Cahier spécial des charges

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1 Cahier spécial des charges Référence n 2014/ 3244 «Fourniture de licences Microsoft» Pouvoir adjudicateur Mode de passation ETNIC Adjudication ouverte avec publicité belge et européenne Fournitures Type de marché Date limite pour les questions 05/09/2014 Date ultime de remise des offres 29/09/2014 à 14h10 Service Marchés Publics et Achats Bâtiment «Zénith» - 6 ème étage Bd du Roi Albert II, Bruxelles

2 Table des matières Cahier spécial des charges 1 Service Marchés Publics et Achats 1 Table des matières 2 Glossaire 5 1. Introduction Législation applicable et valeur des documents du marché Dérogation aux RGE (art. 9 RGE) Pouvoir adjudicateur (PA) Objet du marché Objet et structure Durée Intégrité (art. 5, 8 et 9 Loi 2006 Art. 22 et 23 AR Art. ) 8 2. Passation du marché Nature du marché / Procédure Mode de passation (art. 23 et s. Loi 2006) Mode de détermination du prix et remise de prix pour le marché (art. 6 Loi 2006 art. 2, 4 à 7, 13 et 15 à 19, 88 AR 2011) Préparation des offres Erreurs et omissions contenus dans le CSC (art. 84 à 87 AR 2011) Questions par rapport au CSC et modalités de contact Corrections apportées par le PA aux dispositions du marché De l offre Généralités (art. 54 et 84 AR 2011) Forme de l offre (art. 81 AR 2011) Signature de l offre (art. 51 2, 59 3 et 82 AR 2011) Marché à tranches (art. 37 Loi 2006) Variantes (art. 2, 1, 10, 9 et 100 AR 2011) Options (art. 2, 1, 11, 10 et 100 AR 2011) Remise des offres (art. 52 et 90 et s. AR 2011) Offre établie sur papier (art. 90 AR 2011) Offre transmises par des moyens électroniques (art. 52 AR 2011) Modalités (art et 2 AR 2011) Mécanismes correcteurs des aléas de transmission, autorisés par le PA (art AR 2011) Date et heure limites de réception des offres (art AR 2011) - Ouverture des offres (art. 92 à 94 AR 2011) Évaluation des offres Sélection (art. 58 et s. AR 2011) Généralités (art. 58 et s. AR 2011) Droit d accès (art. 60 à 66 AR 2011) Conditions d accès Faillite ou situation assimilée Condamnation pour des faits affectant sa moralité professionnelle Sécurité sociale Impôts et taxes Fausses déclarations 17 ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 2 sur 41

3 Incompatibilités Sélection qualitative (art. 67 à 79 AR 2011) Capacité technique et professionnelle Faire appel à la capacité de tiers (art. 74 AR 2011) Documents déjà fournis dans le cadre d une procédure précédente (art AR 2011) Régularité (art. 21 et 95 et s. AR 2011) Offres incomplètes, réserves, Valeur des conditions générales de vente Erreurs matérielles et arithmétiques (art. 96 AR 2011) Vérification des prix et prix anormaux (art. 21 et 99 AR 2011) Critères d attribution (art. 24 Loi 2006) Délai de validité des offres (art. 57, 102 et 104 AR 2011 et art. 8 2 Loi Recours) Arrêt / interruption du marché (art. 35 et 36 Loi 2006) Communication de la décision motivée, standstill et notification du marché (art. 3 à 27 Loi Recours - art. 102 AR 2011) Autres Langue (art. 53 AR 2011) Confidentialité (art. 11 Loi 2006 art. 10 Loi Recours art. 18 RGE) Communication, moyens électroniques (art. 6 AR 2011) Exécution du marché Dispositions administratives Documents applicables dans le cadre de l exécution du marché Tranches Cautionnement (art. 25 et s. RGE) Constitution (art. 25 à 27 et 31 RGE) Libération (art. 33 et 133 RGE) Suivi du marché Fonctionnaire dirigeant (art. 11 RGE) Communication par (art. 10 RGE) Responsabilité Généralités Assurance (art. 24 RGE) Personnel de l adjudicataire (art. 16 RGE) Confidentialité Sous-traitance (art. 12, 14 et 18 3 RGE) Droit de propriété intellectuelle (art. 19 et s. RGE) Droits du Pouvoir adjudicateur (art. 19 et s. RGE) Protection des droits du Pouvoir adjudicateur à l égard des tiers (art. 23 RGE) Modalités de commandes et de livraison Modalités de commande (art. 115 RGE) Modalités de livraison (art. 118 et 119 RGE) Modalités de réception (validation des fournitures) Réception provisoire (art.120, 128 et s. RGE) Réception définitive (art. 2, 64 et 135 RGE) Modalités de facturation et de paiement (art. 7 Loi 2006 art. 66, 67 1 et 127 RGE) Révisions et modifications en cours de marché Modifications en cours de marché (art. 37 RGE et 117 RGE) Cession du marché (art. 38 RGE) Révisions des prix (art. 20 AR 2011) Défaut d exécution Généralités (art. 44, 47 à 49, 71 et 124 RGE) Amendes de retard (art. 46, 50 et 123 RGE ) Pénalités (art. 45 et 51 RGE) Litige Dispositions techniques et fonctionnelles 34 ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 3 sur 41

4 Le pouvoir adjudicateur et ses missions Le pouvoir adjudicateur Ses missions Objet et contexte du marché Contexte du marché Objet et structure du marché Quantités Remise de prix Délais de livraison Modalités de levée des tranches conditionnelles 38 Annexes 41 A. Formulaire d offre 41 B. Inventaire 41 C. Autres annexes 41 C.1. Modèle de déclaration «faire appel à la capacité de tiers» 41 ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 4 sur 41

5 Glossaire Dans le cadre du présent marché, il faut entendre par : - RGE : les règles générales d exécution établies par l arrêté royal du 14 janvier 2013 ; - CSC : le cahier spécial des charges, en ce compris ses annexes ; - PA : le Pouvoir adjudicateur, en l occurrence l ETNIC, entité qui passe le présent marché et effectuera des commandes dans le cadre de son exécution ; - Soumissionnaire : la personne physique ou morale qui remet une offre dans le cadre du présent marché ; - Adjudicataire : le soumissionnaire à qui le présent marché est attribué ; - FD : le fonctionnaire dirigeant, à savoir le fonctionnaire, ou toute autre personne désignée par le PA, chargé de la direction et du contrôle de l exécution du marché (article 2, 7, RGE) ; Pour d autres définitions, se référer en outre aux articles 2 et 3 Loi 2006, 2 Loi Recours, 2 AR 2011 et 2 RGE. ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 5 sur 41

6 1. Introduction 1.1. Législation applicable et valeur des documents du marché Le présent marché est soumis à la législation et aux normes suivantes, en vigueur à la date du lancement du marché : - Loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services (ci-après dénommée «Loi 2006») ; - Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics et de certains marchés de travaux, de fournitures et de services (ci-après dénommée «Loi Recours») ; - Arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques (ci-après dénommé «AR 2011») ; - Arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics (ci-après dénommé «RGE») ; - Documents du marché. En cas de contradiction entre les documents du marché, l ordre de priorité suivant est déterminant pour l interprétation de ces documents : 1. Avis de marché ; 2. Cahier spécial des charges; 3. Inventaire ; 4. Autres annexes Dérogation aux RGE (art. 9 RGE) Le présent CSC déroge aux articles suivants des RGE,: - article 40 RGE, en ce qu il prévoit que les quantités livrées ne sont vérifiées en présence de l adjudicataire qu à la demande de ce dernier. Le détail de la dérogation est repris au point du présent CSC. - article 129RGE en ce qu il prévoit la réception tacite des fournitures par simple écoulement du délai imparti au PA pour ce faire. Le détail de la dérogation (et sa motivation formelle), est repris au point article 123 RGE, en ce qu il prévoit des amendes pour retard accrues par rapport à celles initialement prévues dans cet article. Les amendes prévues par défaut ne permettent pas d assurer le PA du respect des délais de livraisons proposés par les soumissionnaires conformément aux limites prévues par le présent CSC, dans la mesure où elles sont trop basses et ne constituent donc pas un incitant suffisant au respect de ces délais. Le détail de cette dérogation est repris aux points et articles 33 et 133 RGE, en ce qu il prévoit que l entièreté du cautionnement ne sera libérée qu à la fin du marché. Le détail de cette dérogation se retrouve au point ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 6 sur 41

7 1.3. Pouvoir adjudicateur (PA) Le Pouvoir adjudicateur (PA) du présent marché est l'entreprise publique des Technologies nouvelles de l'information et de la Communication de la Communauté française (ETNIC), dont le siège social est sis Boulevard du Roi Albert II, 37 à 1030 Bruxelles. Le PA est dûment représenté par son Administrateur général, M. Michel POULEUR. Pour une description plus précise des missions de l ETNIC, se référer au point cidessous Objet du marché Objet et structure Le présent marché est un marché de fournitures portant sur l acquisition de licences Microsoft. Il est composé de 3 tranches fermes et de 7 tranches conditionnelles structurées de la manière suivante : Ferme/Conditionnelle Libellé licence Ferme 1 Windows Server DataCenter 2 CPU 2012 R2 sans SA Ferme 2 Exchange 2013 standard CAL (user) Ferme 3 Windows Server Standard 2012 R2 sans SA Conditionnelle 1 Windows Server DataCenter 2 CPU 2012 R2 sans SA Conditionnelle 2 Windows Remote Desktop Services (User) sans SA Conditionnelle 3 Windows Server Standard 2012 R2 sans SA Conditionnelle 4 Office 2013 Professionnel sans SA Conditionnelle 5 Office 2013 Professionnel sans SA CAL Exchange 2013 Standard sans SA (user) SCCM Client ML par OS CAL Windows Server 2012 sans SA (poste) Conditionnelle 6 Conditionnelle 7 SCCM DATACENTER 2 CPU SCCM CAL+SA PAR OS SQL Server Enterprise Core (2c) La présence de tranches fermes et conditionnelles est nécessaire car : - L acquisition de la tranche conditionnelle 2 dépend de d une part de la réussite de la migration de Windows server 2003 vers 2012 R2 et d autre part de la mise à disposition d un budget spécifique. - L acquisition des tranches conditionnelles 1, 3, 4, 5 (suite à la communautarisation des maisons de justice), 6 et 7 dépend de la mise à disposition d un budget spécifique. ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 7 sur 41

8 Pour le surplus, se référer aux dispositions techniques et fonctionnelles, reprises au point 3.2 ci-dessous Durée Le présent marché est conclu pour une durée fixée à 18 mois à compter du lendemain de l envoi du courrier de notification au soumissionnaire retenu, en l absence d une date différente reprise dans ce dernier. Sans préjudice de l application d éventuelles mesures d'office telles que prévues par l A.R. du 14/01/2013, le présent marché pourra être résilié par le PA, moyennant un préavis de 60 jours de calendrier à notifier par lettre recommandée, lorsque le nouveau marché «licences et logiciels» de l ETNIC (destiné à prendre la suite du marché «licences et logiciels» actuel, portant la référence 2013/3241, et à couvrir l entièreté des besoins de l ETNIC en matière de licences) aura été attribué. Ce préavis commence à courir à dater du lendemain de l envoi de ladite notification. La résiliation du marché dans le cas prévu ci-dessus ne donnera droit à aucune indemnité Intégrité (art. 5, 8 et 9 Loi 2006 Art. 22 et 23 AR Art. ) Dans la cadre du présent marché le PA traite les soumissionnaires et soumissionnaires potentiels dans le respect de l égalité, de manière non discriminatoire et agit avec transparence. Le PA accorde une attention particulière à l intégrité dans ses marchés publics et ce, tant au niveau de leur passation que de leur exécution. A cette fin, notamment: le PA veille particulièrement à éviter tout conflit d intérêts, au sens de l article 8 de la Loi 2006, dans le cadre du présent marché. le personnel du PA est soumis à une charte de l acheteur public, visant notamment à garantir la bonne exécution des principes repris ci-dessus. conformément à l art. 9 de la Loi 2006, le PA rappelle que tout acte, convention ou entente de nature à fausser les conditions normales de la concurrence entrainera l écartement de l offre au stade de la passation du marché. en cas de manquement à l un des principes repris ci-dessus au stade de l exécution du marché, le PA se réserve le droit d appliquer l une des sanctions dont question à l art. 49 RGE. De manière générale, les soumissionnaires sont tenus de se comporter de manière professionnellement intègre et de s'abstenir de toute activité de lobbying auprès du PA. Sauf les cas prévus par le présent cahier des charges, les soumissionnaires n'entretiendront aucun contact ni n'échangeront aucune information liés au présent marché avec les représentants du PA. ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 8 sur 41

9 2. Passation du marché 2.1. Nature du marché / Procédure Mode de passation (art. 23 et s. Loi 2006) Le présent marché est un marché de fournitures lancé selon la procédure de l adjudication ouverte avec publicité belge et européenne, en application des articles 3 et 23 de la Loi 2006 et de l article 34 de l AR L attention du soumissionnaire est attirée sur le fait qu aucune négociation n est autorisée dans le cadre de cette procédure et que celui-ci ne peut modifier son offre après l ouverture de celle-ci. Sous toutes réserves, le montant total du marché, toutes tranches confondues, est estimé à environ Euro TVAC Mode de détermination du prix et remise de prix pour le marché (art. 6 Loi 2006 art. 2, 4 à 7, 13 et 15 à 19, 88 AR 2011) Le présent marché est un marché à bordereau de prix. Le présent marché prévoit en effet la remise d un pourcentage sur le prix public unitaire des diverses licences faisant l objet du marché (pour plus de détail, voyez point du présent CSC). Ce prix unitaire public, déduction faite de la réduction accordée par l adjudicataire dans son offre telle qu approuvée par le PA, sera multiplié par les quantités réellement commandées. Les quantités reprises dans les documents du marché sont des quantités estimées, données à titre indicatif et qui reflètent, autant que possible, la situation réellement envisagée dans le cadre du présent marché. Le soumissionnaire doit avoir établi ses prix unitaires suivant ses propres constatations, tenant compte du contenu et de l étendue du marché Préparation des offres Erreurs et omissions contenus dans le CSC (art. 84 à 87 AR 2011) Lorsque le soumissionnaire détecte dans les documents du marché des erreurs ou omissions de nature à rendre impossible pour lui la remise d une offre et/ou l établissement de son prix pour le présent marché ou encore de nature à rendre impossible la comparaison des offres dans le cadre du présent marché, il est tenu de le signaler au PA immédiatement et par écrit. Sauf en cas de réduction des délais par le PA, ce dernier doit en être averti au minimum 10 ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 9 sur 41

10 jours avant le délai de remise des offres. Dès l ouverture de la séance, le soumissionnaire n est plus habilité à se prévaloir : - des erreurs ou omissions contenues dans l inventaire ; - des éventuels vices de formes, erreurs et omissions contenus dans son offre Questions par rapport au CSC et modalités de contact Les contacts au sujet du présent marché (jusqu à la notification de l attribution de celui-ci) se font exclusivement par écrit, via l un des moyens de communication suivants : - par à l adresse du marché : [email protected] ; - par courrier à l adresse du PA : ETNIC (Services des marchés publics et des achats) 37, Boulevard du Roi Albert II 1030 Bruxelles. Les soumissionnaires sont autorisés à poser des questions concernant le présent marché. Afin de permettre au PA d en prendre connaissance et d y répondre en temps utiles, les soumissionnaires sont cependant tenus de poser leurs questions au plus tard pour le 05/09/2014. Les réponses apportées par le PA aux questions posées dans le cadre du présent marché feront l objet d un avis d informations complémentaires (Erratum) soumis aux mêmes règles de publicité que l avis du présent marché (Bulletin des Adjudications et Journal Officiel de l Union européenne). Les soumissionnaires seront en tout état de cause réputés en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte lors de l élaboration et de la remise de leur offre pour le présent marché Corrections apportées par le PA aux dispositions du marché Dans le cadre des réponses apportées aux questions posées par les soumissionnaires potentiels, le PA peut être amené à apporter des corrections aux documents du marché. Dans ce cas, celles-ci sont identifiées dans le document publié conformément à l avis d informations complémentaires dont question au point ci-dessus. Le cas échéant et pour autant que les questions aient été posées par les soumissionnaires potentiels en temps utile, le délai de remise des offres peut être prolongé par le PA, qui tiendra compte, pour ce faire, du délai restant pour la remise de l offre, de l importance des corrections apportées et de leur impact sur la rédaction des offres De l offre Généralités (art. 54 et 84 AR 2011) Les soumissionnaires ne sont autorisés qu à remettre une seule offre. Le soumissionnaire établit son offre en ayant pris connaissance et en tenant compte des documents du marché et suivant ses propres connaissances et constatations professionnelles et personnelles. Il complète l ensemble des documents transmis par le PA ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 10 sur 41

11 et transmet en annexe de son offre l ensemble des documents attendus (voir liste reprise à cet effet dans le formulaire d offre). La responsabilité de l établissement de son offre et du support choisi par le soumissionnaire pour la remise de son offre lui incombe exclusivement. Dans le cadre de la remise de son offre, le soumissionnaire n est pas autorisé à modifier les quantités reprises à l inventaire Forme de l offre (art. 81 AR 2011) L offre est établie en français. Dans le cas d une remise d offre sous format papier, l offre est établie en : 1 original papier signé ; 1 copie papier ; 1 copie sur support informatique (ex : clé usb, cd-rom,...), sous format inconvertible (.pdf). L inventaire doit également être transmis sous format convertible (.xls). Les fichiers constituant l offre sous format électronique ne pourront être supérieurs à 5Mo. Le cas échéant, les soumissionnaires veilleront à constituer des fichiers séparés. Des fichiers séparés devront en tout état de cause être prévus pour la partie administrative et pour la partie technique. Afin de permettre au PA d en prendre en connaissance de la meilleure manière possible : - l offre contient impérativement une table des matières; - elle suit la structure prévue dans l inventaire du présent CSC et, dans le cas d une remise d offre sous format papier, contient des intercalaires et/ou séparations claires permettant d identifier les différentes annexes/parties qu elle contient; - l offre est, dans la mesure du possible paginée (feuillets et annexes numérotés de façon continue) Signature de l offre (art. 51 2, 59 3 et 82 AR 2011) L offre, en ce compris le formulaire d offre et l inventaire, doit être signée par la personne habilitée à engager le soumissionnaire. Lorsque le soumissionnaire est un groupement sans personnalité juridique (association momentanée, etc.), chacun des participants au groupement signe l offre, conformément au paragraphe précédent. Les différents participants s engagent solidairement et désignent celui d'entre eux qui sera chargé de représenter le groupement vis-à-vis du PA. Dans le cas d une remise d offre sous format papier, en cas de divergence entre l original et les copies, seul l original papier signé fait foi. Par «personne habilitée à engager le soumissionnaire», il faut entendre le soumissionnaire lui-même s il s agit d une personne physique (sans préjudice d une éventuelle procuration dûment établie) ou son/ses représentant(s) légal(aux) s il s agit d une personne morale. Afin de permettre au PA de s assurer de cette habilitation, le soumissionnaire annexe à son ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 11 sur 41

12 offre les justificatifs dont question ci-dessus (procuration, extrait des statuts et/ou actes authentique ou sous seing privé lui accordant le mandat, ). L attention des soumissionnaires est attirée sur le fait qu un administrateur délégué à la gestion journalière n est que rarement habilité à engager une société anonyme dans le cadre de la remise d une offre pour un marché public (sauf par exemple en présence d un mandat spécial, d un système de délégation particulier et/ou de marchés de peu d importance au regard de l entreprise concernée). Par exception, l offre signée électroniquement au nom d une personne morale à l aide d un certificat attribué au nom de cette dernière et qui s engage uniquement en son nom et pour son compte, ne requiert pas de mandat supplémentaire Marché à tranches (art. 37 Loi 2006) Pour rappel, le présent marché prévoit 3 tranches fermes et 7 tranches conditionnelles. L'évaluation de l'offre aura lieu en tenant compte de la totalité des tranches. Les soumissionnaires doivent donc remettre offre pour toutes les tranches, fermes et conditionnelles du présent marché, sous peine de nullité de l offre. Le PA ne s engage cependant que sur les tranches fermes du marché Variantes (art. 2, 1, 10, 9 et 100 AR 2011) Les variantes sont interdites dans le cadre du présent marché. Le soumissionnaire est tenu de répondre aux spécifications techniques exactes prévues par le présent CSC Options (art. 2, 1, 11, 10 et 100 AR 2011) Le présent marché ne prévoit pas d option obligatoire. Les soumissionnaires sont autorisés à introduire des options libres, dans les conditions prévues à l article 10, 2, alinéa 2 de l AR Remise des offres (art. 52 et 90 et s. AR 2011) La responsabilité du choix du mode de remise et de la remise dans les temps de son offre incombe exclusivement au soumissionnaire. Toute modification ou tout retrait d une offre déjà déposée ou remise respecte les dispositions de l art. 91 AR Pour introduire une offre, le soumissionnaire choisit, à l exclusion l un de l autre, l un des modes d introduction de l offre suivants : - SOIT par la remise matérielle d une offre papier (voir point ci-dessous) ; - SOIT par voie électronique via la plateforme e-tendering (voir point cidessous). ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 12 sur 41

13 Offre établie sur papier (art. 90 AR 2011) Toute offre établie sur support papier doit être glissée dans un pli scellé (enveloppe, colis, ) portant les mentions suivantes : Séance d ouverture : (à compléter par le soumissionnaire, par la date et l heure prévues dans l avis de marché ou, le cas échéant, dans l avis rectificatif concerné) Offre pour le marché «Acquisition de licences Microsoft» /3244 NE PAS OUVRIR Ce pli scellé contenant l'offre est remis selon l un des deux modes suivants : 1. Envoyé par service postal à l adresse du PA Adresse du PA : ETNIC Service des marchés publics et achats Boulevard du Roi Albert II, 37 (6ème étage) 1030 Bruxelles En cas d'envoi par service postal, le pli scellé dont question ci-dessus sera glissé dans une seconde enveloppe fermée portant comme seules indications l'adresse du PA ainsi que la mention "OFFRE". Les soumissionnaires sont encouragés à adresser leur offre par courrier recommandé, la preuve de l envoi, dans les temps, de leur offre, leur incombant exclusivement (art. 90 AR 2011). 2. Remis par porteur Les offres remises par porteur sont déposées dans la boite prévue à cet effet à l accueil (voir adresse du PA ci-dessus) ou remise à l une des personnes constituant le Service des marchés publics et des achats (sis à la même adresse), à savoir : - Anne FERIR, - Aline GODFROID, - Filomena RAIMO, - Kristen VOGLAIRE, Les heures d ouverture de l ETNIC, pour la réception des offres remises par porteur, sont les suivantes : - de 9h00 à 12h00 ; - de 14h00 à 16h00. L attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que la remise d une offre dans la boite prévue à cet effet à l accueil ne donnera lieu à aucun récépissé, au contraire de la remise à l une des personnes identifiées ci-dessus Offre transmises par des moyens électroniques (art. 52 AR 2011) ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 13 sur 41

14 La remise d une offre par des moyens électroniques au sens de l article 52 AR 2011 est autorisée dans le cadre du présent marché et ce, pour autant qu elle respecte les dispositions reprises ci-dessous Modalités (art et 2 AR 2011) Les soumissionnaires peuvent remettre leur offre en utilisant la plateforme e-tendering. Plus d informations concernant l introduction d une offre via cette plateforme sont disponibles dans le manuel «Soumettre des offres via Internet E-Procurement pour les entreprises» qui détaille la procédure à suivre pour déposer une telle offre. Il est rappelé que l offre introduite via la plate-forme E-Tendering doit toujours être signée électroniquement par la ou les personne(s) compétente(s) ou habilitée(s) à engager le soumissionnaire. Par le simple fait de transmettre leur offre par des moyens électroniques, les soumissionnaires acceptent que les données de leur offre soient enregistrées par le dispositif de réception du pouvoir adjudicateur, conformément à l article 52, paragraphe 2, alinéa 4 de l arrêté royal du 15 juillet Si un soumissionnaire estime que certains écrits ne peuvent être créés par des moyens électroniques ou moyennant des difficultés disproportionnées, le soumissionnaire peut transmettre ces documents sur support papier, pour autant que ces documents parviennent au PA avant la date limite de réception des offres et qu ils répondent aux conditions suivantes requises pour la remise d une offre sur support papier (voir point ci-dessus) Mécanismes correcteurs des aléas de transmission, autorisés par le PA (art AR 2011) Dans le cadre du présent marché et afin d éviter les aléas de transmission (lenteur en cas de documents volumineux, macro ou virus identifié par le système du PA, ), le PA autorise le mécanisme correcteur suivant : Copie de sauvegarde Le soumissionnaire peut introduire son offre transmise par des moyens électroniques ainsi qu une copie de sauvegarde, établie sur support papier. Les règles applicables à la copie de sauvegarde sont celles requises pour les offres établies sur support papier, si la copie de sauvegarde est établie sur un tel support (voir point 2.4.1). Dans ce cas, l enveloppe scellée contient également, sous peine de ne pouvoir être acceptée par le PA, la mention «copie de sauvegarde». Cette copie de sauvegarde ne sera cependant ouverte par le PA que dans les cas prévus à l art. 52 précité. ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 14 sur 41

15 Date et heure limites de réception des offres (art AR 2011) - Ouverture des offres (art. 92 à 94 AR 2011) L offre, établie sur support papier, doit parvenir au PA avant qu il ne déclare la séance d ouverture des offres ouverte. Cette séance a lieu à la date et à l heure prévues dans l avis de marché ou, le cas échéant, dans l avis rectificatif concerné, à l adresse suivante : ETNIC Service des marchés publics et achats Boulevard du Roi Albert II, 37 (6ème étage) 1030 Bruxelles La séance d ouverture des offres est publique. Le procès-verbal de la séance d ouverture des offres pourra être transmis aux soumissionnaires qui en font la demande écrite au PA, à l adresse du marché (voir point 2.2.2) Évaluation des offres Les offres des soumissionnaires sont évaluées suivant trois étapes distinctes : - Sélection (aptitude des soumissionnaires à exécuter le marché) Voir point 2.6 cidessous ; - Régularité (respect des règles de forme ainsi que du contenu des documents du marché) Voir point 2.7 ci-dessous ; - Critères d attribution (comparaison des offres sélectionnées et régulières au regard des critères d évaluation prévus pour le marché) Voir point 2.8 ci-dessous. Pour rappel le PA dispose de la possibilité, et non de l obligation, d inviter les soumissionnaires à compléter ou à préciser le contenu de leur offre, dans le respect du principe d égalité des soumissionnaires. Les soumissionnaires sont donc invités à apporter une attention toute particulière au caractère complet de leur offre Sélection (art. 58 et s. AR 2011) Généralités (art. 58 et s. AR 2011) Pour être sélectionnés dans le cadre du présent marché, les soumissionnaires doivent satisfaire aux exigences reprises sous le présent point 2.6. L attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que lors de l attribution, le PA peut revoir la sélection d un soumissionnaire si sa situation personnelle ne correspond pas ou ne correspond plus aux conditions de sélection prévues pour le présent marché. Les soumissionnaires doivent donc être conscients qu ils doivent être en ordre en matière de sélection à tout moment, y compris dans le cadre de l exécution du marché. ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 15 sur 41

16 Droit d accès (art. 60 à 66 AR 2011) Pour satisfaire aux conditions d accès du présent marché, le soumissionnaire doit satisfaire à chacun des points repris ci-dessous. Lorsque le soumissionnaire est un groupement sans personnalité juridique, chacun de ses membres doit satisfaire individuellement à l ensemble des points repris ci-dessous (art. 66 AR 2011) Conditions d accès Conformément à l article 61 1er de l AR 2011, le soumissionnaire ne peut avoir fait l'objet d'une condamnation prononcée par une décision judiciaire ayant force de chose jugée pour l un des faits suivants : 1 participation à une organisation criminelle ; 2 corruption ; 3 fraude ; 4 blanchiment de capitaux. Afin de permettre au PA de s en assurer, le soumissionnaire annexe à son offre un extrait du casier judiciaire de sa société, datant de moins de 6 mois Faillite ou situation assimilée Conformément à l article 61 2, 1 et 2 de l AR 2011, le soumissionnaire ne peut se trouver dans un état ou en aveu de faillite, de liquidation, de cessation d activités, de réorganisation judiciaire ou de toute autre situation analogue. En application de l art. 60 1er AR 2011, les soumissionnaires belges sont dispensés de l obligation d annexer à leur offre une telle attestation. Le PA vérifiera en effet leur situation directement via l application DIGIFLOW. Une copie de l attestation produite par cette application sera versée au dossier du marché. En cas d impossibilité pour le PA d obtenir cette attestation via DIGIFLOW, pour quelque raison que ce soit, le PA se réserve toutefois le droit d exiger la production, par le soumissionnaire, d une attestation de non-faillite (ou situation assimilée) disponible auprès du Greffe du tribunal de commerce compétent pour le soumissionnaire concerné. Afin de permettre au PA de s en assurer, le soumissionnaire étranger annexe à son offre une attestation, datant de moins de 6 mois, de l autorité compétente de l état concerné démontrant qu il ne se trouve pas dans l un des cas visés ci-dessus Condamnation pour des faits affectant sa moralité professionnelle Conformément à l article 61 2, 3 de l AR 2011, le soumissionnaire ne peut avoir fait l objet d'une condamnation prononcée par une décision judiciaire ayant force de chose jugée pour tout délit affectant sa moralité professionnelle. ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 16 sur 41

17 La satisfaction à ce critère sera vérifiée sur la base de l extrait de casier judiciaire dont question au point (conditions d accès) ci-dessus Sécurité sociale Conformément aux articles 61 2, 5 et 62 de l AR 2011, le soumissionnaire doit être en règle avec ses obligations en matière de paiement de ses cotisations de sécurité sociale dans le ou, le cas échéant, les différents pays dans le(s)quel(s) il emploie du personnel assujetti à la sécurité sociale. En application de l art. 60 1er AR 2011, les soumissionnaires employant du personnel assujetti à la loi belge du 27 juin 1969 révisant l arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs sont dispensés de l obligation d annexer à leur offre une telle attestation pour ce qui concerne le personnel assujetti en Belgique uniquement. Le PA vérifiera en effet leur situation directement via l application DIGIFLOW. Une copie de l attestation produite par cette application sera versée au dossier du marché. En cas d impossibilité pour le PA d obtenir cette attestation via DIGIFLOW, pour quelque raison que ce soit, le PA se réserve toutefois le droit d exiger la production, par le soumissionnaire, d une attestation ONSS conforme aux dispositions précitées. Afin de permettre au PA de s en assurer, le soumissionnaire étranger annexe à son offre une attestation, portant sur l avant-dernier trimestre écoulé, de l autorité compétente de l état concerné démontrant qu il est en ordre en matière de paiement de ses cotisations sociales. L attention du soumissionnaire est attirée sur le fait que s il emploie du personnel relevant d un ou de plusieurs autres Etats membres, le soumissionnaire reste tenu de produire la ou les attestations relatives à ses obligations dans le ou les autres états membres concernés Impôts et taxes Conformément aux articles 61 2, 6 et 63 de l AR 2011, le soumissionnaire doit être en règle avec ses obligations relatives au paiement des impôts et taxes selon les dispositions légales du pays où il est établi. En application des articles 60 1er et 63 2, al.3 AR 2011, les soumissionnaires belges sont dispensés de l obligation d annexer à leur offre une attestation dont il résulte qu ils sont en ordre à cet égard. Le PA vérifiera en effet leur situation directement via l application DIGIFLOW. Une copie de l attestation produite par cette application sera versée au dossier du marché. En cas d impossibilité pour le PA d obtenir cette attestation via DIGIFLOW, pour quelque raison que ce soit, le PA se réserve toutefois le droit d exiger la production, par le soumissionnaire, d une attestation conforme aux dispositions précitées (attestation délivrée par le SPF Finances Administration Générale de la Perception et du Recouvrement). Afin de permettre au PA de s en assurer, le soumissionnaire étranger annexe à son offre l attestation (ou les) attestation(s) démontrant que ce dernier est en ordre à cet égard Fausses déclarations ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 17 sur 41

18 Conformément à l article 61 2, 7 de l AR 2011, le soumissionnaire ne peut avoir commis de fausses déclarations dans le cadre de la présente procédure. Le soumissionnaire ne doit annexer aucun document à son offre pour ce critère. Le PA se réserve cependant le droit d écarter un soumissionnaire ayant effectué de fausses déclarations, moyennant due motivation ainsi que, le cas échéant, la production de pièce(s) justificative(s) adéquate(s) Incompatibilités Conformément à l article 64 de l AR 2011, sauf à démontrer qu il ne dispose pas d un avantage qui empêche ou qui fausse les conditions normales de la concurrence, un soumissionnaire qui a été chargé de la recherche, de l expérimentation, de l étude ou du développement de ce marché se voit refuser l accès à la présent procédure. Afin de démontrer au PA qu il ne dispose pas d un tel avantage, le soumissionnaire concerné annexe à son offre les justifications qu il juge pertinentes. Le PA se réserve toutefois le droit de faire compléter ou préciser ces justifications lors de l évaluation des offres Sélection qualitative (art. 67 à 79 AR 2011) Sans préjudice de l application du point ci-dessous et outre les exigences reprises cidessus, les soumissionnaires doivent également satisfaire aux conditions reprises cidessous. Lorsque le soumissionnaire est un groupement sans personnalité juridique, les membres du groupement doivent satisfaire, ensemble, à l intégralité des points repris ci-dessous Capacité technique et professionnelle En application des articles 71 et 77 à 79 AR 2011, le soumissionnaire doit démontrer sa capacité technique et professionnelle à effectuer le présent marché. Pour ce faire, il annexe à son offre les documents requis en vertu du présent tableau : Exigences art. 71, 1 et 77 AR 2011 Le soumissionnaire doit satisfaire aux normes d assurance qualité pertinentes pour le présent marché. Niveaux et justificatifs attendus Le soumissionnaire doit satisfaire aux exigences requises pour la certification Microsoft Authorized Education Reseller. Pour démontrer cela, le soumissionnaire annexe à son offre le certificat Microsoft Authorized Education Reseller ou d autres preuves de nature à démontrer de manière claire ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 18 sur 41

19 art. 71, 1 et 77 AR 2011 Le soumissionnaire doit satisfaire aux normes d assurance qualité pertinentes pour le présent marché. art. 71, 1 et 77 AR 2011 Le soumissionnaire doit satisfaire aux normes d assurance qualité pertinentes pour le présent marché. que ces exigences sont remplies. Lorsque le certificat ou les autres moyens de preuve sont établis dans une autre langue que le français, le néerlandais ou l anglais, le soumissionnaire annexe également à son offre une traduction, déclarée conforme par le soumissionnaire, desdits documents. Le soumissionnaire doit satisfaire aux exigences requises pour la certification Microsoft «Large Account Reseller». Pour démontrer cela, le soumissionnaire annexe à son offre le certificat Microsoft «Large Account Reseller» ou d autres preuves de nature à démontrer de manière claire que ces exigences sont remplies. Lorsque le certificat ou les autres moyens de preuve sont établis dans une autre langue que le français, le néerlandais ou l anglais, le soumissionnaire annexe également à son offre une traduction, déclarée conforme par le soumissionnaire, desdits documents. Le soumissionnaire doit satisfaire aux exigences requises pour la certification «Gold» ou «Silver» Partner. ou Pour démontrer cela, le soumissionnaire annexe à son offre le certificat certification «Gold» ou «Silver» Partner ou d autres preuves de nature à démontrer de manière claire que ces exigences sont remplies. Lorsque le certificat ou les autres moyens de preuve sont établis dans une autre langue que le français, le néerlandais ou l anglais, le soumissionnaire annexe également à son offre une traduction, déclarée conforme par le soumissionnaire, desdits documents Faire appel à la capacité de tiers (art. 74 AR 2011) Un soumissionnaire peut, pour répondre aux exigences de sélection qualitative reprises cidessus, faire appel aux capacités d une entité tierce (maison mère, filiale, sous-traitant, ) et ce, à la condition qu il prouve au PA qu il disposera bien des moyens nécessaires dans le cadre de l exécution du présent marché. Pour ce faire, les conditions suivantes doivent impérativement être satisfaites : - le soumissionnaire annexe à son offre l engagement formel de l entité tierce de mettre à sa disposition, pour l exécution du marché, les moyens dont le soumissionnaire se prévaut pour répondre aux exigences de sélection qualitative du présent marché. Un modèle d engagement formel figure en annexe C.1 du présent marché. - L entité tierce doit elle-même répondre aux exigences de droit d accès telles que ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 19 sur 41

20 définies au point ci-dessus. Le soumissionnaire annexe donc à son offre les justificatifs nécessaires pour démontrer la satisfaction de cette entité tierce aux exigences en question Documents déjà fournis dans le cadre d une procédure précédente (art AR 2011) Si un soumissionnaire a déjà produit les renseignements et documents dont question aux points et ci-dessus dans le cadre d un marché antérieur de l ETNIC, il est dispensé de les produire pour le présent marché et ce, pour autant que les conditions suivantes soient remplies : - Les documents répondent aux exigences prévues pour le présent marché ; - Ces documents sont toujours d actualité (ex : attestations fiscales portant sur les périodes exigées en vertu du présent marché) ; - La procédure antérieure pour laquelle les documents en question ont déjà été remis est clairement identifiée dans l offre du soumissionnaire (intitulé et référence du marché) ; - Les documents dont le soumissionnaire entend être dispensé de production sont également clairement identifiés dans son offre Régularité (art. 21 et 95 et s. AR 2011) Le PA vérifie la régularité des offres des soumissionnaires sélectionnés, tant sur le plan formel que matériel, conformément aux dispositions des art. 95 et s. AR Offres incomplètes, réserves, Les offres incomplètes ou émettant des réserves concernant des points essentiels du marché seront considérées par le PA comme étant irrégulières et seront écartées du marché. Les offres incomplètes ou émettant des réserves concernant des points non essentiels du marché ou ne correspondant pas à la réalité pourront être considérées par le PA comme étant irrégulières et partant, pourront être écartées du marché. Les offres contenant des irrégularités formelles ou matérielles de nature à rompre l égalité des soumissionnaires et/ou à mettre à mal la comparaison et/ou l évaluation des offres seront en tout état de cause considérées comme irrégulières et seront écartées. Pour rappel, l art et 4 AR 2011 est applicable au présent marché Valeur des conditions générales de vente Les conditions générales de vente des soumissionnaires ne sont pas applicables au présent marché. Sans préjudice de l application du paragraphe suivant et par le simple fait de remettre une offre, les soumissionnaires renoncent à leurs conditions générales, quand bien même celles- ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 20 sur 41

21 ci devaient avoir été annexées à leur offre ou figurer au dos de leurs factures ou de tout autre document remis au cours de l exécution du présent marché. Cependant, les offres qui rendraient expressément les conditions générales du soumissionnaire applicables au présent marché seront considérées comme irrégulières et seront écartées du marché si lesdites conditions générales contiennent des dérogations et/ou réserves au présent marché. Fautes les plus fréquentes A titre purement indicatif, sont reprises ci-dessous les erreurs les plus fréquentes rencontrées dans les offres reçues par le PA dans le cadre de ses marchés : Le soumissionnaire rend applicable ses conditions générales de vente. Or celles-ci contiennent presque toujours des dérogations substantielles aux documents du marché. (exemples : indexation des prix automatique et ne correspondant pas aux dispositions du CSC, réserves en termes de responsabilité, intérêts de retard différents de ceux prévus par la législation des marchés publics, clauses de résiliation du marché non prévues par la législation des marchés publics, ) ; Le matériel proposé par un soumissionnaire ne respecte pas les exigences techniques minimales prévues par les documents du marché ; Les délais sont exprimés en jours ouvrables alors que le CSC prévoit des délais en jours calendrier, ou inversement ; L offre contient deux prix différents pour un même poste ; Le soumissionnaire ne s engage pas (clairement) sur ses prix et/ou ne les maintient pas pendant le délai de validité des offres ; Non prise en compte des informations transmises dans le cadre d un avis rectificatif (exemple : utilisation d une ancienne version de l inventaire, ) ; Non correspondance entre les échantillons remis et le contenu de l offre (exemple : échantillons plus performants que le matériel proposé dans l offre au prix remis dans l inventaire, faussant ainsi la comparaison des offres) ; Signataire de l offre non habilité à engager le soumissionnaire ; Erreurs matérielles et arithmétiques (art. 96 AR 2011) Dans les conditions reprises à l art. 96 AR 2011, le PA rectifie les opérations arithmétiques et les erreurs purement matérielles contenues dans les offres et qu il aurait détectées, sans que sa responsabilité ne puisse être engagée pour les erreurs qu il n aurait pas identifiées Vérification des prix et prix anormaux (art. 21 et 99 AR 2011) Après avoir rectifié les erreurs matérielles et arithmétiques qu il aurait détectées, le PA procède à la vérification des prix contenus dans les offres, dans les conditions reprises aux art. 21 et 99 AR Lorsque le PA constate un prix paraissant anormalement bas ou élevé et avant d écarter l offre pour cette raison, il invite le soumissionnaire à fournir par écrit les justifications nécessaires à la composition de son prix (détail chiffré et motivé) dans un délai ne pouvant être inférieur à 12 jours calendrier. ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 21 sur 41

22 Le PA s engage à respecter la stricte confidentialité des informations transmises par les soumissionnaires dans le cadre des justifications apportées conformément au présent point Critères d attribution (art. 24 Loi 2006) L offre régulière économiquement la plus basse est déterminée suite à un classement des offres au regard du seul critère «coût» : Ce critère sera évalué sur la base du prix total estimé TVAC proposé par le soumissionnaire pour l ensemble des licences figurant dans l inventaire (= somme des prix publics TVAC (au jour de la publication 1 ) de tous les produits repris dans l inventaire, déduction faite de toutes les remises accordées par catégorie de produit (académique / gouvernemental) par le soumissionnaire pour les différente licences). Le soumissionnaire doit donc proposer clairement dans son offre (voyez inventaire) le pourcentage qu il accorde sur le prix public par catégorie de produits (académique / gouvernemental) et par licence reprise dans l inventaire. Le marché sera attribué au soumissionnaire ayant remis l offre régulière économiquement la plus basse, toutes tranches confondues Délai de validité des offres (art. 57, 102 et 104 AR 2011 et art. 8 2 Loi Recours) Le délai de validité des offres est de 120 jours calendrier à compter de la date limite de réception des offres. Durant ce délai, le soumissionnaire est lié par son offre. Sous toutes réserves et sauf demande de prolongation de ce délai par le PA conformément à l art. 57 AR 2011, la décision d attribution du présent marché (et sa notification) interviendra endéans le délai précité. Il est rappelé que ce délai est prolongé pendant la période de "standstill" de 15 jours prévue par la Loi Recours (art. 8 2 de cette Loi - cf. cidessous, point 2.11) Arrêt / interruption du marché (art. 35 et 36 Loi 2006) Le PA dispose toujours de la possibilité de ne pas attribuer (ou de ne pas conclure) le marché ou l un des lots du marché et, le cas échéant, de refaire la procédure, au besoin suivant un autre mode de passation. Dans ce cas, il en informe les soumissionnaires (potentiels) au moyen d un avis officiel ad hoc (exemple : avis de procédure incomplète). 1 Les soumissionnaires doivent joindre à leur offre sous format électronique (convertible et inconvertible), et éventuellement sous format papier les prix publics publiés par Microsoft pour les différentes licences reprises dans l inventaire, relative au jour de la remise des offres. Ils veilleront également à remplir la colonne «prix publics» dans l inventaire repris en annexe. Attention, les prix figurant dans la colonne «prix publics» de l inventaire doivent correspondre exactement aux prix publics publiés par Microsoft pour les différentes licences reprises dans l inventaire, relative au jour de la remise des offres. ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 22 sur 41

23 2.11. Communication de la décision motivée, standstill et notification du marché (art. 3 à 27 Loi Recours - art. 102 AR 2011) Les soumissionnaires dont l'offre n'a pas été sélectionnée, est irrégulière, n a pas été retenue ou a été retenue en seront avertis par un courrier indiquant les voies de recours et accompagné de la décision motivée (intégrale ou par extrait, suivant les cas), conformément à l article 8 1 er Loi Recours. Conformément aux art. 8 et 11 Loi Recours, les soumissionnaires disposeront d un délai de 15 jours calendrier (délai de standstill) à compter du lendemain de l envoi de cette communication pour introduire un éventuel recours. Conformément à l art. 8 2 Loi Recours, cette communication n entraîne aucun engagement contractuel à l égard du soumissionnaire retenu et suspend par ailleurs le délai de validité des offres dont question au point 2.9 ci-dessus. A l issue de ce délai et en l absence de recours, la notification de l'approbation de l'offre retenue sera effectuée par l envoi d une lettre d attribution du marché adressée au soumissionnaire retenu Autres Langue (art. 53 AR 2011) Sauf disposition contraire reprise dans les documents du marché, l ensemble des communications intervenant dans le cadre du présent marché, tant au niveau de la passation du marché que de son exécution, seront rédigées ou effectuées en langue française. Sont notamment visés, sans que cette liste puisse être considérée comme exhaustive : - les offres des soumissionnaires, en ce compris les différentes parties et annexes qu elles contiennent 2 ; - les échanges en cours de passation du marché (questions posées par les soumissionnaires concernant le CSC, demande de précision et de compléments d information de la part du PA,... ; - les échanges en cours d exécution du marché (demandes de réception provisoire, communications écrites ou orales avec les destinataires finaux du marché, ) ; Confidentialité (art. 11 Loi 2006 art. 10 Loi Recours art. 18 RGE) Nonobstant toute disposition contraire contenue dans les offres reçues, les offres ne sont pas soumises à une obligation générale de confidentialité de la part du PA. Seules les informations désignées comme étant confidentielles de manière spécifique par un soumissionnaire ou en application des documents du marché seront traitées comme telles. Seront ainsi en tout état de cause considérées comme confidentielles par le PA les 2 Dans le cas où les documents techniques n existent pas en français, le soumissionnaire est autorisé à les remettre en anglais. ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 23 sur 41

24 informations suivantes : - identité des personnes reprises dans l offre des soumissionnaires ; - les diverses composantes des prix remis. Pour le surplus, les soumissionnaires qui souhaitent que certaines informations reprises dans leur offre soient soumises à une obligation de confidentialité de la part du PA, le mentionnent de manière explicite en début de leur offre. L attention des soumissionnaires est cependant attirée sur le fait que les éléments utiles pour l appréciation de l offre au regard des critères d attribution ne seront en tout état de cause pas couverts par la confidentialité, nonobstant toute disposition contraire dans les offres reçues. Il en va notamment ainsi des prix des offres. Par le simple fait de remettre une offre, les soumissionnaires déclarent marquer leur accord quant au contenu du présent article Communication, moyens électroniques (art. 6 AR 2011) Dans le cadre du présent marché, le PA autorise l utilisation des moyens électroniques en cours de procédure, pour l échange des pièces écrites autres que les offres ou demandes de participation (ex : compléments d information et précisions, ). Pour rappel, tout écrit établi par des moyens électroniques qui contiendrait un macro, un virus informatique ou toute autre instruction nuisible peut faire l objet d un archivage de sécurité, voire, en cas de nécessité technique et pour autant qu il ne s agisse pas d une offre ou d une demande de participation, peut être réputé ne jamais avoir été reçu. Dans ce cas, le PA en avertit le candidat/soumissionnaire concerné. ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 24 sur 41

25 3. Exécution du marché 3.1. Dispositions administratives Documents applicables dans le cadre de l exécution du marché Le point 1.1 est également applicable à l exécution du marché. Dans le cadre de l exécution du marché, le contrat qui liera le PA et l adjudicataire sera constitué, suivant l ordre suivant : - des dispositions légales visées au point ; - des documents du marché, tels que définis au point 1.1; - de l inventaire et de l offre de l adjudicataire ; - des règles de l art ; ci-après dénommées «conditions du marché». Conformément à l art. 85 AR 2011, en cas de contradiction entre les documents du marché, l ordre de priorité suivant est déterminant pour l interprétation de ces documents : 1. Avis de marché ; 2. Cahier spécial des charges; 3. Inventaire ; 4. Autres annexes Tranches La levée éventuelle des tranches conditionnelles sera portée à la connaissance de l adjudicataire par un bon de commande spécifique y relatif Cautionnement (art. 25 et s. RGE) Constitution (art. 25 à 27 et 31 RGE) L adjudicataire est tenu de constituer, endéans les trente (30) jours suivant le jour de la conclusion du marché, un cautionnement correspondant à 5 % (arrondi à la dizaine d Euro supérieure) de l assiette du cautionnement telle que définie ci-dessous, destiné à répondre de ses obligations envers le PA, jusqu à la complète exécution du marché. En application de l art RGE, l assiette du cautionnement est fixée pour les tranches fermes (1, 2 et 3) à une somme de ,00 Euro HTVA (soit un cautionnement de ,00 Euro). Pour chaque tranche conditionnelle levée par le PA (voyez 3.1.2), l adjudicataire est tenu de constituer endéans les trente (30) jours suivant le jour de la conclusion du marché, un cautionnement correspondant à 5 % (arrondi à la dizaine d Euro supérieure) de l assiette du cautionnement telle que définie ci-dessous, destiné à répondre de ses obligations envers le PA, jusqu à la complète exécution du marché. ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 25 sur 41

26 En application de l art RGE, l assiette du cautionnement est fixée : - pour la tranche conditionnelle 1 : à une somme de ,00 Euro HTVA. - pour la tranche conditionnelle 2 : à une somme de ,00 Euro HTVA. - pour la tranche conditionnelle 3 : à une somme de ,00 Euro HTVA. - pour la tranche conditionnelle 4 : à une somme de ,00 Euro HTVA. - pour la tranche conditionnelle 5 : à une somme de ,00 Euro HTVA. - pour la tranche conditionnelle 6 : à une somme de ,00 Euro HTVA. - pour la tranche conditionnelle 7 : à une somme de ,00 Euro HTVA. Le cautionnement peut être constitué selon une des façons décrites au 2 de l art. 27 RGE : Modes de constitution possibles En numéraire En fonds publics Sous forme de cautionnement collectif Au moyen d une garantie bancaire Organismes visés Caisse des Dépôts et Consignations ( ou organisme public remplissant un rôle similaire Caissier de l État (Banque nationale de Belgique) ou organisme public remplissant un rôle similaire Caisse des Dépôts et Consignations ( ou organisme public remplissant un rôle similaire Établissement de crédit ou entreprise d assurances L adjudicataire doit produire, endéans les trente jours (30) de calendrier qui suivent la notification de l approbation de son offre, la preuve que ce cautionnement est constitué. Le justificatif à produire par l adjudicataire doit impérativement mentionner les informations suivantes : - le bénéficiaire, à savoir l'etnic - l affectation précise (objet et référence du marché) - nom, prénom et adresse complète de l adjudicataire - nom, prénom et adresse complète du tiers (si garantie par un tiers) Pour le surplus, se référer aux articles 26 et 27 RGE. Pour rappel, en cas de défaut de constitution du cautionnement, l'art. 29 RGE trouve à s appliquer Libération (art. 33 et 133 RGE) Le/les cautionnement(s) constitué(s) dans le cadre du présent marché est/sont libérable(s) en une fois à la fin du présent marché (voy. point du présent CSC). Dans la mesure où le(s) cautionnement(s) est/sont libérable(s), le PA en délivre la mainlevée endéans les 30 jours de calendrier qui suivent la fin du marché (voy. point du présent CSC). Le présent marché constituant un marché à bordereau de prix et à commandes, il est en effet impossible de déterminer quand les différentes commandes seront passées. Le/les ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 26 sur 41

27 cautionnement(s) doit/doivent donc être conservé(s) par le PA jusqu à la fin du marché, afin d assurer la bonne exécution de celui-ci Suivi du marché Fonctionnaire dirigeant (art. 11 RGE) Le fonctionnaire dirigeant (FD) est la personne chargée de la direction et du contrôle de l exécution du marché. Dans le cadre du présent marché, le fonctionnaire dirigeant est M. POULEUR, Administrateur général de l ETNIC. Il dispose des pouvoirs qui lui sont conférés par le Règlement organique de l ETNIC ( df) pour ce qui le concerne, à savoir notamment : - rédiger des bons de commande ; - diriger et contrôler l exécution du marché dans les limites du marché et des commandes qu il a passées ; - effectuer / refuser les réceptions des fournitures et prestations prévues dans le cadre du présent marché ; - le cas échéant, appliquer les sanctions prévues dans le cadre du présent marché ; - Dans le cadre du présent marché, le FD délègue le pouvoir d accorder/de refuser les réceptions visées dans la présent CSC au responsable technique tel qu identifié dans le courrier de notification du marché Communication par (art. 10 RGE) L utilisation des moyens électroniques dont question au point du présent CSC est autorisée, pour autant que l adjudicataire ait également donné son accord écrit et préalable à cette utilisation Responsabilité Généralités L adjudicataire est responsable du choix des fournitures et services proposés et mis en œuvre en vue d obtenir les résultats décrits dans le présent CSC. Il s engage à observer tous les engagements pris et toutes les garanties qu il a données dans son offre ainsi que tous documents signés par lui, le cas échéant après la remise de son offre. L adjudicataire répondra vis-à-vis du PA de toutes les fournitures livrées et de toutes les prestations exécutées par lui-même ou par ses sous-traitants. Cette responsabilité ne saurait être limitée par aucune clause contractuelle. La présente clause prévaut, le cas échéant, sur toute clause contraire des documents du marché. L adjudicataire demeure, par ailleurs, seul et pleinement responsable des engagements qu il a souscrits envers le PA, le cas échéant, du fait de ses sous-traitants. L appel à des sous- ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 27 sur 41

28 traitants n exempte l adjudicataire, ni entièrement ni partiellement, des dispositions générales ou spécifiques applicables au marché Assurance (art. 24 RGE) L adjudicataire devra avoir souscrit et maintenir en vigueur, pendant toute la durée d exécution du marché, une police d'assurance couvrant sa responsabilité en cas d'accident du travail ainsi que sa responsabilité civile. Cette dernière devra couvrir, à l égard du PA, tous les dommages corporels ou incorporels, directs et indirects, de quelque nature que ce soit, à concurrence du montant total du marché. L adjudicataire demeure en outre responsable à l égard du PA des dommages directs au-delà du montant précité. Il devra, si cela n'a déjà été fait au stade de la remise de son offre, en apporter la preuve dans les trente jours de calendrier suivant la conclusion du marché Personnel de l adjudicataire (art. 16 RGE) Sauf lorsqu il l a déjà prévu dans son offre, l adjudicataire désigne, au plus tard dans les 10 jours de la notification de l attribution du marché, une personne chargée de le représenter auprès du PA dans le cadre de la gestion et de la bonne exécution du marché. Le personnel de l adjudicataire qui exécute le marché doit être le même que celui proposé dans son offre. L'adjudicataire remplace immédiatement les membres du personnel qui lui sont signalés par le PA comme compromettant la bonne exécution du marché par leur incapacité, leur mauvaise volonté ou leur inconduite notoire. Toute modification, par l adjudicataire ou à la demande du PA, de la personne ou des personnes désignées en son sein aux fins de l exécution du marché, sera soumise à l autorisation préalable du PA. Cette modification ne pourra en aucun cas engendrer de frais pour le PA ni de retard dans l exécution du marché, sous peine d application de l une des mesures d office visées au point du présent CSC Confidentialité L adjudicataire est en outre tenu de signer une convention de confidentialité dont le modèle est joint en annexe au CSC. L adjudicataire s engage notamment : - à respecter et à faire respecter la stricte confidentialité des données, à caractère personnel ou non, à ne les consulter que dans la mesure strictement nécessaire à l exécution du présent marché (en ayant notamment égard aux dispositions législatives en matière de protection de la vie privée à l égard des traitements de données à caractère personnel). - à respecter le caractère confidentiel de toutes les informations contenues qui leur seront communiquées en vue d exécuter le présent marché ainsi que de toutes les informations ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 28 sur 41

29 contenues dans les documents qui leur seront remis ; - à ne pas reproduire, ni distribuer à des tiers, en totalité ou en partie, les documents précités et les informations y relatives qui seraient transmises ou obtenues sous quelque forme que ce soit à moins d en obtenir l accord préalable et écrit de l ETNIC ; - à restituer, à première demande de l ETNIC, tous documents confidentiels communiqués ou obtenus à l occasion de l exécution du présent marché ; - à traiter comme confidentielles et à respecter le secret à l égard de toute information relative à la mission qui leur serait communiquée oralement, en ce compris les informations recueillies lors des visites de l entreprise et/ou de locaux de cocontractants et/ou de Bénéficiaires de l ETNIC ; - à renoncer à toute utilisation ou exploitation directe ou indirecte de l ensemble des documents et informations précités à d autres fins que la préparation et, le cas échéant, l exécution du présent marché ; - d une manière générale, à ne pas divulguer aux tiers l existence ni le contenu de la mission susmentionnée et, le cas échéant, les résultats obtenus dans le cadre du présent marché. En ce qui concerne la protection des dessins, modèles, savoir-faire, méthode ou invention, il sera fait application de l article 18 2 RGE. L adjudicataire est tenu pour responsable vis-à-vis du PA des manquements à ces obligations lorsque ceux-ci sont commis par ses préposés, sous-traitants et préposés de ces derniers. Le PA s abstient de toute communication concernant un dessin, modèle, savoir-faire, méthode ou invention appartenant, totalement ou partiellement, à l adjudicataire Sous-traitance (art. 12, 14 et 18 3 RGE) Sans préjudice de l application du point du présent CSC, pour l exécution du marché, l adjudicataire peut s adjoindre les services d un ou plusieurs sous-traitants. Si l adjudicataire a communiqué, dans son offre, la liste de ses sous-traitants auxquels il compte faire appel dans le cadre du présent marché, toute modification (retrait/ajout/modification) de cette liste est soumise à l accord préalable et écrit du PA afin de vérifier la correcte application de l art. 12 RGE. L appel à des sous-traitants, même avec l'accord du pouvoir adjudicateur, ne porte pas atteinte au fait que l'adjudicataire reste seul responsable de l'exécution de la totalité du marché vis-à-vis du pouvoir adjudicateur. Le PA ne se reconnaît en effet aucun lien contractuel avec les tiers auxquels l adjudicataire confierait des prestations faisant l objet du présent CSC. Conformément à l article 18 3 RGE, l adjudicataire reprend dans le ou les contrat(s) de sous-traitance qu il conclut, les obligations prévues par le présent marché en matière de confidentialité. En cas de recours à de la sous-traitance, l aadjudicataire a l obligation de répercuter la révision des prix prévue dans le cadre du présent marché dans le contrat de sous-traitance, sauf lorsque le montant du contrat de sous-traitance pour ce qui concerne le présent marché est inférieur à Euro HTVA. ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 29 sur 41

30 Le PA se réserve le droit de demander une attestation de la part de l adjudicataire, voire un extrait du contrat de sous-traitance, attestant que la révision des prix sera bien répercutée Droit de propriété intellectuelle (art. 19 et s. RGE) Droits du Pouvoir adjudicateur (art. 19 et s. RGE) Les prix remis par les soumissionnaires ne comprennent pas le prix de la cession des droits patrimoniaux de propriété intellectuelle relatifs aux résultats du marché mais comprennent le prix du droit d utilisation perpétuel des licences. L adjudicataire garantit qu il possède tous les droits et toutes les autorisations nécessaires pour octroyer la licence d exploitation décrite ci-dessus et s engage à ne pas revenir sur le présent engagement s il décidait de soumettre une demande de brevet ou de toute protection similaire Protection des droits du Pouvoir adjudicateur à l égard des tiers (art. 23 RGE) L adjudicataire certifie que les produits et services fournis au PA en exécution du marché ne constituent pas une contrefaçon de brevets, de droits d auteur, de licences ou de tous droits de propriété intellectuelle généralement quelconques appartenant à des tiers et en excluant ou limitant l utilisation. Pour le surplus, les dispositions de l art. 23 RGE trouvent à s appliquer Modalités de commandes et de livraison Modalités de commande (art. 115 RGE) Le présent marché prévoit des commandes partielles. Ainsi, chaque tranche ferme du présent marché pourra faire l objet d un ou plusieurs bon(s) de commande qui sera(seront) établi(s) selon les besoins du PA et la capacité du celui-ci à traiter les fournitures. Les bons de commande pourront être émis par le PA pendant toute la durée du marché. Chaque tranche conditionnelle du présent marché levée 3 par le PA fera l objet d un bon de commande qui sera établi selon les besoins du PA concerné et la capacité du celui-ci à traiter les fournitures. Les bons de commande pourront être émis par le PA pendant toute la durée du marché Modalités de livraison (art. 118 et 119 RGE) Les fournitures seront livrées de manière électronique uniquement dans les conditions suivantes : Les livraisons devront être effectuées dans un délai maximal de 15 jours ouvrables suivant 3 Pour rappel, le PA n a pas l obligation de lever ces tranches conditionnelles. ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 30 sur 41

31 l émission du bon de commande par le PA. Dans tous les cas, la réception des clés, certificats ou preuves de licences par le PA vaut pour livraison. Par dérogation à l article 123, une amende pour retard particulière de 50 euros sera due de plein droit et sans mise en demeure préalable par jour ouvrable de retard entamé et par commande Modalités de réception (validation des fournitures) Réception provisoire (art.120, 128 et s. RGE) Tant pour les tranches fermes que conditionnelles, le PA vérifiera chaque livraison. La vérification par le PA de la conformité des fournitures livrées aux stipulations du présent CSC est effectué dans les 30 jours de calendrier à compter du lendemain de leur livraison (livraison conforme au point du présent CSC). En dérogation à l article 129 RGE, en l absence d une notification de refus des fournitures endéans ce délai, la réception provisoire des fournitures livrées est automatiquement acquise. Si lors de opérations de réception, les performances et/ou fonctionnalités fixées par les documents du marché ne sont pas rencontrées ou ne le sont que partiellement, l adjudicataire s engage à apporter gratuitement les modifications ou compléments nécessaires càd à fournir au PA de nouvelles clés (ou accès) de licences dans le délai imparti par le PA. Un nouveau délai de réception commence à courir à compter de la livraison des nouvelles clés. Le frais liés à la fourniture et à la réception d une nouvelle clé de licences ou d un nouvel accès, suite à la livraison de fournitures défectueuses sont à charge de l adjudicataire Réception définitive (art. 2, 64 et 135 RGE) La réception définitive intervient à la fin du marché, telle que prévue au point du présent CSC Modalités de facturation et de paiement (art. 7 Loi 2006 art. 66, 67 1 et 127 RGE) Le paiement des fournitures livrées par l adjudicataire dans le cadre du présent marché sera effectué par acomptes à l issue des formalités de réception provisoire visés au point du présent CSC (sur la base des factures séparées établies par l adjudicataire après chaque commande). Chaque bon de commande émis par le PA pourra donc faire l objet d une facturation pour autant que les fournitures aient bien été réceptionnées provisoirement conformément au présent marché. Le paiement intervient endéans les 30 jours de la réception provisoire des fournitures et ce, pour autant que le PA soit en possession de la facture régulièrement établie par l adjudicataire à l issue des formalités de réception provisoire dont question ci-dessus. ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 31 sur 41

32 Chaque facture devra être libellée en 1 exemplaire original libellé T.V.A.C. (exception: H.T.V.A pour les prestataires de services établis à l étranger) et 2 copies à l adresse reprise ci-dessous : ETNIC - Service Comptabilité 37, Boulevard du Roi Albert II, 6ème étage 1030 Bruxelles Les factures porteront obligatoirement les mentions suivantes : - Date d émission - Numéro de facture - Détails des fournitures visées - Référence du bon de commande du PA Elles seront, en outre, accompagnées d une copie du bon de commande du PA afférent à celles-ci. Les paiements seront effectués, par virement, sur un compte bancaire de l adjudicataire, tel que mentionné dans le formulaire d offre qu il a remis pour le présent marché. Pour rappel, conformément à l article 72 des RGE, toute somme due au PA dans le cadre de l exécution du marché est imputée en premier lieu sur les sommes qui sont dues à quelque titre que ce soit, et ensuite sur le cautionnement Révisions et modifications en cours de marché Modifications en cours de marché (art. 37 RGE et 117 RGE) Les articles 37 et 117 RGE sont applicables en cas de modifications du marché en cours d exécution Cession du marché (art. 38 RGE) L art. 38 RGE trouve à s appliquer en cas de cession du marché Révisions des prix (art. 20 AR 2011) En ce qui concerne les prix publics publiés par Microsoft, ceux-ci pourront évoluer dans les conditions suivantes : révision mensuelle des prix valable 5 jours après la publication par cet éditeur des nouveaux prix du mois suivant. En ce qui concerne les taux de remise repris dans les offres des soumissionnaires, ceux-ci resteront invariables pour toute la durée du marché. Pour plus de détail, voyez le point du présent CSC. ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 32 sur 41

33 Défaut d exécution Généralités (art. 44, 47 à 49, 71 et 124 RGE) Les articles 44 à 51, 71 et 124 RGE sont notamment applicables au présent marché. Pour rappel, il est interdit au soumissionnaire, de poser tout acte, convention ou entente, de nature à fausser la concurrence. Si un soumissionnaire se trouve dans une telle situation, et que cela aboutisse à la conclusion du marché, le PA appliquera les mesures prévues à l article 49 RGE Amendes de retard (art. 46, 50 et 123 RGE ) Les amendes pour retard sont dues de plein droit, par la simple expiration d un délai d exécution, sans mise en demeure et sans intervention d un procès-verbal. Dans le cadre du présent marché, des amendes particulières de retard sont établies. Le détail de ces amendes particulières de retard figure au point du présent CSC. Sans préjudice des amendes de retard particulières prévues dans le cadre du présent marché, les amendes de retard pour tout autre retard d exécution que ceux envisagés par lesdites amendes particulières de retard sont calculées à raison de 0,1% par jour de retard. Le montant des amendes de retard ne peut dépasser un maximum de 7,5% de la valeur des fournitures dont la livraison a été effectuée en retard. L adjudicataire peut demander une remise, totale ou partielle, des amendes de retard qui lui sont infligées dans les conditions reprises à l art. 50 RGE Pénalités (art. 45 et 51 RGE) Pour tout défaut d exécution non visé par les pénalités spéciales, lorsque l adjudicataire considéré en défaut d exécution n a apporté aucune justification dans les délais prévus à l article 44, 2 RGE, ou que la justification n a pas été admise par le PA, les pénalités pour défaut d exécution sont calculées conformément à l article 45, 2 RGE. L adjudicataire peut demander une remise partielle des pénalités dans les conditions déterminées par l art. 51 RGE Litige En cas de contestation ou de différend entre le PA et l'adjudicataire relatif au présent marché, les parties tâcheront de parvenir à un accord dans le cadre d une négociation menée par des responsables de haut niveau de part et d'autre. Les parties pourront, le cas échéant, convenir de faire appel à un ou plusieurs experts désignés de commun accord. Dans l hypothèse où cette négociation n aboutirait pas à un accord entre les parties, le différend sera soumis à la compétence exclusive des juridictions de l arrondissement de Bruxelles, statuant dans la langue française. Toute disposition contraire contenue dans l offre d un soumissionnaire sera réputée non écrite. ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 33 sur 41

34 3.2. Dispositions techniques et fonctionnelles Le pouvoir adjudicateur et ses missions Le pouvoir adjudicateur Les missions de l ETNIC sont définies par le Décret du 27 mars 2002 portant création de l'entreprise publique des Technologies nouvelles de l'information et de la Communication de la Communauté française (ETNIC) (M.B. 17 mai 2002)4, ainsi que par le Contrat de gestion de l ETNIC tel qu approuvé par l Arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 18 juillet Pour l'accomplissement de ses missions, l'entreprise publique peut collaborer ou s'associer avec des personnes morales de droit public ou privé. L'exécution de l'ensemble des missions visées ci-avant est entièrement couverte par la dotation visée à l'article 4.10 du présent décret. Dans l'hypothèse où l'entreprise publique fait appel à des services extérieurs pour l'exécution de certaines de ses missions de service public, il doit, en permanence, assurer la maîtrise et L'organisation de la gestion des fonctions clés de l'externalisation. L attention des soumissionnaires est en outre attirée sur les faits suivants : - L ETNIC sous-traite des données à caractère personnel au sens de la Loi du 08 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l égard des traitements de données à caractère personnel, le Responsable du Traitement étant conventionnellement reconnu comme étant la Communauté française. - En tant qu OIP de type B relevant de la Communauté française, l ETNIC est également engagée dans un processus de simplification administrative et notamment dans des projets tels que la Banque Carrefour d Echange des données dite BCED (voir notamment les Arrêtés du 14 mars 2013 parus au Moniteur Belge). - Pour autant que cela ne porte pas préjudice à l'exécution des missions concernant l organisation de l informatique, l'entreprise publique peut collaborer ou s'associer avec des personnes de droit public ou privé pour exercer d'autres missions informatiques Ses missions Organisation de l'informatique 1 la spécification, la traduction, le contrôle et la mise en œuvre des besoins fonctionnels des services de la Communauté française en projets informatiques ; 2 l'acquisition et l'inventaire régulièrement mis à jour du matériel informatique nécessaire pour les services de la Communauté française ; 4 Tel que modifié par le décret programme du 17 décembre 2003 portant diverses mesures concernant les fonds budgétaires, le recouvrement des créances, la RTBF, les experts et les commissaires aux comptes du Gouvernement, l'ecole d'administration publique de la Communauté française, l'etnic, l'aliénation des immeubles domaniaux appartenant à la Communauté française, les institutions universitaires, les statuts des personnels de l'enseignement, l'enseignement, les centres psycho-médico-sociaux, les centres de vacances, le sport, l'éducation permanente et les infrastructures culturelles (articles 17 à 21). ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 34 sur 41

35 3 sur base des données fournies par les services de la Communauté française, la gestion informatique de la rémunération et de la carrière des membres du personnel des services de la Communauté Française el du personnel des établissements d'enseignement organisés ou subventionnés par la Communauté française ; 4 La mise à disposition des ressources informatiques nécessaires au contrôle de l'obligation scolaire et au comptage des élèves visé par la loi du 23 mai 2000 fixant les critères visés à l'article 39, 2, de la loi spéciale du 16 janvier 1989 relative au financement des Communautés et des Régions ; 5 la mise en place et l'organisation d'un service de support aux utilisateurs ; 6 le suivi et le développement de J'outil informatique, en ce compris la fixation des standards technologiques et de la veille technologique ; 7 le développement, la maintenance, l'hébergement ou l'exploitation d'applications existantes ou à développer pour les services de la Communauté française ; 8 la mise en œuvre des accords de coopération relatif à la matière informatique ; Données statistiques 9 la constitution et la mise à jour d'un entrepôt de données rendues strictement anonymes de manière à empêcher, même par regroupement, toute individualisation, ainsi que d'un service des études et de la statistique transversal et commun à l'ensemble des services de la Communauté française à partir des données acquises et/ou produites, notamment par les services opérationnels; le Gouvernement de la Communauté française et les services de la Communauté française accèdent, sans délai ni surcoût, aux données ainsi rassemblées et traitées. Les services de la Communauté française ont J'obligation de transmettre les données dont ils disposent à l'entreprise publique: l'entreprise publique transmettra aux autorités compétentes toutes données à caractère statistique relevant des compétences de la Communauté française et collectées par ces autorités; de même, elle collaborera avec les acteurs concernés par l'utilisation des statistiques: enfin, elle représentera la Communauté française au sein du Conseil supérieur de Statistique ; Réseaux 10 l'organisation et le développement technique des réseaux, notamment de l'internet et de l intranet, et des télécommunications, en ce compris la téléphonie, au sein des services de la Communauté française. Dans l'exécution de cette mission, l'entreprise publique veille également à prendre en considération les personnes morales et les activités subventionnées par la Communauté française ; 11 l'organisation et le développement du «Gouvernement électronique» pour les services de la Communauté française ; Missions de consultance 12 l'accomplissement de missions de consultance informatique. ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 35 sur 41

36 Objet et contexte du marché Contexte du marché L acquisition de nouvelles versions de licences Microsoft est nécessaire afin de moderniser le parc de serveur «Windows 2003» au sein de l ETNIC. En ce qui concerne les licences SQL, il est nécessaire pour l ETNIC de mettre en place un écosystème fiable à long terme pour d une part couvrir les licences manquantes et d autre part proposer une solution durable Objet et structure du marché Le présent marché est un marché public de fournitures divisé en tranches : 3 tranches fermes et 7 tranches conditionnelles visant à l acquisition de licences Microsoft en raison d une compatibilité technique indispensable avec le matériel existant. Pour rappel, celles-ci sont structurées comme suit : Ferme/Conditionnelle Libellé licence Ferme 1 Windows Server DataCenter 2 CPU 2012 R2 sans SA Ferme 2 Exchange 2013 standard CAL (user) Ferme 3 Windows Server Standard 2012 R2 sans SA Conditionnelle 1 Windows Server DataCenter 2 CPU 2012 R2 sans SA Conditionnelle 2 Windows Remote Desktop Services (User) sans SA Conditionnelle 3 Windows Server Standard 2012 R2 sans SA Conditionnelle 4 Office 2013 Professionnel sans SA Conditionnelle 5 Office 2013 Professionnel sans SA CAL Exchange 2013 Standard sans SA (user) SCCM Client ML par OS CAL Windows Server 2012 sans SA (poste) Conditionnelle 6 Conditionnelle 7 SCCM DATACENTER 2 CPU SCCM CAL+SA PAR OS SQL Server Enterprise Core (2c) La tranche conditionnelle 5 est prévue dans le cadre de la communautarisation des maisons de justice. Celle-ci est de nature à augmenter le personnel du Ministère et dans ce cadre les logiciels utilisés se doivent d être normalisés et couverts par les licences adéquates Quantités Pour chaque tranche, les quantités sont estimées et sont mentionnées dans le tableau cidessous (ainsi que dans l inventaire repris en annexe A du présent CSC) et ne peuvent en aucun cas être modifiées par le soumissionnaire sans l approbation écrite du PA. ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 36 sur 41

37 Ces quantités sont réparties entre deux catégories de produits (académique (Aca.) / gouvernemental (Gov.). Quantité Estimée Aca. Quantité Estimée Gov. Ferme/Conditionnelle Libellé licence Windows Server DataCenter 2 CPU 2012 R Ferme 1 sans SA Ferme 2 Exchange 2013 standard CAL (user) Ferme 3 Windows Server Standard 2012 R2 sans SA Windows Server DataCenter 2 CPU 2012 R2 4 4 Conditionnelle 1 sans SA Windows Remote Desktop Services (User) Conditionnelle 2 sans SA Conditionnelle 3 Windows Server Standard 2012 R2 sans SA Conditionnelle 4 Office 2013 Professionnel sans SA Conditionnelle 5 Office 2013 Professionnel sans SA CAL Exchange 2013 Standard sans SA (user) SCCM Client ML par OS CAL Windows Server 2012 sans SA (poste) Conditionnelle 6 SCCM DATACENTER 2 CPU SCCM CAL+SA PAR OS Conditionnelle 7 SQL Server Enterprise Core (2c) Seules les tranches fermes feront l objet d une commande ferme, les quantités n étant à cet égard qu estimées, à savoir les quantités que le PA envisage d acquérir. Le PA se réserve le droit de ne pas passer commande pour les tranches conditionnelles, l adjudicataire, ne pouvant, dans ce cas, prétendre à un quelconque dédommagement. Si cela s avère utile, chaque tranche conditionnelle pourra faire l objet d un ou de plusieurs bon(s) de commande(s) distinct(s) Remise de prix Pour rappel, afin de pouvoir évaluer les offres (cfr. Infra critère d attribution), le soumissionnaire doit proposer clairement dans son offre, et ce pour chaque tranche faisant l objet du présent marché (fixes et conditionnelles) le pourcentage (la remise) qu il accorde sur le prix public par catégorie de produits (académique / gouvernemental) et par licence reprise dans l inventaire. Par «prix publics», le PA entend : les prix publics pour les différentes licences reprises dans l inventaire publiés par Microsoft. Pour rappel, les soumissionnaires doivent joindre à leur offre sous format électronique (convertible et inconvertible), et éventuellement sous format papier les prix publics publiés par Microsoft pour les différentes licences reprises dans l inventaire, relatifs au jour de la remise des offres. ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 37 sur 41

38 L adjudicataire sera tenu de fournir tous les mois au PA les prix actualisés des différentes licences, dès la notification de l attribution du présent marché. Toute commande transmise à l adjudicataire au plus tard cinq jours ouvrables après la réception par le PA des prix actualisés, devra être traitée par l adjudicataire, en tenant compte des conditions reprises dans cette commande et non des prix actualisés transmis depuis lors (lié au système de traitement des commandes du PA). En cas de doute sur la véracité ou sur le contenu des prix transmis, soit au moment de la remise des offres, soit au moment d une actualisation, le PA se réserve le droit d interroger directement l éditeur concerné (à savoir Microsoft) afin d obtenir les prix publics des licences. Si les prix publics remis avec une offre devait différer de ceux fournis par l éditeur (vérifiée par le PA via le point de contact), le PA se réserve le droit d écarter cette offre. Il en va de même si le PA se trouve dans l incapacité de contacter l éditeur (coordonnées inexactes et/ou incomplètes) pour effectuer les vérifications en question. Si les prix actualisés ne sont pas transmis à la date déterminée entre l adjudicataire et le PA, les prix précédents restent d application pour les commandes du PA et ce, jusqu à l échéance mensuelle suivante. Si l éditeur a effectué une mise à jour durant le mois écoulé, ces changements devront être répercutés sur la version actualisée des prix publics à l échéance de transmission suivante. Le PA se réservant le droit de vérifier les changements de prix auprès de l éditeur. Des vérifications seront en tout état de cause effectuées de manière aléatoire pendant toute la durée du marché. En cas de divergence entre les prix renseignés par l éditeur et par l adjudicataire, les prix publics réguliers précédents resteront d application jusqu à l échéance mensuelle suivante. A cette fin, le soumissionnaire indiquera, dans le formulaire d offre, les coordonnées complètes d une personne de contact chez l éditeur afin de permettre au PA de vérifier ces informations Délais de livraison Pour rappel (voyez point du présent CSC), les livraisons devront être effectuées dans un délai maximal de 15 jours ouvrables suivant l émission du bon de commande par le PA. Dans tous les cas, la réception des clés, certificats ou preuves de licences par le PA vaut pour livraison. Pour rappel, une amende pour retard particulière de 50 euros sera due de plein droit et sans mise en demeure préalable par jour ouvrable de retard entamé et par commande (par dérogation à l article 123 RGE) Modalités de levée des tranches conditionnelles Tranche conditionnelle 1 : Windows Server DataCenter 2 CPU 2012 R2 sans SA Cette tranche est prévue pour pouvoir acquérir des licences complémentaires. ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 38 sur 41

39 L acquisition de cette tranche dépend donc de la nécessité de mettre en service d éventuels serveurs supplémentaires et de la mise à disposition d un budget spécifique Tranche conditionnelle 2 : Windows Remote Desktop Services (User) sans SA Cette tranche conditionnelle est prévue pour pouvoir acquérir des licences complémentaires si la migration de windows server 2003 vers windows server 2012 R2 est concluante et que les utilisateurs de solutions «remote desktop» sont migrés vers le nouvel environnement 2012R2 Aucun budget spécifique n est prévu à ce stade. L acquisition de cette tranche dépend donc d une part de la réussite de la migration de windows server 2003 vers 2012R2 et d autre part de la mise à disposition d un budget spécifique non identifié à ce stade Tranche conditionnelle 3 : Windows Server Standard 2012 R2 sans SA Cette tranche est prévue pour pouvoir acquérir des licences complémentaires. L acquisition de cette tranche dépend donc de la nécessité de mettre en service d éventuels serveurs supplémentaires et de la mise à disposition d un budget spécifique Tranche conditionnelle 4 : Office 2013 Professionnel sans SA Cette tranche est prévue pour pouvoir acquérir des nouvelles versions d office 2013 pour mettre à jour le parc office 2007 car ce produit sera obsolète en 2017 (NEO3). L acquisition de cette tranche dépend de la mise à disposition d un budget spécifique Tranche conditionnelle 5 (Office 2013 Professionnel sans SA + CAL Exchange 2013 Standard sans SA (user) + SCCM Client ML par OS + CAL Windows Server 2012 sans SA (poste)) Cette tranche est prévue pour couvrir les besoins de licences des maisons de justice dans le cadre de la communautarisation des compétences. L acquisition de cette tranche dépend de la mise à disposition d un budget spécifique Tranche conditionnelle 6 (SCCM DATACENTER 2 CPU + SCCM CAL+SA PAR OS) Cette tranche est prévue pour moderniser l outil de gestion de parc de la FWB car en 2014 le logiciel actuellement utilisé en phase de support étendu ne supportera plus les nouvelles versions de Windows et d office. ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 39 sur 41

40 L acquisition de cette tranche dépend de la mise à disposition d un budget spécifique Tranche conditionnelle 7 : SQL Server Enterprise Core (2c) En vue de centraliser les bases de données web, il est nécessaire d acquérir des licences spécifiques de SQL server car le nombre d utilisateur des données hébergées sur ces serveurs n est pas identifiable. Ces licences seront acquises en compléments aux licences acquises récemment pour régularisation. Elles seront utilisées pour créer 1 ou 2 clusters de bases de données «WEB» selon le budget disponible. L acquisition de cette tranche dépend donc de la mise à disposition d un budget spécifique. ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 40 sur 41

41 Annexes A. Formulaire d offre B. Inventaire C. Autres annexes C.1. Modèle de déclaration «faire appel à la capacité de tiers» ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 41 sur 41