Utilisation des téléphones VoIP Cisco 6921

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1 Utilisation des téléphones VoIP Cisco 6921 Version Date Description Primaire Utilisation des téléphones VoIP Cisco 6921 Bruno Baechler / 29 novembre 2010 page 1

2 Sommaire Utilisation des téléphones VoIP Cisco Présentation du téléphone Boutons et matériel Passer un appel Répondre à un appel Fin d'un appel Utilisation du haut-parleur Utilisation du bouton Attente Transfert d'un appel Parquer un appel Renvoi de vos appels vers un autre numéro Historique des appels Répertoire d'entreprise Accès à la configuration de votre téléphone VoIP via le web Guide d'utilisation du téléphone Problèmes téléphoniques... 8 Bruno Baechler / 29 novembre 2010 page 2

3 1. Présentation du téléphone 6921 Les téléphones IP Cisco 6921 prennent en charge : Une communication vocale via un réseau de données Des fonctions de téléphonie standard pour gérer facilement les appels Des fonctions spéciales pour développer et personnaliser les capacités de gestion des appels 2. Boutons et matériel Bande lumineuse du combiné Indique un appel entrant (rouge clignotant) ou un nouveau message vocal (rouge fixe). 2 Écran du téléphone Affiche des informations sur le téléphone, telles que le numéro d'annuaire, l'appel actif et l'état de la ligne, les options de touche, les numéros abrégés, les appels composés et les listes du menu du téléphone. 3 Boutons Touches En fonction de la configuration de téléphone définie par votre administrateur système, ces boutons activent les options de touche affichées sur l'écran du téléphone. 4 Bouton Transfert Transfère un appel. 5 Bouton Conférence Crée une conférence. 6 Bouton Attente Met un appel actif en attente. 7 Barre de navigation et bouton de sélection La barre de navigation vous permet de parcourir des menus et de mettre des éléments en surbrillance. Lorsque le combiné estraccroché, elle permet d'afficher les numéros de téléphone de votre liste Appels composés (flèche vers le haut) ou vos numéros abrégés (flèche vers le bas). Le bouton de sélection (au milieu de la barre de navigation) vous permet de sélectionner un élément en surbrillance. Bruno Baechler / 29 novembre 2010 page 3

4 8 Boutons Ligne 1 et Ligne 2 Ligne 1 sélectionne la ligne téléphonique principale. En fonction de la configuration de téléphone définie par votre administrateur système, le bouton Ligne 2 peut vous permettre d'accéder aux éléments suivants : Ligne téléphonique secondaire Numéro abrégé (bouton de numérotation abrégée) Services en ligne (par exemple, un bouton Carnet d'adresses personnel) Les boutons s'allument pour indiquer les états suivants : Vert, fixe : appel actif Vert, clignotant : appel en attente Orange, clignotant : appel entrant ou appel renvoyé Rouge, fixe : ligne distante en cours d'utilisation (ligne partagée) Rouge, clignotant : ligne distante en attente 9 Bouton Casque Active ou désactive le mode casque. Lorsque le mode casque est activé, le bouton est allumé. 10 Bouton Haut-parleur Active ou désactive le mode haut-parleur. Lorsque le mode hautparleur est activé, le bouton est allumé. 11 Clavier Il vous permet de composer des numéros de téléphone, d'entrer des lettres et de sélectionner des éléments de menu (en entrant le numéro de l'élément). 12 Bouton Coupure micro Active ou désactive le microphone. Lorsque le microphone est coupé, le bouton est allumé. 13 Bouton Volume Contrôle le volume du combiné, du casque et du haut-parleur (décroché), ainsi que le volume de la sonnerie (raccroché). 14 Bouton Messages Compose automatiquement le numéro de votre système de messagerie vocale (variable en fonction des systèmes). 15 Bouton Applications Ouvre ou ferme le menu Applications. Il vous permet d'accéder à l'historique d'appels, aux préférences utilisateur, aux paramètres du téléphone et aux informations sur le modèle de téléphone. 16 Bouton Contacts Ouvre ou ferme le menu Répertoires. Il vous permet d'accéder aux répertoires d'entreprise et personnels. 17 Combiné Combiné du téléphone. Ecran du téléphone 1 En-tête Affiche la date, l'heure et le numéro d'annuaire. 2 Détails de la ligne et autres Lors d'un appel, affiche les détails de la ligne active. En dehors des informations sur le téléphone appels, affiche le libellé de ligne et d'autres informations, telles que les appels composés, les numéros abrégés et les listes du menu du téléphone. 3 Étiquettes des touches Affichent les touches des actions ou fonctions disponibles. Bruno Baechler / 29 novembre 2010 page 4

5 3. Passer un appel Pour passer un appel, utilisez l une des différentes options pour décrocher votre combiné avant ou après la composition du numéro. Composer un numéro avec le combiné décroché Soulevez le combiné et composez le numéro. Composer un numéro avec le combiné raccroché (aucune tonalité) Entrez un numéro de téléphone à l aide du clavier. Ensuite, pour passer l appel, soulevez le combiné. Composer un numéro avec le combiné raccroché Appuyez sur NvAppel et composez le numéro. (avec tonalité) Rappeler le dernier numéro composé Appuyez sur Bis. Conseils Si vous faites une erreur en composant le numéro, appuyez sur pour effacer un ou plusieurs chiffres. Appuyez sur Annuler pour arrêter la numérotation en cours ou raccrochez. RAPPEL: les appels privés commencent avec 90 et le numéro de téléphone (par ex ) 4. Répondre à un appel Pour répondre à un appel, décrochez le combiné. 5. Fin d'un appel Raccrocher le combiné ou pressez la touche FinApp 6. Utilisation du haut-parleur Les téléphones IP Cisco 6921 disposent d un haut-parleur. Pour utiliser le haut-parleur, appuyez sur le bouton pour activer/désactiver le mode haut-parleur. La plupart des opérations que vous pouvez effectuer pour composer un numéro ou prendre un appel déclenche automatiquement le mode haut-parleur, à condition que le combiné soit raccroché et que la touche soit éteinte. Écouter l interlocuteur en utilisant le haut-parleur Appuyez sur la touche, puis raccrochez le combiné. Vous pourrez ainsi entendre l interlocuteur et lui parler. Presser la touche si vous voulez couper le micro Écouter l interlocuteur en utilisant le combiné Soulevez le combiné Désactiver le haut-parleur et raccrocher Régler le volume du haut-parleur Appuyez sur FinApp.. Lorsque le haut-parleur est utilisé, appuyez sur le bouton Volume plus/moins. Bruno Baechler / 29 novembre 2010 page 5

6 7. Utilisation du bouton Attente Un appel peut être mis en attente. Par exemple pour un transfert, pour appeler une autre ligne, etc. L activation de la fonction de mise en attente génère de la musique ou un bip. Pour.. Procédez comme suit : Mettre un appel en attente Sélectionnez l appel que vous souhaitez mettre en Récupérer un appel en attente attente et appuyez sur le bouton Attente. Le bouton de la ligne clignote. Sélectionnez l appel que vous souhaitez récupérer et appuyez sur le bouton Reprend sur l'écran. 8. Transfert d'un appel Le transfert permet de rediriger un appel connecté. La cible est le numéro vers lequel vous souhaitez transférer l appel. Transférer un appel sans l indiquer au destinataire du transfert Informer le destinataire du transfert avant de lui transférer un appel (transférer en consultant) Appuyez sur le bouton transfert, puis entrez le numéro de téléphone cible. Lorsque vous entendez la sonnerie, raccrochez. Appuyez sur le bouton transfert, puis entrez le numéro de téléphone cible. Patientez quelques instants pour laisser le temps au destinataire du transfert de répondre. Si le destinataire accepte le transfert d appel, appuyez de nouveau sur Trnsfer. Si le destinataire refuse l appel, appuyez sur FinApp., puis sur le bouton Attente pour reprendre l appel initial. La personne qui est en attente, à une mélodie pour patienter. 9. Parquer un appel Parquer un appel permet de mettre un appel en attente depuis un téléphone (par ex : le téléphone d un collègue ou du secrétariat) et de pouvoir le reprendre depuis sa propre place de travail. Parquer un appel depuis un téléphone tiers Reprendre un appel parqué depuis sa place de travail Décrocher le combiné pour répondre à l appel, appuyez sur parquer. Retenir le numéro affiché à l écran appel parqué sur 69xx (le numéro de parc n est pas toujours le même et nous en aurons besoin dans l étape suivante!) Décrocher le combiné et entrer le numéro qui était affiché sur le premier téléphone sous appel parqué sur 69xx. Vous êtes maintenant en ligne avec l appelant Bruno Baechler / 29 novembre 2010 page 6

7 10. Renvoi de vos appels vers un autre numéro Le renvoi de tous vos appels vous permet de rediriger tous les appels entrants de votre téléphone IP Cisco vers un autre numéro. Configurer le renvoi d appels depuis votre téléphone Appuyez sur Renvoyer, puis entrez un numéro de téléphone cible. Le message «Appel renvoyé vers <numéro cible>.» s affiche alors à l écran. Annuler le renvoi d appels depuis votre téléphone Appuyez sur Renvoi dés. Le message «appel renvoyé vers <numéro cible>.» disparaît. 11. Historique des appels Historique d'appels vous permet d'afficher les informations concernant les 150 derniers appels sur votre téléphone. Une icône d'appel s'affiche à gauche de l'écran pour indiquer le type d'appel : Reçus Composés En absence Tous les éléments de l'historique d'appels sont intégrés dans une liste et sont classés par heure (du plus récent au plus ancien). La limite est de 150 appels par téléphone et non par ligne. Par exemple, si un téléphone dispose de plusieurs lignes, la limite de 150 appels s'applique à l'ensemble des lignes combinées. Vous pouvez trier la liste Historique d'appels selon les critères suivants : toutes les lignes, chaque ligne ou appels en absence. Vous pouvez également composer un numéro directement à partir de la liste Historique d'appels. Pressez le bouton Application, puis la touche 1 pour Hist appels. Vous avez toute la liste des appels avec une petite icône sur la gauche de l'écran qui indique quel sorte d'appel il s'agit (en absence, composé, reçu). Vous pouvez presser sur le bouton En absence ou Tous les ap pour différencier la liste des appels. Pour voir le détail de l'appel que vous avez sélectionner, presser la touche Autres puis Détails. 12. Répertoire d'entreprise Pour accéder au répertoire d'entreprise, pressez le bouton Contact, puis la touche 2 Répertoire d'entreprise. Vous pouvez ainsi faire des recherches (prénom, nom ou numéro d'appel) dans le répertoire d'entreprise et composer le numéro recherché (touche Composé ou en décrochant le combiné). Bruno Baechler / 29 novembre 2010 page 7

8 13. Accès à la configuration de votre téléphone VoIP via le web Vous pouvez accéder à la configuration de votre téléphone VoIP via le lien suivant: Une description précise de cette utilisation est mise sur le site du service informatique (http://sinfo.hefr.ch), rubrique Documentation/Téléphonie. 14. Guide d'utilisation du téléphone Vous trouvez sur le site du service informatique (http://sinfo.hefr.ch), rubrique Documentation/Téléphonie le guide d'utilisation (résumé) de votre téléphone. Vous trouvez sur la page web de configuration de votre téléphone via le web (http://phone.hefr.ch) le guide d'utilisation (complet du fournisseur) de votre téléphone. 15. Problèmes téléphoniques Si vous avez des problèmes avec votre téléphone VoIP, veuillez faire un "ticket" pour le helpdesk. Utilisez le lien: Ne pas oublier de mentionner tous les détails du problème (No du téléphone, No de l'appelé, de l'appelant, etc ). Bruno Baechler / 29 novembre 2010 page 8

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