PVCA Page i. 1. Présidium PROPOSITION CA PROPOSITION CA

Transcription

1 ORDRE DU JOUR DE LA RÉUNION DU CONSEIL D ADMINISTRATION DE L ASSOCIATION DES ÉTUDIANTS DE POLYTECHNIQUE INC. TENUE LE JEUDI 31 MARS 2011 À 18H30 AU B Présidium PROPOSITION CA PROPOSITION CA Élections/Démissions PROPOSITION CA Bilan Poly-Bash Hiver 2011 Présentation du bilan. 4. Bilan Tournoi d échecs de Poly-Jeux Présentation du bilan. 5. Bilan Convention de jeux de rôles Présentation du bilan. 6. Budget Projets spéciaux Polysphère PROPOSITION CA π Budget rafting 2011 de Polysport (Olivier Boisvert) PROPOSITION CA π 7. Administrateur Réseau PROPOSITION CA Organisation Jeux de Génie 2013 (Patricia Boivin) PROPOSITION CA Fonds du 50 e anniversaire de l AEP PROPOSITION CA PROPOSITION CA Révision du processus électoral PROPOSITION CA PROPOSITION CA (1) PROPOSITION CA PROPOSITION CA Adoption du PVCA PROPOSITION CA TDO 13. TDC 14. Questions 15. Règlement du FAIE Page i

2 PROPOSITION CA Rapport sur les clés USB (Lucas Poncelet) 16.π Eau embouteillée à poly (Daniel O Brien) 17. Prolongation : Contrat de l archiviste (Huis clos) PROPOSITION CA Adoption du PVCAHC (Huis clos) 19. Varia 20. Fermeture de la réunion Page ii

3 Propositions PROPOSITION CA Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyée par Lucas Poncelet, propose d adopter l ordre du jour de la séance régulière du CA du 31 mars PROPOSITION CA Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyée par Lucas Poncelet, propose de nommer Francis-Olivier LeBlanc à titre de secrétaire d assemblée pour le conseil d administration du 31 mars PROPOSITION CA Mathieu Gilbert, appuyé par Guillaume Thibault, propose une levée des procédures pour cause d examens secondés. Mathieu Gilbert, appuyé par Guillaume Thibault, propose une levée des procédures pour cause d examens secondés. PROPOSITION CA Sofiane Benyouci, appuyé pas Lucas Poncelet, propose d adopter le budget des projets spéciaux de Polysphère. PROPOSITION CA π Olivier Boisvert, appuyé par Mathieu Gilbert propose d adopter le budget rafting 2011 de Polysport. PROPOSITION CA Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyée par Lucas Poncelet, propose de prolonger le mandat de Frédéric Bélanger-Ouellet à titre d administrateur réseau jusqu au 1 e mai PROPOSITION CA Patricia Boivin, appuyée par Lucas Poncelet, propose d appuyer Frédéric Bélanger-Ouellet et son équipe à l organisation des Jeux de Génie PROPOSITION CA Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyée par Sofiane Benyouci, propose de créer le fonds du 50 e anniversaire de l AEP et d adopter son règlement. PROPOSITION CA Sofiane Benyouci, appuyé par Andrée-Anne Paquet Lajoie, propose de débiter $ le Budget général pour la mise en place du fonds du 50e de l'aep. PROPOSITION CA Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyée par Lucas Poncelet, propose de former une plénière d une durée indéterminée pour le point Révision du processus électoral. PROPOSITION CA (1) Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyé par Mathieu Gilbert, propose d adopter les modifications au Règlement général sur les structures, élections et procédures de l Association des étudiants de Polytechnique inc. telles que discutées dans le point. PROPOSITION CA Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyé par Mathieu Gilbert, propose de mandater Michel Jacques à consulter le conseil des gouverneurs au sujet d une politique de formation, à la rédiger et à la présenter avant le conseil d administration du budget PROPOSITION CA Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyé par Lucas Poncelet, propose de mandater Mathieu Gilbert à la rédaction d un guide pour comité électoral ayant pour but de soutenir le travail du comité électoral lors d élections. PROPOSITION CA Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyé par Lucas Poncelet, propose d adopter le procès verbal de la séance régulière du 10 mars PROPOSITION CA Sofiane Benyouci, appuyer par Lucas Poncelet, propose d adopter les modifications au règlement du FAIE telles que présentées. Page iii

4 PROPOSITION CA Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyé par Lucas Poncelet, propose de passer à huis clos pour les points Prolongation : Contrat de l archiviste et Adoption du PVCAHC Page iv

5 PROCÈS VERBAL DE LA RÉUNION DU CONSEIL D ADMINISTRATION DE L ASSOCIATION DES ÉTUDIANTS DE POLYTECHNIQUE INC. TENUE LE JEUDI 31 MARS 2011 À 18H30 AU B Gendron, Eric LeBlanc, Francis-Olivier Paquet Lajoie, Andrée-Anne Poncelet, Lucas Benyouci, Sofiane Simon, Daphnée Mathieu, Frédéric Boivin, Patricia Landry-Paré, Lilianne Belzile, Pierre-Luc Boisvert, Olivier Déjoie, Stéphanie Desforges, Julianne Fall, Evan Fulda, Adrien Gilbert, Mathieu Mageau-Béland, Pascale Noiseux, Évelyne O Brien, Daniel Thibeault, Guillaume Thiffault, Pierre-Bernard Tyteca, Guillaume Liste des présences Présents Président d assemblée Secrétaire d assemblée Secrétaire général Président Trésorier Vice-président à l interne Vice-président aux services Vice-président à l externe Vice-présidente à l éducation Conseillère Conseillère Conseillère Conseillère Berruyer, Steven Eftenie, Adrian Urli, Virginie Absents Conseillère Bélanger-Ouellet, Frédéric Fontaine-Lagrand, Jean-Élie Gilbert, Maude Maxence Lenoir Schmidt Isabelle Turcotte-Tardif, Roxanne Andrieux, François Observateurs Admin-réseau Membre Membre Membre Membre Adj. Éducation Directeur COMIC Page 5

6 1. Présidium Ouverture de la réunion à 18h34. PROPOSITION CA Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyée par Lucas Poncelet, propose d adopter l ordre du jour de la séance régulière du CA du 31 mars Ajout du point 6.π : Budget rafting Polysport 2011 Ajout du point 16.π : Eau embouteillée à Poly RÉSOLUTION CA Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyée par Lucas Poncelet, propose d adopter l ordre du jour de la séance régulière du CA du 31 mars PROPOSITION CA Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyée par Lucas Poncelet, propose de nommer Francis-Olivier LeBlanc à titre de secrétaire d assemblée pour le conseil d administration du 31 mars RÉSOLUTION CA Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyée par Lucas Poncelet, propose de nommer Francis-Olivier LeBlanc à titre de secrétaire d assemblée pour le conseil d administration du 31 mars Élections/Démissions Démission automatique du conseiller Evan Fall pour avoir cumulé trois absences au cours du mandat actuel. Evan Fall demande une levée des procédures. PROPOSITION CA Mathieu Gilbert, appuyé par Guillaume Thibault, propose une levée des procédures pour cause d examens secondés. Page 6

7 RÉSOLUTION CA Mathieu Gilbert, appuyé par Guillaume Thibault, propose une levée des procédures pour cause d examens secondés. Démission de Virginie Urli. 3. Bilan Poly-Bash Hiver 2011 Présentation du bilan. 4. Bilan Tournoi d échecs de Poly-Jeux Présentation du bilan. 5. Bilan Convention de jeux de rôles Présentation du bilan. 6. Budget Projets spéciaux Polysphère PROPOSITION CA Sofiane Benyouci, appuyé pas Lucas Poncelet, propose d adopter le budget des projets spéciaux de Polysphère. Le budget est présenté. La rubrique est difficile à gérer car il y a beaucoup de dépenses qui varient d une année à l autre et c est un premier budget. Polysphère utilisera sa petite caisse si le budget n est pas voter car ils ont déjà entamé les dépenses. Pour encourager l inscription à la campagne, Polysphère aimerait une commandite pour l achat de bouteilles réutilisables pour encourager les étudiants à ne plus boire d eau embouteillée. RÉSOLUTION CA Sofiane Benyouci, appuyé pas Lucas Poncelet, propose d adopter le budget des projets spéciaux de Polysphère. Page 7

8 6.π Budget rafting 2011 de Polysport (Olivier Boisvert) PROPOSITION CA π Olivier Boisvert, appuyé par Mathieu Gilbert propose d adopter le budget rafting 2011 de Polysport. Évelyne Noiseux entre à 18h51. Le budget présenté a un impact positif de 100$. Puisque Polysport a un impact nul au budget général, on ajuste la rubrique commandites AEP à 2000$ pour obtenir un impact nul au budget du rafting. Il reste suffisamment d argent dans le compte Commandites. Polysport prévoit charger 45$ par personne pour 620 inscriptions. RÉSOLUTION CA π Olivier Boisvert, appuyé par Mathieu Gilbert propose d adopter le budget rafting 2011 de Polysport. 7. Administrateur Réseau PROPOSITION CA Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyée par Lucas Poncelet, propose de prolonger le mandat de Frédéric Bélanger-Ouellet à titre d administrateur réseau jusqu au 1 e mai Le travail de l administrateur est très apprécié donc c est intéressant de le garder. L administrateur réseau compte former quelqu un pendant son mandat pour assurer la relève. RÉSOLUTION CA Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyée par Lucas Poncelet, propose de prolonger le mandat de Frédéric Bélanger-Ouellet à titre d administrateur réseau jusqu au 1 e mai Page 8

9 8. Organisation Jeux de Génie 2013 (Patricia Boivin) PROPOSITION CA Patricia Boivin, appuyée par Lucas Poncelet, propose d appuyer Frédéric Bélanger-Ouellet et son équipe à l organisation des Jeux de Génie L objectif est d appuyer la candidature et que l AEP soit au courant de la responsabilité financière. Par le passé, aucun comité organisateur de Polytechnique n a été en déficit. RÉSOLUTION CA Patricia Boivin, appuyée par Lucas Poncelet, propose d appuyer Frédéric Bélanger-Ouellet et son équipe à l organisation des Jeux de Génie Fonds du 50 e anniversaire de l AEP PROPOSITION CA Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyée par Sofiane Benyouci, propose de créer le fonds du 50 e anniversaire de l AEP et d adopter son règlement. Des modifications sont apportées. La section 5.8 est ajoutée à 10(1). On ajoute aussi le point 10(2) qui stipule qu à la dissolution du fonds, le montant restant se transférer au fonds de roulement. On précise à l assemblée que le comité organisateur devra présenter un budget au conseil d administration pour retirer de l argent du fonds. RÉSOLUTION CA Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyée par Sofiane Benyouci, propose de créer le fonds du 50 e anniversaire de l AEP et d adopter son règlement. PROPOSITION CA Sofiane Benyouci, appuyé par Andrée-Anne Paquet Lajoie, propose de débiter $ le Budget général pour la mise en place du fonds du 50e de l'aep. Page 9

10 On propose un changement au budget général en ajoutant une rubrique commandite de $. Les surplus accumulés dans les autres rubriques devraient compenser. Sinon, c est une manipulation comptable qui revient à prendre $ du fonds de roulement en commandite. C est plus facile d arriver négatif à la fin de cette année que de soustraire l argent du fonds de roulement. Gilbert : Quel est la valeur du fond de roulement? Benyouci : Nous avons $ dans le fonds de roulement. Seulement un certain pourcentage peut être retiré par année. Le surplus accumulé par l AEP à la fin de chaque année financière est utilisé pour payer un plus gros montant sur les amortissements des immobilisations pour diminuer la durée d amortissement. RÉSOLUTION CA Sofiane Benyouci, appuyé par Andrée-Anne Paquet Lajoie, propose de débiter de $ le Budget général pour la mise en place du fonds du 50e de l'aep. 10. Révision du processus électoral PROPOSITION CA Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyée par Lucas Poncelet, propose de former une plénière d une durée indéterminée pour le point Révision du processus électoral. Ouverture de la plénière 19h09. Fin de la plénière 19h21. RÉSOLUTION CA Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyée par Lucas Poncelet, propose de former une plénière d une durée indéterminée pour le point Révision du processus électoral. PROPOSITION CA (1) Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyé par Mathieu Gilbert, propose d adopter les modifications au Règlement général sur les structures, élections et Page 10

11 procédures de l Association des étudiants de Polytechnique inc. telles que discutées dans le point. Tel que discuté en pré-ca et en plénière. RÉSOLUTION CA (1) Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyé par Mathieu Gilbert, propose d adopter les modifications au Règlement général sur les structures, élections et procédures de l Association des étudiants de Polytechnique inc. telles que discutées dans le point. PROPOSITION CA Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyé par Mathieu Gilbert, propose de mandater Michel Jacques à consulter le conseil des gouverneurs au sujet d une politique de formation, à la rédiger et à la présenter avant le conseil d administration du budget Tel que discuté en plénière. RÉSOLUTION CA Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyé par Mathieu Gilbert, propose de mandater Michel Jacques à consulter le conseil des gouverneurs au sujet d une politique de formation, à la rédiger et à la présenter avant le conseil d administration du budget PROPOSITION CA Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyé par Lucas Poncelet, propose de mandater Mathieu Gilbert à la rédaction d un guide pour comité électoral ayant pour but de soutenir le travail du comité électoral lors d élections. Tel que discuté en plénière. RÉSOLUTION CA Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyé par Lucas Poncelet, propose de mandater Mathieu Gilbert à la rédaction d un guide pour comité électoral ayant pour but de soutenir le travail du comité électoral lors d élections. Page 11

12 11. Adoption du PVCA PROPOSITION CA Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyé par Lucas Poncelet, propose d adopter le procès verbal de la séance régulière du 10 mars RÉSOLUTION CA Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyé par Lucas Poncelet, propose d adopter le procès verbal de la séance régulière du 10 mars TDO Éducation : J ai assisté au BINEP, au comité de coordination avec l AECSP et la haute direction de Polytechnique, au gala de l implication et j ai participé au travail de la commission DOB. Les derniers préparatifs de la soirée méritas sont en route. Interne : J ai assisté au comité de coordination, où il était question de l entreposage de canettes vides. On chercher à partager l aire d entreposage extérieure de l École. J étais au gala de l implication. Service : J ai assisté au gala de l implication, au BINEP et au comité de coordination. Trésorerie : J ai assisté au comité de coordination où il était question de la gestion des comptes des sociétés techniques. Nous voulons nous en débarrasser car nous n avons pas les ressources et l École refuse de les prendre. Secrétariat général : J ai assisté au BINEP, au gala de l implication et au comité de coordination. La passation a débuté et Isabelle pousse le SDI pour les babillards d affichage. Adrien Fulda entre à 19h31. Page 12

13 Président : D ici la fin du mandat, nous allons travailler sur le cas des sociétés techniques pour que le prochain exécutif n ait pas ce fardeau. 13. TDC Daniel O Brien : J ai dirigé la première rencontre de la commission DOB. Mathieu Gilbert : J ai travaillé sur la commission Paquet Lajoie. Pierre-Luc Belzile : J ai travaillé sur la commission DOB. Adrien Fulda : J ai travaillé sur la commission DOB, la commission Paquet Lajoie et j étais présenté à la manifestation du 31 mars Questions Guillaume Thibeault Quel était la demande du comité en probation (en référence au TDO)? Daphnée Simon : Les gens qui ont démarré les cours de pilotage veulent faire de nouvelles activités. Ils voulaient charger des frais, ils ont des problèmes d assurance et ce ne sont pas des activités à caractère socioculturel. J ai donné la liberté de présenter le projet, mais que le CE n encourage pas ce genre de comité. Pierre-Luc Belzile Qu est-ce que le fonds de développement durable? Lucas Poncelet : C est un fonds développé par l école (CODEP) distinct du FAIE, ouvert à tout le monde (professeur, personnel, étudiant, etc.). Si un des fonds (FAIE ou CODEP) accepte une demande, l autre refusera pour encourager un maximum de projets. Pierre-Luc Belzile Que ce passe-t-il avec l atelier de sérigraphie? Frédéric Mathieu : Ils ont voulu faire les tests sur les t-shirts foncés. Il y a un produit entrant dans ces tests qui ne doit pas entrer en contact avec les têtes d impression car il bloque les conduits. Les gens qui ont procédé aux tests ne le savaient pas et le produit est entré en contact avec les têtes. L atelier de sérigraphie a donc suspendu ses activités. Stéphanie Déjoie Pourquoi Polytechnique ne fait pas partie de la U-PASS? Page 13

14 Patricia Boivin : Nous ne faisons pas partie de la FAECUM même si nous sommes sur le même campus. Le projet a été mis sur la glace par l AEP et l École par la complexité du dossier d autant plus que ce n est pas avantageux pour nos membres. Pour l instant, nous laissons tester le projet par l UdeM. Adrien Fulda Est-ce que l AEP a déjà fait des démarches pour la U-PASS? Patricia Boivin : Il n y a pas d association avec l UdeM pour l instant. Il n y a aucun avantage pour les plus de 25 ans. Adrien Fulda Y a-t-il de la relève dans le comité de sériegraphie? Frédéric Mathieu : Non, pas encore. Adrien Fulda Est-ce qu il y a eu discussion avec PolyTV au sujet du court métrage en anglais? Daphnée Simon : Je n ai pas encore discuté avec PolyTV. Je vous reviens là-dessus au prochain CA. Adrien Fulda Où en est-on avec le processus de Bologne? Lucas Poncelet : C est pour uniformiser la formation avec l Europe et pour favoriser la mobilité internationale. Il ne faut pas perdre d entente avec l internationale. Il y a un comité de formé. Il y a plusieurs suppositions dans l air et il n y a pas de date limite officielle. Adrien Fulda Qu est-ce le conseil académique a apporté? Lucas Poncelet : Rien de notable. Évelyne Noiseux Qu est-ce que nous faisons des sociétés techniques en déficit? Est-ce que nous fermons les comptes d ici la fin du mandat? Sofiane Benyouci : En ce moment, nous leur faisons une faveur en leur donnant du temps pour gérer. Ils empruntent de l argent à l AEP et ça tarde car ils sont dans l attente de commandite. Nous avons eu des discussions avec Richard Hurteau et l École n a pas les ressources non plus pour les gérer. Ils devront rembourser leur dette dans le cas où nous les rendrons autonome dans la gestion de leur finance. La gestion de ceux qui ont déjà un compte bancaire fonctionne très bien. Pierre-Luc Belzile Comment ce passe le nouveau contrat de sécurité du PUB? Page 14

15 Daphnée Simon : Le contrat est en vigueur depuis deux pubs. Il y a déjà eu une différence depuis. Ça consiste principalement à baisser le volume de la musique et allumer les lumières à l entrée du PUB pour redonner une ambiance de pub. Pierre-Luc Belzile Qu elles sont les orientations à l éducation? Liliane Landry-Paré : Nous n avons rien de définitif. Nous en discuterons au prochain CA. J aurai une discussion avec la régie à l éducation pour préparer ces orientations. Pierre-Luc Belzile Quelle est la date de la prochaine manifestation contre la hausse des frais de scolarité? Patricia Boivin : Celle d aujourd hui n a pas été publicisé. Le dimanche 3 avril 2011, il y en aura une à Boucherville car c est le congrès des Libéraux et ça devrait être la dernière de la session. Pierre-Luc Belzile Est-ce que les problèmes reliés à l attitude des jeux de génie sont les mêmes que les années passé? Patricia Boivin : Le problème est connu de la CRÉIQ et des mesures seront prises en conséquence. Pierre-Luc Belzile Des problèmes ont été soulevés dans les derniers TDOs concernant le permis d alcool. Lucas Poncelet : Nous aurons la discussion dans un prochain conseil d administration. Daniel O Brien Êtes-vous satisfait du nombre de vote pour le gala méritas malgré le problème informatique? Liliane Landry-Paré : Non, car il y a eu un nombre record l an passé. Nous ne sommes pas encore au compte pour la session d hiver. C est acceptable pour le moment. Daniel O Brien Est-ce que vous avez des pistes de solutions pour l an prochain? Landry-Paré : Nous aurons un post mortem en votre compagnie en tant que successeur. Adrien Fulda Qu est-ce qu un exécutif annuel? Page 15

16 Lucas Poncelet : Nous sommes régis par la loi sur les compagnies et nous devons faire un exécutif public par année. Évelyne Noiseux Est-ce qu un membre devrait avoir le droit d assister à chaque exécutif? Lucas Poncelet : La loi prévoit un seul exécutif public donc non. 15. Règlement du FAIE PROPOSITION CA Sofiane Benyouci, appuyer par Lucas Poncelet, propose d adopter les modifications au règlement du FAIE telles que présentées. Des modifications sont apportées. Il est proposé d allonger la période pour rendre le verdict des projets à trois semaines au lieu de deux car le comité de sélection a parfois des problèmes pour se réunir. Sur le site web, il est proposé d écrire clairement qu il faut inclure une version papier et électronique du dossier. Les projets jugés récurrent se verront imposer une limite par le comité de sélection. La version papier des dossiers sert d archives papier et se trouve dans classeurs de l AEP. La note détaillant les modalités de remise des dossiers de candidature sera ajoutée au règlement du FAIE. Julianne Desforges quitte à 20h03. RÉSOLUTION CA Sofiane Benyouci, appuyer par Lucas Poncelet, propose d adopter les modifications au règlement du FAIE telles que présentées. 16. Rapport sur les clés USB (Lucas Poncelet) On ajoute le bilan du projet au rapport des clés USB. Il n y a pas eu de démarche de commandite auprès de l École, mais c est une recommandation. C est réalisable si nous nous prenons assez tôt. Il n est pas pertinent de mettre le prix des clés USB dans le rapport vu la grande fluctuation de ceux-ci. Page 16

17 16.π Eau embouteillée à poly (Daniel O Brien) Le rapport a été fait et sera envoyer d ici le prochain CA pour démontrer les problèmes aux différents niveaux. Évelyne Noiseux quitte à 20h10 et revient à 20h11. C est un bon projet à moyen et long terme. Il faudra étudier la perte budgétaire relié à ce projet. Le prochain VP-service sera rencontré pour assurer le suivi dans ce dossier. 17. Prolongation : Contrat de l archiviste (Huis clos) PROPOSITION CA Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyé par Lucas Poncelet, propose de passer à huis clos pour les points Prolongation : Contrat de l archiviste et Adoption du PVCAHC Andrée-Anne Paquet Lajoie propose d inclure les prochains exécutants au huis clos. Isabelle Schmidt demande la présence à l huis clos. Le but d un huis-clos est de restreindre l information. L initiative est appréciée et elle est invitée à présenter sa candidature lors du prochain conseil d administration. RÉSOLUTION CA Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyé par Lucas Poncelet, propose de passer à huis clos pour les points Prolongation : Contrat de l archiviste et Adoption du PVCAHC Adoption du PVCAHC (Huis clos) 19. Varia Andrée-Anne Paquet-Lajoie quitte à 20h32. Page 17

18 20. Fermeture de la réunion Fermeture de la réunion à 21h00. Page 18