Mon compte : gérer les tâches administratives

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1 Page 1 Mon compte : gérer les tâches administratives 1 Un compte Kiubi : des sites Kiubi Les formules La période d essai Créditer le site...4 Vous n avez plus assez de crédits? Changer de formule Supprimer le site Les factures Les utilisateurs Ajouter un utilisateur Les profils utilisateurs Les droits optionnels Les domaines Gérer les noms de domaine La procédure dans Kiubi Configurer la zone DNS Rediriger les mails Configurer la zone DNS La procédure dans Kiubi Les principaux dépositaires Les sauvegardes L espace prestataire et webmaster Les différents contacts Contact commercial du compte Contact technique du compte (seulement avec le type de compte Prestataire) Les informations de la société Rédiger un message pour le tableau de bord...22

2 Page 2 Via le bouton Mon compte, situé en haut à droite de votre console d administration, vous accédez à l espace qui permet de piloter et contrôler les tâches administratives et financières de votre site internet. C est ici que vous allez (entre autre) créditer votre site, gérer les utilisateurs et rediriger vos noms de domaines.

3 Page 3 1 Un compte Kiubi : des sites Kiubi Cette interface d administration vaut pour un compte Prestataire ou Webmaster. Dans la barre latérale de droite vous visualisez vos Crédits Kiubi restant, ceux offerts et votre espace de stockage. Le profil Editeur peut créditer le site, mais il ne visualise pas les Crédits Offerts pour les raisons suivantes: Les Crédits Offerts Kiubi sont propres au compte, c'est-à-dire que seul le propriétaire du compte (Administrateur ou Webmaster) peut les voir et les utiliser. Les Crédits Kiubi, sont propre au site c'est-à-dire qu un Editeur peut créditer le site, mais les Crédits Offerts seront rattachés au compte. Par exemple, un Administrateur (prestataire web propriétaire d un compte Kiubi ) peut déléguer cette tâche aux Editeurs respectifs de ses sites (ses clients), et recevoir les Crédits Offerts pour ouvrir d autres sites (notion de «pot commun»). Par conséquent dès que vous créditez votre compte (pour renouveler votre location ou pour acheter des options), Kiubi vous offre, en fonction du montant crédité, jusqu'à 20% de crédits en plus :

4 Page 4 2 Les formules 2.1 La période d essai Lorsque vous ouvrez un site, vous avez une période d essai de 30 jours. Les 3 premières formules (Découverte, Présence, Entreprise) ont alors toutes les fonctionnalités de la formule Entreprise avec une limitation de 50Mo. Les autres formules (Catalogue et e-boutique) disposent de leurs fonctionnalités respectives et disposent également de 50Mo. Pour augmenter l espace de stockage, il suffit de créditer le site. Cependant, vous ne serez débité qu à la fin de la période d essai. Il y aura donc, suivant les cas, une régularisation effective. Retrouvez dès à présent des exemples de cas pratiques sur le site d aide : 2.2 Créditer le site Kiubi est une offre locative mensuelle pré-payée, c'est-à-dire que vous créditez pour le mois suivant. Vos crédits sont débités tous les 1ers du mois, et selon que vous changez de formule, ouvrez un compte ou un site, des régularisations auront lieu. Il est important de rentrer dans la logique où l on achète des Crédits Kiubi et non une durée de location (bien que l équivalence soit précisée en mois). Si nous insistons sur ce point c est que les Crédits Offerts découlent de ce principe. En effet, à chaque fois que vous créditez votre compte (pour renouveler votre location ou pour acheter des options), Kiubi vous offre, en fonction du montant crédité, jusqu'à 20% de crédits en plus! (cf. 1. Un compte Kiubi : des sites Kiubi ). Vous êtes libre de créditer quand vous le souhaitez en choisissant le montant directement depuis votre console d administration : Mon compte / Formules.

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6 Page 6 Pour créditer votre site, vous pouvez utiliser les Crédits Offerts que vous avez accumulés (visualisables dans la barre latérale de droite). Quant aux nouveaux Crédits Offerts, ils se basent sur la valeur des crédits achetés - l'utilisation des Crédits Offerts pour payer. Si le Total HT à payer en ligne est inférieur à 100,00, vous ne bénéficierez pas des nouveaux Crédits Offerts. C est pourquoi, plus vous utiliserez des crédits précédemment offerts pour payer, plus vous vous rapprocherez du seuil des 100,00 et moins vous aurez de nouveaux Crédits Offerts (cf. 1. Un compte Kiubi : des sites Kiubi ). Par conséquent, en créditant un minimum de 100,00, vous avez tout à y gagner! Vous pouvez bien entendu utiliser un maximum de crédits précédemment offerts pour créditer votre site, tant que le Total HT à payer en ligne est au minimum de 10,00. Enfin, comme un Administrateur ou un Editeur peut créditer le site, vous avez le choix d adresser la facture au contact principal du compte (Mon compte / Espace prestataire ou webmaster) ou au contact principal du site (Préférences de la Console d'administration). Vous accédez à un récapitulatif de la commande que vous pouvez valider (pour atteindre le paiement en ligne sécurisé) ou modifier.

7 Page 7 Vous n avez plus assez de crédits? Si vous êtes dans la situation où vous n avez plus assez de crédit pour le mois suivant et que vous ne créditez pas, tous vos Crédits Kiubi seront utilisés au jour le jour, jusqu à ce qu il n y en ait plus du tout. Des notifications par mail vous seront envoyées en parallèle : 30 jours avant 15 jours avant 7 jours avant la veille le jour même (où vous n avez plus de crédit) A partir du jour même votre site est désactivé, et seule la console d administration reste accessible pendant 20 jours pour que vous puissiez créditer le site. Au terme des 20 jours votre site et toutes ses données seront entièrement supprimés. Cette opération est irréversible. 2.3 Changer de formule Kiubi vous permet à tout moment de changer de formule, sans engagement dans la durée de votre part (Mon compte / Formules) :

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9 Page 9 Sélectionnez la formule de votre choix. Vous aurez alors un aperçu de la date jusqu à laquelle vos crédits actuels maintiennent votre site actif et la régularisation éventuelle à effectuer. Prenons l exemple où vous étiez en formule e-boutique et avez basculé en formule Catalogue le 23 Mars. Nous avons vu que Kiubi débite le 1er du mois (pour le mois à venir et non le mois passé) et que par conséquent, dans certains cas, des régularisations étaient à mettre en place. Il est précisé, dans le récapitulatif, que vous serez crédité de 2 crédits Kiubi pour régulariser les 7 jours restants avant la fin du mois. Comme vous avez été débité le 1er Mars de 65 crédits Kiubi (formule e-boutique) et que le 23 vous avez changé pour une formule inférieure à 55 crédits Kiubi (formule Catalogue), vous devez récupérer les crédits qui vous ont été débité le 1er Mars dans le cadre de la formule supérieure. Par conséquent, jusqu à la fin du mois il vous reste 6 jours en formule Catalogue, ce qui correspond à une récupération de 2 crédits Kiubi. Remarque : à l inverse, si vous étiez passé de la formule Catalogue à la formule e-boutique, vous auriez été débité de crédits Kiubi supplémentaires le mois suivant.

10 Page Supprimer le site Vous pouvez supprimer le site directement depuis Mon compte / Formules. Cette action est accessible seulement pour les administrateurs s il y a plus de 1 site ouvert sur le compte. Attention, la suppression est immédiate et définitive, aucun retour en arrière n'est possible, les sauvegardes sont également supprimées, tous commes les crédits Kiubi rattachés à ce site. 3 Les factures Ici sont stockées les factures propres à la location d un site. Dès que vous créditez votre site, une facture s enregistre. Vous pouvez la télécharger au format.pdf. Sur le site d aide en ligne, retrouvez plus d informations sur les factures :

11 Page 11 4 Les utilisateurs Kiubi vous permet de créer des utilisateurs selon différents profils (Administrateur, Éditeur, Rédacteur) ayant accès à un ou plusieurs sites internet de votre compte. Les Utilisateurs sont propres au compte. Par conséquent, sur un même compte, les utilisateurs ne sont pas forcément rattachés aux mêmes sites. Remarque : les utilisateurs peuvent également se connecter avec leur identifiants sur le site internet (Front Office)

12 Page Ajouter un utilisateur Lorsque vous ajoutez un utilisateur vous devez renseigner les informations propres à l'utilisateur : Attention : les Informations utilisateur relèvent du compte. Par conséquent, si vous les modifiez, la modification se répercutera sur tous les sites liés au compte. Vous pouvez donc créer un nouvel utilisateur ou rattacher un utilisateur existant en le sélectionnant dans le menu déroulant (dans ce cas là : vous verrez que automatiquement l encadré vert sera renseigné).

13 Page Les profils utilisateurs Les Administrateurs ont tous les droits sur tous les sites du compte. Ils sont les seuls à pouvoir ouvrir un nouveau site, créer un utilisateur ayant accès à plusieurs sites du compte et accéder à l'espace prestataire ou webmaster. Attention : par mesure de sécurité un nouvel Administrateur est rattaché à tous les sites suivants sa création en tant que Utilisateur. Pour être rattaché aux sites existants bien avant, seul un administrateur plus ancien pourra le faire. Les Éditeurs ont tous les droits mais ils ne peuvent accéder qu'aux sites dont ils sont les éditeurs. L Espace prestataire ou webmaster leur est inaccessible. Les Rédacteurs ont des droits restreints, ils ne gèrent pas le compte et ne peuvent accéder qu'aux sites dont ils sont les rédacteurs. Attention : les Editeurs et les Rédacteurs ne peuvent ni ouvrir un nouveau site, ni voir les Crédits Offerts Les droits optionnels Disponibles pour le profil Editeur et Rédacteur : cochez/décochez simplement les fonctions pour en attribuer ou non les droits. Editeur : vous êtes un professionnel du web ayant ouvert un compte Kiubi où plusieurs sites sont désormais rattachés. Pour l un de ces sites vous créez un profil destiné à un référenceur. Vous lui assignez le profil Editeur, avec les droits optionnels suivants : accès au Site web, Blog, Catalogue et possibilité de gérer le Référencement.

14 Page 14 Rédacteur : Vous êtes le webmaster d une entreprise et souhaitez rattacher à votre site internet des personnes du service Communication pour gérer les services Site web et Blog. Vous allez donc créer des profils Rédacteurs et leur assigner les droits suivants : modifier l Apparence, et accéder au Site web et au Blog. Suivant le degré d autonomie que vous leur accordez, vous pouvez ajouter l accès aux services Marketing et Modules.

15 Page 15 5 Les domaines 5.1 Gérer les noms de domaine A partir de la formule Présence de Kiubi, il est possible d associer un ou plusieurs noms de domaine à votre site internet. Kiubi ne propose pas à l'heure actuelle de procédure de dépôt de nom de domaine, vous devez passer par un dépositaire. Une fois le dépôt effectué, votre dépositaire vous donne accès à une interface vous permettant de configurer la zone DNS de votre domaine La procédure dans Kiubi Mon compte / Domaines L ouverture d un site internet sous Kiubi se fait 100% en ligne et en seulement quelques minutes. Par conséquent, vous disposez initialement d une adresse en sous domaine "domaine.kiubi-web.com", pour réaliser directement votre site. Toutefois, vous pourrez associer par la suite un ou plusieurs noms de domaine à votre site internet, et faire ainsi de "kiubiweb.com" un nom de domaine secondaire. Kiubi ne proposant pas à l'heure actuelle de procédure de dépôt, vous devrez passer par un dépositaire pour enregistrer vos autres noms de domaine. Une fois le dépôt effectué (la confirmation de dépôt peut prendre plusieurs jours) ces prestataires vous donnent accès à une interface vous permettant de «rediriger» votre nom de domaine vers une autre adresse (Configurer la zone DNS) Une fois validée, cette redirection peut prendre 24h à être opérationnelle. Côté Kiubi, veillez à ajouter les noms de domaine que vous avez déposé et à en choisir un comme domaine principal (Kiubi fera automatiquement des redirections HTTP 301 des noms secondaires vers le principal).

16 Page 16 Remarque : votre adresse d'origine votrenomdedomaine.kiubi-web.com restera toujours valable et n'est pas éditable Configurer la zone DNS Définir l enregistrement A Directement dans l interface de votre dépositaire, définissez un enregistrement de type A de votre domaine pour le serveur de Kiubi. Vous trouverez l adresse IP du serveur de Kiubi dédié aux noms de domaine dans votre console d administration. Exemple : Nom / Champ Type Cible / Valeur A Remarque : Généralement le domaine est défini par défaut avec les www. Définir les enregistrements CNAME Pour chaque sous-domaine de votre domaine de type A, vous devez définir un enregistrement CNAME qui cible votre domaine de type A. Exemple :

17 Page 17 Nom / Champ Type Cible / Valeur A blog.mon-domaine.com CNAME aide.nom-domaine.com CNAME Remarque : Certains dépositaires ne définissent pas par défaut le domaine de type A avec les www. Dans ce cas, il est nécessaire de définir un enregistrement de type CNAME pour le domaine de type A avec les www. Exemple : Nom / Champ Type Cible / Valeur mon-domaine.com A blog.mon-domaine.com CNAME nom-domaine.com aide.nom-domaine.com CNAME nom-domaine.com CNAME nom-domaine.com Remarque : Certains dépositaire permettent la création d un joker permettant de définir automatiquement tous les sousdomaines afin qu ils ciblent le domaine de type A. Exemple : Nom / Champ Type Cible / Valeur A A Rediriger les mails

18 Page 18 A partir de la formule Présence de Kiubi, il est possible de créer des adresses s à partir de n'importe lequel de vos noms de domaines et de rediriger les s reçus vers une autre adresse de votre choix. Vous pouvez également créer un catchall par domaine qui redirigera tous les s destinés à toutes les adresses de votre nom de domaine vers une seule adresse de votre choix. Comme pour les noms de domaine, votre dépositaire vous donne accès à une interface vous permettant de configurer la zone DNS de votre domaine. Attention : Kiubi ne permet pas de créer des comptes POP ou SMTP, mais seulement de rediriger une adresse vers une autre adresse Configurer la zone DNS Définir l enregistrement MX Directement dans l interface de votre dépositaire : définissez un domaine de type A dédié aux s (exemple : mx.mon-domaine.com) pour le serveur de Kiubi. Vous trouverez l adresse IP du serveur de Kiubi dédier aux s dans votre console d administration. définissez un enregistrement de type MX de votre domaine vers le domaine dédié aux s. Exemple : Nom / Champ Type Cible / Valeur mx.mon-domaine.com A mon-domaine.com MX mx.mon-domaine.com ou, dans le cas d un joker : Nom / Champ Type Cible / Valeur mx.mon-domaine.com A MX mx.mon-domaine.com

19 Page 19 Noms de domaine + s A titre d exemple, si vous définissez un nom de domaine ainsi que vos s, vous devriez obtenir chez votre dépositaire une configuration du type : Nom / Champ Type Cible / Valeur A mx.mon-domaine.com A mon-domaine.com MX mx.mon-domaine.com La procédure dans Kiubi En définitive, si vous n avez pas de nom de domaine, vous ne pourrez pas rediriger vos mails. Vous pouvez à nouveau ajouter une nouvelle adresse Les principaux dépositaires Vous trouverez auprès des principaux dépositaires des tutoriaux vous permettant de configurer les zones DNS :

20 Page 20 AMEN OVH GANDI 1&1 Nom de domaine : Les sauvegardes Kiubi sauvegarde automatiquement l'intégralité de votre site une fois par jour (entre 00h et 01h). Chaque jour cette sauvegarde écrase la précédente. Cependant, est conservée une sauvegarde par semaine sur les trois dernières semaines. Vous pouvez à tout moment créer un point de sauvegarde qui remplacera la dernière sauvegarde effectuée. Attention : la restauration d'une sauvegarde entraînera la perte de toutes les données qui ont été ajoutées au site entre la date de la sauvegarde et la date de sa restauration! Les données non perdues lors de la restauration sont : les membres, les commandes, et toutes les informations liées au compte Kiubi (utilisateurs, noms de domaine, informations société, ). Ces sauvegardes sont basées sur le contenu du site : sur ce dont vous avez accès (l activité des Utilisateurs dans la console d administration et l activité des Membres sur le site internet).

21 Page 21 D un point de vue sécuritaire et technique, nous effectuons en interne une sauvegarde de tous les comptes et sites Kiubi confondus toutes les 7h au maximum. Par conséquent, sans entrer dans les détails, n ayez crainte quant à la protection de vos données et de votre activité sur le web : nous protégeons Kiubi de toute part! 7 L espace prestataire et webmaster Attention : ces informations dépendent du type de compte Prestataire ou Webmaster. Cet espace est réservé ; seuls les Prestataires et Webmasters d un compte Kiubi y ont accès. Grâce à cet espace (commun à tous les sites du compte) vous allez pouvoir communiquer avec vos clients et vos utilisateurs par l intermédiaire de leur tableau de bord. Cet espace contient aussi toutes les informations administratives relatives à votre compte. 7.1 Les différents contacts Contact commercial du compte Les informations apparaissent en haut à droite du tableau de bord de la console d'administration de tous les sites de votre compte. Veillez donc à ce que les informations indiquées soient toujours valides! Attention : le contact commercial est aussi le propriétaire du compte Kiubi qui gère l ensemble des sites Contact technique du compte (seulement avec le type de compte Prestataire) Les informations apparaissent en haut à droite du tableau de bord de la console d'administration de tous les sites de votre compte. Veillez donc à ce que les informations indiquées soient toujours valides!

22 Page 22 Pour ces deux contacts, vous pouvez renseigner une adresse Skype. 7.2 Les informations de la société Coordonnées Les coordonnées de la société propriétaire du compte, et en charge de la gestion des sites internet. Ces informations sont utilisées pour produire les documents contractuels (informations légales, bons de commandes). Elles engagent votre responsabilité. Informations légales Informations sur la société propriétaire du compte, et en charge de la gestion des sites internet. Ces informations sont utilisées pour produire les documents contractuels. Elles engagent votre responsabilité. Remarque : l onglet Société est facultative dans le cas d un compte Webmaster. 1.1 Rédiger un message pour le tableau de bord Kiubi vous permet d'afficher un message qui apparaîtra en première position sur le tableau de bord de la console d'administration de tous les utilisateurs de tous les sites rattachés à votre compte.

23 Cela vous permet par exemple de mettre en avant vos nouvelles prestations ou l'actualité de votre entreprise. Page 23

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