelle du client, par voie postale ou par coursier de l ES. - Directement retirés par le patient (sur présentation d une pièce d identité). - Par fax (à titre exceptionnel et à condition que le client s assure que le télécopieur se situe dans un endroit permettant le respect de la confidentialité des résultats des patients, procédure encadrée réservée aux cas d urgence signalés ou en cas d exigence du client). Il est suivi de l envoi du compte rendu par courrier. - Par réseau informatique (pour les examens et clients concernés sous réserve d une convention et d un dossier de validation) suivi de l envoi du compte-rendu par courrier. - Par téléphone au prescripteur ou au laboratoire, lorsqu un résultat est critique ou nécessite une attitude thérapeutique particulière. 9 Modalités de conservation ou de restitution des échantillons 9.1 Examens IHE Après examens, les échantillons sont conservés a minima 4 jours à température contrôlée, ce qui permet dans ce délai: - de réaliser un examen complémentaire (selon validité de la méthode et quantité restante). - de demander la restitution des échantillons. Cette demande peut être faite par écrit par le prescripteur, le LBM ou l établissement de soin, à qui revient l organisation de retour. Les plasmas de femmes enceintes immunisées sont conservés congelés. 9.2 Examens HLA Le laboratoire conditionne les échantillons selon les examens demandés (sérum, cellules, ADN) et les conserve pour une durée garantissant la possibilité de réaliser des examens complémentaires (selon quantité restante). 10 Facturation Les examens réalisés sont facturés au client demandeur : - selon la réglementation en vigueur pour les actes cotés en B - selon Annexe 1 et la convention établie avec l EFS Auvergne-Loire pour les examens IHE - selon la convention établie avec l EFS Auvergne-Loire pour les examens HLA. 14

19 E - MANAGEMENT DE LA QUALITE L EFS AULO est certifié ISO 9001 pour l ensemble de ses activités depuis Le laboratoire unique multisite est engagé dans une démarche d accréditation selon la norme ISO Les sites d histocompatibilité sont accrédités : - EFI pour l ensemble de leurs activités de greffe d organes/csh et association HLA-maladies, - WMDA pour le registre des donneurs de CSH. Tous les examens sont réalisés conformément à des modes opératoires écrits, mis à jour au fur et à mesure de l évolution des techniques. La politique de contrôle qualité interne de chaque examen fait l objet d une description détaillée quant aux échantillons de contrôles, à leurs conditions de réalisation, aux règles d acceptabilité et à la conduite à tenir en cas de NC. La conformité des activités des laboratoires par rapport aux différents référentiels opposables est régulièrement évaluée par des audits internes. Toute NC relevée donne lieu à une analyse des causes suivie d action(s) corrective(s) dont l efficacité est suivie dans le temps. 1 Continuité du service La continuité de service est organisée 24h/24 : - par la présence en garde ou en astreinte de technicien(s) - par l existence d une astreinte de biologie, de conseil transfusionnel et de greffe. Des procédures dites dégradées décrivent les modalités de gestion en situation de crise pouvant mettre en cause la continuité du service. 2 Ecoute client Dans un souci d efficacité et d amélioration continue de la qualité, le laboratoire a mis en place une démarche d écoute client à travers laquelle toutes les réclamations et observations des clients sont prises en compte et traitées dans la mesure du possible. 3 Service à la clientèle De façon à assurer aux clients une totale transparence des activités du LBM, ces derniers ont la possibilité de visiter les sites du laboratoire sur simple demande. En cas de retard dans la réalisation des examens, de changement de méthode ou de modalités de transmission d examens non énoncés ci-dessus, chaque site s engage à prévenir ses clients notamment en cas d impact pour le patient. Les biologistes assurent les conseils en matière de choix des examens et d utilisation des prestations du laboratoire, notamment quant à la fréquence des prescriptions et le type d échantillon primaire requis. Ils fournissent les prestations de conseil et les avis et interprétations en fonction des résultats des examens. Les biologistes participent régulièrement aux staffs cliniques avec les services de transplantation ou le CSTH. L ensemble des biologistes est à la disposition des prescripteurs à l occasion de réunions ayant pour objet le recours aux prestations du laboratoire et la délivrance de conseils sur des sujets scientifiques particuliers. 4 Accréditation Le certificat n du «COFRAC» mentionnant les examens réalisés sous accréditation selon la norme NFEN ISO15189 est disponible sur le site du COFRAC. 15

20 GLOSSAIRE AULO CSH CSTH DASRI EDC EFI EFS HLA HPA IFM IHE NC PSL RAI TDA TRALI Auvergne-Loire Cellules Souches Hématopoïétiques Comité de Sécurité Transfusionnelle et d Hémovigilance Déchets d Activités de Soins à Risques Infectieux Epreuve Directe de Compatibilité European Federation of Immunogenetics Etablissement Français du Sang Human Leucocyte Antigen Human Platelet Antigen Incompatibilité Foeto-Maternelle Immuno-Hématologie Erythrocytaire Non Conformité Produits Sanguins Labiles Recherche d Anticorps Irréguliers Test Direct à l Antiglobuline Transfusion-Related Acute Lung Injury/syndrome respiratoire aigu posttransfusionnel WMDA World Marrow Donor Association 16

21 ANNEXES

22 Annexe 1 : Liste des examens IHE Examen Tube Clermont-Ferrand Saint-Priest-en-Jarez Le-Puy-en-Velay Moulins Roanne Délai de réalisation Réalisée dans le cadre de la permanence des soins Cotation Code NABM Réception 24h/24 24h/24 24h/24 24h/24 24h/24 Groupage sanguin ABO-RH1 Phénotypes RH (RH2, RH3, RH4, RH5) et Kell (KEL1) Antigène érythrocytaire FY1 FY2 JK1 JK2 MNS3 MNS4 Autres antigènes RAI Dépistage RAI - Identification EDC : Epreuve Directe de Compatibilité pour chaque unité de sang TDA : Test Direct à l Antiglobuline AGH spécifique Titrage des allo anticorps (autres que les anticorps naturels ou anti A ou anti B) dans le cadre d'un suivi de grossesse. AF : Titrage d Agglutinines Froides Titrage des anticorps Immuns anti-a anti-b Elution d anticorps Test de Kleihauer Quantification des Hématies 1 tube EDTA 5 ml 1 tube EDTA 5 ml 1 tube EDTA 5 ml 1 tube EDTA 5 ml 1 tube EDTA 5 ml 1 tube EDTA 5 ml 1 tube EDTA 5 ml 1 tube EDTA 5 ml 1 tube EDTA 5 ml 1 tube EDTA 5 ml 1 tube EDTA 5 ml 1 tube EDTA 5 ml 1 tube EDTA 5 ml X X X X X 24h ¹ OUI B X X X X X 24h ¹ OUI B X X X X X 48h ¹ OUI X X T T T 48h ¹ NON B15 par antigène (max 5 Ag) B15 par antigène (max 5 Ag) X X X X X 24h ¹ OUI B X X X X X 24h ¹ ² OUI B X X X X X 24h ¹ ² OUI B X X X X X 24h ¹ OUI B15 par AGH spécifique 1154 X X T T T 48h ¹ NON B X X T T T 48h ¹ NON B X X T T T 48h ¹ NON B15 par spécificité 1151 X X T T T 48h ¹ NON B X T 24h ¹ NON B X : réalisé sur site. T : transmission intersite (vers les sites de Clermont-Ferrand ou Saint Priest en Jarez). 1 : en jour ouvré, hors situation d urgence. ² : sauf cas complexe. Le délai d acheminement des échantillons primaires doit être le plus court possible afin d obtenir des résultats d examens compatibles avec leur utilisation clinique et les méthodes validées du laboratoire. Les prélèvements sont transportés à température ambiante : - en contexte transfusionnel : le plus rapidement après le prélèvement (limite de validité usuelle de la RAI 72h). - en cas de transmission différée ( 48h) : les prélèvements doivent être conservés entre 2-8 C avant l envoi, à l exception des agglutinines froides (conservation et transport à température ambiante, délai < 48h).

23 Annexe 2 : Liste des examens HLA LIBELLE DE L EXAMEN examens réalisé sur le(s) site(s) de : SAINT ETIENNE CLERMONT FERRAND Typage HLA Typage HLA classe I LCT X X Typage HLA classe II LCT X X Typage HLA classe I et II pour don d organes jour X X Typage HLA classe I et II pour don d organes Garde X X Typage HLA classe I et II pour receveur d organes par détermination X X Typage HLA classe I (ABC) générique BM par locus X X Typage HLA classe II (DRDQ) générique BM par locus X X Typage HLA classe I (ABC) allélique BM par locus X X Typage HLA classe II (DRDQDP) allélique BM par locus X X Recherche de l allèle HLA-B*5701 X X Anticorps anti HLA Recherche Ac anti Ly T LCT avec et sans DTT X X Recherche des Ac anti HLA classe I et II en Luminex X X Identification des Ac anti HLA classe I en Luminex X X Identification des Ac anti HLA classe II en Luminex X X Identification des Ag permis de classe I en Single Antigen X X Identification des Ag permis de classe II en Single Antigen X X Cross match Cross match pré greffe en LCT Jour X X Cross match pré greffe en LCT Garde X X Cross match pré greffe en LCT non suivi de greffe X X Cross match post greffe par sérum X X Cross match CMF par sérum X Cross match sur 2 à 10 dons de plaquettes X X Chimérisme Etude du chimérisme sur sang ou moelle X Etude du chimérisme sur cellules triées du sang ou de la moelle X Mise au point d'un suivi de chimérisme post greffe : définition des marqueurs (étude des marqueurs donneur et receveur) et gamme de sensibilité (Par échantillon receveur : analyse de marqueurs génétiques polymorphes, gamme de sensibilité, Inclus : extraction d'adn + dosage X + conservation à long terme + contrôle préanalytique + enregistrement base de données + 2PCR + gamme de sensibilité, Exclus : extraction ADN et conservation à long terme pour échantillon donneur) Plaquettes Typage plaquettaire (HPA) X Auto Ac anti plaquettes X Identification des Auto Ac anti plaquettes X Allo Ac anti plaquettes X Identification des Allo Ac anti plaquettes X Cross match plaquettaire X Divers Congélation de cellules mononucléees par ampoules X X Décongélation de cellules mononucléées X X Sérothèque ou plasmathèque ou DNAthèque (conservation à -20 c) X X Sérothèque ou cellulothèque (conservation à -80 c) X X Conservation d'un aliquot dans l azote liquide (à long terme) quel que soit la nature de l'échantillon (culot sec, cellules cryopreservées, ) X X Numération cellulaire (Malassez ou automate) X X Extraction de l ADN X X Contrôle rapide de la qualité d une PCR, d un ADN ou d un ARN sur gel d agarose X X X : examen réalisée sur site.

24 Annexe 3 : Prescription d examens IHE

25 Annexe 3 : Prescription d examens IHE (suite)

26 Annexe 4 : Prescription d examens HLA

27 Annexe 4 : Prescription d examens HLA (suite)

28 Etablissement Français du Sang - AUVERGNE-LOIRE 25, boulevard Pasteur Saint-Etienne cedex 2 - tél fax