Guide Utilisateur POCO

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1 Guide Utilisateur POCO Description Document Sujet Révision Auteur Etat Diffusion Guide Utilisateur POCO Guide Utilisateur POCO V1.0.0 Pierre Koerber Diffusion Dicol Révision Date Rév. Nature Auteur Création PKO Corrections PKO Corrections PKO Page 1 30/09/2011

2 1 INTRODUCTION POURQUOI POCO? CONNEXION AU SYSTEME MOT DE PASSE PERDU CONTACT AU GESTIONNAIRE DU SYSTEME DEFINITION DE L'ECRAN GESTION DES PARAMETRES ENREGISTREMENT ET GESTION DU FICHIER EXCEL CONSULTATION DE DOCUMENTS MS-OFFICE PROBLEME DE LECTURE DES FICHIERS PDF PLATES-FORMES SUPPORTEES Page 2 30/09/2011

3 1 Introduction Bienvenue dans l'application "Polices Communes", dénommée "POCO", qui est l'outil privilégié mis à disposition par l'eca aux communes vaudoises pour la réalisation des inventaires d'assurance. L'ECA est attentif aux désirs de sa clientèle et met à sa disposition des produits d assurance simples, répondant à ses besoins et utilisant les plus récentes technologies. POCO a été élaboré avec le concours d un spécialiste en gestion financière et comptable des collectivités publiques. Les communes disposent désormais d un produit moderne, convivial et adapté à leurs besoins. Cet outil permet de trouver des informations générales et un nouveau fil conducteur sous forme d'inventaire informatisé décliné par dicastère. Ce nouvel outil que l'eca met à disposition des communes sur son site internet ( par le biais d'un espace sécurisé facilitera la gestion de leurs valeurs d assurance au plus près de leurs fluctuations, permettant ainsi d éviter les déconvenues d une assurance mal adaptée en cas de sinistre. Cette documentation est une aide pour l'utilisateur de la plate-forme logicielle POCO. Page 3 30/09/2011

4 2 Pourquoi POCO? POCO en trois points : vos avantages 1. Gain de productivité Vous transmettez vos données rapidement, de manière structurée, à l'eca. Lors de la mise à jour de votre inventaire, vous retrouvez automatiquement son dernier état. 2. Archivage et pérennité des données Une fois votre inventaire transmis, il est stocké sur les serveurs de l'eca. Cela signifie que vous avez accès à l'historique de vos échanges avec l'eca. 3. Convivialité POCO est un guichet virtuel qui vous permet simplement de prendre contact avec l'eca et de consulter vos données. Page 4 30/09/2011

5 3 Connexion au système L'écran ci-dessous permet de vous connecter. Les étapes sont : 1. Saisir votre nom d'utilisateur. 2. Saisir votre mot de passe. 3. Cliquer sur le bouton «Connexion» ou la touche «Entrée» de votre clavier. 4. Si vous avez perdu votre mot de passe veuillez utiliser l'option «Mot de passe perdu» afin d'accéder à l'assistance pour récupérer votre mot de passe. Page 5 30/09/2011

6 4 Mot de passe perdu Cet écran permet de récupérer votre mot de passe. Simplement saisir votre adresse courriel et un lien vous sera envoyé qui vous permettra de changer votre mot de passe. Page 6 30/09/2011

7 5 Contact au gestionnaire du système Cette option permet de remplir un formulaire de contact afin de reporter une information aux gestionnaires du site. Veuillez indiquer le type de contact : s il s agit d un problème technique le message sera communiqué au responsable technique, sinon il ira directement à l'agence. Veuillez ensuite indiquer un sujet ainsi que le contenu de votre message. Valider le tout en cliquant sur le bouton "Envoyer" Page 7 30/09/2011

8 6 Définition de l'écran Ce document décrit les différentes parties de l'écran de l'application 1. Cette partie affiche votre nom d'utilisateur. 2. Cette option permet de mettre à jour vos paramètres. 3. Cette option permet d'accéder au formulaire de contact de l'application. 4. Cette option permet d'effectuer une déconnexion du système. 5. Cette partie affiche un résumé de vos informations. 6. Cette partie va permettre d'accéder au fichier excel d'inventaire ainsi que de soumettre la nouvelle version. 7. Ce bouton permet d'effectuer l'envoi d'un fichier d'inventaire. 8. La grille affiche les différents documents. 9. Cette partie permet de paginer la grille. 10. Cette zone affiche la date de votre dernière connexion à des fins de contrôle et de sécurité. 11. Quelques liens sont disponibles pour vous aidez à rester en contact avec l'eca. Page 8 30/09/2011

9 7 Gestion des paramètres Cet écran permet de définir les paramètres de l'application. Vous pouvez modifier votre mot de passe en entrant deux fois le mot de passe et en cliquant sur le bouton "Changer". Page 9 30/09/2011

10 8 Enregistrement et gestion du fichier excel Cette partie vous indique comment télécharger un fichier excel afin de le compléter. Un fois connecté dans votre espace POCO, 1. Téléchargement du fichier En cliquant sur le lien Fichier excel le système vous propose de télécharger le fichier excel d'inventaire 2. Enregistrement du fichier Le système vous affiche une boîte de dialogue vous permettant de sauvegarder le document 3. Edition du document dans excel Ensuite vous pouvez à loisir éditer le document excel et mettre à jour vos inventaire. Ensuite sauvegarder le fichier. Page 10 30/09/2011

11 4. Chargement du fichier dans le système POCO Une fois votre fichier finalisé, veuillez cliquer sur le bouton Parcourir afin d'entreprendre sa transmission à l'eca. Une boîte de dialogue est affichée. Vous pouvez stipuler le chemin contenant le fichier d'inventaire et cliquer sur ouvrir. Page 11 30/09/2011

12 Ensuite cliquer sur Envoyer à l'eca. 5 Liste des fichiers Une fois le fichier chargé, l'entrée est au statut créé. Celle-ci sera changée en traité lorsque l'agence aura validé vos données. Un courriel vous sera envoyé après ce traitement. Page 12 30/09/2011

13 9 Consultation de documents MS-Office Editer et gérer des documents Office Si vous n'avez pas encore de programme pour gérer les documents Office, voici quelques liens qui sont une alternative gratuite au logiciel Microsoft Office. Open Office Libre Office Lotus Symphony Page 13 30/09/2011

14 10 Problème de lecture des fichiers PDF Si vous avez des problèmes de lecture des fichiers PDF, nous vous conseillons de mettre à jour votre lecteur de fichier PDF. Acrobat Reader Foxit PDF reader Page 14 30/09/2011

15 11 Plates-formes supportées Conditions techniques requises Les conditions suivantes doivent être satisfaites pour utiliser POCO. Microsoft Windows Apple Mac OS X Systèmes d'exploitation * Windows XP à partir de SP3 * Mac OS X 10.5 et plus * Windows Vista * Windows 7 Navigateurs Internet * Internet Explorer depuis 6 * Firefox depuis 3.6 * Safari depuis 3.2 * Firefox depuis 3.6 Lecteurs PDF * Adobe Reader depuis 9 * Adobe Reader depuis 9 * Si votre configuration n'est pas listée ci-dessus, il est possible qu'elle fonctionne, mais elle n'a pas été spécifiquement testée par l'eca. ** Veuillez en outre vous assurer que votre système d exploitation et votre navigateur Internet sont à jour (Microsoft Windows / Apple Mac OS). Page 15 30/09/2011