Briljant Archivage de documents

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1 Briljant Archivage de documents

2 Table des matières 1. Archivage de documents...1 Travailler avec l'archivage de documents...1 Quels sont ces documents et comment sont-ils archivés?...1 Circulation des documents...1 Les paramètres pour l'archivage de documents...2 Installation et configuration...2 Combien de place tout cela prend-il sur le disque dur?...3 Introduire les documents...4 Lier un ou plusieurs fichier(s) existant(s)...5 Scanner et lier un document...6 Procédure...6 Scanner et lier plusieurs documents simultanément Procédure pour un document de plusieurs pages pour un seul client Procédure pour plusieurs pages pour plusieurs clients Procédure pour documents composés pour un seul client et documents pour plusieurs clients...8 Répartir les documents en sous-répertoires...9 Procédure pour créer des groupes...9 Procédure pour créer des groupes par défaut...9 Créer de nouveaux documents...11 Procédure pour créer des modèles...11 Procédure pour créer de nouveaux documents...11 Consulter les documents Dans l'écran Clients Dans les écrans Commandes, Livraisons, Lettres, Dans les onglets historiques de l'écran Clients...12 Traiter les documents Index...15 ii

3 Archivage de documents Travailler avec l'archivage de documents Avec le module Briljant Archivage de documents, votre entreprise emprunte définitivement la voie du bureau sans papier et du paperflow digital. Tous les documents entrants sont reliés à un écran correspondant, éventuellement réparti en répertoires, dans Briljant, chaque utilisateur pouvant ensuite afficher, consulter et si nécessaire, imprimer localement n'importe quel document sur son poste de travail afin de le traiter. Quels sont ces documents et comment sont-ils archivés? Un document est 1. soit un fichier (Excel, Word,...), une attache à un courriel, une image (gif, jpg, bmp),... Ces fichiers sont attribués (liés) à un client, un fournisseur, une lettre, une commande, etc. par le presse-papier Briljant. 2. soit des documents en papier (lettre, commande, contrat, fax, note, facture, photo,...) convertis en images digitales à l'aide d'un scanner. Le fichier est ensuite lié à un client, un fournisseur, une lettre, un encodage, etc. Circulation des documents Avant de commencer l'archivage, il est fort important d'analyser votre flux de documents et de déterminer les procédures adéquates. Les consultants Briljant sont dans ce cas les personnes les mieux qualifiées pour vous aider. Quelques exemples Vous archivez des documents sans faire remarquer que le document est disponible de façon digitale. Ceci peut être le cas dans un bureau comptable. Les documents (balances, déclarations de TVA, etc.) sont liés au client et les collaborateurs savent où les trouver. Vous passez toutes vos factures d'achat au scan lors de la comptabilisation et vous les liez à l'écran d'encodage. Ceci vous évite ensuite de nombreuses heures de recherche et limite le nombre de classeurs à stocker. Vous travaillez dans un environnement commercial? Dans ce cas, il est non seulement important que vous archiviez la commande signée pour accord par le client (ou tout autre document qui nécessite un suivi), mais également que vous signaliez à votre collègue du service des commandes, que la commande est arrivée et qu'elle doit être exécutée. Si vous archivez simplement la commande sur le client, la commande est bien archivée mais personne ne sera au courant du fait qu'elle doit être suivie... Dans ce cas, il est conseillé de travailler avec des lettres. Ouvrez une nouvelle lettre au nom de ce client et adressée au responsable du suivi. Remplissez une brève référence (par ex. Commande xxx OK) et passez votre commande au scan. Le document est automatiquement lié à cette lettre. Le destinataire de la lettre est alors prévenu que la commande est entrée et qu'elle est reliée à la lettre. Il peut consulter la commande est éventuellement l'imprimer sur son imprimante locale. Allez vers Paramètres pour configurer le module Archivage de documents. 1

4 Briljant Archivage de documents Les paramètres pour l'archivage de documents Pour pouvoir utiliser le module Briljant Archivage de documents, votre ordinateur ou réseau doit être équipé d'un ou plusieurs scanners plats. Pour l'installation de ces scanners, nous vous référons au guides d'installation de ces appareils ou à votre fournisseur de hardware. Installation et configuration Le seul paramètre à configurer est celui du scanner plat. Le scanner doit être relié à votre ordinateur ou réseau avant de pouvoir effectuer la configuration sous Briljant. 1. Ouvrez une nouvelle lettre ou une lettre existante de votre choix. Les icônes Scan et Scan setup sont activés dans la barre d'outils. 2. Cliquez sur l'icône Scan setup pour ouvrir la fenêtre Scanner des documents est ouvert. 3. Sélectionnez le scanner que vous souhaitez utiliser dans le champ Source. Les paramètres à configurer dépendent de la marque et du type de scanner. Certains paramètres sont déjà configurés par le scanner même. 4. Les champs Couleur (choisissez noir/blanc ou couleur) et Résolution sont fort importants. Une résolution de 150 DPI suffit normalement pour les documents standards. Si vous scannez essentiellement des dessins, mettez la résolution à 300 DPI. Ceci augmentera évidemment également la grandeur du fichier. 5. L'emplacement du fichier et les noms des fichiers sont attribués automatiquement. Le nom du fichier est composé de deux parties: le numéro d'ordre du document auquel le scan est lié et le numéro d'ordre du scan (plusieurs scans peuvent être liés à un seul document). Après le scan, vous pouvez modifier le nom attribué automatiquement en un nom avec plus de signification, par ex. Balance_ tif Formats des fichiers Les documents sont sauvegardés, soit en fichier JPG pour les scans en couleur, soit en fichier TIF pour les scans en noir et blanc. 2

5 Archivage de documents Si vous scannez toujours la même partie d'un document, vous pouvez introduire le champ de sélection et en transférer les valeurs au scanner. Combien de place tout cela prend-il sur le disque dur? Faites le calcul: une feuille A4 (scan noir/blanc avec résolution de 150 dpi) en format JPEG égale +/- 35 Kb; 290 documents de ce type occupent un megabyte et , un gigabyte; un disque dur de 80 Gb coûte à peu près 150 et peut contenir A4. Ceci égale le contenu de classeurs, soit 384 mètres d'archives... Si vous souhaitez augmenter la lisibilité des scans et que vous utilisez une résolution de 300 au lieu de 150 dpi, un A4-tje prendra alors +/- 95 Kb. Ceci signifie que vous pouvez encore sauvegarder environ pages sur un disque dur de 80 Gb. 3

6 Briljant Archivage de documents Introduire les documents L'archivage de documents se distingue essentiellement par les procédures suivantes: 1. lier un ou plusieurs fichier(s) existant(s); 2. scanner et lier un seul document; 3. scanner et lier plusieurs documents. Ces procédures peuvent ensuite être affinées par 1. l'ajout de répertoires pour cataloguer les fichiers 2. la création directe de nouveaux documents, basés sur des modèles. Après avoir archivé les documents, vous pouvez les 1. consulter 2. modifier. 4

7 Archivage de documents Lier un ou plusieurs fichier(s) existant(s) Vous pouvez lier un ou plusieurs fichier(s) à n'importe quel écran Briljant ouvert. Exemple Vous avez un fichier Word MONDOC.DOC que vous souhaitez lier à un client. Ouvrez l'écran Clients et chargez le nom du client. 1. Cliquez sur l'icône Documents pour ouvrir l'écran Documents. Vous voyez que le numéro de client est activé en haut à gauche dans les répertoires de l'écran Documents. 2. Ouvrez l'explorateur Windows (ne pas maximaliser la fenêtre) et naviguez vers le fichier MONDOC.DOC. 3. Traînez le fichier depuis la fenêtre de l'explorateur vers la fenêtre Documents et lâchez la touche de la souris. Le fichier est déplacé de son emplacement d'origine vers le répertoire Briljant. Si vous souhaitez sauvegarder le fichier à son emplacement d'origine, copiez-le en gardant la touche CTRL enfoncée lorsque vous traînez le fichier (un signe + accompagne alors le pointeur de la souris). Le fichier est affiché à l'écran Document comme pictogramme MONDOC.doc. Le bouton Changer mode d'affichage <CTRL+M> vous permet de modifier l'affichage en petits pictogrammes avec le nom du fichier. Appuyez sur F5 pour sauvegarde le mode d'affichage souhaité. 4. Fermez la fenêtre Documents. Vous pouvez de façon analogue lier plusieurs fichiers simultanément en sélectionnant et traînant plusieurs fichiers dans l'explorateur Windows. lier des fichiers à n'importe quel écran ouvert (clients, fournisseurs, commandes,...). Si vous avez un écran Gestion de documents, vous pouvez traînez les fichiers de l'explorateur Windows vers cet écran. Les fichiers sont ajoutés à la Gestion de documents. Ouvrez par ex. l'écran Clients et remplissez un nom de client. Traînez un fichier de l'explorateur Windows vers cet écran. Le fichier est alors lié à la Gestion de documents de cet écran. Cette procédure vous permet également de traîner des messages et des annexes de votre programme vers un écran ou vers la Gestion de documents. La méthode la plus pratique, mais malheureusement la moins connue pour ouvrir l'explorateur Windows est par le raccourci WINDOWS+E (les deux touches Windows se trouvent à gauche et à droite de la barre d'espacement, entre les touches CTRL et ALT). Cliquez avec la touche droite de la souris sur un fichier ou sur un répertoire pour ouvrir le menu de déroulement de toutes les fonctions que vous pouvez utiliser sur ce document ou répertoire (ouvrir le fichier, demander les propriétés, copier, supprimer, etc.). Continuer par consulter les documents et modifier les documents. 5

8 Briljant Archivage de documents Scanner et lier un document Cette procédure est identique à la procédure de liaison d'un fichier existant avec pour différence que vous ne disposez pas encore d'un fichier mais d'un document en papier. Ce document doit donc d'abord être converti en un document digital ou un fichier. Utilisez pour cela un scanner plat. Il peut s'agir d'un scanner simple. Vous mettez alors les documents page par page sur la plaque de verre et vous les scannez. Il peut également s'agir d'un scanner à insertion des feuilles automatique (sheetfeeder). Ce type de scanner vous permet d'introduire plusieurs documents en une fois et de les scanner automatiquement les uns après les autres. Procédure 1. Décidez d'abord à quoi vous souhaitez lier le document: écran client, écran commande, lettre, etc. 2. Ouvrez l'écran Client, Commande,... souhaité. Si vous souhaitez lier à une lettre dans le but de signaler la présence du document à un collègue, ouvrez d'abord une nouvelle lettre, remplissez le nom du client ainsi que le nom du collègue qui assurera le suivi du message. Remplissez un bref message concernant le document et appuyez sur F5 pour sauvegarder la lettre. 3. Mettez les documents à scanner sur la plaque de verre du scanner ou - si vous disposez d'un scanner avec sheetfeeder - dans le feeder de l'appareil. 4. Cliquez sur l'icône Scan. Briljant lance le scanner et scanne le document sur base des paramètres configurés. Vous pouvez également démarrer le scanner par l'icône Scan setup. Vous avez alors la possibilité de modifier les paramètres (par ex. la résolution) avant de scanner le document. Vous pouvez également cocher l'option Preview afin de voir le scan avant qu'il ne soit réellement effectué. Le document passé au scan est automatiquement lié à l'écran ou à la lettre. Lier à une lettre Avant d'effectuer un scan, la lettre doit avoir reçu un numéro, la lettre doit donc avoir été sauvegardée. Si ceci n'est pas le cas, la lettre n'existe pas et vous ne pouvez pas y lier de document. Continuer par consulter les documents et modifier les documents. 6

9 Archivage de documents Scanner et lier plusieurs documents simultanément Dans ce cas, il est conseillé d'utiliser un scanner avec insertion des feuilles automatique. Trois situations peuvent se produire, toutes nécessitant une procédure légèrement différente. 1. Plusieurs pages qui forment ensemble un seul document sont liées à un seul client. par ex. un demande d'offre de plusieurs pages. 2. Plusieurs pages dont chaque page forme un document distinct et destinées à plusieurs clients. 3. La combinaison des deux: votre pile de documents contient des documents de plusieurs pages pour un seul client et des documents pour plusieurs clients. 1. Procédure pour un document de plusieurs pages pour un seul client Étant donné que toutes les pages du document sont destinées à un seul client, vous pouvez scanner et lier ce document à partir d'un écran client ouvert. Chaque page est affichée en tant que fichier distinct (icône et nom). Mettez les documents dans le feeder du scanner et démarrez le scan comme décrit sous scanner et lier un document. 2. Procédure pour plusieurs pages pour plusieurs clients Étant donné que les pages sont toutes destinées à d'autres clients, vous ne pouvez effectuer le scan à partir d'un écran client ouvert ou d'une lettre. Scannez d'abord les documents vers le Presse-papier Briljant et lier les ensuite au clients, lettres, etc. à partir du Presse-papier. Le presse-papier Briljant est similaire au Presse-papier Windows. La grande différence réside dans le fait que le contenu du Presse-papier Briljant est sauvegardé, contrairement au contenu du Presse-papier Windows qui est supprimé. La structure du presse-papier Briljant est similaire à celle de l'explorateur Windows. Dans la partie gauche, vous apercevez une liste des répertoires. Il y a un répertoire pour le presse-papier général (visible pour tout le monde), un répertoire pour le presse-papier de l'utilisateur enregistré ainsi que des répertoires pour tous les membres du personnel et groupes créés dans le dossier Briljant en question. La partie droite affiche les fichiers. Lorsque vous ouvrez le presse-papier, le répertoire Presse-papier est automatiquement ouvert. Si vous travaillez avec des utilisateurs, ouvrez le Presse-papier [utilisateur]. Vous pouvez activer n'importe quel répertoire en double-cliquant sur le nom du répertoire. 1. Mettez les documents dans le feeder de votre scanner. 2. Ouvrez le Presse-papier Briljant en cliquant sur l'icône Presse-papier. 3. Démarrez le scanner comme décrit sous scanner et lier un document. Les documents sont scannés un par un et mis dans le presse-papier. Étant donné qu'il s'agit de fichiers graphiques, ils sont affichés comme petites images (thumbnails). 4. Fermez le presse-papier. 7

10 Briljant Archivage de documents 5. Pour lier les fichiers à partir du presse-papier, ouvrez l'écran souhaité, par ex. l'écran client. Chargez le nom du client et cliquez sur l'icône Documents. L'écran Documents est ouvert avec le numéro de client activé en haut à gauche. Cet écran affiche les documents déjà liés au client. Cliquez sur le nom du répertoire Presse-papier pour afficher les documents dans le presse-papier. Traînez ensuite les documents souhaités vers le répertoire avec le numéro de client. Vous pouvez adapter cet affichage en cliquant sur les icônes Zoom in, Zoom out, Une page ou Pleine page. Ces documents seront désormais liés au client. Traîner = déplacer un fichier. Traîner avec CTRL = copier un fichier. 3. Procédure pour documents composés pour un seul client et documents pour plusieurs clients Cette procédure est identique à la précédente. 1. Scannez la pile de documents dans le Presse-papier. 2. Ouvrez l'écran souhaité. 3. Cliquez sur l'icône Documents et traînez les fichiers vers l'emplacement souhaité. 4. Fermez les écrans Documents et Clients (ou Lettres). 5. Ouvrez le client suivant et appuyez sur l'icône Documents. Traînez les fichiers vers l'emplacement souhaité. 6. Répétez cette opérations jusqu'à ce que vous ayez lié tous les documents. 8

11 Archivage de documents Répartir les documents en sous-répertoires Lorsque vous cliquez sur l'icône Documents dans un client ouvert, tous les documents directement liés à ce client sont affichés. S'il s'agit d'une grande quantité de documents, il peut s'avérer utile de créer des groupes dans la partie droite de l'écran pour cataloguer les documents. Procédure pour créer des groupes 1. Ouvrez l'écran Documents à partir du client ouvert. 2. Cliquez avec la touche droite de la souris dans la partie droite de l'écran. 3. Choisissez Nouveau groupe <CTRL+INSERT> dans le menu de déroulement. 4. Cliquez sur Nouveau... et remplissez le nom du nouveau groupe. Si vous ne remplissez pas de nom, les groupes sont numérotés automatiquement. 5. Répétez cette procédure pour créer tous les groupes souhaités. 6. Le groupes nouvellement créés sont affichés comme onglets (cliquez éventuellement sur le bouton Nombre pour activer cet affichage. 7. Traînez les documents vers les différents onglets pour les grouper selon leur nature, type, etc. (Il n'est pas nécessaire de traîner tous les documents vers les groupes.) Lors de la création d'un nouveau groupe, vous pouvez également choisir un des groupes par défaut. Voir cidessous. Procédure pour créer des groupes par défaut Si vous souhaitez créer les mêmes groupes pour tous les clients, vous pouvez installer un modèle de groupe et ajouter tous les groupes en une fois à un client ouvert. 1. Ouvrez l'explorateur Windows et naviguez vers le répertoire \BRILJANT\MODÈLES. 2. Créez les répertoires de modèles comme sous-répertoires sous \MODÈLES, par ex. Demandes, Balances et Déclarations de TVA. Fermez l'explorateur Windows. 3. Ouvrez l'écran Documents à partir du client ouvert. 4. Cliquez avec la touche droite de la souris dans la partie droite de l'écran. 9

12 Briljant Archivage de documents 5. Choisissez Groupes par défaut <CTRL+SHIFT+INSERT> dans le menu de déroulement. Tous les groupes créés dans le modèle, sont ajoutés. Vous pouvez naviguer à travers les groupes par CTRL+ Flèche vers la gauche, Flèche vers la droite, Flèche vers le haut, Flèche vers le bas, PAGE UP, PAGE DOWN, HOME et END. 10

13 Archivage de documents Créer de nouveaux documents Vous pouvez créer de nouveaux documents, basés sur des modèles dans l'écran Documents. Procédure pour créer des modèles Créez les fichiers de base nécessaires sous Word et/ou Excel et sauvegardez-les sous le répertoire \BRILJANT\MODÈLE\DOC. Vous pouvez également créer des sous-répertoires sous ce répertoire afin d'obtenir une meilleure répartition des modèles. Mettre des séparateurs (lignes de séparation) entre les fichiers-modèles Pour afficher des séparateurs entre les fichiers dans la liste des fichiers-modèles, ajoutez des fichiers avec l'extension.sep Les A.SEP, B.SEP, C.SEP,... regrouperont dans ce cas les fichiers commençants respectivement par A, B, C, etc. et les groupes seront séparés par une ligné horizontale. Pour créer un fichier.sep, cliquez avec la touche droite de la souris dans l'explorateur et choisissez Nouveau, Fichier texte. Renommez le fichier vide en [X].SEP Procédure pour créer de nouveaux documents 1. Ouvrez l'écran Clients et chargez le nom du client. 2. Cliquez sur l'icône Documents pour ouvrir l'écran Documents. 3. Cliquez avec la touche droite de la souris dans la partie droite de l'écran et choisissez Nouveau document <INSERT> dans le menu de déroulement. 4. La liste des documents-modèles est affichée. Cliquez sur le fichier de votre choix et remplissez éventuellement un nouveau nom. Vous pouvez également accepter le nom proposé. 5. Le document est ajouté au presse-papier comme icône. Double-cliquez sur l'icône pour ouvrir le fichier dans l'éditeur adéquat (Word, Excel, etc.). 6. Modifiez le contenu ou ajoutez un contenu. Fermez l'application externe et confirmez la question pour sauvegarder le document. Le document est automatiquement lié au client. 11

14 Briljant Archivage de documents Consulter les documents Il y a plusieurs façons de rechercher et de consulter les documents, en fonction de l'écran auquel ils ont été liés. 1 Dans l'écran Clients 1. Ouvrez l'écran Clients et chargez le nom du client. Si des documents ont été liés à ce client, l'icône Documents sera activé. 2. Cliquez sur l'icône Documents pour ouvrir l'écran Documents. 3. Les documents scannés sont affichés en petites icônes. Vous pouvez les agrandir avec les icônes Zoom in, Zoom out, Une seule page ou Pleine page. Vous pouvez également remplir le nombre de lignes et de colonnes de pages affichés à l'écran et activer cet affichage par l'icône Nombre. 2 Dans les écrans Commandes, Livraisons, Lettres,... Voir procédure ci-dessus. 3. Dans les onglets historiques de l'écran Clients Vous pouvez activer la colonne Documents par la Gestion colonnes dans les onglets suivants: Offres, Commandes, Livraisons, Lettres, Réparations, Contrats de maintenance, Agenda, Aperçu et Rappels. Dès que vous ouvrez un de ces onglets, il sera indiqué dans la colonne Documents si des documents ont été liés. Cliquez sur le symbole dans la colonne Documents pour ouvrir l'écran Documents. Celui-ci vous permet de consulter, imprimer, ouvrir et modifier les documents liés. 12

15 Archivage de documents Traiter les documents Le menu de déroulement sous la touche droite de la souris dans l'écran Documents vous propose les fonctions suivantes pour modifier les documents. 1. Ouvrir document <ENTER>: ouvre le document dans l'éditeur adéquat (Word, Excel, Acrobat Reader,...). N'est pas destiné aux images. 2. Nouveau document <INSERT>: ouvre un nouveau document-modèle. 3. Modifier nom document <CTRL+N>: utile pour modifier le nom attribué automatiquement au document scanné en un nom plus significatif. Cette option vous permet également de modifier les noms des pages scannées qui forment un seul document. 4. Copier document <CTRL+N>: copier un document et lui attribuer un autre nom. 5. Imprimer document <CTRL+P>: imprimer le document. 6. Tourner image vers la gauche: tourne l'image vers la gauche. 7. Tourner image vers la droite: tourne l'image vers la droite. 8. Retourner l'image: tourne l'image à 180 pour corriger une erreur de scan. 13

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17 Index A Archivage document Consultation...14 Groupes et groupes par défaut...11 Nouveaux documents...13 Paramètres...2 Scan...7 Traitement...15 Archivage document...1 Archivage document