la boîte à outils Bien gérer

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3 Les charges de copropriété, comment sont-elles calculées et réparties? Maîtriser ses charges n 14 Conseiller syndical depuis peu, je m étonne du mode de calcul des charges. Est-il vrai que les frais de syndic sont partagés entre tous les copropriétaires alors que l entretien de l ascenseur est calculé en fonction de l étage de chaque appartement? Pour vous guider Textes Loi du 10 juillet 1965 (articles 5 et 10 en particulier) et décret du 17 mars 1967 Les charges de copropriétés sont dues par les copropriétaires qu ils soient occupants ou bailleurs, à charge pour ces derniers d en récupérer une partie sur leurs locataires. On distingue en effet deux catégories de charges communes : - les charges générales - les charges spéciales Cette distinction est d ordre public ce qui signifie qu aucun règlement de copropriété, ni décision d assemblée générale ne peut y déroger. Charges générales et charges spéciales : comment s y retrouver? En premier lieu, il faut consulter le règlement de copropriété (tout copropriétaire doit en avoir un exemplaire sinon il peut le demander au syndic). C est lui qui fixe en fonction des spécificités de la copropriété le classement entre les charges générales et les charges spéciales dans le respect des critères légaux. Les charges générales concernent notamment : - les dépenses engagées pour l aménagement, les travaux de gros œuvre des bâtiments, la toiture de l immeuble, les canalisations communes, les locaux poubelles, la conciergerie, les frais d installation de compteurs d eau - les dépenses relatives à l entretien courant de l immeuble telles que le coût du matériel et les produits nécessaires pour assurer la propreté et la sécurité de l immeuble, les frais de nettoyage des parties communes, les frais d entretien des espaces verts - les dépenses liées à la gestion de l immeuble, c est-à-dire le budget de fonctionnement du conseil syndical, les honoraires du syndic, les primes d assurance souscrites pour la copropriété, les frais liés aux assemblées générales (convocation, tenue de la réunion ). Les charges spéciales concernent notamment les éléments d équipements communs qui présentent un avantage

4 Les charges de copropriété, comment sont-elles calculées et réparties? N 14 À qui s adresser? Agence départementale d information sur le logement de Haute-Garonne, Adil 31 [email protected] Téléphone : Union des syndicats de l immobilier, Unis Téléphone : pour l usage des lots. Par exemple : les installations de chauffage collectif, les ascenseurs, les antennes collectives de télévision, la VMC, les tapis et revêtements d escaliers Quels sont les modes de répartition? L enjeu de cette distinction entre les deux catégories de charges repose sur leur mode de répartition. Là encore la loi a fixé des règles impératives. Les charges générales sont réparties en fonction de la valeur relative de chaque lot de copropriété. Cette valeur est calculée en fonction des caractéristiques du lot. On parle de «tantièmes» de copropriété. Les charges spéciales, quant à elles, sont réparties en fonction de l utilité que présente l élément d équipement pour le lot. Lorsque un lot, du fait de sa situation dans l immeuble, ne retire aucun avantage de l équipement, il n a pas lieu de participer aux charges afférentes. Le propriétaire du rez-dechaussée ne participe donc pas aux charges d ascenseur. Attention, utilité ne veut pas dire usage! Ainsi, un copropriétaire qui, habitant au 4 e étage, n utilise jamais l ascenseur parce qu il préfère l escalier sera quand même assujetti au paiement des frais liés à cet élément d équipement. L utilité doit donc s entendre de la possibilité d utiliser et non de l usage effectif. Il en va de même pour le chauffage collectif. Des cas particuliers : Les parties communes à jouissance exclusive : il s agit souvent des balcons, des cours ou des jardins sur lesquels des copropriétaires disposent d un droit d usage privatif. Le règlement de copropriété fixe les modalités d imputation des dépenses. Les escaliers : l entretien et la réparation ainsi que la minuterie relèvent des charges générales alors que les aménagements superficiels (tapis, revêtements..) constituent des charges spéciales. France - L Union des syndicats de l immobilier (Unis), a élaboré un argus des charges de copropriétés qui permet d avoir une idée du niveau des charges par catégories d immeubles collectifs. Et ailleurs?

5 Comprendre la différence entre contrat d entreprise et gardien d immeuble? Maîtriser ses charges n 15 L entretien quotidien de notre immeuble constitue le poste de charge le plus important. Aujourd hui notre gardien part à la retraite et nous nous interrogeons sur les avantages et les inconvénients entre une entreprise prestataire de services et un gardien ou employé d immeuble Pour vous guider Pour l entretien d un immeuble, plusieurs options s offrent au syndicat des copropriétaires: le recours à une ou plusieurs entreprises, prestataire de service, le recrutement d un gardien logé ou d un employé d immeuble non logé. D autres alternatives existent avec le recours à des associations d insertion, voir la rubrique «près de chez vous». Le personnel du syndicat est placé sous l autorité du syndic qui est le seul habilité à lui donner des instructions pour l exécution de son travail. C est donc au syndic que revient la gestion du personnel de la copropriété (recrutement, licenciement, définition des conditions de travail) et à l assemblée générale de décider le nombre et la catégorie des emplois. En effet, ni les copropriétaires, ni même les conseillers syndicaux ne peuvent intervenir directement auprès des salariés du syndicat. Le personnel est recruté dans le cadre du code du travail et de la convention collective applicable aux gardiens et employés d immeuble. Le syndicat reste le véritable employeur et est le seul débiteur des cotisations de sécurité sociale. Si vous faîtes appel à un gardien d immeuble Les appellations sont multiples: gardien, concierge, surveillant, employé d immeuble mais les tâches sont différentes. Toutefois un certain nombre d actions restent communes avec l accueil, l information, l orientation des résidents et visiteurs; le nettoyage des parties communes, sortir les poubelles et assurer une petite maintenance, réception, enregistrement des réclamations pour les communiquer au syndic ou aux copropriétaires, surveiller les bâtiments et les espaces communs avec constat et signalement de désordre si nécessaire, surveillance des équipements et application des règles de sécurité.

6 Comprendre la différence entre contrat d entreprise et gardien d immeuble? N 15 À qui s adresser? Agence départementale d information sur le logement de Haute-Garonne, Adil 31 [email protected] Téléphone : Pour assurer ses fonctions de garde et de surveillance, le gardien est, en général, logé à l intérieur l immeuble dans un logement de fonction constituant un accessoire de son contrat de travail, celui-ci doit être décent. Le gardien peut se prévaloir de la clause du règlement de copropriété stipulant qu il serait logé gratuitement dans des locaux établis à cet effet. Le lot peut être propriété du syndicat des copropriétaires ou la propriété d un propriétaire bailleur. En cas de rupture du contrat, le gardien ne peut se maintenir dans les lieux et dispose de 3 mois pour quitter son logement. Si vous faites appel à une entreprise Le contrat d entreprise nommé contrat de louage d ouvrage est différent d un contrat de travail classique. Tout d abord concernant le mode de paiement: il ne s agit pas d un salaire versé en contrepartie d un travail effectué mais d une rémunération contre un service rendu. Puis il n y a pas de lien de subordination entre l employeur (la copropriété) et l employé (l entreprise). En effet, le contrat d entreprise offre davantage d indépendance pour la personne recrutée. La qualification du contrat est importante car elle permet de déterminer les règles applicables et les obligations de chacun des signataires du contrat à savoir : - l exécution de la prestation par le fournisseur dans le délai convenu (définition des fonctions du prestataire, d un délai d exécution, d un calendrier et d une fréquence d intervention) et atteindre le résultat convenu. - le conseil du fournisseur sur le choix et les décisions prises par la copropriété en fonction des domaines de compétences et de qualification de l entreprise. - le paiement avant ou après la prestation par le syndicat des copropriétaires selon ce qui est prévu dans le contrat. Les avantages et les inconvénients pour la copropriété Les plus: définition claire des missions confiées au prestataire par le biais d un cahier des charges (nature des travaux, prestation à effectuer), résiliation du contrat en cas de litige, prix de la prestation négociable... Les moins: davantage d indépendance pour la personne liée par le contrat d entreprise.

7 Comment faire face au risque d impayés de charges dans les copropriétés? Lutter contre les impayés n 16 Il y a des gens qui ont des difficultés pour payer leurs charges et des mauvais payeurs qui préfèrent rouler en 4X4. Mais plus on prend du retard, plus il est difficile de régulariser sa situation. Existe-t-il des méthodes efficaces pour lutter contre les impayés? Pour vous guider Textes Loi du 10 juillet 1965 et décret du 17 mars 1967 Loi du 9 juillet 1991 et décret du 31 juillet 1992 relatifs aux procédures civiles d exécution Le paiement des provisions pour charges est capital dans une copropriété pour assurer une bonne gestion et l entretien de l immeuble. Un immeuble avec un taux élevé d impayés se dégrade rapidement (pas d entretien, pas ou peu de travaux réalisés ). Les provisions pour charges sont payables au début de chaque trimestre et leur montant peut augmenter d une année sur l autre (augmentation de certains postes tels que le chauffage, les primes d assurance ). L impayé, raisonnable au départ, atteint vite, si rien n est fait, des sommes importantes. Quelques pistes destinées à la prévention Porter à la connaissance des copropriétaires les actions qui seront menées par le syndic en cas d impayé. L objectif est de leur faire connaître la procédure appliquée et de les inciter à contacter leur syndic en cas de difficultés. Cela peut, par exemple, prendre la forme d un protocole de recouvrement. Il peut être inscrit dans le contrat de syndic ou être voté en assemblée générale. Dans ce cadre, on peut aussi rappeler aux copropriétaires que le non paiement des charges entraîne l application d un intérêt de retard au taux légal (comme le prévoit l article 36 du décret de 1967). Proposer la mensualisation lorsque cela est possible. Les provisions pour charges sont légalement exigibles au début de chaque trimestre (sauf si l assemblée générale en décide autrement) mais cela n empêche pas le syndic en accord avec le conseil syndical et suivant les capacités financières de la copropriété d accepter que certains copropriétaires règlent leur appel de fond trimestriel en 3 fois. En cas d impayés : relancer systématiquement les copropriétaires débiteurs et ce, dès la 1 ère défaillance. Le traitement de l impayé La loi prévoit que le syndic adresse une mise en demeure au copropriétaire défaillant par lettre recommandée avec

8 Comment faire face au risque d impayés de charges dans les copropriétés? N 16 À retenir Il faut toujours privilégier les moyens non contentieux de règlement des impayés et cela implique une gestion rigoureuse et une implication forte du syndic. Dans le cadre de sa mission d assistance du syndic et de contrôle de sa gestion, le conseil syndical est un partenaire indispensable dans le traitement des impayés du fait de sa connaissance de l immeuble et de ses occupants. À qui s adresser? Agence Départementale d Information sur le Logement de Haute-Garonne, Adil 31 [email protected] Téléphone : accusé de réception (cf. article 64 du décret du 17mars 1967) ou par télécopie avec récépissé. Étant expressément prévue par la loi, la mise en demeure est à la charge du débiteur (article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965). De surcroît, elle fait courir les intérêts de retard (taux légal en matière civile) au profit du syndicat. À noter : la sommation de payer par voie d huissier a la même valeur juridique que la lettre recommandée mais son coût est à la charge du créancier, c est-à-dire le syndicat des copropriétaires, car il ne s agit pas d un acte de procédure expressément prévu par la loi. S il s avère nécessaire d engager une action en justice, la compétence des tribunaux est déterminée en fonction du montant de la créance : jusqu à 4 000, c est la juridiction de proximité, entre et , c est le tribunal d instance et au-delà de , c est le Tribunal de Grande Instance (TGI) qui est par ailleurs compétent pour tout ce qui relève de l application du statut de la copropriété (comme la contestation des décisions d assemblée générale). La loi prévoit également une procédure de recouvrement accélérée des provisions pour charges courantes qui permet, à défaut de paiement d une provision exigible, de réclamer le paiement de toutes les provisions non encore échues (article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965). Il faut au préalable avoir mis en demeure le copropriétaire par lettre recommandée avec AR sans que celuici n ait réagi dans un délai de 30 jours. Ensuite, il faut saisir le président du TGI par l intermédiaire d un avocat. L ordonnance est assortie de l exécution provisoire de plein droit ce qui signifie que l on peut procéder à son exécution même si le copropriétaire fait appel. Attention : cette procédure s applique aux provisions du budget prévisionnel donc elle ne concerne pas l arriéré mais l en cours. Pour tout renseignement complémentaire, demander le Guide de recouvrement des impayés à l usage des copropriétés à l Adil.

9 La procédure de saisie immobilière, quel déroulement? Lutter contre les impayés n 17 Je suis conseiller syndical et je fais partie de la commission «gestion comptable». Il y a des copropriétaires qui ne paient pas leurs charges et malgré les différentes procédures judiciaires mises en œuvre par le syndic, l argent ne rentre pas. Le syndic nous dit qu il faudra maintenant aller vers des saisies immobilières. Mais comment cela se passe? Pour vous guider La saisie immobilière est le stade ultime des procédures dites d exécution. Le créancier, muni d un titre exécutoire (un jugement définitif), peut saisir le logement propriété de son débiteur pour mise en vente aux enchères dans le but d être payé sur le prix de vente. C est une procédure extrêmement rigoureuse car il s agit de priver une personne de la propriété de son bien. C est un acte grave qui est donc très encadré et se déroule en plusieurs étapes. Au préalable, le syndic demande à l assemblée générale de lui donner mandat pour engager une saisie immobilière à l encontre d un copropriétaire débiteur. 1ère étape: le commandement de payer valant saisie immobilière Ce commandement est signifié par un huissier de justice et doit comporter des mentions obligatoires sous peine de nullité. Ces mentions portent notamment sur le fait que si le débiteur remplit les conditions de ressources, celui-ci peut, à sa demande, bénéficier de l aide juridictionnelle. De plus, si le débiteur est une personne physique qui s estime en situation de surendettement, il peut saisir la commission de surendettement des particuliers (voir fiche 19). Le commandement rend le bien indisponible ce qui signifie que le propriétaire ne peut plus le vendre, ni le mettre en location. En revanche, si un bail est en cours, il se poursuit dans les mêmes conditions. Le commandement de payer est publié au bureau des hypothèques.

10 La procédure de saisie immobilière, quel déroulement? N 17 À savoir Au cours de la procédure de saisie, le débiteur peut demander des délais de grâce au juge. Si le juge estime que le débiteur est de bonne foi, il peut obtenir un échelonnement ou un report de la dette pendant 24 mois maximum sauf en matière fiscale. La procédure peut également être suspendue, pendant 2 ans maximum, à la demande de la Commission de surendettement pour cause graves et justifiées. 2ème étape: le procès verbal de description des lieux Il est réalisé par un huissier 8 jours après la délivrance du commandement. Il peut entrer dans le logement. Si le débiteur est absent ou qu il refuse l accès, l huissier sera assisté du maire de la commune, d un fonctionnaire de police municipale, d une autorité de police ou de gendarmerie ou, à défaut, de 2 témoins majeurs (qui ne sont ni au service du créancier ni au service de l huissier). Si le logement est occupé par un locataire qui refuse de laisser entrer l huissier, ce dernier devra être autorisé à entrer par le juge de l exécution. A ce stade, le débiteur peut demander au juge de l autoriser à vendre le bien à l amiable. Un débat doit avoir lieu avec le créancier. 3ème étape: l assignation à comparaître à une audience d orientation Dans les 2 mois qui suivent, le créancier assigne le débiteur à comparaître devant le juge de l exécution. Cette assignation doit comporter certaines mentions obligatoires. A savoir que le débiteur peut demander au juge de l autoriser à vendre le bien à l amiable mais il doit justifier que la vente peut être conclue dans des conditions satisfaisantes. L avocat du créancier établit le cahier des conditions de vente qui contient des informations sur le bien et sur les modalités de vente. Il fixe la mise à prix. 4ème étape: l audience d orientation Lors de l audience, le juge peut être appelé à suspendre la procédure en raison de la situation de surendettement du débiteur. Le juge décide si la vente se fera à l amiable (dans ce cas, il fixe un délai pour vendre et un prix minimum) ou si la vente sera forcée. 5ème étape: la vente forcée, autrement appelée «adjudication» ou «enchères» Tout candidat aux enchères doit fournir des garanties de paiement. Les opérations sont arrêtées lorsque 3 minutes se sont écoulées depuis la dernière enchère. Le dernier enchérisseur devient alors adjudicataire, c est-à-dire qu il obtient la propriété du bien. 6ème étape: la distribution du prix Le produit de la vente est réparti entre les divers créanciers par l avocat du créancier poursuivant. A l issue, le syndicat des copropriétaires se verra attribuer la somme à laquelle il a droit. Le conseil syndical de la copropriété Ronsard II a créé une commission gestion comptable qui suit, grâce à un point trimestriel avec le syndic, l avancée des différentes étapes des procédures engagées.» Près de chez vous

11 Que faire lorsqu une succession est vacante ou qu elle n est réclamée par aucun héritier? Lutter contre les impayés n 18 M. A. est décédé il y a 6 mois maintenant. Il n avait pas d enfants et apparemment, d après ce que j en sais, il n y a pas d héritier. Personne ne paie les charges et le montant impayé commence à être très élevé. Que peut faire le syndic? Textes Loi du 20 novembre 1940 et arrêté du 2 novembre 1971 Pour vous guider S informer sur les héritiers auprès du notaire Il faut adresser une lettre recommandée avec accusé de réception au notaire chargé de liquider la succession pour s assurer de l absence d héritiers. En présence d héritiers, il faut vérifier s ils ont renoncé à la succession ou s ils ont accepté la succession sous bénéfice d inventaire. S il n y a pas d héritiers ou s ils ont renoncé à la succession Plusieurs étapes sont nécessaires. Tout d abord, il faut déterminer le lieu d ouverture de la succession en se procurant copie de l acte de décès. Ensuite, il faut vérifier que le défunt était bien propriétaire du bien en demandant une fiche personnelle et une fiche d immeuble à la conservation des Hypothèques. Enfin, il faut faire nommer les Domaines comme curateur et non comme administrateur provisoire. En effet, le curateur a plus de pouvoir que l administrateur. Il peut notamment vendre le bien sans requérir l autorisation du juge. Si les Domaines ne peuvent être désignés comme curateur de la succession, il faut demander à ce qu ils soient nommés comme administrateur provisoire avec autorisation de vendre le bien. La procédure de nomination des Domaines Pour obtenir une ordonnance de nomination comme administrateur provisoire, il faut présenter une requête auprès du président du Tribunal de Grande Instance (représentation par avocat obligatoire). Il est impératif de demander expressément l autorisation de vendre le bien par une demande motivée et fondée sur l attestation du notaire indiquant que toutes les recherches concernant les héritiers ont été faites, sur la situation comptable du logement (plus le montant des impayés est élevé, moins il y a de chances que la succession soit réclamée), sur une estimation de la valeur du bien (mettre en évidence la faible valeur du bien par rapport à l importance des dettes)

12 Que faire lorsqu une succession est vacante ou qu elle n est réclamée par aucun héritier? N 18 À retenir Il est nécessaire d agir le plus rapidement possible À qui s adresser? L administration des Domaines Service gestion des patrimoines privés Bâtiment C 5 ème étage boulevard Armand-Duportal Toulouse Cedex Télèphone : et en prouvant le préjudice que cette vacance occasionne à la copropriété (qui est peut-être déjà fragile). Pour obtenir une ordonnance de nomination comme curateur, il faut présenter une requête auprès du TGI (celui du lien du domicile figurant sur l acte de décès). Transmettre le dossier à la direction des Domaines Les pièces à transmettre sont la requête en nomination (souvent plus complète que l ordonnance de nomination), l acte de décès et les documents nécessaires au traitement du dossier. Traitement du dossier par l administration des Domaines Trois étapes sont assurées par le même agent : L enquête : inventaire de l actif et du passif, recensement des créanciers. La gestion : paiement des dettes si l actif est suffisant. Pour obtenir le règlement des charges de copropriété, le syndic doit présenter les ORIGI- NAUX des relevés détaillés collectifs et individuels de charges et les procés verbaux des assemblées générales pour justifier le paiement des travaux. Il y a deux types de vente : - Les ventes judiciaires (immeubles grevés d hypothèques ou immeubles dépendant de successions administrées ou patrimoine immobilier excédant ) : vente par adjudication publique à la barre du tribunal. - Les ventes immobilières (dans les autres cas) : vente en la forme domaniale aux enchères publiques. Pour la constitution du dossier de vente, un certain nombre de pièces est nécessaire : procés verbal de la dernière assemblée générale des copropriétaires, montant des charges de copropriété, copie de la fiche d immeuble de la conservation des Hypothèques, y compris la fiche concernant le lot, copie de la fiche personnelle de la conservation des Hypothèques, évaluation de moins d un an du bien, titres de propriété et le règlement de copropriété et ses modificatifs. Pour les sociétés civiles immoblilières (SCI) : statuts, actes de cession de parts et coordonnées du notaire qui a procédé au retrait éventuel.

13 Le surendettement, des solutions existent Lutter contre les impayés n 19 Je me sens acculé car criblé de dettes. J ai fait beaucoup de crédits. Aujourd hui, je ne sais plus comment faire pour m en sortir. Je voudrais faire face mais je me sens coupable et totalement démuni. Pour vous guider Être dans une situation financière très difficile n est pas une fatalité. Des solutions existent pour s en sortir pourvu que l on soit de bonne foi. Le surendettement, qu est-ce que c est? C est lorsqu une personne se trouve dans l incapacité de faire face à ses dettes, autres que professionnelles. Par dette, il faut entendre les dettes bancaires et, de manière générale, tous les engagements pris par un débiteur envers un créancier: dettes de loyer, de charges de copropriété, factures impayées et pas uniquement des crédits. Qui définit la situation de surendettement? C est la commission de surendettement des particuliers qui, après examen du dossier, détermine la recevabilité du dossier. La faiblesse des ressources du débiteur ne peut en aucun cas justifier un refus du dossier. En effet, le refus ne peut pas être motivé par la faiblesse des ressources et empêcher toute mesure de redressement. C est le débiteur qui saisit la commission en remettant ou en adressant une déclaration au secrétariat de la commission. Il existe une commission par département. Elle dispose de 3 mois pour se prononcer sur la recevabilité du dossier et son orientation. La commission informe la Banque de France pour inscription du débiteur au fichier national des incidents de remboursement des crédits aux particuliers (FICP). Si le dossier est déclaré recevable, les procédures d exécution éventuellement engagées sont suspendues. Ainsi, la procédure de saisie immobilière peut être suspendue à la demande de la commission pour causes graves et dûment justifiées.

14 Le surendettement, des solutions existent? N 19 À savoir Le Fichier des Incidents de Remboursement des Crédits aux Particuliers (FICP), géré par la Banque de France, est consultable par les établissements de crédit. Cette consultation est obligatoire avant toute décision d octroi de crédit à la consommation ou de renouvellement d un crédit renouvelable. La durée d inscription au FICP est de 5 ans à 8 ans en fonction des situations et des mesures de surendettement éventuellement prescrites. Le rôle de la commission: Elle établit le passif du débiteur (tout ce qu il doit) en lien avec les créanciers. Elle détermine le «reste-à-vivre» qui intègre les dépenses de logement, d électricité, de gaz, de chauffage, d eau, de nourriture, de scolarité, de santé, de garde, de déplacement professionnel. La capacité de remboursement résulte donc de la différence entre les ressources et le «reste-à-vivre». Si la situation du débiteur le permet, la commission établit un plan de redressement. Il peut être amiable ou judiciaire, c est-à-dire imposé par le juge en cas de désaccord d un ou des créancier(s). Elle peut imposer le rééchelonnement du paiement des dettes pour une durée maximale de 8 ans. Elle peut également réduire les intérêts du prêt et prévoir que les paiements seront imputés prioritairement sur le capital. Enfin, la commission peut décider d un moratoire sur les dettes pour 2 ans et effacer les dettes de sécurité sociale ou fiscales. La commission fixe les dettes qui seront remboursées en priorité. Par exemple, le prêt pour l acquisition de la maison familiale. La procédure de rétablissement personnel : Elle est ouverte aux débiteurs de bonne foi dont la situation est irrémédiablement compromise et pour qui les mesures classiques de traitement de surendettement sont inefficaces. 2 types de procédure de rétablissement personnel : Le rétablissement personnel avec liquidation judiciaire des biens devant le tribunal d instance. Dans ce cas, le débiteur possède des biens autres que les meubles nécessaires à la vie courante ou à l exercice de son activité professionnelle. Le juge désigne un liquidateur qui disposera d un an pour vendre les biens du débiteur. Le rétablissement personnel sans liquidation judiciaire devant la commission: Dans ce cas, le débiteur ne possède pas d autres biens que ceux nécessaires à la vie courante et à l exercice de son activité professionnelle. Cela conduit à l effacement des dettes non professionnelles.

15 Comment réussir son achat dans une copropriété ancienne? S impliquer dans sa copropriété n 20 J envisage d acheter un appartement dans une copropriété qui a été construite dans les années 60. À quoi faut-il penser quand on veut acheter un logement dans un bâtiment collectif ancien? Pour vous guider À retenir Pour réussir son achat, il faut apprendre à connaître la résidence, son fonctionnement, son environnement à travers les documents fournis par le vendeur ou le syndic (carnet d entretien, règlement de copropriété, décompte de charges, procès verbaux de l assemblée générale) mais également au travers de ses habitants. À qui s adresser? Agence départementale d information sur le logement de Haute-Garonne, Adil 31 [email protected] Téléphone : Lors de l achat d un logement dans un immeuble collectif, le futur propriétaire doit être attentif aux caractéristiques propres à la copropriété : un fonctionnement, une organisation et un budget spécifique. Il faut alors prendre en compte non seulement les qualités intrinsèques du logement, le prix bien sûr, la localisation, mais également le type et la qualité de la construction de la résidence. Dans cette fiche, faisons le point sur les éléments à vérifier lorsque l on achète en copropriété. Le montant des charges, un élément capital dans la décision Il y a les charges individuelles et les charges communes. S il est possible de réguler la plupart des dépenses individuelles (l électricité et l eau par exemple), le montant des charges communes est soumis aux décisions prises par la majorité des copropriétaires. Il faut donc absolument connaître le montant des charges de copropriété qui peuvent fortement peser sur le budget quotidien. Il est possible d obtenir cette information du vendeur, document à l appui. N hésitez pas à lui demander (ou à l agent immobilier chargé de la vente) les deux derniers décomptes de charges qui vous indiqueront le niveau des dépenses annuelles. Celles-ci peuvent varier considérablement d un immeuble à l autre. Ainsi, dans les immeubles avec plusieurs équipements collectifs (ascenseurs, chauffage, portail d accès automatisé, espaces verts ) les charges seront forcément plus élevées. De même, s il y a du personnel permanent (gardien, concierge ) ou en fonction du nombre de logements. Enfin, l ancienneté de la copropriété, son état d entretien, l exigence de confort plus ou moins prononcé des habitants ont une influence sur les coûts de fonctionnement.

16 Comment réussir son achat dans une copropriété ancienne? N 20 À qui s adresser? Agence départementale d information sur le logement de Haute-Garonne, Adil 31 [email protected] Téléphone : Connaître la performance énergétique du logement Depuis le 1 er janvier 2011, les annonces de vente (ou de location) d un bien immobilier publiées dans la presse, en vitrine ou sur des sites Internet doivent mentionner la classe de performance énergétique de ce bien (lettre de A à G), précédée de la mention «classe énergie». Ceci vous aidera à savoir si le logement est un gros consommateur d énergie. Les travaux en cours et à réaliser En fonction de l état d avancement d un projet de rénovation dans la copropriété, vous aurez peut-être à vous acquitter du coût de certains travaux. Concernant la répartition des travaux entre le vendeur et l acquéreur, si les travaux ainsi que les appels de fonds afférents ont été votés en assemblée générale avant la vente, c est le vendeur qui en est redevable. Le vendeur peut demander à l acquéreur de lui rembourser cette somme. Il s agit alors d un accord entre deux personnes mais qui ne regarde pas la copropriété et qui lui est donc inopposable. Pour savoir si des travaux ont été votés en assemblée générale, il faut se procurer la copie des procès verbaux. Enfin, si la copropriété a décidé de mettre en place une réserve pour réaliser des travaux, il s agit d une avance. Elle est remboursable au vendeur et l acquéreur devra la reconstituer. Il s agit donc de frais supplémentaires pour celui-ci. Aller à la rencontre des résidents Pourquoi se rendre sur place? Cela permet d appréhender le cadre de vie de l immeuble et son environnement. Vous pouvez également demander à rencontrer un des membres du conseil syndical. Pour cela, demandez un contact à votre vendeur ou au syndic. Il peut être intéressant de prendre un rendez-vous avec le syndic qui vous expliquera le mode de gestion de l immeuble et les «habitudes» de la copropriété (période de l assemblée générale, modalités de paiement des appels de fonds, activité du conseil syndical ). À cette occasion, consultez le carnet d entretien de l immeuble. Vous y trouverez des éléments intéressants, notamment ceux concernant les travaux (historique, programmation). Légalement, c est le vendeur qui doit le porter à votre connaissance mais en pratique il se tournera vers le syndic. La copropriété édite peut-être un livret d accueil pour les nouveaux arrivants. Un exemplaire pourra vous être remis par le syndic mais, attention, il est possible que cela ne soit pas gratuit. Pour aller plus loin, vous pouvez également consulter le règlement de copropriété.

17 L assemblée générale, à quoi ça sert? S impliquer dans sa copropriété n 21 Textes Loi du 10 juillet 1965 (notamment articles 24, 22, 25-1, 26, 26-3, 30 et 35 loi du 10 juillet 1965 et loi ALUR du 24 mars 2014 art. 55 I 11, art. 59 I 7, 8, 9 et 13, art. 61 Je viens d acheter un appartement et une réunion des copropriétaires a lieu dans un mois. Quel est l objet de cette réunion? Ma présence est-elle importante? Pour vous guider Votre présence est importante car cette réunion est capitale pour la copropriété et son avenir. Il s agit de l assemblée générale des copropriétaires devant être réunie au moins une fois par an. C est le lieu où toutes les décisions sont prises. C est, schématiquement, l organe décisionnaire du syndicat, le syndic étant l exécutant et le conseil syndical l instance de contrôle. Chaque copropriétaire a un droit égal d y participer. Le nombre de voix correspond à sa quote-part de parties communes (tantièmes de copropriétés). La convocation, l ordre du jour et le mandat Elle comporte un ordre du jour détaillé et un certain nombre de documents qui doivent obligatoirement être joints pour la validité des décisions. Par exemple, si l assemblée générale doit désigner le syndic, il faut que les projets de contrat soient annexés à la convocation pour informer les copropriétaires. La convocation est envoyée aux copropriétaires par lettre recommandée avec accusé de réception ou par fax avec récépissé. Elle peut être aussi remise contre émargement. Depuis la loi ALUR, elle peut être adressée par courrier électronique. Il faut décompter les jours à compter du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée ou du lendemain de la réception du fax. Si le délai expire un samedi, un dimanche ou un jour férié, il est prorogé jusqu au premier jour ouvrable suivant. L assemblée générale ne prend de décisions que sur des questions inscrites à l ordre du jour. Elle peut traiter d autres questions sans voter. Tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à la personne de son choix, même à un non- copropriétaire (sauf au syndic). Le mandat doit être écrit : des modèles sont souvent joints à la convocation. Il peut être simple (sans instructions de vote) ou exprès (le copropriétaire représenté a indiqué ses votes).

18 L assemblée générale, à quoi ça sert? N 21 À qui s adresser? Agence départementale d information sur le logement de Haute-Garonne, Adil 31 [email protected] Téléphone : Majorité ou unanimité En fonction de l importance de la décision, les règles de majorité sont différentes. Pour les décisions de gestion courante comme approuver les comptes, l assemblée générale se prononce à la majorité simple. Sont aussi concernés depuis la loi ALUR les travaux relatifs à : la conservation de l immeuble, la sécurité des occupants, une opération de restauration immobilière et ceux rendus obligatoires par un arrêté de péril ou d insalubrité. Il s agit de la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents et représentés. Dans ce cas, ne sont pas pris en compte les copropriétaires non représentés, les abstentionnistes. Pour les décisions impactant la gestion telles que la désignation d un syndic ou certains travaux (depuis la loi ALUR : les travaux de transformation, d addition ou d amélioration, d individualisation des contrats de fournitures d eau). La majorité absolue est appliquée, c est-à-dire la majorité des voix de tous les copropriétaires (présents ou non). Pour les décisions les plus importantes, telles que la vente d une partie commune, la création d espaces verts et depuis la Loi ALUR : l opération de surélévation, ou de construction de bâtiments en vue de créer de nouveaux lots privatifs. La majorité renforcée s applique. Elle se calcule à partir de la majorité en nombre des copropriétaires représentant les 2/3 des voix. C est pourquoi on parle aussi de majorité double. Enfin, les décisions les plus graves, comme la suppression d un élément d équipement requièrent l unanimité. Le procès verbal Il doit être signé en fin de séance par le président de séance, le secrétaire et le scrutateur. Le syndic doit le notifier dans les deux mois à partir de la date l assemblée générale. Celleci peut être contestée dans un délai de deux mois par les copropriétaires opposants ou absents. Marseille - 50 copropriétaires dont l ensemble des voix est égal à 1000 millièmes. À l assemblée générale : 27 copropriétaires présents ou représentés réunissent 700 millièmes 1) Approbation des comptes à la majorité simple Pour : 380 millièmes, Contre : 200 millièmes, Abstention : 120 millièmes La majorité simple est : =580. (580 :2)+1=291 millièmes. Décision adoptée : 2) Désignation du syndic à la majorité absolue Pour : 610 millièmes, Contre : 50 millièmes La majorité absolue est à (1000:2)+1=501 millièmes. Décision adoptée : Si on avait décompté Pour : 334 millièmes, Contre : 366 millièmes La décision obtient le 1/3 des voix de tous les copropriétaires. Il est possible de procéder immédiatement à un second vote à la majorité simple. 3) Vente lot appartenant au syndicat des copropriétaires à la majorité renforcée Pour : 27 copropriétaires et 700 millièmes, Contre : aucun, Abstention : aucune. Décision adoptée. Et ailleurs?

19 Quel est le rôle du conseil syndical? S impliquer dans sa copropriété n 22 Je viens d acheter un logement dans une résidence et j aimerais bien m investir, participer à la vie de l immeuble. On me propose de me présenter au conseil syndical. Je voudrais savoir exactement ce que fait le conseil syndical car je ne sais pas si je serais à la hauteur? Pour vous guider Textes Loi du 10 juillet 1965 et décret du 17 mars 1967 Recommandation n 13 de la commission relative à la copropriété Contrôler la gestion du syndic, cela signifie qu il faut vérifier la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats. Le conseil syndical participe aussi à l élaboration du budget prévisionnel et en suit l exécution. Les missions du conseil syndical Pour mener à bien sa mission, il dispose de moyens de vérification étendus. Il peut prendre connaissance et copie, après en avoir avisé le syndic, de tous documents relatifs à l administration de l immeuble. Assister le syndic, c est, en particulier, lui apporter des informations de proximité lui permettant de mettre en place une gestion adaptée mais c est également donner son avis. Légalement, cet avis n est que consultatif mais, en pratique, il est considéré comme obligatoire (à moins qu il soit contraire à la loi). C est aussi être un relais avec les copropriétaires. Le conseil syndical donne donc son avis sur toutes les questions relatives au syndicat des copropriétaires. Il est obligatoirement consulté pour les contrats et marchés dont le montant dépasse un certain seuil fixé par l assemblée générale. La commission relative à la copropriété, dans sa recommandation n 13, invite les conseils syndicaux à formuler, si possible, leurs avis par écrit et à les consigner dans un registre prévu à cet effet. De même, s il reçoit une délégation de pouvoirs, il peut prendre des décisions pour le compte de l assemblée générale (mais uniquement des décisions courantes relevant de la majorité simple de l article 24 de la loi de 1965). Afin d exercer au mieux sa mission, il peut se faire assister par «toute personne de son choix». Ainsi, pour toute question technique particulière, le conseil syndical est autorisé à demander l avis de tout professionnel de la spécialité concernée. Cette dépense sera intégrée dans les charges générales.

20 N 22 Quel est le rôle du conseil syndical? À retenir La mission du conseil syndical s exerce dans le respect des responsabilités assumées par le syndic. Il doit donc s agir d un véritable partenariat qui va se fonder sur le professionnalisme du syndic. Dans le cas d un syndic bénévole, les rôles et les missions dévolus aux uns et aux autres sont les mêmes. À qui s adresser? Agence départementale d information sur le logement de Haute-Garonne, Adil 31 [email protected] Téléphone : Enfin, le conseil syndical doit rendre compte de sa mission chaque année devant l assemblée générale. Il n y a pas de formalisme particulier, l objectif étant de faire part à l ensemble des copropriétaires des actions qui ont été menées. Pour devenir conseiller syndical Il faut être copropriétaire ou conjoint de copropriétaire (et assimilé, c està-dire : concubin notoire ou partenaire de Pacs). Il faut également être élu en assemblée générale à la majorité des voix de tous les copropriétaires (majorité absolue). La durée du mandat ne peut excéder 3 ans renouvelables. Les conseillers syndicaux exercent leur fonction gratuitement. Quelles sont les compétences nécessaires pour être conseiller syndical? C est la question que beaucoup de copropriétaires se posent et l ampleur de la tâche, l investissement nécessaire peut décourager plus d une bonne volonté! En effet, il faut bien reconnaître que le conseil syndical intervient dans de nombreux domaines de haute technicité (comptabilité, travaux,...). Néanmoins, le conseil syndical peut se faire aider, voire suivre des formations et il n est pas obligé de tout faire. En général, les conseils syndicaux sont organisés et les tâches peuvent être réparties en fonction des affinités de chacun.rappelons l importance pour les conseillers syndicaux de bien connaître leur rôle afin de ne pas l outrepasser. Pour cela, il est possible d accéder à de nombreuses informations via les associations de conseils, telles que les Adil, les associations de défense telles que la CLCV, l ARC, la CNL (voir l annuaire). On peut aussi se former : l Adil 31, grâce à l appui de Toulouse Métropole, propose des modules de formation aux conseillers syndicaux volontaires dans le cadre d une mission de veille et de prévention sur des copropriétés ciblées.

21 Comment avoir une bonne organisation au sein du conseil syndical? S impliquer dans sa copropriété n 23 Je voudrais bien m investir plus au sein du conseil syndical mais c est le président qui prend toutes les décisions. Il ne nous donne aucune information et finalement on ne sait pas exactement ce qu il fait. C est dommage car il y a plein de bonnes volontés. Pour vous guider Textes Loi du 10 juillet 1965 et décret du 17 mars 1967 Recommandation n 13 de la commission relative à la copropriété Une bonne organisation au sein d un conseil syndical est capitale pour travailler efficacement en terme de résultats et en terme de temps (rappelons que les conseillers syndicaux sont bénévoles). Chaque conseiller doit trouver sa place. Les tâches doivent être réparties et assumées afin que la charge ne porte pas que sur quelquesuns qui finiront par s essouffler. Savoir se structurer Une bonne organisation, en plus de la possibilité de solliciter des appuis techniques, est la clef pour permettre à un conseil syndical de remplir pleinement son rôle. Tout d abord, il est nécessaire de bien se structurer c est-à-dire de savoir au mieux utiliser les compétences de chacun des conseillers. Ainsi le travail du conseil syndical sera efficace et les conseillers seront valorisés. Par exemple : M. T ne connaît rien en comptabilité et très peu de choses en matière juridique mais, en revanche, il aime s occuper du jardin et a beaucoup de connaissances en matière d espaces verts. Il peut, en appui au syndic, donner un avis sur les végétaux éventuellement proposés par l entreprise chargée des espaces verts, faire lui-même des propositions sur les aménagements qui pourraient être pertinents pour la copropriété. De même, Melle D., jeune conseillère, rompue à la maîtrise des nouvelles technologies, pourra monter un site internet pour informer sur les actions du conseil syndical. Pour mettre en place un fonctionnement pertinent, il faut donc au préalable connaître les missions et les répartir. Cette répartition peut se faire à travers des commissions qui seront constituées d un petit groupe de copropriétaires volontaires. Les commissions peuvent travailler sur des domaines assez communs tels les comptes, les travaux mais aussi sur des domaines spécifiques. Par exemple, le conseil syndical d Amouroux II qui compte plus de 700 logements chauffés de manière collective, dispose d une commission «chauffage» dont le rôle est de suivre les consommations, les contrats et les travaux d entretien

22 N 23 Comment avoir une bonne organisation au sein du conseil syndical? À retenir Un conseil syndical doit penser, tout en assurant une continuité dans l action, au renouvellement de ses membres. En valorisant l action des conseillers par une communication efficace et appropriée, il peut attirer de nouvelles forces. À qui s adresser? Agence départementale d information sur le logement de Haute-Garonne, Adil 31 [email protected] Téléphone : De même, le conseil syndical du Cristal a mis en place une commission «communication» qui doit diffuser des informations aux résidents par le biais de divers supports de communication : journal, affiches Savoir communiquer Il faut évidemment insister sur l importance de la communication entre les membres du conseil syndical mais aussi entre le conseil syndical et l ensemble de la résidence. En premier lieu, il faut organiser l échange d informations au sein du conseil syndical (qui dit quoi, à qui, comment, quand ) pour éviter deux écueils extrêmes soit l absence de communication, soit la communication désordonnée. Il faut aussi faire passer des informations au syndic sans l inonder de mails, d appels téléphoniques ou de courriers. Pour cela, on peut désigner un référent qui sera chargé de centraliser les informations et de les diffuser au syndic. En second lieu, les réunions du conseil syndical doivent être un lieu d écoute, d échanges, de partage, de dialogue pour faciliter la prise de décision. Pour cela, il est intéressant que le président ou la présidente, par exemple, anime les réunions en recadrant les débats et en synthétisant les éléments importants qui sont ressortis des échanges. En troisième lieu, le conseil syndical doit fournir un rapport annuel de l exécution de sa mission à l assemblée générale. Il doit également rendre compte de l exécution des délégations de pouvoir qu il aura éventuellement reçues de l assemblée générale. Cette communication obligatoire peut aussi être l occasion de promouvoir les actions du conseil syndical et d encourager l engagement de nouveaux membres.

23 S impliquer dans sa copropriété n 24 Textes Loi du 10 juillet 1965 et décret du 17 mars 1967 Recommandation n 13 de la commission relative à la copropriété À qui s adresser? Agence départementale d information sur le logement de Haute-Garonne, Adil 31 [email protected] Téléphone : À retenir Pour plus d informations, vous pouvez télécharger le fascicule «copropriété et assurances» édité par le centre de documentation et d information de l assurance sur le site : Les membres du conseil syndical peuvent-ils voir leur responsabilité engagée? J ai demandé au syndic de prendre une assurance pour la responsabilité des membres du conseil syndical mais il me dit que ce n est pas la peine. C est vrai que nous sommes bénévoles mais il me semble bien que notre responsabilité pourrait être mise en jeu en cas de faute? Pour vous guider Les fonctions des membres du conseil syndical sont gratuites, y compris celle du président. Ils sont donc bénévoles mais n en restent pas moins responsables des actes qu ils accomplissent dans l exercice de leur mission. Cependant, ils n ont pas d obligation légale de s assurer. Le conseil syndical pas responsable mais ses membres si En cas de défaut d entretien des parties communes ayant entraîné un dommage, c est la responsabilité du syndicat des copropriétaires qui sera recherchée et non celle des copropriétaires. Pour le conseil syndical, c est différent car il n a pas de personnalité juridique et donc pas de responsabilité propre. C est pourquoi, en cas de grief contre le conseil syndical, l action ne sera pas diligentée contre lui mais directement contre ses membres. De ce fait, la responsabilité des membres du conseil syndical ne sera recherchée qu en cas de faute commise dans l exercice de leur mission. Un exemple de décision de justice Le fait d écarter les objections de copropriétaires à propos de la conclusion d un contrat ne constitue pas une faute susceptible d entraîner la responsabilité des conseillers syndicaux d autant qu il n est pas établi qu ils aient agi en connaissance de cause dans un intérêt contraire à celui de la copropriété. En l absence de rémunération des conseillers syndicaux, la faute qui pourrait engager une responsabilité sera appréciée moins rigoureusement. Ainsi, on peut considérer qu elle sera retenue uniquement en cas de faute grave ayant entraîné un dommage, notamment pour le syndicat des copropriétaires. Exemple : le fait de ne pas dénoncer l emploi non déclaré d une personne chargée d assurer l entretien. Est-il nécessaire de s assurer? Bien que la responsabilité civile des conseillers syndicaux soit très rarement mise en jeu, il est envisageable par prudence qu ils bénéficient d une assurance. Elle peut être souscrite par le syndicat en complément du contrat d assurance de l immeuble.

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25 Copropriétaires, quels sont vos droits et devoirs? S impliquer dans sa copropriété n 25 Nous venons d acheter un logement dans cette résidence. Cela veut dire que nous sommes maintenant copropriétaires. Quels sont alors exactement nos droits? Que peut-on faire et ne pas faire? Pour vous guider Textes Loi du 10 juillet 1965 et décret du 17 mars 1967 La copropriété représente la somme des individualités des copropriétaires. Chacun vit chez lui comme il l entend mais doit prendre garde à ne pas porter atteinte aux droits et à la tranquillité des autres. Selon la définition de l éminent juriste Guy Vigneron, «les droits du copropriétaire s exercent dans un cadre communautaire dont les contraintes ont pour objectif d assurer l harmonisation des intérêts individuels au sein de l organisation collective de l immeuble». Vos droits sur les parties privatives Les parties privatives correspondent aux espaces qui sont la propriété exclusive du copropriétaire (l appartement, la cave ). Chaque copropriétaire peut librement aménager son logement et y réaliser des travaux sous réserve de ne pas porter atteinte à la solidité de l immeuble et aux droits de ses voisins. Ainsi, on peut changer la disposition des pièces, installer des cloisons séparatives, repeindre, refaire l installation électrique Le propriétaire de deux lots superposés peut percer le plancher séparatif (dès lors qu il est considéré comme une partie privative) en vue de les relier par un escalier intérieur. Le principe est donc celui de la liberté d entreprendre des travaux. Vos droits sur les parties communes Chaque copropriétaire dispose d un droit d usage sur les parties communes : circuler dans les couloirs, emprunter l ascenseur... En revanche, un copropriétaire ne peut pas encombrer un escalier avec du matériel ou encore stationner son véhicule dans une cour commune non prévue à cet effet. Vos obligations sur les parties privatives et communes De manière générale, chaque copropriétaire doit s abstenir de générer des nuisances à l égard des autres occupants de l immeuble. Sont considérés comme des troubles de voisinage l installation de compresseurs pour l alimentation

26 N 25 Copropriétaires, quels sont vos droits et devoirs? À retenir Les copropriétaires sont liés par le règlement de copropriété qui est un véritable contrat entre eux. Publié au fichier immobilier, il est de surcroît opposable aux tiers (locataires par exemple). Ce règlement, outre la définition des parties communes et des parties privatives et les catégories et la répartition des charges, fixe les règles de vie commune. Il est donc impératif que chaque copropriétaire dispose d un exemplaire. À qui s adresser? Agence départementale d information sur le logement de Haute-Garonne, Adil 31 [email protected] Téléphone : d installations frigorifiques, les aboiements intempestifs et répétés de chiens, des arbres non élagués dans un jardin privatif Et également d exercer des activités dans ses parties privatives contraires aux clauses du règlement, exemple : l exploitation d un sex-shop dans un immeuble «d habitation bourgeoise». Enfin, il faut requérir l autorisation de l assemblée générale si les travaux affectent les parties communes ou l aspect extérieur (exemple : ouverture de jours dans la toiture). De même, la modification de certaines parties privatives doit expressément être visée dans le règlement de copropriété car elles touchent l aspect extérieur : fenêtres, volets, stores La liberté des copropriétaires concernant l usage de leurs parties privatives connaît des restrictions en matière de travaux d intérêt collectif. En effet, les copropriétaires ont l obligation de laisser exécuter certains travaux dans leurs logements, par exemple, un traitement préventif contre les termites. Les parties communes réservées à l usage d un seul Il existe des parties communes qui sont réservées à l usage exclusif d un copropriétaire. C est souvent le cas des balcons et des terrasses mais aussi des emplacements de parking. Il est possible d installer un dispositif d interdiction d accès à un parking à jouissance exclusive aménagé sur le sol, partie commune, sans demander l autorisation de l assemblée générale. En revanche, la transformation du parking en box fermé peut être interdite par le règlement de copropriété. En tout état de cause, elle ne doit pas porter atteinte à la sécurité et à la tranquillité des autres copropriétaires. De même, l aménagement des loggias et vérandas est soumis à l autorisation de l assemblée générale.

27 Le syndicat des copropriétaires, qu est-ce que c est exactement? S impliquer dans sa copropriété n 26 Il y a quelque temps que je n ai pas payé mes charges et j ai reçu une assignation au tribunal mais ce n est pas le syndic qui m a convoqué, c est le syndicat des copropriétaires. Qu est-ce que c est exactement? Pour vous guider Textes Loi du 10 juillet 1965 (notamment articles 14 à 17) et décret du 17 mars 1967 Article 1384 du code civil. La collectivité des copropriétaires est constituée en un syndicat, d après l article 14 de la loi de Il s agit d une entité originale que l on ne retrouve qu en matière de copropriété. Chaque copropriétaire, quelque soit l importance de son lot, est membre de droit du syndicat dont l existence est obligatoire. La complexité de cette notion ne doit pas faire oublier ses conséquences pratiques notamment en matière de responsabilité. Une personne morale chargée de la conservation de l immeuble et de l administration des parties communes Le syndicat est une personne morale (par opposition à une personne physique). Il s agit d un groupement au sein duquel on retrouve l ensemble des copropriétaires. C est donc un mode d organisation collective qui est doté de pouvoirs appropriés à la nature de sa mission. Le syndicat n est pas propriétaire de l immeuble. Il dispose principalement du montant des sommes versées par les copropriétaires (charges) pour régler les factures des fournisseurs (eau, gaz, électricité), celles des entreprises (si des travaux ont été réalisés), les salaires des employés du syndicat (concierge, employé d immeuble) La mission du syndicat est de conserver l immeuble et d administrer les parties communes. Il doit faire exécuter les travaux nécessaires pour maintenir l immeuble en bon état. Il doit les équipements collectifs et garantir leur bon fonctionnement, veiller au bon usage des parties communes, assurer également la gestion comptable de la copropriété, imposer aux copropriétaires le respect de certaines normes (comme le règlement de copropriété) Il doit aussi défendre en justice l intérêt collectif des copropriétaires. Exemples : agir en justice pour récupérer les créances du syndicat, mettre fin à un dommage causé aux parties communes Pour assumer ces tâches, l assemblée générale mandate le syndic qui mettra donc en œuvre les décisions du syndicat sous le contrôle du conseil syndical.

28 N 26 Le syndicat des copropriétaires, qu est-ce que c est vraiment? À retenir Syndicat des copropriétaires, syndic et conseil syndical, qui fait quoi? Le syndicat des copropriétaires, c est l ensemble des copropriétaires qui prend ses décisions en assemblée générale. Le conseil syndical est un groupe de copropriétaires élus en assemblée générale. Son rôle essentiel est de contrôler et d assister le syndic. Le syndic est l exécutant des décisions votées en assemblée générale. À qui s adresser? Agence départementale d information sur le logement de Haute-Garonne, Adil 31 [email protected] Téléphone : Une responsabilité étendue dont il est difficile de s exonérer On a vu que le syndicat disposait donc d un patrimoine financier, qu il pouvait prendre des engagements contractuels (exemple : contrat de syndic) et qu il pouvait agir en justice. Il faut maintenant évoquer la dernière conséquence de la personnalité morale du syndicat : la responsabilité. En effet, le syndicat est responsable des dommages causés aux copropriétaires ou aux tiers (les locataires par exemple) du fait du défaut d entretien des parties communes ou du vice de construction. Sa responsabilité peut être retenue en l absence de toute faute et les cas d exonération sont rarement admis. Ainsi, le syndicat des copropriétaires a été reconnu responsable de l apparition de moisissures dans un appartement due au mauvais état des parties communes, de l absence de ventilation dans le logement, du défaut d étanchéité de la toiture et des inondations dues au dysfonctionnement du système d évacuation des eaux pluviales. La responsabilité du syndicat peut aussi être engagée en cas d utilisation abusive des parties communes sans qu il ait pris les mesures nécessaires pour y mettre fin. Exemples : un exploitant d un bar-discothèque avait irrégulièrement installé sur une partie commune un système de ventilation rejetant un air vicié dans la cour intérieure de l immeuble et provoquant des nuisances pour certains copropriétaires. Le syndicat n avait pas pris les mesures nécessaires «pour mettre rapidement fin à cet état préjudiciable». Un syndicat a été condamné suite à une chute d un copropriétaire dans un escalier qui a été jugé «insuffisamment éclairé et en mauvais état». Pour s exonérer de sa responsabilité, le syndicat peut invoquer, par exemple, la force majeure ou encore la faute de la victime. En revanche, le gel et les précipitations de pluie et de neige non exceptionnelles ne sont pas considérés comme des cas de force majeure. La faute de la victime a été retenue pour des copropriétaires qui avaient utilisé des cheminées alors que le syndicat, averti de leur mauvais fonctionnement, avait enjoint ces derniers de ne pas s en servir. Le délai pour mettre en cause le syndicat est de 10 ans à compter de la survenance du dommage. Lille - Il existe énormément de décisions de justice en matière de responsabilité du syndicat et notamment en matière d accidents dans les parties communes. Par exemple, un syndicat a été reconnu responsable des blessures occasionnées par le heurt d un vieux tapis remplaçant provisoirement le tapis-brosse de l entrée alors que celle-ci était mal éclairée. De même pour les blessures subies par une personne qui a heurté une paroi en verre située dans l axe de l entrée et non munie de bandes opaques pour matérialiser son existence. Et ailleurs?

29 Le syndic, quel est son rôle et quelles sont ses compétences? Comprendre le rôle du syndic n 27 J aimerais savoir exactement quels sont les pouvoirs du syndic dans la gestion d une copropriété? Jusqu où peut-il aller? Peut-il prendre seul certaines décisions comme engager un recours en justice contre un copropriétaire ou faire réaliser certains travaux? Textes Loi du 10 juillet 1965 et décret du 17 mars 1967, Loi ALUR du 24 mars 2014, Loi Hoguet du 2 janvier 1970 et décret du 20 juillet 1972, Commission des clauses abusives, recommandation n du 17 novembre 1995 Pour vous guider Le syndic exécute les décisions de l assemblée générale et assure la gestion courante de la copropriété. Il doit se consacrer notamment à la tenue de la comptabilité, la passation des contrats de fournitures, le recouvrement des charges, l embauche et le licenciement du personnel employé par le syndicat La loi ALUR ajoute à cette liste la souscription d un contrat d assurance garantissant la responsabilité civile du syndicat. Un travail d équipe sans relation hiérarchique Le syndic est mandataire du syndicat, il est son représentant légal (il agit en son nom et pour son compte). Il n est donc pas subordonné ou dépendant à l égard du syndicat. Le syndic veille au respect du règlement de copropriété par les copropriétaires, ainsi que dans la répartition des charges, notamment. L article 18 de la loi du 6 juillet 1965 fixe une liste non exhaustive des tâches dévolues au syndic : établir et tenir à jour le carnet d entretien, établir le budget prévisionnel Au titre du recouvrement des charges, il peut donc mettre en œuvre les procédures judiciaires (sauf saisie immobilière) contre des copropriétaires débiteurs sans solliciter l assemblée générale qui se réunit rarement plus d une fois par an. Il assume donc la responsabilité du fonctionnement de la copropriété. Quand l urgence le justifie, il peut décider d entreprendre des travaux nécessaires à la sauvegarde de l immeuble et d engager la dépense correspondante sans vote préalable de l assemblée générale. Il devra convoquer cette dernière, immédiatement pour faire ratifier sa décision. Ont été considérés par les juges comme des travaux urgents: la réfection des souches de cheminée menaçant de ruine, la réparation d une fuite de canalisations et les dommages privatifs consécutifs alors que le propriétaire du lot concerné séjournait à l étranger. La carte professionnelle, l assurance et la garantie financière Il existe deux types de syndics : - le syndic «bénévole» (pouvant être rémunéré)

30 N 27 Le syndic, quel est son rôle et quelles sont ses compétences? À retenir Les modalités d exécution du mandat du syndic font l objet d un contrat passé avec le syndicat et pas avec les copropriétaires à titre individuel. Ceuxci ne peuvent donc pas le révoquer directement, seule l assemblée générale a cette capacité. Les syndics sont tenus d établir un contrat conforme à un modèle type dont le contenu sera défini par un décret. La durée des fonctions du syndic est limitée à 3 ans. En pratique, les contrats sont souvent renouvelés d année en année. Lorsque le titulaire de la carte professionnelle se fait représenter par ses salariés, elle n est pas exigée pour ces derniers. Conformément à la loi ALUR, les syndics ont désormais une obligation de formation continue. À qui s adresser? Agence départementale d information sur le logement de Haute-Garonne, Adil 31 [email protected] Tél. : l il est non professionnel, - le syndic professionnel il exerce une activité commerciale et ses fonctions sont réglementées dans le cadre de la loi Hoguet de Il doit pouvoir justifier qu il dispose d une carte et d une assurance professionnelle et d une garantie financière. La carte professionnelle est délivrée sur justification de l aptitude professionnelle. La loi ALUR instaure dorénavant, la délivrance d une carte professionnelle portant la mention «syndic de copropriété» au lieu de «gestion immobilière». Le syndic, détenteur des fonds du syndicat, doit justifier d une garantie financière qui va protéger le syndicat des risques de carence ou d insolvabilité du syndic. Pour garantir les conséquences de sa responsabilité civile professionnelle, le syndic doit justifier qu il a souscrit un contrat auprès d un assureur agréé. La rémunération Le contrat du syndic, conforme à un modèle type, doit préciser les modalités de sa rémunération. Avec la Loi ALUR, le contrat ne peut mentionner de barèmes sur les prestations spécifiques. Désormais, la rémunération est forfaitaire mais le syndic peut prétendre à des honoraires supplémentaires pour deux cas : - les prestations particulières (liste à définir par décret). Les honoraires perçus par le syndic au titre du recouvrement des charges et de l établissement de l état daté ne peuvent dépasser un montant (fixé par décret) - les honoraires spécifiques au titre de la réalisation des travaux. Dans ce cas, sa rémunération doit être exprimée en pourcentage du montant hors taxes des travaux, à un taux dégressif selon leur importance. Le montant de ces honoraires est décidé par l assemblée générale des copropriétaires au cours de laquelle les travaux seront décidés.

31 Qu est ce qu un syndic bénévole? Comprendre le rôle du syndic n 28 Je suis propriétaire d un logement dans une petite résidence. J aimerais prendre en charge la gestion de la copropriété bénévolement. Comment m y prendre? Quelles sont les compétences requises? Pour vous guider À retenir Le syndic bénévole a les mêmes obligations qu un syndic professionnel dans la gestion de la copropriété : convoquer et exécuter les décisions de l assemblée générale, faire respecter le règlement de copropriété, tenir à jour le carnet d entretien, tenir la comptabilité Pour bien comprendre la définition de l expression «syndic bénévole», on l oppose à celle de «syndic professionnel». Le syndic professionnel est assujetti à un certain nombre d obligations en termes de compétences et de formations professionnelles comme le prévoit la loi Hoguet du 2 janvier À l inverse, le syndic bénévole est un non professionnel donc il n est pas soumis à de telles conditions. La différence fondamentale réside dans le fait que le syndic bénévole n exerce pas une activité commerciale. Quand la copropriété fait le choix d un syndic bénévole, on parle souvent d «auto-gestion» et de «copropriétaire-syndic». Le syndic bénévole : un mode de gestion particulier? Ce mode de gestion suppose qu un certain nombre de conditions soient réunies pour qu il soit efficace et réussi. En effet, une bonne entente et un respect mutuel entre les copropriétaires sont nécessaires. Si des tensions fortes existent, la gestion risque de s avérer compliquée et éprouvante pour le copropriétaire qui va s en charger. Il faut aussi que la situation financière de la copropriété soit plutôt saine. Une copropriété «en difficulté» (impayés de charges, mauvais état du bâti, problèmes d occupation ) ne pourrait être gérée par un syndic bénévole. Enfin, une gestion de ce type est facilitée dans une copropriété de petite taille et comportant peu d équipements collectifs. La gestion comptable s en trouvera facilitée, de même que la préparation et la tenue des assemblées générales. De même, une copropriété de petite taille a un bâti de moindre envergure donc plus facile à entretenir. Moins il y a d équipements collectifs (chauffage, ascenseurs) et moins il y a de contrats à négocier et à. Toutefois, il existe de grandes copropriétés (plus de 100 lots) gérées par des syndics bénévoles. Très souvent dans ce type de situations, des syndics professionnels assistent ces derniers car certaines activités leur ont été dévolues (comptabilité ).

32 N 28 À qui s adresser? Agence départementale d information sur le logement de Haute-Garonne, Adil 31 [email protected] Téléphone : Qu est ce qu un syndic bénévole? Qui peut-être syndic bénévole? Il faut être copropriétaire dans l immeuble que l on souhaite (ou conjoint de copropriétaire). Cette fonction exige une grande disponibilité et un minimum de connaissances dans divers domaines : comptabilité, travaux, autorisations administratives, contrats Faut-il formaliser l activité par un écrit? Le syndic professionnel a l obligation de signer avec le syndicat un contrat de mandat. Dans le cas du syndic bénévole, le contrat écrit n est pas obligatoire. L assemblée générale se prononce sur le choix du copropriétaire, sur sa rémunération et sur la durée de son mandat (maximum 3 ans). Peut-on être rémunéré? Contrairement à ce que son nom indique, le syndic bénévole peut percevoir une rémunération pour son activité de gestion en plus du remboursement de ses frais. La rémunération est imposable à l impôt sur le revenu dans la catégorie des bénéfices non commerciaux. Elle est en principe assujettie à la TVA mais l administration fiscale manifeste une relative bienveillance (RM 13/02/1984). Par ailleurs, le Code général des impôts prévoit un régime simplifié lorsque les revenus non commerciaux n excèdent pas par an (c est le cas de la majorité des syndics bénévoles : il faut alors compléter sa déclaration N 2042 dans la case prévue à cet effet). Dans ce cas, la rémunération n est pas assujettie à la TVA (art. 293B du Code général des impôts). Faut-il prendre une assurance? Même si le syndic bénévole bénéficie d une plus grande indulgence par rapport aux syndics professionnels, il n en reste pas moins responsable de ses fautes. Il est donc préférable qu il souscrive une assurance que celui-ci conserve à la police d assurance du syndic bénévole peut être couplée avec l assurance de l immeuble. Témoignage de M. V, syndic bénévole à Montauban : «J ai fait l effort de prendre en charge cette fonction dans cette copropriété car l ancien syndic bénévole souhaitait arrêter son activité et nous étions tous favorables à continuer sur le même mode de gestion. Pour nous, la copropriété est familiale. Il y a 18 logements dont la moitié est occupée par les propriétaires. Tout le monde se connaît, on s entraide. J ai quand même souhaité être épaulé par les membres du conseil syndical car je ne vis pas sur place mais aussi et surtout pour que l on travaille plus efficacement ensemble.» Et ailleurs?

33 Changer de syndic, c est possible! Mais comment? Comprendre le rôle du syndic n 29 Nous avons changé de gestionnaire l année dernière suite au rachat de l ancien cabinet de syndic. Les relations avec ce dernier sont plutôt maussades. Peut-on et comment changer de syndic? Pour vous guider À retenir En cas de changement, l ancien syndic dispose : - d un mois pour remettre au nouveau la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l ensemble des documents et archives du syndicat - de trois mois pour verser au nouveau syndic le solde des fonds disponibles après apurement des comptes et lui fournir l état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat. L ancien doit également réaliser un bordereau récapitulatif des pièces transmises dont le conseil syndical recevra une copie. Dans la gestion d une copropriété, les relations humaines sont très importantes et font partie intégrante du bon fonctionnement de l immeuble et du tandem syndic-conseil syndical. Comment mettre fin à un contrat de syndic? Il y a en général deux situations : Le mandat de syndic est achevé. Au terme de la durée prévue (pas plus de trois ans), l assemblée générale peut ne pas renouveler le syndic pour en choisir un autre sans justification Le mandat du syndic est en cours. L assemblée générale peut décider de révoquer le syndic à la majorité absolue de l article 25. La révocation doit être motivée, c est-à-dire que la copropriété doit avoir un ou plusieurs motifs légitimes et sérieux pour mettre fin par anticipation au contrat du syndic (négligences, fautes de gestion, malversations ou bien encore manquement du syndic à ses obligations). Elle doit s appuyer sur des preuves concrètes. Si la révocation est abusive, le syndic pourra réclamer des dommages et intérêts. Les motifs de révocation suivants ont été validés par les juges : un syndic qui avait commandé des travaux d un montant supérieur à ce qui avait été voté, la désignation d un architecte en invoquant l urgence alors qu elle n était pas justifiée et, enfin, de graves erreurs de gestion comptable ayant entraîné un redressement fiscal pour la copropriété. À l inverse, la révocation a été jugée abusive lorsque la décision a été prise dans le seul but de nuire au syndic ou sans qu il ait pu s expliquer devant les copropriétaires.

34 Changer de syndic, c est possible! Mais comment? N 29 À qui s adresser? Agence départementale d information sur le logement de Haute-Garonne, Adil 31 [email protected] Tél. : La révocation, une décision prise par l assemblée générale Le conseil syndical peut consulter un avocat pour recueillir son avis sur la gravité des faits reprochés. Ensuite, seule l assemblée générale est compétente pour révoquer le syndic à la majorité des voix des copropriétaires (article 25 de la loi du 10 juillet 1965). Si le syndic ne procède pas à la convocation de l assemblée générale appelée à le destituer, le conseil syndical ou un ou plusieurs copropriétaires représentant 25% des voix doivent mettre en demeure le syndic de convoquer l assemblée générale. A défaut de réaction de ce dernier, le président du conseil syndical peut procéder lui-même à cette convocation. Enfin, l annulation par le tribunal d une décision d assemblée générale ayant révoqué le syndic ne peut permettre à celui-ci de se voir rétabli dans ses fonctions. La désignation du syndic, mise en concurrence obligatoire par le conseil syndical Il faudra prévoir d élire un nouveau syndic lors de la même assemblée générale car la révocation un terme immédiat au contrat. Plusieurs projets de contrats devront être joints à la convocation. Ceci suppose donc qu en amont, le conseil syndical ou les copropriétaires aient démarché de nouveaux syndics. Les projets de contrats doivent faire état des frais liés au compte bancaire. Le conseil syndical peut émettre un avis sur tout projet de contrat de syndic (joint à la convocation). Tout copropriétaire peut demander au syndic d inscrire à l ordre du jour d autres projets de contrats de syndic. Cette mise en concurrence n est pas obligatoire : - si le marché local des syndics ne la permet pas - si la copropriété constitue moins de dix lots avec un budget prévisionnel moyen sur trois exercices consécutifs inférieurs à En cas de démission, d empêchement ou de carence du syndic Pour éviter les blocages, la Loi ALUR du 24 mars 2014 prévoit que le syndic a la possibilité de démissionner en respectant un préavis de trois mois. En cas d empêchement du syndic, le président du conseil syndical peut convoquer une assemblée générale pour en désigner un nouveau. Le syndic est «empêché» lorsqu il lui est impossible d accomplir sa mission : maladie ou liquidation judiciaire par exemple. Enfin, en cas de carence du syndic et à défaut de stipulation dans le règlement de copropriété, un administrateur provisoire peut être désigné par décision de justice. On parle de «carence du syndic» lorsqu il ne fait pas son travail alors qu il le pourrait. Par exemple, il ne réclame pas le paiement des charges ou ne fait pas exécuter une décision d AG. Lorsqu un nouveau syndic est désigné, le syndic en place est révoqué à compter de la prise de fonction du nouveau syndic. La fin du mandat Lorsque le contrat de syndic prend fin au terme convenu, le syndicat peut procéder à l élection d un nouveau syndic en assemblée générale sans qu aucune indemnité ne soit à verser au précédent syndic.

35 Comment établir le budget prévisionnel d une copropriété? Comprendre la gestion comptable, financière et juridique n 30 Textes Loi du 10 juillet 1965 notamment articles 14-1 et 14-2 et décret du 17 mars 1967 notamment articles 35, 35-2, 44 et 45. En tant que conseiller syndical, je dois participer, avec le syndic, à l élaboration du budget prévisionnel. L exercice est délicat : comment évaluer chaque poste pour éviter de trop demander aux copropriétaires? Pour vous guider La gestion comptable d une copropriété s appuie sur un budget prévisionnel couvrant un exercice comptable. Il permet de faire face aux dépenses courantes en s appuyant sur les provisions versées par les copropriétaires. À la fin de cet exercice, les comptes sont arrêtés, on parle alors de dépenses et plus de provisions. Le budget prévisionnel, qu est-ce que c est? Le budget prévisionnel couvre un exercice comptable soit une période de 12 mois. Il est soumis au vote de l assemblée générale avant l exercice comptable qu il concerne. Ainsi, l assemblée générale, réunie l année N, votera le budget prévisionnel de l année N+1. Il est destiné à faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d administration des parties communes et des équipements communs de la copropriété. Il s agit de dépenses que l on va retrouver d une année sur l autre (honoraires du syndic, salaires du concierge, entretien des espaces verts, électricité des parties communes ). Concernant les dépenses courantes de maintenance, il s agit des travaux d entretien courants pour maintenir l état de l immeuble ou prévenir la défaillance d un élément d équipement commun. Il s agit aussi des petites réparations. Quelques travaux de maintenance sont également compris dans ce budget, par exemple : - les travaux de remplacement d éléments d équipements communs (chaudière, ascenseurs) lorsque leur coût est compris forfaitairement dans le contrat d entretien, - les vérifications périodiques imposées notamment pour les ascenseurs (voir fiche n 47 «Comment mettre aux normes de sécurité des ascenseurs installés avant le 27 août 2000?»). Les dépenses relatives aux travaux d amélioration, de conservation et d entretien ne sont pas comprises dans le budget prévisionnel. Cela signifie qu il faut voter un budget spécial pour ce type de dépenses. À quoi sert-il? Le vote du budget permet au syndic de demander le paiement de provisions au début de chaque trimestre.

36 Comment établir le budget prévisionnel d une copropriété? N 30 À qui s adresser? Agence départementale d information sur le logement de Haute-Garonne, Adil 31 [email protected] Téléphone : Ces provisions sont égales au quart du budget À noter : la pratique de l appel de fonds trimestriel est très répandu mais l assemblée générale peut décider de modalités différentes comme par exemple un appel de fonds mensuel. Ces provisions pour charges procurent des ressources de trésorerie suffisantes au syndicat pour acquitter les dépenses en cours ou venant à échéance prochaine et pour faire face aux imprévus. Les charges de copropriété correspondent, quant à elles, au montant réel, définitivement arrêté en fin d exercice, des sommes payées ou restant à régler par le syndicat au cours d une période donnée. Les travaux qui, de par leur coût et leur importance, ne sont pas compris dans le budget prévisionnel font l objet de provisions spécifiques appelées conformément à la décision d assemblée générale. Qui élabore le budget prévisionnel et comment? Le syndic élabore le budget sous le contrôle du conseil syndical. Comme précisé plus haut, le budget reprend les charges et les produits récurrents d un exercice comptable à l autre. L important est d anticiper les dépenses à venir pour mieux les provisionner. Au préalable, il faut connaître et analyser les postes stables (budget de fonctionnement du conseil syndical) et ceux qui sont plus fluctuants (chauffage). Il est donc conseillé d être régulièrement vigilants sur les postes difficilement maîtrisables. C est pourquoi, le travail du syndic et du conseil syndical doit également consister à maîtriser les dépenses, c est-à-dire éviter qu elles ne s envolent. Comment? En ayant notamment un bon suivi des contrats afin de les renégocier à l échéance, en étant vigilant sur la consommation d eau individuelle lorsque la facturation est collective. Il est d usage également d appliquer au budget prévisionnel ainsi défini un pourcentage d augmentation basé par exemple sur l augmentation du coût de la vie (indice des prix à la consommation). Toutefois, l Association des responsables de copropriétés (ARC) recommande d éviter la pratique des coefficients d augmentation par poste et de privilégier un suivi du budget. Si la dépense a été anormalement élevée, l ARC suggère de revenir à un niveau normal et d appliquer un pourcentage d augmentation raisonnable (pas plus de 1 ou 2 % par an). Enfin, il est toujours possible en cours d exercice comptable de procéder à un réajustement du budget, si cela s avère nécessaire, par un vote à l assemblée générale annuelle. Toulouse - L eau : pourquoi ne pas faire procéder à plusieurs relevés des compteurs dans l année? C est la procédure mise en place par la résidence Le Cristal qui fait réaliser deux relevés par an et le syndic assure ainsi un suivi rigoureux des consommations. Il alerte les copropriétaires s il constate une consommation anormale qui pourrait être révélatrice d une fuite non détectée. Près de chez vous

37 Le compte séparé, comment l identifier? Comprendre la gestion comptable, financière et juridique n 31 Textes Article 18 al. 7 et 18 II de la loi du 10 juillet 1965 Art 55 I 4, 55 II et 58 I 4 de la loi ALUR du 24 mars 2014 Je ne sais pas si l argent de la copropriété est placé sur un compte bancaire au nom de celle-ci ou s il s agit d un compte bancaire ouvert au nom du syndic. Compte séparé ou sous-compte, comment s y retrouver? Pour vous guider Dans la gestion des fonds des copropriétés, les syndics ont l obligation d ouvrir un compte bancaire ou postal au nom du syndicat des copropriétaires (voir fiche n 26 «Le syndicat des copropriétaires, qu est-ce que c est exactement?»). Les charges réglées par les copropriétaires doivent être déposées sur un compte bancaire ou postal dont le titulaire est le syndicat des copropriétaires. C est cette dénomination qui apparaît sur les relevés de compte. Une obligation assortie d une dérogation : la dispense L assemblée générale peut encore dispenser le syndic d ouvrir un compte bancaire ou postal au nom du syndicat. Les fonds de la copropriété sont alors détenus sur le compte bancaire du syndic selon des modalités spécifiques. Attention, cette dispense n est accordée que lorsque le syndic est un professionnel soumis à la loi Hoguet du 2 janvier 1970 ou lorsqu il s agit d un professionnel dont l activité est soumise à une règlementation organisant le maniement des fonds (notaires, huissiers de justice, géomètres experts). Ainsi, un syndic bénévole, doit obligatoirement ouvrir un compte bancaire ou postal séparé. Les syndics peuvent proposer la création d un sous-compte bancaire au nom du syndicat, parfois dénommé «sous-compte individualisé». Le sous-compte du syndicat n est pas alors un compte bancaire ou postal séparé au sens de la loi et ce, même en l absence de toutes interférences avec les comptes d autres copropriétés gérées par le même syndic. Ce souscompte doit permettre d identifier les mouvements de trésorerie exclusifs du syndicat. Les produits éventuels générés par le fonctionnement de ce sous-compte sont au profit du syndic.

38 Le compte séparé, comment l identifier? N 31 À retenir À compter du 24 mars 2015, le syndic doit ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat auprès d un établissement bancaire de son choix sauf décision de l assemblée générale de désigner un autre établissement, à la majorité absolue (Article 25 de la loi du 10 juillet 1965). Cependant, les copropriétés composées de 15 lots, au maximum, ayant un syndic professionnel peuvent décider en assemblée générale de ne pas ouvrir de compte séparé, dans certaines conditions (article 18 II de la loi du 10 juillet 1965). Un second compte bancaire séparé doit obligatoirement être ouvert pour les sommes versées au titre du fonds de travaux. Les intérêts produits par les comptes séparés sont acquis au syndicat des copropriétaires. À qui s adresser? Agence Départementale d Information sur le Logement de Haute-Garonne, Adil 31 [email protected] Tél. : Une dispense pour quelle durée? Lorsque l assemblée générale accorde une telle dispense, elle en fixe la durée. Il est recommandé d en préciser la durée qui peut être la même que celle du contrat de syndic (Cour de cassation, 3ème chambre civile, 8 avril 2009). Comment vérifier si le compte bancaire ou postal est bien séparé? L intitulé du RIB (relevé d identité bancaire) va apporter des éclaircissements sur le titulaire du compte. Quant il s agit d un compte séparé, c est souvent le nom de la copropriété qui apparaîtra : «copropriété X» ou «syndicat des copropriétaires X». En revanche, un RIB où figure le seul nom du syndic ou bien la mention «Cabinet X Résidence Y» peut faire penser que le compte bancaire n est pas séparé. Le conseil syndical peut consulter les relevés de compte. À compter du 24 mars 2015, dès réception de ces relevés, une copie sera mise à disposition du conseil syndical. S agissant de documents se rapportant à la gestion et intéressant le syndicat, les membres du conseil syndical peuvent donc demander à en prendre connaissance, en vertu de l article 21 de la loi du 10 juillet Si le compte bancaire est bien un compte séparé au sens de la loi, le conseil syndical peut consulter la convention de compte détenue par le syndic. En cas de compte séparé, qui choisit la banque? C est le syndic s il ne demande pas la dispense d ouverture de compte séparé. Si l assemblée générale a refusé la dispense au syndic ou que le contrat de syndic s est renouvelé avant le 24 mars 2015, il doit ouvrir un compte séparé dans l établissement bancaire de son choix sauf si l assemblée générale a désigné une banque. La fin de la dispense à compter du 24 mars 2015 Cette dispense ne pourra plus être accordée à compter du 24 mars Le non-respect de cette obligation entraîne la nullité de plein droit du mandat du syndic trois mois suivant sa désignation. Les actes passés (contrats avec les fournisseurs, prestataires de service, ) resteront valables.

39 Qu est-ce qu un règlement de copropriété? Comprendre la gestion comptable, financière et juridique Je viens d acheter un appartement mais je ne comprends pas le document que le vendeur m a fourni. Il s agit d un règlement de copropriété qui est assez volumineux. A quoi ça sert? Ai-je vraiment besoin de le conserver? Pour vous guider n 32 Ce document est important car il précise la composition et le fonctionnement de la copropriété. C est un document contractuel. Il doit être respecté des copropriétaires mais aussi des tiers (locataires par exemple) et être appliqué par le syndic. Il doit aussi respecter la loi du 10 juillet 1965 qui réglemente le fonctionnement de la copropriété. Textes Article 8 et article 43, alinéa 1er de la loi du 10 juillet 1965 et article 1 à 4 du décret du 17 mars L élaboration du règlement de copropriété Il est établi, lors de la construction de l immeuble à l initiative du promoteur, ou à celle du propriétaire lorsqu il s agit d une division de lots dans un immeuble ancien. Il est souvent rédigé par un notaire ou un avocat. Un géomètre peut intervenir dans la détermination de certains éléments (description des lots, plans, quote-part des parties communes ). Le rédacteur doit adapter le document à la situation de la copropriété et respecter la loi du 10 juillet Par exemple, selon la taille de la copropriété, le règlement de copropriété peut faire simplement référence à la loi de 1965 et préciser uniquement les conditions particulières (parties privatives, parties communes, répartition des charges). Le contenu du règlement de copropriété Il comprend souvent deux parties: - les règles de fonctionnement de la copropriété ayant pour but d informer, protéger et organiser la gestion de la copropriété - l état descriptif de division ayant pour but d identifier précisément les différents lots de l immeuble Un lot de copropriété comprend une partie privative, affectée à l usage exclusif du propriétaire, et une quotepart de parties communes (qui sert de base à l établissement des tantièmes de copropriété). Tout règlement de copropriété publié au fichier immobilier à compter du 31 décembre 2002 doit indiquer les éléments pris en considération et la méthode de calcul permettant de fixer les quotes-parts de parties communes et la répartition des charges.

40 Qu est-ce qu un règlement de copropriété? N 32 À retenir Le règlement de copropriété doit respecter la loi du 10 juillet 1965, l ordre public et les bonnes mœurs. Les clauses illicites ne remettent pas en cause l existence ou la validité du règlement de copropriété. Il peut prévoir des tantièmes de charges différents selon les bâtiments ou l utilité des équipements communs (l utilité n est pas l usage effectif : il s agit plutôt d un usage possible) et préciser la désignation des parties communes spéciales à certains copropriétaires. Afin que le règlement de copropriété et sa modification soient respectés par tous, les tiers doivent avoir la possibilité d en prendre connaissance, il est donc nécessaire de le publier au fichier immobilier. Le règlement de copropriété permet d identifier également les parties privatives et les parties communes. Cette distinction est nécessaire pour connaître les droits et obligations des copropriétaires au sein de l immeuble (voir fiche n 25 «Copropriétaires, quelles sont droits et devoirs?»). La qualification privative ou commune pose souvent problème pour les réduits, balcons, terrasses, canalisations, murs extérieurs, la loge du gardien. En cas d imprécision conduisant à un litige, c est le juge qui interprète le contenu. Le règlement de copropriété précise également les parties communes à usage privatif. Attention il ne s agit jamais d une partie privative mais d un droit de jouissance exclusif d un copropriétaire sur une partie commune qui ne peut se perdre par le non usage La modification du règlement de copropriété Depuis la loi du 13 décembre 2000, le règlement de copropriété doit être adapté en fonction des modifications légales et réglementaires. Le règlement de copropriété est modifié par décision de l assemblée générale. La proposition peut émaner du syndic, du conseil syndical, d un ou de plusieurs copropriétaires. Il convient de la faire porter à l ordre du jour de l assemblée générale. Le projet et le coût sont soumis à l ordre du jour d une seconde assemblée générale. La majorité simple suffit pour les mises à jour législatives. La double majorité est nécessaire pour modifier certains usages tels que la jouissance et l administration des parties communes. En revanche, le changement de destination de l immeuble ou celui de la répartition des charges requiert l unanimité (sauf exceptions pour cette dernière).

41 Améliorer la communication n 33 À qui s adresser? Agence départementale d information sur le logement de Haute-Garonne, Adil 31 [email protected] Téléphone : Mieux communiquer pour favoriser l implication de tous dans la vie de la copropriété. Comment faire? Pour rendre compte d une décision importante ou pour informer d une réunion à une date précise, faire du porte à porte ou prendre mon téléphone, je veux bien le faire, mais c est impossible de prévenir tout le monde à temps! Si la communication est mal faite, au lieu de fédérer les habitants, cela créé des conflits Pour vous guider Les habitants de copropriétés se plaignent parfois du conseil syndical en l accusant de ne rien faire. Or, le conseil syndical est souvent actif mais ne prend pas toujours le temps de communiquer sur son travail. Échanger, s écouter plus pour mieux se comprendre, c est l objectif de la gazette du Cristal, petit journal destiné aux habitants de la copropriété. Celui-ci a été mis en place par le conseil syndical et le syndic. Une commission de travail regroupant environ cinq membres s occupe de la rédaction du journal qui paraît deux fois par an. L éditorial donne le ton, toujours porteur de messages, il se veut avant tout fédérateur. «Une copropriété, ça concerne tout le monde et pas seulement quelques-uns», extrait de la gazette du Cristal n 2 datée de décembre Le journal est un formidable vecteur d informations, il apporte des éléments relatifs à la gestion de l immeuble et surtout à la vie de la copropriété. La parole est donnée au syndic qui peut ainsi faire état de l avancée des travaux, des mesures prises quant aux problèmes de dégradations, d entretien des parties communes, de sécurité ou encore de stationnement de véhicules. C est aussi l occasion pour le conseil syndical de parler des actions qu il mène en faveur de la copropriété, des initiatives prises pour améliorer la vie en commun comme l organisation du repas d immeuble, d un concours de dessin... Comme le ferait un journaliste, des conseillers syndicaux vont interviewer des habitants pour leur donner l occasion de s exprimer. Une rubrique est même consacrée aux petites annonces. De la même manière, des extraits de réunions du conseil syndical sont communiqués par l intermédiaire d un petit bulletin appelé Cristal info. Il paraît tous les trimestres. Un comité de rédaction s est constitué autour du président et se compose de trois membres du conseil syndical. Marly - D autres copropriétés parlent d elles par l intermédiaire d un site internet comme la copropriété l Orée-de-Marly voir le site sur Et ailleurs?

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43 Peut-on mettre en place un site intranet dans une copropriété? Améliorer la communication n 34 En ayant les volontés et les compétences nécessaires, c est tout à fait possible et pas si compliqué. La copropriété Colbert I le sait bien! Leur site doit encore être amélioré mais c est une expérience très positive. Pour vous guider La parole est donnée au créateur du site. La réalisation d un tel outil est-elle à la portée de tous ou faut-il avoir certaines connaissances dans le domaine informatique? La réalisation d un portail Intranet n est pas à la portée de tout le monde, mais ne nécessite pas non plus de compétences très techniques. Un utilisateur avancé d Internet ayant la notion du fonctionnement d un site Web peut prendre en charge cette réalisation. Combien de temps vous a-t-il fallu pour le réaliser, et aujourd hui pour le tenir à jour? La mise en œuvre a nécessité environ une dizaine de jours avec 8h par jour de travail : - 3 jours pour la recherche et la sélection de l outil, - 2 jours pour l installation et le paramétrage, - 2 jours pour l initialisation des intervenants sur le site (rédacteurs, lecteurs), - 2 jours pour la définition des règles d usages, - 1 jour pour le chargement d articles. Pourquoi avoir fait un site intranet, quel en était l objectif? Tout d abord il s agissait de faciliter la sauvegarde et la mise à disposition des informations du conseil syndical mais aussi de réunir en un endroit unique les informations essentielles aux occupants de la résidence. Très concrètement, à quoi sert ce site? À ce jour, le site permet principalement d accéder aux comptes-rendus des réunions du conseil syndical.

44 Peut-on mettre en place un site intranet dans une copropriété? N 34 À retenir Une alternative au site intranet existe ; il s agit de la création d une adresse mail unique qui regroupe une liste de diffusion. Elle peut concerner les membres du conseil syndical ou réunir l ensemble des copropriétaires. Cela facilite ainsi la communication d informations relatives à la gestion de la copropriété. À qui s adresser? Agence départementale d information sur le logement de Haute-Garonne, Adil 31 [email protected] Téléphone : Qui a accès au site? Le site propose 3 types d accès : - Type «administration» pour le président du conseil syndical et le technicien du site, - Type «rédaction» pour les membres du conseil syndical, - Type «lecture» pour les propriétaires, occupants, locataires ayant validé leur demande auprès du conseil syndical. Avec le recul, quel regard portez-vous sur cet outil? Répondil à vos attentes? Le site ne répond pas encore aux attentes initiales de partage d informations et de collaboration. Ce constat est de mon fait principalement. Je travaille à la recherche d un nouvel outil plus simple qui permettrait de minimiser mon besoin de support. Quels conseils aimeriez-vous donner aux conseils syndicaux qui souhaiteraient mettre en place un tel site? Définir le besoin préalable avant de se lancer. Les désirs et réticences des uns et des autres sont souvent contradictoires et la majorité n est atteinte que sur des thèmes principaux, exemples : informations pratiques, ordre du jour et comptes-rendus de réunion. Inutile de mettre en œuvre des fonctionnalités qui ne seraient pas validées par la suite.

45 Comment créer un outil efficace et convivial pour accueillir les nouveaux copropriétaires? Améliorer la communication n 35 Je voudrais créer un livret d accueil pour les nouveaux copropriétaires afin de présenter la résidence et son environnement, les services disponibles, les bons interlocuteurs. Comment m y prendre? Pour vous guider Un livret d accueil remis à un nouveau copropriétaire est souvent interprété comme un acte de bienvenue tout à fait positif. Ce livret doit donc être original et donner envie d être lu. Les étapes La première étape consiste à interroger le syndic. Il est possible qu il possède déjà un tel document remis au nouvel acquéreur. Certains cabinets de syndics ont élaboré des classeurs où figurent le budget prévisionnel, les derniers procès verbaux d assemblée générale et tout type de renseignement susceptible d assurer une bonne information du néophyte. Si c est le cas de votre copropriété, vous pouvez créer un document qui contiendra des informations complémentaires. La 2e étape consiste à définir le contenu de ce livret. Les informations essentielles sont alors hiérarchisées et présentées de manière simple et synthétique. Par exemple, dans une première partie, pourront figurer les informations relatives à la copropriété : le syndic, la période de tenue de l assemblée générale, les réunions habituelles du conseil syndical mais aussi les lieux pour déposer les encombrants, le rôle du concierge Dans une seconde partie, il peut être intéressant d évoquer les services de proximité du quartier : les stations de métro, les bus, le centre commercial, les bases de loisirs, la mairie annexe, les équipements culturels, le centre médical, Et pour agrémenter encore le document, pensez à y insérer des photos. Par exemple, différentes vues de la résidence, les monuments présents dans le quartier ou même une photo de groupe des membres du conseil syndical. Le livret peut se présenter sous forme d une feuille au format A4 pliée en 2 ce qui donne 4 feuillets. La 1ère distribution peut se faire dans les boîtes aux lettres grâce aux bonnes volontés, les autres peuvent être envoyés aux bailleurs par le syndic. Le livret peut aussi être distribué lors du pot d accueil. À vous d imaginer le meilleur mode de distribution en fonction des habitudes du conseil syndical et du syndic et des spécificités de la copropriété.

46 Comment créer un outil efficace et convivial pour accueillir les nouveaux copropriétaires? N 35 À retenir Pensez à présenter le livret à l assemblée générale, il sera ainsi partagé par tous. Associez également votre syndic, proposez-lui le projet et demandez lui son avis. Il aura certainement un œil avisé et beaucoup de bonnes idées. À qui s adresser? Agence départementale d information sur le logement de Haute-Garonne, Adil 31 [email protected] Téléphone : Ainsi, dans une copropriété où il y a 14 cages d escaliers, la distribution peut être faite par les référents du conseil syndical de chaque cage. Les écueils à éviter Le livret ne doit pas comporter de textes trop longs ou sentencieux comme «il est interdit de», «tout comportement fautif sera sanctionné». Essayez d être positif et de donner envie de lire et relire le livret et surtout de venir s installer dans la résidence. Toulouse - Les copropriétés la Menuisière I et Ibis, Chaubet-Plana et Pelleport ont réalisé leur livret d accueil. Agrémentés de photos des résidences et des éléments caractéristiques de leurs quartiers, ils ont rencontré un franc succès auprès des copropriétaires occupants mais également auprès des bailleurs qui en ont remis à leurs locataires. Près de chez vous

47 Les conseillers syndicaux des copropriétés s organisent! Depuis juin 2010, ils ont créé une association, le Club des conseils syndicaux de Haute-Garonne. Améliorer la communication n 36 Nouvellement élue au sein du conseil syndical de ma résidence, je n ai pas beaucoup de recul sur les rouages de la copropriété, j aimerais échanger avec d autres conseillers syndicaux. Pour vous guider Le Club des conseils syndicaux Le Club des conseils syndicaux est une association loi 1901 destinée à favoriser les échanges entre les membres des conseils syndicaux des copropriétés adhérentes. Elle est née de la volonté des copropriétaires euxmêmes et a été lancée avec l appui de l ADIL 31 et de Toulouse Métropole. Elle permet aux conseillers syndicaux membres de se réunir régulièrement pour partager leurs bonnes et mauvaises expériences en matière de gestion, de travaux de réhabilitation et d entretien... Pour la petite histoire, une dizaine de copropriétés, en 2006, ont été amenées à travailler ensemble lors de la mise en place d un programme de prévention par la Toulouse Métropole. L ADIL 31 a, dans ce cadre, dispensé des formations collectives sur des thèmes juridiques essentiels pour connaître le bon fonctionnement de la copropriété. Ces rencontres ont permis d amorcer des discussions et des échanges entre les conseillers syndicaux, souvent confrontés aux mêmes situations. Ils ont souhaité maintenir la dynamique en créant une instance particulière leur permettant de pérenniser ce nouveau lien. Organisation de l association Lors de la première assemblée générale, les statuts et le schéma d organisation global de l association ont été entérinés ainsi que l élection des membres dirigeants et le montant de la cotisation. À ce jour, l association ne dispose pas de locaux. Les réunions et les échanges sont organisés, à tour de rôle, dans une des salles communes des copropriétés adhérentes. Ceci permet également aux conseillers syndicaux de découvrir d autres ensembles bâtis. L intérêt du club et ses actions Le club, permet de discuter de manière libre, dans le respect mutuel

48 N 36 Les conseillers syndicaux des copropriétés s organisent! Depuis juin 2010, ils ont créé une association, le Club des conseils syndicaux de Haute-Garonne. À qui s adresser? Si vous souhaitez adhérer au club des conseils syndicaux, vous pouvez adresser un courrier au siège social à l attention de la présidente : Club des conseillers syndicaux À l attention de Madame la présidente Centre culturel Soupetard 63, chemin de Hérédia Toulouse [email protected] et l écoute, des difficultés rencontrées au quotidien dans la gestion de la copropriété. C est souvent aussi l occasion pour ses membres de se retrouver dans une ambiance conviviale. De nombreuses interrogations peuvent apparaître, par exemple, au moment du choix des travaux à réaliser, de l étude des devis ou de la sélection des entreprises. Mais aussi, sur des problématiques concernant la gestion et plus précisément les rapports avec le syndic, son rôle, le prix des prestations. L intérêt du Club est alors d aider ses membres à trouver les bons interlocuteurs pour répondre à leurs questions. Des visites sont organisées dans chaque copropriété adhérente sur des problématiques spécifiques : ravalement de façades sur un immeuble d un seul tenant ou sur plusieurs bâtiments, installation de chaudière performante pour le chauffage collectif ou encore installation d un portail électrique. De plus, il est proposé aux membres du Club, qui le souhaitent, d assister à des réunions d autres conseils syndicaux. Organisation de conférence ou de rencontres débats Le Club est amené également à inviter des professionnels sur des thèmes intéressant la copropriété. Récemment, une conférence a été organisée sur les travaux de rénovation énergétique dans les immeubles des années 1960/70. L objectif de cet évènement était d informer, de conseiller et de partager des expériences réussies en matière de travaux de rénovation énergétique. Aussi, les différents intervenants ont pu faire le point sur les écueils à éviter et couper court aux idées reçues, notamment sur les travaux «à la mode». Le financement de l organisation de cette conférence a été pris en charge par le budget de l association.