STAGE AUX ARCHIVES HISTORIQUES DE PATEK PHILIPPE SA

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1 STAGE AUX ARCHIVES HISTORIQUES DE PATEK PHILIPPE SA Partie A Mathieu Lourdin Responsable du stage : Mme Flavia Ramelli Cours : stage professionnel Professeure : Mme Ariane Rezzonico Août-octobre 2014

2 1 Contexte Présentation du service Historique du service Fonds des archives historiques objectifs et positionement Usagers fonctionnement du service Climat de travail Travail accompli réflexion autour de la création d une «bibliotheque numérique» recherches documentaires recherches iconographiques gestion de contenu traitement archivistique participation à la vie du service Conclusion Bibliographie... 10

3 1 CONTEXTE Patek Philippe SA est une manufacture horlogère qui a su au cours de son histoire développer un savoir-faire exigeant, lui permettant de devenir l un des leaders du monde du luxe et de la haute horlogerie. Une marque de prestige reconnue internationalement pour la haute qualité de ses pièces horlogères. Les valeurs de l entreprise sont basées sur différents éléments 1 : une volonté d indépendance de la marque, la société est la dernière manufacture genevoise indépendante et familiale, un respect des savoir-faire, une préservation, et une transmission du patrimoine horloger. La manufacture accorde également énormément d importance à l innovation technique et esthétique, indispensable afin de créer des produits d exceptions d une grande valeur. Fondée en 1839, la manufacture a su préserver une certaine continuité dans son histoire. Ainsi, la philosophie et les valeurs instaurées par les fondateurs de la marque ont su être préservées et développées par la famille Stern, qui depuis quatre générations est à la tête de la société. La marque est donc dotée d une histoire et d un patrimoine d une grande richesse. L année 2014 est une année particulière pour l entreprise, car elle marque son 175 ème anniversaire. Cet événement a été l occasion pour la manufacture de valoriser et mettre en avant son histoire et son patrimoine, de nombreux événements et publications ont été créés afin de valoriser ces derniers. L un des projets développés dans le cadre de cette célébration, est une Timeline 2 diffusée sur le site de l entreprise, qui retrace l histoire de la marque. Cet événement, a également été une formidable vitrine pour valoriser et mettre en avant les compétences des Archives historiques au sein de l entreprise. Les nombreuses publications relatives à cet anniversaire ont donc été un moyen pour mettre en avant la richesse patrimoniale et informationnelle du fonds. C est donc dans ce contexte particulier lié au 175 ème anniversaire de la marque, que mon stage s est déroulé Mathieu Lourdin 3

4 2 PRESENTATION DU SERVICE 2.1 HISTORIQUE DU SERVICE Le service a été entièrement créé il y a 17 ans par Mme Ramelli, ayant une double formation d historienne et d archiviste, elle fut mandatée par la société pour concevoir un système de gestion des archives historiques. Lorsqu elle débuta dans l entreprise aucun service d information documentaire n existait. Il a donc fallu créer un système de classification et de description et organiser l activité, la gestion et la vie du service. Un processus de création de A à Z qui a permis de concevoir un service adapté aux spécificités et aux particularités de ce contexte privé. En outre, un long travail de communication a été entrepris par Mme Ramelli, afin de positionner et valoriser les Archives au sein de cette grande entreprise. Des projets de numérisations ont également été réalisés dans le but de faciliter l accès à certaines informations, favorisant de ce fait la recherche à partir de documents anciens. En outre, un logiciel documentaire maison a été conçu pour répondre aux impératifs de gestion et de traitements des Archives historiques. Ce processus de création d un SID, accompli par Mme Ramelli, lui a permis de se plonger dans l histoire et le fonctionnement de l entreprise. Par conséquent, elle a développé une véritable expertise en la matière. 2.2 FONDS DES ARCHIVES HISTORIQUES Le fonds regroupe des documents textuels et iconographiques, allant du 19 ème siècle (fondation de l entreprise) jusqu à nos jours, documentant l ensemble des activités et fonctions de l entreprise et l évolution de la manufacture et de ses produits. Le fonds contient divers documents, allant de plans techniques et études nécessaires à la fabrication des produits, aux matériels publicitaires utilisés pour promouvoir ces derniers. On trouve également une documentation riche autour des fondateurs de la marque et de la famille Stern. L entreprise a également su préserver différents registres qui permettent de retracer la production et la vente des pièces horlogères depuis les débuts de la société. Etant donné le contexte privé de l entreprise, ce fonds n est pas ouvert à une consultation extérieure. Il contient, du fait de sa nature des informations sensibles et confidentielles. L utilisation de ce fonds se situe donc avant tout dans le cadre d une logique interne. 2.3 OBJECTIFS ET POSITIONEMENT Mathieu Lourdin 4

5 Le but du SID et de préserver et gérer le patrimoine archivistique de la marque, afin de répondre aux différentes demandes informationnelles de l entreprise et assurer la sauvegarde des documents d archives. De ce fait, les grands objectifs du SID se focalisent autour du traitement archivistique du fonds (description, classement, conservation, développement d outils de gestion, logistique etc..), de la recherche d informations et de la valorisation des archives. Un travail de documentation et de communication, qui a pris de plus en plus d importance au cours de l histoire des Archives historiques. Ce travail de recherche, a notamment été le moyen pour Mme Ramelli de constituer une documentation riche autour de l histoire de la marque, de ses débuts jusqu'à nos jours. Les Archives historiques sont rattachées à la division Commerciale et Marketing, sous la responsabilité du département de la Communication et des Relations publiques. Ce département s occupe de l ensemble des relations entre l entreprise et l extérieur : publicité, relations avec la presse, publications (papier et web) et événements (commémorations, expositions, manifestations). Les Archives jouent donc un rôle important dans la création des différents supports de communication produits par ce département, en fournissant une partie des informations et du matériel visuel nécessaire à leur réalisation, ainsi qu en assurant un travail de validation et de contrôle des informations. 2.4 USAGERS Les usagers sont composés par le personnel des différentes divisions de la marque. La grande variété de types de documents d archives permet de répondre à divers besoins informationnels, liés par exemple à l évolution de la gestion des ressources humaines ou encore en relation avec l histoire et la traçabilité des anciennes pièces horlogères produites. Mais la plus grande utilisation des archives se fait dans le cadre des publications de l entreprise. Dans ce contexte, les Archives sont également amenées à collaborer avec des journalistes et agences de communication travaillant pour la marque. En outre, dans le cadre de la promotion de l entreprise, les Archives sont parfois sollicitées par des journalistes de différents médias, toujours sous la supervision de la Communication et des Relations publiques. 2.5 FONCTIONNEMENT DU SERVICE Mathieu Lourdin 5

6 Les Archives historiques sont entièrement gérées par Mme Ramelli, qui a longtemps était seule pour assurer la gestion du SID. Elle a pu cependant former un apprenti et disposer de différentes aides ponctuelles, afin d assurer la gestion des archives. Malgré tout, la polyvalence est plus que jamais de rigueur dans ce contexte. Le fonctionnement du SID s articule principalement autour des différents besoins prioritaires liés aux projets de l entreprise (publications, organisation d événements etc..). Les Archives doivent donc s adapter en permanence aux différentes demandes et projets de la société, une caractéristique propre au contexte privé où le fonctionnement du SID prend son sens dans une logique globale de management. 2.6 CLIMAT DE TRAVAIL Lié en partie à l atmosphère familiale de l entreprise, le climat de travail au sein de la société est agréable avec de très bonnes conditions. En raison de la particularité de ce milieu, les Archives sont amenées à collaborer avec différents corps de métier. Une variété qui nécessite une certaine adaptation afin de bien cerner les différentes logiques de travail de l entreprise. Le milieu horloger est un monde à part entière avec son propre langage. L un des challenges dans ce genre de contexte consiste donc à bien comprendre le fonctionnement et la culture du milieu. Un processus indispensable pour répondre efficacement aux besoins informationnels de la société. 3 TRAVAIL ACCOMPLI 3.1 REFLEXION AUTOUR DE LA CREATION D UNE «BIBLIOTHEQUE NUMERIQUE» L une des premières tâches accomplies a été une réflexion sur la valorisation et l accessibilité de différents documents numériques produits par les Archives. Le but étant de centraliser différents documents numériques (photos et documents textuels) concernant des anciens produits de la marque afin de créer une base de données permettant de valoriser le travail de recherche effectué par les archives sur ses différents produits et d assurer la contextualisation et la sauvegarde de ces documents. Pour ce faire, il a fallu se plonger dans le contexte de l entreprise et réfléchir aux différents besoins, dans le but de pouvoir imaginer les fonctionnalités nécessaires et concevoir une ébauche de structure d information, ainsi qu un principe de traitement (indexation) des documents. Une analyse qui a débouchée à la réalisation d un rapport. L objectif n était donc pas de concevoir concrètement la solution, mais d exprimer les besoins des Archives et initier le projet. De ce fait, la deuxième partie du travail a consisté à «vendre» ce projet auprès de la responsable du département de la Communication et des Relations publiques et des responsables de l équipe du multimédia en charge de la réalisation technique de ce type de solution logicielle. J ai donc préparé une présentation et soumis le projet aux personnes concernées. Mathieu Lourdin 6

7 3.2 RECHERCHES DOCUMENTAIRES Dans le cadre du 175 ème j ai été amené à réaliser de nombreuses recherches et synthèses d informations pour l organisation d évènements et la publication de certains contenus. J ai, de ce fait, réalisé des recherches à la fois sur le web et dans les archives historiques. La recherche au sein des archives a nécessité une certaine investigation afin de connaître la structure du fond, sa logique et son contenu documentaire. De plus, j ai dû me plonger dans l histoire de la marque pour disposer d éléments contextuels, indispensables pour réaliser correctement ces différentes recherches. L une de ces recherches avait pour but de réaliser un événement lié au 175 èm ; un tour de Genève présentant des lieux liés à l histoire de Patek Philippe. Pour ce faire, j ai effectué une recherche sur le web et dans les archives afin de constituer un dossier présentant les lieux les plus pertinents pour cette visite ainsi que leurs histoires et liens avec la manufacture. 3.3 RECHERCHES ICONOGRAPHIQUES J ai été également amené à réaliser des recherches iconographiques, notamment dans le but d alimenter le contenu de la Timeline, mais aussi dans le cadre de la réalisation d un film. Dans ce cas particulier, j ai effectué une grande recherche iconographique que j ai ensuite proposée au réalisateur du film. Cette démarche a été pour moi l occasion de plonger au cœur du processus de valorisation et de communication lié au patrimoine de la marque. De plus, cette expérience a nécessité un véritable travail de contextualisation dans le but de trouver les images les plus pertinentes en fonction du thème et des sujets abordés dans le film. En outre, j ai pu participer à la recherche d images sur le web et dans les archives pour une future publication de l entreprise. Le but était, en se basant sur le texte, de fournir une série d images la plus appropriée possible. Un travail d investigation nécessitant une vision claire du sujet et de la publication. Une autre partie de ce travail consistait à vérifier, valider et corriger les images proposées par l agence de communication en charge de la production de l ouvrage. 3.4 GESTION DE CONTENU Dans le cadre de la gestion de la Timeline, j ai effectué un travail de «gestion de contenu». En effet, un logiciel du type CMS a été créé pour assurer la gestion de cette publication web. Une partie du contenu dit de «réserve», non publié mais servant de base Mathieu Lourdin 7

8 aux éléments publiables avait été importée automatiquement. De ce fait, j ai été chargé de restructurer une partie des contenus, de les taguer correctement et de reformuler certaines informations pour les rendre plus accessibles et compréhensibles. Ce travail s apparentait à une forme de gestion d articles que l on peut trouver dans les solutions CMS. 3.5 TRAITEMENT ARCHIVISTIQUE J ai aussi participé aux différentes tâches archivistiques qui consistaient à la description, au classement et à la conservation des archives. Ces processus ont également nécessités un travail de contextualisation afin de pouvoir effectuer correctement ces activités en s adaptant à la logique spécifique du contexte, une adaptation à la logique de description de classification et au niveau du processus de gestion physique des documents. J ai également effectué quelques scans d anciennes fiches techniques de produits auxquels il fallait également introduire des métadonnées. J ai aussi accompli des évaluations d archives, dans l objectif de déterminer le sort final de ces documents et la manière de les incorporer au fond dans le but de garantir leur exploitabilité. Enfin, j ai effectué une description d une série organique avec la norme ISADG. Dans ce contexte, l utilisation de cette norme a pour objectif d offrir un outil favorisant la contextualisation du fonds, et donc facilité la future passation des Archives Historiques. Cette description a été pour moi l occasion de me plonger dans l historique, le fonctionnement et l évolution des divisions de l entreprise concernées par cette série. 3.6 PARTICIPATION A LA VIE DU SERVICE J ai eu également l occasion de participer aux différentes tâches liées à la gestion quotidienne et opérationnelle du SID. Afin de favoriser l exploitation de certains tableurs Excel, j ai conçu un tutoriel Word présentant le fonctionnement et l utilisation des fonctions de recherches Excel. Les Archives étaient, au moment de mon stage, confrontées à un déménagement d une partie de ses documents. J ai, dans le cadre de ce processus, réalisé une recherche d information sur un prestataire de service. J ai aussi été amené à participer concrètement au processus. Cette tâche a consisté au déménagement physique de boîtes et documents d archives, à la création de palettes et à la gestion des armoires, des boîtes et des locaux par le biais du logiciel utilisé par les archives. J ai été également chargé de suivre la correspondance des différents échanges entre l agence de communication en charge de la production des contenus de la Timeline et les Relations publiques. Je travaillais avec une autre stagiaire du département qui se chargeait de délivrer les commentaires des Archives à l agence de communication. Ce travail était avant tout basé sur la vérification des informations, images et scripts utilisés pour la réalisation des vidéos diffusées sur la Timeline. Avec Mme Ramelli nous Mathieu Lourdin 8

9 visionnions et vérifions les différentes vidéos afin de pouvoir valider ces différents supports. Je me chargeais, par la suite, de délivrer les commentaires et remarques aux Relations publiques. La Communication et les Relation publiques accueillaient au moment de mon stage d autres stagiaires. J ai de ce fait été amené à travailler avec eux, une collaboration qui s est très bien déroulée. De plus, j ai eu l occasion de partager mes connaissances du SID avec un autre stagiaire des Archives, arrivé un mois après moi. 3.7 CONCLUSION Ce stage a été pour moi le moyen de me plonger dans le fonctionnement d un SID au sein d une grande entreprise. Cette expérience m a permis de participer aux différentes activités de ce dernier. J ai pu ainsi me rendre compte du challenge que représente la gestion d informations au sein d une entreprise, ainsi que la véritable plus-value que la gestion documentaire peut apporter aux organismes privés. Mathieu Lourdin 9

10 4 BIBLIOGRAPHIE PATEK PHILIPPE SA, Entreprise, valeurs. Patek.com [en ligne] [Consulté le ]. Disponible à l adresse : PATEK PHILIPPE SA, Entreprise, Histoire. Patek.com [en ligne] [Consulté le ]. Disponible à l adresse : Mathieu Lourdin 10