AdobeConnect Hôte (animation d une rencontre)

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1 AdobeConnect Hôte (animation d une rencontre) INFOS À RECUEILLIR AVANT LA PRÉPARATION DE LA RENCONTRE... 2 GÉRER LA RENCONTRE... 2 Rôles et autorisations y associées... 2 Avant la rencontre... 3 Afficher un module... 3 Renommer un module... 3 Afficher l aide pour les participants... 3 Activer les micros... 4 Enregistrer la rencontre... 4 Pendant la rencontre... 6 Accepter les participants... 6 Promouvoir un participant comme hôte ou présentateur... 6 Choisir un état... 7 Documents Afficher un document déjà déposé Déposer un document... 9 Tableau blanc Créer un nouveau tableau blanc Afficher un tableau blanc existant Annoter dans un tableau blanc Imprimer un tableau blanc Liens web Créer un lien Web Afficher un lien Web à tous les participants Partage d écran

2 INFOS À RECUEILLIR AVANT LA PRÉPARATION DE LA RENCONTRE Dans les deux jours précédents la réunion, la personne responsable de l organisation de la rencontre a obtenu l information suivante : o le titre de la réunion o la date et l heure o la durée o le résumé o l ordre du jour o tous les documents nécessaires à la réunion o tous les liens Web Il est important de toujours mettre le technicien en administration en copie conforme des messages envoyés à l équipe. GÉRER LA RENCONTRE Rôles et autorisations y associées Dans une réunion AdobeConnect, trois rôles sont possibles : Lors d une réunion, les gens se connectent généralement en tant qu invité. L hôte peut donner le statut d hôte aux personnes qui jouent un rôle actif lors de l activité en glissant leur nom dans la section «Hôtes». L hôte a tous les droits. Hôtes Présentateurs Participants Organiser une réunion x Accepter des invités x Lancer l enregistrement de la réunion x Promouvoir d'autres participants au rôle d'hôte ou de présentateur x Démarrer et arrêter la diffusion du son x Ajouter du contenu x Partager du contenu déjà chargé x x Partager l écran x x Partager un tableau blanc x x Utiliser la conversation textuelle x x x Mettre en silence et annuler la mise en silence des diffusions du son sur leur ordinateur x x x Afficher le contenu partagé par le présentateur x x x 2

3 Avant la rencontre Afficher un module Pour afficher un module, cliquer sur le menu Module > Choisir le module à afficher Attention : pour fermer le module, choisissez Masquer dans la flèche en haut à droite. En cliquant à l extérieur de la fenêtre Lien Web, elle disparaît MAIS NE SE FERME PAS. La fenêtre se retrouve plutôt en dessous la fenêtre de partage. Renommer un module Il est possible de renommer un module et peut s avérer utilise, par exemple, de renommer plusieurs modules Liens Web avec la date de la rencontre (si on souhaiterait en conserver l historique). 1. Module > Gestion des modules 2. Sélectionner le module à renommer 3. Cliquer sur le bouton Renommer Afficher l aide pour les participants Un fichier d aide pour les participants est disponible en tout temps pour chaque réunion. 1. Cliquer sur la flèche à droite du module Partager mon écran, en plein centre de l écran AdobeConnect et choisir Partager le document. 3

4 2. Cliquer sur Mon contenu et double-cliquer sur le fichier Aide AdobeConnect. Activer les micros Choisir Service audio > Droits des participants sur le microphone. De cette façon, chaque participant ouvre et ferme son micro. Enregistrer la rencontre L enregistrement ne se fait pas automatiquement. 1. Au moment venu, cliquer sur Réunion > Enregistrer la réunion 4

5 2. Pour les rencontres d équipe, nommer l enregistrement avec la date de la réunion. La même adresse de réunion sera utilisée pour toutes les rencontres. En nommant l enregistrement avec la date, toutes les réunions d une même équipe se trouveront au même endroit. Note : Les fichiers disponibles pour téléchargement et les liens web partagés durant la rencontre sont accessibles lorsqu on visionne un enregistrement pourvu que les modules Fichiers et Liens Web soient visibles à l écran par l utilisateur. 5

6 Pendant la rencontre Accepter les participants Avec AdobeConnect, on peut inviter des personnes sans qu elles aient un compte AdobeConnect. Lors de leur participation à une activité, ces personnes doivent choisir «Entrer en tant qu'invité» et s identifier de la façon suivante : prénom + nom + établissement. 1. L hôte (ou les hôtes) dans la salle doit accepter les participants. Le message apparaît de la façon suivante : 2. Selon le type de réunion, il est possible d accepter individuellement chaque personne ou bien d autoriser tout le monde à entrer dans la salle. Promouvoir un participant comme hôte ou présentateur Si on souhaite modifier le rôle d un participant : 1. Cliquer sur le participant. 2. Choisir Définir en tant qu hôte (ou présentateur). Consulter les différences dans les droits attribués au présentateur. 6

7 Choisir un état Les participants peuvent intervenir en cliquant sur des icônes qui définissent un état. Menu déroulant «Définir l État» Pour intervenir, levez la main. C est le présentateur qui vous donnera la parole. Une fois votre intervention terminée, fermez votre micro. À une question, votez en cliquant sur Accepter/Refuser. Indiquez votre absence avec le bouton Sortir. Un commentaire durant la présentation? Utilisez les boutons pour vous exprimer. Cliquez sur Effacer l état pour supprimer un choix. Documents Afficher un document déjà déposé 1. Cliquer sur la flèche à droite du module Partager mon écran, en plein centre de l écran AdobeConnect et choisir Partager le document. 7

8 2. Cliquer sur Fichiers transférés et double-cliquer sur le fichier désiré. 3. Pour le fermer, cliquer sur le bouton Arrêter le partage. 4. Si le document a été affiché dernièrement, il est peut être disponible dans Partager mon écran>éléments partagés récemment 8

9 Déposer un document 1. Il faut d abord entrer dans la salle de la réunion. Pour ce faire, a. Menu Réunions > cliquer sur la réunion désirée b. Menu Informations sur la réunion > bouton Entrer dans la salle 2. Cliquer sur la flèche à droite du module Partager mon écran, en plein centre de l écran AdobeConnect et choisir Partager le document. 3. Pour ajouter un fichier, cliquer sur Parcourir mon ordinateur. 4. Le fichier s affiche automatiquement à l écran. Pour le fermer, cliquer sur le bouton Arrêter le partage. 9

10 Tableau blanc Créer un nouveau tableau blanc 1. Cliquer sur la flèche à droite du module Partager mon écran et choisir Partager le tableau blanc. Afficher un tableau blanc existant 1. Cliquer sur la flèche à droite du module Partager mon écran et choisir Éléments partagés récemment OU 2. Si le tableau n est pas dans les éléments récents, choisir Partager un document > menu Tableau blanc. 10

11 Annoter dans un tableau blanc : Permet de sélectionner une forme ou une zone du tableau blanc. Permet également de sélectionner du texte afin de le supprimer, le déplacer ou d en modifier l apparence. : Permet de créer une ligne de forme libre. Pour modifier la couleur et l épaisseur du trait, utilisez le sélecteur de couleurs et le menu déroulant d épaisseur de tracé, dans la partie inférieure du module Tableau blanc. (cliquez sur le pour y accéder) : Permet de créer une ligne de marqueur épaisse et de forme libre. Pour modifier la couleur et l épaisseur du trait, utilisez le sélecteur de couleurs et le menu déroulant d épaisseur de tracé, dans la partie inférieure du module Tableau blanc. : Supprime les éléments sélectionnés avec l outil de sélection. : Permet de créer un champ de texte flottant sur plusieurs lignes. Pour modifier la couleur de fond, la police et sa taille, utilisez le sélecteur de couleurs et les menus déroulants des polices et des tailles de police. Pour créer la zone de texte, faites glisser le curseur de la souris sans relâcher le bouton. : Cliquez sur un outil et maintenez le bouton de la souris enfoncé pour faire votre choix parmi des rectangles, des ellipses, des lignes, des flèches, etc. Utilisez les options à droite de l outil pour personnaliser l aspect. Faites glisser le curseur de la souris pour modifier la taille d une forme. Maintenez la touche Maj enfoncée tout en faisant glisser le bouton de la souris pour créer des formes de même largeur et de même hauteur, ou pour disposer des lignes uniformément tous les 45 degrés. : Cliquez sur un élément du tableau blanc afin de le pointer. Les autres participants verront la flèche. ATTENTION : Le texte tapé s affiche seulement une fois que l espace texte est désélectionné (cliquer à côté de la sélection texte) Les participants ne peuvent annoter un tableau blanc. Si on souhaite que tous les participants puissent annoter, il faudra les promouvoir comme présentateur. Imprimer un tableau blanc Dans le coin supérieur droit du module Partage, cliquez sur l icône la flèche, puis sélectionnez Imprimer. 11

12 Liens web Créer un lien Web 1. Il est préférable d ajouter les liens Web à l avance. Module > Liens Web > Ajouter un lien Web 2. Dans la fenêtre Liens Web, cliquer sur la flèche en haut à droite et choisir Ajouter un lien. 3. Donner un nom au lien et copier-coller l URL. Afficher un lien Web à tous les participants Pour envoyer un lien Web à tous les participants, sélectionner le lien et cliquer sur Parcourir. Le lien s ouvre individuellement, dans le navigateur de chaque participant. Partage d écran 1. Cliquer sur Partager mon écran. 12

13 2. Dans la fenêtre Commencer le partage de l écran, choisir la façon dont vous souhaitez partager le contenu de votre écran : a. Bureau : Partage le contenu de votre bureau. Si plusieurs écrans sont connectés à votre ordinateur, un bureau s affiche pour chacun d eux. Choisissez le bureau à partager. L option Bureau vous permet de partager le contenu autorisé de votre bureau. C est donc dire que les participants pourront voir toutes les applications ouvertes, vos messages si vous passer par Outlook, etc. b. Applications : Permet de partager une application autorisée et toutes les fenêtres associées ouvertes sur l écran de votre ordinateur. Les participants ne verront que les documents ouverts dans les applications choisies. 13

14 c. Fenêtres : Permet de partager une ou plusieurs fenêtres autorisées qui sont ouvertes sur votre ordinateur. Choisissez la ou les fenêtres à partager. 3. Une fois le choix effectué, cliquer sur le bouton Partager. 4. L icône d AdobeConnect s affiche dans la barre des tâches. 5. Pour arrêter le partage, il y a deux possibilités : a. Cliquer sur l icône AdobeConnect de la barre des tâches et choisir Arrêter le partage. b. Revenir à l application AdobeConnect, et cliquer sur Arrêter le partage au centre de l écran. 14