Quelques aspects juridiques des DME. Présentation de M e Christiane Larouche Services juridiques FMOQ

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1 Quelques aspects juridiques des DME Présentation de M e Christiane Larouche Services juridiques FMOQ 1

2 Plan de la présentation Cadre juridique applicable Consentement des patients et droits d accès Sécurité et protection des renseignements personnels Maintien de l intégrité des données Conservation, destruction et élimination de dossiers Ententes avec les fournisseurs de DME Ententes entre médecins 2

3 Cadre juridique applicable Code de déontologie des médecins Confidentialité Accessibilité au dossier Rectification 3

4 Cadre juridique applicable Règlement sur les dossiers, les lieux d exercice et la cessation d exercice d un médecin Un seul dossier par patient Un seul dossier partagé pour ceux qui travaillent en groupe Consignation obligatoire de certains renseignements et documents Signature des notes par le médecin Rectification des notes au dossier Classement ordonné 4

5 Cadre juridique applicable Règlement (suite) Indexation des dossiers Adoption de mesures de sécurité Respect de la confidentialité Contrôle d accès Délais de conservation 5

6 Cadre juridique applicable Règlement et modalités spécifiques pour les DME Signature numérique Conservation dans un répertoire distinct Protection de l accès Logiciel de gestion de données protégeant l intégrité Logiciel permettant l impression 6

7 Cadre juridique applicable Lois particulières (notamment) Code civil du Québec Charte québécoise des droits et libertés de la personne Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé Loi concernant le partage de certains renseignements de santé (DSQ) 7

8 Consentement et droits d accès Consentement implicite des patients Cercle de soins et travail de groupe Consentement explicite requis Fins autres que prestations de soins Attention : consentement au partage entre clinique privée et établissement public 8

9 Sécurité et protection des renseignements personnels Le médecin doit protéger les renseignements personnels de son patient par des mesures concrètes Exemples : Protection par chiffrement Imprimantes dans des lieux sûrs Réseaux sans fil sécurisés Vérifications périodiques Politique de sécurité informatique et autres 9

10 Maintien de l intégrité des données Le médecin a le devoir de tenir des dossiers précis, complets et à jour Il doit veiller au maintien de l intégrité des renseignements consignés dans le DME Il doit comprendre le fonctionnement de son système 10

11 Maintien de l intégrité des données Il doit obtenir des garanties des fournisseurs de services, notamment : Système permettant des corrections (sans éclipser renseignements avant corrections) Système assurant la sauvegarde quotidienne ou hebdomadaire des renseignements Système permettant au médecin d accéder au registre des accès (vérification du respect de la confidentialité) 11

12 Conservation, destruction et élimination des dossiers Obligation de conserver les dossiers pendant au moins cinq ans suivant la dernière inscription ou insertion au dossier 12

13 Conservation, destruction et élimination des dossiers Dossier actif : Inscription ou insertion au dossier au cours des cinq dernières années Dossier inactif : Absence d inscription ou d insertion au dossier depuis au moins cinq ans 13

14 Conservation, destruction et élimination des dossiers Le dossier inactif peut être détruit entièrement Conserver une liste des dossiers détruits 14

15 Conservation, destruction et élimination des dossiers Le dossier actif doit être conservé, mais il peut faire l objet d une épuration Épuration: toute portion antérieure à cinq ans peut être détruite sauf les documents suivants : Rapports d anatomopathologie Rapports d endoscopie Comptes rendus opératoires et d anesthésie de chirurgies majeures 15

16 Conservation, destruction et élimination des dossiers Tout processus de numérisation, d épuration ou de destruction de dossiers médicaux doit être réalisé dans le respect de la confidentialité des renseignements personnels Obtenir des garanties des fournisseurs de services 16

17 Conservation, destruction et élimination des dossiers Respect des règles de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information pour garantir la valeur juridique et l intégrité des dossiers numérisés 17

18 Entente avec les fournisseurs de DME L entente doit être claire et vous permettre d identifier : Son objet Ses modalités Les obligations et les responsabilités du fournisseur de DME, notamment quant aux niveaux de service et à l hébergement des données Vos obligations et vos responsabilités Les garanties du fournisseur quant au bon fonctionnement du DME 18

19 Entente avec les fournisseurs de DME L entente ne doit pas faire obstacle au respect de vos obligations déontologiques et autres N oubliez pas que vous êtes le gardien des dossiers médicaux de vos patients 19

20 Entente entre médecins Obligation de convenir d une entente de répartition des sommes reçues Mesure de prévention des litiges Coûts assumés par les médecins eux-mêmes ou par les propriétaires de la clinique 20

21 Entente entre médecins Discussions franches Modèle disponible sur le site de la FMOQ (section réservée au PQADME) Entente entre les médecins sur le partage des renseignements et les mesures de protection requises 21

22 Questions? 22