Service Public Fédéral FINANCES

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1 Service Public Fédéral FINANCES Appel d offres général Cahier spécial des charges n : S&L/AO/227/2009 Ouverture des offres : le 10 septembre 2009 à 14h30 APPEL D OFFRES GÉNÉRAL POUR LA TRADUCTION DE DOCUMENTS PRODUITS PAR DIFFERENTS SERVICES DU SPF FINANCES.

2 TABLE DES MATIÈRES A. DISPOSITIONS GÉNÉRALES OBJET ET NATURE DU MARCHÉ DURÉE DU CONTRAT POUVOIR ADJUDICATEUR INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES SESSION D INFORMATION INTRODUCTION ET OUVERTURE DES OFFRES SERVICE DIRIGEANT FONCTIONNAIRE DIRIGEANT DESCRIPTION DES SERVICES À PRESTER DOCUMENTS RÉGISSANT LE MARCHÉ Législation Documents concernant le marché OFFRES Données à mentionner dans l offre Structure de l offre Durée de validité de l offre PRIX Prix Révision de prix RESPONSABILITÉ DE L ADJUDICATAIRE CRITÈRES DE SÉLECTION RÉGULARITÉ DES OFFRES CRITÈRES D ATTRIBUTION Critères de sélection Critères d exclusion Critères de sélection relatifs à la capacité du soumissionnaire Régularité des offres Critères d attribution Liste des critères d attribution Méthode de détermination de l offre la plus avantageuse Cote finale CAUTIONNEMENT RÉCEPTIONS DES SERVICES PRESTÉS Délais pour la livraison de la traduction Transmission des documents Demandes d informations complémentaires et devoir de coopération Droits d auteur Confidentialité EXÉCUTION DES SERVICES Qualité de la traduction Contrôle de qualité INFORMATIONS SUR LE PERSONNEL RESPONSABLE, SUR LES TRADUCTEURS ET LES SOUS- TRAITANTS FACTURATION ET PAIEMENT DES SERVICES LITIGES AMENDES ET PÉNALITÉS Amendes pour retard Pénalités générales Surcoûts dus à une qualité insuffisante...23 B. PRESCRIPTIONS TECHNIQUES PRÉSENTATION DESCRIPTION GÉNÉRALE DE LA MISSION...24 ANNEXE 1 : FORMULAIRE D OFFRES /28

3 SERVICE PUBLIC FEDERAL FINANCES Service d Encadrement Secrétariat et Logistique Service Achats - Marchés Publics North Galaxy Tour B 2e étage Boulevard du Roi Albert II, 33 bte BRUXELLES CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES n S&L/AO/227/2009 APPEL D OFFRES GENERAL POUR LA TRADUCTION DE DOCUMENTS PRODUITS PAR DIFFERENTS SERVICES DU SPF FINANCES. A. DISPOSITIONS GÉNÉRALES. En application de l article 3, paragraphe 1er, de l AR du 26 septembre 1996, l attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que, dans le présent cahier spécial des charges, il a été dérogé aux articles 20 et 75 de l annexe de l arrêté royal du 26 septembre 1996 concernant les pénalités en raison de l importance accordée par le Service Public Fédéral FINANCES à la qualité de la traduction de ses documents ainsi qu en raison de la nécessité d en disposer dans les délais souhaités. 1. Objet et nature du marché. Le présent marché a pour objet principal la traduction de documents produits par différents services du SPF Finances. Ces documents seront essentiellement relatifs aux marchés publics (cahiers spéciaux des charges, rapports d évaluation, etc.) à traduire du français vers le néerlandais ou du néerlandais vers le français. Il s agira principalement de la traduction des parties techniques, administratives et juridiques de ces différents documents. Les domaines couverts peuvent être fort différents : marchés de fournitures et de services (informatique, nettoyage, mobilier, déménagement, etc.). Toutefois, l accent sera mis sur des documents produits par le Service d Encadrement ICT. Il se peut toutefois que d autres documents fassent l objet de traductions (présentations, articles, documents de travail, etc.). Ces documents peuvent être rédigés en partie en français et en partie en néerlandais, à traduire respectivement vers le néerlandais et vers le français. A titre subsidiaire, le présent marché porte sur : la révision de documents, c est-à-dire la relecture et, le cas échéant, le remaniement d'un texte déjà traduit afin de garantir que la traduction rend fidèlement l'original ; la modification de documents, c est-à-dire la traduction et l'introduction de changements dans un texte déjà traduit ; la réécriture de documents, c est-à-dire la correction et/ou l'amélioration d'un texte rédigé dans la langue cible spécifiée. Le présent cahier spécial des charges établit les conditions générales applicables à la passation de commandes concernant des travaux de traduction spécifiques. Ces travaux seront exécutés par le biais de bons de commande régis par les clauses du présent cahier spécial des charges. 3 /28

4 Il s agit d un marché à bons de commande en raison de l incertitude portant sur l évaluation quantitative et le rythme du besoin global à satisfaire. Tout travail proposé dans le cadre du présent marché fera l'objet d'un bon de commande spécifique émis par le SPF Finances. Ce bon de commande précisera le volume du travail à exécuter, le délai dans lequel il doit être exécuté, et la rémunération due pour ce travail. Il contiendra également toutes les instructions spécifiques concernant le formatage et la livraison du travail. La procédure choisie est celle de l appel d offres général. Il s agit d un marché à bordereau de prix (prix unitaire à la page à traduire standard de caractères, espaces non compris) (A.R. 8 janvier 1996, art. 86). Les variantes ne sont pas autorisées. Important Ce marché se compose de deux lots. Le SPF FINANCES souhaite, sur la base de ce marché public, pouvoir adresser ses demandes de traduction à deux sociétés. La première société est consultée en priorité par le SPF FINANCES. Si cette société ne peut se charger de traduire les documents soumis par le SPF FINANCES dans les délais souhaités par ce dernier, alors la demande est adressée à une seconde société de traduction. Le lot 1 a pour objet la désignation de la première société, c est-à-dire la société consultée prioritairement par le SPF FINANCES. Le lot 2 a pour objet la désignation de la seconde société, c est-à-dire celle à laquelle le SPF FINANCES aura subsidiairement recours. L attribution d un des deux lots ne donne toutefois droit à aucun monopole à son adjudicataire. Le SPF FINANCES conserve le droit de s adresser à d autres sociétés pour des travaux de traduction. Compte tenu de son expérience durant les années antérieures, le pouvoir adjudicateur estime la quantité de pages à traduire à plus ou moins 3000 pages par an. Ce nombre de pages ne constitue pas un engagement pour le SPF FINANCES. Le SPF FINANCES s engage à demander à l adjudicataire du lot 1 la traduction d au minimum 750 pages par an. Le pouvoir adjudicateur ne peut déterminer le nombre de pages à traduire qui sera demandé à l adjudicataire du lot 2. Il s engage toutefois à lui demander la traduction d au minimum 250 pages par an. Les soumissionnaires peuvent remettre une offre pour les deux lots ou un des deux lots. L adjudicataire du lot 1 ne pourra pas être l adjudicataire du lot 2 afin de garantir au SPF FINANCES la possibilité de s adresser subsidiairement à une autre société que celle prioritairement consultée. Ainsi, l offre de l adjudicataire du lot 1 sera considérée comme non recevable pour le lot 2. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de n'attribuer qu un ou aucun lot et d éventuellement décider que, le cas échéant, l autre lot fera l'objet d'un nouveau marché, au besoin suivant un autre mode de passation. 4 /28

5 2. Durée du contrat. Le contrat prendra cours le 1 er jour qui suit la date de sa notification et est conclu pour une durée de trois ans. Cependant, chaque partie peut mettre fin au contrat à la fin de la première ou de la deuxième année, à condition que la notification à l autre partie soit faite par lettre recommandée: - au moins (3) trois avant la fin de l année d exécution en cours si le pouvoir adjudicateur met fin au contrat, - au moins (6) six mois avant la fin de l année d exécution en cours si l adjudicataire met fin au contrat. Dans ce cas, la partie qui doit subir la résiliation du contrat ne peut réclamer des dommages et intérêts à cet effet. 3. Pouvoir adjudicateur Informations complémentaires. Le pouvoir adjudicateur est l Etat belge, représenté par Monsieur le Ministre des Finances. Des informations complémentaires peuvent être obtenues auprès du Service Achats / Marchés Publics, NORTH GALAXY, Tour B 02, Boulevard du Roi Albert II, n 33, Boîte 961, 1030 BRUXELLES, - VAN OVERWAELLE Wendy 0257/ OPDECAM Christine 0257/ HOEBEECK Els 0257/ LACROIX Isabelle 0257/ Session d information. Il n est pas prévu de session d information. 5. Introduction et ouverture des offres. Les offres seront déposées par le soumissionnaire ou son représentant soit : - à la séance d ouverture, en mains propres, avant que le président n ouvre la séance ; - en mains propres à un fonctionnaire du Service Achats / Marchés Publics, au plus tard le jour ouvrable précédant la date de l ouverture des offres ; - à la poste. Toute autre modalité d expédition (comme Taxipost, courrier exprès, etc.) se fera sous l entière responsabilité du soumissionnaire. Les offres sont acceptées pour autant que la séance d ouverture des offres n ait pas été déclarée ouverte. Toutefois, une offre arrivée tardivement est prise en considération pour autant : - que le pouvoir adjudicateur n'ait pas encore notifié sa décision à l'adjudicataire, 5 /28

6 - et que l'offre ait été déposée à la poste sous pli recommandé, au plus tard le quatrième jour de calendrier précédant le jour fixé pour la réception des offres. L offre sera déposée en trois exemplaires dont un original. Elle sera glissée sous pli définitivement scellé, portant les deux indications suivantes : - la référence du cahier spécial des charges : S&L/AO/227/ la date et l heure de l ouverture des offres : le 10 septembre 2009 à 14h30 Ce pli scellé est glissé dans une seconde enveloppe portant les mentions suivantes : - dans le coin supérieur gauche : o le mot «SOUMISSION» o la référence du cahier spécial des charges : S&L/AO/227/2009 o si la soumission est déposée par porteur, les données relatives aux personnes de contact chargées de la réception des offres : VAN OVERWAELLE Wendy 0257/68347 OPDECAM Christine 0257/63482 HOEBEECK Els 0257/92726 LACROIX Isabelle 0257/ à l endroit prévu à cet effet, l adresse du destinataire. Le soumissionnaire qui remet son offre par porteur doit savoir que le North Galaxy n est accessible que par l entrée «visiteurs» située au rez-de-chaussée, boulevard du Roi Albert II, 33 à 1030 BRUXELLES et ce, uniquement pendant les heures de bureau soit de 9 à et de 14 à 16 heures. Si l offre est déposée par porteur, un accusé de réception ne sera délivré que si la demande en est faite expressément. Il est important de noter que seul cet accusé de réception peut servir de preuve du dépôt de l offre. Le soumissionnaire assume l entière responsabilité des modalités d envoi et de réception de son offre dans les délais impartis. Les offres doivent être expédiées ou déposées à l adresse suivante: Service Public Fédéral FINANCES Service d Encadrement Secrétariat et Logistique Service Achats - Marchés Publics A l attention de Monsieur Jean-Pierre DELANNOY, Directeur North Galaxy - Tour B - 2 e étage Boulevard du Roi Albert II, 33 - Boîte BRUXELLES Il sera procédé le 10 septembre 2009 à 14h30, dans une des salles de réunion du North Galaxy, accessible via l entrée «visiteurs», boulevard du Roi Albert II, 33 à 1030 BRUXELLES, à l ouverture en séance publique des offres déposées pour le présent marché (sans proclamation des prix). 6 /28

7 6. Service dirigeant fonctionnaire dirigeant. Le service dirigeant au sens des articles 1 et 2 du cahier général des charges représente le pouvoir adjudicateur. Seul le service dirigeant est compétent pour la surveillance du marché ainsi que pour son contrôle. Le fonctionnaire dirigeant : Jeannine Kempeneers Tél.: 0257/ Description des services à prester. Les services à prester sont renseignés à la section B «Prescriptions techniques» du présent cahier spécial des charges. 8. Documents régissant le marché Législation. - La loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services (M.B. du 22 janvier 1994) ; - L arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics (M.B. du 26 janvier 1996) ; - L arrêté royal du 26 septembre 1996 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics + annexe : cahier général des charges (CGC) des marchés publics de travaux, de fournitures et de services et des concessions de travaux publics (M.B. du 18 octobre 1996) ; - L arrêté royal du 14 octobre 1996 relatif au contrôle préalable et aux délégations de - pouvoir en matière de passation et d exécution des marchés publics des travaux de fournitures et de services et en matière d octroi de concessions de travaux publics au niveau fédéral (M.B. 24 octobre 1996) ; - L arrêté royal du 29 janvier 1997 fixant la date de l entrée en vigueur de certaines dispositions de la loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services et de leurs mesures d exécution (M.B. 13 février 1997) ; - Le Règlement Général sur la Protection du Travail (RGPT) ; - Toutes les modifications à la loi et aux arrêtés précités, en vigueur au jour de l ouverture des offres ; - La réglementation de l Union européenne relative aux marchés publics de services, en vigueur au jour de l ouverture des offres ; - La loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l exécution de leur travail et le Code sur le bien être au travail Documents concernant le marché. - Les avis de marché et rectificatifs annoncés ou publiés au Bulletin des Adjudications ou au Journal Officiel des Communautés européennes qui ont trait aux marchés en général, ainsi que les avis de marché et rectificatifs relatifs à ce marché, font partie intégrante du présent cahier spécial des charges. Le soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte lors de l établissement de son offre. - Le présent cahier spécial des charges n S&L/AO/227/ L offre approuvée de l adjudicataire. 7 /28

8 9. Offres Données à mentionner dans l offre. L attention des soumissionnaires est attirée sur l article 10 de la loi du 24 décembre 1993 et sur l article 78 de l arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux incompatibilités. Le soumissionnaire est tenu d utiliser le formulaire d offre joint en annexe au présent cahier spécial des charges ainsi que les inventaires des prix et les récapitulatifs. Si, toutefois, d autres documents sont utilisés, il est tenu d attester sur chaque document la conformité aux modèles joints au cahier spécial des charges (Art. 89 de l AR du 8 janvier 1996). L offre et le formulaire d offre y compris l inventaire de prix, sont rédigés en français ou en néerlandais. Le soumissionnaire indique la langue qu il choisit pour l interprétation du contrat. Faute de s en être exprimé, il sera censé avoir choisi la langue dans laquelle il a rédigé son offre. Les soumissionnaires doivent numéroter et parapher chaque feuille de leur offre. Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire renonce automatiquement à ses conditions générales ou particulières de vente, même si celles-ci sont mentionnées dans l une ou l autre annexe à l offre. Les renseignements suivants seront mentionnés dans l offre : - le prix unitaire à la page standard de 1500 caractères (espaces non compris) (TVA non comprise); - le montant de la TVA; - le prix unitaire à la page standard de 1500 caractères (espaces non compris) (TVA comprise) ; - la signature de la personne compétente pour signer l offre; - la qualité de la personne qui signe l offre; - la date à laquelle la personne précitée a signé l offre; - le numéro d immatriculation complet du soumissionnaire auprès de la Banque Carrefour des Entreprises (pour les soumissionnaires belges); - le numéro d inscription à l O.N.S.S.; - le numéro et le libellé du compte du soumissionnaire ouvert auprès du Postchèque ou d un autre établissement financier; - les noms, prénoms, la qualité ou profession, la nationalité et le domicile du soumissionnaire ou lorsque celui-ci est une société, sa raison sociale ou dénomination, sa forme juridique, sa nationalité et son siège social; - tous les éléments et documents nécessaires pour l évaluation des offres. IMPORTANT Pour toute offre introduite par un mandataire, le mandataire joint à l'offre un acte authentique ou sous seing privé (ou une copie de cet acte) prouvant qu il est habilité à engager l entité pour laquelle il soumissionne. Le mandataire peut également mentionner le numéro de l'annexe au Moniteur belge à laquelle est publié le mandat Structure de l offre L offre du soumissionnaire se compose obligatoirement de cinq volets distincts : 8 /28

9 Volet A «Volet administratif» Ce volet se compose des éléments suivants : I. Formulaire d offre Le soumissionnaire présente dans ce chapitre les pièces suivantes dans l ordre imposé : 1. Le formulaire d offre; 2. Pour toute offre introduite par un mandataire, l acte authentique ou sous seing privé (ou une copie de cet acte) joint par le mandataire prouvant qu il est habilité à engager l entité pour laquelle il soumissionne. Le mandataire peut également mentionner le numéro de l'annexe au Moniteur belge à laquelle est publié le mandat. II. Documents relatifs aux critères de sélection (Voir point ) Le soumissionnaire présente dans ce chapitre les pièces suivantes dans l ordre imposé : 1. Documents relatifs aux critères de sélection permettant d évaluer la capacité financière et économique du soumissionnaire: La déclaration quant au chiffre d affaires concernant les services auxquels se réfère le marché, réalisés au cours des trois dernières années. 2. Documents relatifs aux critères de sélection permettant d évaluer la capacité technique du soumissionnaire (Voir point :12.1.2) 1. une liste des principaux clients; 2. une indication de sa capacité journalière de traduction ; 3. une indication de l effectif annuel moyen au cours des trois dernières années ; 4. tous renseignements pertinent concernant les moyens de communication. Volet B «Volet financier» Ce volet comprend la proposition de prix du soumissionnaire. Volet C «Volet technique» Ce volet comprend notamment le dossier décrivant la méthodologie de travail telle que proposée par le soumissionnaire eu égard aux impératifs qui ressortent des prescriptions techniques du cahier spécial des charges ainsi que les modalités de collaboration entre l adjudicataire et le SPF Finances dans le cadre du présent marché. Volet D «Test» Dans ce volet, le soumissionnaire joint les documents traduits dans le cadre du test imposé par le pouvoir adjudicateur. Volet E «Annexes» Dans ce volet, le soumissionnaire joint l ensemble des annexes et des documents utiles non exigés dans les volets précédents. 9 /28

10 9.3. Durée de validité de l offre. Les soumissionnaires restent liés par leur offre pendant un délai de 180 jours de calendrier, à compter du jour qui suit celui de l ouverture des offres. 10. Prix Prix. L offre de prix doit être remise par page standard comme indiqué dans le formulaire d offre tel que présenté en annexe 1. Par page standard, il faut entendre une page de texte de 1500 caractères, espaces non compris, dans la langue source. Le soumissionnaire peut proposer un prix différent pour les deux lots. Le prix par page est identique pour une traduction du néerlandais vers le français comme pour une traduction du français vers le néerlandais. Le prix de la page standard demeure applicable jusqu à l échéance du contrat. Il couvre tous les frais engagés par l adjudicataire pour l'exécution du contrat, y compris, et de façon non limitative, les dépenses afférentes à l'intégration des corrections apportées par le pouvoir adjudicateur. Pour les travaux de traduction effectués dans le cadre du présent marché, le pouvoir adjudicateur s engage à payer à l adjudicataire le montant obtenu en multipliant le nombre de pages standard à traduire de texte source par le prix à la page standard proposé dans son offre. Le nombre de pages standard à traduire est celui déterminé par le pouvoir adjudicateur dans le bon de commande adressé à l adjudicataire. Aucun paiement ne sera effectué pour toute page qui aura été identifiée par le pouvoir adjudicateur comme ne nécessitant aucun traitement par l adjudicataire. Ces pages seront cependant communiquées pour information à l adjudicataire afin d assurer la bonne compréhension par celui-ci du document à traduire. Pour les révisions, le pouvoir adjudicateur s'engage à payer à l adjudicataire le montant obtenu en multipliant le nombre de pages standard déterminé par le pouvoir adjudicateur par 50 % du prix de la page standard. Pour les modifications, le pouvoir adjudicateur s'engage à payer à l adjudicataire le montant obtenu en multipliant le nombre de pages standard de texte modifié déterminé par le pouvoir adjudicateur par 130 % du prix de la page standard. Pour la réécriture, le pouvoir adjudicateur s'engage à payer à l adjudicataire le montant obtenu en multipliant le nombre de pages standard déterminé par le pouvoir adjudicateur par 50 % du prix de la page standard. Le prix est exprimé tous frais compris et hors T.V.A. L offre mentionne séparément, le taux et le montant de la T.V.A. Le prix doit être mentionné en euros (EUR) Révision de prix. Pour le présent marché, aucune révision de prix n est possible. 10 /28

11 11. Responsabilité de l adjudicataire. Le prestataire de services assume la pleine responsabilité des fautes et manquements présentés dans les services fournis. Par ailleurs, le prestataire de services garantit le pouvoir adjudicateur des dommages et intérêts dont celui-ci est redevable à des tiers du fait du retard dans l exécution des services ou de la défaillance du prestataire de services. 12. Critères de sélection Régularité des offres Critères d attribution Critères de sélection. Les soumissionnaires sont évalués sur la base des critères de sélection repris ci-après. Seules les offres des soumissionnaires qui satisfont aux critères de sélection sont prises en considération pour participer à la comparaison des offres selon les critères d attribution repris au point 12.3 du présent cahier spécial des charges, dans la mesure où ces offres sont régulières sur le plan administratif et technique Critères d exclusion. IMPORTANT Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire atteste qu il ne se trouve pas dans un des cas d exclusion figurant ci-dessous. Le pouvoir adjudicateur vérifiera l exactitude de cette déclaration sur l honneur implicite dans le chef du soumissionnaire dont l offre est la mieux classée. A cette fin, il demandera au soumissionnaire concerné, par les moyens les plus rapides et dans le délai qu il détermine, de fournir les renseignements ou documents permettant de vérifier sa situation personnelle. Le pouvoir adjudicateur demandera lui-même les renseignements ou documents qu il peut obtenir gratuitement par des moyens électroniques auprès des services qui en sont gestionnaires. Premier critère d exclusion..1. Le soumissionnaire belge qui emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs, doit être en ordre en ce qui concerne ses obligations vis-à-vis de l Office National de Sécurité Sociale. Il est considéré comme étant en ordre en ce qui concerne les obligations précitées, s il apparaît, qu au plus tard la veille de la date limite de réception des offres, il : 1 a transmis à l Office National de Sécurité Soci ale toutes les déclarations requises jusque et y compris celles relatives à l avant-dernier trimestre civil écoulé par rapport à la date limite de réception des offres et 2 n a pas pour ces déclarations une dette en cot isations supérieure à 2500 EURO, à moins qu il n ait obtenu pour cette dette des délais de paiement qu il respecte strictement. 11 /28

12 Toutefois, même si la dette en cotisations est supérieure à EURO, le soumissionnaire sera considéré comme étant en règle, s il établit, avant la décision d attribuer le marché, qu il possède, au plus tard la veille de la date limite de réception des offres à l égard d un pouvoir adjudicateur au sens de l article 4, 1 et 2, 1 à 8 et 10 de la loi, ou d une entr eprise publique au sens de l article 26 de cette même loi, une ou plusieurs créances certaines, exigibles et libres de tout engagement à l égard de tiers pour un montant au moins égal, à EUROS près, à celui pour lequel il est en retard de paiement de cotisations. 2. Le soumissionnaire étranger au plus tard la veille de la date limite de réception des offres : 1 être en règle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les dispositions légales du pays où il est établi. 2 être en ordre avec les dispositions du 1er, s il emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs..3. A quelque stade de la procédure que ce soit, le pouvoir adjudicateur peut s informer, par tous moyens qu il juge utiles, de la situation en matière de paiement des cotisations de sécurité sociale de tout soumissionnaire. Deuxième critère d exclusion. Est exclu de la participation à la procédure d attribution : Le fournisseur qui a fait l objet d un jugement ayant force de chose jugée dont le pouvoir adjudicateur a connaissance pour : 1 participation à une organisation criminelle t elle que définie à l article 324bis du Code pénal ; 2 corruption, telle que définie à l article 246 du Code pénal ; 3 fraude au sens de l article 1 er de la convention relative à la protection des intérêts financiers des communautés européennes, approuvée par la loi du 17 février 2002 ; 4 blanchiment de capitaux tel que défini à l ar ticle 3 de la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. En vue de l application du présent paragraphe, le pouvoir adjudicateur peut, lorsqu il a des doutes sur la situation personnelle d un fournisseur, s adresser aux autorités compétentes belges ou étrangères pour obtenir les informations qu il estime nécessaires à ce propos. Troisième critère d exclusion. Le soumissionnaire ne peut pas se trouver dans un des cas suivants : 1 se trouver en état de faillite ou de liquidation, avoir cessé ses activités ou avoir obtenu un concordat judiciaire, ou se trouver dans toute situation analogue résultant d une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales; 12 /28

13 2 avoir déposé une déclaration de faillite, avoir entamé une procédure de liquidation ou de concordat judiciaire ou avoir en cours une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales. Quatrième critère d exclusion. Le soumissionnaire ne peut pas avoir été condamné par un jugement passé en force de chose jugée pour un délit qui porte atteinte à son intégrité professionnelle. Cinquième critère d exclusion. Le soumissionnaire ne peut pas, en matière professionnelle, avoir commis une faute grave, constatée par tout moyen dont le pouvoir adjudicateur pourra justifier. En outre, le soumissionnaire, par la signature de son offre, s engage à respecter les normes définies dans les conventions de base de l Organisation Internationale du Travail (OIT) et, en particulier: 1. L interdiction du travail forcé (conventions n 29 concernant le travail forcé ou obligatoire, 1930, et n 105 sur l abolition du tra vail forcé, 1957); 2. Le droit à la liberté syndicale (convention n 8 7 sur la liberté syndicale et la protection du droit syndical, 1948); 3. Le droit d organisation et de négociation collective (convention n 98 sur le droit d organisation et de négociation collective, 1949); 4. L interdiction de toute discrimination en matière de travail et de rémunération (conventions n 100 sur l égalité de rémunération, 1951 et n 111 concernant la discrimination (emploi et profession), 1958); 5. L âge minimum fixé pour le travail des enfants (convention n 138 sur l âge minimum, 1973), ainsi que l interdiction des pires formes du travail des enfants (convention n 182 sur les pires formes du travail des enfants, 1999). Le non-respect des conventions susmentionnées sera donc considéré comme faute grave en matière professionnelle au sens de l article 69, 4 de l AR du 8 janvier Les dispositions qui précèdent s appliquent sans préjudice des autres dispositions reprises à l article 69 de l arrêté précité. Sixième critère d exclusion. Le soumissionnaire doit être en ordre concernant ses obligations vis-à-vis des contributions directes et de la TVA. Septième critère d exclusion. Le soumissionnaire ne peut pas s être rendu gravement coupable de fausses déclarations en fournissant des renseignements exigibles dans le cadre du présent marché Critères de sélection relatifs à la capacité du soumissionnaire. Critères de sélection relatifs à la capacité financière et économique du soumissionnaire 13 /28

14 Premier critère relatif à la capacité financière et économique du soumissionnaire Le soumissionnaire doit fournir une déclaration concernant le chiffre d affaires que l entreprise a réalisé au cours des trois dernières années pour des services similaires à ceux faisant l objet du présent marché. Critères de sélection relatifs à la capacité technique du soumissionnaire Les soumissionnaires sont tenus d apporter la preuve de leur capacité technique et professionnelle à fournir les services couverts par le présent cahier spécial des charges conformément aux critères de qualité prescrits par ce dernier. Cette capacité sera évaluée notamment au regard de l expérience et du savoir-faire du soumissionnaire ainsi que de son efficacité et sa fiabilité tels que présentés dans son offre. A cette fin, le soumissionnaire communique au SPF Finances : 1. une liste des principaux clients (et si possible leurs références) auxquels le soumissionnaire a fourni, au cours des trois dernières années, des traductions, en précisant le volume et les domaines de spécialisation concernés ; 2. une indication de sa capacité journalière de traduction exprimée en pages standard par langue source en fonction des diverses langues de cibles (1500 caractères, espaces non compris) ; 3. une indication de l effectif annuel moyen au cours des trois dernières années ; 4. tout renseignement pertinent (c est-à-dire en rapport avec le mode de communication de documents utilisé par le SPF Finances dans le cadre de ses relations avec l adjudicataire, cf. Partie B «Description du marché» du cahier spécial des charges ) concernant son infrastructure technique (matériel informatique, logiciels, courrier électronique et accès à Internet) Régularité des offres. Les offres des soumissionnaires sélectionnés seront examinées du point de vue de leur régularité. Les offres irrégulières seront exclues. Le soumissionnaire justifie de manière détaillée, complète et adéquate le prix unitaire forfaitaire. Il met en évidence dans son offre les éléments objectifs qui justifient ce prix. Eu égard aux caractéristiques du présent marché, les prix proposés doivent être normaux. Conformément à l article 88, 2 et 3 de l Arrêté royal du 08 janvier 1996 : 1. les soumissionnaires doivent fournir, préalablement à l'attribution du marché, toutes les indications destinées à permettre au pouvoir adjudicateur de vérifier les prix offerts ; 2. le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d effectuer toutes vérifications sur pièces comptables et tous contrôles sur place de l'exactitude des indications fournies. 14 /28

15 Seules les offres régulières seront prises en considération pour être confrontées aux critères d attribution Critères d attribution. Pour le choix de l offre la plus intéressante d un point de vue économique, les offres régulières des soumissionnaires sélectionnés seront confrontées à une série de critères d attribution. Les points obtenus pour les différents critères seront additionnés afin d obtenir un classement final Liste des critères d attribution. Le marché est attribué au soumissionnaire qui a introduit l offre la plus avantageuse compte tenu de: 1. la qualité, telle qu évaluée par le pouvoir adjudicateur, de la traduction des documents. Voir point partie A de ce cahier de charges. 2. le prix à la page standard à traduire de 1500 caractères (espaces non compris). 3. la qualité du service proposé et la mesure dans laquelle l offre apporte une réponse spécifique au sujet du marché; qualification du personnel amené à exécuter le marché, les procédures de contrôle de qualité, organisation mise en place, etc. TOTAL 45 points 40 points 15 points 100 points Méthode de détermination de l offre la plus avantageuse L évaluation des critères d attribution se fera comme suit: 1. la qualité, telle qu évaluée par le pouvoir adjudicateur, de la traduction des documents. (45/100) ; Les soumissionnaires seront évalués notamment sur la qualité de la traduction de quatre documents que leur soumettra le SPF Finances. (2 documents de deux pages à traduire du français vers le néerlandais et deux documents de deux pages à traduire du néerlandais vers le français). Une attention particulière sera accordée au respect des terminologies légales officielles. L utilisation de termes juridiques ou d intitulés de documents légaux et réglementaires inexacts sera sévèrement sanctionnée. Le 27 août 2009, le SPF Finances publiera sur son site internet à l adresse sous la rubrique «marchés publics», dans la colonne «cahier spécial des charges à télécharger», des documents à traduire par les soumissionnaires. La traduction des documents ainsi effectuée par le soumissionnaire sera jointe à son offre. 2. le prix à la page standard à traduire de 1500 caractères (espaces non compris) (40/100); En ce qui concerne le critère prix, la cote est obtenue comme suit: 40*(Y/Z) points 15 /28

16 Où - Y est le montant de l offre la moins chère répondant en tous points aux exigences du cahier spécial des charges et - Z est le montant de l offre faisant l objet de l évaluation. 3. la qualité du service proposé et la mesure dans laquelle l offre apporte une réponse spécifique au sujet du marché; qualification du personnel amené à exécuter le marché, les procédures de contrôle de qualité, organisation mise en place, etc. (15/100) Pour ces critères d attribution, l évaluation suivante sera appliquée (l attribution de fractions de points est possible) : - 15 points : très bien - 12 points : bien - 9 points : suffisant - 6 points : mauvais - 3 points : très mauvais - 0 point : inexistant ou impossible à évaluer A chaque critère est attribué un coefficient de pondération par lequel le score obtenu sera multiplié. Les offres n obtenant pas un minimum de 60% des points pour le test de traduction, n entrent pas en ligne de compte pour l attribution du marché. Voir critère 1 ( Liste des critères d attribution) Cote finale Une cote finale est attribuée à chaque offre en additionnant les points obtenus pour les trois critères susmentionnés. 13. Cautionnement. Le cautionnement est fixé à un montant forfaitaire de euros pour le lot 1 et 500 euros pour le lot 2. Le cautionnement peut être constitué conformément aux dispositions légales et réglementaires, soit en numéraire, ou en fonds publics, soit sous forme de cautionnement collectif. Le cautionnement peut également être constitué par une garantie accordée par un établissement de crédit satisfaisant au prescrit de la loi du 22 mars 1993 relative au statut et au contrôle des établissements de crédit ou par une entreprise d assurances satisfaisant au prescrit de la loi du 9 juillet 1975 relative au contrôle des entreprises d assurances et agréée pour la branche 15 (caution). L adjudicataire doit, dans les trente jours de calendrier suivant le jour de la conclusion du marché, justifier la constitution du cautionnement par lui-même ou par un tiers, de l une des façons suivantes : 1 lorsqu il s agit de numéraire, par le virement du montant au numéro de compte du Postchèque de la Caisse des Dépôts et Consignations (CCP n ) ou 16 /28

17 d un organisme public remplissant une fonction similaire à celle de ladite Caisse, ciaprès dénommé organisme public remplissant une fonction similaire ; 2 lorsqu il s agit de fonds publics, par le dépôt de ceux-ci entre les mains du caissier de l Etat au siège de la Banque nationale à Bruxelles ou dans l une de ses agences en province, pour compte de la Caisse des Dépôts et Consignations, ou d un organisme public remplissant une fonction similaire ; 3 lorsqu il s agit d un cautionnement collectif, p ar le dépôt par une société exerçant légalement cette activité, d un acte de caution solidaire auprès de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d un organisme public remplissant une fonction similaire ; 4 lorsqu il s agit d une garantie, par l acte d en gagement de l établissement de crédit ou de l entreprise d assurances. Cette justification se donne, selon le cas, par la production au pouvoir adjudicateur : 1 soit du récépissé de dépôt de la Caisse des Dépô ts et Consignations ou d un organisme public remplissant une fonction similaire ; 2 soit d un avis de débit remis par l établissemen t de crédit ou l entreprise d assurances ; 3 soit de la reconnaissance de dépôt délivrée par le caissier de l Etat ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ; 4 soit de l original de l acte de caution solidair e visé par la Caisse des Dépôts et Consignations ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ; 5 soit de l original de l acte d engagement établi par l établissement de crédit ou l entreprise d assurances accordant une garantie. Ces documents, signés par le déposant, indiquent au profit de qui le cautionnement est constitué, son affectation précise par l indication sommaire de l objet du marché et de la référence du cahier spécial des charges, ainsi que le nom, le prénom et l adresse complète de l adjudicataire et éventuellement, du tiers qui a effectué le dépôt pour compte, avec la mention bailleur de fonds ou mandataire, suivant le cas. Le délai de trente jours de calendrier visé ci-avant est suspendu pendant la période de fermeture de l entreprise de l adjudicataire pour les jours de vacances annuelles payées et les jours de repos compensatoire prévus par voie réglementaire ou dans une convention collective de travail rendue obligatoire. La preuve de la constitution du cautionnement doit être envoyée à : Service Fédéral Finances Service d encadrement Budget et Contrôle de Gestion Section Comptabilité Secrétariat & Logistique North Galaxy Tour B Avenue du Roi Albert II 33 bte BRUXELLES Le cautionnement sera libéré en une fois après l acceptation définitive du dernier marché exécuté sur base du contrat conclu sur base du présent cahier spécial des charges, à la 17 /28

18 demande expresse de l adjudicataire et à condition que les services fournis aient été réceptionnés. 14. Réceptions des services prestés Délais pour la livraison de la traduction Le bon de commande indique la date à laquelle les travaux terminés doivent être livrés. La livraison doit s'effectuer au plus tard à 16 heures le jour indiqué. L adjudicataire signale sur-le-champ au pouvoir adjudicateur tout événement, y compris la force majeure, de nature à suspendre ou à empêcher l'exécution de la commande dans les délais prévus. Il se peut toutefois que d autres documents fassent l objet de traductions (présentations, articles, documents de travail, etc.). Le pouvoir adjudicateur se réserve notamment le droit d'annuler la commande en tout ou en partie; il notifie l'annulation à l adjudicataire par téléphone et la confirme par courrier électronique ou télécopie. L adjudicataire ne peut réclamer aucune indemnisation pour la partie du marché qui est annulée et qui n a pas encore été traduite. Le délai convenu devient contractuellement contraignant à l acceptation de la demande de traduction, ladite acceptation devant intervenir au plus tard dans les trois heures de l envoi de la demande par courrier électronique sous réserve de prolongation du délai par le pouvoir adjudicateur. Il revient à l adjudicataire d'assurer la livraison dans les formes et les délais requis. La charge de la transmission correcte et ponctuelle du document traduit au pouvoir adjudicateur ainsi que les risques y afférents sont supportés par l adjudicataire. Modalités pratiques de la procédure de commande o o o Le prestataire de services communique au pouvoir adjudicateur l adresse où les documents à traduire doivent être envoyés. Le pouvoir adjudicateur envoie par mail le document à traduire au prestataire de services avec une proposition de délai d exécution. Est également joint un document d acceptation/non-acceptation reprenant une description succincte du document à traduire (nature du document, langue cible souhaitée, nombre de pages et délai d exécution). Le prestataire de services est censé répondre dans un délai de 3 heures à partir de l envoi des documents. Si le prestataire de services accepte le délai et renvoie le document d acceptation signé par mail, le délai d exécution commence à courir. En cas de non-acceptation, le prestataire de services propose un nouveau délai. Le nouveau délai doit être accepté par le pouvoir adjudicateur. Le pouvoir adjudicateur peut faire appel à l adjudicataire du lot 2. Le pouvoir adjudicateur établit le bon de commande et l envoie par fax au prestataire de services. Le bon de commande mentionne le délai d exécution accepté et toutes les autres données qui ont trait à la commande. Le prestataire de services reçoit également ce bon de commande plus tard par la poste. 18 /28

19 o o Le pouvoir adjudicateur doit être en possession de la traduction terminée au plus tard à 16 heures le dernier jour du délai d exécution. Le prestataire de services envoie la traduction par mail à l adresse suivante : La traduction terminée, le prestataire de services établit la facture et l envoie au service compétent du SPF Finances, qui est mentionné au point 17 du cahier spécial des charges Transmission des documents Les textes à traduire sont présentés soit en format électronique soit sur support papier, dactylographié ou imprimé. Dans le premier cas, ils sont mis à la disposition de l adjudicataire par transfert électronique et, dans le deuxième cas, par la poste, par courrier spécial ou par télécopieur, à moins que d'autres arrangements n'aient été convenus spécifiquement entre l adjudicataire et le pouvoir adjudicateur. Sauf indications contraires sur le bon de commande, toutes les traductions doivent être renvoyées par transfert électronique, directement au pouvoir adjudicateur compétent et encodées correctement, conformément aux instructions fournies. Les bons de commande contiennent, si nécessaire, des instructions complémentaires concernant l'exécution ou la livraison des travaux Demandes d informations complémentaires et devoir de coopération Toute question ou demande de clarification ou d'informations complémentaires concernant un travail de traduction spécifique doit être adressée au pouvoir adjudicateur, à la personne indiquée sur le bon de commande, ou à la personne de contact mentionnée sur la fiche d'information. Sauf refus motivé, le SPF Finances fournira, dans les meilleurs délais, toute assistance, donnée et information considérées par l'adjudicataire comme nécessaires ou utiles à la réalisation du projet Droits d auteur Le contractant accepte que l'auteur du texte original conserve la propriété exclusive du travail traduit et que, sans autorisation spécifique, le texte et les autres documents ne puissent être utilisés dans d'autres circonstances que celles prévues Confidentialité L adjudicataire s engage à respecter strictement, tant pendant qu après l exécution du marché, la confidentialité de toutes les données et informations, de quelque ordre que ce soit, qui lui seront communiquées ou dont il aura eu connaissance au cours de sa mission et à garantir que son personnel ou, le cas échéant, les sous-traitants auxquels il fait appel sont tenus par le même engagement. Il s engage également à respecter toute instruction particulière en matière de confidentialité qui pourrait figurer sur le bon de commande. L adjudicataire se porte garant du respect de la confidentialité des données par son personnel et ses éventuels sous-traitants. Il ne divulguera que les données nécessaires à l exécution du marché, aux seuls membres de son personnel et à ceux de ses sous-traitants directement concernés par le marché. 19 /28

20 Tous les renseignements fournis au personnel de l adjudicataire, tous les documents qui lui sont confiés, tous les entretiens auxquels il participe, sont considérés comme strictement confidentiels. Dans son offre, l adjudicataire doit reconnaître expressément que tous les documents produits par lui et ses éventuels sous-traitants dans le cadre du présent marché deviendront la propriété du SPF Finances et seront considérés comme confidentiels. Aucun avis, communiqué de presse, rapport informationnel de recherche et/ou avis public semblable concernant ce projet ne peuvent être publiés par l adjudicataire sans approbation écrite préalable d un représentant autorisé du SPF Finances. 15. Exécution des services Qualité de la traduction Chaque travail est exécuté en parfaite conformité avec les instructions spécifiques contenues dans le bon de commande et doit être complet et précis. Il incombe à l adjudicataire de vérifier consciencieusement l'ensemble du travail livré de manière à garantir qu'il peut être utilisé en l'état sans que le pouvoir adjudicateur n ait à le réviser. L adjudicataire veille particulièrement à s'assurer que toutes les références aux documents déjà publiés ont été vérifiées et citées correctement et que la terminologie a été utilisée de manière cohérente du début à la fin du texte. Le SPF Finances communiquera une documentation avec certaines des terminologies (légales, réglementaires) lors de l attribution du marché. Si le travail fourni présente des lacunes, l adjudicataire est tenu d'intégrer, sur demande, les parties manquantes. L adjudicataire peut être appelé à fournir la version finale d'un travail intégrant des corrections apportées par le pouvoir adjudicateur. Ce travail est à réaliser dans un délai fixé par le pouvoir adjudicateur en fonction de l'importance de la tâche à effectuer et ne donne lieu à aucune rémunération supplémentaire Contrôle de qualité Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de contrôler la qualité des travaux. Il peut, à cet effet, se faire assister par un consultant externe. 16. Informations sur le personnel responsable, sur les traducteurs et les sous-traitants Le soumissionnaire mentionne dans son offre toutes les informations nécessaires en rapport avec l'exécution du présent marché, y compris, pour ce qui est des personnes morales, le nom des membres du personnel responsables du suivi des travaux, du contrôle de la qualité et des questions financières. Il mentionne également le nom des traducteurs responsables de l'exécution de chaque travail ainsi que le curriculum vitae détaillé de chacun d'eux. 20 /28

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