Conditions particulières d inscription APF Evasion

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1 Conditions particulières d inscription APF Evasion PRÉAMBULE APF Evasion est le service national d'organisation de séjours de vacances adaptées pour enfants et adultes en situation de handicap - moteur avec ou sans trouble associé - de l'association des Paralysés de France. Pour participer à un séjour APF Evasion, toute personne intéressée doit être adhérente à l'apf et à jour du règlement de ses cotisations. La cotisation acquittée ne peut en aucun cas être remboursée si le séjour n'a pas lieu. L'APF dispose de plusieurs agréments pour organiser les séjours APF Evasion : Agrément Association Nationale d Éducation Populaire numéro (en date du ) Immatriculation au Registre des Opérateurs de Voyages et de Séjours IM Agrément "Vacances Adaptées organisées" (arrêté n ) DDCS sous le numéro: 0750RG0659 APF Évasion a souscrit, pour les vacanciers, un contrat responsabilité civile et d'assurance couvrant les risques d'annulation, d'interruption de séjour et de rapatriement pour raisons médicales. APF Evasion se réserve expressément le droit de modifier des éléments liés à la dénomination de l'organisme assureur, étant entendue que ces modifications seront portées à la connaissance des vacanciers avant la conclusion du contrat. L inscription à un séjour implique l acceptation des conditions particulières décrites ci-après dans leur intégralité. MODALITÉS D INSCRIPTION ET DE PAIEMENT Pré-inscription La pré-inscription à un séjour est à réaliser auprès du service APF Evasion, directement sur le site internet ou par courrier (téléchargement du dossier d'inscription sur le site internet). Pour que la pré-inscription soit prise en compte, chaque personne doit renseigner obligatoirement : L ensemble des champs du formulaire relatif aux informations administratives et personnelles. Un ou plusieurs souhaits de séjour à prioriser (de 1 à 6). Un dossier médical confidentiel (téléchargeable sur le site internet), à envoyer par voie postale sous pli cachetté à APF Evasion, à l'attention du Médecin Conseil APF. La personne pré-inscrite sera informée par mail ou voie postale de l'enregistrement de sa pré-inscription, à réception de l'ensemble de ces éléments par APF Evasion. Affectation Les pré-inscriptions sont closes chaque année à une date précisée sur le site internet et dans le catalogue. Les dossiers de préinscriptions reçus après cette date pourront ne pas être traités par APF Evasion. APF Evasion ne procède à l'affectation des vacanciers sur les différents séjours qu'après la date limite de pré-inscription. Si le nombre de places en séjour est inférieur à la demande, ce processus d'affectation prend en considération plusieurs critères de priorité, à l'appréciation d'apf Evasion. Les souhaits ne sont pas garantis et APF Evasion est susceptible de ne pouvoir donner satisfaction à toutes les demandes. Inscription définitive et modalités de paiement A l'issue de la période d'affectation, les personnes recevront une proposition de séjour ou une notification les informant qu'elles sont placées en liste d'attente. Dès réception de la proposition, le vacancier ou son représentant légal dispose de 15 jours pour procéder : A l'acceptation des conditions générales de vente et des conditions particulières d'inscription, Au règlement du prix total du séjour (carte bancaire, chèque ou virement). APF Evasion offre une facilité de règlement en proposant aux vacanciers qui le souhaitent de régler jusqu'à 5 fois sans frais (carte bancaire ou chèques), le dernier règlement devant intervenir au plus tard au mois de novembre de l'année civile en cours. Dans tous les cas, un versement immédiat doit être effectué correspondant à minima à 10% du prix total du séjour (transport inclus). Le vacancier sera informé par mail ou voie postale de son inscription définitive, dès réception de l'ensemble de ces éléments.

2 Passé le délai de 15 jours pour procéder à l'inscription définitive, APF Evasion considèrera que la place dans le séjour est vacante et pourra la proposer à un vacancier en liste d'attente. PRIX DU SEJOUR Les prix comprennent l'ensemble des prestations suivantes : hébergement en pension complète, encadrement et accompagnement, matériel d'animation et accès à l'ensemble des activités, déplacements, visites et excursions programmées pendant le séjour, assurance responsabilité civile et assistance/rapatriement, garantie annulation/interruption. Tous les prix proposés par APF Evasion peuvent être soumis à variation en fonction des variations du taux de change, du coût des transports et des taxes afférentes aux prestations proposées. Le prix ferme et définitif est confirmé au vacancier ou à son représentant légal lors de l'inscription définitive. Les photographies utilisées sur les catalogues ne sont pas contractuelles et ne peuvent engager APF Evasion. ANNULATION - DESISTEMENT Une fois l'inscription définitive, deux types d'annulation sont possibles : du fait du vacancier (ou de son représentant légal) ou du fait d'apf Evasion. Annulation par le vacancier ou par son représentant légal Toute annulation doit être effectuée le plus rapidement possible par mail ou par courrier auprès d'apf Evasion qui devra en accuser réception, la date de réception faisant foi. L'annulation entraine la perception de frais d'annulation selon le barème suivant : A plus de 30 jours avant le départ : retenue de 50 de frais de dossier Entre 30 et 21 jours avant le départ : 25% du prix total du séjour Entre 20 et 15 jours avant le départ : 50% du prix total du séjour Entre 14 et 8 jours avant le départ : 75% du prix total du séjour A moins de 8 jours avant le départ : 100% du prix total du séjour. L'APF a contracté une garantie annulation/interruption, incluse dans le prix du séjour, qui peut couvrir ces frais d'annulation, selon certaines conditions (cf. Garantie Annulation / Interruption). Dans ce cas, le montant de l'assurance, évalué à 3,25% du séjour, reste à la charge du vacancier. Une facture lui sera adressée en ce sens. Pour les séjours à l étranger et en Outre-Mer, le défaut d enregistrement au lieu de départ qu elle qu en soit la cause, même en cas de force majeure ainsi que l impossibilité de prendre le départ suite à la non-présentation de documents de voyage (passeport, visa, certificat de vaccination, etc ), sont considérés comme des annulations du fait du vacancier. La demande d'inscription au voyage collectif est formulée lors de la pré-inscription. Toute annulation de participation à un voyage collectif par un vacancier doit être notifiée le plus rapidement possible par mail ou par courrier auprès d'apf Evasion qui devra en accuser réception, la date de réception faisant foi. A moins de 30 jours avant le départ, toute annulation entrainera le règlement de 100% du prix du voyage par le vacancier, même s'il se rend sur le lieu de séjour par ses propres moyens. Modification ou annulation par APF Evasion Si avant le départ, le séjour est modifié sur un élément essentiel (hausse de prix, destination), le vacancier ou son représentant légal dispose d'un délai de 8 jours après notification pour accepter le séjour ou résilier son inscription sans pénalité, et obtiendra le remboursement des sommes versées. APF Evasion peut exceptionnellement être contraint d'annuler un séjour pour assurer la sécurité des participants, en cas de force majeure ou en cas d'insuffisance de participants. Dans ces situations, APF Evasion proposera dans la mesure du possible un séjour équivalent que le vacancier ou son représentant légal est libre d'accepter. En cas de refus, APF Evasion ne sera tenue qu'au

3 remboursement des sommes versées. SANTE ET FRAIS MEDICAUX Le vacancier ou son représentant légal s'engage à faire remplir par un médecin le dossier médical et à en communiquer tout changement à APF Evasion avant son départ. Les séjours APF Evasion entrent dans le champ du tourisme associatif. En aucun cas ils ne peuvent être assimilés à une structure médicale ou médico-sociale. La majeure partie des séjours ne sont pas dotés de personnel médical ou paramédical sauf si mentionné expressément dans le catalogue (IDE). Les besoins en soins ou traitements médicamenteux de chaque vacancier sont étudiés et pris en considération lors des affectations. Ces besoins sont coordonnés par le responsable de séjour qui organise l'intervention de personnels médicaux et paramédicaux libéraux pendant le séjour, au regard des possibilités territoriales (passage d'ide ou de kinésithérapeute ). Si ces interventions ne peuvent être organisées, APF Evasion se réserve le droit d'annuler le séjour du ou des vacanciers concernés, pour des raisons de sécurité. Dans le cas où un vacancier nécessiterait un traitement par dialyse, il lui incombe ou à son représentant légal, d'organiser directement ces soins ainsi que les transports sur le lieu de séjour. Les accompagnateurs qui ne sont pas des professionnels de santé ne peuvent réaliser un acte médical quel qu'il soit pour lequel ils ne sont pas habilités. L'aide à la prise de médicaments leur est confiée, sous la responsabilité du responsable de séjour ou du personnel infirmier le cas échéant. Chaque vacancier doit prévoir, en quantité suffisante pour la durée du séjour, les traitements médicamenteux en cours, un minimum de médicaments courant ainsi que les accessoires de confort généralement utilisés (poche de nutrition pour gastrostomie, protections ). Le pilulier doit être préparé en amont du séjour par le vacancier ou par le personnel médical de son établissement, en couvrant toute la durée du séjour. Si des frais médicaux sont engagés pendant le séjour, le vacancier ou son représentant légal s'engage à les rembourser à APF Evasion dès la fin du séjour. TRANSPORTS Le transport entre le domicile du vacancier et le lieu de séjour ou de départ du transport collectif n'est pas organisé par APF Évasion. Transport collectif Pour certains séjours, APF Evasion organise un voyage collectif. Le prix de vente de ce voyage est précisé pour chaque séjour dans le catalogue. L'inscription au voyage collectif est à formuler lors de la pré-inscription. APF Evasion étudie pour chaque demande la faisabilité d'une participation au voyage collectif, selon le mode de transport et les possibilités offertes par ce dernier. La prise en charge des participants se fait au lieu de rendez-vous et à l heure indiquée sur la convocation pour le départ. Il est possible de dissocier l aller et le retour. Pour les voyages en train, le vacancier qui bénéficie de titres de transport gratuits peut s inscrire au voyage collectif et fournir le justificatif lors de l'inscription. Celui qui désire rejoindre le groupe en cours de route (gare intermédiaire par exemple) doit être muni d un titre de transport individuel et devra s acquitter de la même participation forfaitaire. APF Evasion se réserve le droit d annuler le voyage collectif jusqu'à 30 jours avant la date de départ si l'effectif prévu des participants n'est pas atteint. APF Evasion n'est pas responsable des conséquences sur le déroulement d un séjour engendrées par des changements d'horaires imposés par une compagnie de transports. Dans le cas d'un vol charter, APF Evasion n a connaissance des horaires que 8 jours avant les vols. Transports individuels Les vacanciers se rendant directement sur les lieux du séjour ne seront accueillis qu après 15h le jour de l arrivée et jusqu'à 11h le jour du départ. INFORMATIONS PRATIQUES - VIE EN COLLECTIVITE Le choix du type de séjour engage le participant à accepter, dès le départ, le programme communiqué ou envisagé, et à rester avec le groupe pendant toute la durée du séjour.

4 Accompagnateurs bénévoles APF Evasion organise ses séjours grâce au concours de plusieurs centaines d accompagnateurs bénévoles. Il ne s'agit pas de professionnels. Il revient aux vacanciers de les guider dans leur rôle dont l objectif premier est la relation. Un accompagnateur n est pas l auxiliaire de vie personnel d un vacancier en particulier. Les accompagnateurs constituent une équipe au service de tous les vacanciers pour créer ensemble la dynamique du séjour. Formalités administratives Pour un séjour à l'étranger, il convient de se reporter au tableau des formalités figurant dans le catalogue. Pour circuler, y compris sur le territoire de l'union Européenne, une carte d identité ou un passeport en cours de validité est indispensable, aucun autre document n étant valable pour les autorités de contrôle d'identité. Pour un séjour en France, une carte d'identité en cours de validité est obligatoire ainsi que la carte vitale et attestation de droits. Fauteuils roulants manuels et électriques Tout vacancier se rendant au séjour sans fauteuil roulant alors que ce dernier aura été indiqué lors de la pré-inscription se trouvera très limité dans les excursions proposées. Les séjours de vacances ne sont pas équipés de fauteuils roulants de secours ou de remplacement. Les fauteuils roulants devront être en bon état : les pneus vérifiés avant le départ. Les accessoires détachables (coussins, calepieds ) doivent être marqués au nom du vacancier. Les fauteuils manuels doivent obligatoirement être pliants. Concernant les vacanciers en fauteuil roulant électrique, il est conseillé de venir au séjour avec un fauteuil manuel pliant de remplacement, en cas d avaries et pour certaines excursions. Il est obligatoire de se munir de l attestation d assurance du fauteuil électrique (disposition légale). En cas de non présentation de l attestation d assurance, le fauteuil électrique sera immobilisé sur le site du séjour compte tenu des risques. Si le transport est prévu en avion, une batterie sèche ou étanche est exigée par les compagnies aériennes ainsi que la transmission des dimensions exactes du fauteuil. Rangement et nettoyage des effets personnels Dans tous les séjours, sauf indications contraires, les draps et couvertures sont fournis. Lors des séjours à l'étranger, le nettoyage des effets personnels n est pas prévu. Certains hôtels proposent une prestation qui reste en option à la charge du vacancier. En France, le nettoyage des effets personnels est assuré dans la mesure des possibilités humaines et matérielles. Le linge devra être marqué et pouvoir résister aux nettoyages. APF Evasion ne peut être tenu pour responsable de la perte ou de la dégradation d effets personnels. Il est vivement conseillé aux familles et établissements des vacanciers d établir une liste des effets personnels placés dans la valise qui servira au contrôle à l arrivée et au départ. Le pointage sera fait sur place par les accompagnateurs. Les lieux d'accueil des séjours ne permettant pas toujours de sécuriser les bijoux, espèces ou objets de valeur, il est recommandé aux participants de limiter ces objets. En cas de perte, vol ou détérioration, APF Evasion ne peut en être tenu pour responsable. CONDITIONS GÉNÉRALES SPÉCIFIQUES Chaque type de séjour fait l objet d une présentation spécifique dans le catalogue. Ces présentations ont également valeur de conditions générales et il est indispensable de s y reporter. DROIT A L IMAGE Il se peut que des photographies soient prises pendant le séjour dans le but d être utilisées pour certaines parutions internes à l APF ou comme outils de communications extérieures. Une autorisation d utilisation est demandée de façon explicite lors de la préinscription. RECLAMATIONS Toute réclamation relative au séjour devra être adressée à APF Evasion par lettre recommandée avec accusé de réception dans un délai maximum de 30 jours suivant la fin du séjour. LOI INFORMATIQUE ET LIBERTES Les informations collectées sont destinées à l usage d'apf EVASION et pourront être communiquées à tout organisateur partenaire en charge de la réalisation du séjour.

5 Conformément à la loi n du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, vous disposez d un droit d accès, de rectification et de suppression des données vous concernant en écrivant : APF Evasion, 17, boulevard Auguste Blanqui, Paris.