Les commis de soutien administratif traitent des formulaires remplis par les employés.

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1 Commis de soutien administratif Formulaire de commandede fournitures Les commis de soutien administratif compilent, vérifient, enregistrent et traitent des formulaires et des documents, tels que des demandes, des permis, des licences, des contrats et des bons de commande, conformément aux méthodes, aux lignes directrices et aux calendriers établis. Ils travaillent dans les secteurs public et privé. CNP Commis de soutien administratif Formulaire de commande de fournitures Message téléphonique Compétences essentielles ciblées Utilisation des documents Calculs monétaires Calendrier des budgets et des opérations comptables Communication verbale Prise de décisions 1. Tâches Les commis de soutien administratif traitent des formulaires remplis par les employés. Tâche 1 Examinez le formulaire de commande de fournitures. Auprès de quels fournisseurs le commis passe-t-il sa commande de fournitures? Utilisation des documents Tâche 2 Les numéros de code indiquent l unité (p. ex., Services d emplois) qui paiera les fournitures. a) Quelles fournitures le commis facture-t-il à l unité Formation linguistique? b) Quelles fournitures le commis facture-t-il à l unité Services d emplois - Fournitures A? Utilisation des documents Tâche 3 Les codes 1570, 1571 et 3071 sont facturés à l unité Services d emplois. Quel est le total facturé? Dans le formulaire de commande de fournitures, les prix se rapportent à 1 unité de mesure (1 boîte, 1 paquet, 1 ensemble). Calculs monétaires 1

2 Les commis de soutien administratif écoutent et laissent des messages téléphoniques. Tâche 4 Écoutez le message téléphonique dans AUDIO 1 et repérez les informations pour répondre aux questions suivantes. a) Où l appelant travaille-t-il? b) Quel article le fournisseur a-t-il cessé de vendre? c) Quel article de remplacement l appelant suggère-t-il? d) Quelles sont les deux choses que l appelant demande au commis de faire? Communication verbale Les commis de soutien administratif maintiennent l inventaire des fournitures de bureau et commandent les fournitures à mesure qu elles s épuisent. Tâche 5 Quelle est la différence de prix par unité entre l article original commandé et le nouvel article? Calendriers des budgets et des opérations comptables Les commis de soutien administratif déterminent la manière dont les procédures générales s appliquent aux cas particuliers. Tâche 6 Si vous étiez le commis, que décideriez-vous de faire? Donnez deux raisons. Des raisons possibles pour vous aider à prendre une décision seraient la différence de prix, la différence du nombre par paquet de marqueurs pour tableau de conférence, votre expérience avec le fournisseur, le besoin de marqueurs, le temps disponible pour entreprendre de nouvelles démarches auprès d un autre fournisseur. Vous pouvez inclure vos propres raisons. Prise de décisions 2 Passeport compétences de l Ontario

3 CNP Commis de soutien administratif Formulaire de commande de fournitures Formulaire de commande de fournitures de la Saskatoon Open Door Society Rédigé par : Dan Prima Unité : SE Date : 19 avril 2006 Autorisé par : SH N de code Qté de commande Unité de mesure boîte enveloppes à fenêtre blanches Description Fournisseur Couleur au besoin N de commande de l article Magasin du bureau , boîte Agrafes standard Magasin du bureau ,99 Prix Commentaires : Général/Spécial à l unité boîte Craies sans poussière Magasin du bureau Jaune , Paquet Papier bond de couleur 8 ½ x Paquet Papier bond de couleur 8 ½ x Paquet Papier bond de couleur 8 ½ x Ensemble Marquers pour tableau de conférence 4 paquets Dépôt de papier Bleu 2731-X3 14,99 Dépôt de papier Vert 2731-X5 14,99 Dépôt de papier Rose 2731-X9 14,99 Magasin du bureau ,79 Services d emplois Finance et admin. Établissement et intégration 1015 Activités 1013 Activités 1012 Activités 1570 Fournitures A 1640 Fournitures A 1260 Fournitures A 1571 Fournitures B 1641 Fournitures B 1261 Fournitures B 1572 Fournitures C 3013 Général 3012 Général 3071 Général Programmes et services familiaux Formation linguistique SWIS 1016 Activités 1011 Activités 1014 Activités 1780 Fournitures A 1048 Fournitures A Fournitures 1781 Fournitures B 1049 Fournitures B 3020 Général 3030 Général 3011 Général Saskatoon Open Door Society. Réimpression avec autorisation 3

4 2. Clé de réponses Tâche 1 Réponse Examinez le formulaire de commande de fournitures. Auprès de quels fournisseurs le commis passe-t-il sa commande de fournitures? Magasin du bureau, Dépôt de papier Page 7 : consultez Une manière d obtenir cette réponse Compétences essentielles ciblées Utilisation des documents 2 Tâche 2 Les numéros de code indiquent l unité (p. ex., Services d emplois) qui paiera les fournitures. a) Quelles fournitures le commis facture-t-il à l unité Formation linguistique? b) Quelles fournitures le commis facture-t-il à l unité Services d emplois - Fournitures A? Réponses a) Craie sans poussière, marqueurs pour tableau de conférence paquet de 4 Page 8 : consultez Une manière d obtenir cette réponse Utilisation des documents 3 b) Enveloppes à fenêtre blanches Page 9 : consultez Une manière d obtenir cette réponse Utilisation des documents 2 Tâche 3 Les codes 1570, 1571 et 3071 sont facturés à l unité Services d emplois. Quel est le total facturé? Dans le formulaire de commande de fournitures, les prix se rapportent à 1 unité de mesure (1 boîte, 1 paquet, 1 ensemble). Réponse 533,66 $ Page 10 : consultez Une manière d obtenir cette réponse Calculs monétaires 2 Passeport compétences de l Ontario

5 Tâche 4 Écoutez le message téléphonique dans AUDIO 1 et repérez les informations pour répondre aux questions suivantes. a) Où l appelant travaille-t-il? b) Quel article le fournisseur a-t-il cessé de vendre? c) Quel article de remplacement l appelant suggère-t-il? d) Quelles sont les deux choses que l appelant demande au commis de faire? Réponses a) Au Magasin du bureau b) Marqueurs pour tableau de conférence (paquet de 4) c) Marqueurs pour tableau de conférence (paquet de 6) d) Rappeler l appelant qui a laissé le message et lui dire s il acceptera l article de remplacement. Compétences essentielles ciblées Communication verbale 1 Utilisation des documents 2 Page 12 : consultez Une manière d obtenir cette réponse Tâche 5 Quelle est la différence de prix par unité entre l article original commandé et le nouvel article? Réponse Ce nouvel article coûte 3,20 $ de plus que l article original. Page 13 : consultez Une manière d obtenir cette réponse Calendriers des budgets et des opérations comptables 1 Utilisation des documents 2 Communication verbale 1 5

6 Tâche 6 Réponses Si vous étiez le commis, que décideriezvous de faire? Donnez deux raisons. Des raisons possibles pour vous aider à prendre une décision seraient la différence de prix, la différence du nombre par paquet de marqueurs pour tableau de conférence, votre expérience avec le fournisseur, le besoin de marqueurs, le temps disponible pour entreprendre de nouvelles démarches auprès d un autre fournisseur. Vous pouvez inclure vos propres raisons. a) Je déciderais d accepter l article de remplacement parce que 1) j obtiendrais deux marqueurs supplémentaires par paquet, et 2) j en ai besoin cette semaine. Compétences essentielles ciblées Prise de décisions 1 ou b) Je déciderais de ne pas accepter l article de remplacement parce que 1) j aurais le temps de me renseigner auprès d un autre fournisseur et 2) nous avons des marqueurs en stock. Page 14 : consultez Une manière d obtenir cette réponse Passeport compétences de l Ontario

7 3. étapes pour obtenir la réponse Tâche 1 Réponse Auprès de quels fournisseurs le commis passe-t-il sa commande de fournitures? Magasin du bureau, Dépôt de papier Une manière d obtenir cette réponse 1. Parcourez les en-têtes à la recherche du mot-clé Fournisseur. 2. Repérez l en-tête Fournisseur. 3. Déterminez que le fournisseur est un magasin. 4. Repérez Magasin du bureau, et Dépôt de papier. 5. Déterminez que Magasin du bureau et Dépôt de papier sont les noms de fournisseurs ou de magasins. 6. Déduisez que le commis commande les fournitures auprès de Magasin du bureau et de Dépôt de papier. Compétence essentielle ciblée Utilisation des documents 2 7

8 Tâche 2a) Les numéros de code indiquent l unité (p. ex., Services d emplois) qui paiera les fournitures. a) Quelles fournitures le commis facture-t-il à l unité Formation linguistique? Réponse Craie sans poussière, marqueurs pour tableau de conférence paquet de 4 Une manière d obtenir cette réponse 1. Parcourez les en-têtes à la recherche des mots-clés Formation linguistique. 2. Repérez l en-tête Formation linguistique et 1011 Activités, 1048 Fournitures A, 1049 Fournitures B et 3011 Général. 3. Déterminez que 1011 et les autres numéros dans la liste sont des codes pour l unité de la Formation linguistique. 4. Parcourez les en-têtes dans le tableau et repérez l en-tête N de code. 5. Parcourez la colonne à la recherche de 1011, 1048, 1049 et Repérez 1048 et 3011 dans la colonne N de code. 7. Déterminez que 1048 et 3011 sont les seuls codes qui se retrouvent dans la liste de l unité Formation linguistique. 8. Lisez la rangée 1048 et repérez Craie sans poussière sous l en-tête Description; lisez la rangée 3011 et repérez Marqueurs pour tableau de conférence paquet de 4 sous l en-tête Description. 9. Déterminez que la colonne Description énumère des fournitures. 10. Déduisez que les fournitures que le commis facture à l unité Formation linguistique sont la craie sans poussière et les marqueurs pour tableau de conférence paquet de 4. Compétence essentielle ciblée Utilisation des documents 3 Passeport compétences de l Ontario

9 Tâche 2b) Les numéros de code indiquent l unité (p. ex., Services d emplois) qui paiera les fournitures. b) Quelles fournitures le commis facture-t-il à l unité Services d emplois - Fournitures A? Réponse Enveloppes à fenêtre blanches Une manière d obtenir cette réponse 1. Parcourez les en-têtes à la recherche des mots-clés Services d emplois Fournitures A. 2. Repérez la colonne Services d emplois et 1570 Fournitures A. 3. Déterminez que 1570 est un code pour l unité de Services d emplois Fournitures A. 4. Repérez l en-tête N de code dans le tableau et la rangée Observez que N signifie numéro. 6. Repérez l en-tête Description. 7. Déterminez que Description est une liste de fournitures. 8. Repérez la rangée 1570 et la colonne Description et à l endroit où elles se croisent, repérez Enveloppes à fenêtre blanches. 9. Déduisez que les fournitures que le commis facture à l unité Services d emplois - Fournitures A sont des enveloppes à fenêtre blanches. Compétence essentielle ciblée Utilisation des documents 2 9

10 Tâche 3 Les codes 1570, 1571 et 3071 sont facturés à l unité Services d emplois. Quel sera le total facturé? Dans le formulaire de commande de fournitures, les prix se rapportent à 1 unité de mesure (1 boîte, 1 paquet, 1 ensemble). Réponse 533,66 $ Une manière d obtenir cette réponse 1. Déterminez ce qui est demandé : le total facturé. 2. Recherchez les mots clés 1570, 1571 et Repérez l en-tête N de code et la liste des numéros. 4. Repérez 1570, 1571 et Repérez l en-tête Prix. 6. Repérez dans la Tâche l énoncé Dans le formulaire de commande de fournitures, les prix se rapportent à 1 unité de mesure (1 boîte, 1 paquet, 1 ensemble). 7. Déterminez que le prix est le prix d une unité. 8. Repérez l en-tête Qté de commande. 9. Déterminez que Qté signifie quantité et que Qté de commande est le nombre d unités commandées. 10. Repérez l en-tête des colonnes intitulées Qté de commande et Prix à l endroit où elles croisent la rangée 1570; repérez 1 et 77, Repérez l en-tête des colonnes intitulées Qté de commande et Prix; à l endroit où elles croisent la rangée 1571, repérez 3 et 1, Repérez l en-tête des colonnes intitulées Qté de commande et Prix; à l endroit où elles croisent la rangée 3071, repérez 10 et 14, Établissez la démarche pour trouver le total facturé au n de code : quantité de commande prix d 1 unité = Total facturé à un n de code 14. Faites le calcul : 1 77,99 $ = 77,99 $ 15. Faites le calcul : 3 1,99 $ = 5,97 $ 10 Passeport compétences de l Ontario

11 16. Faites le calcul : 10 14,99 $ = 149,90 $ 17. Faites le calcul : 10 14,99 $ = 149,90 $ 18. Faites le calcul : 10 14,99 $ = 149,90 $ 19. Déterminez que 77,99, 5,97, 149,90, 149,90 et 149,90 sont les totaux facturés aux numéros de code. 20. Établissez la démarche pour trouver le total facturé à l unité Services d emplois : Total facturé au code Total facturé au code total facturé au code 3071 = total facturé à Services d emplois. 21. Faites le calcul : 77,99 $ + 5,97 $ + 149,90 $ + 149,90 $ + 149,90 $ = 533,66 $ 22. Déduisez que 533,66 $ est le total facturé à l unité Services d emplois. Remarque: Vous avez peut-être remarqué que les étapes 16 à 18 sont les mêmes, alors vous pouvez raccourcir l étape 21 à 77,99 + 5,97 + (3 149,90) = 533,66 $. Compétence essentielle ciblée Calculs monétaires 2 11

12 Tâche 4 Écoutez le message téléphonique dans AUDIO 1 et repérez les informations pour répondre aux questions suivantes. a) Où l appelant travaille-t-il? b) Quel article le fournisseur a-t-il cessé de vendre? c) Quel article de remplacement l appelant suggère-t-il? d) Quelles sont les deux choses que l appelant demande au commis de faire? AUDIO 1 Transcription à enregistrer comme message téléphonique : Bonjour, ce message est pour Dan. Dan, c est Brian Marcel. Je travaille au Magasin du bureau. J ai votre commande de fournitures et je voulais vous aviser que nous ne vendons plus les marqueurs pour tableau de conférence que vous voulez. C est le produit n o 2996, les marqueurs dans un paquet de 4. Comme remplacement, nous avons maintenant un paquet de 6. Ils sont un peu plus coûteux que les anciens marqueurs, 16,99 $, mais vous en avez six par paquet au lieu de quatre. De toute façon, pouvez-vous me rappeler au pour me dire si les nouveaux marqueurs vous conviendront comme remplacement? Merci. Au revoir. Réponses a) Au Magasin du bureau b) Marqueurs pour tableau de conférence (paquet de 4) c) Marqueurs pour tableau de conférence (paquet de 6) d) Rappeler l appelant qui a laissé le message et lui dire s il acceptera l article de remplacement. Une manière d obtenir cette réponse Les réponses à a), b), c) et d) sont dans le message téléphonique. Écoutez pour trouver le mot en caractères gras dans chaque question. Ils sont les mots clés. a) Où l appelant travaille-t-il? b) Quel est l article qu il ne vend plus? c) Quel article de remplacement l appelant suggère-t-il? d) Quelles sont les deux choses que l appelant demande au commis de faire? ((Indice: Écoutez pour trouver une question telle que «Pouvez-vous» et écoutez pour entendre les deux demandes.) Compétence essentielle ciblée Communication verbale 1 Compétences supplémentaires : Utilisation des documents 2 12 Passeport compétences de l Ontario

13 Tâche 5 Réponse Quelle est la différence de prix par unité entre l article original commandé et le nouvel article? Ce nouvel article coûte 3,20 $ de plus que l article original. Une manière d obtenir cette réponse 1. Sachez que l appelant dit que les marqueurs coûtent 16,99 $ le paquet. 2. Parcourez le formulaire de fournitures à la recherche du mot clé marqueurs. 3. Repérez l article marqueurs pour tableau de conférence. 4. Déterminez que c est l article auquel l appelant fait référence. 5. Parcourez le tableau pour trouver la colonne intitulée prix. 6. Parcourez la colonne de prix en descendant jusqu à la rangée où se trouve le mot clé marqueurs. 7. Repérez le numéro où la colonne et la rangée se croisent. 8. Déterminez que 13,79 $ est l ancien prix. 9. Établissez la démarche : nouveau prix ancien prix = différence. 10. Faites le calcul : 16,99 $ 13,79 $ = 3,20 $. 11. Déduisez que la différence par unité est de 3,20 $. Compétence essentielle ciblée Calendriers des budgets et des opérations comptables 1 Compétences supplémentaires : Utilisation des documents 2, Communication verbale 1 13

14 Tâche 6 Si vous étiez le commis, que décideriez-vous de faire? Donnez deux raisons. Des raisons possibles pour vous aider à prendre une décision seraient la différence de prix, la différence du nombre par paquet de marqueurs pour tableau de conférence, votre expérience avec le fournisseur, le besoin de marqueurs, le temps disponible pour entreprendre de nouvelles démarches auprès d un autre fournisseur. Vous pouvez inclure vos propres raisons. Réponses a) Je déciderais d accepter l article de remplacement parce que 1) j obtiendrais deux marqueurs supplémentaires par paquet, et 2) j en ai besoin cette semaine. ou b) Je déciderais de ne pas accepter l article de remplacement parce que 1) j aurais le temps de me renseigner auprès d un autre fournisseur et 2) nous avons des marqueurs en stock. Une manière d obtenir cette réponse Les réponses seront différentes mais les facteurs pour la prise de décisions peuvent être les suivants : la différence en coût la différence en nombre de marqueurs par paquet votre expérience avec le fournisseur le besoin pour les marqueurs (y en a-t-il en stock? Combien de fois les marqueurs sont-ils utilisés?) le temps disponible pour me renseigner auprès d un autre fournisseur d autres facteurs Compétence essentielle ciblée Prise de décisions 1 14 Passeport compétences de l Ontario