Serveurs de Fax. Un outil indispensable pour l entreprise : le serveur de fax! SERVEURS DE FAX

Transcription

1 Serveurs de Fax Un outil indispensable pour l entreprise : le serveur de fax! SERVEURS DE FAX

2 Sommaire L'avenir de la technologie fax... 2 Aperçu historique... 3 Notification immédiate... 3 Fiabilité de diffusion... 3 Simplicité d'utilisation et universalité... 3 Neutralité du contenu... 4 Sécurité... 4 Synthèse... 4 Paytrust étude de cas

3 L avenir de la technologie fax À l ère des moteurs de recherche, de l , de la facilité d accès à Internet et des systèmes de messagerie électronique, pourquoi utiliser encore le fax pour envoyer des documents? Face à la concurrence des systèmes de messagerie électronique actuels, le fax devrait très bientôt arriver à la fin de son cycle de vie. Mais est-ce si sûr? Malgré l avènement d Internet, de la messagerie électronique et de la technologie sans fil, le fax demeure l un des moyens de communication professionnels les plus utilisés. 2

4 Aperçu historique C est un euphémisme d affi rmer que le fax n est pas une nouvelle technologie. Le physicien français Edmond Becquerel découvrit en 1839 les principes de l envoi d images en tant que successions de charges électriques, mais ne put alors trouver d application pratique à ce concept. En 1843, l horloger et inventeur écossais Alexander Bain déposa un brevet de télécopieur, avec 33 ans d avance sur le célèbre brevet de téléphone d Alexander Graham Bell! En 1865, un système de télécopie fut mis au point en France et, dans les années 1920, cette technologie devint suffi samment fi able pour assurer la transmission des photographies imprimées dans les journaux. Étant donné cette longue histoire, il peut être surprenant de constater que le premier télécopieur multi-usages n est apparu sur le marché qu en Il fallait alors quatre à six minutes au premier télécopieur commercialisé par Xerox pour transmettre une page. Dès lors, cette technologie s est rapidement diffusée. Au début des années 1980, le télécopieur est devenu un équipement de bureau courant. La diffusion de documents par fax possède des qualités spécifi ques qui confèrent à cette technologie de messagerie un caractère durable et indispensable. Notification immédiate Alors qu il est possible d utiliser les réseaux IP pour la transmission des documents par fax, la grande majorité des transmissions s effectue via le Réseau Téléphonique Commuté (RTC). Ce mode de fonctionnement permet de diffuser en temps réel les documents urgents qui doivent être transmis immédiatement. Contrairement aux s, qui sont stockés puis redirigés, les fax sont acheminés depuis leur origine jusqu à leur destination, sans stockage temporaire dans un noeud intermédiaire du réseau. Le courrier postal, quant à lui, met plusieurs jours avant d arriver à destination. La transmission point à point d un fax permet à son expéditeur de connaître le statut de son envoi, et d obtenir un accusé de réception. L et de manière générale l Internet n offrent pas ce niveau de fi abilité dans la diffusion des messages. Les services postaux traditionnels quant à eux ne garantissent leurs résultats qu à condition de recourir à l envoi en recommandé, qui s avère onéreux. La notifi cation immédiate suite à l envoi d un fax fait de cette technologie un moyen idéal pour transmettre certains types de documents (documents fi nanciers, documents à valider par des signatures...) Fiabilité de diffusion Le fonctionnement du fax est régi depuis des années par un standard unique et internationalement reconnu. Il est très largement adopté par les fournisseurs de télécopieurs, de cartes fax intelligentes et de logiciels de serveur de fax, ce qui assure une compatibilité quasi-totale entre les appareils émetteurs et récepteurs de fax. Ce standard, largement reconnu, ne possède que peu de défauts ou d insuffi sances qui affecteraient ses performances. Les fax sont transmis via le RTC qui offre un haut niveau de fi abilité dans la plupart des pays, ce qui en fait un moyen sûr de diffusion de documents. Une personne peut faxer un document à n importe quel télécopieur dans le monde entier et être pratiquement assurée du bon déroulement de cette transmission. Simplicité d utilisation et universalité Le fax est une technologie facile à utiliser. Toute personne en mesure d utiliser un photocopieur et de composer un numéro de téléphone est capable d envoyer un fax. Il est aussi simple de faxer un document que de l imprimer. Cette technologie est par conséquent le moyen de communication le plus accessible après le téléphone. C est également l un des plus répandus. Les entreprises et les organisations, quelle que soit leur taille, possèdent au moins un fax, de même que de nombreux foyers. Le fax constitue réellement une technologie à la portée du plus grand nombre. 3

5 Neutralité du contenu Le fax ne fait pas de différence entre les différents types de contenus d un document. Les formulaires de saisie, l écriture manuscrite, les graphiques et les différents systèmes d écriture sont tous fi dèlement retransmis, sans subir de transformations (codage multiple, compression, etc.) qui empêchent parfois de reproduire à l identique les messages envoyés par . Comme le contenu d un document à faxer n affecte pas sa capacité à être transmis, le fax peut gérer toutes sortes de contenus avec la même qualité de résultat. Le fax constitue un moyen sécurisé de transmission de documents. Il est pratiquement impossible de pirater les transmissions par fax, car celles-ci s effectuent de point à point via le RTC. En comparaison, l ne peut être considéré comme un moyen sûr de diffusion de messages, car ceux-ci transitent par un réseau public et sont stockés dans plusieurs noeuds intermédiaires au cours de leur acheminement. La transmission par fax offre également des avantages en matière de protection contre les virus informatiques. Sécurité En effet, les fax ne peuvent véhiculer de virus car le message transmis est une image, et non un fi chier exécutable, ce qui ne permet pas d en faire des vecteurs de transmission de virus. Le fax peut donc être mis en oeuvre et utilisé en toute confi ance, sans crainte de divulgation de données confi dentielles au cours de la transmission ou d infection par des virus véhiculés par d autres technologies de messagerie. Comme toutes les technologies de messagerie, le fax va continuer à évoluer. Même si les télécopieurs, équipements associés de manière emblématique à cette technologie, sont voués tôt ou tard à disparaître, les normes en vigueur continueront à s appliquer. Dans les entreprises, les serveurs de fax ont supplanté les télécopieurs et traitent quotidiennement des milliers de documents en toute fi abilité. Ils intègrent la distribution électronique des documents aux applications de gestion stratégiques et permettent aux utilisateurs de disposer de fonctions de fax depuis leur poste de travail. Synthèse Ces solutions " zéro papier " s intègrent sans problème aux autres technologies de messagerie, en particulier l . Elles constituent un élément essentiel des stratégies de messagerie unifi ée. À l évidence, le fax a toute sa place dans le dispositif de messagerie des entreprises. Lorsque les spécifi cations d un système de diffusion de documents comportent des exigences en termes de sécurité, d envoi immédiat et de confi rmation de la transmission ou bien de reproduction exacte du document source, le fax s avère indispensable. Tant que de tels besoins existeront, le fax continuera de jouer un rôle fondamental en matière de diffusion des documents. 4

6 Paytrust Étude de cas Paytrust est le leader des services de facturation en ligne et comptent aujourd hui clients. Ces clients envoient leurs factures électroniques et leurs factures papier numérisées à Paytrust. Ces factures sont mises en ligne pour vérifi cation, puis sont réglées et centralisées via un site Web sécurisé. Les clients remplissent au préalable un formulaire autorisant Paytrust à gérer en leur nom leurs factures, formulaire qu ils envoient par fax à Paytrust. Cette dernière étape est la plus importante, car un prospect devient à cette occasion un véritable client. Pourquoi Paytrust, qui a mis en oeuvre une puissante infrastructure électronique pour gérer les factures et communiquer avec ses clients, emploie-t-il le fax? "Par commodité", répond Alex Sauickie, directeur du Département assistance et service clients de Paytrust "Nous demandons à tous nos clients de nous envoyer un chèque annulé et une autorisation de paiement signée préalablement à l'activation de leur compte. Nos clients souhaitent bénéfi cier rapidement de la simplicité d utilisation de la facturation électronique et veulent que leur demande soit traitée sans attendre le délai d'acheminement postal. Nous leur offrons la possibilité d'utiliser le fax, et je dois dire que cette option est très appréciée car elle raccourcit nos délais de traitement de plusieurs jours." Paytrust reçoit plusieurs milliers d autorisations par fax chaque semaine. Le fax offre plusieurs avantages par rapport aux autres méthodes de diffusion de documents, même dans le secteur du commerce en ligne. Il fournit à l'émetteur un accusé de réception et lui apporte ainsi la certitude que les documents émis sont bien arrivés à destination. Pour l émetteur comme pour le destinataire, une transmission par fax est plus sûre qu'un envoi par de documents en pièces jointes. Les transmissions par fax point à point sont pratiquement impossibles à pirater, et elles ne véhiculent pas de virus. Cette spécifi cité est importante pour les sites de vente en ligne qui s'engagent à protéger la confi dentialité des données de leurs clients ainsi que leur propre infrastructure. De plus, le fax permet d'optimiser les fl ux de documents clés, lorsqu'il est nécessaire de disposer de l'original ou d un fac-similé pour engager une relation commerciale, comme c est le cas pour Paytrust. Enfi n, le fax demeure l'un des moyens de communication professionnels le plus répandu et le plus largement accessible. Paytrust a choisi la solution Esker Fax d Esker, pour gérer un processus clé, à savoir la réception des formulaires d autorisation adressés par ses clients. "J avais entendu de nombreux avis positifs au sujet d Esker Fax", ajoute M. Sauickie. "Mais notre choix s'explique également par la qualité de service qui nous a été fourni, en matière d analyse des besoins, comme en matière de chiffrage de la solution et de rapidité de mise en oeuvre." Un serveur Esker Fax a été installé et mis en service par Esker moins de deux semaines après la demande d'information initiale de M. Sauickie. "Les possibilités de dimensionnement de la solution ont également constitué un argument commercial important", conclut-il. "Le serveur Esker Fax installé actuellement peut évoluer afi n de répondre à la croissance de notre volume d'activité." Esker Fax peut parfaitement intégrer la diffusion sécurisée de gros volumes de documents aux processus de gestion de tout type d entreprise pratiquant la vente en ligne Esker S.A. Tous droits réservés. Esker et le logo Esker sont des marques commerciales de Esker. Toutes les autres marques mentionnées dans ce document appartiennent à leurs propriétaires respectifs. 5

7 Contactez-nous Esker SA 10 rue des Emeraudes Lyon France Tél. : +33 (0) info@esker.fr Esker dans le monde Americas Australia France Germany Italy Malaysia New Zealand Singapore Spain United Kingdom WP-EFS-FR-001-B