Cahier spécial des charges

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1 Cahier spécial des charges Référence n 2014/ 3244 «Fourniture de licences Microsoft» Pouvoir adjudicateur Mode de passation ETNIC Adjudication ouverte avec publicité belge et européenne Fournitures Type de marché Date limite pour les questions 05/09/2014 Date ultime de remise des offres 29/09/2014 à 14h10 Service Marchés Publics et Achats Bâtiment «Zénith» - 6 ème étage Bd du Roi Albert II, Bruxelles

2 Table des matières Cahier spécial des charges 1 Service Marchés Publics et Achats 1 Table des matières 2 Glossaire 5 1. Introduction Législation applicable et valeur des documents du marché Dérogation aux RGE (art. 9 RGE) Pouvoir adjudicateur (PA) Objet du marché Objet et structure Durée Intégrité (art. 5, 8 et 9 Loi 2006 Art. 22 et 23 AR Art. ) 8 2. Passation du marché Nature du marché / Procédure Mode de passation (art. 23 et s. Loi 2006) Mode de détermination du prix et remise de prix pour le marché (art. 6 Loi 2006 art. 2, 4 à 7, 13 et 15 à 19, 88 AR 2011) Préparation des offres Erreurs et omissions contenus dans le CSC (art. 84 à 87 AR 2011) Questions par rapport au CSC et modalités de contact Corrections apportées par le PA aux dispositions du marché De l offre Généralités (art. 54 et 84 AR 2011) Forme de l offre (art. 81 AR 2011) Signature de l offre (art. 51 2, 59 3 et 82 AR 2011) Marché à tranches (art. 37 Loi 2006) Variantes (art. 2, 1, 10, 9 et 100 AR 2011) Options (art. 2, 1, 11, 10 et 100 AR 2011) Remise des offres (art. 52 et 90 et s. AR 2011) Offre établie sur papier (art. 90 AR 2011) Offre transmises par des moyens électroniques (art. 52 AR 2011) Modalités (art et 2 AR 2011) Mécanismes correcteurs des aléas de transmission, autorisés par le PA (art AR 2011) Date et heure limites de réception des offres (art AR 2011) - Ouverture des offres (art. 92 à 94 AR 2011) Évaluation des offres Sélection (art. 58 et s. AR 2011) Généralités (art. 58 et s. AR 2011) Droit d accès (art. 60 à 66 AR 2011) Conditions d accès Faillite ou situation assimilée Condamnation pour des faits affectant sa moralité professionnelle Sécurité sociale Impôts et taxes Fausses déclarations 17 ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 2 sur 41

3 Incompatibilités Sélection qualitative (art. 67 à 79 AR 2011) Capacité technique et professionnelle Faire appel à la capacité de tiers (art. 74 AR 2011) Documents déjà fournis dans le cadre d une procédure précédente (art AR 2011) Régularité (art. 21 et 95 et s. AR 2011) Offres incomplètes, réserves, Valeur des conditions générales de vente Erreurs matérielles et arithmétiques (art. 96 AR 2011) Vérification des prix et prix anormaux (art. 21 et 99 AR 2011) Critères d attribution (art. 24 Loi 2006) Délai de validité des offres (art. 57, 102 et 104 AR 2011 et art. 8 2 Loi Recours) Arrêt / interruption du marché (art. 35 et 36 Loi 2006) Communication de la décision motivée, standstill et notification du marché (art. 3 à 27 Loi Recours - art. 102 AR 2011) Autres Langue (art. 53 AR 2011) Confidentialité (art. 11 Loi 2006 art. 10 Loi Recours art. 18 RGE) Communication, moyens électroniques (art. 6 AR 2011) Exécution du marché Dispositions administratives Documents applicables dans le cadre de l exécution du marché Tranches Cautionnement (art. 25 et s. RGE) Constitution (art. 25 à 27 et 31 RGE) Libération (art. 33 et 133 RGE) Suivi du marché Fonctionnaire dirigeant (art. 11 RGE) Communication par (art. 10 RGE) Responsabilité Généralités Assurance (art. 24 RGE) Personnel de l adjudicataire (art. 16 RGE) Confidentialité Sous-traitance (art. 12, 14 et 18 3 RGE) Droit de propriété intellectuelle (art. 19 et s. RGE) Droits du Pouvoir adjudicateur (art. 19 et s. RGE) Protection des droits du Pouvoir adjudicateur à l égard des tiers (art. 23 RGE) Modalités de commandes et de livraison Modalités de commande (art. 115 RGE) Modalités de livraison (art. 118 et 119 RGE) Modalités de réception (validation des fournitures) Réception provisoire (art.120, 128 et s. RGE) Réception définitive (art. 2, 64 et 135 RGE) Modalités de facturation et de paiement (art. 7 Loi 2006 art. 66, 67 1 et 127 RGE) Révisions et modifications en cours de marché Modifications en cours de marché (art. 37 RGE et 117 RGE) Cession du marché (art. 38 RGE) Révisions des prix (art. 20 AR 2011) Défaut d exécution Généralités (art. 44, 47 à 49, 71 et 124 RGE) Amendes de retard (art. 46, 50 et 123 RGE ) Pénalités (art. 45 et 51 RGE) Litige Dispositions techniques et fonctionnelles 34 ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 3 sur 41

4 Le pouvoir adjudicateur et ses missions Le pouvoir adjudicateur Ses missions Objet et contexte du marché Contexte du marché Objet et structure du marché Quantités Remise de prix Délais de livraison Modalités de levée des tranches conditionnelles 38 Annexes 41 A. Formulaire d offre 41 B. Inventaire 41 C. Autres annexes 41 C.1. Modèle de déclaration «faire appel à la capacité de tiers» 41 ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 4 sur 41

5 Glossaire Dans le cadre du présent marché, il faut entendre par : - RGE : les règles générales d exécution établies par l arrêté royal du 14 janvier 2013 ; - CSC : le cahier spécial des charges, en ce compris ses annexes ; - PA : le Pouvoir adjudicateur, en l occurrence l ETNIC, entité qui passe le présent marché et effectuera des commandes dans le cadre de son exécution ; - Soumissionnaire : la personne physique ou morale qui remet une offre dans le cadre du présent marché ; - Adjudicataire : le soumissionnaire à qui le présent marché est attribué ; - FD : le fonctionnaire dirigeant, à savoir le fonctionnaire, ou toute autre personne désignée par le PA, chargé de la direction et du contrôle de l exécution du marché (article 2, 7, RGE) ; Pour d autres définitions, se référer en outre aux articles 2 et 3 Loi 2006, 2 Loi Recours, 2 AR 2011 et 2 RGE. ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 5 sur 41

6 1. Introduction 1.1. Législation applicable et valeur des documents du marché Le présent marché est soumis à la législation et aux normes suivantes, en vigueur à la date du lancement du marché : - Loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services (ci-après dénommée «Loi 2006») ; - Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics et de certains marchés de travaux, de fournitures et de services (ci-après dénommée «Loi Recours») ; - Arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques (ci-après dénommé «AR 2011») ; - Arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics (ci-après dénommé «RGE») ; - Documents du marché. En cas de contradiction entre les documents du marché, l ordre de priorité suivant est déterminant pour l interprétation de ces documents : 1. Avis de marché ; 2. Cahier spécial des charges; 3. Inventaire ; 4. Autres annexes Dérogation aux RGE (art. 9 RGE) Le présent CSC déroge aux articles suivants des RGE,: - article 40 RGE, en ce qu il prévoit que les quantités livrées ne sont vérifiées en présence de l adjudicataire qu à la demande de ce dernier. Le détail de la dérogation est repris au point du présent CSC. - article 129RGE en ce qu il prévoit la réception tacite des fournitures par simple écoulement du délai imparti au PA pour ce faire. Le détail de la dérogation (et sa motivation formelle), est repris au point article 123 RGE, en ce qu il prévoit des amendes pour retard accrues par rapport à celles initialement prévues dans cet article. Les amendes prévues par défaut ne permettent pas d assurer le PA du respect des délais de livraisons proposés par les soumissionnaires conformément aux limites prévues par le présent CSC, dans la mesure où elles sont trop basses et ne constituent donc pas un incitant suffisant au respect de ces délais. Le détail de cette dérogation est repris aux points et articles 33 et 133 RGE, en ce qu il prévoit que l entièreté du cautionnement ne sera libérée qu à la fin du marché. Le détail de cette dérogation se retrouve au point ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 6 sur 41

7 1.3. Pouvoir adjudicateur (PA) Le Pouvoir adjudicateur (PA) du présent marché est l'entreprise publique des Technologies nouvelles de l'information et de la Communication de la Communauté française (ETNIC), dont le siège social est sis Boulevard du Roi Albert II, 37 à 1030 Bruxelles. Le PA est dûment représenté par son Administrateur général, M. Michel POULEUR. Pour une description plus précise des missions de l ETNIC, se référer au point cidessous Objet du marché Objet et structure Le présent marché est un marché de fournitures portant sur l acquisition de licences Microsoft. Il est composé de 3 tranches fermes et de 7 tranches conditionnelles structurées de la manière suivante : Ferme/Conditionnelle Libellé licence Ferme 1 Windows Server DataCenter 2 CPU 2012 R2 sans SA Ferme 2 Exchange 2013 standard CAL (user) Ferme 3 Windows Server Standard 2012 R2 sans SA Conditionnelle 1 Windows Server DataCenter 2 CPU 2012 R2 sans SA Conditionnelle 2 Windows Remote Desktop Services (User) sans SA Conditionnelle 3 Windows Server Standard 2012 R2 sans SA Conditionnelle 4 Office 2013 Professionnel sans SA Conditionnelle 5 Office 2013 Professionnel sans SA CAL Exchange 2013 Standard sans SA (user) SCCM Client ML par OS CAL Windows Server 2012 sans SA (poste) Conditionnelle 6 Conditionnelle 7 SCCM DATACENTER 2 CPU SCCM CAL+SA PAR OS SQL Server Enterprise Core (2c) La présence de tranches fermes et conditionnelles est nécessaire car : - L acquisition de la tranche conditionnelle 2 dépend de d une part de la réussite de la migration de Windows server 2003 vers 2012 R2 et d autre part de la mise à disposition d un budget spécifique. - L acquisition des tranches conditionnelles 1, 3, 4, 5 (suite à la communautarisation des maisons de justice), 6 et 7 dépend de la mise à disposition d un budget spécifique. ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 7 sur 41

8 Pour le surplus, se référer aux dispositions techniques et fonctionnelles, reprises au point 3.2 ci-dessous Durée Le présent marché est conclu pour une durée fixée à 18 mois à compter du lendemain de l envoi du courrier de notification au soumissionnaire retenu, en l absence d une date différente reprise dans ce dernier. Sans préjudice de l application d éventuelles mesures d'office telles que prévues par l A.R. du 14/01/2013, le présent marché pourra être résilié par le PA, moyennant un préavis de 60 jours de calendrier à notifier par lettre recommandée, lorsque le nouveau marché «licences et logiciels» de l ETNIC (destiné à prendre la suite du marché «licences et logiciels» actuel, portant la référence 2013/3241, et à couvrir l entièreté des besoins de l ETNIC en matière de licences) aura été attribué. Ce préavis commence à courir à dater du lendemain de l envoi de ladite notification. La résiliation du marché dans le cas prévu ci-dessus ne donnera droit à aucune indemnité Intégrité (art. 5, 8 et 9 Loi 2006 Art. 22 et 23 AR Art. ) Dans la cadre du présent marché le PA traite les soumissionnaires et soumissionnaires potentiels dans le respect de l égalité, de manière non discriminatoire et agit avec transparence. Le PA accorde une attention particulière à l intégrité dans ses marchés publics et ce, tant au niveau de leur passation que de leur exécution. A cette fin, notamment: le PA veille particulièrement à éviter tout conflit d intérêts, au sens de l article 8 de la Loi 2006, dans le cadre du présent marché. le personnel du PA est soumis à une charte de l acheteur public, visant notamment à garantir la bonne exécution des principes repris ci-dessus. conformément à l art. 9 de la Loi 2006, le PA rappelle que tout acte, convention ou entente de nature à fausser les conditions normales de la concurrence entrainera l écartement de l offre au stade de la passation du marché. en cas de manquement à l un des principes repris ci-dessus au stade de l exécution du marché, le PA se réserve le droit d appliquer l une des sanctions dont question à l art. 49 RGE. De manière générale, les soumissionnaires sont tenus de se comporter de manière professionnellement intègre et de s'abstenir de toute activité de lobbying auprès du PA. Sauf les cas prévus par le présent cahier des charges, les soumissionnaires n'entretiendront aucun contact ni n'échangeront aucune information liés au présent marché avec les représentants du PA. ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 8 sur 41

9 2. Passation du marché 2.1. Nature du marché / Procédure Mode de passation (art. 23 et s. Loi 2006) Le présent marché est un marché de fournitures lancé selon la procédure de l adjudication ouverte avec publicité belge et européenne, en application des articles 3 et 23 de la Loi 2006 et de l article 34 de l AR L attention du soumissionnaire est attirée sur le fait qu aucune négociation n est autorisée dans le cadre de cette procédure et que celui-ci ne peut modifier son offre après l ouverture de celle-ci. Sous toutes réserves, le montant total du marché, toutes tranches confondues, est estimé à environ Euro TVAC Mode de détermination du prix et remise de prix pour le marché (art. 6 Loi 2006 art. 2, 4 à 7, 13 et 15 à 19, 88 AR 2011) Le présent marché est un marché à bordereau de prix. Le présent marché prévoit en effet la remise d un pourcentage sur le prix public unitaire des diverses licences faisant l objet du marché (pour plus de détail, voyez point du présent CSC). Ce prix unitaire public, déduction faite de la réduction accordée par l adjudicataire dans son offre telle qu approuvée par le PA, sera multiplié par les quantités réellement commandées. Les quantités reprises dans les documents du marché sont des quantités estimées, données à titre indicatif et qui reflètent, autant que possible, la situation réellement envisagée dans le cadre du présent marché. Le soumissionnaire doit avoir établi ses prix unitaires suivant ses propres constatations, tenant compte du contenu et de l étendue du marché Préparation des offres Erreurs et omissions contenus dans le CSC (art. 84 à 87 AR 2011) Lorsque le soumissionnaire détecte dans les documents du marché des erreurs ou omissions de nature à rendre impossible pour lui la remise d une offre et/ou l établissement de son prix pour le présent marché ou encore de nature à rendre impossible la comparaison des offres dans le cadre du présent marché, il est tenu de le signaler au PA immédiatement et par écrit. Sauf en cas de réduction des délais par le PA, ce dernier doit en être averti au minimum 10 ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 9 sur 41

10 jours avant le délai de remise des offres. Dès l ouverture de la séance, le soumissionnaire n est plus habilité à se prévaloir : - des erreurs ou omissions contenues dans l inventaire ; - des éventuels vices de formes, erreurs et omissions contenus dans son offre Questions par rapport au CSC et modalités de contact Les contacts au sujet du présent marché (jusqu à la notification de l attribution de celui-ci) se font exclusivement par écrit, via l un des moyens de communication suivants : - par à l adresse du marché : ; - par courrier à l adresse du PA : ETNIC (Services des marchés publics et des achats) 37, Boulevard du Roi Albert II 1030 Bruxelles. Les soumissionnaires sont autorisés à poser des questions concernant le présent marché. Afin de permettre au PA d en prendre connaissance et d y répondre en temps utiles, les soumissionnaires sont cependant tenus de poser leurs questions au plus tard pour le 05/09/2014. Les réponses apportées par le PA aux questions posées dans le cadre du présent marché feront l objet d un avis d informations complémentaires (Erratum) soumis aux mêmes règles de publicité que l avis du présent marché (Bulletin des Adjudications et Journal Officiel de l Union européenne). Les soumissionnaires seront en tout état de cause réputés en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte lors de l élaboration et de la remise de leur offre pour le présent marché Corrections apportées par le PA aux dispositions du marché Dans le cadre des réponses apportées aux questions posées par les soumissionnaires potentiels, le PA peut être amené à apporter des corrections aux documents du marché. Dans ce cas, celles-ci sont identifiées dans le document publié conformément à l avis d informations complémentaires dont question au point ci-dessus. Le cas échéant et pour autant que les questions aient été posées par les soumissionnaires potentiels en temps utile, le délai de remise des offres peut être prolongé par le PA, qui tiendra compte, pour ce faire, du délai restant pour la remise de l offre, de l importance des corrections apportées et de leur impact sur la rédaction des offres De l offre Généralités (art. 54 et 84 AR 2011) Les soumissionnaires ne sont autorisés qu à remettre une seule offre. Le soumissionnaire établit son offre en ayant pris connaissance et en tenant compte des documents du marché et suivant ses propres connaissances et constatations professionnelles et personnelles. Il complète l ensemble des documents transmis par le PA ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 10 sur 41

11 et transmet en annexe de son offre l ensemble des documents attendus (voir liste reprise à cet effet dans le formulaire d offre). La responsabilité de l établissement de son offre et du support choisi par le soumissionnaire pour la remise de son offre lui incombe exclusivement. Dans le cadre de la remise de son offre, le soumissionnaire n est pas autorisé à modifier les quantités reprises à l inventaire Forme de l offre (art. 81 AR 2011) L offre est établie en français. Dans le cas d une remise d offre sous format papier, l offre est établie en : 1 original papier signé ; 1 copie papier ; 1 copie sur support informatique (ex : clé usb, cd-rom,...), sous format inconvertible (.pdf). L inventaire doit également être transmis sous format convertible (.xls). Les fichiers constituant l offre sous format électronique ne pourront être supérieurs à 5Mo. Le cas échéant, les soumissionnaires veilleront à constituer des fichiers séparés. Des fichiers séparés devront en tout état de cause être prévus pour la partie administrative et pour la partie technique. Afin de permettre au PA d en prendre en connaissance de la meilleure manière possible : - l offre contient impérativement une table des matières; - elle suit la structure prévue dans l inventaire du présent CSC et, dans le cas d une remise d offre sous format papier, contient des intercalaires et/ou séparations claires permettant d identifier les différentes annexes/parties qu elle contient; - l offre est, dans la mesure du possible paginée (feuillets et annexes numérotés de façon continue) Signature de l offre (art. 51 2, 59 3 et 82 AR 2011) L offre, en ce compris le formulaire d offre et l inventaire, doit être signée par la personne habilitée à engager le soumissionnaire. Lorsque le soumissionnaire est un groupement sans personnalité juridique (association momentanée, etc.), chacun des participants au groupement signe l offre, conformément au paragraphe précédent. Les différents participants s engagent solidairement et désignent celui d'entre eux qui sera chargé de représenter le groupement vis-à-vis du PA. Dans le cas d une remise d offre sous format papier, en cas de divergence entre l original et les copies, seul l original papier signé fait foi. Par «personne habilitée à engager le soumissionnaire», il faut entendre le soumissionnaire lui-même s il s agit d une personne physique (sans préjudice d une éventuelle procuration dûment établie) ou son/ses représentant(s) légal(aux) s il s agit d une personne morale. Afin de permettre au PA de s assurer de cette habilitation, le soumissionnaire annexe à son ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 11 sur 41

12 offre les justificatifs dont question ci-dessus (procuration, extrait des statuts et/ou actes authentique ou sous seing privé lui accordant le mandat, ). L attention des soumissionnaires est attirée sur le fait qu un administrateur délégué à la gestion journalière n est que rarement habilité à engager une société anonyme dans le cadre de la remise d une offre pour un marché public (sauf par exemple en présence d un mandat spécial, d un système de délégation particulier et/ou de marchés de peu d importance au regard de l entreprise concernée). Par exception, l offre signée électroniquement au nom d une personne morale à l aide d un certificat attribué au nom de cette dernière et qui s engage uniquement en son nom et pour son compte, ne requiert pas de mandat supplémentaire Marché à tranches (art. 37 Loi 2006) Pour rappel, le présent marché prévoit 3 tranches fermes et 7 tranches conditionnelles. L'évaluation de l'offre aura lieu en tenant compte de la totalité des tranches. Les soumissionnaires doivent donc remettre offre pour toutes les tranches, fermes et conditionnelles du présent marché, sous peine de nullité de l offre. Le PA ne s engage cependant que sur les tranches fermes du marché Variantes (art. 2, 1, 10, 9 et 100 AR 2011) Les variantes sont interdites dans le cadre du présent marché. Le soumissionnaire est tenu de répondre aux spécifications techniques exactes prévues par le présent CSC Options (art. 2, 1, 11, 10 et 100 AR 2011) Le présent marché ne prévoit pas d option obligatoire. Les soumissionnaires sont autorisés à introduire des options libres, dans les conditions prévues à l article 10, 2, alinéa 2 de l AR Remise des offres (art. 52 et 90 et s. AR 2011) La responsabilité du choix du mode de remise et de la remise dans les temps de son offre incombe exclusivement au soumissionnaire. Toute modification ou tout retrait d une offre déjà déposée ou remise respecte les dispositions de l art. 91 AR Pour introduire une offre, le soumissionnaire choisit, à l exclusion l un de l autre, l un des modes d introduction de l offre suivants : - SOIT par la remise matérielle d une offre papier (voir point ci-dessous) ; - SOIT par voie électronique via la plateforme e-tendering (voir point cidessous). ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 12 sur 41

13 Offre établie sur papier (art. 90 AR 2011) Toute offre établie sur support papier doit être glissée dans un pli scellé (enveloppe, colis, ) portant les mentions suivantes : Séance d ouverture : (à compléter par le soumissionnaire, par la date et l heure prévues dans l avis de marché ou, le cas échéant, dans l avis rectificatif concerné) Offre pour le marché «Acquisition de licences Microsoft» /3244 NE PAS OUVRIR Ce pli scellé contenant l'offre est remis selon l un des deux modes suivants : 1. Envoyé par service postal à l adresse du PA Adresse du PA : ETNIC Service des marchés publics et achats Boulevard du Roi Albert II, 37 (6ème étage) 1030 Bruxelles En cas d'envoi par service postal, le pli scellé dont question ci-dessus sera glissé dans une seconde enveloppe fermée portant comme seules indications l'adresse du PA ainsi que la mention "OFFRE". Les soumissionnaires sont encouragés à adresser leur offre par courrier recommandé, la preuve de l envoi, dans les temps, de leur offre, leur incombant exclusivement (art. 90 AR 2011). 2. Remis par porteur Les offres remises par porteur sont déposées dans la boite prévue à cet effet à l accueil (voir adresse du PA ci-dessus) ou remise à l une des personnes constituant le Service des marchés publics et des achats (sis à la même adresse), à savoir : - Anne FERIR, - Aline GODFROID, - Filomena RAIMO, - Kristen VOGLAIRE, Les heures d ouverture de l ETNIC, pour la réception des offres remises par porteur, sont les suivantes : - de 9h00 à 12h00 ; - de 14h00 à 16h00. L attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que la remise d une offre dans la boite prévue à cet effet à l accueil ne donnera lieu à aucun récépissé, au contraire de la remise à l une des personnes identifiées ci-dessus Offre transmises par des moyens électroniques (art. 52 AR 2011) ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 13 sur 41

14 La remise d une offre par des moyens électroniques au sens de l article 52 AR 2011 est autorisée dans le cadre du présent marché et ce, pour autant qu elle respecte les dispositions reprises ci-dessous Modalités (art et 2 AR 2011) Les soumissionnaires peuvent remettre leur offre en utilisant la plateforme e-tendering. Plus d informations concernant l introduction d une offre via cette plateforme sont disponibles dans le manuel «Soumettre des offres via Internet E-Procurement pour les entreprises» qui détaille la procédure à suivre pour déposer une telle offre. Il est rappelé que l offre introduite via la plate-forme E-Tendering doit toujours être signée électroniquement par la ou les personne(s) compétente(s) ou habilitée(s) à engager le soumissionnaire. Par le simple fait de transmettre leur offre par des moyens électroniques, les soumissionnaires acceptent que les données de leur offre soient enregistrées par le dispositif de réception du pouvoir adjudicateur, conformément à l article 52, paragraphe 2, alinéa 4 de l arrêté royal du 15 juillet Si un soumissionnaire estime que certains écrits ne peuvent être créés par des moyens électroniques ou moyennant des difficultés disproportionnées, le soumissionnaire peut transmettre ces documents sur support papier, pour autant que ces documents parviennent au PA avant la date limite de réception des offres et qu ils répondent aux conditions suivantes requises pour la remise d une offre sur support papier (voir point ci-dessus) Mécanismes correcteurs des aléas de transmission, autorisés par le PA (art AR 2011) Dans le cadre du présent marché et afin d éviter les aléas de transmission (lenteur en cas de documents volumineux, macro ou virus identifié par le système du PA, ), le PA autorise le mécanisme correcteur suivant : Copie de sauvegarde Le soumissionnaire peut introduire son offre transmise par des moyens électroniques ainsi qu une copie de sauvegarde, établie sur support papier. Les règles applicables à la copie de sauvegarde sont celles requises pour les offres établies sur support papier, si la copie de sauvegarde est établie sur un tel support (voir point 2.4.1). Dans ce cas, l enveloppe scellée contient également, sous peine de ne pouvoir être acceptée par le PA, la mention «copie de sauvegarde». Cette copie de sauvegarde ne sera cependant ouverte par le PA que dans les cas prévus à l art. 52 précité. ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 14 sur 41

15 Date et heure limites de réception des offres (art AR 2011) - Ouverture des offres (art. 92 à 94 AR 2011) L offre, établie sur support papier, doit parvenir au PA avant qu il ne déclare la séance d ouverture des offres ouverte. Cette séance a lieu à la date et à l heure prévues dans l avis de marché ou, le cas échéant, dans l avis rectificatif concerné, à l adresse suivante : ETNIC Service des marchés publics et achats Boulevard du Roi Albert II, 37 (6ème étage) 1030 Bruxelles La séance d ouverture des offres est publique. Le procès-verbal de la séance d ouverture des offres pourra être transmis aux soumissionnaires qui en font la demande écrite au PA, à l adresse du marché (voir point 2.2.2) Évaluation des offres Les offres des soumissionnaires sont évaluées suivant trois étapes distinctes : - Sélection (aptitude des soumissionnaires à exécuter le marché) Voir point 2.6 cidessous ; - Régularité (respect des règles de forme ainsi que du contenu des documents du marché) Voir point 2.7 ci-dessous ; - Critères d attribution (comparaison des offres sélectionnées et régulières au regard des critères d évaluation prévus pour le marché) Voir point 2.8 ci-dessous. Pour rappel le PA dispose de la possibilité, et non de l obligation, d inviter les soumissionnaires à compléter ou à préciser le contenu de leur offre, dans le respect du principe d égalité des soumissionnaires. Les soumissionnaires sont donc invités à apporter une attention toute particulière au caractère complet de leur offre Sélection (art. 58 et s. AR 2011) Généralités (art. 58 et s. AR 2011) Pour être sélectionnés dans le cadre du présent marché, les soumissionnaires doivent satisfaire aux exigences reprises sous le présent point 2.6. L attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que lors de l attribution, le PA peut revoir la sélection d un soumissionnaire si sa situation personnelle ne correspond pas ou ne correspond plus aux conditions de sélection prévues pour le présent marché. Les soumissionnaires doivent donc être conscients qu ils doivent être en ordre en matière de sélection à tout moment, y compris dans le cadre de l exécution du marché. ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 15 sur 41

16 Droit d accès (art. 60 à 66 AR 2011) Pour satisfaire aux conditions d accès du présent marché, le soumissionnaire doit satisfaire à chacun des points repris ci-dessous. Lorsque le soumissionnaire est un groupement sans personnalité juridique, chacun de ses membres doit satisfaire individuellement à l ensemble des points repris ci-dessous (art. 66 AR 2011) Conditions d accès Conformément à l article 61 1er de l AR 2011, le soumissionnaire ne peut avoir fait l'objet d'une condamnation prononcée par une décision judiciaire ayant force de chose jugée pour l un des faits suivants : 1 participation à une organisation criminelle ; 2 corruption ; 3 fraude ; 4 blanchiment de capitaux. Afin de permettre au PA de s en assurer, le soumissionnaire annexe à son offre un extrait du casier judiciaire de sa société, datant de moins de 6 mois Faillite ou situation assimilée Conformément à l article 61 2, 1 et 2 de l AR 2011, le soumissionnaire ne peut se trouver dans un état ou en aveu de faillite, de liquidation, de cessation d activités, de réorganisation judiciaire ou de toute autre situation analogue. En application de l art. 60 1er AR 2011, les soumissionnaires belges sont dispensés de l obligation d annexer à leur offre une telle attestation. Le PA vérifiera en effet leur situation directement via l application DIGIFLOW. Une copie de l attestation produite par cette application sera versée au dossier du marché. En cas d impossibilité pour le PA d obtenir cette attestation via DIGIFLOW, pour quelque raison que ce soit, le PA se réserve toutefois le droit d exiger la production, par le soumissionnaire, d une attestation de non-faillite (ou situation assimilée) disponible auprès du Greffe du tribunal de commerce compétent pour le soumissionnaire concerné. Afin de permettre au PA de s en assurer, le soumissionnaire étranger annexe à son offre une attestation, datant de moins de 6 mois, de l autorité compétente de l état concerné démontrant qu il ne se trouve pas dans l un des cas visés ci-dessus Condamnation pour des faits affectant sa moralité professionnelle Conformément à l article 61 2, 3 de l AR 2011, le soumissionnaire ne peut avoir fait l objet d'une condamnation prononcée par une décision judiciaire ayant force de chose jugée pour tout délit affectant sa moralité professionnelle. ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 16 sur 41

17 La satisfaction à ce critère sera vérifiée sur la base de l extrait de casier judiciaire dont question au point (conditions d accès) ci-dessus Sécurité sociale Conformément aux articles 61 2, 5 et 62 de l AR 2011, le soumissionnaire doit être en règle avec ses obligations en matière de paiement de ses cotisations de sécurité sociale dans le ou, le cas échéant, les différents pays dans le(s)quel(s) il emploie du personnel assujetti à la sécurité sociale. En application de l art. 60 1er AR 2011, les soumissionnaires employant du personnel assujetti à la loi belge du 27 juin 1969 révisant l arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs sont dispensés de l obligation d annexer à leur offre une telle attestation pour ce qui concerne le personnel assujetti en Belgique uniquement. Le PA vérifiera en effet leur situation directement via l application DIGIFLOW. Une copie de l attestation produite par cette application sera versée au dossier du marché. En cas d impossibilité pour le PA d obtenir cette attestation via DIGIFLOW, pour quelque raison que ce soit, le PA se réserve toutefois le droit d exiger la production, par le soumissionnaire, d une attestation ONSS conforme aux dispositions précitées. Afin de permettre au PA de s en assurer, le soumissionnaire étranger annexe à son offre une attestation, portant sur l avant-dernier trimestre écoulé, de l autorité compétente de l état concerné démontrant qu il est en ordre en matière de paiement de ses cotisations sociales. L attention du soumissionnaire est attirée sur le fait que s il emploie du personnel relevant d un ou de plusieurs autres Etats membres, le soumissionnaire reste tenu de produire la ou les attestations relatives à ses obligations dans le ou les autres états membres concernés Impôts et taxes Conformément aux articles 61 2, 6 et 63 de l AR 2011, le soumissionnaire doit être en règle avec ses obligations relatives au paiement des impôts et taxes selon les dispositions légales du pays où il est établi. En application des articles 60 1er et 63 2, al.3 AR 2011, les soumissionnaires belges sont dispensés de l obligation d annexer à leur offre une attestation dont il résulte qu ils sont en ordre à cet égard. Le PA vérifiera en effet leur situation directement via l application DIGIFLOW. Une copie de l attestation produite par cette application sera versée au dossier du marché. En cas d impossibilité pour le PA d obtenir cette attestation via DIGIFLOW, pour quelque raison que ce soit, le PA se réserve toutefois le droit d exiger la production, par le soumissionnaire, d une attestation conforme aux dispositions précitées (attestation délivrée par le SPF Finances Administration Générale de la Perception et du Recouvrement). Afin de permettre au PA de s en assurer, le soumissionnaire étranger annexe à son offre l attestation (ou les) attestation(s) démontrant que ce dernier est en ordre à cet égard Fausses déclarations ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 17 sur 41

18 Conformément à l article 61 2, 7 de l AR 2011, le soumissionnaire ne peut avoir commis de fausses déclarations dans le cadre de la présente procédure. Le soumissionnaire ne doit annexer aucun document à son offre pour ce critère. Le PA se réserve cependant le droit d écarter un soumissionnaire ayant effectué de fausses déclarations, moyennant due motivation ainsi que, le cas échéant, la production de pièce(s) justificative(s) adéquate(s) Incompatibilités Conformément à l article 64 de l AR 2011, sauf à démontrer qu il ne dispose pas d un avantage qui empêche ou qui fausse les conditions normales de la concurrence, un soumissionnaire qui a été chargé de la recherche, de l expérimentation, de l étude ou du développement de ce marché se voit refuser l accès à la présent procédure. Afin de démontrer au PA qu il ne dispose pas d un tel avantage, le soumissionnaire concerné annexe à son offre les justifications qu il juge pertinentes. Le PA se réserve toutefois le droit de faire compléter ou préciser ces justifications lors de l évaluation des offres Sélection qualitative (art. 67 à 79 AR 2011) Sans préjudice de l application du point ci-dessous et outre les exigences reprises cidessus, les soumissionnaires doivent également satisfaire aux conditions reprises cidessous. Lorsque le soumissionnaire est un groupement sans personnalité juridique, les membres du groupement doivent satisfaire, ensemble, à l intégralité des points repris ci-dessous Capacité technique et professionnelle En application des articles 71 et 77 à 79 AR 2011, le soumissionnaire doit démontrer sa capacité technique et professionnelle à effectuer le présent marché. Pour ce faire, il annexe à son offre les documents requis en vertu du présent tableau : Exigences art. 71, 1 et 77 AR 2011 Le soumissionnaire doit satisfaire aux normes d assurance qualité pertinentes pour le présent marché. Niveaux et justificatifs attendus Le soumissionnaire doit satisfaire aux exigences requises pour la certification Microsoft Authorized Education Reseller. Pour démontrer cela, le soumissionnaire annexe à son offre le certificat Microsoft Authorized Education Reseller ou d autres preuves de nature à démontrer de manière claire ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 18 sur 41

19 art. 71, 1 et 77 AR 2011 Le soumissionnaire doit satisfaire aux normes d assurance qualité pertinentes pour le présent marché. art. 71, 1 et 77 AR 2011 Le soumissionnaire doit satisfaire aux normes d assurance qualité pertinentes pour le présent marché. que ces exigences sont remplies. Lorsque le certificat ou les autres moyens de preuve sont établis dans une autre langue que le français, le néerlandais ou l anglais, le soumissionnaire annexe également à son offre une traduction, déclarée conforme par le soumissionnaire, desdits documents. Le soumissionnaire doit satisfaire aux exigences requises pour la certification Microsoft «Large Account Reseller». Pour démontrer cela, le soumissionnaire annexe à son offre le certificat Microsoft «Large Account Reseller» ou d autres preuves de nature à démontrer de manière claire que ces exigences sont remplies. Lorsque le certificat ou les autres moyens de preuve sont établis dans une autre langue que le français, le néerlandais ou l anglais, le soumissionnaire annexe également à son offre une traduction, déclarée conforme par le soumissionnaire, desdits documents. Le soumissionnaire doit satisfaire aux exigences requises pour la certification «Gold» ou «Silver» Partner. ou Pour démontrer cela, le soumissionnaire annexe à son offre le certificat certification «Gold» ou «Silver» Partner ou d autres preuves de nature à démontrer de manière claire que ces exigences sont remplies. Lorsque le certificat ou les autres moyens de preuve sont établis dans une autre langue que le français, le néerlandais ou l anglais, le soumissionnaire annexe également à son offre une traduction, déclarée conforme par le soumissionnaire, desdits documents Faire appel à la capacité de tiers (art. 74 AR 2011) Un soumissionnaire peut, pour répondre aux exigences de sélection qualitative reprises cidessus, faire appel aux capacités d une entité tierce (maison mère, filiale, sous-traitant, ) et ce, à la condition qu il prouve au PA qu il disposera bien des moyens nécessaires dans le cadre de l exécution du présent marché. Pour ce faire, les conditions suivantes doivent impérativement être satisfaites : - le soumissionnaire annexe à son offre l engagement formel de l entité tierce de mettre à sa disposition, pour l exécution du marché, les moyens dont le soumissionnaire se prévaut pour répondre aux exigences de sélection qualitative du présent marché. Un modèle d engagement formel figure en annexe C.1 du présent marché. - L entité tierce doit elle-même répondre aux exigences de droit d accès telles que ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 19 sur 41

20 définies au point ci-dessus. Le soumissionnaire annexe donc à son offre les justificatifs nécessaires pour démontrer la satisfaction de cette entité tierce aux exigences en question Documents déjà fournis dans le cadre d une procédure précédente (art AR 2011) Si un soumissionnaire a déjà produit les renseignements et documents dont question aux points et ci-dessus dans le cadre d un marché antérieur de l ETNIC, il est dispensé de les produire pour le présent marché et ce, pour autant que les conditions suivantes soient remplies : - Les documents répondent aux exigences prévues pour le présent marché ; - Ces documents sont toujours d actualité (ex : attestations fiscales portant sur les périodes exigées en vertu du présent marché) ; - La procédure antérieure pour laquelle les documents en question ont déjà été remis est clairement identifiée dans l offre du soumissionnaire (intitulé et référence du marché) ; - Les documents dont le soumissionnaire entend être dispensé de production sont également clairement identifiés dans son offre Régularité (art. 21 et 95 et s. AR 2011) Le PA vérifie la régularité des offres des soumissionnaires sélectionnés, tant sur le plan formel que matériel, conformément aux dispositions des art. 95 et s. AR Offres incomplètes, réserves, Les offres incomplètes ou émettant des réserves concernant des points essentiels du marché seront considérées par le PA comme étant irrégulières et seront écartées du marché. Les offres incomplètes ou émettant des réserves concernant des points non essentiels du marché ou ne correspondant pas à la réalité pourront être considérées par le PA comme étant irrégulières et partant, pourront être écartées du marché. Les offres contenant des irrégularités formelles ou matérielles de nature à rompre l égalité des soumissionnaires et/ou à mettre à mal la comparaison et/ou l évaluation des offres seront en tout état de cause considérées comme irrégulières et seront écartées. Pour rappel, l art et 4 AR 2011 est applicable au présent marché Valeur des conditions générales de vente Les conditions générales de vente des soumissionnaires ne sont pas applicables au présent marché. Sans préjudice de l application du paragraphe suivant et par le simple fait de remettre une offre, les soumissionnaires renoncent à leurs conditions générales, quand bien même celles- ETNIC CSC 2014/3244 Acquisition de licences Microsoft Page 20 sur 41

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