Scan X Lecture Automatique de Documents

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1 Scan X Lecture Automatique de Documents 2 bis rue de Rochefort GUÉRET -FRANCE Tél : Fax : si@3si.fr S.A. au capital de Membre de la S.F.I.L. (Société Française d Informatique de Laboratoire) Membre de Pour gagner du temps dans vos saisies de données...

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3 Remplacez vos saisies répétitives sur clavier par une lecture de documents au scanner. une feuille un scanner fini les saisies au clavier! Scan X permet de réaliser très facilement : la mise en page (maquettage) et l impression des documents servant à la saisie : formulaires, questionnaires, feuilles de saisie, "feuilles de travail", etc... la lecture par scanner de ces documents après remplissage : reconnaissance de cases cochées, de codes-barres et de caractères manuscrits le transfert des résultats de lecture dans un logiciel d'exploitation (système de gestion, statistiques, ) l'archivage des images des documents scannés, qui peuvent ainsi être retrouvées, consultées et réimprimées ultérieurement. Scan X vous fait donc gagner : du temps => 2 heures de saisie au clavier = 15 minutes au scanner! de la sécurité

4 SCHÉMA FONCTIONNEL Utilisateur 2 3 Cochage et collage des codes-barres éventuels 2 impression document à cocher document coché Utilisateur 1 1 Maquettage Module maquettage des documents imprimante Module lecture scanner 4 Lecture scanner Voici un schéma possible. Des variantes existent selon le contexte... Réseau Base de données d'images scannées : sur un disque quelconque du réseau 5 Transfert résultats lus 6 Contrôle, correction par vidéo-codage archivage, consultation... Système central ou logiciel de gestion des données

5 AVANTAGES DE Scan X Scan X est d'un usage simple et donc facilement accepté par les utilisateurs. Il évite des tâches manuelles fastidieuses pouvant être sources d erreurs. Il libère du temps pour des travaux plus qualifiés. Autres avantages : Rapidité : lecture, contrôle et export jusqu à 1000 pages / heure environ. Délai : les données sont rendues plus rapidement, les piles de fiches à saisir disparaissent. Fiabilité de lecture : supérieure à 99,9 % sur les cases cochées, alors que la saisie clavier est une importante source d erreurs Souplesse et autonomie : création et modification des maquettes par l'utilisateur. Scan X fonctionne sans imprimeur, sans bon à tirer, sans délai. Simplicité : les matériels employés sont des matériels informatiques standards. Economie à l achat, en consommables et en maintenance : les documents traités sont imprimés sur papier ordinaire, sur des imprimantes laser A4 ou A3 ordinaires ou sur photocopieurs pour reprographie. Ne vous inquiétez plus, Scan X s occupe de vos saisies de données!

6 Les modules de Scan X Le Maquettage interne Liste des questions contenues dans le formulaire Fenêtre de mise en page Fenêtre de paramétrage Le module de maquettage interne vous permet de créer, à partir d une page vierge, un formulaire interprétable par le module de lecture. Le maquettage bénéficie de nombreuses fonctionnalités habituelles de Windows, comme les menus standards, le copier-coller d'une maquette à l'autre, les menus contextuels par clic droit, le "glisser-déplacer" d'une case ou d'un élément graphique, etc Tout ceci permet une mise en page totalement libre et rapide.

7 Les modules de Scan X Le Maquettage externe Liste des questions contenues dans le formulaire Image du document vierge scanné sur laquelle on vient identifier les zones à récupérer Le module de maquettage externe vous permet de lire des formulaires qui n ont pas été créés initialement avec Scan X. Par exemple, des documents déjà en production, en attente de saisie ou bien provenant de l extérieur et dont vous ne maitrisez pas la mise en page. Le cheminement est simple et rapide : 1 ) Vous scannez un formulaire vierge 2 ) Vous définissez les libellés de vos questions et réponses, soit par saisie directe soit par import automatique à partir de Word 3 ) Vous identifiez les zones à récupérer (cases à cocher, zones de texte, codes-barres ) à l aide de simples clics avec la souris 4 ) Vous pouvez scanner aussitôt vos formulaires déjà remplis

8 Les modules de Scan X La Lecture et le Vidéo-codage Aperçu de l image scannée Zone d informations sur le déroulement du scan Zoom sur un écran de correction en direct Le module de lecture de Scan'X peut être paramétré de deux façons : - soit le scanner s arrête à chaque anomalie rencontrée et «attend» une correction en direct, à l écran ou sur la feuille. - soit le scanner lit l ensemble des feuilles et stocke celles en erreur pour une correction a posteriori dans le module de vidéo-codage.

9 Les modules de Scan X La Visionneuse des images archives Zone de critères de recherche Image archivée qui permet de consulter les résultats et les commentaires éventuels inscrits sur la feuille scannée La visionneuse d archives de Scan'X permet une recherche rapide et multicritères afin de retrouver très rapidement des informations notées sur la feuille scannée. Vous pouvez ainsi ne plus vous encombrer avec les archives papier.

10 Les modules de Scan X Traitement des données (Excel, Epi-Info, logiciels de gestion qualité ) Zone de choix des variables et du type d analyse Feuille Excel sur laquelle apparaissent automatiquement vos analyses suivant les critères choisis. Une autre feuille vous permet de consulter l ensemble des données brutes récupérées. Le champ d action large de Scan X impose qu il soit capable, au besoin, d envoyer les données vers n importe quel logiciel de traitement de données (Epi-Info, logiciels de gestion de la qualité, logiciels de traitement statistiques ), mais également de réaliser, en interne, un traitement statistiques des données. C est pourquoi Scan X intègre aujourd hui un module de statistiques fonctionnant avec Excel. Il permet à l utilisateur d obtenir rapidement des tableaux de synthèse complets et de disposer des graphiques associés de façon automatique. Le traitement statistique peut être réalisé variable par variable, par groupe de variables ou bien en variables croisées.

11 OPTION I.C.R. (Intelligent Character Recognition) Avec cette option «I.C.R.», Scan X permet la reconnaissance de caractères numériques manuscrits. Chaque caractère à lire en I.C.R. est écrit dans une case de format adapté (comme illustré cidessous), issue du maquettage. A la lecture des feuilles, un vote est effectué entre 6 identifications différentes pour chaque caractère. Les progrès techniques rendent cette option viable sous conditions. Les taux mesurés à partir d'une écriture soignée, sur des données exclusivement numériques, sont : - 96,6 % des caractères sont parfaitement identifiés sans erreur et sans intervention - 3,0 % des caractères sont douteux : Scan'X demande confirmation - 0,4 % des caractères sont lus erronés

12 OPTION GESTION des REGLES - AIDE à la VALIDATION Ce module optionnel permet d appliquer aux feuilles cochées des contrôles de cohérence au sein d une même page. Ceci permet d alléger considérablement les contrôles visuels. Une formation spécifique pour ce module est prévue par 3SI. Le nombre de règles posées dans une même page n est pas limité, et il peut être enrichi dans le temps, selon les souhaits des utilisateurs. Outre les erreurs, la gestion des règles permet également de porter à la connaissance des utilisateurs des avertissements : - soit pour confirmation (oui ou non), par exemple en cas de données improbables - soit pour information, par exemple si une saisie complémentaire doit être effectuée (possibilité d établir des listes de choix)

13 INFORMATIONS GÉNÉRALES MATERIEL pré requis De nombreux modèles de scanners peuvent être utilisés, tous équipés d'un chargeur de documents (scanners "de production"). 3Si vous conseillera sur le choix du scanner le mieux adapté à vos besoins. Scan X fonctionne sur PC : PC récent sous Windows 2000, XP et Vista PC non dédié : un PC utilisé pour Scan X peut l être également pour d autres logiciels. Couplage à un système central ou à un logiciel spécifique : La connexion physique Scan X «Système central» se fait en échange disque. Le protocole d échange peut être soit dédié, soit ASTM. VITESSE DE TRAITEMENT La vitesse de traitement est liée : aux capacités des scanners : vitesse de défilement de la feuille souvent de 500 pages / heure, parfois jusqu à 1000 pages/heure capacité du chargeur de documents. pour les scanners rapides, la vitesse dépend également des performances du PC. Un PC rapide est nécessaire à partir de 600 pages/ heure. Prestations "clé en main" : 3Si assure installation et formation sur site, France et étranger (2 jours minimum). Exemple : Fujitsu Fi-5650C, dimensionné pour 1500 pages/jour, recto verso MAINTENANCE Assistance téléphonique gratuite pendant un an après l installation. Maintenance matérielle : 3Si assure l'échange anticipé du scanner en panne, formule la plus appréciée en cas de saisie quotidienne intensive : dès votre accord sur le dépannage, 3Si vous expédie un scanner de remplacement, le temps de réparer le vôtre. Une solide expérience de la L.A.D. depuis plus de 15 ans... Dans le prolongement de Scan Bac, qui a fait ses preuves dans la Biologie médicale avec plus de 700 systèmes installés, Scan X trouve sa place aujourd hui en dehors des laboratoires (services qualité et hygiène) mais aussi dans le monde industriel. 3Si propose des contrats de maintenance logicielle incluant la mise à jour annuelle du logiciel. Retour sur investissement rapide. Devis gratuit sur simple demande.

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15 LES RÉFÉRENCES SCAN X Que ce soit dans le milieu médical ou dans le milieu industriel, Scan X a trouvé aujourd hui de nombreuses applications. Dans le milieu de la santé, les services «Hygiène» et «Qualité» sont les premiers utilisateurs afin de réduire le temps de traitement des nombreuses enquêtes et autres audits auxquels ils doivent faire face. Quelques références Scan X pour ces deux domaines : CHU Angers (Hygiène et Qualité) CHU Bicêtre (Qualité) CH Cannes (Qualité) CHU Grenoble (Hygiène) CH Hyères (Hygiène et Qualité) CH Laval (Hygiène et Qualité) CHU Saint Etienne (Qualité) CH Saint Pierre de la Réunion (Hygiène et Qualité) CHU Tours (Hygiène) CH Vendôme (Hygiène) CH Versailles (Hygiène) Centre de Lutte Contre le Cancer de Dijon (Qualité) Clinique Notre Dame à Vire (Qualité) Clinique PSLV à Tours (Hygiène et Qualité) Clinique Turin à Paris (Qualité) Etablissement Public de Santé Mentale Gourmelen à Quimper (Qualité) Institut Mutualiste Montsouris à Paris (Hygiène)... Les applications orientées «Santé» sont également le dépistage du cancer colorectal, les fiches de suivi de grossesse, la prescription d examens médicaux ou encore l enseignement : ESSA Lyon (Evaluations d enseignements) LABM Hache à Roanne (Dépistage du cancer colorectal) LABM Bensaid à Rodez (Dépistage du cancer colorectal) LABM de la CPAM de Paris (Dépistage du cancer colorectal) Institut Pasteur de Lille (Dépistage du cancer colorectal) LABM Chatron à Clermont-Ferrand (Fiches de suivi de grossesse) 80 I.F.S.I en France (Lecture des fiches de fin de stages infirmiers) UNILABS (Prescriptions d examens médicaux, 24 licences) SUBRA à Toulouse (Audits pour accréditation)... Les applications dans le milieu «Industriel» : Société TSV (Fiches de contrôle qualité des transformateurs électriques) Société ACP-Services (Fiches de suivi pour le traitement des ordures ménagères)... Retrouvez la liste complète sur