IBM SmartCloud for Social Business. IBMSmartCloudEngageetIBM SmartCloud Connections Guide d'administration

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1 IBM SmartCloud for Social Business IBMSmartCloudEngageetIBM SmartCloud Connections Guide d'administration

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3 IBM SmartCloud for Social Business IBMSmartCloudEngageetIBM SmartCloud Connections Guide d'administration

4 Important Avant d'utiliser le présent document et le produit associé, prenez connaissance des informations générales figurant à la section «Remarques», à la page 139. Notice d'édition Cette édition s'applique à la version de novembre 2013 d'ibm SmartCloud Engage et d'ibm SmartCloud Connections ainsi qu'à toutes les éditions et modifications suivantes sauf mention contraires indiquées dans les nouvelles éditions. LE PRESENT DOCUMENT EST LIVRE EN L'ETAT SANS AUCUNE GARANTIE EXPLICITE OU IMPLICITE. IBM DECLINE NOTAMMENT TOUTE RESPONSABILITE RELATIVE A CES INFORMATIONS EN CAS DE CONTREFACON AINSI QU'EN CAS DE DEFAUT D'APTITUDE A L'EXECUTION D'UN TRAVAIL DONNE. Ce document est mis à jour périodiquement. Chaque nouvelle édition inclut les mises à jour. Les informations qui y sont fournies sont susceptibles d'être modifiées avant que les produits décrits ne deviennent eux-mêmes disponibles. En outre, il peut contenir des informations ou des références concernant certains produits, logiciels ou services non annoncés dans ce pays. Cela ne signifie cependant pas qu'ils y seront annoncés. Pour plus de détails, pour toute demande d'ordre technique, ou pour obtenir des exemplaires de documents IBM, référez-vous aux documents d'annonce disponibles dans votre pays, ou adressez-vous à votre partenaire commercial. Vous pouvez également consulter les serveurs Internet suivants : v (serveur IBM en France) v (serveur IBM au Canada) v (serveur IBM aux Etats-Unis) Compagnie IBM France Direction Qualité 17, avenue de l'europe Bois-Colombes Cedex Copyright IBM France Tous droits réservés. Copyright IBM Corporation 2010, 2013.

5 Avis aux lecteurs canadiens Le présent document a été traduit en France. Voici les principales différences et particularités dont vous devez tenir compte. Illustrations Les illustrations sont fournies à titre d'exemple. Certaines peuvent contenir des données propres à la France. Terminologie La terminologie des titres IBM peut différer d'un pays à l'autre. Reportez-vous au tableau ci-dessous, au besoin. IBM France ingénieur commercial agence commerciale ingénieur technico-commercial inspecteur IBM Canada représentant succursale informaticien technicien du matériel Claviers Les lettres sont disposées différemment : le clavier français est de type AZERTY, et le clavier français-canadien de type QWERTY. OS/2 et Windows - Paramètres canadiens Au Canada, on utilise : v les pages de codes 850 (multilingue) et 863 (français-canadien), v le code pays 002, v le code clavier CF. Nomenclature Les touches présentées dans le tableau d'équivalence suivant sont libellées différemment selon qu'il s'agit du clavier de la France, du clavier du Canada ou du clavier des États-Unis. Reportez-vous à ce tableau pour faire correspondre les touches françaises figurant dans le présent document aux touches de votre clavier. Copyright IBM Corp. 2010, 2013 iii

6 Brevets Il est possible qu'ibm détienne des brevets ou qu'elle ait déposé des demandes de brevets portant sur certains sujets abordés dans ce document. Le fait qu'ibm vous fournisse le présent document ne signifie pas qu'elle vous accorde un permis d'utilisation de ces brevets. Vous pouvez envoyer, par écrit, vos demandes de renseignements relatives aux permis d'utilisation au directeur général des relations commerciales d'ibm, 3600 Steeles Avenue East, Markham, Ontario, L3R 9Z7. Assistance téléphonique Si vous avez besoin d'assistance ou si vous voulez commander du matériel, des logiciels et des publications IBM, contactez IBM direct au iv IBM SmartCloud for Social Business : IBM SmartCloud Engage et IBM SmartCloud Connections Guide d'administration

7 Chapitre 1. Administration Intégrez un réseau social et un service de collaboration en ligne dans une suite d'outils disponibles sur le Web. Un représentant de service clientèle IBM peut vous aider à sélectionner les services de messagerie et de collaboration les mieux adaptés à votre société. Pour plus d'informations sur les services offerts, accédez à IBM SmartCloud for Social Business et cliquez sur Qu'est-il possible de faire? Nouveautés dans l'administration d'ibm SmartCloud for Social Business Découvrez les fonctions qui ont été ajoutées depuis la dernière mise à jour. Commencez votre apprentissage sur un service SmartCloud Engage ou SmartCloud Connections Utilisez des services de type Cloud pour créer des communautés ou des activités ou permettre le partage de fichiers entre membres de votre organisation. Configurez votre compte d'organisation, lequel représente votre site dans IBM SmartCloud for Social Business. Vous pouvez personnaliser l'apparence de votre organisation afin que vos utilisateurs l'associent à votre société. Ou bien, vous pouvez spécifier des paramètres de sécurité pour les mots de passe ou définir des plages d'adresses IP. Environnement hybride SmartCloud Notes Les environnements hybrides combinent des services de type Cloud avec des outils sur site. Planifiez, configurez et administrez SmartCloud Notes dans un environnement hybride à l'aide d'outils sur site qui vous sont familiers. Environnement SmartCloud Notes de service uniquement Dans un environnement de service uniquement, les serveurs Domino sont dans le Cloud. Les tâches d'administration des utilisateurs incluent la gestion des comptes, des utilisateurs et des groupes. Pour que vous puissiez exécuter ces tâches, le rôle administrateur doit vous être affecté. IBM SmartCloud inotes Entrez et vérifiez le nom de domaine de votre organisation. Vous pouvez ensuite configurer les paramètres de votre organisation, gérer votre courrier électronique et vos contacts et envoyer des annonces par courrier électronique à vos utilisateurs. Copyright IBM Corp. 2010,

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9 Chapitre 2. Administration de SmartCloud Engage ou SmartCloud Connections Configurez le compte de l'organisation. Découvrez le site en cliquant sur Administration > Plan du site administratif dans la barre de navigation et en consultant le plan du site. v Changez l'apparence de votre organisation. Sélectionnez l'un des schémas de couleurs disponibles ou créez un schéma de couleurs personnalisé. Modifiez le logo de la barre de navigation. v Configurez les paramètres de compte de l'organisation. Mettez à jour les paramètres de sécurité, notamment l'expiration de mot de passe pour vos utilisateurs et les restrictions de plage d'adresses IP. Indiquez qui est répertorié dans l'annuaire public et gérez les abonnements. v Ajoutez des utilisateurs. Il est nécessaire de créer un compte pour un utilisateur pour que celui-ci puisse accéder à l'organisation. v Créez une annonce de bienvenue. Fournissez aux nouveaux utilisateurs les informations dont ils ont besoin. Par exemple, répertoriez les meilleures pratiques de l'organisation pour l'utilisation d'applications ou le partage de fichiers. Vous pouvez également inclure les personnes qu'un utilisateur peut contacter pour le support. Information associée : Initiation à IBM SmartCloud Engage pour les administrateurs (ouvre une nouvelle fenêtre) Copyright IBM Corp. 2010,

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11 Chapitre 3. Configuration système requise Consultez la configuration système requise pour IBM SmartCloud for Social Business. Information associée : Configuration requise (ouvre une nouvelle fenêtre) Copyright IBM Corp. 2010,

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13 Chapitre 4. Personnalisation de votre organisation Les administrateurs peuvent personnaliser l'apparence de leur organisation. Ils peuvent concevoir une page de l'organisation, définir un schéma de couleurs par défaut, ajouter des zones aux profils utilisateur et mettre à jour vos paramètres personnels. Conception de la page de votre organisation Créez une page publique qui représente votre organisation. Incluez des informations de contact et une brève description. Pourquoi et quand exécuter cette tâche Cette fonction est disponible pour les abonnements de collaboration. Pour pouvoir modifier ces paramètres, vous devez être connecté avec un compte d'administrateur. Procédure 1. Cliquez sur le nom de votre organisation dans la barre de navigation pour accéder à la page de l'organisation. 2. Cliquez sur Editer les informations. a. Ajoutez ou modifiez des informations générales sur votre organisation. Vous pouvez, par exemple, insérer un titre qui s'affiche avec le nom de votre organisation, une brève description de l'organisation, les informations de contact et le site Web de l'organisation. b. Cliquez sur Modifier pour remplacer l'image par défaut par une image personnalisée téléchargée. 3. Cliquez sur Personnaliser le thème de l'organisation pour modifier l'apparence de votre organisation. Sélectionnez Modifier pour les éléments à changer. Changez le schéma de couleurs en sélectionnant un schéma par défaut. Vous pouvez également sélectionner l'option de spectre afin de spécifier des couleurs pour des éléments particuliers. Enfin, vous pouvez ajouter un logo pour la barre de navigation ou choisir de masquer une image. Ces modifications affectent l'apparence pour tous les utilisateurs. Concepts associés : «Personnalisation de votre identité de marque», à la page 11 En tant que fournisseur, vous pouvez personnaliser les informations qui s'affichent lorsque vos clients se connectent à leur organisation. Le fait de modifier l'identité de marque des écrans visualisés par vos clients permet d'identifier le site par rapport à votre organisation. Tâches associées : «Ajout de votre logo à la barre de navigation» Vous pouvez personnaliser le site en ajoutant le logo de votre organisation à la barre de navigation. La personnalisation du logo de la barre de navigation ne modifie pas l'image qui s'affiche sur la page de connexion. Ajout de votre logo à la barre de navigation Vous pouvez personnaliser le site en ajoutant le logo de votre organisation à la barre de navigation. La personnalisation du logo de la barre de navigation ne modifie pas l'image qui s'affiche sur la page de connexion. Copyright IBM Corp. 2010,

14 Pourquoi et quand exécuter cette tâche L'ajout d'un logo personnalisé à la barre de navigation permet d'associer l'organisation à l'identité de votre marque. La personnalisation du logo s'effectue par la mise à jour du thème de l'organisation. Vous pouvez modifier le logo via l'option Paramètres de l'organisation ou en modifiant la page de l'organisation. Procédure 1. Cliquez sur Administration > Gérer l'organisation. 2. Cliquez sur Thème. 3. Cliquez sur Modifier dans la section Logo et téléchargez le nouveau logo. 4. Vérifiez que le logo n'est pas masqué en paramétrant Afficher le logo sur Afficher. Tâches associées : «Conception de la page de votre organisation», à la page 7 Créez une page publique qui représente votre organisation. Incluez des informations de contact et une brève description. Mise à jour des profils utilisateur Vous pouvez ajouter des zones personnalisées au profil utilisateur en vue de capturer les informations pertinentes pour votre organisation. Par défaut, un profil utilisateur inclut les zones correspondant au nom et à d'autres informations de contact. Procédure 1. Cliquez sur Administration > Gérer l'organisation. 2. Cliquez sur Personnalisation des profils. 3. Cliquez sur Ajouter. Entrez un nom de zone et sélectionnez le paramètre de confidentialité. Le paramètre de confidentialité détermine quels utilisateurs peuvent visualiser cette zone dans les profils utilisateur. Visible pour le public : toute personne pouvant voir le profil de l'utilisateur peut voir cette zone personnalisée. Utilisateurs : seuls les utilisateurs qui possèdent un compte IBM SmartCloud for Social Business peuvent voir cette zone personnalisée. Utilisateurs de la même organisation : seuls les autres membres de l'organisation de l'utilisateur peuvent voir cette zone personnalisée. Contacts du réseau : seuls les membres de l'organisation de l'utilisateur et les contacts réseau de l'utilisateur peuvent voir cette zone personnalisée. Résultats Les zones personnalisées sont ajoutées à vos profils d'utilisateurs en tant que zones facultatives. Définition des informations personnelles Vous pouvez afficher et mettre à jour vos paramètres personnels, à savoir, le nom, le niveau d'accès, le mot de passe et l'environnement local. Pourquoi et quand exécuter cette tâche Seules les options pour lesquelles l'option Modifier est affichée peuvent être éditées. 8 IBM SmartCloud for Social Business : IBM SmartCloud Engage et IBM SmartCloud Connections Guide d'administration

15 Procédure 1. Cliquez sur votre nom dans la barre de navigation. 2. Cliquez sur Paramètres de mon compte. 3. Cliquez sur Modifier pour mettre à jour vos nom, mot de passe, préférence de langue ou fuseau horaire. Création d'annonces d'organisation Vous pouvez envoyer des messages de diffusion à vos utilisateurs contenant des informations sur lesquelles vous voulez attirer leur attention. Les annonces sont affichées dans la Page d'accueil pour tous les utilisateurs de votre organisation. Ces annonces sont différentes des annonces système, qui sont envoyées par le support pour diffuser des messages relatifs au site à tous les utilisateurs. Par exemple, le support utilise les annonces système pour notifier les maintenances futures. Pourquoi et quand exécuter cette tâche Vous pouvez à tout moment afficher jusqu'à trois annonces par utilisateur. Vous pouvez créer et enregistrer jusqu'à huit annonces. Procédure 1. Cliquez sur Administration > Gérer l'organisation. 2. Développez la section portant le nom de votre organisation et cliquez sur Annonces. 3. Cliquez sur Ajouter une annonce et entrez les informations relatives à l'annonce. v Titre : Entrez le titre de votre annonce. Vous pouvez entrer jusqu'à 128 caractères mono-octet. v Texte du message : Entrez le contenu de l'annonce. Vous pouvez entrer jusqu'à 1000 caractères mono-octet. v Adresse URL : Facultative. Entrez une adresse Web à afficher dans l'annonce. v Description URL : Facultative. Entrez une description de l'adresse Web dans l'annonce. v Expiration: Facultatif. Par défaut, il n'existe pas de délai d'expiration pour les annonces. Pour définir une date d'expiration, sélectionnez Ce message expirera à une date donnée et entrez une date et une heure. La date et l'heure sont définies suivant votre fuseau horaire. 4. Pour enregistrer une annonce sans la diffuser, cliquez sur Enregistrer. Pour enregistrer une annonce et la diffuser à tous les utilisateurs, cliquez sur Enregistrer et activer. Résultats Pour activer une annonce qui a été enregistrée, cliquez sur la touche vers le bas correspondant à l'annonce concernée et sélectionnez Activer. Il est également possible de modifier, de désactiver ou de supprimer une annonce à partir de ce menu. Chapitre 4. Personnalisation de votre organisation 9

16 Tâches associées : «Abonnement des utilisateurs aux annonces système» Les annonces système sont créées par le support pour diffuser des messages relatifs au serveur, par exemple, les notifications de maintenance future. Elles sont différentes des annonces que les administrateurs peuvent créer et diffuser aux utilisateurs. Par défaut, les annonces système s'affichent après la connexion de l'utilisateur. Par ailleurs, les administrateurs peuvent choisir de faire suivre les annonces système vers les comptes de messagerie d'utilisateurs individuels. Abonnement des utilisateurs aux annonces système Les annonces système sont créées par le support pour diffuser des messages relatifs au serveur, par exemple, les notifications de maintenance future. Elles sont différentes des annonces que les administrateurs peuvent créer et diffuser aux utilisateurs. Par défaut, les annonces système s'affichent après la connexion de l'utilisateur. Par ailleurs, les administrateurs peuvent choisir de faire suivre les annonces système vers les comptes de messagerie d'utilisateurs individuels. Pourquoi et quand exécuter cette tâche En abonnant les utilisateurs pour qu'ils reçoivent les annonces système sous forme de messages électroniques, les administrateurs peuvent s'assurer que ces annonces sont bien lues sans avoir à compter sur la connexion éventuelle des utilisateurs. Procédure 1. Cliquez sur Administration > Gérer l'organisation. 2. Cliquez sur Comptes utilisateur. 3. Cliquez sur la flèche en regard de l'utilisateur que vous voulez abonner aux annonces système. 4. Sélectionnez S'abonner aux annonces. Que faire ensuite Pour interrompre l'envoi de messages électroniques à un utilisateur qui est abonné aux annonces système, cliquez sur Administration > Gérer l'organisation > Comptes utilisateur, cliquez sur la flèche en regard de l'utilisateur concerné, puis sélectionnez Annuler l'abonnement aux annonces. Tâches associées : «Création d'annonces d'organisation», à la page 9 Vous pouvez envoyer des messages de diffusion à vos utilisateurs contenant des informations sur lesquelles vous voulez attirer leur attention. Les annonces sont affichées dans la Page d'accueil pour tous les utilisateurs de votre organisation. Ces annonces sont différentes des annonces système, qui sont envoyées par le support pour diffuser des messages relatifs au site à tous les utilisateurs. Par exemple, le support utilise les annonces système pour notifier les maintenances futures. Utilisation des applications internes Vous pouvez donner à vos applications internes des droits d'accès à IBM SmartCloud for Social Business. Une application interne est une application utilisée par votre organisation et qui n'est pas disponible par défaut. Une fois enregistrées auprès du serveur, les applications internes deviennent accessibles aux utilisateurs de votre organisation. Pourquoi et quand exécuter cette tâche Pour que vous puissiez utiliser une application interne, cette dernière doit au préalable être enregistrée auprès du serveur. Les utilisateurs accèdent normalement à l'application enregistrée mais ils peuvent alors interagir avec le serveur. Par exemple, un utilisateur peut publier un fichier sur l'application, laquelle est ensuite accessible à partir de votre organisation. 10 IBM SmartCloud for Social Business : IBM SmartCloud Engage et IBM SmartCloud Connections Guide d'administration

17 L'enregistrement de l'application est implémenté à l'aide du protocole OAuth avec des paires clé/valeur confidentielle. Les protocoles OAuth 1.0 et OAuth 2.0 sont tous deux pris en charge. OAuth 2.0 comporte de nouvelles fonctions, telles que la possibilité de personnaliser la durée d'accès d'une application au serveur. Lorsque l'autorisation d'accès de l'application arrive à expiration, les utilisateurs sont invités à accorder à l'application un droit d'accès à leur compte. Avec OAuth 1.0, le droit d'accès d'une application dure quelques heures. Avec OAuth 2.0, vous pouvez choisir d'accorder à vos applications internes un droit d'accès pouvant aller jusqu'à 90 jours. Vous pouvez également choisir d'activer la prise en charge de votre application interne par OAuth 2.0 lors de son enregistrement. Procédure 1. Cliquez sur Administration > Gérer l'organisation. 2. Cliquez sur Applications internes. 3. Cliquez sur Enregistrer l'application. OAuth 1.0a est activé par défaut. Entrez un nom et une description pour l'application lorsque vous y êtes invité. Le nom et la description de votre application peuvent être modifiés à tout moment en cliquant sur le menu en regard de l'application et en sélectionnant Editer les propriétés. Le nom de l'application ne peut pas contenir plus de 50 caractères, et sa description plus de 1000 caractères. Sélectionnez Type OAuth pour activer OAuth 2.0. L'activation de OAuth 2.0 vous permet de sélectionner la durée d'accès et de spécifier une URL de rappel. La durée d'accès accordée définit l'intervalle de temps au bout duquel le droit d'accès de l'application interne au serveur expire. L'URL de rappel est utilisée pour envoyer des informations sensibles à votre serveur. L'envoi de ces informations via HTTPS est requise afin d'éviter tout risque d'interception. L'utilisateur utilise cette URL une fois l'accès approuvé ou refusé pour l'application. Pendant l'enregistrement, une clé et une valeur confidentielle sont affectées à votre application. Les applications enregistrées sont affichées dans Applications internes. Que faire ensuite Une fois votre application enregistrée, il peut être nécessaire de réinitialiser la paire clé/valeur confidentielle. Par exemple, vous pouvez réinitialiser ces valeurs si vous suspectez qu'elles ne sont plus sûres. Pour cela, cliquez sur le menu correspondant à l'application concernée et sélectionnez Réinitialiser les données d'identification. Veillez à mettre à jour votre application avec les nouvelles données d'identification. Pour afficher la paire clé/valeur confidentielle OAuth affectée à une application, cliquez sur le menu correspondant et sélectionnez Afficher les données d'identification. Pour révoquer l'accès de vos applications au serveur, cliquez sur le menu correspondant à ces dernières et sélectionnez Supprimer. Information associée : Open Authorization (ouvre une nouvelle fenêtre) Personnalisation de votre identité de marque En tant que fournisseur, vous pouvez personnaliser les informations qui s'affichent lorsque vos clients se connectent à leur organisation. Le fait de modifier l'identité de marque des écrans visualisés par vos clients permet d'identifier le site par rapport à votre organisation. Vous pouvez personnaliser les informations que les clients peuvent voir lorsqu'ils se connectent à leur organisation, réinitialisent leur mot de passe ou affichent leur page d'accueil. Ces modifications permettent de rendre votre marque visible par les clients et concernent également votre organisation. Chapitre 4. Personnalisation de votre organisation 11

18 Vous pouvez personnaliser les informations d'identité de marque suivantes : Logo de connexion Téléchargez l'image à utiliser comme logo dans les pages de connexion et de réinitialisation de mot de passe. Le logo de connexion est l'image qu'un utilisateur voit lorsqu'il se connecte à une organisation appartenant à votre client. Les utilisateurs qui se connectent à votre organisation voient également cette image. Ce logo ne s'affiche pas dans la barre de navigation. Le téléchargement d'une nouvelle image remplace l'image en cours. Si vous souhaitez conserver une copie de l'image en cours, téléchargez-la avant d'en télécharger une nouvelle. Cliquez sur Administration > Gérer l'organisation > Paramètres système > Thème pour mettre à jour le logo de connexion. Informations liées à l'organisation Personnalisez les informations relatives à votre organisation visualisées par vos clients. Le nom d'organisation défini ici s'affiche dans la page utilisée par les clients pour se connecter à leur organisation. Les informations détaillées relatives à l'organisation mentionnées ici s'affichent également lorsque des courriers électroniques sont envoyés à vos clients. Par exemple, le courrier électronique qui est envoyé lorsqu'un utilisateur est ajouté à votre organisation contient les informations relatives à votre organisation. Cliquez sur Administration > Gérer l'organisation et cliquez sur Identité de marque sous le nom de votre organisation pour mettre à jour les informations la concernant. Les informations spécifiées dans Identité de marque > Modifier les informations sur l'organisation n'affectent pas le nom d'organisation affiché dans la barre de navigation. Pour modifier le nom d'organisation qui s'affiche dans la barre de navigation et dans toute l'organisation, cliquez sur Administration > Gérer l'organisation > Paramètres du compte organisation. Liens Modifiez les liens qui s'affichent dans une organisation appartenant à votre client. Utilisez ces liens pour orienter les utilisateurs connectés sur une organisation qui appartient à votre client vers les informations relatives au propriétaire. Ces liens s'affiche dans le bas de page de Page d'accueil. Cliquez sur Administration > Gérer l'organisation et cliquez sur Identité de marque sous votre nom d'organisation pour mettre à jour les liens de votre organisation. Informations de support Modifiez les liens qui s'affichent dans votre organisation et dans une organisation appartenant à votre client. Utilisez ces liens pour orienter les utilisateurs connectés sur une organisation qui appartient à votre client vers les informations de support. L'URL de support s'affiche dans le menu Aide. L'URL de l'adresse électronique du support s'affiche dans le bas de page de Page d'accueil. Cliquez sur Administration > Gérer l'organisation et cliquez sur Identité de marque sous le nom de votre organisation pour mettre à jour vos informations de support. Si un client indique une adresse électronique de support pour son organisation dans sa section Administration > Gérer l'organisation > Paramètres système > Sécurité, cette adresse URL remplace celle que vous avez indiquée ici. Tâches associées : «Conception de la page de votre organisation», à la page 7 Créez une page publique qui représente votre organisation. Incluez des informations de contact et une brève description. 12 IBM SmartCloud for Social Business : IBM SmartCloud Engage et IBM SmartCloud Connections Guide d'administration

19 Chapitre 5. Configuration de comptes utilisateur Il est nécessaire de créer un compte pour un utilisateur pour que celui-ci puisse accéder à l'organisation. Seuls les administrateurs peuvent ajouter des comptes utilisateur. A chaque compte utilisateur est affecté un ou plusieurs rôles déterminant ce qu'un utilisateur peut voir et faire. Un utilisateur peut se voir attribuer plusieurs rôles. v Un utilisateur peut afficher une page de l'organisation, ajouter des fichiers et accéder aux paramètres personnels. L'utilisateur ne peut pas accéder aux paramètres de l'organisation, modifier des paramètres système tels que les options de sécurité, les options de profil, ni modifier les thèmes ou les logos de l'organisation. Seuls les utilisateurs peuvent disposer d'abonnements et accéder à du contenu. v Un développeur d'applications possède des droits d'accès suffisants pour intégrer les applications internes de son organisation, mais ne dispose pas de droit d'accès aux autres zones Administrateur. L'utilisateur ne peut pas accéder aux paramètres de l'organisation, modifier des paramètres système tels que les options de sécurité, les options de profil, ni modifier les thèmes ou les logos de l'organisation. Vous devez attribuer ce rôle à un utilisateur lorsque vous souhaitez qu'il accède aux Applications internes afin d'enregistrer des applications personnalisées via OAuth. Un développeur d'applications ne peut pas s'abonner à un service s'il ne dispose pas également du rôle d'utilisateur. v Un assistant de compte administrateur dispose des droits nécessaires pour réinitialiser les mots de passe de connexion de tous les utilisateurs. Toutefois, il ne peut pas réinitialiser des mots de passe IBM Notes. Il peut également renvoyer des invitations aux utilisateurs en attente. Un assistant de compte administrateur ne peut pas s'abonner à un service s'il ne dispose pas également du rôle d'utilisateur. v Un administrateur dispose des droits d'accès requis pour modifier tous les paramètres de l'organisation, tels que les informations et descriptions des contacts, les paramètres système tels que les options de sécurité, les règles de partage des fichiers et le thème de l'organisation. Il peut également ajouter ou supprimer des utilisateurs, gérer des rôles, affecter des privilèges d'administrateur ou des privilèges d'assistant de compte administrateur à des utilisateurs, activer des applications intégrées et gérer des abonnements. Les administrateurs peuvent également réinitialiser les mots de passe de connexion de tous les utilisateurs et les mots de passe Notes. Les administrateurs ne peuvent s'abonner à un service que si le rôle d'utilisateur leur a également été affecté. Ajout d'utilisateurs Pour pouvoir ajouter des utilisateurs vous devez disposer des privilèges d'administrateur. Avant de commencer Avant d'ajouter un utilisateur vous devez savoir quels rôles lui attribuer, les abonnements auxquels vous voulez lui donner accès et connaître son adresse électronique. Les abonnements sont classés par services de Collaboration ou de Courrier. Les services de Collaboration incluent des composants destinés au réseautage social tels que Activités, Communautés, Fichiers, Evénements et Réunions. Les composants disponibles pour votre organisation dépendent des offres achetées. Les services de Courrier incluent IBM SmartCloud Notes et IBM SmartCloud inotes. Si vous souhaitez ajouter plusieurs utilisateurs en même temps, contactez votre représentant de service clientèle pour demander l'activation du serveur d'intégration. IBM propose un service d'abonnement de serveur d'intégration afin de vous permettre de télécharger plusieurs utilisateurs à la fois depuis l'annuaire d'organisation de votre entreprise sur site vers votre annuaire d'organisation SmartCloud Engage. Ce service de téléchargement ajouter les utilisateurs à votre compte IBM SmartCloud for Social Business. Vous pouvez également utiliser le service de serveur d'intégration pour télécharger des modifications lorsque des informations sur les utilisateurs de l'annuaire de l'entreprise changent. Si vous disposez de SmartCloud inotes, vous pouvez télécharger des utilisateurs depuis votre annuaire de Copyright IBM Corp. 2010,

20 l'entreprise vers l'annuaire des contacts inotes. Pour plus d'informations, voir Demande d'activation du serveur d'intégration et Présentation du serveur d'intégration. Suivant les services sélectionnés pendant la création du compte initial, il peut exister plusieurs manières d'informer les utilisateurs de la création de leur nouveau compte. Pour les utilisateurs dotés d'un service de collaboration, les administrateurs fournissent une adresse électronique qui devient l'identité de compte de l'utilisateur. Ces utilisateurs reçoivent une invitation par courrier électronique à cette adresse. Lors de la définition d'un compte pour un utilisateur SmartCloud Notes, les administrateurs doivent fournir un mot de passe temporaire pour que le nouvel utilisateur puisse se connecter. Les administrateurs doivent indiquer aux nouveaux utilisateurs ce nouveau mot de passe temporaire. Lors de la configuration d'un compte pour des utilisateurs SmartCloud inotes, les administrateurs peuvent créer un mot de passe de connexion temporaire ou associer ce compte utilisateur à une autre adresse électronique externe à l'organisation. Une invitation peut être envoyée à l'adresse de courrier électronique externe. Procédure Pour ajouter un utilisateur, cliquez sur Administration > Gérer une organisation > Comptes utilisateur > Ajouter un compte utilisateur et indiquez les informations nécessaires pour chaque étape. 1. Spécifiez les paramètres utilisateur de base et affectez des rôles dans Informations utilisateur Le rôle Utilisateur doit être sélectionné pour que cet utilisateur puisse être abonné à un service. Sélectionnez Assistant de compte administrateur pour donner à un utilisateur la possibilité de réinitialiser les mots de passe pour d'autres utilisateurs ou de renvoyer des invitations en attente ou arrivées à expiration. Sélectionnez Administrateur pour accorder à cet utilisateur des droits d'administration. Sélectionnez Développeur d'applications pour les utilisateurs qui ont besoin d'enregistrer des applications internes. 2. Utilisez Abonnements pour sélectionner les services auxquels un utilisateur peut accéder, ajoutez un accès à une adresse électronique à partir d'un mobile et affectez du stockage supplémentaire à utiliser pour les fichiers ou le courrier électronique. Sélectionnez l'abonnement approprié à affecter à l'utilisateur. Vous pouvez également activer l'accès au courrier électronique via un mobile en sélectionnant l'option appropriée à partir de Modules complémentaires. Si votre organisation a acheté de la mémoire de stockage supplémentaire, vous pouvez allouer la quantité de stockage désirée à l'utilisateur ajouté. Quota de fichiers permet d'indiquer la quantité d'espace disque totale dont dispose un utilisateur pour télécharger des fichiers. Quota de messagerie permet d'indiquer la quantité d'espace disque totale dont dispose un utilisateur pour le stockage des courriers électroniques. La mémoire de stockage supplémentaire doit être spécifiée en nombre entiers, tels que 1 ou 2. N'utilisez pas de fractions ou de nombre décimaux. 3. Utilisez Modules complémentaires pour activer l'archivage de courrier électronique ou les périphériques mobiles. 4. Utilisez Connexion à un compte pour spécifier l'identité de compte d'un utilisateur. L'adresse électronique mentionnée ici devient l'id utilisé par l'utilisateur pour se connecter. Cette adresse électronique est connue comme étant l'identité de compte. Lorsque vous créez un compte utilisateur pour des abonnements de messagerie, les administrateurs peuvent spécifier des options supplémentaires. v Préférences de connexion initiale : Pour les utilisateurs SmartCloud Notes, les administrateurs doivent créer un mot de passe temporaire utilisé pour la connexion initiale. Pour les utilisateurs SmartCloud inotes, les administrateurs peuvent choisir de créer un mot de passe pour la connexion initiale ou de fournir une autre adresse électronique à laquelle sera envoyée l'invitation. v SmartCloud Notes uniquement : Les administrateurs peuvent indiquer le nom distinctif à utiliser. Ces zones sont facultatives, et si elles sont vides, SmartCloud Notes tente de les définir. 14 IBM SmartCloud for Social Business : IBM SmartCloud Engage et IBM SmartCloud Connections Guide d'administration

21 Résultats Une fois qu'un utilisateur est créé, le compte est à l'état en attente jusqu'à ce que l'utilisateur se connecte ou complète son enregistrement. A l'exception d'un compte créé avec un mot de passe temporaire, l'utilisateur reçoit un courrier électronique contenant un lien vers une page d'enregistrement une fois le compte créé. L'utilisateur doit alors cliquer sur ce lien et terminer le processus d'inscription en entrant les informations relatives au pays, au fuseau horaire et aux options de notification. Il peut également être invité à créer un mot de passe. Une fois cet enregistrement soumis, le nouvel utilisateur peut se connecter à son organisation. Si votre organisation a désactivé la vérification de la messagerie client, les nouveaux utilisateurs ne reçoivent pas de courriers d'invitation. Les administrateurs peuvent renvoyer des invitations pour les comptes en attente en cliquant sur la flèche située en regard d'un nom d'utilisateur et en sélectionnant Renvoyer une invitation. Cliquez sur Renvoyer toutes les invitations ayant expiré pour renvoyer toutes les invitations arrivées à expiration. Que faire ensuite Si votre organisation inclut SmartCloud Notes, lisez la documentation d'administration SmartCloud Notes relative à l'ajout et la mise à disposition des utilisateurs. Après qu'un utilisateur a été ajouté, ses invitations sont à l'état en attente. Les invitations en attente sont celles qui ne sont pas encore utilisées pour l'enregistrement et qui ne sont pas arrivées à expiration. Une invitation en attente expire approximativement après 28 jours. Lorsqu'une invitation en attente est arrivée à expiration, elle ne peut pas être utilisée pour l'enregistrement ni pour l'accès à l'organisation. Un administrateur ou un assistant de compte administrateur doit alors renvoyer l'invitation arrivée à expiration pour que l'utilisateur puisse s'enregistrer et se connecter. Vous pouvez vérifier l'état d'une invitation à tout moment en accédant à Comptes utilisateur. Chapitre 5. Configuration de comptes utilisateur 15

22 Concepts associés : «Présentation des rôles», à la page 23 Description des rôles disponibles pour les comptes utilisateur. Il est important de bien comprendre les différents rôles pour sélectionner ceux qui conviennent à vos utilisateurs. Chapitre 6, «Gestion des utilisateurs», à la page 19 Les administrateurs peuvent supprimer, suspendre ou modifier un compte utilisateur en cliquant sur la flèche en regard de l'utilisateur approprié. Ils peuvent également gérer des comptes utilisateur en renvoyant les invitations en attente ou en affichant les relevés utilisateur. «Présentation du serveur d'intégration», à la page 45 Le serveur d'intégration vous permet d'intégrer les informations d'application des accès utilisateur et d'intégration de groupes à partir de votre environnement d'administration sur site. Il vous permet aussi de télécharger des utilisateurs de l'annuaire d'entreprise de votre organisation vers l'annuaire des contacts d'entreprise SmartCloud inotes. Tâches associées : «Gestion des abonnements», à la page 25 Un administrateur peut lancer des abonnements gratuits à l'essai, acheter de nouveaux abonnements, afficher l'historique des abonnements ou choisir de transformer les abonnements à l'essai existants en abonnements réels en les achetant. Il est possible qu'aucun abonnement à l'essai ne soit disponible pour votre organisation. «Renvoi d'invitations», à la page 19 Un administrateur ou un assistant de compte administrateur peut renvoyer des messages électroniques d'invitation arrivés à expiration ou en attente, que ce soit à tous les comptes utilisateur en attente ou à des comptes particuliers. Le courrier électronique d'invitation contient un lien que les utilisateurs doivent utiliser pour finaliser leur enregistrement. Une fois l'enregistrement terminé, l'utilisateur peut se connecter. «Réinitialisation des mots de passe et renvoi des invitations», à la page 18 Un utilisateur possédant un rôle Assistant de compte administrateur peut réinitialiser les mots de passe utilisateur pour le site ou renvoyer les invitations en attente ou arrivées à expiration. Les assistants de compte administrateur ne peuvent pas réinitialiser des mots de passe IBM Notes. «Demande d'activation du serveur d'intégration», à la page 45 Pour pouvoir utiliser le serveur d'intégration, l'administrateur doit contacter un représentant du service clientèle IBM SmartCloud for Social Business pour en demander l'activation. Information associée : Documentation produit pour SmartCloud Notes (ouvre une nouvelle fenêtre) Liste de documentation IBM SmartCloud for Social Business disponible. Ouvre une nouvelle fenêtre. Activation des applications tierces intégrées Ajoutez des solutions intégrées provenant de vos partenaires commerciaux pour améliorer la productivité des utilisateurs. Ces offres de type Cloud Computing (basées sur l'utilisation d'un nuage) permettent à votre équipe de travailler plus efficacement. Procédure 1. Cliquez sur Administration > Gérer l'organisation. 2. Cliquez sur Applications tierces intégrées pour afficher les applications tierces prises en charge. 3. Cliquez sur Activer au niveau de l'application appropriée afin de la mettre à la disposition de vos utilisateurs. Les applications intégrées sont désactivées par défaut. En sélectionnant Activer, les administrateurs peuvent activer une application intégrée pour un compte utilisateur particulier ou pour tous les comptes utilisateur. En sélectionnant Activer pour tous les utilisateurs actuels dans la description de l'application, cette dernière est activée pour l'organisation et tous les utilisateurs en cours. 16 IBM SmartCloud for Social Business : IBM SmartCloud Engage et IBM SmartCloud Connections Guide d'administration

23 Pour personnaliser la durée d'accès d'une application à IBM SmartCloud for Social Business, définissez la durée d'accès accordée. Ladurée d'accès accordée définit l'intervalle de temps au bout duquel le droit d'accès de l'application intégrée à IBM SmartCloud for Social Business expire. Lorsque l'autorisation d'accès de l'application arrive à expiration, les utilisateurs sont invités à accorder à l'application un droit d'accès à leur compte. 4. Mettez l'application à la disposition d'un utilisateur. Pour qu'un utilisateur puisse accéder à une application intégrée, un administrateur doit l'activer dans le compte utilisateur approprié. a. Cliquez sur Administration > Gérer l'organisation > Comptes utilisateur. b. Cliquez sur la flèche en regard de l'utilisateur qui a besoin d'accéder à l'application intégrée et sélectionnez Ajouter des applications tierces. c. Sélectionnez les applications intégrées auxquelles l'utilisateur doit pouvoir accéder. Que faire ensuite Chaque fois qu'une application intégrée est activée pour un compte utilisateur, cet utilisateur reçoit une notification par courrier électronique. Il peut être nécessaire de compléter la configuration pour chaque application avant sa mise à disposition. Pour plus d'informations, reportez-vous à la documentation relative à l'application tierce intégrée. Vous pouvez réinitialiser l'accès des applications intégrées à IBM SmartCloud for Social Business. Si vous utilisez une application après la réinitialisation des droits d'accès, vous êtes invité à autoriser l'accès de cette application à votre contenu. Exigences liées aux mots de passe Les nouveaux utilisateurs dont les comptes ont été créés avec un mot de passe temporaire sont invités à créer un mot de passe lors de la connexion initiale. Les utilisateurs dont les mots de passe sont réinitialisés doivent également créer de nouveaux mots de passe lors de leur prochaine connexion. Ces mots de passe doivent respecter des exigences de longueur et de caractères. Tous les mots de passe de site doivent respecter les règles suivantes : v Ils doivent comporter au moins huit caractères. v Ils doivent comporter au moins un caractère non alphabétique et au moins quatre caractères alphabétiques. v Ils ne doivent pas comporter plus de deux caractères répétitifs ni un espace. v Ils ne doivent pas correspondre à l'un des huit derniers mots de passe. v Ils ne doivent pas contenir votre nom ou votre adresse électronique. Les utilisateurs peuvent cliquer sur Mot de passe oublié? pour obtenir une réinitialisation de leur mot de passe. Ce lien permet de réinitialiser le mot de passe de l'organisation, mais pas nécessairement le mot de passe de messagerie. Les administrateurs et les assistants de compte administrateur peuvent réinitialiser des mots de passe en cliquant sur la flèche située en regard d'un utilisateur répertorié dans Comptes utilisateur et en sélectionnant Réinitialiser le mot de passe. Les assistants de compte administrateur peuvent réinitialiser le mot de passe de connexion d'un utilisateur, mais ils ne peuvent pas réinitialiser des mots de passe IBM Notes. Les administrateurs peuvent réinitialiser les mots de passe de connexion et les mots de passe IBM Notes. Les utilisateurs qui se connectent en cliquant sur Utiliser la connexion de Mon organisation utilisent une identité fédérée et ne peuvent réinitialiser leurs mots de passe qu'en suivant le processus de leur société. Les administrateurs peuvent activer des paramètres de sécurité afin d'appliquer des délais d'expiration pour les mots de passe en sélectionnant Paramètres système > Sécurité. Lorsqu'un utilisateur se connecte avec un mot de passe arrivé à expiration, il est invité à le réinitialiser. Chapitre 5. Configuration de comptes utilisateur 17

24 Pour éviter le recyclage de mot de passe, un utilisateur peut réinitialiser son mot de passe une seule fois par 24 heures. Toutefois, les administrateurs et assistants de compte administrateur peuvent à tout moment réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur. Tâches associées : «Définition du délai d'expiration des mots de passe», à la page 24 Par défaut, les mots de passe n'ont pas de délai d'expiration. L'application d'un délai d'expiration aux mots de passe permet de les modifier fréquemment. Les administrateurs peuvent définir un intervalle d'expiration des mots de passe pour tous les utilisateurs. Réinitialisation des mots de passe et renvoi des invitations Un utilisateur possédant un rôle Assistant de compte administrateur peut réinitialiser les mots de passe utilisateur pour le site ou renvoyer les invitations en attente ou arrivées à expiration. Les assistants de compte administrateur ne peuvent pas réinitialiser des mots de passe IBM Notes. Pourquoi et quand exécuter cette tâche Un assistant de compte administrateur peut faciliter la gestion des utilisateurs dans une organisation en renvoyant les invitations afin que les administrateurs n'aient pas à le faire. Le message électronique d'invitation qui est renvoyé contient un lien que les utilisateurs doivent utiliser pour finaliser leur enregistrement. Une fois l'enregistrement terminé, l'utilisateur peut se connecter. Les assistants de compte administrateur peuvent également réinitialiser les mots de passe des utilisateurs qui sont dans l'impossibilité de le faire eux-mêmes car leur mots de passe ont été définis il y a moins de 24 heures. Le renvoi des invitations n'est pas pris en charge pour les utilisateurs créés uniquement avec l'option de mot de passe. Par exemple, les utilisateurs SmartCloud Notes ayant des comptes en attente ne peuvent pas recevoir une invitation par courrier électronique car ces comptes sont créés avec un mot de passe. Toutefois, il est possible de renvoyer les invitations des utilisateurs SmartCloud inotes créés avec une deuxième adresse électronique, car ces invitations sont envoyées à l'adresse spécifiée comme deuxième adresse électronique. Procédure v Réinitialisez les mots de passe utilisateur. 1. Cliquez sur Administration. 2. Sélectionnez la flèche en regard de l'utilisateur dont le mot de passe doit être changé. Vous pouvez également cliquer sur le nom de l'utilisateur. 3. Sélectionnez Réinitialiser le mot de passe. Répondez aux invites pour réinitialiser le mot de passe. 4. Signalez à l'utilisateur le changement de mot de passe. L'utilisateur n'est pas automatiquement informé de la réinitialisation du mot de passe. Veillez à communiquer ce changement à l'utilisateur, avec le nouveau mot de passe, le cas échéant. v Vous pouvez renvoyer les invitations en attente ou arrivées à expiration. 1. Cliquez sur Administration pour accéder aux Comptes utilisateur. 2. Pour renvoyer toutes les invitations expirées, cliquez sur Renvoyer toutes les invitations ayant expiré. Vous pouvez également renvoyer une invitation expirée ou en attente à un utilisateur particulier en cliquant sur son nom ou sur la flèche en regard de ce dernier. Tâches associées : «Ajout d'utilisateurs», à la page 13 Pour pouvoir ajouter des utilisateurs vous devez disposer des privilèges d'administrateur. Information associée : Documentation produit pour SmartCloud Notes (ouvre une nouvelle fenêtre) Liste de documentation IBM SmartCloud for Social Business disponible. Ouvre une nouvelle fenêtre. 18 IBM SmartCloud for Social Business : IBM SmartCloud Engage et IBM SmartCloud Connections Guide d'administration

25 Chapitre 6. Gestion des utilisateurs Les administrateurs peuvent supprimer, suspendre ou modifier un compte utilisateur en cliquant sur la flèche en regard de l'utilisateur approprié. Ils peuvent également gérer des comptes utilisateur en renvoyant les invitations en attente ou en affichant les relevés utilisateur. Tâches associées : «Ajout d'utilisateurs», à la page 13 Pour pouvoir ajouter des utilisateurs vous devez disposer des privilèges d'administrateur. Renvoi d'invitations Un administrateur ou un assistant de compte administrateur peut renvoyer des messages électroniques d'invitation arrivés à expiration ou en attente, que ce soit à tous les comptes utilisateur en attente ou à des comptes particuliers. Le courrier électronique d'invitation contient un lien que les utilisateurs doivent utiliser pour finaliser leur enregistrement. Une fois l'enregistrement terminé, l'utilisateur peut se connecter. Pourquoi et quand exécuter cette tâche Les invitations en attente sont celles qui n'ont pas été utilisées pour l'enregistrement et qui ne sont pas arrivées à expiration. Une invitation en attente expire approximativement après 28 jours. Lorsqu'une invitation en attente arrive à expiration, elle ne peut pas être utilisée pour l'enregistrement auprès de l'organisation tant que l'administrateur ou l'assistant de compte administrateur n'a pas renvoyé l'invitation arrivée à expiration. Le renvoi des invitations n'est pas pris en charge pour les utilisateurs créés uniquement avec l'option de mot de passe. Par exemple, les utilisateurs SmartCloud Notes ayant des comptes en attente ne peuvent pas recevoir une invitation par courrier électronique car ces comptes sont créés avec un mot de passe. Toutefois, il est possible de renvoyer les invitations des utilisateurs SmartCloud inotes créés avec une deuxième adresse électronique, car ces invitations sont envoyées à l'adresse spécifiée comme deuxième adresse électronique. Seuls les administrateurs ont accès à Administration > Gérer l'organisation. Procédure 1. Les administrateurs cliquent sur Administration > Gérer l'organisation. Si vous êtes assistant de compte administrateur, cliquez sur Administration. 2. Cliquez sur Comptes utilisateur. 3. Renvoyez le courrier électronique d'invitation. Vous pouvez ajouter un contenu personnalisé au courrier électronique d'invitation. v Cliquez sur Renvoyer toutes les invitations ayant expiré pour renvoyer le courrier électronique d'invitation à tous les comptes arrivés à expiration. v Cliquez sur la flèche en regard du compte utilisateur en attente concerné et sélectionnez Renvoyer une invitation afin de renvoyer le courrier électronique d'invitation à un compte utilisateur particulier. Copyright IBM Corp. 2010,