GUIDE DE PRÉSENTATION

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1 GUIDE DE PRÉSENTATION PROGRAMME QUÉBÉCOIS D'ADOPTION DE DOSSIERS MÉDICAUX ÉLECTRONIQUES (PQADME) DE LA PARTICIPATION AU DOSSIER DE SANTÉ DU QUÉBEC (DSQ)

2 TABLE DES MATIÈRES ACRONYMES... 5 INTRODUCTION... 7 A. PARTICIPATION AU DSQ I. MÉDECINS VISÉS... 9 II. PROCÉDURE D ADHÉSION III. RESPONSABILITÉS DU MÉDECIN IV. MODALITÉS DE REBOURSEMENT POUR LA PARTICIPATION AU DSQ Modalités de remboursement pour les équipements et les frais accessoires Modalités de versement de forfaits de formation et de familiarisation B. PARTICIPATION AU PROGRAMME QUÉBÉCOIS D ADOPTION DE DOSSIERS MÉDICAUX ÉLECTRONIQUES (PQADME) I. MÉDECINS VISÉS PAR LE PQADME II. ÉLIGIBILITÉ AU PQADME Participation au DSQ Critères d inscription au PQADME mars 2013 Page 2

3 III. LE FONCTIONNEMENT DU PQADME Demande d adhésion au PQADME Planification Implantation du DME dans la pratique et gestion du changement Utilisation continue du DME Récurrence du Programme DME IV. RESPONSABILITÉS DU MÉDECIN DANS LE CADRE DU PROGRAMME V. MODALITÉS DE REMBOURSEMENT POUR LA PARTICIPATION DU PQADME Modalités de remboursement pour les médecins qui exercent dans une clinique médicale non GMF a) DME acquis après le 1er avril 2012 en clinique non GMF b) DME acquis après le 1er janvier 2011 et avant le 1er avril 2012 en clinique non GMF c) DME acquis avant le 1er janvier 2011 en clinique non GMF Modalités de remboursement pour les médecins qui exercent en clinique médicale GMF a) DME acquis après le 1 avril 2012 en clinique médicale GMF b) DME acquis après le 1er janvier 2011 et avant le 1er avril 2012 en clinique médicale GMF c) DME acquis avant le 1er janvier 2011 en clinique médicale GMF mars 2013 Page 3

4 3. Modalités de remboursement pour les médecins qui exercent en CLSC et en UMF dans un établissement VI. DESCRIPTION DES FRAIS REMBOURSABLES Équipements et les frais accessoires Implantation du DME Coûts d acquisition et d opération des licences Gestion du changement mars 2013 Page 4

5 ACRONYMES DSQ Il s agit du dossier de santé du Québec. Le DSQ est une infrastructure technologique qui permet de fournir aux intervenants habilités de l information pertinente, organisée, intégrée et à jour concernant une personne. Il a pour objet de faciliter la prise de connaissance rapide des renseignements de santé d une personne en permettant l accès à certains renseignements de santé, tels que les résultats des examens ou des analyses de laboratoire, les résultats des examens d'imagerie médicale et la médication prise par un patient. Il permet une continuité et une complémentarité avec les soins dispensés par d autres intervenants, quel que soit le lieu où le patient reçoit des services de santé au Québec. Le DSQ est un complément au dossier médical que celui-ci soit sur support papier ou électronique. DME Le dossier médical électronique homologué par le Ministère de la Santé et des Services Sociaux qui regroupe des applications informatisées fournissant un ensemble de données longitudinales sur les patients. Il doit comprendre des outils d aide aux ordonnances et à la prise de décision clinique. Il intègre également des fonctions de prise de rendez-vous, de facturation et autres tâches de gestion. DCI Le dossier clinique informatisé est un dossier tenu par un établissement et qui contient tous les renseignements consignés par les cliniciens de cet établissement au moment de la consultation, de la période de traitement ou de l'hospitalisation d un patient. Intervenant autorisé Il s agit d un médecin qui accepte volontairement de participer au DSQ ainsi que les membres de son personnel qu il autorise à participer au DSQ. PQADME Il s agit du Programme québécois d adoption des dossiers médicaux électroniques convenu entre le Ministre de la Santé et des Services Sociaux et la. Ce programme, basé sur un cycle de quatre (4) ans, est fondé sur le volontariat des médecins et leur engagement à utiliser le dossier médical électronique. 12 mars 2013 Page 5

6 GMF Un GMF est un regroupement de médecins de famille adhérents à l Entente particulière relative aux groupes de médecine de famille. Clinique médicale Une clinique médicale désigne une organisation qui offre des services professionnels de consultation en médecine générale avec ou sans rendez-vous. Il peut notamment s agir d un GMF ou d une clinique réseau. 12 mars 2013 Page 6

7 INTRODUCTION L Entente relative au Programme québécois d adoption des dossiers médicaux électroniques (PQADME) est entrée en vigueur le 1 er août 2012 avec un effet rétroactif au 1 er avril 2012 (l Entente particulière). Cette entente concerne tant la participation des médecins omnipraticiens au Dossier de santé du Québec (DSQ) que celle relative au Programme québécois d'adoption de dossiers médicaux électroniques (PQADME). Cette interrelation devrait créer une synergie positive favorisant une utilisation complémentaire du DME et du DSQ. Les médecins pourront d ailleurs participer au PQADME même si le DSQ n est pas encore déployé dans leur région à la condition qu ils s engagent à y adhérer le moment venu. Comme ailleurs au Canada, la participation au DSQ et au PQADME implique une contribution financière des médecins pour favoriser une réelle utilisation dans la pratique. Aussi, la majorité des remboursements sera de 70 % des coûts réels, selon les sommes maximales établies par les modalités de participation au DSQ et au PQADME, étant entendu que les médecins assumeront 30 % de ces coûts. Dans le présent guide, nous présenterons tour à tour les modalités de participation des médecins au DSQ et au PQADME. Avant de ce faire, il est pertinent de souligner les éléments communs à ces deux programmes : Ils reposent tous deux sur le principe d une adhésion libre et volontaire des médecins; Dans les deux cas, les médecins participants s engage à les utiliser et les alimenter de façon continue dans la pratique; Les modalités d application sont établies en fonction des milieux de pratique concernés; Le fonctionnement repose sur une mécanique de remboursement des frais encourus plutôt que de financement des coûts futurs; Dans les deux cas, les médecins participants doivent conserver leurs factures pour une durée de 5 ans et les produire sur demande seulement; L ensemble des formulaires de participation et de paiement sont soumis au Ministère de la santé et des services sociaux (SOGIQUE) qui, après analyse, donnera instructions de paiement à la Régie de l assurance maladie du Québec. 12 mars 2013 Page 7

8 Les deux programmes bénéficieront d un financement récurrent du Ministère de la santé et des services sociaux. Il est à noter que ce guide pourra être adapté au fur et à mesure pour répondre aux questions soulevées par le PQADME. Veuillez en conséquence vous assurer de consulter la version la plus récente. 12 mars 2013 Page 8

9 A. PARTICIPATION AU DSQ Le DSQ est une infrastructure technologique qui permet de fournir aux médecins, infirmières, pharmaciens et autres intervenants autorisés de l information pertinente, organisée, intégrée et à jour concernant toute personne assurée au sens de la Loi sur l assurance maladie et ce, quel que soit le lieu de dispensation des services au Québec. Il a pour objet de faciliter une prise de connaissance rapide de certains renseignements de santé et assure une continuité et une complémentarité des soins de santé lors d une prise en charge. Le DSQ est un complément au dossier médical que celui-ci soit sur support papier ou électronique. À l issue de son déploiement, le DSQ permettra de consulter des informations concernant les domaines suivants : Domaine médicament : Médicaments prescrits et obtenus dans les pharmacies communautaires ou d établissements. Domaine laboratoire : Résultats d examens d analyse de biologie médicale effectués dans les établissements ou une société qui exploite un laboratoire. Domaine imagerie médicale : Images et rapports produits dans les établissements ou société qui exploite un laboratoire d imagerie médicale. Domaine immunisation : Registre de vaccination. Domaine allergie et intolérance : Renseignements sur les allergies et les intolérances documentés par les professionnels de la santé. Domaine sommaire d hospitalisation : Feuilles sommaires d hospitalisation. I. MÉDECINS VISÉS Tout médecin omnipraticienqui le désire, sans égard à son lieu d exercice, peut adhérer au DSQ et devenir un intervenant habilité. Il peut dès lors bénéficier des modalités prévues à l'entente particulière. 12 mars 2013 Page 9

10 II. PROCÉDURE D ADHÉSION Pour être un intervenant autorisé à consulter le dossier du Québec, le médecin doit accepter une proposition d'adhésion au DSQ qui lui sera soumise par l Agence de santé et de services sociaux de son territoire (l Agence) lorsque le déploiement du DSQ s'effectuera dans sa région. Il devra ensuite respecter la procédure prescrite par le MSSS pour obtenir un dispositif d accès au DSQ. Tant que le déploiement du DSQ n est pas débuté dans sa région, le médecin n a rien à faire. Cette situation n empêche toutefois pas le médecin de se prévaloir du PQADME dès qu il le souhaite. Le médecin qui veut obtenir de l'information concernant le déploiement du DSQ dans sa région doit communiquer avec l équipe responsable du déploiement au sein de l Agence de son territoire. III. RESPONSABILITÉS DU MÉDECIN Le médecin qui adhère au DSQ s'engage à respecter les neuf (9) conditions suivantes: Le médecin doit devenir un intervenant habilité Après avoir complété le formulaire d'adhésion au DSQ prescrit par le MSSS, le médecin deviendra un intervenant habilité. Il obtiendra alors un dispositif d'accès au DSQ. Le médecin doit utiliser le DSQ dans l'exercice de ses activités cliniques Le médecin qui devient un intervenant autorisé à consulter le DSQ s engage à l utiliser dans sa pratique. À cette fin : il consulte le DSQ, au besoin, dans le cadre du suivi médical, il utilise un prescripteur interopérable avec le DSQ et; il alimente les domaines cliniques du DSQ lorsque requis en vertu de la Loi concernant le partage de certains renseignements de santé (la Loi). Au terme du déploiement du DSQ, il est prévu par la Loi que le médecin devra alimenter le domaine allergie et intolérance et le domaine immunisation. Les autres renseignements seront alimentés directement par d autres sources, dont notamment, les laboratoires de biologie et d imagerie médicale et les pharmacies. Dans le cadre de son utilisation du DSQ, le médecin doit par ailleurs éviter toute manœuvre susceptible de nuire au bon fonctionnement du DSQ. 12 mars 2013 Page 10

11 Le médecin doit participer au programme de formation Le médecin s'engage à participer à la formation qui sera offerte par l équipe du MSSS responsable du déploiement du DSQ. Cette formation permettra d acquérir les connaissances nécessaires à l utilisation du DSQ. Le médecin doit utiliser le DSQ dans le respect de la vie privée et de la confidentialité Comme dans le cas du dossier papier, le médecin qui utilise le DSQ a l obligation déontologique d assurer le respect de la vie privée et la protection des renseignements personnels sur des patients auxquels il a accès dans le cadre de son utilisation du DSQ. La Loi concernant le partage de certains renseignements de santé (la Loi) prévoit de plus un cadre juridique particulier pour garantir le respect de la vie privée et la confidentialité des renseignements de santé contenus dans le DSQ. Des règles très strictes doivent être respectées par les médecins, les infirmières, les pharmaciens et les autres intervenants autorisés pour avoir accès aux renseignements au DSQ. Ces renseignements ne peuvent être utilisés ou communiqués que conformément aux conditions établies dans cette loi. Par exemple, seuls les renseignements du DSQ jugés nécessaires à la prestation de services peuvent être insérés dans le dossier local du patient par le médecin et être considérés comme en faisant partie intégrante au même titre que tous les autres renseignements qu il contient. Par ailleurs, le médecin ne peut pas communiquer ou transmettre à un tiers des renseignements provenant du DSQ sans une autorisation spécifique de son patient à cet égard, sauf exceptions rares prévues à la Loi. Le médecin doit garder sous son contrôle son dispositif d'accès au DSQ Le médecin doit prendre des mesures de sécurité pour conserver et ne remettre à personne son dispositif d'accès au DSQ. De plus, il ne doit en aucune circonstance dévoiler son numéro d identification personnel. Le médecin doit utiliser le DSQ dans le respect des règles applicables Le médecin doit respecter les procédures, conditions ou normes que pourrait lui fournir le ministre de la santé en regard de l utilisation du DSQ. Il doit de plus respecter des modalités de la Loi sur le partage des renseignements de santé. 12 mars 2013 Page 11

12 Le médecin doit s'assurer du respect des obligations liées au DSQ par son personnel Le médecin doit prendre les mesures de sécurité qui s imposent pour s'assurer que l'ensemble de son personnel respecte la confidentialité des renseignements contenus dans le DSQ. Il doit premièrement interdire l accès au DSQ à tout membre de son personnel qui n est pas un intervenant autorisé conformément à la Loi concernant le partage de certains renseignements de santé. Il doit deuxièmement s assurer que les membres de son personnel devenus des intervenants autorisés utilisent le DSQ conformément à leur profil d accès et dans le respect des dispositions de la Loi concernant le partage de certains renseignements de santé. Le médecin doit dénoncer toute irrégularité dans le fonctionnement du DSQ Pour assurer l intégrité et la sécurité des renseignements contenus dans le DSQ, il est important que le médecin qui constate une information incomplète ou inexacte ou qui observe une irrégularité de fonctionnement du DSQ alerte immédiatement les personnes ou l organisme désigné par le ministre de la santé à cette fin. Le médecin doit conserver toutes les pièces justificatives Le médecin doit conserver pendant 5 ans toutes ses pièces justificatives liées au coût de l équipement informatique et aux frais accessoires nécessaires à l'utilisation du DSQ. Il doit les fournir uniquement sur demande au MSSS. IV. MODALITÉS DE REBOURSEMENT POUR LA PARTICIPATION AU DSQ 1. Modalités de remboursement pour les équipements et les frais accessoires Seul le médecin d une clinique médicale non GMF peut obtenir un remboursement pour l achat d équipements et de frais accessoires selon les modalités suivantes : le médecin se fait rembourser 70 % des coûts de l équipement et des frais accessoires nécessaires à l utilisation du DSQ, jusqu à concurrence d une somme n excédant pas $, taxes en sus, par période de 4 ans. Le médecin qui s est équipé dans les six mois précédant le déploiement du DSQ dans sa région est également admissible à ce remboursement ; le médecin se fait rembourser 70 % des frais non récurrents de câblage jusqu à concurrence d une somme n excédant pas 210 $ par médecin, taxes en sus ; 12 mars 2013 Page 12

13 la clinique non GMF se fait rembourser un commutateur d une valeur maximale de 146 $ par site, taxes en sus, par période de 4 ans ; la clinique non GMF se fait rembourser un lien Internet d une valeur maximale de $ par année, par site, taxes en sus ; Les équipements et frais accessoires éligibles à un remboursement sont les suivants : Ordinateur; Écran; Souris; Clavier; Imprimante; Antivirus; Installation; Assurance; Garantie; Matériel et logiciel d accès de sécurité; Coûts des services reçus des CSA. Pour obtenir les remboursements auxquels ils ont droit, le médecin et la clinique médicale non GMF utilisent les formulaires prévus à cette fin. Ces formulaires sont disponibles sur le site internet de la SOGIQUE (voir l hyperlien suivant : En CLSC et en UMF en établissement, il appartient à l'établissement de fournir l'équipement requis au médecin pour lui permettre de consulter le DSQ. En GMF, le médecin bénéficie déjà d'une subvention pour l'informatisation qui lui permet d'acquérir ces équipements. Cependant, pour assurer une complémentarité et une harmonisation adéquate avec le DSQ et le PQADME, il est possible que des modifications soient apportées à la subvention liée à l informatisation en GMF. 2. Modalités de versement de forfaits de formation et de familiarisation Tous les médecins ayant adhéré à l'entente particulière sur le DSQ, sans égard à leur lieu d exercice ou leur mode de rémunération, sont éligibles à des forfaits de formation et de familiarisation au DSQ. Ces forfaits ont pour objet de compenser le temps consacré à la formation obligatoire offerte par l équipe de déploiement du DSQ. Cette formation a pour objet de permettre au médecin d acquérir les connaissances requises pour permettre une utilisation optimale du DSQ. Ces forfaits ont également pour objet de compenser le temps que le médecin consacre à sa familiarisation au DSQ lorsqu il en débute l utilisation dans le cadre de sa pratique. 12 mars 2013 Page 13

14 Ces forfaits, d une valeur de $, sont versés au médecin à raison de 600 $ par mois pendant trois (3) mois. Pour obtenir le versement de ces forfaits, le médecin utilise le formulaire prévu à cette fin. Ce formulaire est disponible sur le site internet de la SOGIQUE (voir l hyperlien suivant : TABLEAU 1 SYNTHÈSE DES REMBOURSEMENTS POUR LE DSQ Description Bénéficiaire du remboursement Somme max. admissi ble % de la subventi on Max. du rembourse ment possible Cycle de remboursement Équipements informatiques et frais accessoires Commutateur Lien internet Frais de câblage Forfait de formation et de familiarisation Médecin de clinique médicale non GMF Clinique médicale non GMF Clinique médicale non GMF Médecin de clinique médicale non GMF Tout médecin adhérant à l Entente sans égard à son lieu de pratique 2 000$ 70% 1 400$ 1 fois par 4 ans 146$ par site 1 200$ par année 100% 146$ par site* 70% 1 200$ par année* 1 fois par 4 ans 1 fois par année 300$ 100% 300$* Non récurrent 600$ par mois X 3 mois** 100% 1 800$** Non récurrent *Les taxes sont en sus. **Ce forfait ne s'applique pas si le médecin a déjà adhéré au PQADME. 12 mars 2013 Page 14

15 B. PARTICIPATION AU PROGRAMME QUÉBÉCOIS D ADOPTION DE DOSSIERS MÉDICAUX ÉLECTRONIQUES (PQADME) Le Programme québécois d adoption de dossiers médicaux électroniques qui vise à favoriser l acquisition et l utilisation, par les médecins de première ligne, de dossiers médicaux électroniques homologués. Les dossiers médicaux électroniques homologués par le MSSS regroupent des applications informatisées fournissant un ensemble de données longitudinales sur les patients. Ils comprennent des outils d aide aux ordonnances et à la prise de décision clinique. Il intègre également des fonctions de prise de rendez-vous, de facturation et autres tâches de gestion. La liste de l ensemble des dossiers médicaux homologués par le MSSS est disponible sur le site de la SOGIQUE ( Le PQADME est basé sur un cycle de quatre (4) ans. Il repose sur le volontariat des médecins et leur engagement à utiliser le dossier médical électronique et le DSQ dans leur pratique. I. MÉDECINS VISÉS PAR LE PQADME Les médecins omnipraticiens qui pourront se prévaloir du PQADME sont ceux qui exercent en première ligne en clinique médicale, selon les modalités propres à leur milieu d exercice, et ce même si le DSQ n a pas été déployé dans leur localité. Pour les fins du PQADME, on associe à une clinique médicale, toute organisation qui offre des services professionnels de consultation en médecine générale avec ou sans rendez-vous dans le cadre du régime de l'assurance-maladie du Québec. Il peut donc s agir d un GMF, d une coopérative ou d'une clinique médicale non GMF. Les médecins qui exercent en UMF en établissement ou en CLSC ne peuvent se prévaloir du PQADME pour l instant car le MSSS doit d abord choisir un système électronique de tenue de dossiers des patients pour ces médecins. Le MSSS bénéficie d un délai de vingtquatre (24) mois, depuis août 2012 pour faire son choix. Lorsque ce choix sera effectué, il a été convenu entre le MSSS et la que les médecins pourront également bénéficier du PQADME, selon des modalités propres à leur milieu d exercice. 12 mars 2013 Page 15

16 II. ÉLIGIBILITÉ AU PQADME Le médecin qui désire participer au PQADME doit également participer au DSQ ou s engager à y participer et il doit satisfaire aux critères d inscription au PQADME. 1. Participation au DSQ Pour participer au DSQ, le médecin doit devenir un intervenant autorisé. Il doit à cette fin accepter une proposition d'adhésion au DSQ qui lui sera soumise par l Agence de santé et de services sociaux de son territoire (l Agence), tel qu expliqué dans le cadre de la section précédente portant sur la participation au DSQ. Cependant, qu il ait déjà adhéré au DSQ ou non, rien n empêche un médecin de participer au PQADME. Il lui suffit d'indiquer sur son formulaire de demande d'adhésion au PQADME qu'il est déjà un intervenant habilité au DSQ ou qu'il s'engage à le devenir dans les trois mois qui suivront le dépôt d'une proposition d'adhésion au DSQ. En conséquence, le retard de déploiement du DSQ dans une région donnée ne saurait empêcher un médecin de se prévaloir du PQADME dans l intervalle. Le médecin qui veut obtenir de l'information concernant le déploiement du DSQ dans sa localité peut communiquer avec l Agence de son territoire. 2. Critères d inscription au PQADME Pour satisfaire aux critères d inscription au PQADME, le médecin doit satisfaire aux sept (7) conditions d éligibilité suivantes: Le médecin doit être en règle avec le Collège des médecins du Québec Le médecin détient un permis d exercice délivré par le Collège des médecins du Québec. Le médecin doit offrir des services médicaux assurés dans le cadre du régime d assurance maladie du Québec Le médecin qui est non participant au régime d assurance maladie du Québec n est pas éligible au PQADME. 12 mars 2013 Page 16

17 Le médecin doit offrir des services de prise en charge et de suivi de patients en première ligne Le groupe au sein duquel le médecin exerce doit cumuler une moyenne d au moins trois-cents (300) patients inscrits par médecin. Un médecin ayant moins de 300 patients inscrits à son nom est néanmoins éligible au PQADME si le groupe au sein duquel il exerce cumule une moyenne de plus de 300 patients inscrits par médecin. Le calcul du nombre de patients inscrits est effectué sur une base collective plutôt qu individuelle dans le but de permettre à un plus grand nombre de médecins de profiter du PQADME. Celui qui débute sa pratique en clinique médicale ou celui qui réoriente sa pratique pour faire de la prise en charge et du suivi de patient est exclu du calcul de la moyenne d un groupe et est éligible au PQADME s il rencontre les autres critères d inscription. Le médecin qui exerce en solo est également éligible au PQADME s il a plus de 300 patients inscrits à son nom et qu il satisfait aux autres critères d inscription au PQADME. Toute autre situation devra être soumise au comité paritaire /MSSS. Pour soumettre une demande au comité paritaire, il suffit d'adresser une lettre détaillée à l'attention de l'une ou l'autre des deux personnes suivantes : Dr Serge Dulude Directeur de la planification et de la Régionalisation Fédération des médecins omnipraticiens du Québec 1440 rue Sainte-Catherine ouest Montréal, (Québec) H3G 1R8 courriel : [email protected] Monsieur Simon Langlois Ministère de la santé et des services sociaux 1075, chemin Sainte-Foy, 16e étage Québec, (Québec) G1S 2M1 Courriel : [email protected] 12 mars 2013 Page 17

18 Le médecin doit s inscrire au Programme dans un seul milieu d exercice En toute logique, le médecin va choisir le lieu où il exerce la majorité de ses activités en première ligne. Lorsqu il exerce dans plus d un lieu de pratique, le médecin peut s inscrire au PQADME au lieu de son choix. Cependant, le médecin membre d une clinique médicale GMF doit obligatoirement s inscrire au sein de son GMF. Toute situation particulière devra être soumise au comité paritaire /MSSS. Il est à noter que le médecin qui change de lieu d'exercice devra inscrire son nouveau lieu de pratique dans le premier formulaire d attestation de dépenses qui suit son changement de lieu d exercice pour bénéficier des remboursements récurrents auxquels il pourrait avoir droit. Le médecin doit s assurer de l adhésion au programme DME d un minimum de 50 % des médecins œuvrant dans la clinique médicale où il travaille L objectif de ce critère d éligibilité est d assurer une masse critique de médecins utilisateurs du DME au sein d une clinique médicale et une cohérence dans la démarche d implantation. La demande d adhésion devient alors une démarche collective. Le formulaire de demande d adhésion au programme sera donc signé par tous les médecins désireux de joindre le programme DME. Rien n empêchera toutefois un ou plusieurs médecins du même milieu de joindre le PQADME ultérieurement en complétant le formulaire de demande d adhésion. Un seul DME homologué au sein d une clinique médicale doit être implanté Sauf exception autorisée par le comité paritaire MSSS-, un seul DME par clinique médicale doit être implanté et utilisé. L objectif est de permettre aux médecins et aux autres professionnels de travailler ensemble avec le même DME. Recevoir un seul remboursement pour le même objet À titre d exemple, le médecin de clinique médicale GMF, ne peut demander le remboursement des frais qui ont été imputés au budget du GMF. Le médecin doit donc rigoureusement respecter les différentes modalités de remboursement et conserver ses factures. Celles-ci devront être fournies sur demande du MSSS. Des vérifications aléatoires pourraient être effectuées par le MSSS pour assurer la conformité des remboursements. 12 mars 2013 Page 18

19 III. LE FONCTIONNEMENT DU PQADME 1. Demande d adhésion au PQADME Le médecin qui désire participer au PQADME doit premièrement signer avec chacun des membres de son groupe intéressé une demande d'adhésion en complétant un formulaire prévu à cette fin pour son milieu de pratique, soit en clinique médicale GMF ou en clinique médicale non GMF. Sur réception d'une demande d'adhésion au PQADME, le MSSS vérifie si le médecin et son groupe sont éligibles suivant les critères établis à cette fin. Le MSSS confirme par écrit l'éligibilité de chaque médecin. Ce dernier est dès lors réputé adhérant au PQADME. Il peut alors accéder aux services fournis par le PQADME. Le médecin qui a acquis un DME avant l entrée en vigueur du PQADME, soit le 1 er août 2012, peut également adhérer au PQADME. Il utilise à cette fin le formulaire d adhésion qui permet d identifier à quel moment il a implanté un DME soit : 1) avant le 1 er janvier 2011 ou 2) entre le 1 er janvier 2011 et le 31 mars ) depuis le 1 er avril 2012 Les formulaires de demande d adhésion sont disponibles sur le site internet de la SOGIQUE (suivre l hyperlien suivant : 2. Planification Le médecin et ses collègues devraient planifier soigneusement l'implantation du DME dans leur clinique. Une bonne planification permettra de limiter les inconvénients potentiels et facilitera grandement une réelle adoption du DME par les médecins dans leur pratique. En collaboration avec le MSSS, la a développé différents outils pour soutenir les médecins dans leur processus de planification. Ces outils permettent d'évaluer le niveau de préparation à l'informatisation, d'identifier les priorités de la clinique, de déterminer un échéancier et une répartition des responsabilités au sein de la clinique. Avant de choisir un DME, la recommande fortement aux médecins de s informer auprès des fournisseurs de DME homologués et d évaluer leur offre de service en fonction d une liste de critères déterminants. La liste des fournisseurs de DME homologués est disponible sur le site de la SOGIQUE (suivre l hyperlien suivant : 12 mars 2013 Page 19

20 Une grille d'évaluation des logiciels et de l'offre de services des fournisseurs de DME est disponible sur le site Internet de la dans sa section dédiée au PQADME. Il s agit d un outil d aide à la décision. Avant de signer une entente avec un fournisseur, la recommande également au médecin de consulter le guide élaboré par l Association canadienne de protection médicale et l Association médicale canadienne intitulé Ententes sur le partage de données / Principes applicables aux dossiers médicaux électroniques/dossiers de santé électroniques (consulter en suivant le lien suivant : Ce guide constitue un aide-mémoire sur les éléments suivants importants dans une négociation: Gouvernance ou propriété des données ; Confidentialité et vie privée ; Sécurité et accès ; Exactitude et qualité des données ; Exigences en matière de tenue des dossiers ; Assurance de la qualité ; Étendue et fonctionnalité des services ; Résiliation pour des raisons de commodité ; Cessation et continuité des opérations du Fournisseurs de DME ; Indemnisation ; Limitation de responsabilité ; Assertions et garanties ; Règlement des litiges ; Financement. L hébergement des données est également l un des éléments importants dont il faudra convenir. Les médecins pourront choisir d héberger les données dans leur clinique ou hors de leur clinique. Chaque solution présente des avantages et des inconvénients. L hébergement des données dans la clinique permet aux médecins de conserver le contrôle exclusif des données. Cependant, il peut être difficile pour eux d assumer les responsabilités associées à la sécurité et à l accessibilité des données qui doivent être garantis 24 heures par jour, 7 jours par semaine. L hébergement des données hors de la clinique impose la signature d une entente contractuelle avec un fournisseur de services. Ce choix offre généralement une meilleure sécurité des données car l hébergement est garanti par des spécialistes qui assurent les backup, la redondance, le contrôle des accès, un lieu d hébergement adéquat, etc. Les tâches du personnel de la clinique en sont ainsi allégées. 12 mars 2013 Page 20

21 La suggère à ses membres de négocier un prix fixe avec le fournisseur de DME pour éviter que les médecins ne se fassent continuellement facturer des coûts supplémentaires. Le prix fixe devrait inclure les licences, les équipements, les mises à jour, l implantation et la mise en œuvre du DME dans la clinique incluant une formation de base par le fournisseur. Les fournisseurs de DME homologués incluent habituellement dans leur prix la mise en œuvre et la formation associée à l utilisation de leur produit. Dans le cadre de la planification, les médecins doivent de plus convenir d'une entente de répartition des subventions qu'ils recevront dans le cadre du PQADME. Bien que les subventions soient attribuées sur une base individuelle, l'objectif du PQADME est, rappelons-le, de permettre l informatisation de l'ensemble d'une clinique. Les sommes reçues dans le cadre du PQADME pourraient, selon le cas, être mise en commun totalement ou partiellement. De plus, les médecins pourraient convenir d en remettre la totalité ou une partie à la clinique ou au propriétaire de celle-ci lorsque les coûts d informatisation ont déjà été assumés par celui-ci. Les médecins pourraient, par exemple, convenir de mettre en commun, pour le bénéfice de la clinique, les subventions reçues du PQADME pour les équipements, les frais accessoires, les frais de câblage, les frais d implantation ainsi que les frais d acquisition et d opération des licences. Ils pourraient, suivant ce scénario, convenir de conserver pour leurs bénéfices personnels, les forfaits de participation au PQADME et les sommes requises pour la gestion du changement. L'entente de répartition des subventions devra en outre tenir compte de modalités particulières concernant les éléments suivants : la propriété des équipements ; l utilisation des licences ; l'arrivée d un nouveau médecin au sein de la clinique ; le départ de l'un des médecins participants au PQADME. En d'autres termes, selon la nature des montants reçus du PQADME, les médecins devront déterminer ce qu ils conserveront sur une base individuelle et ce qu ils mettront en commun pour le bénéfice de la clinique. Un canevas d entente est mis à votre disposition sur le site de la dans la section dédiée au PQADME. 3. Implantation du DME dans la pratique et gestion du changement Après l acquisition des équipements et de la licence de DME, le médecin procède à l implantation du DME dans sa pratique. Le médecin bénéficie à cette fin d'un soutien du PQADME pour couvrir les frais d implantation du DME, ce qui inclut plus précisément la migration de données, la numérisation des dossiers papiers, l achat de matériel supplémentaire au besoin, la 12 mars 2013 Page 21

22 formation par les fournisseurs homologués de DME et le soutien à la mise en œuvre sur le plan technologique et professionnel. Le médecin bénéficie également d un soutien à la gestion du changement qui inclut la participation à une séance d information de la concernant le PQADME, la participation à des ateliers de formations de la et la possibilité de recevoir du mentorat ou du soutien par un pair dans son milieu ou à distance. Pour en savoir davantage sur les outils et les ateliers de formation élaborés par la, consulter la section consacrée au PQADME sur le site internet de la. Le médecin transmet au MSSS ses demandes de remboursement attestant des frais encourus pour l'achat et l'installation des équipements, l'acquisition et l'implantation du DME et pour le recours à des services de gestion du changement. Il utilise à cette fin les formulaires disponibles sur le site de la SOGIQUE ( Les modalités de remboursement tiennent compte de la date d implantation du DME et du lieu de pratique du médecin. Sur réception des formulaires attestant des frais encourus pour l'achat et l'installation des équipements, le MSSS procède à une vérification de la conformité des équipements et du DME implanté sur place. À défaut de procéder à une telle vérification dans le délai imparti de trente (30) jours suivant la réception des formulaires, le MSSS doit procéder aux remboursements, sans plus de formalité. Le MSSS rembourse également, selon les modalités de l Entente, un premier versement équivalent à 50 % du montant total auquel il a droit pour les frais encourus pour l implantation et la gestion du changement. 4. Utilisation continue du DME L objectif ultime du PQADME est l utilisation continue du DME dans la pratique médicale du médecin. Le médecin qui participe au PQADME s engage d ailleurs à l utiliser dans l exercice de ses activités cliniques au plus tard dans les neuf (9) mois qui suivent son adhésion au PQADME. Aussi, pour recevoir le versement de la deuxième portion des frais auxquels il a droit pour l implantation et la gestion du changement, le médecin doit démontrer qu il fait une utilisation continue du DME dans sa pratique. À cette fin, il doit confirmer, par le biais d une attestation transmise au MSSS, qu il utilise couramment minimalement six (6) des 12 fonctionnalités suivantes du DME : 12 mars 2013 Page 22

23 FONCTIONNALITÉS DU DME 1 Entrer les notes de consultation 2 Entrer les listes de problèmes 3 Entrer les allergies 4 Entrer les vaccinations 5 Entrer les signes vitaux 6 Entrer et imprimer les nouvelles ordonnances ou les renouvellements 7 Créer des alertes automatisées dans le DME 8 Créer des rappels automatisés dans le DME 9 Recevoir les résultats de laboratoire dans le DME 10 Recevoir les résultats d imagerie diagnostique dans le DME 11 Accéder aux rapports en milieu hospitalier et aux systèmes de consultation à partir du DME 12 Créer des demandes ou des rapports de consultation Les formulaires confirmant l utilisation continue du DME et permettant de recevoir le remboursement selon les modalités de l Entente, de la deuxième moitié (50 % du montant total auquel il a droit) des frais encourus pour l implantation et la gestion du changement. 5. Récurrence du Programme DME Le médecin peut se prévaloir du PQADME une fois par quatre (4) ans selon les modalités convenues entre la et le MSSS. IV. RESPONSABILITÉS DU MÉDECIN DANS LE CADRE DU PROGRAMME Le médecin qui participe au PQADME doit respecter un certain nombre de conditions. Ces conditions sont identiques pour tous les médecins sans égard à leur lieu d exercice. Le médecin doit satisfaire aux critères d inscription Voir la section précédente sur les critères d éligibilité au PQADME. 12 mars 2013 Page 23

24 Le médecin doit adhérer au DSQ ou s engager à y adhérer Pour recevoir, et continuer de recevoir les remboursements auxquels il a droit dans le cadre du PQADME, le médecin doit être adhérant au DSQ ou s engager à le devenir au plus tard dans les trois (3) mois qui suivent la réception d une proposition d adhésion par l équipe de déploiement du DSQ dans sa région. Le médecin doit respecter les exigences du programme DME dont notamment les jalons d intégration du DME prévus à l annexe 3 ; Le médecin doit respecter les étapes du fonctionnement du PAQDME décrites ci-haut soient, en bref, les formalités liées à l adhésion, à l implantation et à l utilisation continue d un DME. Le médecin devrait rapidement être en mesure de démontrer qu il utilise six (6) des douze (12) fonctionnalités du DME, et ce même si le DSQ n a pas été déployé dans sa localité. En effet, plusieurs des fonctionnalités ne requièrent pas le déploiement au DSQ. Le médecin doit utiliser le DME dans l exercice de ses activités cliniques au plus tard dans les neuf (9) mois qui suivent leur adhésion au Programme DME ; Le but du Programme DME est d assurer une véritable utilisation du DME, en synergie avec le DSQ, dans la pratique quotidienne du médecin. Le délai de neuf (9) mois est un objectif concret et réaliste. Le médecin doit participer au programme de formation et de soutien Pour bénéficier des forfaits de soutien à la gestion du changement, le médecin doit participer au programme de formation et de soutien offert par la ou à des activités de formation accréditées par un organisme reconnu. Le programme de formation offert par la inclut des activités de soutien qui, selon le cas, prennent la forme de rencontres d information, d ateliers de formation accrédités et de soutien par les pairs (via un forum des pairs). Voir la section sur la gestion du changement pour plus de détails. Le médecin doit conserver toutes les pièces justificatives Le médecin doit conserver toutes les pièces justificatives liées à l achat des équipements informatiques et autres frais accessoires, aux frais d implantation, au coût de soutien à la gestion du changement, au coût des licences et aux frais d opération du DME. 12 mars 2013 Page 24

25 Le médecin doit collaborer au processus de validation de l utilisation une fois l implantation complétée Le médecin doit être partie prenante au processus de validation de l utilisation du DME une fois son implantation complétée. À cette fin, il doit répondre aux sondages que le MSSS et/ou la lui transmettront en lien avec l utilisation du DME et les bénéfices que le médecin en tire de sa pratique. Le médecin doit convenir d une entente relative à la répartition des sommes reçues en vertu du Programme avec ses collègues Dès sa demande d adhésion au PQADME, le médecin doit convenir d une entente avec les médecins de son cabinet privé ayant adhéré au Programme. Le but de cette entente est de convenir de modalités d affectation des sommes reçues sur une base individuelle par les médecins participants. V. MODALITÉS DE REMBOURSEMENT POUR LA PARTICIPATION DU PQADME Les modalités de participation au PQADME sont liées au lieu de pratique du médecin. Comme certaines modalités de rétroactivité sont prévues pour les médecins qui ont acquis un DME homologué avant l entrée en vigueur du Programme, le médecin doit tenir compte de la date d acquisition du DME. En conséquence, pour déterminer les frais admissibles et les modalités de remboursement qui le concernent, le médecin doit référer à la section qui le concerne en tenant compte des éléments suivants : Son lieu de pratique : Clinique médicale non GMF Clinique médicale GMF CLSC et UMF en établissement La période d acquisition du DME, soit : Avant le 1 er janvier 2011 Entre le 1 er janvier 2011 et le 1 er avril 2012 Depuis le 1 er avril Modalités de remboursement pour les médecins qui exercent dans une clinique médicale non GMF : a) DME acquis après le 1 er avril 2012 en clinique non GMF : 12 mars 2013 Page 25

26 Le médecin obtient un remboursement de 70 % du coût encouru pour les équipements et les frais accessoires jusqu à concurrence d au plus $, taxes en sus. Par site, la clinique médicale non GMF se fait rembourser l achat d un commutateur (maximum de 146 $, taxes en sus) et de deux liaisons Internet (maximum de $ par année, taxes en sus) à 100 %. La clinique médicale non GMF se fait rembourser 70 % des frais non récurrents de câblage jusqu à concurrence de 210 $, taxes en sus, par médecin. Évidemment, si le médecin a adhéré auparavant à l Entente sur le DSQ, certaines sommes pourraient être réduites pour tenir compte des remboursements déjà reçus pour les équipements, les frais accessoires et la liaison Internet. Le médecin se fait rembourser 70 % des coûts de mise en œuvre du DME jusqu à concurrence d un montant de $, taxes en sus (ex. : coûts de migration des données en cas de changement de DME, de numérisation, de formation par les fournisseurs de DME, de soutien pour la mise en œuvre sur les plans technologique et professionnel). Le médecin se fait rembourser 70 % de l investissement effectué pour l acquisition et l exploitation des licences des logiciels, leurs mises à jour, l hébergement des données et le soutien par le fournisseur jusqu à concurrence de $ par année, taxes en sus, par médecin. Une somme non récurrente de $, taxes en sus, est allouée à chaque médecin pour compenser les frais de gestion du changement encourus pour participer à des journées d information sur le programme du DME, à des ateliers personnalisés ou à des mentorats individuels par les pairs. Pour compenser le temps consacré à l intégration d un DME dans sa pratique, le médecin reçoit des forfaits incitatifs à la participation d une valeur totale de $, à raison de 600 $ par mois pendant six mois. Ces forfaits sont réduits de moitié si le médecin a déjà profité des forfaits de familiarisation au DSQ. 12 mars 2013 Page 26

27 TABLEAU 2 SOMMAIRE DES REMBOURSEMENTS EN CLINIQUE MÉDICALE NON GMF (DME acquis après le 1 er avril 2012) DESCRIPTION Montant maximum admissible avant taxes Subvention Remboursement maximum avant taxes Cycle de remboursement Équipements informatiques et frais accessoires $ 70% 3 500$ 1 fois par 4 ans Commutateur 146 $ 100% 146 $ 1 fois par 4 ans Liens internet (2 par site) $ 100% $ 1 fois par année Câblage 300 $ 70% 210 $ 1 seule fois (non récurrent) Frais d implantation $ 70% 3 500$ 1 seule fois (non récurrent) Acquisition et opération des licences Forfait incitatif à la participation Gestion du changement $ 70% 1 400$ 1 fois par année $ 100% 3 600$ Forfait non récurrent $ 100% 2 200$ 1 seule fois (non récurrent) Note : Si un médecin a adhéré auparavant à l entente DSQ, certaines sommes pourraient être réduites pour tenir compte des remboursements déjà reçus. b) DME acquis après le 1 er janvier 2011 et avant le 1 er avril 2012 en clinique non GMF Ces médecins sont admissibles aux mêmes remboursements que le nouvel adhérent, à l exception des forfaits incitatifs à la participation au Programme DME (3 600 $ à raison de 600 $ par mois pendant six mois) et de la somme versée pour la gestion du changement (2 200 $) qu ils peuvent réclamer seulement s ils ont implanté un DME à compter du 1 er novembre mars 2013 Page 27

28 TABLEAU 3 SOMMAIRE DES REMBOURSEMENTS EN CLINIQUE NON GMF (DME acquis après le 1 er janvier 2011 et avant le 1 er avril 2012) DESCRIPTION Montant maximum admissible (avant taxes) % subvention Rembourse ment maximum (avant taxes) Cycle de remboursement Équipements informatiques et frais accessoires $ 70% 3 500$ 1 fois par 4 ans Commutateur 146 $ 100% 146 $ 1 fois par 4 ans Liens internet (2 par site) $ 100% 2 400$ 1 fois par année Câblage 300 $ 70% 210 $ 1 seule fois (non récurrent) Frais d implantation $ 70% 3 500$ 1 seule fois (non récurrent) Acquisition et opération des licences $ 70% $ 1 fois par année Forfait incitatif à la participation (si DME implanté à compter du 1 er novembre 2011) Gestion du changement (si DME implanté à compter du 1 er novembre 2011) $ 100% 3 600$ Forfait non récurrent $ 100% 2 220$ 1 seule fois (non récurrent) Note : Si un médecin a adhéré auparavant à l entente DSQ, certaines sommes pourraient être réduites pour tenir compte des remboursements déjà reçus. c) DME acquis avant le 1 er janvier 2011 en clinique non GMF : Ces médecins ont deux options : Option 1 Le médecin se fait rembourser les équipements, les frais accessoires et les frais de l implantation engendrés avant le 1 er janvier Il se fait rembourser les frais d acquisition et d exploitation des licences encourus à cette fin à partir du 1 er janvier mars 2013 Page 28

29 La clinique se fait rembourser les frais de commutateur, de câblage et d accès aux liaisons Internet pour la clinique (à compter du 1 er janvier 2011 pour la liaison Internet). Le cycle de quatre ans pour avoir droit de nouveau au programme commence à compter de la date du remboursement. Option 2 Le médecin qui a déjà acquis ses équipements et qui estime qu ils sont encore adéquats peut reporter sa demande de remboursement pour les équipements, les frais accessoires et les frais de mise en œuvre à plus tard. Dans l intervalle, il se fait rembourser les frais d acquisition et d exploitation des licences encourus à cette fin à partir du 1 er janvier La clinique peut également se faire rembourser les frais de commutateur, de câblage et d accès aux liaisons Internet encourus à cette fin à partir du 1 er janvier Lorsque le médecin décide de remplacer ses équipements, il peut présenter sa demande de remboursement pour les équipements, les frais accessoires et les frais de mise en œuvre. Le cycle de quatre ans pour avoir droit au remboursement pour les équipements, frais accessoires et frais d implantation commencera à compter de la date de ces remboursements. 12 mars 2013 Page 29

30 TABLEAU 4 SOMMAIRE DES REMBOURSEMENTS EN CLINIQUE NON GMF (DME acquis avant le 1 er janvier 2011) DESCRIPTION Équipements informatiques et frais accessoires Montant maximum admissible avant taxes % subvention Remboursement maximum avant taxes $ 70% 3 500$ Demande de remboursement Commutateur 146 $ 100% 146 $ Demande de remboursement Option 1 Option 2 Cycle de rembours ement Demande reportée à plus tard Demande de remboursement 1 fois par 4 ans 1 fois par 4 ans Liens internet (2 par site) $ 100% $ Demande de remboursement Câblage 300 $ 70% 210 $ Demande de remboursement Frais d implantation $ 70% 3 500$ Demande de remboursement Acquisition et opération des licences (frais encourus à partir du 1 er janvier 2011) $ 70% $ Demande de remboursement Demande de remboursement Demande de remboursement Demande reportée à plus tard Demande de remboursement 1 fois par année 1 seule fois (non récurrent) 1 seule fois (non récurrent) 1 fois par année Note : Si un médecin a adhéré auparavant à l Entente DSQ, certaines sommes pourraient être réduites pour tenir compte des remboursements déjà reçus. 12 mars 2013 Page 30

31 2) Modalités de remboursement pour les médecins qui exercent en clinique médicale GMF En GMF, il va sans dire que le médecin bénéficie déjà d une subvention pour l informatisation qui lui permet de financer l acquisition de l équipement, l installation et l entretien, l accès à internet et un aviseur pharmaco thérapeutique avec fonction de prescription, voire plusieurs autres modules d un DME. Les modalités de participation au PQADME tiennent compte de cette réalité. De plus, le PQADME, prévoit que le médecin de GMF ne peut réclamer des sommes liées à l acquisition de DME que le MSSS a déjà financé à même le budget informatique GMF. Cependant, pour assurer une complémentarité avec le DSQ et le PQADME, des modifications seront probablement apportées à la subvention informatisation en GMF. Les changements auront pour but d harmoniser les modalités des diverses subventions, dont le cycle de la subvention informatisation en GMF et les modalités de paiement. a) DME acquis après le 1 avril 2012 en clinique médicale GMF : Le médecin se fait rembourser 70 % des coûts d implantation du DME jusqu à concurrence d une somme n excédant pas $ (ex. : coûts de migration des données s il y a changement de DME, de numérisation, de formation par les fournisseurs de DME, de soutien à la mise en œuvre sur les plans technologique et professionnel). Le médecin se fait rembourser 70 % de l investissement effectué pour l acquisition et l exploitation des licences des logiciels, leurs mises à jour, l hébergement des données et le soutien par le fournisseur jusqu à concurrence de $ par année par médecin. Une somme non récurrente de $, taxes en sus, est allouée à chaque médecin pour compenser les frais de gestion du changement encourus pour participer à des journées d information sur le Programme du DME, à des ateliers personnalisés ou à des mentorats individuels par les pairs. Pour compenser le temps consacré à l intégration d un DME dans sa pratique, le médecin reçoit des forfaits incitatifs à la participation d une valeur totale de $, à raison de 600 $ par mois pendant six mois. Ces forfaits sont réduits de moitié si le médecin a déjà profité des forfaits de familiarisation au DSQ. 12 mars 2013 Page 31

32 TABLEAU 5 SOMMAIRE DES REMBOURSEMENTS EN CLINIQUE MÉDICALE GMF (DME acquis après le 1 er avril 2012) DESCRIPTION Montant maximum admissible avant taxes % subvention Rembourse ment maximum avant taxes Cycle de remboursement Frais d implantation $ 70% $ 1 seule fois (non récurrent) Acquisition et opération des licences $ 70% 1 400$ 1 fois par année Forfaits incitatifs à la participation $ 100% 3 600$ Forfait non récurrent Gestion du changement $ 100% 2 200$ 1 seule fois (non récurrent) Note : Les GMF ne sont pas admissible aux remboursements des coûts déjà financés par le biais des ententes GMF. Si un médecin a adhéré auparavant à l entente DSQ, certaines sommes pourraient être réduites pour tenir compte des remboursements déjà reçus. b) DME acquis après le 1 er janvier 2011 et avant le 1 er avril 2012 en clinique médicale GMF : Le médecin est admissible au remboursement de 70 % de l investissement effectué depuis le 1 er janvier 2011 pour l acquisition et l exploitation des licences des logiciels, leurs mises à jour, l hébergement des données et le soutien par le fournisseur jusqu à concurrence de $ par année par médecin. Le médecin qui a engagé des frais d implantation afin d intégrer un DME et qui ne s est pas prévalu d un remboursement à même le budget du GMF peut présenter une demande à cette fin au comité paritaire. 12 mars 2013 Page 32

33 Pour soumettre une demande au comité paritaire, il suffit d'adresser une lettre détaillée à l'attention de l'une ou l'autre des deux personnes suivantes : Dr Serge Dulude Directeur de la planification et de la Régionalisation Fédération des médecins omnipraticiens du Québec 1440 rue Sainte-Catherine ouest Montréal, (Québec) H3G 1R8 courriel : [email protected] Monsieur Simon Langlois Ministère de la santé et des services sociaux 1075, chemin Sainte-Foy, 16e étage Québec, (Québec) G1S 2M1 Courriel : [email protected] Une somme non récurrente de $, taxes en sus, est allouée à chaque médecin qui a implanté un DME dans sa pratique en GMF à compter du 1 er novembre 2011 pour compenser les frais de gestion du changement encourus pour participer à des journées d information sur le PQADME, à des ateliers personnalisés ou à des mentorats individuels par les pairs. Pour compenser le temps consacré à l intégration d un DME dans sa pratique, le médecin qui a implanté un DME dans sa pratique en GMF à compter du 1 er novembre 2011 reçoit des forfaits incitatifs à la participation d une valeur totale de $, à raison de 600 $ par mois pendant six mois. Ces forfaits sont réduits de moitié si le médecin a déjà profité des forfaits de familiarisation au DSQ. 12 mars 2013 Page 33

34 TABLEAU 6 SOMMAIRE DES REMBOURSEMENTS EN CLINIQUE MÉDICALE GMF (DME acquis après le 1 er janvier 2011 et avant le 1 er avril 2012) DESCRIPTION Frais d implantation (seulement si non déjà imputé au budget GMF et sur demande au comité paritaire) Acquisition et opération des licences Forfaits incitatifs à la participation (si DME implanté à compter du 1 er novembre 2011) Gestion du changement (si DME implanté à compter du 1 er novembre 2011) Montant maximum admissible avant taxes Subvention Rembourse ment maximum avant taxes Cycle de remboursement $ 70% $ 1 seule fois (non récurrent) $ 70% 1 400$ 1 fois par année $ 100% 3 600$ Forfait non récurrent $ 100% 2 200$ 1 seule fois (non récurrent) Note : Les GMF ne sont pas admissible aux remboursements des coûts déjà financés par le biais des ententes GMF. Si un médecin a adhéré auparavant à l entente DSQ, certaines sommes pourraient être réduites pour tenir compte des remboursements déjà reçus. c) DME acquis avant le 1 er janvier 2011 en clinique médicale GMF: Le médecin est admissible au remboursement de 70 % de l investissement effectué depuis le 1 er janvier 2011 pour l acquisition et l exploitation des licences des logiciels, leurs mises à jour, l hébergement des données et le soutien par le fournisseur jusqu à concurrence de $ par année par médecin. Le médecin qui a engagé des frais de mise en œuvre afin d intégrer un DME et qui ne s est pas prévalu d un remboursement à même le budget du GMF peut présenter une demande à cette fin au comité paritaire. 12 mars 2013 Page 34

35 TABLEAU 7 SOMMAIRE DES REMBOURSEMENTS EN CLINIQUE MÉDICALE GMF (DME acquis avant le 1 er janvier 2011) DESCRIPTION Montant maximum admissible avant taxes Subvention Remboursement maximum avant taxes Cycle de rembourse -ment Frais d implantation (seulement si non déjà imputé au budget GMF et sur demande au comité paritaire) Acquisition et opération des licences $ 70% 3 500$ 1 seule fois (non récurrent) $ 70% 1 400$ 1 fois par année Note : Les GMF ne sont pas admissible aux remboursements des coûts déjà financés par le biais des ententes GMF. Si un médecin a adhéré auparavant à l entente DSQ, certaines sommes pourraient être réduites pour tenir compte des remboursements déjà reçus. 3) Modalités de remboursement pour les médecins qui exercent en CLSC et en UMF dans un établissement Le médecin n est pas éligible au PQADME pour l instant. Le MSSS doit d abord choisir un système de tenue de dossier électronique pour les établissements et dispose jusqu en août 2014 pour le faire. Lors de l implantation en établissement d un système électronique de tenue de dossiers de patients choisi par le Ministre, le médecin bénéficiera alors dans une proportion de 75 % des modalités de soutien à la gestion du changement (2 200 $) et des forfaits incitatifs à la participation prévus dans l Entente (3 600 $, à raison de 600 $ par mois pendant six mois). 12 mars 2013 Page 35

36 VI. DESCRIPTION DES FRAIS REMBOURSABLES 1) Équipements et les frais accessoires En vertu du PQADME, les équipements et frais accessoires suivants peuvent faire l objet de remboursements par le PQADME sont les suivants: Ordinateur; Serveur ; Écran; Souris; Clavier; Imprimante; Antivirus; Installation; Assurance; Garantie; Numériseur ; Unité UPS ; Modem ; Matériel et logiciel d accès de sécurité. 2) Implantation du DME Dans le cadre du PQADME, les frais suivants peuvent faire l objet de remboursement en lien avec l implantation d un DME : Coûts de migration de données ; Il s agit des coûts associés à l extraction et au transfert de données déjà stockés sur support électronique pour les importer dans le DME. Il peut s agir de données administratives ou cliniques. Coûts de numérisation ; Il s agit des coûts associés à la numérisation des dossiers papiers en dossiers électroniques. Matériel supplémentaire (maximum $) ; Un montant additionnel de 1 000$ est disponible aux fins de couvrir des équipements ou frais accessoires qui excèdent le montant de base alloué à ce chapitre. Ce montant pourra, par exemple, contribuer à financer l équipement additionnel requis pour le personnel de la clinique ou le coût des équipements plus coûteux, tel un numériseur, selon le choix du ou des médecins concernés. 12 mars 2013 Page 36

37 Formation de base par les fournisseurs de DME ; Une formation rudimentaire de quelques heures est généralement incluse par les fournisseurs de DME dans les contrats d acquisitions des licences et est fournie lors de la livraison du DME. Le médecin pourra néanmoins souhaiter une formation plus soutenue lors de la mise en œuvre de son DME. Soutien à la mise en œuvre sur le plan technologique et professionnel ; Il s agit de frais de soutien technique ou professionnel à la transition lors de l implantation du DME. Ces frais excluent la formation rudimentaire de base généralement par les fournisseurs de services lors de la livraison du DME. 3) Coûts d acquisition et d opération des licences Les frais suivants peuvent faire l objet de remboursement selon les modalités de l Entente particulière sur le PQADME : Coûts d acquisition du logiciel DME ; Il s agit de la licence du dossier médical homologué par le ministère qui regroupe des applications informatisées fournissant un ensemble de données longitudinales sur les patients. Le logiciel de DME comprend des outils d aide aux ordonnances et à la prise de décision clinique. Il intègre également des fonctions de prise de rendez-vous, de facturation et autres tâches de gestion. Coûts d entretien du logiciel DME ; Il s agit des coûts qui font suite à la mise en œuvre du logiciel de DME. Il peut s agir, selon le cas, de soutien technique pour l'infrastructure informatique ou pour la redondance de données, de dépannage sur place, de réparation d'équipement, d installation de nouveau matériel, de mise à niveau ou autre. Coûts annuels d utilisation des licences; Il s agit des coûts qui sont facturés par les fournisseurs pour l utilisation de leur licence. Ces frais peuvent être facturés annuellement ou mensuellement, selon le cas. Coût supplémentaire de soutien technique d un Centre de services autorisé par le MSSS ; Bien que non obligatoire pour les cliniques hors GMF, le recours aux services d un Centre de services autorisés (CSA) permet à la clinique de se dégager de plusieurs tâches requérant une expertise technique très pointue. La liste des centres autorisés par le MSSS sont disponibles sur le site de MSSS. Suivre le lien suivant : 12 mars 2013 Page 37

38 Coût d hébergement des données ; Il est possible d opter pour solution d hébergement externe si certaines exigences sont respectées. Une entente contractuelle est alors requise et doit respecter les obligations déontologiques du médecin à l égard des dossiers médicaux de ses patients, particulièrement en cabinet privé. Le guide de l ACPM et de l'amc intitulé Ententes sur le partage de données / Principes applicables aux dossiers médicaux électroniques/dossiers de santé électroniques (voir le lien suivant : _sharing_principles-f.pdf ) constitue un aide-mémoire sur les éléments suivants importants dans une négociation à cet égard. Soutien par le fournisseur La plupart des fournisseurs offre différents services de soutien pour répondre aux questions des utilisateurs, ou de leur représentant, sur le fonctionnement du logiciel ainsi que la correction des anomalies, le cas échéant. 4) Gestion du changement Les coûts de gestion du changement suivants peuvent faire l objet de remboursement selon les modalités de l Entente particulière sur le PQADME. Il est à noter que le temps consacré aux activités de soutien à la gestion du changement ne peut être imputé au temps de formation reconnu annuellement au médecin. Rémunération et coût de participation aux journées d information sur le programme DME ; Au cours des mois à venir, la va donner des journées d information sur le PQADME. Les médecins y participants pourront être rémunéré pour les coûts associés à leur participation. Ils pourront réclamer les heures consacrés à la rencontre d information selon le tarif horaire. Ils pourront de même inclure leurs frais d hébergement et de déplacement encourus pour participer à cette journée. Rémunération et coût de participation aux ateliers personnalisés ; Il s agit de la participation aux ateliers développés par la qui s adressent prioritairement aux médecins responsables de l implantation du DME dans leur clinique. Ces ateliers de formation accrédités visent à familiariser les participants avec des approches de transition et les outils qui se sont avérés «gagnants» au sein des cliniques ayant déjà implanté le DME. Les ateliers sont complémentaires aux guides et outils déjà disponibles sur le site de la. Ils offrent des présentations sur les principaux volets à prendre en considération dans la démarche d informatisation, une présentation de guides et outils, l expérimentation de certains outils à partir de cas réels; des témoignages et des échanges avec des médecins déjà utilisateurs. 12 mars 2013 Page 38

39 Chaque atelier, d une durée de trois heures peut regrouper jusqu à 15 participants. Les adjointes administratives accompagnant un médecin sont les bienvenues à l atelier sur la numérisation ainsi qu à celui sur la révision des processus. Le médecin pourra réclamer le coût et les heures de présence aux ateliers (selon le tarif horaire). Les frais d hébergement et de déplacement encourus pour participer à ces ateliers pourront également être réclamés, le cas échéant. Les ateliers suivants seront disponibles sous peu: Atelier 1 : Planification de la transition ; Atelier 2 : Stratégies de transfert des données/numérisation ; Atelier 3 : Révision des processus de travail ; Atelier 4 : Fonctionnalités cliniques. Des ateliers fournis par d autres organisations que la pourront être éligibles à des remboursements si leur contenu est préalablement approuvé par le comité paritaire /MSSS. Rémunération et coût de participation au mentorat individuel par les pairs ou autres experts conseils. Un système de mentorat par des pairs ou des experts conseils est en cours d élaboration par la. Le mentorat pourrait toutefois également correspondre au soutien à la gestion du changement qui sera offert par le médecin responsable de l implantation du DME au sein de la clinique. Ainsi, les médecins d un groupe pourraient convenir de compenser ce médecin pour le temps et l énergie qu il consacrera pour soutenir ses collègues et le personnel de la clinique à toutes les étapes du PQADME. 12 mars 2013 Page 39

40 DEMANDES D INFORMATION : Contactez un(e) spécialiste de la pour une question spécifique : Dr Serge Dulude Directeur de la planification et de la Régionalisation [email protected] Me Christiane Larouche Avocate [email protected] Mme Isabelle Paré Conseillère en politique de santé et chercheure [email protected] Mme Brigitte Pellerin Secrétaire de direction [email protected] mars 2013 Page 40