CAHIER SPECIAL DES CHARGES. PC portables 2010 Version 27/04/2010

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1 CAHIER SPECIAL DES CHARGES PC portables 2010 Version 27/04/2010 Date de la séance d ouverture des offres : 31 mai 2010 à 10 h Dépôt des offres uniquement auprès de Madame Nathalie Orban : Service d Encadrement ICT Boulevard du Roi Albert II, 33 - boîte 95 Bâtiment C 5 e étage 1030 Bruxelles Laptops 2010 p 1

2 Partie A : CLAUSES ADMINISTRATIVES ET ASPECTS CONTRACTUELS DU MARCHE Identification du marché Pouvoir adjudicateur Nature du marché Mode de passation du marché Objet du marché Durée du marché Séance d information Dépôt et ouverture des offres Dépôt des offres Ouverture des soumissions Dispositions régissant le marché Réglementation Documents propres au marché Offre Généralités Durée de validité des offres Evolution technologique Variantes Présentation de l'offre Prix du marché Unité monétaire Eléments compris dans les prix Arrêt de la procédure Procédure d'attribution du marché Critères de sélection qualitative Régularité des offres Démonstration Tests de performance Critères d'attribution Partie B : Clauses liées à l'exécution du marché Notification de l'attribution du marché Délais Cautionnement Exécution du marché Principes généraux Organisation et gestion du projet Création du système d installation Update du système d installation Livraison et installation Délai de livraison Amendes pour retard de livraison Réceptions provisoire et définitive Garantie Réception provisoire des équipements Garantie et réception définitive Extension de la garantie Obligations dans le cadre de la garantie : entretien et maintien en ordre de marche de l'équipement Assistance Facturation et paiement...21 Laptops 2010 p 2

3 2.11 Documentation Utilisation d'instruments de mesure Adjonctions et remplacements de composants Mise à niveau du logiciel Publicité Référencement Litiges et contentieux : moyens d'action de l'administration Partie C : SPECIFICATIONS TECHNIQUES Généralités Matériel et logiciels à fournir Caractéristiques techniques des matériels Caractéristiques techniques des logiciels Options Environnement Critères d'exclusion Spécifications techniques Documentation Services Le marquage des équipements commandés Livraison...26 Laptops 2010 p 3

4 PARTIE A : CLAUSES ADMINISTRATIVES ET ASPECTS CONTRACTUELS DU MARCHE 1.1 Identification du marché Pouvoir adjudicateur Fonctionnaire dirigeant responsable du marché : M. Louis Collet, Directeur du Service d Encadrement ICT Service responsable : Chef de projet : M. Yves Noël Nature du marché SPF Finances Service d Encadrement ICT Boulevard du Roi Albert II, 33 boîte Bruxelles yves.noel@minfin.fed.be Téléphone : 0257/66955 Marché de fournitures à bordereau de prix Mode de passation du marché Procédure d'appel d'offres général avec publicité au niveau européen (article 53 3, 3 Arrêté royal du 8 janvier 1996) Objet du marché Le marché se rapporte à l acquisition (sous forme d achat) d une quantité maximale de ordinateurs portables destinés à différents services du SPF Finances. Le marché se compose d'un seul lot. Une extension de la garantie et de la maintenance sur site des équipements pour une période de 5 ans au total est prévue en standard. La description technique de ces équipements est reprise dans la partie C du présent cahier des charges. Le marché comprend également la prestation des services relatifs à la mise en service et à la maintenance des équipements acquis dans le cadre du présent marché. Ces services sont : 1. Le marquage des équipements commandés ; 2. La livraison des équipements en central Durée du marché La durée du marché est de cinq années à compter de la date de la réception provisoire. 1.2 Séance d information Une séance d information unique sera organisée. Il ne sera répondu à aucune des questions posées après cette séance d information, et ce afin de traiter toutes les sociétés de la même manière. Date : 23 avril 2010 à 10 h. Lieu : SPF Finances North Galaxy Socle. Salle 2 Boulevard du Roi Albert II, Bruxelles Laptops 2010 p 4

5 Il ne sera répondu qu aux questions écrites introduites au plus tard le 20 avril Ces questions devront être introduites exclusivement par mail, dans un fichier Word attaché, à l adresse tender.laptop2010@minfin.fed.be. Le soumissionnaire confirmera par courrier les questions envoyées par mail. Toutes les questions doivent obligatoirement contenir les références au cahier spécial des charges, de façon à faciliter une réponse rapide (par ex. : «Partie A, point 1.1, paragraphe 2, page 1»). Prière aussi de mentionner la langue du cahier spécial des charges utilisé (en effet, la pagination peut différer suivant la langue). Les réponses aux questions introduites dans les délais seront données verbalement lors de la séance d information et seront ensuite publiées sur le site Internet du SPF Finances. Il est demandé aux sociétés intéressées de se faire connaître au préalable par courrier électronique à l adresse suivante : tender.laptop2010@minfin.fed.be et de communiquer le nom et la fonction de la (des) personne(s) qu elles délègueront à la séance d information. Pour des raisons d organisation, un maximum de deux personnes par société intéressée est fixé. Si les sociétés intéressées remarquent des incohérences, imprécisions, etc. dans le cahier des charges, elles sont invitées à le faire savoir par écrit pour la séance d information. De la même manière, si elles remarquent que le SPF Finances a omis certaines caractéristiques, composantes ou fonctionnalités indispensables ou qui seraient susceptibles d améliorer la fonctionnalité ou l efficacité du matériel, elles sont encouragées à le faire savoir avant la séance d information suivant les mêmes modalités que pour l envoi des questions. Le SPF Finances accorde une grande importance à l égalité des soumissionnaires et rédige les spécifications de ses cahiers des charges en conséquence. Si une firme intéressée estime malgré tout sa candidature exclue ou ses chances diminuées par certaines spécifications du présent cahier des charges, elle est invitée à en faire part par écrit au plus tard lors de la séance d information. Le cas échéant, le SPF adaptera, s il l estime nécessaire, son cahier des charges pour en tenir compte. 1.3 Dépôt et ouverture des offres Dépôt des offres Offre établie sur un support papier Les offres sont, avant l ouverture des offres, soit envoyées par courrier, soit déposées personnellement auprès du pouvoir adjudicateur. Les offres sont acceptées pour autant que la séance d ouverture des offres n ait pas été déclarée ouverte. Les offres sont glissées dans une enveloppe fermée. Sur cette enveloppe, il y a lieu d indiquer les mentions suivantes : - le numéro et l objet du cahier spécial des charges : «laptops 2010» - la date et l heure de l ouverture des offres :31 mai 2010 à 10 h Cette enveloppe est glissée dans une deuxième enveloppe portant les mentions suivantes: - le mot «OFFRE» dans le coin supérieur gauche; - à l endroit prévu pour l adresse du destinataire: Laptops 2010 p 5

6 SPF FINANCES, Service d Encadrement ICT A l attention de Nathalie Orban North Galaxy Boulevard du Roi Albert II, 33 boîte 95 Bâtiment C 5 e étage 1030 BRUXELLES Seuls les membres du personnel du service précité sont habilités à fournir une preuve de dépôt d offre. Le soumissionnaire assume l entière responsabilité du mode d envoi et de la réception dans les délais impartis de son offre. Toute offre remise hors délai est écartée ; toutefois si une telle offre tardive a été envoyée par courrier recommandé au plus tard quatre jours de calendrier avant la date limite, le pouvoir adjudicateur peut la prendre en considération pour autant qu il n ait pas encore notifié sa décision Offre établie par des moyens électroniques Les mêmes conditions que celles renseignées pour les offres établies sur un support papier s'appliquent aux offres établies par des moyens électroniques mais non envoyées par ces moyens. L offre établie par des moyens électroniques peut être déposée électroniquement via le site internet e- tendering (URL : Vous trouverez sur ce site un lien vers un autre site qui vous donnera des informations sur le dépôt d offre électronique ainsi que le guide pratique pour déposer votre offre Ouverture des soumissions. La séance publique d'ouverture des offres se tiendra le 31 mai 2010 à 10h à l adresse suivante : SPF Finances North Galaxy Socle. Salle 2 Boulevard du Roi Albert II, Bruxelles 1.4 Dispositions régissant le marché Le marché est soumis à la réglementation régissant les marchés publics pour autant qu il n y soit pas dérogé par les dispositions particulières mentionnées infra Réglementation - Loi du 24 décembre 1993 (M.B. du et errata au M.B. du ) relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services - Arrêté royal du 8 janvier 1996 (M.B. du et errata au M.B. du ) relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics - Arrêté royal du 26 septembre 1996 (M.B. du ) établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics - Annexe du précédent arrêté royal du 26 septembre 1996 dite Cahier général des Charges - Arrêté royal du 14 octobre 1996 relatif au contrôle préalable et aux délégations de pouvoir en matière de passation et d'exécution des marchés publics de travaux, de fournitures et de services et en matière d'octroi de concessions de travaux publics au niveau Fédéral (M B. du 24 octobre 1966) - Toutes les modifications à la loi et aux arrêtés précités, en vigueur au jour de l'ouverture des offres Laptops 2010 p 6

7 1.4.2 Documents propres au marché Documents du pouvoir adjudicateur : - Le présent cahier spécial des charges - Les avis de marché et avis modificatifs, annoncés ou publiés dans le Bulletin des Adjudications et dans le Journal Officiel des Communautés Européennes, ayant trait de manière générale aux marchés publics, ainsi que les avis modificatifs concernant le présent marché qui sont envoyés sous pli recommandé individuel ou par télécopie. Ces avis font partie intégrante des conditions contractuelles et le soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte lors de la rédaction de son offre - Les précisions apportées suite à la séance d information (questions posées et réponses données par le pouvoir adjudicateur). Ces précisions font partie intégrante des conditions contractuelles et le soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte lors de la rédaction de son offre Documents du soumissionnaire : - L offre du soumissionnaire - Les éclaircissements et engagements acceptés par le SPF Finances, donnés en complément de son offre (avec la même référence) à la suite de questions ou de demandes d éclaircissements Dérogations au cahier général des charges Le présent cahier spécial des charges déroge à l art du cahier général des charges concernant la libération du cautionnement en ce sens qu il n est pas libéré dans sa totalité suite au prononcé de la réception provisoire. 1.5 Offre Généralités Offre établie sur un support papier L offre et toutes ses annexes doivent être rédigées en 1 exemplaire original et 2 copies. La copie doit lisiblement porter la mention «copie». Par ailleurs, le soumissionnaire remettra un exemplaire de son offre sous forme électronique (CD-ROM). ). Dans l exemplaire sous forme électronique, les tableaux de prix seront présentés dans un fichier distinct de l offre technique. En cas de divergence entre la version papier et la version électronique, l exemplaire original de la version papier fait foi. Le soumissionnaire procèdera à un ScanVirus du support électronique afin d éviter toute contamination par virus de l infrastructure informatique du SPF Finances. Il indiquera dans son offre : le logiciel utilisé pour le ScanVirus (et la version de celui-ci) et la garantie que le support a été vérifié et ne contient pas de virus. L offre est signée par une personne ayant dans ses attributions (de par les statuts de la société ou par délégation) le pouvoir d engager la société dans le cadre de ce marché. Le soumissionnaire est invité à numéroter et parapher chaque page de son offre. Toutes modifications (ratures, surcharges, ajouts, ) tant dans l offre que dans ses annexes, qui seraient de nature à influencer les conditions essentielles du marché, telles que les prix, les délais, les spécifications/conditions techniques, doivent également êtres paraphées. Laptops 2010 p 7

8 Offre établie par des moyens électroniques (AR 08/01/1996, ART 81 TER) L offre établie par des moyens électroniques électronique doit être signée au moyen de la carte d identité électronique (eid) ou avec un certificat permettant la signature électronique avancée. Chaque fichier individuel sera signé séparément. L offre ne peut comporter de virus ou des instructions nuisibles (macro) peut faire l objet d un archivage de sécurité et sera alors réputée non reçue. Dans ce cas le soumissionnaire en sera averti. Lorsque des attestations (voir paragraphe ci-après) sont à fournir, elles seront scannées et jointe à l offre Durée de validité des offres La durée de validité des offres ne peut être inférieure à 240 jours. Cette durée de validité commence à courir à partir de la date limite fixée pour le dépôt des offres. Aucune révision de prix ne sera appliquée pendant cette période Evolution technologique Si, avant la fin de la durée du marché, le matériel ou les logiciels subissent une évolution technologique plus avancée, en termes de performance ou de fonctionnalité, sans que le prix en soit augmenté, l Adjudicataire a l obligation d en informer le SPF Finances et de proposer le remplacement par du matériel de qualité et de performance au moins équivalente. Dans ce cas, le SPF Finances aura toute latitude pour accepter ou pour refuser cette proposition Variantes Chaque soumissionnaire ne peut remettre qu une offre, les variantes ne sont pas autorisées Présentation de l'offre Contenu de l'offre L offre doit impérativement contenir les renseignements suivants : Le modèle de soumission repris en annexe I au présent cahier des charges dûment complété et signé ; L inventaire des prix repris en annexe II au présent cahier des charges dûment complété et signé ; L équivalent de l attestation ONSS pour les soumissionnaires étrangers ; L attestation des Contributions directes ; L attestation de la TVA ; Le document établissant les pouvoirs du mandataire ; L'indication du chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires relatif aux livraisons faisant l'objet du présent marché, réalisé par l'entreprise au cours des trois dernières années ; La liste des principales livraisons effectuées par le soumissionnaire au cours des trois dernières années ainsi que les projets analogues qu'il a réalisés au cours de la même période, leurs montants et dates, et les instances publiques ou privées auxquels ils étaient destinés (minimum 2 références) ; L indication d un éventuel recours à la sous-traitance avec indication de la part du marché qui est sous-traitée et du nom des sous-traitants ; Les caractéristiques techniques détaillées des équipements proposés ; La description exhaustive et quantifiée de l'organisation et de la portée du service de maintenance proposé ; La description des documentations proposées ; Laptops 2010 p 8

9 La documentation technico-commerciale détaillée dont l'authenticité doit pouvoir être certifiée à la demande du pouvoir adjudicateur relative aux équipements à fournir ; Les certificats établis par des instituts ou services officiels chargés du contrôle de la qualité, reconnus compétents et attestant de la conformité à la norme ISO 9000 (9001 ou 9002) ou équivalent. Les informations complémentaires nécessaires à l évaluation de l offre au regard des critères d'attribution. Le soumissionnaire respectera la structure proposée ci-dessus et prévoira une numérotation continue et ininterrompue de toutes les pages de l'offre et de ses éventuelles annexes Langue de l'offre L'offre sera rédigée en français ou en néerlandais. Les documents d ordre techniques qui sont ajoutés à l offre peuvent être rédigés en anglais dans le cas où il n existerait pas de traduction dans la langue de l offre Mandataires Toute offre introduite par des mandataires doit indiquer l'entité au nom de laquelle agissent les mandataires. Les mandataires joignent à l'offre un acte authentique ou sous seing privé les habilitant, ou une copie de cet acte. Ils peuvent également mentionner le numéro de l'annexe au Moniteur belge à laquelle sont publiés les mandats. 1.6 Prix du marché Unité monétaire Les prix doivent être mentionnés en euros (EUR) Eléments compris dans les prix L'offre doit comprendre un inventaire de prix, dont un modèle figure en annexe II. Les éléments repris dans les prix sont : Pour les équipements (PC portable, docking station (station d accueil) avec alimentation spécifique et au moins un connecteur RJ-45 ainsi que deux connecteurs USB 2.0, clavier numérique externe filaire, souris optique externe USB filaire avec roulette de défilement) : le prix de vente unitaire des machines proposées y compris les frais de marquage, de livraison en central et de réception ; le coût du système d'exploitation Windows 7 Professional Edition avec les derniers Service Packs et correctifs disponibles (NL, FR, DE) ; le prix unitaire de la garantie sur site pendant quatre ans comptés depuis la réception définitive pour les équipements ; à titre d option le coût de : o le coût du système d exploitation Windows 7 OEM (FR, NL, DE) avec Software Assurance et MDOP (Microsoft Desktop Optimilmization Pack); o la dernière version disponible de la suite logicielle Microsoft Office Pro (NL, FR, DE) ; o la docking station (station d accueil) avec alimentation spécifique et au moins un connecteur RJ- 45 ainsi que deux connecteurs USB 2.0 ; o le clavier numérique externe filaire pour le PC portable. Cette option n est pas obligatoire pour autant que le clavier du PC portable intègre déjà à sa droite un pavé numérique complet ; o la souris optique externe USB filaire avec roulette de défilement pour le PC portable ; o la mallette de transport pour le PC portable ; o la solution anti-vol. Laptops 2010 p 9

10 Le soumissionnaire mentionnera dans son offre le détail de chaque composante de l'offre. A défaut l offre pourra être considérée comme non régulière. Pour toute la durée du marché, les prix sont fermes et non révisables. Ils doivent être mentionnés hors taxes avec l indication séparée de la TVA et de Recupel. 1.7 Arrêt de la procédure Conformément à l article 18 de la loi 24 décembre 1993, le SPF Finances a le droit de décider d arrêter la procédure, de ne pas attribuer le marché et de recommencer la procédure au besoin suivant un autre mode de passation. 1.8 Procédure d'attribution du marché Critères de sélection qualitative Les offres sont soumises aux critères de sélection ci-après. Seules les offres des soumissionnaires qui satisfont aux critères de sélection qualitative sont prises en considération pour la comparaison des offres au regard des critères d'attribution pour autant que les offres introduites soient régulières Critères d'exclusion Simplification administrative Par le seul fait de participer à la procédure de passation d'un marché public, le soumissionnaire atteste qu'il ne se trouve pas dans un des cas d'exclusion visés aux articles 17, 43 et 69 de l'arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics. Le pouvoir adjudicateur vérifie l'exactitude de la déclaration sur l'honneur implicite dans le chef du soumissionnaire dont l'offre est la mieux classée. A cette fin, il demande au soumissionnaire concerné par les moyens les plus rapides, et dans le délai qu'il détermine, de fournir les renseignements ou documents permettant de vérifier sa situation personnelle et ce avant toute décision relative à l'attribution du marché. Toutefois, le pouvoir adjudicateur demandera lui-même ces renseignements par des moyens électroniques aux services gestionnaires de ces renseignements, dans la mesure où ils sont accessibles à celui-ci gratuitement par ces moyens. Un soumissionnaire pourra être exclu de la participation au marché s'il apparaît, à la suite de ces vérifications, que la déclaration sur l'honneur implicite ne correspondait pas à sa situation personnelle à la date limite de réception des demandes de participation en procédure restreinte ou négociée avec publicité ou à la date limite de réception des offres en procédure ouverte, aucune régularisation a posteriori n'étant possible. Une telle exclusion pourra également avoir lieu s'il apparaît que la situation personnelle du candidat ou du soumissionnaire durant le déroulement de la procédure ne correspond plus à la déclaration sur l'honneur implicite. Dans ces deux hypothèses, le pouvoir adjudicateur établira un classement corrigé en tenant compte de l'incidence possible sur ce dernier de l'écartement de la demande de participation ou de l'offre du candidat ou du soumissionnaire exclu, notamment en cas d'application des dispositions relatives à la vérification des prix anormaux formulées à l'article 110 4, de l'arrêté royal du 8 janvier Le pouvoir adjudicateur pourra ensuite attribuer le marché au soumissionnaire dont l'offre est classée Laptops 2010 p 10

11 immédiatement après celle du soumissionnaire exclu, après avoir également appliqué à son égard les présentes dispositions. Premier critère d exclusion..1. Le soumissionnaire belge qui emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs, doit être en règle en matière de cotisations de sécurité sociale. Cette information sera demandée directement par le pouvoir adjudicateur via le guichet électronique. Est en règle pour l application du présent article, le soumissionnaire qui, suivant compte arrêté au plus tard la veille de la date limite de réception des offres : 1 a transmis à l Office National de Sécurité Sociale toutes les déclarations requises jusque et y compris celles relatives à l avant-dernier trimestre civil écoulé par rapport à la date limite de réception des offres et 2 n a pas pour ces déclarations une dette en cotisations supérieure à 2500 EURO, à moins qu il n ait obtenu pour cette dette des délais de paiement qu il respecte strictement. Toutefois, même si la dette en cotisations est supérieure à 2500 EURO, le soumissionnaire sera considéré comme étant en règle, s il établit, avant la décision d attribuer le marché, qu il possède, au jour auquel l attestation constate sa situation, à l égard d un pouvoir adjudicateur au sens de l article 4, 1 et 2, 1 à 8 et 10 de la loi, ou d une entreprise publique au sens de l article 26 de cette même loi, une ou plusieurs créances certaines, exigibles et libres de tout engagement à l égard de tiers pour un montant au moins égal, à 2500 EURO près, à celui pour lequel il est en retard de paiement de cotisations. 2. Le soumissionnaire étranger doit joindre à son offre ou présenter au pouvoir adjudicateur avant la date limite de réception des offres : 1 une attestation délivrée par l autorité compétente certifiant que suivant compte arrêté au plus tard la veille de la date limite de réception des offres, il est en règle à cette date avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les dispositions légales du pays où il est établi. Lorsqu un tel document n est pas délivré dans le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou par une déclaration solennelle faite par l intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié de ce pays; 2 une attestation conformément au 1er, s il emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs..3. A quelque stade de la procédure que ce soit, le pouvoir adjudicateur peut s informer, par tous les moyens qu il juge utiles, de la situation en matière de paiement des cotisations de sécurité sociale de tout soumissionnaire. Deuxième critère d exclusion. Le soumissionnaire ne peut pas se trouver dans un des cas suivants : 1 se trouver en état de faillite ou de liquidation, avoir cessé ses activités ou avoir obtenu un concordat judiciaire, ou se trouver dans toute situation analogue résultant d une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales ; 2 avoir déposé une déclaration de faillite, avoir entamé une procédure de liquidation ou de concordat judiciaire ou avoir en cours une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales. Laptops 2010 p 11

12 Le soumissionnaire joint à son offre une attestation récente (datant de 6 mois au maximum, à compter de la date d ouverture des offres) de non-faillite, délivrée par le greffe du tribunal de commerce compétent. Cette information sera demandée directement par le pouvoir adjudicateur via le guichet électronique. Pour le soumissionnaire étranger, l attestation doit émaner de l organisme administratif compétent du pays concerné, ou, à défaut, le soumissionnaire doit produire une déclaration sur l honneur certifiée par un notaire ou par une autorité judiciaire ou administrative. Troisième critère d exclusion. Le soumissionnaire doit être en ordre concernant ses obligations vis-à-vis des contributions directes et de la TVA. Le soumissionnaire belge joint à son offre une attestation 276C2 récente (datant de 6 mois au maximum, à compter de la date d ouverture des offres) de l Administration des Contributions directes, et une attestation récente (datant de 6 mois au maximum, à compter de la date d ouverture des offres) de l Administration de la TVA, dont il ressort qu il est en ordre concernant ses obligations vis-à-vis des Administrations précitées. Le soumissionnaire étranger joint à son offre une ou plusieurs attestations récentes (datant de 6 mois au maximum, à compter de la date d ouverture des offres) émanant de l Administration / des Administrations compétente(s), dans son pays, pour la perception des contributions directes et de la TVA (ou des taxes qui, dans son pays, remplacent la TVA), mentionnant qu il est en ordre concernant ses obligations vis-à-vis de l Administration / des Administrations précitée(s). Si cette attestation ou ces attestations ne sont pas délivrées dans son pays, il suffit de joindre une déclaration sur l honneur certifiée par un notaire ou par une autorité judiciaire ou administrative de son pays. Quatrième critère d exclusion Est exclu de l'accès au marché à quelque stade que ce soit de la procédure le prestataire de services qui a fait l'objet d'un jugement ayant force de chose jugée dont le pouvoir adjudicateur a connaissance pour: 1 participation à une organisation criminelle telle que définie à l'article 324bis du Code pénal; 2 corruption, telle que définie à l'article 246 du Code pénal; 3 fraude au sens de l'article 1er de la convention relative à la protection des intérêts financiers des communautés européennes, approuvée par la loi du 17 février 2002; 4 blanchiment de capitaux tel que défini à l'article 3 de la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. En vue de l'application du présent paragraphe, le pouvoir adjudicateur peut, lorsqu'il a des doutes sur la situation personnelle d'un prestataire de services, s'adresser aux autorités compétentes belges ou étrangères pour obtenir les informations qu'il estime nécessaires à ce propos Critère de capacité économique et financière Une déclaration concernant le chiffre d'affaires relatif aux livraisons similaires à celles faisant l'objet du présent marché, réalisées par l'entreprise au cours des trois dernières années Critère de capacité technique - La liste des principales livraisons semblables effectuées par le soumissionnaire au cours des trois dernières années ainsi que les projets analogues qu'il a réalisés au cours de la même période et les instances publiques ou privées auxquelles ils étaient destinés. Par projet, le soumissionnaire indiquera, par référence, la date, le montant total du marché et les coordonnées d'une personne de contact laissant ainsi au SPF Finances la faculté d obtenir, éventuellement, sans son intermédiaire, de plus amples renseignements sur les livraisons citées (minimum deux références). - Le recours à la sous-traitance avec indication de la part du marché qui est sous-traitée et du nom des sous-traitants. - Les équipements proposés doivent être des équipements de marque reconnue internationalement et faire l'objet d'une commercialisation au niveau au moins européen. Laptops 2010 p 12

13 1.8.2 Régularité des offres Les offres des candidats sélectionnés seront examinées sur le plan de leur régularité conformément aux articles 89 et suivants de l'arrêté royal du 8 janvier 1996 et aux dispositions du présent cahier spécial des charges Démonstration Les soumissionnaires sont invités à mettre spontanément en test dans les services de l'administration, un équipement strictement identique à celui proposé. Cette mise en test sera effectuée dans la quinzaine qui suit le jour de l ouverture des offres après prise de rendez-vous avec le service concerné (Yves Noël tél. : 0257/66955 ou Marc Dessart tél. : 0257/64962). La mise en test ne peut être considérée comme une reconnaissance implicite de la régularité de l offre du soumissionnaire. Cette démonstration comprendra d une part l appréciation physique des caractéristiques ergonomiques des équipements proposés. Et d autre part la mise en test dans les services de l'administration, d équipements strictement identiques à ceux proposés, y compris les options. Le fait de ne pas réaliser cette mise en test dans le délai requis équivaut, pour le soumissionnaire concerné, au rejet de son offre. Par ailleurs, pour la réalisation de ce test, le soumissionnaire est tenu d installer de façon opérationnelle les équipements en cause dans les locaux de l Administration et de vérifier, en présence d un agent de l Administration, leur conformité par rapport à l offre déposée ; en cas de nonconformité, il sera dressé procès-verbal par l agent de l Administration ; le soumissionnaire disposera alors de deux jours ouvrables pour y remédier, à défaut de quoi l offre concernée sera considérée comme rejetée. Cette démonstration comprendra également la présentation par le soumissionnaire de la solution qu'il entend utiliser pour réaliser le marquage défini au point du présent CSC. La présentation de cette solution devra obligatoirement être étayée par sa mise en œuvre en situation réelle (qui n est pas nécessairement l équipement lui-même) Tests de performance La mise en test comporte l exécution, par l Administration ou par un laboratoire de test choisi par l Administration, d un ensemble de programmes d évaluation de performance des équipements (benchmark) compte tenu de l utilisation qui sera faite des PC portables. Les caractéristiques techniques du matériel sont reprises dans la partie C du présent cahier des charges. A sa demande, le soumissionnaire peut assister aux tests. Il devra alors signer le procès-verbal reprenant les résultats du test. Les équipements mis en test pourront être conservés par l'administration jusqu'à la date d'attribution du marché. Les équipements de la firme retenue pour l'attribution du marché pourront être conservés, à titre d'échantillon, jusqu'à la date d'expiration de la période de garantie de l'équipement livré. Ces tests auront lieu soit dans le bâtiment North Galaxy soit dans les locaux du laboratoire de test. Laptops 2010 p 13

14 1.8.5 Critères d'attribution L'attribution du marché se fera sur base de l'offre régulière jugée la plus intéressante compte tenu des critères suivants : 1) le prix offert (55 points) 2) la valeur technique des services (4 points) : o marquage des équipements (1 point) ; o maintenance, garantie et SLA complémentaire (3 points). 3) les résultats des tests de performance (20 points) 4) la valeur technique des équipements (9 points) Les caractéristiques supérieures offertes ne seront valorisées lors de l évaluation des offres que pour autant qu elles apportent une valeur ajoutée lors de l utilisation normale prévisible du matériel commandé. 5) les caractéristiques ergonomiques de l'équipement testé (6 points/100); en particulier pour ce qui concerne : - le poids (1 point) ; - la facilité de manipulation (1 point) ; - la qualité de l'affichage (1 point) ; - l'encombrement (1 point) ; - le bruit (1 point) ; - le dégagement calorifique (1 point). Il est donc de l'intérêt des soumissionnaires de mentionner dans leur offre les caractéristiques des équipements proposés à ce sujet avec référence aux normes en la matière. 6) la qualité de l offre et la clarté et la cohérence des modalités d exécution du marché y compris les services (5 points). 7) Action pro-environnementale de la société (1point) En ce qui concerne le prix, la méthode suivante sera appliquée pour calculer les points : P = Pn x (Y/Z) Où : P = montant global pondéré Pn = pondération du prix par rapport aux autres critères Y = montant le moins élevé proposé par les soumissionnaires Z = montant proposé par le soumissionnaire faisant l objet de l évaluation Pour être classée en ordre utile, l offre du soumissionnaire devra atteindre une cote d au moins 60 % pour le critère 4. Si une offre n atteint pas 60 % pour ce critère elle ne sera pas prise en compte pour l attribution du marché. Laptops 2010 p 14

15 2 PARTIE B : CLAUSES LIÉES À L'EXÉCUTION DU MARCHÉ 2.1 Notification de l'attribution du marché Conformément à l article 65/8 de la loi du 23 décembre 2009, dès qu il a pris la décision d'attribution, le pouvoir adjudicateur communique: 1 à tout soumissionnaire non sélectionné, les motifs de sa non-sélection, extraits de la décision motivée; 2 à tout soumissionnaire dont l'offre a été jugée irrégulière, les motifs de son éviction, extraits de la décision motivée; 3 à tout soumissionnaire dont l'offre n'a pas été choisie et au soumissionnaire retenu, la décision motivée. La communication visée à l'alinéa 1er comprend également, le cas échéant: 1 la mention précise de la durée exacte du délai visé à l'article 65/11, alinéa 1er; 2 la recommandation d'avertir l'autorité adjudicatrice dans ce même délai, par télécopieur, par courrier électronique ou par tout moyen électronique dans le cas où l'intéressé introduit une demande de suspension conformément à l'article 65/11; 3 la mention du numéro de télécopieur ou l'adresse électronique à laquelle l'avertissement visé à l'article 65/11, alinéa 3, peut être envoyé. Le pouvoir adjudicateur effectue immédiatement cette communication par télécopieur ou par un courrier électronique ou tout autre moyen électronique et, le même jour, par lettre recommandée. 2. La communication visée au 1er ne crée aucun engagement contractuel à l'égard du soumissionnaire retenu et suspend le délai durant lequel les soumissionnaires restent engagés par leur offre, pour autant qu'un tel délai et l'article 65/11 soient applicables. Pour l'ensemble des offres introduites pour ce marché, la suspension de ce délai prend fin: 1 à défaut de demande de suspension visée à l'article 65/11, alinéa 2, à l'issue du dernier jour de la période visée à l'article 65/11, alinéa 1er; 2 en cas de demande de suspension visée à l'article 65/11, alinéa 2, au jour de la décision de l'instance de recours visée à l'article 65/15; 3 en tout cas au plus tard quarante-cinq jours après la communication visée au 1er.] Certains renseignements peuvent ne pas être communiqués lorsque leur divulgation ferait obstacle à l'application d'une loi, serait contraire à l'intérêt public, porterait préjudice aux intérêts commerciaux légitimes d'entreprises publiques ou privées ou pourrait nuire à une concurrence loyale entre entreprises. Laptops 2010 p 15

16 2.2 Délais Pour l'exécution du marché les délais courent le lendemain de la notification de l attribution du marché par lettre recommandée. Lorsque le délai est fixé en jours, il s'entend, sauf convention contraire, en jours de calendrier et il expire à la fin du dernier jour de la période prévue. 2.3 Cautionnement Le cautionnement est fixé à 5% du montant total, hors TVA, du marché. Le montant ainsi obtenu est arrondi à la dizaine d euro supérieure. Le cautionnement peut être constitué conformément aux dispositions légales et réglementaires, soit en numéraire ou en fonds publics, soit sous forme de cautionnement collectif. Le cautionnement peut également être constitué par une garantie accordée par un établissement de crédit satisfaisant au prescrit de la loi du 22 mars 1993 relative au statut et au contrôle des établissements de crédit ou par une entreprise d assurances satisfaisant au prescrit de la loi du 9 juillet 1975 relative au contrôle des entreprises d assurances et agréée pour la branche 15 (caution). L adjudicataire doit, dans les trente jours de calendrier suivant le jour de la conclusion du marché, justifier la constitution du cautionnement par lui-même ou par un tiers, de l une des façons suivantes : 1 lorsqu il s agit de numéraire, par le virement du montant au numéro de compte du Postchèque de la Caisse des Dépôts et Consignations (CCP n , IBAN: BE , BIC: PCHQBEBB) ou d un organisme public remplissant une fonction similaire à celle de ladite Caisse, ciaprès dénommé organisme public remplissant une fonction similaire ; 2 lorsqu il s agit de fonds publics, par le dépôt de ceux-ci entre les mains du caissier de l Etat au siège de la Banque nationale à Bruxelles ou dans l une de ses agences en province, pour compte de la Caisse des Dépôts et Consignations, ou d un organisme public remplissant une fonction similaire ; 3 lorsqu il s agit d un cautionnement collectif, par le dépôt par une société exerçant légalement cette activité, d un acte de caution solidaire auprès de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d un organisme public remplissant une fonction similaire ; 4 lorsqu il s agit d une garantie, par l acte d engagement de l établissement de crédit ou de l entreprise d assurances. Cette justification se donne, selon le cas, par la production au pouvoir adjudicateur : 1 soit du récépissé de dépôt de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d un organisme public remplissant une fonction similaire ; 2 soit d un avis de débit remis par l établissement de crédit ou l entreprise d assurances ; 3 soit de la reconnaissance de dépôt délivrée par le caissier de l Etat ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ; 4 soit de l original de l acte de caution solidaire visé par la Caisse des Dépôts et Consignations ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ; 5 soit de l original de l acte d engagement établi par l établissement de crédit ou l entreprise d assurances accordant une garantie. Ces documents, signés par le déposant, indiquent au profit de qui le cautionnement est constitué, son affectation précise par l indication sommaire de l objet du marché et de la référence du cahier spécial des charges, ainsi que le nom, le prénom et l adresse complète de l adjudicataire et éventuellement, du tiers qui a effectué le dépôt pour compte, avec la mention «bailleur de fonds» ou «mandataire», suivant le cas. Si la preuve de la caution n est pas fournie dans le délai requis, une amende sera appliquée. L absence de caution peut entraîner la rupture du contrat. Le délai de trente jours de calendrier visé ci-avant est suspendu pendant la période de fermeture de l entreprise de l adjudicataire pour les jours de vacances annuelles payées et les jours de repos compensatoire prévus par voie réglementaire ou dans une convention collective de travail rendue obligatoire. Laptops 2010 p 16

17 La preuve de la constitution du cautionnement doit être envoyée à l adresse qui sera mentionnée dans l avis d attribution du marché. Le cautionnement est libérable à la demande de l adjudicataire pour 80% après la réception provisoire des équipements et pour les 20% restants lors de l'expiration de la période de garantie. 2.4 Exécution du marché Principes généraux Après la phase de test et d élaboration de l image par le SPF Finances, démarre la phase de livraison. Cette phase unique se termine par la réception provisoire de la dernière machine. La finalisation et l approbation du planning de livraison seront faites en début de réalisation du projet. Les équipements doivent être livrés au Service d Encadrement ICT du SPF Finances à Bruxelles. Les locaux et lieux de livraison précis ainsi que le ou les agents chargé(s) de la réception des équipements seront communiqués en temps utile à l'adjudicataire. Aucune livraison ne peut être faite sans qu'un avis en ait été donné, par écrit, aux services destinataires au moins dix (10) jours ouvrables avant la date d'expédition des équipements (sauf avis contraire explicite de l Administration). Pour chaque livraison, l accord explicite de l Administration est requis. Les livraisons doivent être effectuées suivant un horaire déterminé en commun accord avec l Administration. Les palettes de transport éventuelles ne peuvent être plus grandes que le standard Europalette (L. : 0,8 m. x l. : 1,2 m. x H. : 1,9 m.). L Adjudicataire est tenu de fournir, dans un délai le plus court possible, à l Administration sur support informatique ou via un message électronique dans un format à définir de commun accord, l ensemble des informations utiles correspondant aux équipements livrés en vue de l alimentation d un système de gestion des assets Organisation et gestion du projet Moyens mis en œuvre Les soumissionnaires préciseront les moyens (en matériel, en logiciel et en personnel) qu ils mettront en œuvre afin d assurer l organisation et la gestion du projet Groupe de pilotage (Steering Committee) Le groupe de pilotage comprend, d une part, le responsable du projet chez l adjudicataire, accompagné de ces différents adjoints concernés selon l état d avancement du projet, et, d autre part, la Cellule d accompagnement du projet représentant l Administration. La Cellule d accompagnement est la seule instance à laquelle l adjudicataire doit rendre des comptes ; elle se fait assister par le groupe de projet interne qui est chargé du suivi de l exécution du marché. Le groupe de pilotage a un pouvoir très large : il traite les aspects contractuels, administratifs et techniques de l exécution du marché (livraison, réceptions, garantie, avancement du projet, qualité des exécutions ). Il est autorisé à accepter des modifications de l offre initiale sans devoir dépasser le prix initial. Il est le siège du reporting Reporting Périodiquement, selon un calendrier défini de commun accord lors de la réunion de «kick-off», l adjudicataire fait un rapport complet au groupe de pilotage (steering-committee) de l avancement du projet (état de chaque étape de réalisation), des problèmes rencontrés avec propositions de solution. Le reporting est rédigé par le personnel de l adjudicataire. Il est soumis à l approbation préalable du chef de projet du SPF Finances qui se chargera de sa diffusion aux membres du Steering Committee par messagerie électronique. Laptops 2010 p 17

18 Réunion «KICK OFF» Dans un délai maximum d un mois de calendrier compté depuis l attribution du marché, l adjudicataire et le SPF Finances tiendront obligatoirement leur première réunion de pilotage, dénommée réunion de «KICK- OFF» Calendrier de réalisation L offre doit obligatoirement présenter une proposition de calendrier de réalisation. Cette proposition sera finalisée lors des premières réunions de préparation et devra être approuvée par l Administration. 2.5 Création du système d installation Après l attribution du marché, la création du système d installation «U.R.I.S.», par le S.P.F. Finances débutera. Le système d installation «U.R.I.S.» est le système d installation «in house» déjà existant qui est universellement employable dans le parc hétérogène de SPF Finances, tenant compte de la langue (FR, NL, DE) de l'utilisateur final. L Adjudicataire sera tenu de fournir à l Administration tous les logiciels, pilotes, etc. nécessaires pour l implémentation de «U.R.I.S.» ainsi que les spécifications de configuration du BIOS permettant un fonctionnement optimal des équipements livrés. L Adjudicataire sera de la même manière tenu de mettre à disposition de l Administration la connaissance de ses produits et son savoir-faire. Une fois le système d installation testé en présence de l adjudicataire, le SPF Finances remettra ensuite à l adjudicataire un disque dur (identique à celui livré dans les PC offerts par l adjudicataire) avec le système d installation pour la duplication sur tous les PC faisant partie du présent marché. Les PC portables livrés par l Adjudicataire le seront toujours avec la dernière version disponible du Bios correctement configuré et paramétré selon les instructions données par le SPF Finances 2.6 Update du système d installation Jusqu à livraison au Service d Encadrement ICT du SPF Finances l Adjudicataire l informera de la nécessité de mettre à jour le système d installation suite à des modifications intervenues au niveau matériel (nouveaux pilotes, etc.). Passé ce délai, l Adjudicataire s oblige à informer le SPF Finances de la disponibilité de mises à jour concernant le matériel livré. 2.7 Livraison et installation Délai de livraison Le délai de livraison prendra cours après la réception par l Adjudicataire du bon de commande transmis par l Administration. Le délai de livraison ne peut excéder : - 40 jours de calendrier pour 30% de la commande ; - 90 jours de calendrier pour le solde. Ce délai pourra toutefois être modifié de commun accord entre l Administration et l Adjudicataire. Laptops 2010 p 18

19 L attention du soumissionnaire est attirée sur les dispositions du point relatif à la clause d évolution technologique Amendes pour retard de livraison Sans préjudice des dispositions relatives aux mesures d office des articles 20, 66 et 75 du cahier général des charges, si la première livraison n a pas lieu 6 semaines de calendrier après la date convenue pour son exécution et que l adjudicataire n a pas obtenu entre-temps une prolongation du délai de livraison, le SPF Finances se réserve le droit de résilier le marché. 2.8 Réceptions provisoire et définitive Garantie Réception provisoire des équipements Dans les trois jours ouvrables suivant la livraison et l'installation complète de l'équipement concerné, notification en sera faite à l'administration par l'adjudicataire. L'Administration devra procéder à la réception provisoire de l'équipement dans les dix (10) jours ouvrables de cette notification. L'Adjudicataire ou ses délégués sont admis à assister aux réceptions Garantie et réception définitive Pendant une période d'un an, prenant cours à la date de réception provisoire, l'administration peut exiger de l'adjudicataire qu'il remplace, à ses frais et dans le délai qui lui est imposé par l'administration, les équipements reconnus comme n'étant pas en état d'être mis en service, par suite de non-conformité aux prescriptions du présent cahier spécial des charges. Pareillement, un nouveau délai d'un an s'applique à tous les équipements fournis en remplacement. La réception définitive a lieu à l'expiration de la période de garantie de cinq ans ; elle est réclamée par l Adjudicataire et sera automatiquement prononcée si l'équipement n'a pas donné lieu à réclamation pendant ce délai. Laptops 2010 p 19

20 2.8.3 Extension de la garantie Moyennant une redevance unique, l Adjudicataire s engage à étendre le délai de garantie de chaque équipement à quatre ans à compter de la date de réception définitive. Durant ce délai de garantie, l'adjudicataire est responsable du bon fonctionnement de chaque équipement conformément aux spécifications contenues dans le présent cahier spécial des charges. Au cas où ces spécifications de garantie ne seraient pas rencontrées, l'adjudicataire assumera une maintenance aux conditions du cahier général des charges qui couvre la localisation du défaut et la réparation et avec le cas échéant le remplacement des matériels défectueux par du matériel neuf (identique ou équivalent). La garantie couvre : la réparation ou le remplacement, sur site, des composants défectueux y compris les batteries ; la main d œuvre prestée ; les déplacements effectués par le personnel de l Adjudicataire ainsi que les frais de transport des équipements au cas où un retour en atelier serait nécessaire Obligations dans le cadre de la garantie : entretien et maintien en ordre de marche de l'équipement La maintenance corrective comporte la réparation ou le remplacement des composants défectueux ainsi que les frais de déplacement et de transport qui y sont liés (y compris les frais de transport de l équipement) ; elle comporte également le rechargement de l image du disque dur si cela s avère nécessaire. A cette fin l Administration remettra à l Adjudicataire copie de l image «in house». Le SPF Finances est propriétaire de cette image «in house» et l Adjudicataire signera une clause de confidentialité relative à son utilisation. L Adjudicataire ne pourra faire usage de cette image que dans la mesure strictement nécessaire à l exécution du présent marché. Dans ce cadre, le service de maintenance de l'adjudicataire devra intervenir sur site, localiser le défaut et réparer le matériel au plus tard le premier jour ouvrable suivant celui au cours duquel le défaut précité lui aura été signalé par le S PF Finances. Dans le cas où le matériel n est pas réparable, l adjudicataire procédera, avant l expiration de ce délai, au remplacement du matériel défectueux par du matériel neuf ou équivalent. Les données présentes sur le matériel défectueux seront, si la panne ne rend pas cette opération impossible, copiées sur le matériel de remplacement et les informations nécessaires à la gestion du parc seront transmises à l Administration. L'ensemble des opérations de maintenance sera effectué sur site dans les locaux de l'administration. Au cas où un retour dans les ateliers serait nécessaire, un équipement de même type que celui qui est enlevé devra être mis à la disposition de l'administration pendant toute la durée de l'absence de l'équipement enlevé. Le soumissionnaire ainsi que le sous-traitant chargé du service de maintenance doivent posséder une certification ISO de type 9000 (9001 ou 9002) ou équivalente pour l'activité concernée. Toutes les formalités relatives à la gestion et à l exécution de la maintenance sont à charge de l adjudicataire. Le seul point de contact sera l adjudicataire. L'Administration s'engage à prendre à sa charge les frais occasionnés par : - une altération ou une adjonction à l'équipement fourni par l'adjudicataire ; - l'usage de fournitures non conformes aux prescriptions spécifiées par l'adjudicataire ; - le non-respect des spécifications relatives à l'installation de l'équipement. 2.9 Assistance Une assistance se rapportant principalement aux problèmes d'installation et d'adjonction, doit être assurée gratuitement par l'adjudicataire, éventuellement au moyen d'une ligne téléphonique particulière (hot line). La portée de cette assistance doit figurer explicitement dans l'offre. Laptops 2010 p 20