Les plateformes de travail collaboratif dans le projet ALFA

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1 Dossier du mois Septembre 2005 Les plateformes de travail collaboratif dans le projet ALFA Les outils de travail collaboratif sont proposés aux entreprises ALFA. A quoi servent-ils et comment y accéder? Ce sont les questions auxquelles ce dossier tente de répondre en étudiant le positionnement de trois plateformes montées en région avec des fonds publics. A lire avant de démarrer des projets de coconception Lorsque le programme ALFA a été élaboré, trois classes d outils ont été pensées pour être proposées aux fournisseurs de rang 2 : des outils de communication (Site Web (portail), Web Conférence et accès au portail fournisseurs) des outils de gestion (utilisation de services de Web EDI, Station EDI et Utilisation d un PGI) des outils de co-conception Cette dernière classe est destinée à des entreprises qui fabriquent des pièces ou des composants pour les véhicules. Expertes dans l optimisation du processus de fabrication, elles sont désireuses de gagner encore en productivité et, pour cela, il leur faut intervenir dans la conception de leurs produits. Eux seuls sont à même de proposer des innovations qui permettront de faciliter la production. Pour cela, ALFA leur propose 3 outils pouvant contribuer à la co-conception, selon leur degré de maturité dans ce domaine : Pour les débutants : il est plus adapté d acheter du «temps de conception» à un prestataire qui leur apportera l infrastructure, l administration, les outils, la formation et le support, sans que les outils soient installés dans l entreprise et sans qu il soit nécessaire d investir dans des programmes et du matériel souvent coûteux. Pour ceux qui ont pris la décision de se «jeter à l eau» : il convient de les aider dans le choix de toutes les solutions qui leur permettront de s insérer dans une logique de plateau virtuel avec leur client de rang 1 et, éventuellement, le constructeur. Pour les experts : ceux-là ont déjà tous les outils qui leur permettent de créer des maquettes virtuelles. Pour travailler en contexte de plateau virtuel, il ne leur manque qu une liaison réseau de haute sécurité, de bon débit et à forte qualité de service. Nous leur proposons alors une connexion ENX, le réseau privé de la communauté automobile européenne. En s appropriant ces nouvelles méthodes de travail, les entreprises seront mieux armées pour répondre, voire anticiper, les demandes du marché particulièrement concurrentiel de l industrie automobile. Le but de ce dossier est de présenter les 3 plateformes de travail collaboratif proposées dans le cadre d ALFA et de les positionner l une par rapport aux autres. Elles ne sont pas forcément réservées à la seule industrie automobile mais, pour les entreprises de la filière, elles présentent, de notre point de vue, un avantage indéniable. Les voici présentées brièvement, dans l ordre alphabétique. OREE : la plateforme de travail collaboratif en Rhône-Alpes Le programme OREE - Opération Régionale pour l Entreprise Etendue - est né de la collaboration d acteurs économiques régionaux désireux de faire de Lyon et de sa région un espace pionnier pour les nouvelles technologies au service du développement économique. Financé par la Région Rhône-Alpes et le Grand Lyon, ce programme d accompagnement et de développement est parrainé par la DRIRE, le Pôle Productique Rhône-Alpes, et mis en œuvre par l Espace Numérique Entreprises de Lyon. Pour bénéficier des services proposés par OREE, une seule entreprise du groupement doit être implantée en région Rhône-Alpes : l entreprise «chef de file» (interlocuteur principal du programme), un de ses clients, fournisseurs ou partenaires.

2 L objectif est de familiariser des groupements d entreprises avec une démarche collaborative en les accompagnant dans la mise en œuvre de projets de co-conception et de sous-traitance. OREE permet à des entreprises éloignées les unes des autres de travailler ensemble sans contrainte de temps ou d espace, à l aide d une simple connexion Internet et d un navigateur web standard. La spécificité du programme repose sur la mise à disposition gratuite d un ensemble d outils accessibles à distance pendant une période d'expérimentation de plusieurs mois. En parallèle, une équipe polyvalente accompagne l entreprise durant toutes les phases du projet, tout en assurant une assistance permanente auprès des utilisateurs. Les industriels peuvent ainsi se concentrer sur les usages sans se soucier de l administration technique de la plateforme, et estimer les gains potentiels d une telle démarche au cœur de leur activité. Les problématiques rencontrées au sein du programme sont de natures diverses et fortement liées au contexte industriel des PME-PMI rhônalpines : la gestion et le suivi de plusieurs projets en temps réel, la partage d applications entre donneurs d ordres et fournisseurs en phase de conception d un nouveau produit, l accès à l information depuis des sites distants, le travail des collaborateurs nomades ou l amélioration des processus internes. Chaque plateforme offre la possibilité de créer des équipes projet ponctuelles travaillant au sein d un environnement sécurisé, tout en éliminant les barrières liées aux systèmes hétérogènes (2D, 3D, ), à la dispersion géographique ou aux organisations multiculturelles. La mise en œuvre d un projet se décompose en 5 étapes : Etude des besoins de l entreprise et définition des indicateurs de performance Paramétrage et personnalisation des applications Formation des responsables du projets / animateurs et des utilisateurs Expérimentation gratuite et progressive des outils pendant une période de plusieurs mois Evaluation globale du projet et transition vers une solution marchande L accès à cette plateforme de travail collaboratif est gratuit pendant toute la phase d expérimentation, tandis que la phase de transition vers une solution adaptée aux besoins de l entreprise est d un coût modique. Audelà de l accès à la plateforme, une salle de visio-conférence multi-sites est également mise à disposition des industriels dans les locaux de l Espace Numérique Entreprises de Lyon : cet équipement permet d organiser des réunions en connectant jusqu à 5 sites en simultané. La modularité du programme permet donc de se conformer aux besoins et au niveau de maturité de l entreprise vis-à-vis du travail collaboratif de façon parfaitement adaptée à la démarche ALFA. OREE propose 3 services applicatifs aux groupements d entreprises accueillis dans le cadre du programme*: OREE 1 / Partage d informations OREE 1 se focalise sur le partage des informations entre acteurs internes et/ou externes à l entreprise. Travailler en réseau multi site demande une gestion adaptée : il faut partager/valider des documents, gérer les projets en suivant une méthodologie structurée, accéder à l annuaire partagé, ou encore organiser ponctuellement des réunions «en ligne» pour traiter un point particulier sans avoir à se déplacer physiquement. Cette première plate-forme permet de s initier progressivement à la gestion de projets industriels tout en bénéficiant de l accompagnement nécessaire pour y parvenir. C est la possibilité d expérimenter une nouvelle démarche. OREE 2 / Portail collaboratif OREE 2 permet d accéder à un véritable portail collaboratif. Cette seconde plateforme est dédiée à la gestion de projet et de processus. Elle permet en effet d attribuer des tâches à des ressources internes ou externes à l entreprise et de les planifier dans le temps consacré au projet. L automatisation des flux d informations métiers ou transverses s effectue à l aide d un module de gestion de processus (workflow), entièrement personnalisable en fonction du besoin et du contexte de l entreprise. Une visionneuse 2D/3D permet de visualiser tout type de fichier CAO, automatiquement converti dans un format neutre. Enfin, un module de partage d application à distance vient renforcer l interactivité nécessaire au déroulement d une réunion de travail en ligne ; un utilisateur peut être autorisé à «prendre la main» sur l ordinateur d un autre utilisateur connecté, pour effectuer une opération (modifier une pièce à partir de la CAO du poste distant, rajouter une annotation dans un document de spécification, mettre à jour une feuille de calcul, etc.). C est un premier pas vers la co-conception.

3 OREE 3 / Développement produit OREE 3 est une plateforme de développement de produits. C est la prise en main d une démarche maquette virtuelle qui permet à chaque site d avoir accès à l état d avancement le plus à jour de la conception du produit. Grâce à OREE 3, l entreprise peut gérer les nomenclatures et la diversité produit requise, idem pour les activités, les jalons, les ressources et les coûts humains/matériels liés à la vie du projet. Elle entre ainsi dans la gestion du cycle de vie complet du produit et des processus. A chaque pièce est associé un référentiel complet, assurant la traçabilité des modifications (itérations, versions, etc.) ; ce coffre-fort consigne également les annotations et les mesures effectuées sur une pièce par l intermédiaire de la visionneuse 3D. Ce dernier module est particulièrement important dans la démarche collaborative que propose le projet ALFA. En conclusion, le point fort d OREE repose sur une initiation pragmatique au travail collaboratif et un accompagnement progressif vers l autonomie de l entreprise. La modularité des plateformes permet de s adapter à des problématiques et des contextes d entreprises pluriels. PI3C : La plateforme de la Région Champagne Ardennes et des Arts et Métiers PI3C veut dire Plateforme d Ingénierie Collaborative de Cités en Champagne. Elle porte une identité régionale mais ne limite pas ses services à la seule région de Champagne Ardennes. En effet, toute entreprise peut, dans le cadre d un projet, louer du temps d utilisation de la plate-forme et bénéficier ainsi d outils de gestion de projets efficaces pour un coût très raisonnable. PI3C est donc à la fois une société commerciale et des services. Pôle de compétence reconnu, la société PI3C a pour ambition de mettre les outils d ingénierie collaborative à la portée des industriels grâce à un mode de distribution 100% ASP (Application Services Provider : Fournisseur de Services Applicatifs) adapté à leurs moyens financiers. Un mode de distribution 100% ASP veut dire que les outils ne sont jamais installés sur le poste de l utilisateur. Ils sont en effet hébergés sur des serveurs présentant toute la sécurité requise chez un «hébergeur», partenaire de PI3C, qui loue du temps d accès à son infrastructure. L utilisateur n a donc pas à investir dans un ensemble de logiciels parfois coûteux avant que le besoin ne s en fasse vraiment sentir. Le client les utilise à distance, par l intermédiaire de son navigateur internet. Le choix du mode de distribution 100% ASP de la plate-forme PI3C présente plus d un avantage pour les PME/PMI. Elles peuvent louer, dans des espaces virtuels et sécurisés, le temps de revue de projet, la capacité de calcul nécessaire aux opérations de simulation, la capacité de conception et la gestion de projet dont elles ont besoin, quand elles en ont besoin. Indépendante des outils de CAO, de planification, des outils bureautiques et des postes de travail utilisés, la plate-forme permet aux équipes de concevoir de nouveaux produits en collaboration directe avec leurs partenaires (sous-traitants, fournisseurs) à distance et en temps réel via Internet. L originalité de la démarche va au-delà de la mise à disposition, le temps d un projet, d une plate-forme délivrant puissance de calcul et services collaboratifs à la demande. En complément, PI3C propose à ses clients de les accompagner, non seulement techniquement mais également dans la conduite du changement, gage d une appropriation et d une exploitation optimale des outils par les équipes concernées. Historique de la société L offre de PI3C trouve son origine dans une réflexion menée par la Communauté d Agglomérations de Châlons-en-Champagne et de l Ecole Nationale Supérieure des Arts et Métiers, visant à dynamiser l économie des PME/PMI sur le territoire et au-delà. De ces réflexions sont nés deux constats. D une part, les PME/PMI constituent une part importante du tissus économique industriel et ont, tout comme les grands comptes, besoin de solutions d ingénieries collaboratives pour gérer au mieux le cycle de vie des produits et intervenir efficacement dès les phases amonts d un projet. D autre part, elles sont encore peu équipées, souvent faute de moyens compte tenu du prix de telles solutions. Afin de répondre au mieux aux attentes de ces entreprises, tant fonctionnellement que financièrement, le groupe de réflexion a décidé de créer PI3C pour exploiter et commercialiser la plate-forme d ingénierie collaborative. PI3C est une SAS au capital de dont les investisseurs principaux sont : la Communauté d Agglomération de Châlons-en-Champagne la SERAM (dépendant de l Ecole Nationale Supérieure des Arts et Métiers de Châlons) le CETIM

4 la Région Champagne Ardenne Le fonctionnement de la Plate-forme La plate-forme PI3C fournit aux équipes projet géographiquement dispersées un espace de collaboration qui permet d échanger, en toute sécurité, les données et processus liés au développement de produits. Visualisation interactive et gestion de projet sont au cœur de la solution. Une interface Web, simple et conviviale, facilite le travail collaboratif entre les équipes en interne (management, ventes, marketing, bureau d études, fabrication, service clients) mais aussi avec les fournisseurs, les partenaires de fabrication et les clients. Les processus de collaboration, de gestion et d exécution de projets sont normalisés et automatisés, l ensemble des utilisateurs adopte des méthodes communes, améliorant l efficacité des échanges et des interventions. La plate-forme se caractérise notamment par : Une gestion sécurisée des données avec contrôles d accès selon le profil et le rôle de l utilisateur ; Une gestion efficace des plans de projet avec prise en compte des étapes clés, des livrables et des ressources ; Des outils de communication optimisant la collaboration entre équipes (fonctionnalités d abonnements et de notifications, de visualisation et d annotation de documents de développement, avis de modification automatisés, forums de discussion, réunions en ligne ) ; Une intégration avec les principales applications de CAO mécanique et électronique disponibles sur le marché, les logiciels de planification et de bureautique.» Les principaux services techniques proposés par PI3C sont : Installation Formation Paramétrage Calcul du retour sur investissement Conduite du changement Centrage de projet Ils sont réalisés indépendamment des solutions techniques retenues. Abonnement à la Plate-forme Mise à disposition d accès simultanés à un espace sécurisé. Les entreprises s abonnent au mois à la plateforme pour un nombre d accès simultanés aux services, selon un principe de dégressivité pour 1 accès, pour 4 accès et pour 10 accès simultanés. L accès permet d effectuer toutes les fonctionnalités prévues par l application selon les droits alloués par le chef du projet. Les avantages de la Plateforme PI3C De fait, en adoptant le mode ASP, les entreprises évitent d investir dans des logiciels et des serveurs informatiques coûteux, éliminent les coûts de maintenance et s affranchissent des besoins en ingénieur systèmes. De plus elles peuvent adapter rapidement les moyens mis en œuvre aux besoins instantanés du projet en faisant varier avec souplesse le nombre d accès, sans avoir à prendre d engagement particulier. Les gains attendus d une telle solution sont d ordre à la fois quantitatif (réduction pouvant aller jusqu à 70% des frais de déplacement, 50% des erreurs de fabrication, temps de cycle de développement de produit divisé par deux) et qualitatif puisque la mise en commun d idées nombreuses favorise l innovation. VISIO-CONCEPT : Plateforme intégrée au pôle NUMERICA à Montbéliard Visio-Concept est un projet initié par l Agence de Développement et d Urbanisme du Pays de Montbéliard, ave le soutien financier du FEDER, de la Communauté d Agglomération du Pays de Montbéliard, de la DRIRE de Franche Comté et de l Université Technologique de Belfort-Montbéliard. Il est implanté sur le site de NUMERICA à Montbéliard.

5 De la Recherche à l Application Industrielle Afin de répondre aux progrès rapides des technologies numériques mais aussi des méthodes de conception, Visio-Concept s appuie sur les compétences du laboratoire M3M de l Université de Technologie de Belfort- Montbéliard (UTBM). Par ailleurs le Pôle Régional de Conception et d Innovation (PReCI) est aussi associé à ce projet. Les entreprises utilisatrices de ce service peuvent aussi bénéficier des conseils et de l expertise de plus de 40 enseignants-chercheurs et consultants, couvrant un grand nombre de domaines : CAO, conception mécanique produit-process, analyse fonctionnelle, calculs des structures, méthode TRIZ, tolérancement, conduite de projet, Visio-Concept apparaît comme un lieu de rencontre entre la recherche et l industrie, permettant aux entreprises d accéder immédiatement au meilleur niveau d information en matière d évolution des outils et des méthodes de conception. Les compétences d une équipe pour accompagner les projets des entreprises Mettre en pratique les outils avancés de conception et d innovation ne se résume pas aux seuls besoins matériels : si elles le souhaitent, les entreprises qui utiliseront ces services pourront solliciter les compétences en charge des installations. S informer : les spécialistes de ce centre assurent une mission permanente de veille, pour tenir les utilisateurs constamment informées des évolutions des outils comme des pratiques. Trouver un appui : Des spécialistes des différents domaines proposent un accompagnement personnalisé, tant pour l utilisation des moyens matériels et logiciels disponibles que pour l initiation des utilisateurs et la mise en œuvre des différents outils utiles pour conduire et optimiser la démarche de conception et de conduite de projet. Solliciter une expertise Au-delà de l accompagnement, Visio-Concept peut proposer de réaliser à la demande des prestations spécifiques telles que la modélisation de mécanismes, simulations, études de pièces en matériaux composites, conversion de données CAO Les ressources de Visio-Concept Pour permettre aux entreprises de disposer d une ingénierie performante reposant sur la technologie numérique et les méthodes de travail collaboratif, Visio-Concept se charge de mettre à la potée des industriels ces nouveaux outils de conception. CAO et Maquette Numérique : Le centre est équipé de plusieurs stations CAO munies des principaux logiciels du marché. Système de Visualisation Avancé : Grâce à la visualisation avancée 3D (par rétroprojection sur un écran de 2,4mx1,8m), les données numériques sont partagées entre tous les acteurs, favorisant la coconception et l inter discipline, la prise de décision et la présentation des produits. Visio-Concept fournit un environnement privilégié pour la revue de projets et la visioconférence. Une connexion ENX mutualisée : Visio-Concept propose à travers le réseau ENX, un accès à la maquette numérique des constructeurs automobiles. Les industriels concernés auront accès à cette connexion ENX. La sécurité : La mise à disposition de ces outils s accompagne d un soin particulier apporté à la sécurisation du centre de ressources et des activités qui y sont liées, protégés par des solutions techniques garantissant la confidentialité des informations numériques produites et échangées. Les avantages de Visio-Concept : Visio-Concept permet à l entreprise qui souhaite ajouter de la valeur à son offre de services, de se familiariser avec le nec plus ultra des techniques de conception. Non content de mettre à disposition les outils les plus récents, ce centre donne accès au savoir-faire de pointe de ses accompagnateurs. Depuis l initiation à la conception assistée par ordinateur jusqu à la découverte de nouveaux processus de travail, Visio-Concept met la puissance de la recherche au service de l innovation industrielle. La démarche proposée s adapte à tous les profils tout en respectant les cultures d entreprises. La région d implantation et des outils tels que ENX en font un outil parfaitement adéquat pour les PME/PMI de la filière automobile. Comment positionner ces 3 offres? La première constatation est que nous avons deux offres qui sont accessibles de n importe où, grâce à un navigateur web et, éventuellement, un abonnement (OREE et PI3C). La troisième offre, quant à elle, présente une spécificité. Visio Concept est d ores et déjà orientée industrie automobile. En effet, grâce à sa

6 connexion ENX, elle permet de communiquer avec les constructeurs et les équipementiers qui en sont équipés. La garantie de sécurité a un contrepoint, il faut aller sur place, chez Numérica, pour y avoir accès. La seconde comparaison est que les plateformes OREE et Visio Concept sont consacrées à l initiation : soit l initiation à la co-conception, soit aux méthodes avancées auxquelles les entreprises n ont pas forcément facilement accès (Calcul des structures, simulation, méthodes avancées de conception, utilisation de matériaux composites, ). Les aides mises à disposition sont des informaticiens ou des universitaires. Notons que toutes les plateformes accompagneront les entreprises dans leur démarche de gestion de projet ; le support qu elles recevront est au nec plus ultra en ce domaine. Si on peut s initier à la co-conception avec OREE et Visio Concept, on peut travailler ensuite, de façon plus régulière et à tout moment, avec PI3C. Un troisième point de différence tient aux investissements. Visio-Concept et Pi3C ne nécessitent pas de s équiper avec des outils de CAO ou de gestion des données techniques tant que le volume d affaires en conception ne s y prête pas et tant que les utilisateurs ne sont pas confirmés dans l utilisation de tels processus et outils. Pour travailler avec OREE, il est nécessaire d avoir acquis ce type d outils pour pouvoir échanger les données CAO. En effet, ces logiciels ne sont pas mis à disposition sur la plateforme. Enfin, leur structure est différente. PI3C est une société commerciale et accessible à toute société où qu elle soit. OREE est financée par la région Rhône Alpes et la Communauté Urbaine de Lyon (Grand Lyon). Son utilisation est gratuite durant une période d expérimentation de plusieurs mois et à faible coût durant une seconde période de transition. Elle peut être accessible à d autres sociétés si celles-ci acceptent de payer ce que les institutionnels financent pour les entreprises régionales. Pour finir, pour avoir accès à Visio Concept, il faut se déplacer en région Franche Comté. Les contacts Si vous voulez plus d informations sur ces plateformes, voici les contacts utiles : - OREE : o Site Internet : o Responsable : Florence CALERO et ) - PI3C : o Site Internet : o Responsable : François TRIBOUILLOIS et ) - VISIO-CONCEPT : o Site Internet : (en cours de construction) o Responsable : Martial CHOFFAT et ) Quelle que soit la solution choisie, ces trois plateformes sont des services qu il faut utiliser pour démarrer en co-conception. Elles permettront aux entreprises désireuses de se lancer dans ce nouveau type d activité à moindre coût et avec tout le support possible. A essayer d urgence Alexandre Loire Chef de Projet Ingénierie Tél. :

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