Compte-rendu de la réunion de Bureau du lundi 3 octobre 2015

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1 Compte-rendu de la réunion de Bureau du lundi 3 octobre 2015 Par Emmanuelle Manceau 7 membres présents : Agnès Girard, Camille Beaumont, Nicolas Chartier, Emmanuelle Manceau, Serge Delignières. Fabien Priou, Bruno Delahaye. Réunion préparée et animée, comme toutes les autres, par Agnès Girard. Réunion précédente : Jeudi 3 septembre 2015 Prochaine réunion : Lundi 9 novembre 2015 Ordre du jour : - Evènements depuis la dernière réunion - Fédération, Ligue et Comité Départemental - Bilan de la rentrée - 3D - Compétiteurs et quotidien - Communication, site web et tenue de Club - Finances - A prévoir - Dossiers en cours - Compétition salle 21 et 22 novembre Pot de rentrée 1. Depuis la dernière réunion : Emilie, jeune licenciée de l année dernière, était sélectionnée pour l école de tir départementale, mais cela ne l a pas fait changer d avis, elle ne se réinscrit pas cette année. La Mairie de Cesson-Sévigné a organisé la réunion «Grandes Manifestations» le 17 septembre dernier afin de discuter des différents évènements organisés par les clubs de la Ville. Nicolas et Fabien étaient présents, ils nous confirment que les dates de nos compétitions ont bien été enregistrées. Nous avons également reçu le compte rendu de la Mairie. Agnès a rédigé un courrier au Maire, avec en copie M. Savignac, pour annoncer les podiums France de Maryse de cet été. Elle a insisté sur le fait que, même s il s agit de compétitions vétérans, il s agit tout de même de sport de Page 1

2 Haut Niveau. Le courrier a été apporté par Sophie en Mairie. Nous avons reçu une réponse succincte de M. Savignac, précisant qu il en discuterait lors de sa rencontre annuelle avec Agnès et Serge. Le Pôle Kayak France a emprunté le 3 octobre plusieurs arcs et flèches pour leur manifestation sportive interne, ils les rapportent semaine prochaine. Ils ont bien accepté de signer la décharge et de faire un chèque de caution. La FFSE, qui souhaitait organiser une compétition et nous emprunter du matériel via Daniel Boivin, a finalement annulé sa compétition depuis bien longtemps, ils n ont donc plus besoin de matériel. Concernant Via Silva, la Ville organise une réunion jeudi 8 octobre. Bruno a été à une réunion similaire il y a 15 jours mais n a rien appris de particulier, il essaie d assister à celle du 8 octobre, pour voir s il y aura des informations supplémentaires. Agnès a eu un mail d Emilie Chevalot pour préciser qu elle ne se réinscrivait pas cette année. Un jeune de Lorraine, Tristan, souhaite être transféré chez nous cette année, nous l avons rencontré au forum et à la 1ere porte ouverte ainsi qu à un entrainement en septembre. Par contre, nous n avons plus de nouvelles depuis, or le 1 er octobre est passé, il n est donc plus assuré. Le Bureau rappelle qu un archer, tant qu il n est pas inscrit officiellement à la FFTA (donc assuré), ne peut pas tirer. Cette année, nous n avons pas eu de nouvelles du Marathon Vert, qui nous demandait habituellement des bénévoles. Le circuit aurait changé, donc il n y aurait pas besoin de bénévoles. Nous avons eu plusieurs soucis avec l alarme de Beausoleil depuis la rentrée. La gendarmerie s est déplacée 2 fois car elle a été prévenue d une alarme sur son téléphone, or, de notre côté, nous n avons jamais entendu d alarme à la salle. Agnès a informé la Mairie de ces soucis. 2. Fédération, Ligue et Comité Départemental : La réunion de rentrée du Comité Départemental a eu lieu vendredi 19 octobre. Agnès, Fabien et Nicolas y étaient. Dans les informations importantes il faut noter que, dorénavant, les poussins sont acceptés aux compétitions, il n y a pas de candidats arbitres cette année, les anciens trispots sont encore autorisés (doubles zones 10 pour classiques et poulies). Suite à l absence de formation d assistant entraineur en Bretagne cette année, le CD a demandé à ce qu on lui fasse remonter les personnes intéressées pour devenir assistants entraineurs. Agnès a rediscuté avec les 5 personnes toujours intéressées, et envoyé leur nom. Elle va également faire un courrier écrit au Président de Ligue (Jean- Pierre Gréciet) pour expliquer que nous nous étonnons qu il n y ait pas de formation d assistant entraineur cette année. 3. Bilan de la rentrée Le Bureau note que, cette année, de nombreuses personnes supplémentaires se sont beaucoup impliquées et que, globalement, la rentrée s est mieux passée que ce que l on craignait compte tenu de toutes les perturbations annoncées. Le Bureau apprécie cet engagement et remercie chacun. Il remercie particulièrement Emmanuelle pour sa contribution dans la saisie des inscriptions cette année et il l a même applaudie en séance! Actuellement, nous sommes 75 inscrits dans le Club, 3 de moins que l année dernière à la même époque, mais plus que les 12 autres dernières années au moins. Bilan des portes ouvertes : Les débutants se sont inscrits très rapidement cette année, nous avons dû fermer leurs inscriptions rapidement. Or, lors de la 4eme porte-ouverte, nous avons eu beaucoup de 1 er contact. Le Bureau se Page 2

3 demande donc s il faut vraiment maintenir la 4eme porte ouverte, car le groupe de débutants déjà quasi-complet et nous avons dû refuser du monde. Après discussion, il semble préférable de maintenir la 4eme porte-ouverte, dans le cas où nous ne ferions pas le plein de débutants aussi rapidement les années à venir. Pour l année prochaine, il faudra bien insister sur la communication, notamment l importance de faire faire rapidement son certificat médical et de ne pas trainer à s inscrire. Bilan du forum : Cette année, nous avions beaucoup d affiches mais les horaires des portes ouvertes n étaient pas indiqués sur la fiche Bienvenue au Club. Comme cette fiche est déjà bien complète, il a été proposé de faire des stickers pour l année prochaine, indiquant les dates des portes ouvertes et les communications importantes. Le Bureau remercie toutes les personnes qui se sont impliquées pour la rentrée. Bilan de l inauguration du Bois de la Justice : Globalement, les archers présents ont vu très peu de monde en dehors des clubs représentés lors de l inauguration (athlétisme par exemple), mais la demi-journée sous le soleil a été agréable pour les organisateurs et la Mairie a apprécié notre engagement. Un grand merci à Jacques pour avoir pris la responsabilité de l organisation en l absence d Agnès! 4. 3D Agnès a beaucoup parlé avec Alain Martin, qui s est réinscrit cette année et qui possède un arc chasse. Elle lui a expliqué que nous étions en standby avec la commission 3D faute de bénévoles motivés par le 3D. Etant donné l arrivée de nouveaux archers dans le Club, nous ne nous retirons pas encore de la commission, pour l instant. Mais il faut bientôt prendre une décision. 5. Compétiteurs et quotidien La sophrologie a redémarré pour la 3eme année, c est Maryse qui gère. La mairie a demandé à Agnès de confirmer le listing de tous les gens du Club ayant un badge d accès aux gymnases de la Ville. Elle a confirmé que le listing envoyé est conforme, mais elle a également précisé que cela pourra changer dans les semaines à venir suite à l arrivée de nouveaux membres dans le Bureau. Le Bureau voit pour une répartition plus utile des badges. Cette année et à ce jour, le seul arbitre du Club réinscrit est Cédric (arbitre-assistant). Agnès a contacté Maïwenn par mail pour avoir de ses nouvelles et connaître ses projets vis-à-vis du Club. Elle a également appelé Richard qui lui a promis de s inscrire avec une licence sans pratique. Nous rappelons qu il est indispensable d avoir un arbitre fédéral dans le Club pour pouvoir organiser une compétition. Les séances avec Agnès Bablée ont repris, elles sont au même prix pour le Club que l année dernière. Les séances n ont pas été faciles à caser, elle a cependant confirmé les dates de novembre : 5 et 19 novembre. Pour rappel, le jeudi 17 décembre a aussi été confirmé. Serge doit amener, pour la prochaine réunion de Bureau, le prix des broches et portes clés à l effigie du Club. Le pot pour fêter les 3 médailles en Championnat de France de Maryse aura lieu lundi 19 octobre, le 1 er lundi des vacances de la Toussaint, car il n y a pas d autres dates possibles. Serge doit prévoir les courses car, après le pot du 12 octobre, les réserves auront diminué. Page 3

4 Lors de la prochaine réunion de Bureau, il faudra parler du Stramit de l annexe du Palais des Sports, car le changement est prévu en décembre. 6. Communication, site Web, Tenue de Club Emmanuelle a rencontré lors de la 1ere porte-ouverte le correspondant Ouest France sur Cesson-Sévigné, qui a ensuite rédigé un article sur Maryse dans le Ouest France du 11 septembre. Ella avait également prévu des articles pour le CIM du 1 er septembre et celui du 15 septembre. Or, dans le CIM 1 er septembre, nous n avons eu que 4 lignes, l article écrit n a pas été publié. Dans le CIM du 15 septembre, l article proposé a été remanié, avec un mélange de l article proposé pour le CIM du 1 er septembre. Emmanuelle voit avec le CIM pour que, en cas de remaniement, il nous fasse valider les modifications. Pour les tenues de Club, nous recommandons chez CMP. Maryse a photocopié les bons de commande à l OCC, et présentera les tenues lors du pot du 12 octobre. Merci Maryse! 7. Finances Attention, le dossier associatif de demande de Subventions est à rendre de plus en plus tôt. Agnès l a récupéré le 1 er octobre, il s agit du même que l année dernière. Il demande notamment un relevé de nos comptes, Serge doit l envoyer à Agnès. Nous devons également faire un bilan des activités 2015 et faire un point sur ce qui est prévu en Le Bureau a fait le point : Par rapport à l année dernière, il faut, par exemple, ajouter l organisation d un challenge interne, la formation de 5 assistants entraineurs, parler de l Escale, du prêt de matériel auprès du kayak. Nous précisions également que nous travaillons sur le futur label. Le dossier est à finaliser rapidement pour fixer une date rendez-vous au plus tôt (maxi vendredi 23/10) avec M. Savignac. Agnès proposera plusieurs dates à M. Savignac pour leur rendez-vous annuel, en fonction de ses disponibilités et celles de Serge. L Escale a fait le chèque pour la manifestation d aout, Serge doit passer le chercher à la boite aux lettres de l OCC. Concernant l achat de Stramit via le CNDS, le Comité Départemental nous a informés qu il avait une réunion avec eux le 13 octobre prochain. Camille regarde si nous avons besoin de faire une commande auprès de la FFTA (flèches de progression, passeport, ). L inventaire du club a été fait il y a 2 ans mais nous avons beaucoup investi depuis, il faut donc le mettre à jour. Serge s en charge. Serge est retourné à la banque pour les nappes et gobelets CMB. Ce n est pas encore arrivé, le banquier lui a dit que cela serait prêt pour notre compétition salle. Serge semble craindre que ce ne soit pas gratuit. 8. A prévoir Le Bureau a fixé les prochaines réunions de Bureau : outre les 9 novembre et 14 décembre déjà programmées, elles auront lieu les 18 janvier, 22 février et 14 mars. Le Tir au Roy est fixé au samedi 16 janvier Page 4

5 Pour les vacances de la Toussaint, le tableau de présence de débutants a été affiché. Le Bureau a fait le point sur ses absences respectives et sur les encadrements durant les vacances. 9. Dossiers en cours OCC : Serge et Agnès se proposent de rencontrer Christophe un samedi sur le créneau 9h30 11h30. Logiciel label : Nous attendons le retour de Michel pour récupérer le logiciel Label de cette année, ce qui nous permettra d estimer nos points Label pour l année prochaine. Sponsoring : Ce dossier est en standby. Assurance Matériel : Serge doit relancer la trésorière de l OCC pour avoir une attestation. Satellite et compétition extérieure : Suite à la réunion du CD où ont été fixées les dates des Championnats de Bretagne, les dates des Challenges (*3) et des FITA, il reste les weekends du 30 avril - 1 er mai ou de la pentecôte pour organiser une autre compétition. Coté Mairie, lors de la réunion «Grandes Manifestations», la date retenue par la Mairie est le 4 juin (or au CD, le 4 juin c est un Challenge). Il faudrait donc choisir entre les 3 dates proposées par le CD, et refaire valider par la Mairie. Or, le 1 er mai ne sera certainement pas possible pour la Mairie car c est férié et peu de personnes travaillent. Le weekend de la pentecôte, c est le Club qui manque toujours de bénévoles. Il resterait donc le samedi 30 avril, mais cela impliquerait de faire un seul départ l après-midi (il n est pas possible d installer la veille). Fabien doit voir avec le Satellite si cela vaut encore le coup pour cette année. Le Bureau pense qu il faut cependant maintenir le projet d organisation du Championnat de Bretagne Fédéral de l année prochaine, car la Ligue est prioritaire sur le CD sur le choix de la date. Recompétisation : Le Bureau souhaite maintenir le challenge interne, éventuellement avec duels, et augmenter les inscriptions de jeunes aux compétitions. Nicolas doit faire un tableau. Via Silva : Agnès a relu le dossier complet. Dans le dernier CIM, il est indiqué que les équipements seront situés au plus proche des habitations et dans le parc de Boutdebois. Rendez-vous avec M. Savignac : le Bureau a fait le point sur ce qui doit être abordé lors de la réunion. 10. Compétition salle 21 et 22 novembre 2015 La boite mail a été créée, Fabien a accepté d être greffier, il sera aidé de Sophie. Cédric a accepté de prêter son camion. Agnès a envoyé le mandat à Jean Louis pour validation, mais n a pas encore eu de réponse, elle le relance. Serge revalide la réservation des cui-cui avec Bretagne Archerie. L autorisation de buvette est arrivée le 1 er octobre et le matos demandé à la mairie est ok. Attention, suite au changement autorisant les poussins en compétition, Agnès a remis à jour le tableau listant les récompenses possibles à prévoir (en fonction des catégories inscrites). Page 5

6 Il faut réclamer les trophées Challenge, Fabien s en charge : Fougères possède le trophée du Challenge classique, et Rennes celui du Challenge jeunes. Le Trophée du Challenge poulies est chez nous! Comme vu l année dernière, on supprime les promotions (1ere année de compétition). Pour la meilleure flèche, on conserve le tir sur la citrouille. Serge les imprime et Agnès les prépare. Les petits cadeaux seront les portes clés du Club (il faut en prévoir 16). Faire attention aux étiquettes des chaises que nous avions égarées l année dernière. Il faut mettre à jour le logiciel pour le greffe, mais pour cela, on attend le retour de Michel. Thierry a commencé à faire l historique sur PC de la consommation de blasons par compétition. Pour les trispots, l année dernière 42 archers ont tirés sur trispot (26 poulies et 16 classiques). Actuellement, Il en reste 150, c est donc un peu trop juste. Nous allons donc acheter des trispots spécifiques poulies (environ 150). Les lettres de couleur différente pour distinguer les classiques des poulies ne sont donc plus nécessaires car les trispots seront différents. Agnès rappelle qu il faut prévoir large pour les blasons, et que cette année il faut des blasons de 80 également pour les poussins. Concernant les poussins, il faudra également un chevalet à 1m10. L invitation aux officiels sera envoyée au Maire, à M. Savignac, à M. Lohou, et au Président de l OCC. Nicolas prépare les courriers. Le tableau de disponibilités des bénévoles sera à afficher après le pot de rentrée et la communication Club sera faite par Michel. Le tableau DRH sera à afficher rapidement, car on ajuste mieux le rôle de chacun quand c est affiché en avance. Pour la buvette, le Bureau a relu les commentaires de 2014 pour anticiper et ne pas reproduire les problèmes de l année dernière. Il faut acheter du scotch bleu pour le marquage, ainsi que 2 autres rouleaux d une autre couleur. Agnès s en charge. Agnès va discuter du problème de l alarme avec l une des secrétaires de la Mairie. En effet, habituellement, nous débadgeons afin de verrouiller l ouverture principale de la salle. Pour rappel, l année dernière, ce débadgeage avait coupé les lumières de la salle. De plus, cette année, il risque d y avoir un problème avec l alarme. Concernant la communication, Emmanuelle envoie les dates de notre compétition pour qu elles apparaissent dans les «dates à retenir» du CIM du 1 er novembre. Elle prépare également un article pour le CIM du 15 novembre, et contacte Ouest France pour leur annoncer l évènement. Fabien contacte le Vidéo Club de Cesson-Sévigné pour savoir s ils seraient intéressés par la réalisation d une vidéo sur le tir à l arc, cela nous permettrait de mettre à jour notre stock de vidéo un peu vieillissant. 11. Pot de rentrée lundi 12 octobre Agnès va envoyer un mail pour rappeler le pot à l ensemble du Club. Le Bureau a revu ensemble l ordre du jour pour cette réunion-pot. Le Trombinoscope est à faire, Nicolas s en charge. Serge imprime les quelques exemplaires nécessaires. Afin de ne pas trop rallonger la présentation du Club initiale, il n est pas prévu de faire un tour de table, mais Agnès donnera la parole aux gens du Bureau. Page 6