Utilite et limites du plan de mesure d' urgence. Plan de la presentation. Plan de la presentation. en cas de crise

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1 Con.deI'Asciationprofe"ionne!lde.technicienn..ett.c hnicien.end""umenlatlon du Qu.;bec Utilite et limites du plan de mesure d' urgence en cas de crise f'\,:jkv,. ' s' " Hold Gouverneur. TIOJ:Ri,.ie1"S 28avri\2016. Presentation de la DGDA - la DGDA cest quoi? - la DGDA cest qui?. Les espaces et les collections - Les espaces de conservation Plan de la presentation - Les collections quantite et valeur. La gestion de la preservation a l' Universite. Plan de mesures d'urgence - Redaction initiale - Mises a jour - Distribution Plan de la presentation. Contenu du plan de mesures d'urgence Utilite et limites d' un plan de mesures urgence en situation de crise - Utilte - limites - Suites

2 La DGDA - C'est quoi? Le mandat de la DGDA eouvre la gestion de I'ensemble des documents administratifs et des archives historiques de Universite ainsi que les fonds d'arehives d'origine externe dont elle a fait I'aequisition www. arehlv. u m ontrea I.ea Mission, vision, valeurs Mettre en plaee une gouvernanee doeumentaire exemplaire :. Contribuer a la transparence administrative et a la defense des droits de l' Universite. Assurer I'acces a I' information mkessaire a I'atteinte des objectifs des membres de la communaute universitaire en temps utile et dans Ie respect des lois et conventions applicables.. Accompagner les unites academiques et administratives dans la realisation de leur mandat par une meilleure gestion de leur information.. Constituer, preserver et valoriser la memoire de l' Universite de Montreal. Renforcer Ie sentiment d'appartenance des membres de la communaute universitaire.. Exercer un leadership en matiere archivistique et en faire beneficier Ie milieu par Ie partage d'expertise. Mission, vision, valeurs Mettre 11 la disposition des unites academiques et administratives des programmes et des services efficaces et fiables permettant aux membres de la communaute universitaire d'ameliorer leur gouvernance documentaire. Augmenter la visibilite et la notoriete de la DGDA afin que les unites ainsi que les chercheurs connaissent et utilisent encore plus nos programmes et nos services. Partager nos connaissances et notre savoir-faire avec Ie milieu archivistique.

3 . Rigueur et fiabilite. Service a la clientele Mission, vision, valeurs. Souci de I'accessibilite des archives dans Ie respect de la confidentialite. Communication efficace. Leadership et partage de d' expertise Une politique Presentation de la DGDA et un programme..x,""'m"'h La DGDA - C'est qui?. 11 employes permanents: - 2 cadres - 3 professionnels - 6 techniciens. 4 a 6 stagiaires par annee. Contractuels occasionnels

4 Les collections de la DGDA Les espaces de conservation II Tour du pavilion Roger- Gaudry (7331 bo1tes) Total: boites 1\ Pavilion 520 chemin de la C6te- Sa i nte-catherin e (8009 bo1tes) m Centre des collections museales (7790 bo1tes) Fournisseur externe (15375 boites) Quantite support et valeur de contenants de documents semi-actifs textuels contenants d'archives definitives textuelles dossiers d'archives photographiques traites de fa d efi n itive. Plus de documents audiovisuels traites de fa preliminaire ou definitive. Plus de documents d'archives imprimees.. Plus de contenants de documents cartographiques.. Une collection classee par Ie Ministere de la Culture et des communications, la Collection Bab

5 La gestion de la preservation a l' UdeM Etude sur la conservation des documents iconographiques de grand format Redaction du plan de mesures d' urgence Etude sur Ie transfert de supports des archives audiovisuelles Transfert de support Evaluation globale des conditions de conservation Plan d'action decoulant de I'evaluation globale Redaction de politiques et procedures en matiere de preservation Mise a jour de I'etudes sur Ie transfert de materiel audio-visuel La gestion de la preservation a l' UdeM Etude sur Ie transfert de bandes videos magnetoscopiques 1 pouce et Y, pouce Transfert de bandes videos magnetoscopiques Transfert de bandes U-Matic Plan de mesures d' urgence. Redaction initiale en Grace a une subvention du Conseil canadien des archives outer Ie ramme. Mise a jour reguliere (annuelle ou biannuelle) de certaines sections. Par une stagiaire en technique de la documentation. Distribution a I' interne - Employes de la DGDA - Regisseur des immeubles abritant nos reserves - Responsables du Comite de gestion des urgences

6 Plan de mesures d' urgence. Contenu du plan de mesures d'urgence - Structure de gestion des urgences a l'universite de Montreal - Membres de I' equipe d' urgence - Roles et responsabilites des membres de I'equipe d' urgence - Liste et coordonnees des personnes ressources. Internes. Exte rnes. Benevoles. Professionnels Plan de mesures d' urgence. Contenu du plan de mesures d'urgence - Procedures a suivre. Pour assurer Ja securite des personnes impliques. Pour assurer la securite des documents - Liste du materiel necessaire en cas d' urgence. Coordonnees des fournisseurs Utilite du plan de mesures d' urgence. Rassembler les informations pour gerer la crise. Permet de se concentrer sur Ie sinistre plutot que de chercher de I'information. Avoir une base commune pour travailler. Identifier les differents intervenants. Definir les roles et responsabilites de chacun. Fournir les coordonnees des personnes et fournisseurs a contacter a I'exterieur de l' Universite. Diminuer Ie stress inherent a une situation de crise

7 Limites du plan d' urgence. N'elimine pas Ie stress inherent a une situation de crise. Ne donne pas de directives precises mais des lignes directrices. N'elimine pas les imprevus decoulant de la nature particuliere du sinistre a gerer. Ne repond pas a toutes les questions qui se posent en situation de crise. Ne sert que durant la phase aigge de la crise La crise du 11 novembre Conduite d'eau principale brise au 23' etage de la tour a 12h 25. Eau s ecoule jusqu a 19h 30. Un seul ascenseur et un seul escalier pour acceder aux locaux Incident se passe un vendredi, alors que je suis en rencontre a exterieur. Deja un autre incident sur Ie campus qui mobilse I'equipe de gestion des urgences. Gras du travail doit se faire Ie week-end. Tour abrite a la fois archives et bibliotheque, ce qui cree de la confusion sur les priorites et la ligne d/autorite pour la Cie externe. Confusion sur la ressource a qui confier Ie travail de restauration La crise du 11 novembre Plan d'urgence recommande d' identifier un local pour deplacer les documents mais. Ascenseur non fonctionnel a cause de I'eau, impossible de deplacer les boltes par les escaliers. Plusieurs etages touches mais seulement deux personnes pour identifier les documents a sortir. Pendant que Ie personnel de la DGDA identifie les boltes a sortir a partir d' un inventaire. La Cie prend I'initiative d'en sortir d'autres des tablettes sur autres etages et les mettre devant I'ascenseur

8 La crise du 11 novembre Le bris de I'ascenseur a ete notre pire probleme a gerer. Ascenseur redevientfonctionnelle samedi apres-midi, mais retombe en panne en debut de soiree pour briser de nouveau peu apres 2h du matin avec une personne a bord. Le fait d'avoir des documents sur plusieurs etages, appartenant a differentes unites compliquer les manceuvres de sortie. Fatigue aidant, tout Ie monde est a cran. Dernieres boltes evacuees Ie lundi en fin de journee. Inventaire des boltes evacuee n est pas optimal Silan. Pres d'un millier de contenants envoyes pour la congelation. Retour des boltes s effectue sur plusieurs mois (fevrier a avril 2015). SOltes ne sont pas retournees a la tour ce qui oblige a de nombreuses modifications dans nos systemes. Verification des boltes au retour pour identifier les documents necessitant une restauration. Documents toujours en restauration Suites. Aide a poser un regard (( neuf )) sur Ie plan de mesures urgence. Importance de respecter les roles et responsabilites. Importance d'avoir une personne non impliquee dans les operations, clairement identifie comme celie qui prend les decisions et accessible en tout temps. Ne pas hesiter a demander de I'aide. Sien identifier ses besoins et les faire connaltre fermement et calmement. Meme si aucun sinistre n est Ie meme ce qu on apprend d' une situation pourra servir lors d' une autre situation

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