GUIDE ADMINISTRATIF de L ORGANISATEUR d EPREUVES et de MANIFESTATIONS SPORTIVES

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1 GUIDE ADMINISTRATIF de L ORGANISATEUR d EPREUVES et de MANIFESTATIONS SPORTIVES COURSE HORS STADE TRAIL / RAID COMITÉ DÉPARTEMENTAL U.F.O.L.E.P. de la Gironde Château BETAILHE 72 Avenue de l Église Romane ARTIGUES PRES BORDEAUX /Fax : Site Internet : UFOLEP33 Guide Administratif page version 2009

2 S O M M A I R E A. L ESSENTIEL DE LA REGLEMENTATION B. OU DEPOSER SON DOSSIER, DANS QUEL DELAI, C. Démarche à entreprendre pour organiser une épreuve sportive. D. Tableau récapitulatif des pièces à fournir. E. Documents-type pour une EPREUVE SPORTIVE. 1> DEMANDE D AUTORISATION D EPREUVES SPORTIVES FORMULAIRE 1 2> REGLEMENT PARTICULIER DE L EPREUVE 3> LA CONVENTION RELATIVE AUX SECOURS 4> AUTORISATIONS DU (ES) MAIRE(S) [ARRETE MUNICIPAL] ET PROPRIETAIRE(S) PRIVE(S) 5> Liste des signaleurs (document joint) 6> 5 plans de l itinéraire et/ou circuit 7> Identification de l itinéraire et/ou du circuit (document joint) 8> Engagement de prise en charge (document joint) NB : l attestation d assurance est fournie par nos soins avant envoi à la préfecture concernée En annexe, carte des Voies Interdites aux manifestations sportives en Gironde. UFOLEP33 Guide Administratif page version 2009

3 L ESSENTIEL DE LA REGLEMENTATION EPREUVES ET COMPETITIONS SUR LA VOIE PUBLIQUE NE COMPORTANT PAS LA PARTICIPATION DE VEHICULES TERRESTRES A MOTEUR Ces textes sont consultables sur le site «service-public.fr», «legifrance» Références : Code de sport, articles R à R ; et articles A à A ; A et 25 I.2 Epreuves soumises à autorisation COURSE Epreuves comportant des véhicules autres qu à moteur ou l absence de véhicules ; Epreuves se déroulant sur voies ouvertes à la circulation générale des véhicules ; Epreuves comportant un classement fondé sur la plus grande vitesse ou une moyenne imposée. Voir aussi : Code de la route, table alphabétique «courses automobiles et épreuves sportives» ; Loi n du 16 juillet 1984 modifiée relative à l organisation et à la promotion des activités physiques et sportives ; Code de l Environnement : article L et suivants (principe de l interdiction de la circulation des véhicules à moteur dans les espaces naturels) ; Loi n du 21 janvier 1995 d orientation et de programmation relative à la sécurité, article 23 et décrets d application n du 5 mars 1997 et du 31 mai 1997 : (service d ordre à la charge de l organisateur; déclaration au maire des manifestations réunissant plus de 1500 personnes) ; Décret n du 3 août 1992 ; arrêté ministériel du 26 août 1992 (modalités des priorités de passage pouvant être accordées aux courses et épreuves sportives). A noter : Certaines routes ou portion de routes sont interdites de manière permanente ou temporaire aux épreuves sportives (se renseigner): Arrêté ministériel (ministère de l Intérieur) du 26 mars 1980 complété chaque année par arrêté publié en début d année ; Arrêté préfectoral du 12 décembre Définition du domaine public routier : Domaine public routier de l Etat, des départements et des commune et voies privées ouvertes à la circulation publique des véhicules à moteur en temps normal mais pouvant être fermées temporairement. OU DEPOSER SON DOSSIER, DANS QUEL DELAI, QUEL FORMULAIRE DE DEMANDE UTILISER? Où déposer son dossier? Le dossier doit être envoyé à : COMITÉ DÉPARTEMENTAL UFOLEP Gironde 72 avenue de l Église Romane ARTIGUES PRES BORDEAUX En effet c est le Comité Départemental qui transmet votre dossier à la Préfecture ou sous-préfecture concernée en y joignant l Attestation d Assurance demandée. Dans quel délai, quel formulaire de demande? La manifestation se déroule UNIQUEMENT en Gironde: 8 SEMAINES avant le début de la manifestation ; formulaire n 1; La manifestation se déroule dans plusieurs départements : TROIS MOIS avant le début de la manifestation ; formulaire n 1. UFOLEP33 Guide Administratif page version 2009

4 DEMARCHE OBLIGATOIRE A SUIVRE POUR TOUTE ORGANISATION D EPREUVES 1) DEPOT DU DOSSIER à l U.F.O.L.E.P. de la Gironde qui le transmet à la Préfecture de la Gironde. Rappel : toute épreuve U.F.O.L.E.P. doit être inscrite au calendrier départemental et avoir l aval du Comité départemental au préalable. NE PAS TRANSMETTRE LE DOSSIER DIRECTEMENT A LA PRÉFECTURE 2) PIECES A JOINDRE AU DOSSIER : NB : 1 DEMANDE PAR EPREUVE ORGANISEE LE FORMULAIRE DE DEMANDE D AUTORISATION D ORGANISATION formulaire 1 Le règlement particulier des épreuves, visé par les instances fédérales. Les autorisations des maires et propriétaires privés concernés par le parcours. S agissant des autorisations communales, à minima, dans un premier temps, l avis favorable du maire. L arrêté municipal règlementant la circulation sera transmis, au plus tard, une semaine avant la manifestation. Cinq exemplaires du plan relatif au parcours emprunté sur lesquels figureront clairement les informations suivantes : lieux de départ et d arrivée, parcs de regroupement, zones d assistance, PC course, emplacement des signaleurs, itinéraires de déviation éventuels. La fiche d identification du circuit complétée par l organisateur. Liste des signaleurs (liste nominative et référence du permis de conduire) La(les) convention(s) relative(s) aux moyens d assistance et de secours mis en place. circulaire ministérielle du 25 mai «Les dispositions ci-dessous s appliquent à toutes les formes de compétition se disputant sur la voie publique, et notamment les épreuves de cyclo-cross et de VTT. Dans l hypothèse d une épreuve disputée dans une enceinte ne relevant pas du domaine public, il convient d appliquer les mêmes dispositions». (1) Un local ou un lieu matérialisé (véhicule sanitaire) avec un brancard, des couvertures et des trousses de secours pour assurer les premiers soins, par les deux secouristes mentionnés ci-dessus. «Compte tenu de la diversité des épreuves cyclistes organisées sur la voie publique et de la difficulté d établir un principe général en matière de dispositif prévisionnel de secours, la structure à mettre en place doit être adaptée à l importance de l épreuve et à la nature du parcours». Une attestation de police d assurance délivrée par notre service «assurance affiliation UFOLEP Gironde» Le cas échéant, Un plan détaillé de chaque épreuve spéciale sur lequel figureront les accès secours et itinéraires d évacuation en cas d accident, ainsi que tout autre élément figurant dans les pages 2 et 3 du présent dossier (emplacement des ambulances, médecins, secouristes, postes commissaires et zones public) Un engagement daté et signé par l organisateur de prendre à sa charge les frais de service d ordre exceptionnel mis en place (si nécessaire) à l occasion du déroulement de la manifestation et d assurer la réparation des dommages, dégradations, modifications de toute nature de la voie publique ou de ses dépendances imputables aux concurrents, organisateurs ou à leurs préposés. 3) INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES > L organisation de l épreuve doit préciser le nombre de voitures prévues sur le trajet. > Le fléchage sur route est toléré dans la mesure où l organisation l efface si tôt l épreuve terminée. Utiliser obligatoirement de la peinture à l eau. Dans le cas où la D.D.E. serait obligée d assurer le nettoyage, il sera à la charge de l organisation. > Sur le plan du circuit, utiliser des croix, flèches pour indiquer le sens de rotation, les panneaux stop, feux... (Plus facile à repérer pour les photocopies). UFOLEP33 Guide Administratif page version 2009

5 TABLEAU RECAPITULATIF DES DOCUMENTS NECESSAIRES A L ORGANISATION D EPREUVE SPORTIVE PEDESTRE Autorisation d organisation d épreuves sportives Formulaire 1 Autorisations et avis de passage des communes traversées Autorisations de passage Terrains... chemins privés Extrait Plan de circuits + descriptif (cf. modèle) Identification du circuit Règlement de la manifestation Liste nominative des signaleurs Attestation de prise en charge Attestation de l organisme chargé du suivi médical 1 exemplaire 1 exemplaire 1 exemplaire 5 exemplaires 5 exemplaires 1 exemplaire 1 exemplaire 1 exemplaire 1 exemplaire Course Hors Stade TRAIL OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI Attention : couverture pour les non sportifs La souscription d une R.A.T. (Risques Activités Temporaires) est conseillée pour toutes les personnes non licenciées qui apportent leur aide à l organisation. (Buvette, Inscriptions etc. ) Attention : obligation de couverture pour les sportifs non licenciés La souscription d une R.A.T. (Risques Activités Temporaires) est obligatoire pour toutes les manifestations ouvertes aux non licenciés. Ce contrat R.A.T a été souscrit en considération d un effectif prévisionnel Vous avez la possibilité d ajuster le nombre de non licenciés COMMENT PROCEDER A CETTE REGULARISATION AUPRES DE L APAC? Vous devez appeler 24H/24, 7J/7 au (Numéro vert) pour apporter les Informations nécessaires À savoir : 1. votre nom ainsi que votre numéro de téléphone, 2. le nom de votre association ainsi que le code postal de son siège, 3. le numéro du contrat R.A.T que vous avez souscrit, 4. la date de la manifestation, 5. l effectif initialement déclaré lors de la souscription et l effectif réel que vous aurez relevé à l issue des inscriptions. Cette souscription doit obligatoirement intervenir au moins 8 jours avant la manifestation Renseignements au UFOLEP33 Guide Administratif page 5 version 2009

6 ÉPREUVES SPORTIVES (Avec Classement / Chronométrage) COURSE HORS STADE TRAIL / RAID Pour tous renseignements complémentaires Préfecture de la Gironde DRLP Bureau de la circulation - Épreuves sportives Esplanade Charles de Gaulle BORDEAUX CEDEX Tél. : Fax : UFOLEP33 Guide Administratif page 6 version 2009

7 PREFECTURE DE LA GIRONDE (DRLP bureau de la circulation Tel : ) DIRECTION REGIONALE ET DEPARTEMENTALE DE LA JEUNESSE ET DES SPORTS (Tel : ) Formulaire 1 DEMANDE D AUTORISATION D ORGANISER UNE MANIFESTATION SPORTIVE NE COMPORTANT PAS DE VEHICULES A MOTEUR SUR VOIE HABITUELLEMENT OUVERTE A LA CIRCULATION Code du Sport : articles R à R ; et articles A à A ; A et 25 Ce formulaire concerne les épreuves comportant un classement fondé sur la plus grande vitesse ou une moyenne imposée. Les épreuves sans classement sont soumises à déclaration ( formulaire n 2) Pour être recevable toutes les rubriques de cette demande doivent être complétées. Le formulaire doit être daté et signé par l organisateur. Un exemplaire de la demande doit être adressé à chaque préfecture de département traversé ou souspréfecture, 6 semaines avant la date du déroulement de la manifestation. Si la manifestation se déroule sur un nombre de départements compris entre 2 et 19, il convient d adresser 1 exemplaire à chaque préfecture concernée. Date d envoi du dossier :../../. Date de réception en préfecture : Manifestation intitulé :.. Dates : de heures à.. heures Lieu (x) :... Manifestation inscrite au calendrier : national régional départemental autre de la fédération : Structure organisatrice : Adresse :... Affiliée à la fédération :.. Nature : - personne morale si oui association 1901 créée en société Nom, prénom du responsable de la manifestation :...: Téléphone (indispensable) : mail : Fax :.. Adresse où doit être transmise la décision :.. Nature de la manifestation : Epreuve cycliste Epreuve pédestre Autre (préciser) Individuelle en ligne Epreuve contre la montre Epreuve en relais Etape ville à ville Circuit Epreuve combinée UFOLEP33 Guide Administratif page 7 version 2009

8 Epreuve cyclosportive Autre. Epreuves en nocturne N.B. : les épreuves cyclistes au-delà de 17h00 en hiver et de 19h00 en été sont interdites par arrêté préfectoral. Démonstrations annexes si oui de quelle nature :. Parcours : Circuit(s) de. Kilomètre (s) Kilométrage total à parcourir: Type de revêtement : Asphalte Terre Mixte autre Communes traversées : Routes et voies empruntées (se reporter à la fiche «identification du circuit»). Participants réservées aux licenciés niveau requis: ouvertes aux licenciés à la journée ouvertes à des non licenciés Nombre attendu : adultes mineurs Catégories d âge admis pour chaque type d épreuve:... Public : oui non entrée payante entrée gratuite effectif attendu personnes (organisateurs + participants + spectateurs) réunis sur une même commune Si oui nécessité de déclaration service d ordre auprès du maire de la commune avec copie autorité (Décret du 31mai 1997) Emplacements accueillant des spectateurs assis: Tribunes Nombre Capacité totale en places assises. Valorisation totale des primes et lots distribués : Officiels Nom du Directeur de course et n tel portable... Adjoint(s) :.. Commissaires techniques UFOLEP33 Guide Administratif page 8 version 2009

9 Nombre de commissaires de piste ou route ou signaleurs (joindre la liste nominative et les références du permis de conduire): En l absence de signaleurs, l organisateur déclare que l épreuve ne bénéficie d aucune priorité de passage : Emplacement PC course : Voiture pilote : voiture suiveuse :..voitures balai :.. Mesures de sécurité Si utilisation de la voie publique : - disposerez vous d un encadrement de la police municipale? - y a t-il une convention avec la police ou la gendarmerie? dans ces 2 cas, précisez les moyens affectés :. - Mesures spécifiques à la protection des spectateurs : Moyens de secours envisagés : médecin(s), noms(s) : secouristes, nom de l association agréée :.. ambulance(s) associatives privée(s), Nom :..... Existe t-il des portions de parcours non accessibles par ambulance? oui : non : Dans ce cas procédure d accès secours et d évacuation mise en place : - Description des liaisons radios internes Nombre de réseaux Rôle et nature de chacun des réseaux :. CB VHF autre.... CB VHF autre.... CB VHF autre - téléphonie mobile : Fait à., le Signature de l organisateur : UFOLEP33 Guide Administratif page 9 version 2009

10 Page / IDENTIFICATION DU CIRCUIT (Fiche dûment complétée à remettre obligatoirement par l organisateur, à l appui de sa demande d autorisation, en complément du plan du circuit) Repère ou Ville / Lieu-dit Désignation précise route empruntée (nom de la voie, classification) Kilométrage parcouru Voies avec lesquelles il y a intersection (à désigner selon nomenclature) Intersection(s) au droit desquelles la course bénéficie priorité de passage Dispositif de sécurité prévu Observations des services administratifs, le cas échéant UFOLEP33 Guide Administratif page 10 version 2009

11 Page / Repère ou Ville / Lieu-dit Désignation précise route empruntée (nom de la voie, classification) Kilométrage parcouru Voies avec lesquelles il y a intersection (à désigner selon nomenclature) Intersection(s) au droit desquelles la course bénéficie priorité de passage Dispositif de sécurité prévu Observations des services administratifs, le cas échéant Le cas échéant, préciser le nombre de tours du circuit : Fait à, le Signature : Nombre total de page : UFOLEP33 Guide Administratif page 11 version 2009

12 Organisateur : Intitulé de l épreuve : Lieu : Date de l épreuve : LISTE DES SIGNALEURS NOM PRENOM DATE DE NAISSANCE ADRESSE N PERMIS DE CONDUIRE DATE DE DELIVRANCE LIEU DE DELIVRANCE UFOLEP33 Guide Administratif page 12 version 2009

13 AUTORISATION de ORGANISATION et/ou PASSAGE d une EPREUVE PEDESTRE Lieu : Date : Madame, Monsieur le Maire, Je soussigné(e) (Nom et Prénom) : ai l honneur de solliciter en ma qualité de Président de Tél. : dont le siège est à (adresse complète) : L autorisation, dans votre commune : d organiser et/ou de faire passer une épreuve pédestre sous l égide et en respect des règlements de l U.F.O.L.E.P. (Union Française des Oeuvres Laïques d Education Physique) à : Date de l épreuve : Nombre de concurrents : Heure de départ : Heure d arrivée : ou fourchette horaire de passage : Nombre de voitures suiveuses : Voies empruntées : Je m engage : ❶ à demander avant le départ, aux participants leur licence U.F.O.L.E.P. homologuée, ou un Certificat Médical de moins de 3 mois pour les non licenciés. ❷ à faire respecter par les concurrents et les conducteurs des véhicules d escorte, les prescriptions du Code de la Route, et de tous les règlements relatifs à la circulation routière, et notamment à l utilisation sur tout le parcours de l épreuve, d une seule moitié de la voie, laissant l autre moitié libre à la circulation. ❸ à prévenir en temps utile, les maires des communes traversées, de la date et de l heure probable de passage de l épreuve. ❹ à prendre en charge les frais de service d ordre exceptionnel et autres, mis en place le cas échéant à l occasion de l épreuve et à assurer la réparation des dommages et dégradations de toute nature causés à la voie publique ou à ses dépendances, du fait des concurrents, des organisateurs ou de leurs préposés. Je déclare être assuré auprès d une Compagnie Française agréée par le Ministère des Finances et Affaires Economiques, suivant un contrat conforme au modèle B figurant en annexe de l arrêté interministériel du 20 Octobre 1956 (J.O. du p ). distinguée. Je vous prie d agréer, Madame, Monsieur le Maire, l assurance de ma considération la plus Le Président, (Signature et Sceau) Assurances de la Société : L A.P.A.C. (Association pour l Assurance des Membres de la Ligue Française de l Enseignement et de l Education Permanente). UFOLEP33 Guide Administratif page 13 version 2009

14 AUTORISATION MUNICIPALE INTITULE DE L ÉPREUVE : UFOLEP33 Guide Administratif page 14 version 2009

15 AUTORISATION de PASSAGE chemins privés, terrains... d une EPREUVE PEDESTRE Je soussigné(e), Madame ou Monsieur : Autorise le club de : à passer sur mon terrain pour l organisation d une manifestation PEDESTRE U.F.O.L.E.P. dénommée : la responsabilité de ses représentants. sous Nous déclinons toutes responsabilités en cas d accident. Fait à, le Signature, UFOLEP33 Guide Administratif page 15 version 2009

16 RÈGLEMENT ÉPREUVE PEDESTRE Intitulé de l épreuve : Club organisateur : Epreuve ouverte à : Départ de à heure(s) Le fait d être engagé, indique que le participant aura pris connaissance du présent règlement et qu il en accepte toutes les clauses. Pour s engager, le participant doit obligatoirement présenter sa LICENCE U.F.O.L.E.P. ou un Certificat Médical de moins de 1 an pour les non licenciés Les participants seront tenus de respecter le code de la route et ne devront emprunter que la moitié de la chaussée, les organisateurs ne seront pas responsables des accidents survenus en dehors de cette limite. Le Directeur de l épreuve peut prendre toutes mesures nécessaires pour assurer le bon fonctionnement de l épreuve. Il est interdit de tirer ou pousser un participant ou de se livrer à des manœuvres déloyales ayant pour but de défendre irrégulièrement ses chances. SÉCURITÉ : Tout signaleur sera identifiable au moyen d un brassard marqué «course» ou d un baudrier puis être en possession de l arrêté autorisant la course. Des signaleurs seront placés aux endroits jugés dangereux et en fonction de l autorisation. Un poste de secours est obligatoire pendant toute la durée de l épreuve. Les organisateurs se réservent le droit de statuer devant les cas non prévus par le présent règlement. de l association organisatrice UFOLEP33 Guide Administratif page 16 version 2009

17 ATTESTATION DE PRISE EN CHARGE Je soussigné (nom/prénom) : Organisateur de la manifestation : M engage à prendre à ma charge les frais de service d ordre exceptionnel mis en place (si nécessaire) à l occasion du déroulement de la manifestation et d assurer la réparation des dommages, dégradations, modifications de toute nature de la voie publique ou de ses dépendances imputables aux concurrents, organisateurs ou à leurs préposés. Date : Signature : UFOLEP33 Guide Administratif page 17 version 2009

18 ANNEXE VOIES INTERDITES AUX MANIFESTATIONS SPORTIVES UFOLEP33 Guide Administratif page 18 version 2009

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