Préambule. Imprimantes et format d'impression du XML Manager

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1 FACTURATION TARMED PREAMBULE...2 IMPRIMANTES ET FORMAT D'IMPRESSION DU XML MANAGER...2 FACTURATION EN LISTE TARMED...3 MENU "FACTURES" : FACTURATION PAR PERIODE...3 Etablissement :...3 Mise à jour :...4 Impression de la liste :...5 Vérification :...5 Vérification des factures sans impression :...6 Vérification avec impression sommaire :...6 Vérification avec impression des erreurs :...6 Affichage du journal des factures comportant des erreurs :...6 Affichage du journal des factures vérifiées et validées :...7 Impression des factures :...7 Duplicata des factures avec BVRO :...7 Journaux comptables...8 Export électronique :...8

2 Préambule La facturation Tarmed doit être conforme aux règles et conventions mises en place avec l introduction de ce nouveau tarif médical. Elle utilise des outils standards fournis par les instances du Tarmed que nous intégrons dans notre logiciel PsiMed. Il s agit : des validateurs Tarmed qui vérifient que les prestations facturées répondent aux règles imposées par le tarif des validateurs des médicaments (Liste des spécialités), des prestations de laboratoire (OFAS), et du matériel selon Migel du module XML Manager qui valide et imprime les factures au format XML standard Tarmed sur papier blanc (sans bulletin de versement), document intitulé «justificatif de remboursement» et qui crée la facture électronique en un fichier au format XML pour l'envoi de cette facture à un centre de confiance. Le fonctionnement de ces outils (ou «boîtes noires») et les messages qu ils génèrent ne peuvent pas être modifiés par des tiers. Ils ont l'avantage d'être uniformes pour tous les utilisateurs. Toutes les adjonctions, corrections ou implémentations sont gérées par les instances du Tarmed. Psipi SA respecte leur intégration dans ses logiciels et n'a aucun droit pour les modifier. Imprimantes et format d'impression du XML Manager Le XML Manager contrôle lui-même votre imprimante et a des exigences très précises et limitées : imprimante locale et par défaut, pilote d'impression de la HP LaserJet 5P. Les paramètres d'impression fournis dans le module du XML Manager sont prévus pour des imprimantes Hewlett-Packard. Si vous n'êtes pas en possession d'une imprimante Hewlett-Packard des modèles LaserJet 5P, 6P, 2100 ou supérieurs, mais que vous utilisez une imprimante laser Brother, il est indispensable de faire un test avec votre imprimante Brother, et si l'impression n'est pas correcte, ajoutez le pilote d'impression de la HP LaserJet 5P. Procédure : menu "Démarrer" > "Paramètres" > "Imprimantes" Cliquer sur l'icône "ajout d'imprimante" Suivre la procédure proposée par l'assistant Ajout Imprimante jusqu'à la fenêtre du choix du fabricant et du modèle. Dans la liste "fabricants", sélectionner HP Dans la liste "imprimantes", sélectionner HP LaserJet 5P Continuer l'installation et à la question "Voulez-vous utiliser cette imprimante par défaut" : cocher OUI

3 Facturation en liste Tarmed Pour se conformer aux exigences des règles du Tarmed, les différentes listes de facturation disponibles dans le menu "factures" de PsiMed, passent obligatoirement tous les différents validateurs Tarmed et celui du XML Manager. Menu "Factures" : Facturation par période La facturation Tarmed se fait en plusieurs étapes : 1. L'établissement de la liste des patients à facturer selon vos propres critères 2. La vérification que ces factures soient conformes aux validateurs Tarmed et au XML Manager qui permet d'imprimer les factures avec la mise en page exigée par le Tarmed et de les convertir au format XML pour l'envoi électronique aux centres de confiance. 3. La liste des factures validées et la liste des erreurs mises en évidence par la vérification. 4. L'impression se fait en deux passages : 1 e le justificatif de remboursement sur papier blanc. 2 e le résumé sur formulaire avec BVR pour le patient. 5. Export aux centres de confiance (TrustX ou CdC). Le choix n'est disponible que si les conditions d'adhésion au centre de confiance ont été remplies. Etablissement : Cette application permet d'établir une liste de tous les patients à facturer pour une période de traitement donnée (en règle générale 30 jours). Ce type de facturation est le plus sûr pour n'oublier personne, car c'est le système qui met en évidence les patients à facturer, contrairement à la facturation par fin de traitement dont la date de mise en facturation est donnée par l'utilisateur. Cette liste établie par le système peut être mise à jour par l utilisateur, en reportant certains patients à une facturation ultérieure. Après vérification par les validateurs et le XML Manager, l impression des factures sera lancée pour les patients dont la facture est validée.

4 Tous les patients dont le traitement aura commencé avant et jusqu'à la date du début de traitement sortiront sur la liste de facturation. Pour tous ces patients, les prestations seront facturées jusqu'à la date de facturation que vous aurez indiquée plus haut. Les patients dont le traitement a commencé après la date de début de traitement ne seront pas sélectionnés pour cette facturation, mais sortiront sur une prochaine facturation lorsque la période de traitement que vous aurez décidée sera accomplie. A la question mode de facturation il n'est plus nécessaire de choisir s'il s'agit d'une facturation finale, intermédiaire, ou supplémentaire. Si vous avez l'option de facturer sur plusieurs comptes bancaires : sélectionner celui sur lequel vous désirez que les paiements de vos factures soient versés. Si vous disposez de l'option avec différents formats de bulletin de versement (BVR et BVR+) mentionnez celui que vous désirez. A la question tarif, Tarmed est sélectionné par défaut. Entrer le choix du médecin en sélectionnant dans la liste le médecin pour lequel vous désirez imprimer les factures. Entrer le choix du traitement en sélectionnant dans la liste celui dont vous désirez imprimer les factures. Date de facturation : date jusqu'à laquelle les prestations doivent être facturées. Durée du traitement : entrer en jours la durée du traitement à facturer. (par ex. : 30 jours). Le système affiche la date de début de traitement sur laquelle il se base pour Cliquer sur continuer pour lancer l'établissement de la liste de facturation. Le système recherchera tous les patients susceptibles d'être facturés selon les critères que vous aurez préalablement sélectionnés. Mise à jour : Les patients à facturer sont présentés, écran après écran, avec leur nom, la date de la première et celle de la dernière consultation saisie dans EP, et le montant du traitement pré-calculé. Ce montant peut différer du montant final imprimé sur la facture: si la date choisie de fin de traitement pour la facturation n'est pas la date du jour, ou si la classe du tarif ou la valeur de point ont été modifiées entre le moment de la saisie des prestations dans EP et l'impression des factures.

5 La présentation de cette liste peut être affichée par : ordre alphabétique, code patient ou encore par date de début de traitement, en cliquant sur l'une de ces 3 options. Pour enlever un ou plusieurs patients de cette liste pour les facturer plus tard, les sélectionner en cliquant sur leur nom, puis cliquer sur le bouton "supprimer". Ils reviendront automatiquement à la prochaine facturation. Pour passer à l'étape suivante, cliquer sur continuer. Impression de la liste : Choisir la l'ordre de présentation des patients dans la liste (par ordre alphabétique, code patient ou par date) en cliquant sur la case de votre choix. Lancer l'impression en cliquant sur le bouton "imprimer". Vérification : La vérification est un passage obligé avant l'impression des factures Tarmed. Sans une vérification exempte d'erreur, la facture ne pourra pas être imprimée. Trois possibilités de vérification sont offertes : 1. Vérification sans impression des erreurs 2. Vérification avec une impression sommaire de toutes les factures à imprimer 3. Vérification avec une impression des factures comportant des erreurs. La vérification sans impression des erreurs lance le processus de 3 vérifications successives : contrôle la conformité des données sur le patient (année de naissance, sexe, adresse minimale, si les champs ont bien été complétés dans DT) passe les validateurs Tarmed sur toutes les prestations de chaque facture à faire.

6 si les 2 premiers contrôles sont exempts d'erreur, le XML Manager prépare l'impression de la facture principale et le fichier d'export au format électronique XML. Vérification des factures sans impression : Lancer de préférence la vérification sans impression, car il est toujours possible de faire une impression des factures comportant des erreurs. Le système vérifie toutes vos factures selon processus décrit ci-avant, puis affiche uniquement les noms des patients pour lesquels la facture comporte des erreur. Pour imprimer le détail des erreurs trouvées, cliquer sur le bouton "imprimer". Vérification avec impression sommaire : Le système imprimera la liste de toutes les factures Tarmed pour la période que vous avez demandée. Cette liste mentionne sommairement le détail des prestations de toutes les factures, aussi bien les factures correctes que celles qui présentent des erreurs. Tous les champs imprimés avec un astérisques ( * ) sont des champs qui doivent obligatoirement être complétés et ne peuvent en aucun cas restés vides. Toutefois, si le numéro d'assuré n'est pas enregistré dans les données financières (DF), le XML Manager accepte pour le moment cette lacune. Les informations manquantes sont mises en évidence sur cette liste par???. Vérification avec impression des erreurs : Le système imprime la liste des factures sous la même forme que pour l'impression sommaire, mais uniquement pour les factures comportant des erreurs. Affichage du journal des factures comportant des erreurs : A l'écran s'affiche la liste des factures vérifiées et comportant des erreurs. Pour visualiser le détail de l'erreur : cliquer sur le nom du patient pour le sélectionner puis cliquer sur "détails". Messages VF = validateur Tarmed Messages S2 = données sur le patient Messages XM = XML Manager Cette liste, avec les messages d'erreur relevés dans chaque facture, peut également être imprimée directement depuis cette fenêtre, en cliquant sur le bouton "imprimer"

7 Il est impératif de corriger toutes les factures qui comportent des erreurs, sans quoi ces factures ne pourront jamais être imprimées au format reconnu comme facturation électronique. Pour gagner du temps, dans la "mise à jour de la liste", éliminer les patients en erreurs et lancer l'impression des factures validées et correctes. Seule la facturation électronique supprime les restrictions et les limitations du nombre des prestations telles qu'elles sont définies dans les conventions de facturation Tarmed. Toute autre forme pourrait être contestée par les assurances lors de leur remboursement. Une fois que vous aurez corrigé les erreurs, vous devrez relancer la procédure de vérification sans impression pour que vos factures soient à nouveau contrôlées et cette fois validées. Seules les factures validées seront imprimées par le système. Affichage du journal des factures vérifiées et validées : A l'écran s'affiche toutes de toutes les factures vérifiées/validées. Elles pourront être imprimées car elles répondent aux critères imposés par les validateurs Tarmed et par le XML Manager. Impression des factures : Lorsque vous choisissez d'imprimer les factures, cliquer en premier lieu sur impression des factures et mettez dans le bac de l'imprimante des feuilles A4 blanches sans bulletin de versement. A l'écran s'affiche la liste des patients facturables, sélectionner l'ordre selon lequel vous désirez que vos factures soient imprimées. Si vous désirez supprimer un patient de la liste, cliquez sur ce dernier pour le sélectionner, puis cliquez sur "supprimer". Pour lancer l'impression des factures cliquer sur imprimer. Duplicata des factures avec BVRO : Dès que vous aurez imprimer vos factures sur papier blanc comme indiquer précédemment, mettez dans le bac de votre imprimante vos feuilles de facturation comportant le BVRO, et cliquer sur duplicata des factures avec BVRO. Ces deux exemplaires de factures doivent être envoyés au patient. L'un (sur papier blanc) comporte la mention justificatif de remboursement et doit être envoyé par le patient à son assurance. Le document avec le bulletin de versement est une facture succincte avec laquelle le patient fera son paiement de vos honoraires.

8 Journaux comptables Pour le journal des factures et le chiffres d'affaires d'une période donnée, il pourra être affiché en sélectionnant l'option "Journal des factures" dans le menu "Affichage" ou être imprimé depuis le menu "Impression" dans la barre des menus de PsiMed. Export électronique : L'envoi électronique de vos factures au centre de confiance requiert les obligations suivantes: Le médecin doit être affilié à un centre de confiance. Avoir installé HIN/ASAS (sauf pour les médecins vaudois qui ont une autre procédure). Avoir installé le logiciel de communication TrustX (sauf pour les médecins vaudois qui ont une autre procédure). Avoir enregistré dans les paramètres de PsiMed-Tarmed > rubrique "BVR mise en page" à quel centre de confiance le médecin a adhéré. Pour les médecins vaudois, ils doivent se conformer aux instructions de la SVM. Lorsque ces obligations sont remplies, l'envoi des factures électroniques peut être effectué. Pour l'export électronique à votre centre de confiance : un fichier des factures comptabilisées est automatiquement constitué et stocké dans votre ordinateur. Ces fichiers sont indépendants et peuvent être envoyés à votre centre de confiance ultérieurement.