FACTURES SORTANTES GENERAL

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1 GENERAL Avec factures sortantes nous voulons dire les états d'honoraires et les états de frais, les notes de provision et les notes de crédit. L'expression "vente" est également utilisée. Dans Kleos les factures sortantes sont créées via le module de facturation. A partir du moment qu'une facture est finalisée, elle est aussi reprise dans les journaux de ventes de la comptabilité. Ce chapitre contient 5 parties: Configuration: ici vous apprenez à contrôler et configurer les paramètres pour garantir un bon enregistrement des factures Etats d'honoraires: ici nous montrons comment créer des états d'honoraires et des états de frais, avec ou sans des activités enregistrées auparavant Notes de provision: concernent les factures avec des avances Notes de crédit: pour annuler entièrement des factures ou pour créditer un montant spécifique Création documents: générer un document destiné au client (facture, provision ou note de crédit) à l'aide d'un modèle à choisir

2 PLAN COMPTABLE COMPTABILITE DE SOCIETE (VENTE) Les ventes génèrent du chiffre d'affaire et ce chiffre est repris dans la balance sur les comptes de la classe 7. Vous pouvez choisir dans Kleos de tenir une configuration très simple (p.ex. en choisissant d'utiliser un seule compte pour le chiffre d'affaire), mais vous pouvez également tenir un plan comptable très détaillé où la balance affiche les différents type de chiffre d'affaire séparément par régime TVA. Les différents type de chiffre d'affaire sont repris sur plusieurs lignes de la facture et peuvent être partagés en trois groupes: Honoraires Frais de dossier Provisions Nous faisons ici abstraction des débours (comme les frais judiciaires), parce qu'elles ne font pas parties du chiffre d'affaire du cabinet, et elles n'appartiennent également pas à la base d'imposition de la TVA. Avec les différents types de régime TVA nous voulons dire: Factures avec TVA: le régime par défaut, d'application pour la plupart des prestations pour tous les clients belges et pour les clients particuliers en Europe Factures avec exemption de TVA Factures à des Européens assujettis à la TVA Factures à non Européens On a prépare un exemple d'une configuration pour laquelle pour chaque type de chiffre d'affaire et pour chaque régime TVA un compté séparé est utilisée dans la comptabilité. Ceci vous donne la possibilité de suivre à l'aide de votre bilan la répartition de votre chiffre d'affaire et de vérifier la déclaration TVA. Mais ceci dit, la configuration peut aussi être tenue très simple, p.ex. en utilisant les mêmes comptes pour tous les régimes TVA. Cela n'a aucun impact sur la déclaration TVA parce que Kleos ne repose pas sur des comptes séparés dans la comptabilité pour établir la déclaration TVA.

3 PLAN COMPTABLE COMPTABILITE DE SOCIETE Facture avec TVA Création compte «Honoraires» Cliquez sur Configuration Comptabilité Plan comptable Sélectionnez la comptabilité et l exercice comptable Cliquez sur nouveau Créez le compte et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués. En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable

4 PLAN COMPTABLE COMPTABILITE DE SOCIETE Facture avec TVA Création compte «Frais de dossier récupérés» Cliquez sur Configuration Comptabilité Plan comptable Sélectionnez la comptabilité et l exercice comptable Cliquez sur nouveau Créez le compte et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués. En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable

5 PLAN COMPTABLE COMPTABILITE DE SOCIETE Facture avec TVA Création compte «Provision sur honoraires et frais» Cliquez sur Configuration Comptabilité Plan comptable Sélectionnez la comptabilité et l exercice comptable Cliquez sur nouveau Créez le compte et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués. En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable

6 PLAN COMPTABLE COMPTABILITE DE SOCIETE Facture avec exemption de TVA Création compte «Honoraires - UE B2B» Cliquez sur Configuration Comptabilité Plan comptable Sélectionnez la comptabilité et l exercice comptable Cliquez sur nouveau Créez le compte et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués. En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable

7 PLAN COMPTABLE COMPTABILITE DE SOCIETE Facture avec exemption de TVA Création compte «Frais de dossier récupérés» Cliquez sur Configuration Comptabilité Plan comptable Sélectionnez la comptabilité et l exercice comptable Cliquez sur nouveau Créez le compte et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués. En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable

8 PLAN COMPTABLE COMPTABILITE DE SOCIETE Facture avec exemption de TVA Création compte «Provision sur honoraires et frais» Cliquez sur Configuration Comptabilité Plan comptable Sélectionnez la comptabilité et l exercice comptable Cliquez sur nouveau Créez le compte et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués. En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable

9 PLAN COMPTABLE COMPTABILITE DE SOCIETE Facture Intracom B2B UE Création compte «Honoraires - UE B2B» Cliquez sur Configuration Comptabilité Plan comptable Sélectionnez la comptabilité et l exercice comptable Cliquez sur nouveau Créez le compte et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués. En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable

10 PLAN COMPTABLE COMPTABILITE DE SOCIETE Facture Intracom B2B UE Création compte «Frais de dossier récupérés» Cliquez sur Configuration Comptabilité Plan comptable Sélectionnez la comptabilité et l exercice comptable Cliquez sur nouveau Créez le compte et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués. En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable

11 PLAN COMPTABLE COMPTABILITE DE SOCIETE Facture Intracom B2B UE Création compte «Provision sur honoraires et frais» Cliquez sur Configuration Comptabilité Plan comptable Sélectionnez la comptabilité et l exercice comptable Cliquez sur nouveau Créez le compte et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués. En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable

12 PLAN COMPTABLE COMPTABILITE DE SOCIETE Facture en dehors UE Création compte «Honoraires - UE B2B» Cliquez sur Configuration Comptabilité Plan comptable Sélectionnez la comptabilité et l exercice comptable Cliquez sur nouveau Créez le compte et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués. En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable

13 PLAN COMPTABLE COMPTABILITE DE SOCIETE Facture en dehors UE Création compte «Frais de dossier récupérés» Cliquez sur Configuration Comptabilité Plan comptable Sélectionnez la comptabilité et l exercice comptable Cliquez sur nouveau Créez le compte et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués. En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable

14 PLAN COMPTABLE COMPTABILITE DE SOCIETE Facture en dehors UE Création compte «Provision sur honoraires et frais» Cliquez sur Configuration Comptabilité Plan comptable Sélectionnez la comptabilité et l exercice comptable Cliquez sur nouveau Créez le compte et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués. En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable

15 PLAN COMPTABLE COMPTABILITE DE SOCIETE Débours hors TVA Création compte «Débours hors TVA» Les débours, comme les frais de justice, payés au nom et pour le compte du client, ne font pas partis du chiffre d'affaire du cabinet et sont donc enregistrés sur un compte de bilan. Consultez la Circulaire TVA du SPF Finances, n Nous proposons d'enregistrer les "Débours - hors TVA" sur le compte Cliquez sur Configuration Comptabilité Plan comptable Sélectionnez la comptabilité et l exercice comptable Cliquez sur nouveau Créez le compte et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués. Les dépenses avancées ne sont pas assujetties à la TVA. Mais elles vont bien parties de la facture. En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable

16 PLAN COMPTABLE COMPTABILITE DE SOCIETE Provisions sur débours hors TVA Création compte «Provisions sur débours hors TVA Les provisions utilisées pour couvrir les débours ne sont également pas assujetties à la TVA. Voir Circulaire TVA du SPF Finances, n 93. Créez un compte séparé, p.ex , pour "Provisions sur débours - hors TVA" Cliquez sur Configuration Comptabilité Plan comptable Sélectionnez la comptabilité et l exercice comptable Cliquez sur nouveau Créez le compte et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués. Les provisions pour des dépenses avancées ne sont pas assujetties à la TVA. Mais elles vont bien parties de la facture. En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable

17 PLAN COMPTABLE COMPTABILITE DE CAISSE» Avant l'introduction de la TVA les avocats en tant que personne physique devaient uniquement tenir un journal financier. Des états d'honoraires rédigés, mais non payés, n'étaient pas pertinents et ne devaient pas être repris dans la comptabilité. A cause de l'introduction de la TVA, un journal de factures sortantes doit être tenu maintenant, parce que la TVA redevable (du moins dans certains cas) doit être versée par l'avocat, indépendamment si la facture a été payée oui ou non. Au niveau des impôts directs l'avocat-personne physique est taxé sur les revenus réels. Les factures impayées n'en font pas partie. Kleos utilise un système de double comptes pour pouvoir traiter cela sur le plan de la comptabilité. Dans le journal des factures les honoraires, les frais,... sont enregistrés sur des comptes temporaires. Ces enregistrements forment la base de la déclaration TVA. Parce que ces enregistrements ne font pas encore parti du résultat fiscal (l'avocat n'est pas taxé aussi longtemps que les montants ne sont pas payés) les comptes de bilan de classe 4 sont utilisés. Ces comptes sont appelés "Extra-fiscaux". Au moment du paiment de la facture, dans le journal de banque ou de caisse, ces montants sont automatiquement transférés vers un compte définitif de la classe 7 qui influence le résultat taxable. Grâce à ce mécanisme Kleos arrive à créer des déclarations correctes et à vous donner les chiffres exactes pour votre déclaration d'impôts, sans que vous devez créer des enregistrements ou des comptes supplémentaires. Remarque: pour atteindre ce résultat, vous devez (une seule fois) configurer le plan comptable correctement. En fonction du détail souhaité, ceci peut être assez complexe. Vous pourriez également utiliser la configuration (plus simple, sans double comptes) expliquée sur la page sur la comptabilité de société, mais vous devrez alors corriger le résultat taxable manuellement pour créer la déclaration d'impôts. Prenez cette décision en accord avec votre comptable. Ci-dessous vous trouverez un exemple d'une configuration du compte standard "Honoraires". Comme expliqué sur la page de la comptabilité de société, vous pouvez décider vous-mêmes combien de comptes vous créez en fonction du détail souhaité dans le bilan.

18 PLAN COMPTABLE COMPTABILITE DE CAISSE Honoraires Configurez d'abord le compte définitif Honoraires comme repris dans la capture d'écran cijointe Cliquez sur Configuration Comptabilité Plan comptable Sélectionnez la comptabilité et l exercice comptable Cliquez sur nouveau Créez le compte et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués. En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable

19 Créez ensuite le compte temporaire Honoraires demandés et liez le au compte définitif Cliquez sur Configuration Comptabilité Plan comptable Sélectionnez la comptabilité et l exercice comptable Cliquez sur nouveau Créez le compte et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués. En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable

20 Travaillez de la même façon pour les autres comptes. Si vous souhaitez des comptes séparés par type de chiffre d'affaire et par régime TVA, vous pouvez vous baser sur le tableau suivant. Compte temporaire Numéro Nom Numéro Nom Compte définitif Honoraires demandés 21% Honoraires 21% Frais de dossier demandés 21% Frais de dossier récupérés 21% Provisions demandées 21% Provisions 21% Honoraires demandés - exemptés Honoraires - exemptés Frais de dossier demandés - exemptés Frais de dossier récupérés - exemptés Provisions demandées - exemptées Provisions - exemptées Honoraires demandés UE 2B Honoraires UE 2B Frais de dossier UE 2B Frais de dossier récupérés UE 2B Provisions demandées UE 2B Provisions UE 2B Honoraires demandés en dehors de l'ue Honoraires en dehors de l'ue Frais de dossier demandés en dehors de l'ue Frais de dossier récupérés en dehors de l'ue Provisions demandées en dehors de l'ue Provisions en dehors de l'ue En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable

21 PLAN COMPTABLE COMPTABILITE DE CAISSE (provisions sur) Débours En plus de comptes de (provisions sur) frais et honoraires, il faut également configurer des comptes pour les (provisions sur) débours (comme les frais de justice). Vu qu'en principe ils n'influencent pas le résultat, il vaut mieux les enregistrés sur des comptes de bilan. Configurez d'abord le compte définitif comme repris dans la capture d'écran Cliquez sur Configuration Comptabilité Plan comptable Sélectionnez la comptabilité et l exercice comptable Cliquez sur nouveau Créez le compte et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués. En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable

22 Créez ensuite un compte temporaire et liez le au compte définitif Cliquez sur Configuration Comptabilité Plan comptable Sélectionnez la comptabilité et l exercice comptable Cliquez sur nouveau Créez le compte et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués. En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable

23 Provision sur débours Configurez d'abord le compte définitif comme repris dans la capture d'écran Cliquez sur Configuration Comptabilité Plan comptable Sélectionnez la comptabilité et l exercice comptable Cliquez sur nouveau Créez le compte et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués. En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable

24 Créez ensuite un compte temporaire et liez le au compte définitif Cliquez sur Configuration Comptabilité Plan comptable Sélectionnez la comptabilité et l exercice comptable Cliquez sur nouveau Créez le compte et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués. En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable

25 CONFIGURATION SCHEMA DE FACTURATION Facture avec TVA Un schéma de facturation contient la structure d'une facture et définie sur quels comptes les montants doivent être enregistrés. Il existe des schémas pour les 3 types de document que Kleos peut créer: Les factures: les états de frais et honoraires Les notes de provision: les avances Les notes de crédit: restitution de montants facturés antérieurement En outre Kleos soutient pour chacun de ces documents les régimes TVA suivants: Factures avec TVA: le régime par défaut, d'application pour la plupart des prestations pour tous les clients Belges et pour les clients particuliers en Europe Factures avec exemption de TVA: p.ex. pour les ativités en tant que médiateur Factures à des Européens assujettis à la TVA, également indiqué comme UE-B2B (business to business) ou Intracom Factures en dehors de l'ue, pour des clients qui ne sont pas établis dans l'ue Il existe donc 12 schémas de facturation. Du fait que le schéma de facturation définie comment les éléments sont enregistrés dans la comptabilité, les bon comptes du plan comptable doivent être indiqués pour chaque élément de chaque schéma. Vous trouverez pour chaque type de document (facture, note de provision, note de crédit) et pour chacun des régimes TVA un exemple d'une configuration.

26 CONFIGURATION SCHEMA DE FACTURATION Facture avec TVA Cliquez sur Configuration Facturation - Schémas Sélectionnez le schéma «Facture avec TVA» et cliquez sur «Editer Sélectionnez la bonne comptabilité (1) Choisissez pour chaque élément de facturation le bon compte dans lequel il doit être enregistré (2) En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable.

27 CONFIGURATION SCHEMA DE FACTURATION Facture Intracom B2B UE Cliquez sur Configuration Facturation - Schémas Sélectionnez le schéma «Facture Intracom B2B UE» et cliquez sur «Editer Sélectionnez la bonne comptabilité (1) Choisissez pour chaque élément de facturation le bon compte dans lequel il doit être enregistré (2) En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable.

28 CONFIGURATION SCHEMA DE FACTURATION Facture avec exonération de la TVA Cliquez sur Configuration Facturation - Schémas Sélectionnez le schéma «Facture avec exonération de la TVA» et cliquez sur «Editer Sélectionnez la bonne comptabilité (1) Choisissez pour chaque élément de facturation le bon compte dans lequel il doit être enregistré (2) En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable.

29 CONFIGURATION SCHEMA DE FACTURATION Facture en dehors UE Cliquez sur Configuration Facturation - Schémas Sélectionnez le schéma «Facture hors de l UE» et cliquez sur «Editer Sélectionnez la bonne comptabilité (1) Choisissez pour chaque élément de facturation le bon compte dans lequel il doit être enregistré (2) En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable.

30 CONFIGURATION SCHEMA DE FACTURATION Note de provision Cliquez sur Configuration Facturation - Schémas Sélectionnez le schéma «Note de provision avec TVA» et cliquez sur «Editer Sélectionnez la bonne comptabilité (1) Choisissez pour chaque élément de facturation le bon compte dans lequel il doit être enregistrer (2) En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable.

31 CONFIGURATION SCHEMA DE FACTURATION Note de provision Intracom B2B UE Cliquez sur Configuration Facturation - Schémas Sélectionnez le schéma «Note de provision Intracom B2B UE» et cliquez sur «Editer Sélectionnez la bonne comptabilité (1) Choisissez pour chaque élément de facturation le bon compte dans lequel il doit être enregistré (2) En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable.

32 CONFIGURATION SCHEMA DE FACTURATION Note de provision avec exemption de la TVA Cliquez sur Configuration Facturation - Schémas Sélectionnez le schéma «Note de provision avec exonération de la TVA» et cliquez sur «Editer Sélectionnez la bonne comptabilité (1) Choisissez pour chaque élément de facturation le bon compte dans lequel il doit être enregistré (2) En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable.

33 CONFIGURATION SCHEMA DE FACTURATION Note de provision en dehors UE Cliquez sur Configuration Facturation - Schémas Sélectionnez le schéma «Note de provision hors de l UE» et cliquez sur «Editer Sélectionnez la bonne comptabilité (1) Choisissez pour chaque élément de facturation le bon compte dans lequel il doit être enregistré (2) En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable.

34 CONFIGURATION SCHEMA DE FACTURATION Note de crédit TVA Cliquez sur Configuration Facturation - Schémas Sélectionnez le schéma «Note de crédit avec TVA» et cliquez sur «Editer Sélectionnez la bonne comptabilité (1) Choisissez pour chaque élément de facturation le bon compte dans lequel il doit être enregistré (2) En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable.

35 CONFIGURATION SCHEMA DE FACTURATION Note de crédit Intracom B2B UE Cliquez sur Configuration Facturation - Schémas Sélectionnez le schéma «Note de crédit Intracom B2B UE» et cliquez sur «Editer Sélectionnez la bonne comptabilité (1) Choisissez pour chaque élément de facturation le bon compte dans lequel il doit être enregistré (2) En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable.

36 CONFIGURATION SCHEMA DE FACTURATION Note de crédit avec exemption de la TVA Cliquez sur Configuration Facturation - Schémas Sélectionnez le schéma «Note de crédit avec exonération de la TVA» et cliquez sur «Editer Sélectionnez la bonne comptabilité (1) Choisissez pour chaque élément de facturation le bon compte dans lequel il doit être enregistré (2) En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable.

37 CONFIGURATION SCHEMA DE FACTURATION Note de crédit en dehors UE Cliquez sur Configuration Facturation - Schémas Sélectionnez le schéma «Note de crédit hors de l UE» et cliquez sur «Editer Sélectionnez la bonne comptabilité (1) Choisissez pour chaque élément de facturation le bon compte dans lequel il doit être enregistré (2) En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable.

38 CLIENT DE FACTURATION Vous devez non seulement remplir l'adresse du client, mais aussi son numéro de TVA pour pouvoir le facturer correctement s'il est assujetti à la TVA. Le profil "Client de facturation" doit également être rempli. Ouvrez le fiche de l identité Sélectionnez l onglet Information complémentaire et ajoutez le numéro TVA Sélectionnez l onglet Profils Choisissez le profil Client de facturation : De cette manière Kleos sait quel taux de TVA doit être appliqué quand vous créez une facture Vidéo :

39 ETATS D HONORAIRES Les factures sont basées sur des activités introduites auparavant (prestations et frais), mais même si vous estimez vos frais et honoraires d'une autre façon, vous pouvez créer à tout moment des factures pour lesquelles vous introduisez le montant des frais, honoraires et débours. Remarque importante 1: pour la création de factures, de notes de provision et de notes de crédit il est très important de choisir le bon schéma de facturation et de vérifier le régime TVA du client de facturation. Il s'agit de deux sélections différentes dans l'écran de facturation. Ceci est expliqué dans les vidéos. On a créé les schémas suivants: avec TVA: le schéma défaut, presque toujours d'application. Il doit être utilisé pour tous les clients Belges (particuliers et assujettis à la TVA) et aussi pour tous les clients Européens non assujettis à la TVA. Le régime TVA pour tous ces clients est "National". Ce régime est proposé par défaut, même si le profil n'est pas rempli. avec exemption de TVA: ce schéma ne peut être utilisé que s'il y a une raison légale pour ne pas compter de TVA. Cette réglementation est énumérée dans la Circulaire TVA. Quelques exemples: o la facturation de prestations faites avant le 01/01/2014. Elles peuvent être facturées avec exemption de TVA jusqu'au 31/01/2014. Note: vous ne pouvez pas mélanger des prestations avec exemption de TVA et des prestations avec TVA sur une seule et même facture. A la limite, vous devrez créer deux factures (ou compter la TVA sur toutes les prestations). o la facturation de certaines activités, p.ex. médiateur de dettes o des factures dans des dossiers pro Deo. En théorie ces prestations ne sont pas exemptées de TVA, mais bien assujetties au régime de 0%. Etant donné que dans les deux cas le chiffre d'affaire est repris dans la grille 00 de la déclaration TVA, vous pouvez utiliser ce schéma. Intracom - UE B2B: ce schéma est uniquement utilisé pour la facturation d'un client assujetti à la TVA d'un autre pays de l'ue. Vous devez vous-même contrôler le numéro de TVA et l'introduire auprès des données du client. Sinon la facture n'est pas réglementaire et la déclaration Intracom ne sera pas complète. Le régime TVA UE B2B doit également être sélectionné dans la facture. Ceci est proposé par défaut, si vous l'avez configuré dans le profil "client de facturation". Hors UE: vous ne l'utilisez que pour des clients établis en dehors de l'ue. Il est important d'utiliser le bon régime TVA: Hors UE. Remarque importante 2: les factures, les provisions et les notes de crédit peuvent être sauvegardées comme "brouillon" ou comme "final". Pour la déclaration TVA Kleos utilise les données de tous les documents définitifs. Le moment qu'un document devient définitif a donc de l'importance pour la composition de la déclaration TVA et pour le montant de TVA qui devra être payé. Ceci est important pour les clients particuliers, parce que pour eux la TVA n'est redevable qu'après le paiement de la facture (Circulaire TVA, n 73). Nous vous conseillons donc d'utiliser la facture "brouillon" pour les particuliers et de ne la finaliser qu'au moment du paiement. Bien que légalement vous n'êtes pas obligés de fournir une facture numérotée aux clients particuliers, il faut néanmoins créer les factures dans Kleos, parce qu'elles forment la base de la déclaration TVA. Pour les provisions payées par des clients assujettis à la TVA, la TVA est également redevable après le paiement de la provision (Circulaire TVA, n 67). La même technique peut être utilisée: d'abord créer une provision "brouillon" et ensuite la finaliser au moment du paiement.

40 ETATS D HONORAIRES SUR BASE D ACTIVITES Sélectionnez le de module de facturation Cliquez sur Nouvelle facture Contrôlez si le régime TVA est le bon. Celui-ci est repris du profil Client de facturation. Si le profil n a pas encore été rempli, vous pouvez le sélectionner manuellement. Choisissez le bon type de facture Sélectionnez, si vous le souhaitez, une «date de débuté ou une «date de fin» pour créer une facture pour une période spécifique. Si vous ne sélectionnez pas de période, Kleos créera une facture pour tous les éléments qui restent à facturer dans ce dossier.(3) Commentaire pour impression: remplissez ici, en cas de besoi, des commentaires supplémentaires à reprendre sur la facture. (p.e. des explications sur le calcul des honoraires ou la raison pour laquelle la TV n est pas appliqué (4)

41 Tous les champs avec un fond blanc peuvent être modifiés (déscription, quantité, taux, montants). Vous pouvez également vérifier les données entrées à droite de l entrée L écran vous donne un aperçu des éléments qui seront facturés et sur quels comptes ces élements seront inscrits. En cas de besoin vous pouvez encore modifier les montants et les comptes ici Vous avez le choix entre Sauvegarder en final ou Sauvegarder en brouillon. Un brouillon peut être effacé ou modifié. Une version finale est reprise dans le journal des ventes et peut plus être effacée. Vidéo:

42 ETATS D HONORAIRES SANS ACTIVITES Même si vous n'avez pas enregistré des prestations ou des frais, vous pouvez utiliser le module de facturation pour créer des factures TVA correctes. Note: vous pouvez aussi combiner les deux systèmes. Si les activités n'ont été introduites que partiellement, vous pouvez ajouter des éléments supplémentaires pendant la facturation. Cela vaut également pour les débours. Sélectionnez-le module de facturation Cliquez sur Nouvelle facture Contrôlez si le régime TVA est le bon. Celui-ci est repris du profil Client de facturation. Si le profil n a pas encore été rempli, vous pouvez le sélectionner manuellement. Choisissez le bon type de facture Sélectionnez, si vous le souhaitez, une «date de débuté ou une «date de fin» pour créer une facture pour une période spécifique. Si vous ne sélectionnez pas de période, Kleos créera une facture pour tous les éléments qui restent à facturer dans ce dossier.(3) Commentaire pour impression: remplissez ici, en cas de besoi, des commentaires supplémentaires à reprendre sur la facture. (p.e. des explications sur le calcul des honoraires ou la raison pour laquelle la TV n est pas appliqué (4) Cliquez sur «Suivant» Bien qu il n y a pas d activités dans ce dossier vous pouvez néanmoins cliquer sur «terminer»

43 Sur cette page vous devez cliquer sur «Ajouter élément de facturation» pour ajouter les montants. Vous avez le choix entre Sauvegarder en final ou Sauvegarder en brouillon. Un brouillon peut être effacé ou modifié. Une version finale est reprise dans le journal des ventes et peut plus être effacée. Vidéo:

44 NOTE DE PROVISION Avec une note de provision vous demandez des avances à votre client. Il peut s'agir d'avances sur des frais et honoraires assujettis à la TVA et/ou il peut s'agir de déboursements (comme des frais de justice) non assujettis à la TVA. Pour ce dernier point, consultez la Circulaire TVA du SPF Finances, et plus particulièrement le n 93 qui stipule que l'administration TVA accepte que 50% de la provision sont destinés aux déboursements (et qui ne sont donc pas assujettis à la TVA). Vous pouvez introduire séparément le montant des provisions sur frais et honoraires et le montant destiné aux déboursements. Vous êtes vous-même responsable d'indiquer la répartition correcte entre les deux. Sélectionnez-le module de facturation Cliquez sur Nouvelle note de provision Contrôlez si le régime TVA est le bon. Celui-ci est repris du profil Client de facturation. Si le profil n a pas encore été rempli, vous pouvez le sélectionner manuellement.(1) Choisissez le bon schéma (2) Remplissez le montant de la provision assujetti à la TVA (3) Remplissez le montant de la provision NON assujetti à la TVA (4) Si le schéma de facturation a été rempli correctement. Kleos vous proposera les bons comptes. Vous pouvez toujours choisir manuellement un autre compte. Vous avez le choix entre Sauvegarder en final ou Sauvegarder en brouillon. Un brouillon peut être effacé ou modifié. Une version finale est reprise dans le journal des ventes et peut plus être effacée. Vidéo:

45 NOTE DE CREDIT Kleos connaît deux types de notes de crédit: Une note de crédit d'annulation: pour "annuler" complètement une facture déjà établie et finalisée. Tous les éléments de facturation (prestations, frais, débours, provisions soustraites) redeviennent facturables et peuvent à nouveau être intégrés dans une nouvelle facture, même pour un autre débiteur. Il faut utiliser cette méthode quand vous avez erronément facturé un client ou quand des prestations fautives ont été reprises dans la facture. Une note de crédit standard: pour accorder une "réduction après les faits". Une somme, libre à déterminer (honoraires, frais, provisions, débours), sera créditée, sans être liée avec les activités enregistrées.

46 NOTE DE CREDIT Sélectionnez-le module de facturation Cliquez sur Nouvelle note de crédit Contrôlez si le régime TVA est le bon. Celui-ci est repris du profil Client de facturation. Si le profil n a pas encore été rempli, vous pouvez le sélectionner manuellement.(1) Choisissez le bon schéma (2) Remplissez les montants (3) Si le schéma de facturation a été rempli correctement. Kleos vous proposera les bons comptes. Vous pouvez toujours choisir manuellement un autre compte. Vous avez le choix entre Sauvegarder en final ou Sauvegarder en brouillon. Un brouillon peut être effacé ou modifié. Une version finale est reprise dans le journal des ventes et peut plus être effacée.

47 NOTE DE CREDIT D ANNULATION Utiliser le note de crédit d'annulation: pour "annuler" complètement une facture déjà établie et finalisée. Sélectionnez-le module de facturation et sélectionnez la facture pour laquelle vous souhaitez créer une note de crédit d annulation Cliquez sur Nouvelle note de crédit Nouvelle note de crédit d annulation Contrôlez si le régime TVA est le bon. Celui-ci est repris du profil Client de facturation. Si le profil n a pas encore été rempli, vous pouvez le sélectionner manuellement.(1) Si le schéma de facturation a été rempli correctement. Kleos vous proposera les bons comptes. Vous pouvez toujours choisir manuellement un autre compte. Cliquer sur Sauvegarder en final et Oui KLEOS créera automatiquement une note de crédit pour cette facture et toutes les activités liées à cette facture seront changer vers le statut "non facturé"

48 CREATION DES DOCUMENTS Cette instruction vous montre comment créer un document (Word) que vous pouvez envoyer à votre client et que vous pouvez sauvegarder dans le fichier qui regroupe toutes les factures sortantes. Ces documents sont créés à base de modèles. Pour vous permettre de créer des documents réglementaires, vous trouverez déjà un certain nombre de modèles standard dans le fichier "Modèles Kleos", en français et en néerlandais. Chaque modèle est utilisable, aussi bien pour des factures, que des notes de provision et des notes de crédit. Aussi bien en brouillon qu'en final et dans n'importe lequel régime TVA. Les mentions seront modifiées en fonction du type de document. Les modèles de facture contiennent toutes les mentions légales obligatoires, mais il est de votre responsabilité de les vérifier et surtout sur les points suivants: Les données du créancier (votre propre cabinet donc): ces données sont reprises de l'identité liée comme entité fiscale à la comptabilité. Il est très important de remplir toutes les données correctes, en particulier le numéro de TVA et les données du compte en banque. Consultez la vidéo sur la page relative à la configuration de la comptabilité. Les données du débiteur (votre client): le nom, l'adresse, la personnalité juridique et le cas échéant le numéro de TVA doivent être remplis. La description des services: lisez d'abord attentivement les n de la Circulaire TVA du SPF Finances. La difficulté sera de trouver le bon équilibre entre les prescriptions légales et le respect pour le secret professionnel. Kleos prévoit 3 modèles. Vous devez choisir un modèle en fonction de la nature du dossier ou en fonction de ce que vous avez convenu avec le client: Facture (régime TVA): elle reprend sur une page les montants pour les honoraires, les frais, les débours, les provisions, la TVA et le montant total. Facture avec annexe (régime TVA): elle reprend une annexe avec un résumé des heures prestées (et leur tarif à l'heure) et des frais de dossier (et leur type: copies, kilomètre,...). Facture avec deux annexes (régime TVA): elle reprend une annexe supplémentaire avec le détail des prestations, des frais, des débours et des provisions. Cette information est utile pour le client, mais peut contenir dans la description des activités des informations confidentielles sur le contenu du dossier. Il est mentionné clairement que cette annexe supplémentaire ne fait pas partie de la facture. Remarque importante: vous devez évaluer vous-même, cas pas cas, si les informations sur la facture sont suffisantes pour être en règle avec les prescriptions la la Circulaire TVA. A la rigueur vous pouvez ajouter un commentaire supplémentaire dans le champ "Commentaire pour impression" en enregistrant la facture (voir la vidéo sur la page de création des états d'honoraires). Vous pouvez également (faire) créer vos propres modèles de facture et les adapter à votre style maison. Prenez contact avec le helpdesk de Kleos pour prendre un rendez-vous.

49 Sélectionnez-le de module de Facturation Sélectionnez la facture à créer Cliquez sur Générer le document et choisissez «Génération document» Vous verrez une liste de tous les modèles de facturation disponibles. Les «modèles de bureau» sont des modèles spécifiques au cabinet et sont personnalisés. Les "Modèles Kleos" sont les modèles qui sont standard dans KLEOS et qui peuvent être utilisés par n'importe qui. Vous pouvez également sélectionner la langue de la facture. Sélectionnez un modèle de facturation des modèles Kleos et cliquez sur "OK". En bas à gauche, vous pouvez décocher la case "Sauvegarder les paramètres par défaut». Ensuite KLEOS choisira ce modèle de facturation pour vous par défaut En cas d information manquants dans l entête, vous devrez vérifier votre entité fiscale. Ceci doit être complété afin de faire une facture valide