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1 Service Public Fédéral FINANCES Bruxelles, le 26 septembre 2012 Service d encadrement LOGISTIQUE Boulevard du Roi Albert II, BRUXELLES Séance de questions/réponses Cahier spécial des charges n S&L/AO/308/2012 A. Dispositions Générales 1. Objet du marché Tranche ferme - Page 5 (NL) point 3 : «Le démontage et l enlèvement de l ensemble du système actuel de surveillance et de contrôle d accès dans le complexe du NORTH GALAXY.» Q : Quel est le système actuellement en place? Le câblage de ce système doit-il aussi être démonté? R : Il y a lieu de démonter les serveurs, postes de travail, dispositifs de contrôle d'accès (lecteurs de badges et autres dispositifs de contrôle), les caméras, les portiques de sécurité, les composants électroniques conservés dans des armoires techniques, et éventuellement les armoires ellesmêmes, si elles ne sont plus utilisées, qui constituent l'actuel système de surveillance et de contrôle d'accès du bâtiment North Galaxy. En de nombreux endroits, ce démontage est nécessaire pour permettre l'installation des nouveaux équipements. En ce qui concerne le câblage, le cahier de charge ne demande pas explicitement le retrait systématique et intégral de tous les câbles devenus inutiles. Le retrait des câbles est néanmoins souhaités, là où ils sont visibles ou aisément accessibles, et s'ils peuvent être retirés sans risques pour les autres câbles occupant le même chemin de câble. Il est également souhaitable d'enlever les câbles sous tubes devenus inutiles, de même que les tubes et goulottes apparentes devenues inutiles. Les câbles d'alimentation électrique devenus inutiles et qui ne peuvent pas être enlevés doivent être neutralisés (débranchés et isolés aux deux extrémités). Le but final est de remettre le bâtiment dans un état propre, et de ne pas abandonner sur place des systèmes devenus inutiles. Le détail de ces travaux devra être examiné pendant l'exécution du chantier. Le matériel démonté doit être évacué. 1

2 Tranche ferme - Page 5 (NL) Point 6 : «Le démontage et l enlèvement des pointeuses actuelles situées dans le complexe du NORTH GALAXY» Q : Quel est le système actuellement en place? Le câblage de ce système doit-il aussi être démonté? R : Les horloges pointeuses actuelles sont essentiellement des appareils électriques locaux, montés sur un support et alimentés par un câble électrique. Il y a lieu de démonter les anciennes horloges pointeuses, leurs supports, ainsi que les câbles d'alimentation électrique devenus inutiles, jusqu'à la prise de courant, le boîtier de jonction fixe ou le tableau électrique le plus proche. Il est également souhaitable d'enlever les tubes et goulottes apparentes devenues inutiles. Les socles de courant spécialisés des horloges pointeuses peuvent, le cas échéant, être adaptés pour un usage général. Les câbles d'alimentation électrique devenus inutiles et qui ne peuvent pas être enlevés doivent être neutralisés (débranchés et isolés aux deux extrémités). Le but final est de remettre le bâtiment dans un état propre, et de ne pas abandonner sur place des systèmes et câbles devenus inutiles. Le détail de ces travaux devra être examiné pendant l'exécution du chantier. Le matériel démonté doit être évacué. 7. Description des fournitures à livrer 7.2 Planning et phasage - Page 15 (NL) Q : A la lecture du cahier spécial des charges, on peut en déduire qu une première phase se déroulera avec une centaine de collaborateur et 2 horloges pointeuses. On peut supposer que ce test prendra un certain temps à réaliser (afin de réunir les différentes périodes : jour/semaines/mois/trimestres, etc ) ce qui ne semble pas réaliste en 6 mois, à moins que la période d essai soit suspendue après 6 mois. On peut supposer qu après la période d essai, le travail peut-être poursuivi aux points 3/6/7/8/9. Ce point peut-il être précisé? Quel est le système actuellement en place? Le câblage de ce système doit-il aussi être démonté? R : L'installation de 2 horloges pointeuses n'est pas un préalable à l'installation de l'ensemble du système. L'ensemble des prestations prévues dans la tranche ferme seront réalisées, y compris l'installation du système de contrôle du temps de travail. Les horloges pointeuses de test permettront d'en tester les fonctionnalités et leur couplage avec l'application, afin de permettre la mise au point du système et la réception de la tranche ferme, avant déploiement généralisé des horloges pointeuses dans les autres bâtiments des Finances. Après réalisation de la tranche ferme, le SPF Finances disposera : - d'un nouveau système de contrôle d'accès, opérationnel, dans le bâtiment North Galaxy, - d'un système central de gestion du temps de travail, apte à réaliser les fonctionnalités demandées, à savoir, - la collecte des données relatives aux prestations du personnel du North Galaxy via le système de contrôle d'accès, - la collecte des données relatives aux prestations du personnel via horloges pointeuses, - la collecte des données relatives aux prestations du personnel depuis un poste de travail, - la capacité de gérer le personnel. - d un site test doté d horloges pointeuses (2). L'ensemble de la tranche ferme forme un tout dont la réalisation est réceptionnable. 2

3 Les autres bâtiments des Finances seront équipés d'horloges pointeuses, au cours des phases suivantes. (Extrait du cahier de charges : (note de bas de page) «1 Le nombre limité de pointeuses commandé dans le cadre de la tranche ferme permettra au pouvoir adjudicateur de s assurer de la conformité des prestations exécutées par l adjudicataire aux règles de l art, ainsi qu aux clauses et conditions du marché et plus particulièrement de vérifier le bon fonctionnement du système d enregistrement du temps de travail et du système de contrôle d accès et de surveillance ainsi que leur bonne intégration».) Remarques: 1) La livraison du système de contrôle d'accès inclus la livraison de badges (en plus des 100 badges de test).pour rappel, le prix de ces badges sont calculés avec le prix unitaire par tranche de badges (voir l inventaire des prix). 2) Le démontage de l'ancien système de contrôle d'accès ne se fait pas après l'installation du nouveau, mais en parallèle avec celui-ci. En plusieurs endroits, il faudra enlever l'ancien matériel pour avoir la place pour mettre le nouveau (lecteurs de badges, portiques de sécurité, caméras ). Un plan d'exécution devra être mis au point. 12. Critères de sélection - régularité des offres Critères d attribution Méthode de détermination de l offre la plus intéressante - Page 29 (NL) «1. Le prix» Q : A partir du cahier spécial des charges, on peut déduire qu il y a des points tant sur le TC (contrôle d accès) que sur le TR (enregistrement du temps de travail), cela est-il reprit dans la formule prix du critère d attribution? R : «Le SPF Finances souhaite acquérir un système global assurant les fonctions de contrôle d'accès et d'enregistrement du temps de travail. Le prix considéré est un prix global pour l'ensemble des fonctionnalités.» Renvoi au point du csch. La configuration d'évaluation prix n'est pas communiquée aux soumissionnaires mais déjà établie et communiqué à l'if. Pour rappel, celle-ci se compose des éléments obligatoires énumérés par les soumissionnaires dans l inventaire des prix. Par ailleurs au point 10.1 "Prix" du csch, le pouvoir adjudicateur renseigne très précisément pour la tranche fixe et la tranche conditionnelle les composantes du prix en distinguant celles faisant l'objet de prix forfaitaires globaux et celles faisant l'objet de prix unitaires. Q : Afin que le client bénéficie de l offre la plus avantageuse compte tenu du meilleur rapport qualité/prix, cela représente également un équilibre entre les performances du TC et du TR ainsi que le caractère plutôt hétérogène de la création de l offre sur base du cahier spécial des charges (à la fois technique, d importance et d échéance), peut-on avoir des précisions quant à «l évaluation de configuration» qui sera utilisée pour le critère d attribution «Prix»? R : Renvoi au point du csch. La configuration d'évaluation prix n'est pas communiquée aux soumissionnaires mais déjà établie et communiqué à l'if. 3

4 Q : Sur quelle période le coût total est-il calculé? R : Renvoi au point du cahier spécial des charges. La configuration d'évaluation prix n'est pas communiquée aux soumissionnaires mais déjà établie et communiquée à l'if. Pour rappel, au point "2. Durée du contrat" du cahier spécial des charges, le pouvoir adjudicateur dispose (p8) : «La tranche ferme du marché prend cours le premier jour calendrier qui suit le jour où le fournisseur a reçu la notification d attribution du marché et est conclu pour une période de cinq ans ( ). A l issue de la période de cinq ans qui prend cours le premier jour calendrier qui suit le jour où le fournisseur a reçu la notification d attribution du marché, à la demande expresse du pouvoir adjudicateur, le contrat peut-être reconduit d année en année, sans négociations, aux mêmes conditions, pour ce qui concerne les seules prestations d entretien des systèmes et autres fournitures (...).». Q : Quel est le ratio entre la «tranche ferme» et la «tranche conditionnelle»? R : Renvoi au point du csch. La configuration d'évaluation prix n'est pas communiquée aux soumissionnaires mais déjà établie et communiquée à l'if. Pour rappel, celle-ci se compose des éléments obligatoires énumérés par les soumissionnaires dans l inventaire des prix. Par ailleurs au point 10.1 "Prijs" du csch, le pouvoir adjudicateur renseigne très précisément pour la tranche fixe et la tranche conditionnelle les composantes du prix en distinguant celles faisant l'objet de prix forfaitaires globaux et celles faisant l'objet de prix unitaires. Q : Existe-t-il la possibilité d offrir des options qui pourront être incluse dans l évaluation? R : Dans le cahier spécial des charges, le pouvoir adjudicateur a prévu l'option obligatoire suivante pour la tranche ferme : «Le SPF Finances prévoit en outre, comme option obligatoire, la possibilité d interfaçage entre le système de gestion du temps de travail et le système d agenda électronique centralisé du SPF Finances (IBM Lotus Notes).Le but est de transférer automatiquement, dans l agenda électronique, les données d absence enregistrées dans le système de gestion du temps de travail.les différents modules offerts à l utilisateur doivent fonctionnellement agir comme un système modulaire et intégré.» Pour rappel, les variantes ne sont pas autorisées et le pouvoir adjudicateur n a pas prévu d options facultatives. 4

5 B. Prescriptions techniques I. Spécifications techniques relatives au système de surveillance et de contrôle d'accès. AX1.A.2. Architecture générale page 48 (NL) AX2.F Type d absence que le système devra distinguer page 119 (NL) Q : Dans le cahier spécial des charges on peut trouver des références et des descriptions liées à la plate-forme erh du SPF P&O (voir page 48 AX1.A.2. Architecture générale se référer aux documents liés par URL ainsi que le site internet de P&O «Gestion du temps»). Pouvez-vous expliquer comment vous voyez cela, compte tenu de l impact important dans la relation entre ces deux points? R : Une intégration directe du système demandé avec la plateforme ehr du SPF P&O n'est pas prévue dans le cahier de charges. AX1.A.2.2. Serveurs page 49 (NL) Q : Microsoft SQL server est-il officiellement pris en charge par les services du SPF Finances en tant que composante de la solution? R : MS SQL Server fait partie des fondements ICT du SPF Finances, comme précisé dans le document "Architecture Buildings Blocks", au chapitre " MS SQL". La stratégie du SPF Finances est orientée vers IBM-DB2 pour toute nouvelle application, comme indiqué au chapitre " Evolution souhaitée". MS SQL est supporté pour des raisons techniques. Le SPF Finances préfère donc l'utilisation de IBM-DB2 mais n'exclu pas totalement MS SQL. AX1.A Autodéfense du système page 50 (NL) Q : Nous comprenons que le matériel doit être équipé d un tamperswitch. Mais pourquoi les boites de dérivation ou de raccordement devraient-elles être sécurisées? Elles se trouvent déjà dans la zone protégée. R : Le bâtiment North Galaxy est un espace sécurisé abritant environ personnes. Un étage sécurisé peut abriter +/- 100 personnes. Une salle ordinateur de 400 m² abrite de nombreux systèmes informatiques. De nombreux opérateurs peuvent être amenés à y intervenir. Divers services techniques assurent l'entretien du bâtiment. Beaucoup de monde a donc accès aux espaces "sécurisés". Il n'est pas toujours possibles d'installer tous les dispositifs dans des locaux réellement sécurisés (= inaccessible pour la majorité du personnel). Un tel local devrait, en outre, être doté d'au moins une détection d'ouverture de la porte d'entrée. Certains dispositifs de contrôle d'accès peuvent être exposés à un risque, voire neutralisés : - à la suite d'un acte de malveillance, - à la suite d'une négligence (ex : porte oubliée ouverte), - à la suite d'une erreur ou d'une maladresse (intervention sur un mauvais circuit ou dispositif). Il importe de disposer d'un dispositif d'alerte efficace permettant de détecter toute tentative de "sabotage", toute négligence ou toute erreur ou maladresse de nature à compromettre le fonctionnement de tout ou d'une partie du système de sécurité. 5

6 AX1.A.6. Enregistrement des événements page 56 (NL) Q : L enregistrement des données de surveillance et de contrôle d accès sont conservées trois mois, pour le contrôle d accès, cela ne pose aucun problème, cependant, les images CCTV ne peuvent être conservées légalement que 31 jours. Comment peut-on faire face à cette réalité? R : Voir AX1.A.12.3 L'enregistrement d'images video (p80) Premier paragraphe : " La durée normale de conservation des images est de un mois, dans des conditions normales d'exploitation". AX1.A.9.2. Le lecteur de badge page 70 (NL) Q : Dans le cahier des charges, il est indiqué que le SPF Finances souhaite obtenir des cartes de type Mifare DESfire, et que la distance de lecture requise est de 10 cm. Cependant, il est techniquement impossible de réaliser cela. Comment procéder à ce sujet? R : La lecture de la carte doit s'effectuer alors que celle-ci est à proximité immédiate du lecteur (moins de 10 cm). L'ouverture d'une porte ne doit se faire que si l'utilisateur en a clairement exprimé la volonté en présentant son badge. Une lecture à une distance trop grande créerait le risque de voir un utilisateur ouvrir une porte sans le vouloir II. Spécifications techniques relatives au système d enregistrement du temps de travail. AX2.F.3. Type d horaires à prendre en considération page 120 (FR) Q : Simulation d'horaires possibles : Pouvez-vous détailler les fonctions attendues par cette fonctionnalité? R : Il doit être possible de pouvoir introduire un horaire, un calendrier de travail, ou un schéma de travail de manière «fictive», avant attribution définitive à un agent, afin de pouvoir le visualiser et vérifier qu il est possible de l appliquer effectivement en tenant compte des données de paramétrages qui seront d application. AX2.F.4. Types de profils que le soumissionnaire devra prévoir de prendre en considération page 117 (NL) Q : Peut-on avoir une indication du nombre de groupes cibles? R : Une dizaine environ: travail de jour classique, travail de jours en horaire décalé, travail de nuit, travail de we, travail en continu 24/24//7/7, travail de 38:00 sur 4 jours, télétravailleurs, travailleurs en bureau satellites, Q : Parmi les groupes cibles, existe-t-il un certain nombre de travailleurs à qui les mêmes règles d enregistrement du temps de travail s appliquent? R : Oui. 6

7 AX2.F Au niveau du travailleur paragraphe n 2 page 125 (FR) Q : Introduire un schéma de travail : Pouvez-vous détailler les fonctions attendues par cette fonctionnalité, l'utilisateur peut-il créer un nouveau schéma ou bien utiliser un schéma existant? R : le gestionnaire RH de l application doit pouvoir créer un nouveau schéma et doit aussi pouvoir utiliser des schémas existants. L agent, le collaborateur (employé-ouvrier) ne doit pas utiliser ces fonctions. Uniquement les gestionnaires RH de l application. AX2.F Au niveau de la hiérarchie page 126 (FR) Q : Le système doit prévoir des règles (flow) de remplacement en cas d'absence de la hiérarchie : quelles sont les automatismes attendus? R : le chef fonctionnel doit pouvoir déléguer son accord (sa validation) à deux remplaçants au moins, avec une règle de priorité. Si le remplaçant 1 ne valide pas dans (X)heures, le remplaçant 2 est sollicité automatiquement pour la validation. Q : Est-ce que le nombre d absence est connu? Si oui, quel est ce nombre? R : Entre 100 et 150 (pour contractuels et/ou statutaires). 7

8 B+26 Etage B+26 B+26 B-1 Visite du bâtiment NORTH GALAXY - 26/09/2012 Ascenseur VIP B-1 Monte-charges B-1 B-1 Sas local haute tension A0 Entrée parking Portiques de sécurité Horloges pointeuses A+3 Etage A+3 Quai de déchargement AC Hall accès de nuit A-1 C-1 Sortie de secours quai AC (marbre) Datacenter - Local garde - CR1 + racks de serveurs - Tech. CR1 - TGBT2 (armoire composants) A-1 Monte-charges A-1 A-2 Archives A-2 (grillages) C-2 Archives C-2 C+1 Etage C+1 Porte de secours extérieure vitrée Tour B Hall d'entrée Local garde + dispatching technique (armoires composants) 8

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