CHECK LIST. ATTENTION : L ensemble des démarches peut prendre de 3 à 4 mois

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1 CHECK LIST POUR L ACCUEIL DES CHERCHEURS ET DES PROFESSEURS ETRANGERS A L UNIL PROVENANT D UN ETAT TIERS (hors Union Européenne et AELE) ATTENTION : L ensemble des démarches peut prendre de 3 à 4 mois Ce document est conçu pour servir de check list pour les instituts concernés lors de l invitation d un chercheur ou d un professeur étranger d'un Etats tiers. Le chercheur étranger invité d un Etat tiers est au bénéfice d une bourse octroyée par une instance officielle de son pays d origine ou d un autre financement externe et il n est ni immatriculé, ni employé par l UNIL. Son séjour est limité dans le temps. Pour entrer en Suisse, les ressortissants d Etats tiers doivent être en possession d un passeport valable et d un visa. Pour faciliter l accueil du chercheur invité, les démarches administratives suivantes doivent être effectuées : I. Informer le Décanat de la Faculté concernée Selon la Directive de la Direction 4.4 «Chercheurs invités» (ci-jointe), le professeur invitant transmet le dossier de son invité à son décanat pour approbation, au moins 3 à 4 mois avant la venue du chercheur ; à cet effet, il remplit le formulaire d enregistrement des collaborateurs scientifiques externes (ci-joint). II. Démarches pour l accueil d un chercheur provenant d États tiers (hors Union européenne et AELE) Trois mois au moins avant la venue d un chercheur provenant d un État Tiers, le professeur invitant de l UNIL lui fait parvenir une lettre d invitation. Cette lettre (voir modèle joint) doit contenir les informations suivantes : Dates exactes de la présence à l UNIL Dénomination du projet et nom de la personne de contact de l UNIL Données personnelles du chercheur invité : nom, prénom, date de naissance et numéro de passeport.

2 Page 2 les moyens financiers dont dispose le chercheur invité (qui doivent s élever à environ CHF 2'500. par mois, y compris le loyer du logement). Dans cette même lettre, le chercheur est invité à: déposer rapidement une demande de visa auprès de la représentation consulaire suisse la plus proche de son domicile en joignant la lettre d invitation; conclure une assurance maladie et accidents professionnels et non professionnels couvrant le territoire suisse pour toute la durée de son séjour en Suisse et faire parvenir une copie de l extension de son assurance pour le territoire suisse à l Institut invitant. Si une telle assurance d une couverture de CHF 600'000 ne peut être conclue directement dans le pays d origine du chercheur, la Faculté/l Institut peut contacter un organisme spécialisé en la matière en Suisse. Diverses compagnies en Suisse sont disponibles et le Welcome Centre au sein des Relations internationales (welcomecentre@unil.ch Dorette Weissbrodt et Marcelina Klaus) peut vous mettre en contact avec l une de compagnies d assurances suivant le statut, l âge et la durée du séjour de l invité. III. Préparer un dossier concernant le chercheur invité et le transmettre au Service des Ressources humaines également trois à quatre mois avant le début du séjour, avec copie au Welcome Centre ( Relations internationales, accueil des chercheurs. Simultanément aux démarches sous point II, l institut invitant remplit le formulaire «Attestation 40 OASA» ci-joint. Ce formulaire doit être transmis à l assistante RH responsable de la faculté concernée en joignant les documents suivants : Lettre d invitation officielle CV du chercheur copie du passeport copie de son dernier diplôme formulaire d enregistrement des collaborateurs scientifiques externes (cf. point I) attestation de l'employeur actuel du chercheur invité relatif à son détachement ou son congé temporaire une brève description du projet indication des moyens financiers dont dispose le chercheur invité pour son séjour à l UNIL. En principe, un montant minimum d environ CHF 2'500. par mois est exigé par le service cantonal de la population, Division des étrangers (SPOP).

3 Page 3 Ces informations sont envoyées par l assistante RH responsable de la Faculté concernée au Service de la population du canton de Vaud, Division des étrangers, seul habilité à délivrer le permis de séjour. III Demander l ouverture d un fonds auprès du Service financier : facultatif Selon l appréciation de chaque Faculté/Institut concerné, il peut s avérer utile de s adresser au Service financier de l UNIL pour l ouverture d un fonds sur lequel créditer la somme allouée au chercheur par le bailleur de fonds (ex. : coopération bilatérale Suisse avec l Inde, la Chine, la Russie, l Afrique du Sud, Sciex, etc.). Cette mesure n est en aucun cas impérative. Le cas échéant, remplir le formulaire «Fonds : demande d ouverture» qui peut être obtenu, si nécessaire, auprès de welcomecentre@unil.ch (Marcelina Klaus et Dorette Weissbrodt). De plus, la Faculté/l Institut doit fournir les renseignements suivants au Service financier : CV du chercheur ; une brève description du projet ; indication du montant alloué en précisant quels frais sont couverts par ce montant. Dès l ouverture du compte confirmée par le Service financier, la Faculté ou l Institut demande au bailleur de fonds d y transférer la somme allouée au chercheur. Pour le versement dû au chercheur, il est recommandé, par mesure de sécurité (vols, pertes, etc.), d établir des autorisations de prélèvement mensuelles (modèle ci-joint) qui seront remises au chercheur à une date fixée d un commun accord. Par ailleurs, l Institut invitant se charge de régler les loyers de l appartement du chercheur en utilisant le compte mentionné ci-dessus ; en conséquence, les montants correspondants sont déduits de la bourse due au chercheur. IV Etablir une Campus Card Dès que les démarches ci-dessus ont été effectuées et si le séjour du chercheur est de plus de trois mois, une Campus Card est établie pour la durée du séjour du chercheur. Dans ce but, faire parvenir une photo format jpeg de la personne concernée à welcomecentre@unil.ch (Dorette Weissbrodt et Marcelina Klaus) qui fera le nécessaire auprès du service campus card. V. Chercher un logement Chercher un logement conforme aux possibilités financières du chercheur. Le Welcome centre des Relations Internationales peut apporter son aide en

4 Page 4 proposant diverses adresses pour des locations de studios et d appartements meublés (welcomecentre@unil.ch) Si nécessaire, le professeur invitant de l UNIL peut signer le bail et l Institut invitant peut avancer le montant du premier loyer souvent demandé à la signature du contrat de bail, ainsi que la caution due au loueur. Cette caution est, à la fin du séjour du chercheur invité, rendue à l Institut, amputée, le cas échéant, de frais dus à des dommages occasionnés dans l appartement loué par le locataire. Lors de l établissement de la facture, demander que celle-ci soit adressée au nom de l UNIL et de la personne de référence au sein de l Institut invitant. Le montant des frais ainsi réglés au nom du chercheur doit être remboursé à l Institut invitant par le chercheur concerné. Attention : Pour la résiliation du bail, il faut veiller au préavis mentionné dans le bail et envoyer la résiliation à la gérance en courrier recommandé. VI Accueillir le chercheur étranger à Lausanne Suivant le pays d origine de l hôte, il est recommandé de l accompagner à son domicile après avoir fixé rendez-vous avec le responsable de l appartement. Mettre à disposition du chercheur un plan de Lausanne, un plan de réseau TL+M1+M2, ainsi que diverses brochures sur Lausanne (voir avec le Welcome Centre des Relations internationales ou Lausanne tourisme). VII Démarche administrative à effectuer par l invité après son arrivée Pour un séjour de plus de trois mois, le chercheur invité doit se rendre au Contrôle des habitants de sa commune d habitation pour se faire enregistrer et obtenir le permis de séjour. Les documents officiels mentionnés sous point III sont à présenter, ainsi que le certificat de naissance, le contrat de bail/hébergement/location et le certificat de mariage (même si l époux/épouse n est pas présent) et, au cas où des enfants sont présents, les certificats de naissance. Ensuite, sur invitation par lettre envoyée au domicile de l invité, il se rendra au Centre cantonal de biométrie qui lui délivrera le titre de séjour biométrique, processus mis en place à partir du 24 janvier Le Centre cantonal de biométrie se situe dans le quartier du Flon, Voie du Chariot 3, 1003 Lausanne. Heures d ouverture : 7 h 30 à 18 h 30 non stop du lundi au vendredi (17 h 30 le samedi). Le coût pour ces démarches est d env. CHF A noter que ce montant doit être payé cash. Pour un séjour de trois mois maximum, le chercheur invité n a pas l obligation de se rendre ni au Contrôle des habitants, ni au Centre cantonal de biométrie. Le

5 Page 5 visa est considéré comme permis de séjour et, sur demande éventuelle, doit être présenté à n importe quel moment du séjour en Suisse. VIII Annoncer le départ de l invité auprès de la commune de résidence Le départ de la commune de résidence du chercheur invité doit être annoncé auprès du Contrôle des habitants de sa commune de résidence. Pour Lausanne, cette annonce peut être effectuée par internet à l adresse choisir «formulaires» dans la liste se trouvant à gauche dans la fenêtre ouverte. Lausanne, août 2014 / DWS et MK Welcome Centre / Relations internationales