SELIWEB Gestion d'un SEL sur Internet. Manuel utilisateur partie gestion

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1 SELIWEB Gestion d'un SEL sur Internet Manuel utilisateur partie gestion Philippe LE DUIGOU Versions de Seliweb V /2008 V /2010 Version du manuel V V / rédaction non terminée Gestion du SEL sur Internet 1/12

2 Table des matières 1 Introduction Principes de base Deux logiciels en un Communication Contrôle Le vocabulaire du sel Console de gestion MEMBRES Membres internautes Membres Non internautes Adhésions Internet à suivre Les annonces Rattachement à une famille Membres d'une famille ASSOCIATION Membres actifs à renouveler Cotisations d'un exercice Banque - euros Caisse - euros Compte en unités CA Ordre du jour TRANSACTIONS Saisir une transaction Consulter les transactions Consulter un compte AFFICHAGE WEB Adhésions Ajouter un adhérent Suivi des adhésions Transactions Saisir une transaction Consulter les transactions Consulter un compte Etats Paramètres Login administrateur Gestionnaires Droits Gestionnaires paramètres généraux Titre du sel Titre du sel Unité au singulier Unité au pluriel URL partie publique URL partie console de gestion Acceptez-vous les personnes morales? N du compte du SEL Reprise des membres...10 Gestion du SEL sur Internet 2/12

3 Premier mois de la période de cotisation Gestion d'une antenne Bouton Blog Reprise des membres Blog interne du site URL du Blog partie publique Gestion des mails Années de cotisation Libellés des cotisations Moyens de paiement Outils Administrateurs Reprise des membres Non internaute -> internaute Activer désactiver un membre...12 Gestion du SEL sur Internet 3/12

4 1 Introduction Les SEL ont pour but de favoriser l'échange de biens et de services en gommant ce qui pourrait en être un frein : le manque de monnaie. Conséquemment des contacts sont recréés entre les adhérents. Aujourd'hui, véritable révolution, Internet favorise les échanges et les contacts, pour un faible coût. Il nous a semblé intéressant de mettre les avantages d'internet au service des SEL, tout en gardant à l'esprit qu'il ne fallait pas augmenter la fracture numérique. Le logiciel a été développé par deux stagiaires informatiques à partir d'une application existante. Il a été repris et développé par Philippe LE DUIGOU à partir de Juin Technologies employées : Php et MySql. A partir d'avril 2010, le projet a été ouvert à tous, gratuitement, dans le cadre d'un projet Open Source. La version de ce manuel correspond aux développements faits au cours de l'année Comprenez donc qu'il manque de nombreuses parties et que certaines partie décrites ici ont été modifiées. 2 Principes de base 2.1 Deux logiciels en un Le logiciel est accessible sur le web à tous les adhérents du SEL sur une partie que nous appellerons ci-dessous 'partie publique'. Ils déposent et mettent à jour leur coordonnées et annonces par le biais de leur espace personnel accessible avec un mot de passe. Pour ceux qui n'ont pas Internet, l'association se charge de ces saisies par un logiciel appelé 'console de gestion'. La console de gestion est l'outil des gestionnaires de l'association. A terme, tous les besoins informatiques pour le SEL devraient être disponibles dans cette console. L'association peut prévoir de répartir les saisies entre plusieurs membres du Conseil d'administration (par quartier, par exemple) ou bien mettre un ordinateur à disposition lors de ses permanences pour faire les modifications avec l'adhérent concerné. Ci dessous, nous parlerons d'internautes et de non internautes. Gestion du SEL sur Internet 4/12

5 2.2 Communication La partie publique est un espace de communication de l'association vers tout membre ou non membre. Les annonces sont visibles sur Internet. Les coordonnées de contact ne sont accessibles qu'aux adhérents. 2.3 Contrôle L'association doit garder le contrôle sur l'outil Internet. Ex : toutes les demandes d'adhésion faites sur la partie publique doivent être validées sur la console de gestion pour être opérationnelles. 2.4 Le vocabulaire du sel Membre ou adhérent : est membre toute personne qui participe au SEL. Elle a un compte pour créer supprimer ses annonces. Adhérent : est adhérent, tout membre qui a payé sa cotisation. Les membres d'une même famille ne sont pas tous adhérents. Seul le 'chef de famille' paye la cotisation. Internaute, non Internaute. Tous les membres internautes ont accès à leur compte à partir de la partie publique. Les membres du SEL n'ont pas accès à leurs annonces. Les membres non internautes, n'ayant pas d'accès internet par définition, doivent faire saisir leurs annonces par les membres du CA qui le font dans l'interface de gestion. Un membre non internaute qui veut faire saisir ses annonces par un voisin depuis l'interface publique doit être enregistré comme membre internaute. 3 Console de gestion Accessible sur internet à l'adresse choisie par le SEL, suivi de /console_sel. Ex : MEMBRES Membres internautes Affiche la liste des membres internautes et donne accès au détail de la fiche de chaque membre (pas de modification. Ce sont les internautes qui font leurs propres modifications). Le lien 'Ajouter un Membre' permet de créer la fiche d'une personne morale ou d'une personne physique Gestion du SEL sur Internet 5/12

6 3.1.2 Membres Non internautes Par définition, ceux qui n'ont pas accès à internet. Ils son gérés par le CA du SEL qui saisit leurs coordonnées et leurs annonces. Un non internaute qui ouvre son compte chez un ami et se sert de l'interface publique est considéré comme un membre internaute (il ne dépend pas du CA) Adhésions Internet à suivre A regarder souvent. Affiche la liste des membres ayant rempli le formulaire 'demande d'adhésion' dans la partie publique. Lorsque l' inscription est complète (Vous avez reçu tous les documents), vous devez valider son inscription pour que le compte du membre devienne accessible. Au moment de la validation, un mail est envoyé au membre lui indiquant qu'il peut créer ses annonces Les annonces Permet de saisir les annonces des non internautes. Choisissez le membre non internaute pour accéder à ses annonces Rattachement à une famille Certains SELs fournissent une adhésion 'Famille'. C'est à dire que pour une même cotisation, les membres de la famille pourront ouvrir autant de comptes qu'ils le souhaitent. Ce menu permet de rattacher un compte déjà créé à un autre compte qui deviendra 'chef de famille'. Seul le 'chef de famille' pourra payer sa cotisation dans 'Saisir une cotisation'. Le membre 'rattaché' ne sortira pas dans la liste des membres à renouveler Membres d'une famille Affiche la liste de tous les 'Chefs de famille'. Dans la liste,le bouton 'détail' affiche la liste des membres rattachés pour le membre sélectionné. 3.2 ASSOCIATION Membres actifs à renouveler Permet de comparer les adhérents de deux exercices. En tête de page, saisissez les deux exercices concernés et cliquez sur OK. La liste de tous les membres actifs de la base de données (au moment ou vous éditez la liste) apparaît. Pour chaque exercice est indiqué le montant de la cotisation payée. Cet écran est pratique pour gérer les renouvellements de cotisations en début d'exercice. Gestion du SEL sur Internet 6/12

7 3.2.2 Cotisations d'un exercice Affiche la liste de tous les membres ayant réglé leur cotisation pour l'exercice demandé. Détermine le nombre d'adhérents de votre association pour l'exercice saisi Banque - euros Affiche la liste des écritures de votre compte banque. Ajouter une écriture permet d'ajouter un crédit ou un débit. Les écritures ajoutées ici sont modifiables. Les écritures de cotisation ne peuvent être modifiées dans ce formulaire. Le solde créditeur ou débiteur apparaît en haut de la liste Caisse - euros Affiche la liste des écritures de votre caisse. Fonctionne comme le compte banque Compte en unités Affiche la liste des écritures du compte SEL dans l'unité que vous avez choisie. Y apparaissent les cotisations en unités, les transactions faites avec le SEL, les écritures pour solder les comptes avant fermeture, les transactions intersel CA Ordre du jour Il s'agit d'un aide mémoire pour organiser les réunions du CA. Permet à chaque gestionnaire d'ajouter un ordre du jour. La liste des ordres du jour est imprimée avant le CA (menu éditions) et les ordres du jour sont traités dans l'ordre défini par le CA. 3.3 TRANSACTIONS Saisir une transaction Cet écran permet de saisir une transaction entre un adhérent et un autre. Lorsque l'on clique sur ajouter, un écran récapitulatif de la transaction apparaît et on peut soit valider la transaction, soit la corriger. Le résultat de la saisie est visible dans le compte du membre ou dans 'Consulter les transactions' Consulter les transactions Cet écran affiche toutes les transactions saisies par ordre de transaction. Le détail des deux écritures constituant la transaction est également affichée. En bout de ligne, on peut cliquer sur modifier la transaction. Les cotisations doivent être modifiées dans le menu cotisation d'un exercice. (Non disponible en version 0.4 vérifier la date de livraison sur Gestion du SEL sur Internet 7/12

8 3.3.3 Consulter un compte Ce menu est identique au menu transactions du compte d'un membre accessible dans la partie publique. Affiche la liste des transactions d'un membre. XXXXXXXXXDEBUT ZONE A TRAITER XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 3.4 AFFICHAGE WEB Les 3 menus règlement intérieur, actualité et Faq servent à publier des informations visibles sur la partie publique du site. Le menu rubrique sert à saisir les rubriques de base pour classer et trier les annonces. 3.5 Adhésions En cours de développement 1.1 Ajouter un adhérent En cours de développement Suivi des adhésions 3.6 Transactions Saisir une transaction Consulter les transactions Consulter un compte 3.7 Etats Catalogue des offres Catalogue des demandes trié par offres puis rubriques trié par demandes puis rubrique Gestion du SEL sur Internet 8/12

9 Catalogue par rubrique Catalogue des adhérents Liste des adhérents Liste des rubriques Comptes par adhérent trié par rubrique puis regroupement offres et demandes liste avec adresses de tous les adhérents actifs Nom, prénom et numéro d'adhérent numéro et nom de la rubrique Donne le détail des écritures par adhérent et leur solde XXXXXXXXX FIN ZONE A TRAITER XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 3.8 Paramètres Login administrateur permet de changer le mot de passe admin. A changer dès votre première connexion Gestionnaires Permet d'indiquer les membres qui ont accès à la console de gestion. Les membres doivent être créés pour pouvoir leur donner accès Droits Gestionnaires Ce menu sera mis en service dans la V paramètres généraux Permet d'indiquer les membres qui ont accès à la console de gestion Titre du sel Apparaît sur la page du site public Titre du sel 2 Apparaît sur la page du site public sous le titre du SEL Unité au singulier Indiquez ici le nom de la monnaie d'échange que vous utilisez, Ex : Val, Gousse d'ail, Cerneau Unité au pluriel Indiquez ici le nom de la monnaie d'échange telle qu'elle doit être écrite au pluriel. Ex : Vals, Gousses d'ail, Cerneaux. (Sert à écrire les soldes) Gestion du SEL sur Internet 9/12

10 URL partie publique Indiquez ici l'url de votre site : Suite au test fait par seliweb votre url apparaîtra en vert si elle est valide, en rouge si Seliweb ne l'a pas trouvée. Permet à Seliweb de renvoyer sur la page d'accueil en cas de déconnexion URL partie console de gestion Indiquez ici l'url de la console de votre site : Suite au test fait par seliweb votre url apparaîtra en vert si elle est valide, en rouge si Seliweb ne l'a pas trouvée. Permet à Seliweb de renvoyer sur la page d'accueil de la console en cas de déconnexion Acceptez-vous les personnes morales? Si vous indiquez oui, Seliweb vous affichera le formulaire de saisie des personnes morales (Disponible en V 0.4) N du compte du SEL En général c'est le n 1. Le nom du compte sera modifiable dans la V 0.4 Si le compte du SEL n'est pas créé, il faut le faire avant de saisir des transactions de crédit exceptionnel ou de solde de compte Reprise des membres Affiche en cours si vous êtes en période d'installation. Utilisez le menu 'outils administrateur', 'reprise des membres' pour saisir les membres déjà existants. Une fois ce travail effectué, passez le paramètre à 'transfert terminé'. Seliweb pourra ainsi numéroter les nouveaux membres dans un ordre qui se suit Premier mois de la période de cotisation Indiquez le premier mois de la période de cotisation Si votre période de cotisation commence en septembre, indiquez 09. sert au renouvellement des cotisations. Gestion du SEL sur Internet 10/12

11 Gestion d'une antenne Permet de gérer une antenne, sous partie autonome d'une association. Certains sels étendus sur des départements assez grands, mais faibles en densité, sont obligés de créer des antennes. Certains adhérents ont besoin d'être gérés par les responsables de cette antenne. Activer ce paramètre permet : - de saisir les antennes (menu Paramètres, Antennes) - de pouvoir rattacher chaque membre à une antenne (donc de les localiser) Bouton Blog Permet d'afficher le bouton Blog sur la partie publique du site. Nécessite d'avoir un Blog avant de répondre oui!! Reprise des membres Affiche en cours si vous êtes en période d'installation. Utilisez le menu Blog interne du site Désuet, doit disparaitre URL du Blog partie publique Indiquez ici l'url de votre blog : Suite au test fait par seliweb votre url apparaîtra en vert si elle est valide, en rouge si Seliweb ne l'a pas trouvée Gestion des mails Permet de gérer le contenu des mails envoyés automatiquement par Seliweb. Certains mails sont de type envoyés (ex mail type identifiants perdus), certains sont de types reçus (ex : mail qui averti le Sel d'une demande d'adhésion). Complétez de manière précise les adresses mails d'expédition et de réception Années de cotisation Chaque exercice doit être créé pour apparaître dans la saisie des cotisations. Créez les 2 ou 3 exercices à venir. Avant de saisir les cotisations, pensez à renseigner le paramètre général 'premier mois de la période de cotisation'. Gestion du SEL sur Internet 11/12

12 3.8.7 Libellés des cotisations Saisissez ici les libellés qui apparaitront dans l'écran saisir une cotisation. Ex : adhésion annuelle, renouvellement d'adhésion Moyens de paiement Présents pour information, mais non modifiables. 3.9 Outils Administrateurs Reprise des membres Une fois les paramètres mis à jour, utilisez le menu 'Reprise des membres pour créer les membres d'après votre ancienne numérotation. (Lorsque la reprise des membres sera terminée, Seliweb attribuera lui-même les numéros de membre à partir du plus haut numéro trouvé dans la base) Non internaute -> internaute Permet de passer un internaute en non internaute au cas ou il n'a plus d'ordinateur, ou de passer un non internaute en internaute s'il a acheté un ordinateur Activer désactiver un membre Permet de stopper le compte d'un membre en cas de problème de publication d'annonces ou en cas de départ. Gestion du SEL sur Internet 12/12