Association franco-culturelle de Yellowknife

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1 002 Procès verbal de la réunion du conseil d administration du 9 juin 2010 à 17 h 30 à la maison Laurent Leroux Présences : Réjean LeFort : Président Élodie Bedouet : Vice-président Paul Fleury : Administrateur André Boulanger, Administrateur Absences : 0 Assiste à la réunion Marie Coderre, directrice générale Vérification du quorum : oui 1. Ouverture de la réunion Réjean LeFort constate que le quorum est respecté et ouvre la réunion à 17 h Lecture et adoption de l ordre du jour. Proposée par André Boulanger Appuyée par Réjean LeFort Que l ordre du jour soit adopté avec les modifications suivantes : Il est proposé d'ajouter au point varia : 11.1 Rectification au sujet de l achat d une tente prospecteur 11.2 Rectification de la clause 5 du contrat de Marie Coderre, DG 11.3 Ajout d un signataire bancaire 11.4 Date de la prochaine AGA

2 3. Lecture et adoption du procès-verbal Proposée par Réjean LeFort Appuyée par André Boulanger Que le procès verbal soit adopté avec les modifications suivantes : - Au point 8.1, André demande qu une rectification soit effectuée afin de souligner le fait que tout le C.A. était en accord avec l idée d organiser une fête à grand déploiement. Il ne s agit pas d une intervention unidirectionnelle de sa part. - Au point 11, la date de la réunion ultérieure indiquée sur le procès verbal est changée pour celle du 9 juin Présentation de Marie Coderre/vision/méthodes Marie désire avoir une belle collaboration avec le C.A. Elle prônera la transparence et une communication basée sur l échange. Elle désire mettre l accent sur la qualité plutôt que sur la quantité. Son objectif est de répondre à tous les besoins en offrant une programmation diversifiée en matière d événements culturels. Elle aborde une démarche à partir de laquelle la planification à long terme constituera la ligne directrice de sa méthode de travail. 5. Commentaires du C.A/explications André veut s assurer que les événements garderont un caractère francophone et désire obtenir des clarifications de la part de Marie au sujet de ses objectifs quant au désir de rejoindre la communauté anglophone. Elle lui explique que l idée est d intégrer les différentes communautés de manière informelle et qu il s agit d une occasion de créer des liens entre les différents groupes de la ville. Il y a de la place pour une programmation d activités qui rejoindrait tous les francophones. Les partenaires anglophones permettent aussi d amortir les frais de certains événements. Élodie pense que cette vision est bonne et permet d avoir une excellente visibilité de l AFCY. Par la suite, Réjean souligne qu il désire que la gestion de l AFCY soit mieux structurée. André veut recevoir de plus amples informations quant aux diverses mises à jour de l organisme.

3 6. États financiers Marie discute brièvement de la situation financière à la suite des dépôts effectués par les bailleurs de fonds. La situation est fragile et dans cette optique, le conseil devra être prudent quant aux décisions à prendre. Marie tentera d'augmenter les partenariats afin de réduire les dépenses courantes. Elle analysera dans les prochaines semaines, la situation financière réelle de l'afcy. Finalement, elle étudiera la totalité des dépenses mensuelles, pour ensuite être en mesure d établir un portrait réaliste de la situation financière. 7. Affaires courantes 7.1 Assurance de l équipement de radio Marie souligne que l assurance de l équipement de radio doit être analysée. L équipement appartient à part entière à Radio Taïga. Le nom émis sur l assurance devra être évalué. Elle demandera à Rudy un suivi sur le dossier. 7.2 Frais internet/ordinateurs du sous-sol Marie informe que Rudy est à la recherche d une ligne internet indépendante. Les 4 ordinateurs du sous-sol sont reliés au système de la FFT. Un suivi sur le dossier sera effectué. 7.3 Facture de l entretien ménager Julie Mathieu a informé Marie que la facture reliée à l entretien ménager sera augmentée légèrement. Le conseil considère le service essentiel.

4 Mise à jour/commandite Folk on the rocks 7.4 Le conseil discute de la possibilité de réduire la commandite sans l éliminer complètement. La possibilité d avoir une montgolfière pour le 25e offrirait une très grande visibilité et Marie croit qu il serait bien d investir une partie du montant alloué pour le Folk on the rocks au festival du 25e. Les employés de l'afcy ont proposé que l'afcy octroie un montant de 2 500$ plus 2 500$ en valeur publicitaire à la radio. 7.5 Résumé de la réunion avec l équipe de radio Taïga M Les employés ont expliqué à Marie la provenance des différentes sources de financement de la radio. Le conseil aimerait que Rudy assiste aux réunions du conseil. Le conseil veut obtenir des mises à jour sur les différents dossiers en cours. Le dépôt de la subvention à Batiste a été effectué. 7.6 Propriété à vendre Marie discute de la propriété de Williams Engineering à vendre. La demeure n est pas encore sur le marché. Le conseil porte un intérêt pour la bâtisse et désire recevoir de plus amples informations. Marie informera Alain Bessette de cette possibilité. 8. Activités socioculturelles 8.1 Suivi/Canada en fête/variantes dans le budget Le projet déposé en janvier dernier subira quelques modifications sur le plan du budget et des activités établies. Certains montants seront redistribués sur d autres dépenses. Les priorités seront mises sur la fête de la St-Jean Batiste et la Fête du Canada. Pascaline travaille à l'heure sur la fête des autochtones et celle du multiculturalisme. Élodie propose de contacter l Association africaine. 8.2 Fête des Acadiens/souper homards Marie propose d organiser un souper homards le dimanche 15 août. Elle contactera quelques ressources en ville afin d évaluer les coûts. Elle approchera aussi des artistes acadiens. Le conseil est d accord. 8.3 Projet 25 ème /subvention/idées Marie a proposé l idée de faire venir une montgolfière afin de souligner de manière grandiose les 25 ans de l AFCY. Il faudra trouver un site et déterminer les dates de l événement. Il y aurait au programme : un méchoui, des groupes de musique ainsi que des activités artistiques. Le conseil donne l aval pour que Marie entame les premières démarches. Elle

5 désire approcher plusieurs commanditaires et attend la proposition de la compagnie Montgolfière Aventure. Elle créera un comité de bénévoles et des outils communicationnels. La subvention pour l événement est déposée. 8.4 Deux spectacles à venir L équipe de la radio et Pascaline travaillent sur la venue d Alcaz et de Malade Mantra. Il y a quelques petits détails sur le plan de la logistique qui devront être évalués. La vente de billet va très bien. 8.5 Subvention festival culturel/automne 2010 Marie a proposé de postuler sur la demande de subvention pour la création d un festival culturel local. Il est possible d aller chercher des fonds intéressants, c est-à-dire, un montant qui se chiffre jusqu à $. Le conseil est intéressé par l idée. 8.6 Claude Villeneuve Marie présente brièvement la possibilité de recevoir Claude Villeneuve, chercheur éminent en matière de développement durable. Elle explique qu elle a contacté le gouvernement du delta du Mackenzie et ces derniers portent un grand intérêt à le recevoir. Le but est d organiser une tournée avec différents partenaires afin d amortir les frais. André propose de le faire venir au moment de la semaine de la terre et d ajouter à sa venue une activité pragmatique reliée à l environnement. Le conseil est en accord avec cette idée. 8.7 Serge Bouchard Serge Bouchard est un anthropologue et animateur à la radio de Radio Canada. Il a consacré une émission complète sur l histoire des francophones aux Territoires du Nord-Ouest. Marie croit qu il serait intéressant de réaliser une activité au sujet de cette partie de l histoire méconnue pour plusieurs. Il s agit d une opportunité pour rejoindre différents groupes des Premières Nations. Élodie nous a informés qu il y a un géographe en ville qui pourrait certainement consolider l intérêt de la venue de Serge Bouchard. 9. Priorités pour l année Marie souligne le fait qu elle préfère focaliser ses priorités sur des projets plus gros, mais moins récurrents. Il sera important de bien analyser les finances. 10. Date de la prochaine réunion

6 La date de la prochaine réunion sera le 20 juillet à 17 h. 11. Varia 11.1 Achat d une tente prospecteur Le conseil ne veut pas acheter la tente de la FFT. Elle préfère continuer à la louer ou en acheter une afin d en retirer une source de revenue Clause contrat Marie Coderre La clause sera changée pour 2.3 à 2.08 jours de congé accumulés par mois afin d avoir un total de 25 jours et non 27 jours Ajout d un signataire bancaire Paul Fleury est d accord pour ajouter son nom à la liste des signataires bancaires actuels de l AFCY. Marie s occupera de la prise de rendez-vous et des documents officiels avec la Banque Royale Date de la prochaine AGA Le conseil décide de déterminer la date de l AGA à la prochaine réunion du conseil. Levée de l assemblée 20 h 25

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