SÉMINAIRE EFFECTIF DE DISTRICT Guide de l instructeur

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1 SÉMINAIRE EFFECTIF DE DISTRICT Guide de l instructeur 242-FR (403)

2 Ceci est l édition 2003 de Séminaire Effectif de district Guide de l instructeur [242-FR]. Elle est supposée être utilisée pour les séminaires organisés en 2004, 2005 et Les informations contenues dans cette publication sont issues du Rotary Code of Policies. Tout changement apporté à ce document à l avenir par le Conseil de législation 2004 ou le Conseil Central remplace les politiques présentées dans cette publication.

3 Sommaire Planification et organisation Sujets et objectifs recommandés par le Conseil Central 1 Logistique 2 Exemple de programme 4 Formation des instructeurs 4 Comment utiliser ces séances? 5 Évaluations 9 Évaluation Participants 9 Évaluation Instructeurs 12 Certificat de participation 14 Séances Séance plénière d ouverture 15 Séance 1: Fidélisation 17 Séance 2: Recrutement 33 Séance 3: Création de clubs 43 Séance 4: Rôles et responsabilités 55 Séance 5: Ressources et outils 63 Séance plénière de clôture 71

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5 Planification et organisation Le Rotary International a besoin d un nombre croissant de membres afin de répondre à une plus forte demande de bénévoles dans le monde et assurer la continuité dans les clubs. L objectif du séminaire Effectif de district est de donner aux dirigeants de district et de club les connaissances nécessaires pour soutenir les clubs dans leurs efforts de recrutement et fidélisation. Reconnaissant que les stratégies à adopter varient d une région ou pays à l autre, il est suggéré de faire du séminaire un forum où les questions locales pourront être débattues et les réussites partagées. Sujets et objectifs recommandés par le Conseil Central Le Conseil Central recommande que le séminaire dure une journée et offre des groupes de discussion. Ces séances doivent aborder les sujets et objectifs suivants : Importance des effectifs : généralités Les effectifs sont un problème constant que notre organisation doit résoudre. Apprendre à communiquer les aspects et fonctions de l effectif au sein du club. Fidélisation Importance de la fidélisation et stratégies visant à augmenter le taux de fidélisation notamment grâce à l orientation des nouveaux membres et la formation des membres. Recrutement Stratégies et réussites. 1

6 Création de clubs Justification de la création de clubs. Politiques et procédures. Rôles et responsabilités Rôles et responsabilités des dirigeants de district et de club. Responsabilités et attentes concernant ces postes. Ressources Connaître et utiliser les ressources disponibles. Ces ressources se trouvent à différents niveaux : collectivité, district, secrétariat du Rotary, commissions et tasks forces du Rotary. Logistique Le Conseil Central recommande que le séminaire se tienne en août (mois de l effectif) ou en septembre. Participants Gouverneur (responsable du programme) Chargé de formation de district (responsable de la planification et du déroulement du séminaire en coopération avec le responsable Développement de l effectif de district et sous la supervision du gouverneur) Responsable Développement de l effectif de district (responsable de la planification et du déroulement du séminaire en coopération avec le chargé de formation de district et sous la supervision du gouverneur) Équipe de formation du séminaire (chargée d animer les groupes de discussion) : Coordinateurs Effectif du Rotary (RIMC) Coordinateurs Effectif de zone (RIMZC) Anciens gouverneurs Rotariens expérimentés Public : Présidents de club Membres des commissions Effectif de club Membres de la commission Développement de l effectif de district Membres de la commission Expansion du district Adjoints du gouverneur Rotariens intéressés 2

7 Participation La participation à ce séminaire n est pas obligatoire et le district doit assurer sa promotion pour toucher les Rotariens qui occupent des responsabilités dans le domaine des effectifs ainsi que ceux qui se sentent concernés par le développement des effectifs. Une stratégie consiste pour le gouverneur, le responsable Développement de l effectif de district et le chargé de formation de district à cibler certains Rotariens et à les inviter suffisamment à l avance : Établir une liste des Rotariens qualifiés du district (voir la liste de participants ci-dessus) ainsi que des Rotariens ayant des responsabilités ou jouant un rôle actif dans le domaine des effectifs. Solliciter des suggestions de la part des adjoints du gouverneur et des présidents de club. Envoyer les fiches d inscription et les brochures promotionnelles à ces Rotariens aussi tôt que possible et au moins deux mois à l avance. Autres stratégies pour augmenter la participation : Demander aux adjoints du gouverneur d effectuer un suivi auprès de certains Rotariens (dirigeants de club, dirigeants de district et Rotariens actifs) par téléphone ou courriel. Demander aux adjoints du gouverneur et aux présidents de club de promouvoir le séminaire. Promouvoir le séminaire dans la lettre du gouverneur et sur le site Web du district, le cas échéant. 3

8 Exemple de programme Le programme suivant reflète le contenu de ce manuel et peut être modifié pour répondre aux spécificités de votre district. 08 h h 30 Inscriptions et distribution des documents 08 h h 00 Séance plénière d ouverture 09 h h 00 Séance 1 Fidélisation 10 h h 30 Pause 10 h h 30 Séance 2 Recrutement 11 h h 30 Séance 3 Création de club 12 h h 00 Déjeuner 14 h h 00 Séance 4 Rôles et responsabilités 15 h h 00 Séance 5 Ressources et outils 16 h h 30 Pause 16 h h 00 Séance plénière de clôture et évaluations Formation des instructeurs Les instructeurs sélectionnés pour l animation des discussions auront certainement des niveaux de connaissance différents. Pour ce séminaire, de bons candidats sont les coordinateurs du Rotary et les coordinateurs de zone ainsi que des Rotariens ayant fait leurs preuves dans le domaine des effectifs. Former les instructeurs permet d assurer une formation homogène et de communiquer les mêmes informations. Le chargé de formation du district doit planifier et organiser cette formation si possible au moins deux semaines avant la tenue du séminaire. La formation doit être centrée sur les qualités d animateur et proposer des séances pratiques où les instructeurs pourront s exercer. Le chapitre 2 du Manuel du chargé de formation du district [246-FR] fournit de plus amples informations sur le sujet. 4

9 Le chargé de formation devra fournir aux instructeurs les documents suivants : «Comment utiliser ces séances?» Les guides des séances dont ils auront la charge Présentatíons PowerPoint et polycopiés des séances dont ils auront la charge Programme du séminaire Un tableau-papier avec des marqueurs, le cas échéant Comment utiliser ces séances? Les séances ont pour but d aider les instructeurs à animer des discussions profitables sur chaque sujet. Animer une discussion Les séances fournissent un cadre permettant aux instructeurs de mener la discussion. Durant les discussions, des questions seront posées aux participants afin de leur faire partager leurs connaissances et expériences en tant que Rotariens. Les instructeurs doivent être souples afin de garantir la fluidité de la discussion tout en maintenant sa direction et son rythme. Pour en savoir plus, consulter le Manuel du chargé de formation du district [246-FR]. Questions/réponses Les questions proposées sont suivies de réponses types permettant de susciter la discussion si besoin est. Il n est pas toujours nécessaire de lire toutes les réponses. Points clés À reformuler si besoin est. Notes à l instructeur, PowerPoint, polycopiés Elles sont indiquées par et font référence aux PowerPoint fournis sur cédérom et peuvent être téléchargés sur (à adapter si besoin est) et aux polycopiés qui sont à distribuer en début de séance. Adapter le contenu Ces séances n ont en aucune façon vocation à se substituer à l expérience et aux connaissances rotariennes de l instructeur, mais plutôt à lui fournir un cadre conceptuel sur lequel s appuyer, le cas échéant. Le gouverneur, le formateur du district, le responsable Effectif de district et l équipe des instructeurs doivent s assurer de l efficacité de la formation. Les séances proposées couvrent les sujets recommandés par le Conseil Central. Vous pouvez toujours en ajouter, si le temps le permet, ou varier les présentations pour maintenir l intérêt des participants (voir Alternatives ci-après). 5

10 La formation sera d autant plus intéressante qu elle fera appel à des exemples locaux. Il est nécessaire d adapter les techniques de formation aux spécificités régionales et de varier les formats (panel, présentations audiovisuelles, discussions de groupe, etc.) Pour plus de conseils, contacter l instructeur du Rotary qui vous est assigné (voir Official Directory [007-EN]). Alternatives La formation au travers de l animation de discussions est une technique efficace de formation des adultes. Cependant, varier les formats peut s avérer utile pour maintenir l intérêt et l attention des participants. 1. Réflexion à deux Les participants réfléchissent à un sujet, font part de leurs réflexions à un partenaire puis en discutent en groupe. Tout le monde a ainsi l occasion de s exprimer. 2. Questions à la chaîne S il y a suffisamment de temps en fin de séance, l instructeur demande aux participants de formuler une ou deux questions. Un participant pose sa question à un autre participant qui y répond puis pose une question à quelqu un d autre et ainsi de suite. 3. Collecte d idées Vers la fin de la séance, chaque participant écrit sur un papier le concept le plus important discuté, selon lui, durant la séance. L instructeur collecte ces idées, les distribue aux participants qui ont désormais une nouvelle idée à mettre en œuvre dans leur club 4. Récapitulatif Régulièrement durant la séance, l instructeur demande aux participants en paires de résumer oralement ce qui a été discuté à date. Il est possible de développer ce que dit son partenaire ou de rajouter des choses. 5. Tableau-papier Pour les questions importantes, l instructeur peut demander à quelqu un d écrire les réponses sur un tableau papier. On peut ainsi revoir à la fin les grands points de la discussion. Il est également possible d y noter une question à laquelle il sera répondu en fin de séance. Durant cette séance, les participants seront groupés en fonction de leurs responsabilités au sein du club. Adapter le format au nombre de participants. Par exemple, si vous avez moins d une dizaine de participants dans une discussion de groupe considérez des petites tables rondes. Toutefois, les tables rondes ne sont pas adaptés à la présentation de documents audiovisuels et requièrent un plus grand nombre d animateurs (un par table). 6

11 Évaluations L évaluation est partie intégrante de tout bon enseignement. Les commentaires et suggestions des instructeurs et des participants sont un des moyens d améliorer les séminaires suivants. Participants Il est demandé aux participants d évaluer la qualité de l assemblée de district ; c est le gouverneur qui a la responsabilité des questionnaires. Instructeurs Le questionnaire ci-après à l intention des instructeurs est rédigé pour une seule évaluation à la fin de du séminaire et couvre à la fois leur formation et le séminaire lui-même. Personnaliser les questions selon les contenus de votre formation et de votre séminaire. Rappeler que les réponses ne sont destinées qu au district. 7

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13 Séminaire Effectif de district Évaluation Participants Merci de répondre avec franchise aux questions suivantes ; vos réponses et commentaires, qui resteront confidentiels, nous aideront à optimiser l assemblée de district ainsi que nos méthodes de formation. À retourner à qui de droit dûment rempli. Informations personnelles Veuillez indiquer les postes que vous avez occupés avant ce séminaire. Président de club Secrétaire de club Membre du comité de club Responsable de club Membre de commission Gouverneur de club Adjoint du gouverneur Responsable de district Membre de commission de district Autre (veuillez préciser) Depuis combien d années êtes-vous Rotarien(ne)? Si vous êtes responsable ou membre d une commission de district, veuillez préciser laquelle. Développement de l effectif Expansion Relations publiques Autre (veuillez préciser) Programme Veuillez comparer votre niveau de connaissances pour chacun des sujets suivants. 1 = Connaissances approfondies 2 = Bonnes connaissances 3 = Connaissances limitées 4 = Aucune Sujet Avant le séminaire Après le séminaire 1. Importance des effectifs Fidélisation Recrutement Création de clubs Rôles et responsabilités Ressources et outils Veuillez entourer la réponse reflétant votre opinion. 1 = Tout à fait d accord 2 = D accord 3 = Pas d accord 4 = Pas du tout d accord 1. Les sujets des groupes de discussion étaient pertinents Le groupe a suggéré des idées pragmatiques que je souhaite utiliser Je sais comment et où trouver les outils nécessaires pour aider les clubs Je suis certain de me souvenir et d utiliser la majorité des informations communiquées durant le séminaire Je comprends mieux mon rôle et mes responsabilités dans le cadre du développement de l effectif L exercice sur le plan d action était utile

14 Vos suggestions pour améliorer les futurs séminaires. Veuillez ne cocher qu une seule case. Le séminaire a été le plus réussi dans le domaine suivant Fidélisation Recrutement Création de clubs Rôles et responsabilités Ressources et outils Importance des effectifs Le séminaire a été le moins réussi dans le domaine suivant Fidélisation Recrutement Création de clubs Rôles et responsabilités Ressources et outils Importance des effectifs Présentation Veuillez entourer votre réponse à chacune des affirmations suivantes. 1 = Tout à fait d accord 2 = D accord 3 = Pas d accord 4 = Pas du tout d accord 1. Les intervenants des séances plénières ont su nous motiver En général, les instructeurs ont animé les groupes de discussion de façon compétente La variété des méthodes pédagogiques utilisées était adéquate Les transparents ont apporté un plus aux séances Les idées émises durant les groupes de discussion me seront utiles Logistique Veuillez entourer vos réponses. 1 = Tout à fait d accord 2 = D accord 3 = Pas d accord 4 = Pas du tout d accord 5 = Ne s applique pas 1. J ai été informé(e) à temps de la tenue du séminaire Les formalités d inscription étaient rapides Ma pochette de bienvenue contenait toutes les informations nécessaires La date du séminaire me convenait Le lieu du séminaire me convenait également

15 Autres commentaires ou suggestions : Je souhaiterais recevoir un complément d information sur : Nous vous remercions d avoir pris le temps de remplir ce questionnaire. Nom du club (facultatif) 11

16 Séminaire Effectif de district Évaluation Instructeurs En tant qu instructeur, votre opinion concernant votre formation, le programme du séminaire et les documents de formation est vitale. Vos réponses nous permettent de proposer des formations toujours plus adaptées. Nous vous remercions de votre coopération. Une fois l évaluation remplie, veuillez la déposer à l endroit convenu. Informations personnelles 1. Occupez-vous actuellement un poste au niveau du district ou au niveau international? Oui Non Dans l affirmative, veuillez préciser lequel : Dans la négative, veuillez indiquer le plus haut poste que vous ayez occupé : Gouverneur Adjoint du gouverneur Responsable de district Membre d une commission de district Président de club Autre (préciser) 2. Si vous étiez responsable ou membre d une ou de plusieurs commission(s), veuillez indiquer lesquelles. Formation en préparation du séminaire J ai participé à une séance de formation en préparation du séminaire. Oui Non Dans la négative, veuillez passer directement à la section suivante. Veuillez entourer vos réponses. 1 = Tout à fait d accord 2 = D accord 3 = Pas d accord 4 = Pas du tout d accord 1. Le temps alloué à chacun des sujets était adéquat Si le temps alloué était insuffisant pour certains sujets, veuillez indiquer lesquels : 2. La durée de la réunion de formation, y compris les séances plénières, était adéquate J ai eu suffisamment de temps pour me préparer entre la formation et le séminaire La formation que j ai reçue m a bien préparé à mes fonctions d instructeur J ai mis en pratique une grande majorité de ce que j ai appris

17 Quelles améliorations suggérez-vous pour cette formation? Séances Veuillez entourer vos réponses. 1 = Tout à fait d accord 2 = D accord 3 = Pas d accord 4 = Pas du tout d accord 1. En général, nous avons été en mesure de couvrir le sujet de la séance Les suggestions pour diriger la discussion se sont révélées utiles En général, les participants n ont eu aucune difficulté à comprendre le matériel présenté Le matériel de formation est fait pour faciliter la présentation et l enseignement Les transparents et les polycopiés sont un atout pédagogique supplémentaire Logistique Veuillez entourer vos réponses. 1 = Tout à fait d accord 2 = D accord 3 = Pas d accord 4 = Pas du tout d accord 1. La taille des salles de groupe de discussion était adéquate La température des salles était adéquate Le lieu de la réunion était pratique La date de la réunion vous a convenu Quelles améliorations suggérez-vous pour ce séminaire? Autres commentaires : Nous vous remercions d avoir pris le temps de remplir ce questionnaire. 13

18 Certificat de participation Ce certificat est décerné à Nom du Rotarien Pour sa participation au séminaire Effectif de district (année) et son engagement au sein du district. Gouverneur Responsable Effectif de district 14

19 Séances Séance plénière d ouverture Cette séance doit donner un aperçu du développement de l effectif : tendances, statistiques, objectifs et réussites, défis et obstacles. La première personne à intervenir peut être le coordinateur Effectif du Rotary, le gouverneur, le responsable Effectif du district ou un Rotarien engagé dans ce domaine au sein du district. 15

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21 NOTES Séance 1 Fidélisation (60 minutes) Sujets de la discussion 1. De l importance de fidéliser. 2. Information du membre potentiel, formation et intégration du nouveau membre. 3. Le rôle de la formation continue dans la stratégie de fidélisation. Matériel PowerPoint 1. Sujets de la discussion 2. Étapes du recrutement 3. Des Rotariens informés, qualifiés et impliqués 4. Formation des nouveaux membres 5. Éléments d un programme de formation continue efficace 6. Maintenir une politique de formation continue pertinente Polycopié 1. La fidélisation de l effectif Pour les informations les plus récentes, consulter le site du Rotary à Pour en savoir plus sur l animation des séances, demander au chargé de formation le document Comment utiliser ces séances. Avant de commencer, installer des tableaux de conférence ou afficher de grandes feuilles de papier aux quatre coins de la salle pour les activités de brainstorming. Séance 1: Fidélisation 17

22 ACCUEIL DES PARTICIPANTS NOTES Se présenter aux participants et leur expliquer votre rôle. Présenter aux participants les objectifs du séminaire, puis les sujets de discussion de la séance. Revenir rapidement sur le programme de la journée, pauses et repas compris. POWERPOINT 1 FIDÉLISER AU SEIN DU CLUB (10 MINUTES) Pourquoi est-il si important de fidéliser? Assurer la continuité au sein du club. Assurer la formation de futurs dirigeants. Permettre au club de répondre aux besoins de la collectivité. Quels sont les facteurs qui ont contribué à la fidélisation dans votre club? Séance 1: Fidélisation 18

23 Les clubs montent des actions. En quoi ces actions de service affectentelles l effectif? Les actions les plus visibles amènent de nouveaux membres. NOTES Les actions dons les membres sont fiers contribuent à fidéliser l effectif. À contrario, celles qui ne correspondent pas aux centres d intérêt des membres ont un impact négatif sur l effectif. Trop d actions risque de décourager les membres. Quelles stratégies pour mieux fidéliser? Inviter tous les Rotariens à s engager personnellement dans les actions et commissions du club ou du district. S assurer que tous les membres du club, anciens et nouveaux, se rencontrent. Mener des enquêtes pour savoir ce qui est important pour les membres du club et leur donner la parole. Inciter les clubs à choisir des sujets intéressant les membres pour les réunions hebdomadaires. Mener des enquêtes pour identifier les problèmes du club et de ses membres. Organiser ou participer à une rencontre multiclub. Vérifier régulièrement si les actions du club continuent à être en phase avec la majorité des membres. SE RÉFÉRER AU POLYCOPIÉ 1 Séance 1: Fidélisation 19

24 Quelles sont les sept étapes de la fidélisation? NOTES POWERPOINT 2 Identifier Informer Inviter Orienter Accueillir Former Impliquer Que fait votre club pour s assurer que ses membres potentiels deviendront des Rotariens informés, qualifiés et impliqués? POWERPOINT 3 Séance 1: Fidélisation 20

25 NOTES INFORMER LES MEMBRES POTENTIELS (10 MINUTES) Pourquoi est-il si important d informer les membres potentiels? Un membre qui connaît ses obligations dès le départ a plus de chance de les respecter. Avoir conscience des avantages à être membre et connaître la mission du Rotary International renforce l engagement du membre dans le club. Quelles informations votre club donne-t-il aux membres potentiels? Liste des possibilités de service offertes par le club Informations générales sur le Rotary, sa mission et son But Montant des cotisations annuelles Contributions attendues aux actions du club et du district Montant attendu des contributions à la Fondation Rotary Temps à consacrer au club Un document de présentation du club, comprenant par exemple les informations ci-dessus Les engagements du club et son interaction avec le district Séance 1: Fidélisation 21

26 Comment votre club communique-t-il avec les membres potentiels? Réunions collectives d information NOTES Rencontres individuelles entre le parrain et le nouveau membre Points clés Le R.I. offre une variété de documents (brochures, manuels, vidéos, etc.) à l usage des membres potentiels. Consulter le site du Rotary ou son Catalogue (019- FR) ou contacter le personnel au siège pour découvrir ces documents Séance 1: Fidélisation 22

27 FORMATION DES NOUVEAUX MEMBRES NOTES (10 MINUTES) Certains des éléments présentés ici font aussi partie des informations fournies aux membres potentiels. Les éléments clés du programme de formation des nouveaux membres de votre club? Points clés Les avantages à être Rotarien Les responsabilités du Rotarien La capacité d action du Rotary Objet, histoire et mission du R.I. Implication et présentation des nouveaux membres Mentorat POWERPOINT 4 En quoi vos programmes d information des membres potentiels et l orientation des nouveaux membres se complètentils? Séance 1: Fidélisation 23

28 À quelles réunions invitez-vous les nouveaux membres dans le cadre de leur formation? Réunions de commissions NOTES Actions du club Réunions du comité du club Assemblée de district Convention du R.I. Quelles méthodes originales avezvous développées pour former les nouveaux membres? Séance 1: Fidélisation 24

29 INTÉGRATION DES NOUVEAUX MEMBRES NOTES (10 MINUTES) Comment faciliter l intégration des nouveaux membres? Faire l effort de se présenter. Lui demander de siéger à une commission ou de participer à une action. Lui assigner un mentor ou parrain. Le charger de l accueil à une réunion du club. Qui peut donner des exemples de ce qui se fait dans son club pour impliquer les nouveaux membres? Points clés Les obligations professionnelles et familiales sont parfois en conflit avec le désir de s impliquer dans le club. Impliquer la famille des Rotariens dans les actions est un moyen de limiter ces conflits et ainsi de mieux fidéliser. Comment impliquer les membres de la famille des Rotariens? Inviter les conjoints qualifiés à devenir eux-aussi membres du club Encourager la participation des familles aux conférences de district Inciter les conjoints et les enfants à participer aux actions de service du club Séance 1: Fidélisation 25

30 Inviter les conjoints des Rotariens décédés aux manifestations du club et du district NOTES Faire du Rotary une tradition familiale. Séance 1: Fidélisation 26

31 FORMATION CONTINUE NOTES (20 MINUTES) En quoi la formation continue permet-elle de mieux fidéliser? Elle permet d informer de ce qui se passe au niveau du club, du district, du Rotary International et de sa Fondation. Le sentiment d appartenance au Rotary et l engagement envers sa mission en sont renforcés. Quelles sont les pratiques actuelles de votre club en matière de formation continue? Séparer les participants en quatre groupes, que vous placerez à chaque coin de la salle. Donner 10 minutes à chaque groupe pour répondre à la question posée sur le transparent 5, en utilisant le tableau mis à leur disposition. Passer d un groupe à l autre et répondre aux questions éventuelles. Demander à chaque groupe de désigner un rapporteur et fixer une limite pour la durée du rapport présenté par chaque groupe. Séance 1: Fidélisation 27

32 Quels sont les éléments de base d un programme de formation continue de club efficace? NOTES POWERPOINT 5 Comment maintenir une politique de formation continue du club pertinente et intéressante pour tous ses membres? POWERPOINT 6 Points clés Mener des enquêtes annuelles afin de connaître les centres d intérêt de vos membres. Rassembler des commentaires sur chaque programme ou présentation de formation continue. Créer une commission chargée de la politique de formation continue de votre club. Répondre aux questions des participants. Leur laisser le temps de prendre quelques notes le cas échéant. Remercier les participants. LEVÉE DE SÉANCE Séance 1: Fidélisation 28

33 Polycopié 1 La fidélisation de l effectif NOTES IDENTIFIER des Rotariables qualifiés dans votre localité, faisant preuve d un engagement certain envers le service à autrui et d une réputation irréprochable. Si nous recrutons des membres de qualité, la fidélisation s en trouve facilitée. INFORMER les membres potentiels sur les programmes du Rotary et présenter votre club et ses actions, en créant par exemple une page de présentation du club à distribuer aux invités avec la brochure Voici le Rotary [001-FR]. Une copie récente de THE ROTARIAN ou du magazine régional est aussi une bonne idée d introduction au Rotary. INVITER un Rotariable à rejoindre le Rotary dans le cadre d une visite personnelle du parrain du membre potentiel et d un membre de la commission Effectif pour multiplier les connaissances, expériences et points de vue présentés au membre potentiel. Cette visite doit être bien préparée : considérer les centres d intérêt et les qualités du membre potentiel, et insister sur ses domaines d implication potentiels. ORIENTER les nouveaux membres en leur présentant le club et le Rotary. Leur développement individuel en tant que Rotarien et leur participation aux actions du club dépendent de sa formation. Éléments-clés d une bonne orientation Avantages à être membre Responsabilités de chaque Rotarien Opportunités de service Domaines à couvrir Efforts et succès locaux Aspect international du service et de l amitié au Rotary Importance accordée à la personnalité et à l intégrité des Rotariens Un effectif qui reflète la composition socioprofessionnelle de la localité du club Règles d assiduité et cotisations Le mentor doit distribuer au nouveau membre une liste indiquant les publications et activités recommandées et se tenir à sa disposition pour l aider dans cette tâche. L orientation doit aussi offrir au nouveau membre la possibilité de poser des questions, en particulier sur l orientation elle-même et ses résultats. Ses commentaires devraient être transmis au président du club, aux adjoints et au gouverneur. Instituer des réunions périodiques entre nouveaux membres et l adjoint assigné à votre club ainsi que des forums organisés à leur intention lors de la conférence de district sous la direction du représentant du président. Délivrer cette formation en plusieurs séances pour ne pas surcharger d informations les nouveaux. Séance 1: Fidélisation 29

34 NOTES ACCUEILLIR les nouveaux membres lors d une cérémonie d intronisation digne de ce nom, présentant les avantages et responsabilités liés au statut de Rotarien. Inviter si possible le conjoint à y assister, et remettre au nouveau Rotarien : Son insigne du Rotary Carte de Membre Autres articles recommandés : Une copie du bulletin du club L annuaire du district La dernière Lettre du gouverneur THE ROTARIAN ou le magazine régional Une liste des clubs locaux pour pouvoir compenser une absence Un badge, le fanion ou un historique du club, le cas échéant Au cours de la cérémonie, donner au nouveau membre la possibilité de se présenter brièvement. Peu importe la méthode, l important est que cette cérémonie soit spéciale et communique au nouveau membre l enthousiasme d être Rotarien. FORMER le Rotarien. Une des principales causes de démission est le sentiment de n avoir jamais vraiment fait partie du club. La formation est donc très importante ; elle prend essentiellement deux formes : La formation initiale, durant les six premiers mois de l entrée au club. Le nouveau Rotarien est invité à : Assister aux rencontres d orientation des nouveaux membres Lire au minimum deux des documents suivants (tous de préférence) Le Rotary de base [595-FR] L ABC du Rotary [363-FR] Fondation Rotary Récapitulatif des programmes [219-FR] Assister à au moins une des rencontres suivantes : réunion du comité du club réunion de commission du club Compléter au moins une des tâches suivantes : Parler de sa profession à une réunion de club Compenser une absence dans un autre club Amener un invité à une réunion ou proposer un nouveau membre Assister à au moins une rencontre de district (par ordre de priorité) Conférence de district Assemblée de district Séminaire Fondation Choisir une commission qui vous intéresse La formation continue mise en place par le club sur les sujets suivants : Communications fréquentes d informations concernant le Rotary Quatre programmes de club au moins par an centrés sur la formation continue Participation à des rencontres multidistricts sur la formation continue Séance 1: Fidélisation 30

35 Séance 1: Fidélisation 31 NOTES

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37 NOTES Séance 2 Recrutement (60 minutes) Sujets de la discussion 1. Importance du recrutement. 2. Identification de membres qualifiés et de nouvelles classifications. 3. Promotion du Rotary auprès de membres potentiels. Matériel PowerPoint 7. Sujets de la discussion 8. Que le recrutement a-t-il apporté à votre club? 9. Obstacles au recrutement spécifiques à votre région 10. Méthodes pour identifier de nouvelles classifications 11. Promouvoir les points forts de votre club Polycopié 2. Exemples de succès Pour les informations les plus récentes, consulter le site du Rotary à Pour en savoir plus sur l animation des séances, demander au chargé de formation le document Comment utiliser ces séances. Avant de commencer, installer des tableaux de conférence ou afficher de grandes feuilles de papier aux quatre coins de la salle pour les activités de brainstorming. Séance 2 : Recrutement 33

38 ACCUEIL DES PARTICIPANTS NOTES POWERPOINT 7 Présenter les sujets de la discussion aux participants. IMPORTANCE DU RECRUTEMENT (30 MINUTES) Points clés L avenir du Rotary dépend de notre capacité à le rendre attractif et utile à la prochaine génération de Rotariens. Ce sont les stratégies de recrutement actuelles de chaque club qui décideront de la continuité du Rotary et de sa capacité future à servir. Que le recrutement a-t-il apporté à votre club? POWERPOINT 8 De nouvelles idées Davantage de ressources humaines Potentiel de ressources financières accru Quels sont les obstacles au recrutement spécifiques à votre région? Séance 2 : Recrutement 34

39 POWERPOINT 9 NOTES Une population réduite ou sur le déclin Le coût d être membre Une image publique négative Manque de visibilité Comment communiquer aux membres du club les avantages du recrutement? Mettre à l honneur un nouveau membre remarquable lors d une réunion du club. Se féliciter lors de l assemblée du club de la réalisation de ses objectifs en termes d effectif. Insister sur les actions réussies du club qui ont besoin de la participation active d un nombre important de membres. Insister sur les capacités financières accrues qu apporte le recrutement. Comment communiquer aux membres de votre club l enthousiasme de recruter? Séance 2 : Recrutement 35

40 Parmi celles utilisées par votre club, quelles stratégies marchent le mieux? Organiser un forum de discussion afin de chercher des sources potentielles de nouveaux membres NOTES Insister pour que chaque membre du club propose un nouveau membre. Les remercier dans le bulletin du club ou lors d une réunion hebdomadaire Chercher à diversifier l effectif du club (âge, sexe, origine ethnique) Contacter les anciens de la Fondation et du Rotary (Échanges de jeunes, RYLA, membres Interact et Rotaract) Changer le lieu et l heure de la réunion hebdomadaire du club SE RÉFÉRER AU POLYCOPIÉ 2 Séance 2 : Recrutement 36

41 IDENTIFIER DES MEMBRES POTENTIELS NOTES (10 MINUTES) Selon quelle fréquence votre club remet-il à jour ses classifications? Quelles méthodes utiliser pour identifier de nouvelles classifications? POWERPOINT 10 Obtenir une liste des membres de la chambre de commerce. Etre conscient des nouvelles entreprises qui s installent dans votre collectivité. Consulter les pages jaunes. Rencontrer des groupes professionnels locaux. Avec quelle régularité votre club cherche-t-il des candidats pour ses classifications non représentées? Séance 2 : Recrutement 37

42 PROMOUVOIR LE ROTARY AUPRÈS DE MEMBRES POTENTIELS NOTES (20 MINUTES) Comment faire la promotion du Rotary auprès d un membre potentiel? Invitation à une réunion du club. Invitation à participer à une action. Distribution d articles promotionnels. Communication des réalisations du club. Comment promouvoir le Rotary auprès de votre collectivité? Soumettre à la presse locale des communiqués de presse sur les actions du club. Installer une bannière avec le logo du Rotary sur le lieu des actions du club. Monter un stand lors de manifestations locales (marchés, festivals, etc.) En quoi l image publique de votre club peut-elle influencer son effectif? Un club reconnu par la collectivité pour ses actions et le dynamisme de ses membres est plus attractif. Sensibiliser le public au travail de votre club permet de développer le nombre de ses membres et de ses partenaires. Séance 2 : Recrutement 38

43 Quelles méthodes utiliser en fonction du groupe que l on cherche à attirer? NOTES POWERPOINT 11 Monter des actions de proximité ou internationales susceptibles de motiver le club, mais aussi d intéresser la collectivité et d obtenir son soutien. Évaluer les réunions, programmes, actions et manifestations du club avec pour objectif d y attirer des rotariables plus jeunes. Alterner les horaires de votre réunion hebdomadaire. Impliquer le plus possible les membres de la famille des Rotariens. Demander aux plus jeunes membres du club d organiser des réunions et des manifestations. S adresser aux anciens Rotaractiens et Interactiens qualifiés. Inviter à vos réunions hebdomadaires des orateurs qui aborderont des sujets concernant la collectivité et les membres du club. Répondre aux questions des participants. Leur laisser le temps de prendre quelques notes le cas échéant. Remercier les participants. LEVÉE DE SÉANCE Séance 2 : Recrutement 39

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45 Polycopié 2 Exemples de succès NOTES Voici quelques exemples de stratégies réussies de développement de l effectif reçus au siège à Evanston. Le Rotary club de Lusaka (District 9210, Zambie) a accru ses effectifs de plus de 63 % en un an, sous l impulsion de son président qui a parrainé personnellement 5 nouveaux membres. Une excellente présentation PowerPoint des actions du club fut pour cela créée et montrée aux candidats potentiels. Les personnes intéressées furent ensuite invitées à assister à une réunion du club, puis à devenir membres. Le Rotary club de Duluth Harbortown (District 5580, États-Unis) a vu ses effectifs accroître de 18 % après avoir invité les familles et amis de ses membres à participer à ses activités. Le Rotary club d Oshkosh Southwest (District 6270, États-Unis) a augmenté ses effectifs de 20 % en accroissant sa visibilité au sein de la localité à la suite d actions de proximité. Le Rotary club de Mysore West (District 3180, Inde) a augmenté son effectif de 15 % en invitant des rotariables à participer à une action du club ce qui permet de les familiariser avec le club et ses membres avant leur adhésion définitive. Le Rotary club de Paraná (District 4960, Argentine) a accru son effectif de plus de 35 % l an dernier en respectant strictement l horaire de réunion et en invitant les familles à ses activités. Le Rotary club de Santa Maria (District 4660, Brésil) a intronisé 14 nouveaux membres l an dernier et n a connu aucun départ (soit une augmentation de 42 %). Pour cela, il a respecté strictement l horaire de ses réunions, planifié soigneusement ses actions plus de 2 mois à l avance et reconnu les efforts et réussites de ses membres. L un des anciens membres de la Task force recommande de faire inscrire le club dans l annuaire du téléphone sous le nom «Rotary club de». Un club a ainsi recruté deux nouveaux membres qui venaient d emménager dans la ville. Le Rotary club de Driffield (Angleterre) a invité 40 membres potentiels à une soirée. Environ un tiers des invités ont accepté l invitation, 8 sont devenus membres et 4 sont intéressés. Le Rotary club de Cincinnati (Ohio) a, lors d une réunion, mis à chaque table la liste des classifications vacantes (3 pages) et des entreprises locales où il serait possible de recruter. Un des membres de la commission Développement de l effectif fut chargé de présenter les moyens de trouver des candidats. 150 nouveaux membres furent ainsi identifiés en trois minutes. Chaque rotariable fut ensuite contacté par une équipe composée d un membre de la commission Développement de l effectif et du Rotarien ayant proposé son nom. Séance 2 : Recrutement 41

46 NOTES Le Rotary club de Clemmons (District 7690, Caroline du Nord) enregistre un taux annuel de croissance d environ 30%. L effectif est réparti en quatre groupes, chaque membre devant proposer un candidat par trimestre. Les commissions du club ont le temps nécessaire pour traiter les candidatures durant l année et l importance du recrutement n échappe à personne. Opération Nouvelle charte (District 5150, Californie) : plusieurs clubs se sont lancé un défi : un effectif de 25 membres minimum. Une fois l objectif atteint, les clubs organisent ensemble une soirée pour célébrer l événement. Le même objectif de 25 membres au lieu de 20 pour lancer un nouveau club a permis au Rotary club de Hunyani (District 9210, Zimbabwe) de voir ses effectifs croître de 75 %. Séance 2 : Recrutement 42

47 NOTES Séance 3 Création de clubs (60 minutes) Sujets de la discussion 1. Identifier les localités susceptibles d accueillir un club. 2. Comment procéder. 3. Soutenir les nouveaux clubs. Matériel PowerPoint 12. Sujets de la discussion 13. Selon vous, qu apporte un nouveau club au district? 14. Quand faut-il créer un nouveau club? 15. Le rôle du club parrain 16. Quels conseils donneriez-vous... Polycopié 3. Attributions du club parrain Pour les informations les plus récentes, consulter le site du Rotary à Pour en savoir plus sur l animation des séances, demander au chargé de formation le document. Comment utiliser ces séances. Avant de commencer, installer des tableaux de conférence ou afficher de grandes feuilles de papier aux quatre coins de la salle pour les activités de brainstorming. Séance 3 : Création de clubs 43

48 ACCUEIL DES PARTICIPANTS NOTES TRANSPARENT 12 Présentez les sujets de la discussion de la séance aux participants. L IMPORTANCE DE L EXPANSION (20 MINUTES) Points clés De nouveaux clubs permettent de mieux répondre aux besoins de la collectivité. L augmentation de nos effectifs au cours des 15 dernières années provient principalement de la création de nouveaux clubs. Les besoins de la société ne cessent de croître et il faut un Rotary à même de pouvoir y répondre. Le fait pour une ville d offrir plusieurs clubs avec des heures de réunion différentes facilite le recrutement. Le Rotary peut répondre aux problèmes qui émergent d un monde en train de changer tant au niveau politique qu économique. Une région rotarienne peut être mieux desservie par la création d un nouveau club. Selon vous, qu apporte un nouveau club au district? POWERPOINT 13 Séance 3 : Création de clubs 44

49 NOTES Enrichissement du vivier de futurs dirigeants Plus de partenaires possibles pour lancer des actions Un financement supplémentaire pour la Fondation. Quand faut-il créer un nouveau club? Lorsque le lieu ou les horaires des réunions sont des obstacles au recrutement. Lorsque le club devient trop grand pour les locaux disponibles. Lorsque la ville a connu une expansion récente. Lorsque les coûts d appartenance au club sont prohibitifs. Lorsque les besoins de la collectivité dépassent les capacités du club à y répondre. POWERPOINT 14 Séance 3 : Création de clubs 45

50 COMMENT PROCÉDER NOTES (5 MINUTES) Point clé Seul le gouverneur a la possibilité de créer des clubs, mais n importe quel Rotarien peut participer au processus. Quel rôle peuvent jouer les Rotariens et les membres dans la création de nouveaux clubs? Identifier les possibilités d expansion. Travailler avec le gouverneur et la Commission Expansion du district. Devenir un club parrain. Séance 3 : Création de clubs 46

51 LE SOUTIEN AUX NOUVEAUX CLUBS NOTES (35 MINUTES) Quel est le rôle du club parrain? POWERPOINT 15 Servir le rôle de mentor auprès du nouveau club pendant au moins un an après son admission. Seconder le représentant spécial pour la planification et mise en place des structures administratives. Participer à l élaboration des actions et programmes initiaux. Aider le club à se développer. Tenir le gouverneur au courant comme requis. SE RÉFÉRER AU POLYCOPIÉ 3 Quel est le rôle des membres fondateurs? Choisir la localité et le nom du club. Adopter les statuts types du Rotary club. Déterminer le lieu et l heure de réunion. Adopter le règlement intérieur du club et son organigramme. Elire le comité et les dirigeants du club. Fixer le droit d admission et la cotisation. Séance 3 : Création de clubs 47

52 Voyez-vous d autres moyens d aider un nouveau club à démarrer? Demander au secrétaire du club parrain d assister son homologue dans les premiers temps. NOTES Demander au président du club parrain d assister, avec le représentant spécial, à la première réunion du nouveau club. Diviser les participants en quatre groupes et les situer dans chaque coin de la salle. Donner les groupes 10 minutes pour discuter et répondre à la question du transparent 16. Répondre à toute question. Chaque groupe nomme un rapporteur qui aura une minute pour présenter leurs conclusions. Quels conseils donneriez-vous au nouveau club en ce qui concerne son organisation et administration? POWERPOINT 16 Séance 3 : Création de clubs 48

53 Comment communiquer au mieux vos idées aux nouveaux clubs? NOTES Pour en savoir plus sur la création des nouveaux clubs, consulter le Guide de l expansion [808-FR]. Répondre aux questions. Donner quelques minutes aux participants pour écrire leurs notes et idées suite à la séance. Remercier les participants. LEVÉE DE SÉANCE Séance 3 : Création de clubs 49

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55 Polycopié 3 Attributions du club parrain NOTES Le succès d un nouveau club repose sur le soin apporté à sa formation et ses premiers mois d existence. Le rôle du club parrain ne s arrête pas à la remise de charte. Véritable mentor, il continue d offrir son expertise au nouveau club tout au long de la première année. Son intervention prend des formes variées : Son secrétaire peut être chargé d assister son homologue dans les premiers temps. Son président assiste, avec le représentant spécial, à la première réunion du nouveau club. Un Rotarien veille à ce que le nouveau club ait bien lors de chaque réunion la cloche et le marteau, les badges, les cartes de visiteur, le fanion du Rotary et autres. Ses membres plus expérimentés peuvent se charger de l orientation des membres du nouveau club (lignes de conduite et procédures rotariennes). Le club parrain peut participer à l élaboration des premiers programmes du nouveau club. AUTRES CONSEILS Organigramme Le club parrain, le représentant spécial et les membres fondateurs collaborent à l élaboration d un organigramme qui soutienne les objectifs du club. Les articles VII (Commissions) et VIII (Rôle des commissions) du règlement intérieur des clubs donnent la structure et les attributions des commissions (voir également le Rotary Code of Policies). Étudier cet organigramme avec le président pour vérifier qu il réponde aux besoins actuels et prévisibles du club. Les responsables de club se mettront à la disposition du nouveau club. Les inviter à assister à une de leur réunion peut se révéler des plus instructives et permettra au nouveau club de mieux appréhender le système des commissions, leur utilité et leur fonctionnement. Archives Le secrétaire du club parrain peut suggérer un système de classement, comprenant notamment des informations sur l organisation du nouveau club et ses membres fondateurs, les statuts avec les articles II et III dûment remplis, et le règlement intérieur du club. Il peut aussi aider son homologue en ce qui concerne le rapport d assiduité (à soumettre chaque mois au gouverneur avant le 15 du mois suivant) et consigner les événements importants, et s assurer que le club possède la dernière édition du Manuel de procédure [035-FR]. Séance 3 : Création de clubs 51

56 NOTES Tout changement d effectif (radiation, changement de coordonnées, etc.) doit être noté et notifié au Rotary au moyen du portail Rotary Business ou du formulaire prévu à cet effet ainsi qu au district. Bulletin du club La communication est essentielle à la survie du club. Le bulletin annonce le programme des prochaines réunions et donne des nouvelles du club, des membres et du Rotary. Le rédacteur en chef doit rencontrer son homologue parrain pour discuter des rubriques, des ressources disponibles auprès du Rotary et du district, et de la préparation du bulletin. Site Internet De nombreux clubs ont ouvert un site visant à informer leurs membres et la collectivité de leurs activités. Il est possible d y poster des liens vers les sites du district et du Rotary. Site du Rotary International Il offre de nombreuses informations sur l administration, l effectif, les programmes, les relations publiques et la Fondation. Première assemblée de club Le club parrain peut conseiller le président du nouveau club quant à la convocation et aider les responsables de commission à planifier leurs activités. Programmes hebdomadaires Le club parrain doit participer à l élaboration des programmes du nouveau club pendant au moins 6 semaines. Travailler en collaboration avec le président et le responsable Programmes sur la planification, trouver et présenter de programmes, identifier des conférenciers, etc. Développement de l effectif Insister auprès des dirigeants du nouveau club sur l importance d adopter un plan de recrutement et de fidélisation. Les encourager à utiliser la publication Le développement de l effectif [417-FR] ainsi que la documentation Effectif envoyée aux nouveaux clubs pour y puiser des idées sur le recrutement et la fidélisation. Proposer au président ou responsable Effectif de former les membres sur la procédure à suivre pour proposer et élire un nouveau club (article XI du règlement intérieur du club). Six mois plus tard, vérifier que le nouveau club: A des programmes hebdomadaires bien conçus ; A des commissions qui ont élaboré et mis en place des programmes actifs sur le recrutement, les actions de proximité, la Fondation et la formation ; Réunit son comité régulièrement. Séance 3 : Création de clubs 52

57 En conclusion, le club parrain peut également : prévoir une réunion interclubs avec le nouveau club encourager ses membres à assister aux réunions du nouveau club encourager les membres du nouveau club à compenser leurs absences en assistant aux réunions de clubs voisins s assurer que les nouveaux membres connaissent la rubrique Where Clubs Meet du site du Rotary où ils peuvent apprendre les jours et heures de réunion des clubs à travers le monde NOTES Séance 3 : Création de clubs 53

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59 NOTES Séance 4 Rôles et responsabilités (60 minutes) Sujets de la discussion 1. Responsabilités des dirigeants en ce qui concerne l effectif. 2. La formulation d un plan d action précis. Matériel PowerPoint 17. Sujets de la discussion 18. Quelles sont vos responsabilités Comment s y prendre... Polycopiés 4. Commissions de district 5. Développement de l effectif Plan d action Pour les informations les plus récentes, consulter le site du Rotary à Le polycopié 4 est un extrait du Rotary Code of Policies. Ce manuel n étant révisé que tous les trois ans, nous vous conseillons de vous procurer la version actualisée, disponible en anglais sur le site du Rotary. Le polycopié 5 sera également utilisé durant la séance 5. Pour en savoir plus sur l animation des séances, demander au chargé de formation le document Comment utiliser ces séances. Avant de commencer, afficher trois grandes feuilles de papier intitulées respectivement «Fidélisation», «Recrutement» et «Création de clubs» dans trois des quatre coins de la salle. Durant la séance les participants seront divisés en groupe selon leurs responsabilités au sein du club ou du district (président, membre de commission, membre de commission de district). Séance 4 : Rôles et responsabilités 55