CREATION ET MISE A JOUR DES TARIFS

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1 Manuel PsiMed Facturation - 1 CREATION ET MISE A JOUR DES TARIFS AFFICHAGE DES CATEGORIES DE TARIFS EXISTANTES...2 ENREGISTREMENT D'UN NOUVEAU TARIF CADRE...2 MODIFICATION D'UN TARIF...3 CREATION OU MODIFICATION DES POSITIONS TARIFAIRES...3 MODIFICATION D'UNE POSITION TARIFAIRE...4 Sigles de traitement des positions tarifaires...4 TARIFS ANNEXES...6 Tarifs des médicaments...6 Tarifs des vaccins...7 Tarif des produits ou petit matériel...7 Tarif d'usage...8 Diagnostics pour caisses maladie...8 Prestations groupées - chaînages...8 Textes complémentaires fixes...9 Textes complémentaires libres...9 CODE COLLABORATEURS OU CONSULTANTS...9

2 Manuel PsiMed Facturation - 2 Pour la gestion des tarifs Tarmed, veuillez consulter le manuel PsiMed-Tarmed Cette application se trouve dans la "Gestion des fichiers du système" du menu Général". Le système est livré avec le tarif cadre cantonal et le tarif CNA/LAA, sans aucune responsabilité quant à l exactitude des informations fournies, ces dernières devant être actualisées, modifiées ou complétées par l'utilisateur en fonction de l'évolution des tarifs. Affichage des catégories de tarifs existantes Différents tarifs cadre, permettant la facturation au moyen de points avec une valeur unitaire en francs, peuvent être utilisés. Ils sont répertoriés par catégorie de tarif. Chaque catégorie est définie par un sigle. Tous les sigles des tarifs déjà créés sont affichés pour mémoire avec les informations suivantes à l'écran : le sigle de chaque tarif enregistré. l'historique des dates de tous les changements de la valeur de point de chaque tarif la valeur du point correspondant à chaque date. Enregistrement d'un nouveau tarif cadre A la question catégorie du tarif, entrer le sigle de la nouvelle catégorie de tarif. Ce sigle doit comporter un minimum de deux lettres. Le système contrôle si ce sigle existe déjà. Si oui : il affiche la valeur du point et la date de mise en vigueur. Si non, il demande confirmation. Taper (o) pour oui. Entrer la valeur du point. Si le tarif comprend deux valeurs (prestations générales et prestations spéciales), séparer les deux valeurs par le signe / sans espacement. Le point sépare les francs des centimes. (Ex.: 3.00/2.75) Entrer la date d'entrée en vigueur du tarif. Les jour, mois et année sont séparés par des points ( ). Lors de la création d'une nouvelle catégorie de tarif, veiller à ce que cette date soit antérieure aux prestations à facturer. Si des prestations étaient enregistrées à des dates où le nouveau tarif ne serait pas encore en vigueur, la facture serait établie avec une valeur de Fr.0.00!!! Un tarif déjà enregistré peut être modifié mais jamais annulé, ceci pour des raisons de sécurité des données sur d'anciennes factures archivées.

3 Manuel PsiMed Facturation - 3 Modification d'un tarif Pour changer la valeur du point, procéder de la façon suivante : Entrer le sigle de la catégorie du tarif. La valeur du point et la date en vigueur s'affichent à l'écran. Sous l ancienne valeur, entrer la nouvelle valeur du point. Puis en tapant la touche retour la nouvelle valeur remplace l'ancienne. Sous l ancienne date, entrer la date d'entrée en vigueur de la nouvelle valeur du point. Puis en tapant la touche retour la nouvelle date remplace l'ancienne. (La facturation à cheval sur deux valeurs de point sera correctement calculée par rapport à la date du changement). Création ou modification des positions tarifaires Les positions tarifaires d un tarif cadre et les prestations annexes en tarif d usage s enregistrent après avoir défini la catégorie du tarif : Sélectionner la catégorie du tarif. Le système affiche la valeur du point et la date d'entrée en vigueur. Si pas de changement, taper la touche retour jusqu'à la question "poste" : Répondre systématiquement aux questions posées par le système : A la question "poste" entrer le code de la position tarifaire tel qu il est défini dans le tarif officiel ou conformément à la structure des prestations annexes et définie plus loin dans les tarifs. Taper le numéro de la ligne 2) et entrer le texte de la position tarifaire. Taper le numéro de la ligne 3) et entrer le nombre de points de la position tarifaire. Pour les prestations annexes au tarif cadre, entrer le montant en francs (observer les explications plus loin sous "Tarifs annexes"). Lorsque la position tarifaire nécessite une macro-commande pour une exécution spéciale au moment de la saisie des prestations dans le dossier du patient (EP), entrer le sigle de traitement correspondant. En tapant la touche? à la place du

4 Manuel PsiMed Facturation - 4 sigle de traitement, la liste des macro-commandes disponibles s'affiche à l'écran. (voir section sigles de traitement. Pour enregistrer la nouvelle position tarifaire, taper la touche retour en fin d'écran. Le système doit revenir à la question "poste Modification d'une position tarifaire Sélectionner la catégorie du tarif. Le système affiche la valeur du point et la date d'entrée en vigueur. Si pas de changement à ce stade, taper la touche retour jusqu'à la question "poste" A la question "poste", entrer le code de la position tarifaire à modifier. Toutes les données relatives à cette position s'affichent à l'écran. Taper le numéro de la ligne à corriger, et entrer les nouvelles informations. Taper la touche retour pour l'enregistrement définitif des corrections. Le système passe à une nouvelle position tarifaire. Sigles de traitement des positions tarifaires Ces sigles ou macro-commandes sont des outils mis à la disposition de l utilisateur pour pouvoir manipuler certaines prestations lors de la saisie des prestations dans le dossier du patient (EP): calcul de pourcentage, multiplication, prestations par analogie, choix de points ou gamme de prix entre un minimum et un maximum, etc. En tapant la touche? à la place du sigle de traitement, le système affiche la liste des différents sigles à disposition. -n (n devant être remplacé par un nombre). Ce sigle indique le nombre de sous-sections d'une position tarifaire, indiqué dans le tarif cadre avec une lettre après le chiffre. Ex.: 14a et 14b : soit deux soussections : Entrer le code principal sans sous-section, soit : 14 sous "texte" entrer un titre général relatif à l ensemble des soussections. SANS nombre de points AVEC sigle de traitement -2 taper «retour» pour continuer et enregistrer cette position.

5 Manuel PsiMed Facturation - 5 Le système revient à la question "poste". Entrer chaque sous-section : Entrer le code de la prestation tarifaire, soit : 14a Le texte de la prestation tarifaire 14a. AVEC le nombre de points correspondants SANS sigle de traitement Procéder de même pour la prestation tarifaire 14b. MX Ce sigle doit être enregistré pour toutes les prestations tarifaires dont le nombre de points ou le montant en francs varie entre un MINIMUM et un MAXIMUM. A la question poste : Entrer le code de la prestation tarifaire. Son texte Entrer le nombre de points ou de francs minimum et maximum séparé par le trait d'union - et sans espacement entre les chiffres. (Ex.: ) Lorsqu il s agit de francs: séparer les francs des centimes par un point. (Ex.: ) Entrer le sigle de traitement : MX FOIS SUPL Ce sigle est utilisé lorsqu'une position tarifaire doit être multipliée. Ce sigle peut être utilisé indifféremment pour des prestations tarifaires en POINTS ou en FRANCS. (Même procédure que ci-dessus). Ce sigle permet de calculer un pourcentage sur une ou plusieurs prestations médicales DEJA SAISIES dans la consultation (uniquement possible avec les prestations d un tarif cadre et pas toléré pour les prestations annexes en francs). A la question poste : Entrer le code de la prestation tarifaire. Son texte Un nombre de points entre un minimum et maximum. Cette fourchette est obligatoire. (Ex. : ). Dans le cas où le tarif autorise un nombre de points minimum, le premier chiffre doit indiquer ce minimum (Ex.: ) et le programme en tiendra compte lors du calcul de pourcentage à la saisie (EP) du patient concerné. Entrer le sigle de traitement : SUPL Dans la ligne «texte allemand» mettre le taux de pourcentage que le système doit prendre par défaut (Ex.: 25). Si aucun taux n'est entré dans la position tarifaire, le programme propose le taux de 50% par défaut.

6 Manuel PsiMed Facturation - 6 TXOP Sigle de traitement utilisé dans les tarifs vaudois lorsque la position tarifaire représente un pourcentage d'une autre position tarifaire enregistrée ou non dans la consultation. (Ex.: taxe opératoire ou honoraires médicaux radiologiques). A la question poste : Entrer le code de la prestation tarifaire Son texte Un nombre de points entre un minimum et maximum. Cette fourchette est obligatoire. (Ex.: ) Entrer le sigle de traitement TXOP + Ce sigle + permet l'impression sur la facture d'un code tarifaire différent du code de la prestation tel qu il a été enregistré dans les tarifs. Cela permet d'avoir son propre code de tarif interne et de faire figurer sur le relevé des prestations un code de tarif officiel ou par analogie. A la question poste : définir un code de votre choix. sous "texte" entrer le texte du tarif. sous "points" entrer le nombre de points. sous "sigle de traitement" entrer le sigle + immédiatement suivi du code ou de l'information à faire figurer sur la facture à la place du code interne (Ex.: +123 par analogie) Tarifs annexes Ces tarifs sont complémentaires au tarif cadre et permettent de facturer des prestations en francs, d ajouter des textes ou autres informations sur la facture finale. Ces tarifs sont classés en différentes catégories définies par une lettre. Les codes tarifaires des prestations annexes doivent obligatoirement commencer par cette lettre, à savoir : M pour les médicaments V pour les vaccins P pour le petit matériel et les produits U pour le tarif d usage D pour les diagnostics T pour les textes Z pour les prestations groupées ou chaînages C pour identifier les prestations par collaborateurs ou consultants Tarifs des médicaments Les médicaments sont facturés en francs. Ils sont enregistrés dans les tarifs afin d être facturés avec les autres prestations tarifaires. Les codes internes de ces tarifs sont au libre choix de l utilisateur, mais doivent obligatoirement commencer par la lettre M suivie de chiffres ou de lettres, sans espacement.

7 Manuel PsiMed Facturation - 7 Les lettres accentuées (éàèê etc.) et les signes de ponctuation (, ; :. ' -) ne sont pas autorisés dans un code de tarif. A la question "poste" entrer le code du médicament: Ex. : MVAL Entrer le texte : Ex. : Valium Entrer le montant en francs. Ex. : 2.50 (prix fixe) Ou entrer un prix minimum et un prix maximum (Ex.: ) avec le sigle de traitement MX. La combinaison du sigle de traitement MX et de la fourchette de prix permet de choisir un montant situé dans une gamme de prix lors de l'enregistrement de cette prestation dans la consultation. Tarifs des vaccins Les vaccins sont facturés en francs. Ils sont enregistrés dans les tarifs afin d être facturés avec les autres prestations tarifaires. Les codes internes de ces tarifs sont au libre choix de l utilisateur, mais doivent obligatoirement commencer par la lettre V suivie de chiffres ou de lettres, sans espacement. Les lettres accentuées (éàèê etc.) et les signes de ponctuation (, ; :. ' -) ne sont pas autorisés dans un code de tarif. A la question "poste" entrer le code du médicament: Ex. : VDTP Entrer le texte : Ex. : Vaccin Di-Te-Per Entrer le montant en francs. Ex. : 8.50 (prix fixe) Ou entrer un prix minimum et un prix maximum (Ex.: ) avec le sigle de traitement MX. La combinaison du sigle de traitement MX et de la fourchette de prix permet de choisir un montant situé dans une gamme de prix lors de l'enregistrement de cette prestation dans la consultation. Tarif des produits ou petit matériel Les produits et le petit matériel sont facturés en francs. Ils sont enregistrés dans les tarifs afin d être facturés avec les autres prestations du tarif cadre. Les codes internes de ces tarifs sont au libre choix de l utilisateur, mais doivent obligatoirement commencer par la lettre P suivie de chiffres ou de lettres, sans espacement. Les lettres accentuées (éàèê etc.) et les signes de ponctuation (, ; :. ' -) ne sont pas autorisés dans un code de tarif. A la question "poste" entrer le code du petit matériel : Ex. : PMAT Entrer le texte : Ex. : Petit matériel Entrer le montant en francs : Ex. : 3.00 (prix fixe) Ou entrer un prix minimum et maximum (Ex.: ) avec le sigle de traitement MX. La combinaison du sigle de traitement MX et de la fourchette de prix permet de choisir un montant situé dans une gamme de prix lors de l'enregistrement de cette prestation dans la consultation.

8 Manuel PsiMed Facturation - 8 Tarif d'usage Les tarifs d'usage permettent l'enregistrement de prestations en francs, avec un prix fixe ou pouvant être choisi dans une fourchette (entre un montant minimum et un montant maximum). Les codes internes de ces tarifs sont au libre choix de l utilisateur, mais doivent obligatoirement commencer par la lettre U suivie de chiffres ou de lettres, sans espacement. Les lettres accentuées (éàèê etc.) et les signes de ponctuation (, ; :. ' -) ne sont pas autorisés dans un code de tarif. A la question "poste" entrer le code du tarif d'usage : Ex. : UVIS Entrer le texte. Ex : Visite en clinique Entrer le montant en francs : Ex. : (prix fixe) Ou entrer un prix minimum et un prix maximum. (Ex. : ) avec le sigle de traitement MX. La combinaison du sigle de traitement MX et de la fourchette de prix permet de choisir un montant situé dans une gamme de prix lors de l'enregistrement de cette prestation dans la consultation. Diagnostics pour caisses maladie Il est possible d'enregistrer des textes de diagnostics à l'intention des caisses maladie. Ces textes peuvent soit être imprimés sur le relevé des prestations en regard de la date de la consultation, soit avec une autre disposition demandée par le médecin lors de la paramétrisation initiale du logiciel. Ces diagnostics doivent être définis dans les tarifs et leurs codes doivent obligatoirement commencer par la lettre D immédiatement suivie de lettres ou de chiffres, sans espacement. Les lettres accentuées (éàèê etc.) et les signes de ponctuation (, ; :. ' -) ne sont pas autorisés dans un code de diagnostic. A la question "poste" entrer le code tarifaire du diagnostic. Ex. : D1 entrer le texte du diagnostic tel qu'il doit être imprimé sur le relevé des prestations. Ex. : Affection veineuse. Prestations groupées - chaînages Pour accélérer la saisie d un ensemble de prestations répétitives, ces prestations sont groupées et chaînées. Ces chaînages doivent être définis dans les tarifs et leurs codes doivent obligatoirement commencer par la lettre Z immédiatement suivie de lettres ou de chiffres, sans espacement. Les lettres accentuées (éàèê etc.) et les signes de ponctuation (, ; :. ' -) ne sont pas autorisés dans un code de chaînage. A la question poste entrer le code du chaînage. Ex.: Z1 A la ligne série des postes entrer les codes des prestations à grouper, séparés par une virgule et sans espacement ( 1,14a,105 etc.).

9 Manuel PsiMed Facturation - 9 Textes complémentaires fixes Il est possible d imprimer sur la facture un texte complémentaire inséré entre deux prestations. Ces textes sont définis dans les tarifs et leurs codes doivent obligatoirement commencer par la lettre T immédiatement suivie de lettres ou de chiffres, sans espacement. Les lettres accentuées (éàèê etc.) et les signes de ponctuation (, ; :. ' -) ne sont pas autorisés dans un code de tarif. A la question poste, entrer le code du texte. Ex.: TBEL entrer sous "texte" le texte désiré. Ex.: Hospitalisation à la clinique Bellevue. Textes complémentaires libres Pour pouvoir ajouter librement un commentaire avec les prestations d une consultation à imprimer sur une facture, il faut créer une prestation tarifaire dont le code doit obligatoirement commencer par la lettre T immédiatement suivie de lettres ou de chiffres, sans espacement. Les lettres accentuées (éàèê ) et les signes de ponctuation (, ; :. ' -) ne sont pas autorisés dans un code de tarif. Le texte fixe est remplacé par une macro-commande: A la question poste, entrer le code tarifaire du texte. Ex.: TL Sous "texte" entrer la macro-commande : $TEXT (en majuscules) Cette macro-commande permet d enregistrer une ligne de texte libre dans les prestations d une consultation. Code collaborateurs ou consultants Un code collaborateur ou consultant peut être enregistré avec les prestations dans chaque consultation. Cela permet d'extraire le chiffre d'affaires de chaque consultant dans les cabinets de groupe. Cette option doit être définie lors de la paramétrisation initiale du logiciel au moment de l'installation. Le code doit obligatoirement commencer par la lettre C immédiatement suivie de lettres ou de chiffres, sans espacement. Les lettres accentuées (éàèê etc.) et les signes de ponctuation (, ; :. ' -) ne sont pas autorisés dans un code de collaborateur. A la question poste, entrer le code du collaborateur. Ex.: CJPB Sous "texte" entrer le nom du collaborateur. Ex.: Jean-Pierre Briand

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