GUIDE DE PRISE EN MAIN GALAXIE C.S. DENTAIRE

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1 GUIDE DE PRISE EN MAIN GALAXIE C.S. DENTAIRE 1. Introduction. Ce document suppose que les paramétrages de base du logiciel ont été réalisés, à savoir : - paramétrage des établissements - paramétrage des praticiens - paramétrage des opérateurs - paramétrage des actes dans les différentes spécialités exercées 2. Entrée dans le logiciel L ouverture du logiciel GALAXIE C.S. s effectue par un double clic sur l icône Galaxie. Le logiciel demande de se faire connaître. Le nom du dernier utilisateur est proposé automatiquement. Vous avez alors deux possibilités : - par lecture de votre carte CPS et saisie de votre code confidentiel sur le terminal lecteur après avoir sélectionné l icône - par saisie de votre identifiant et de votre mot de passe avant de sélectionner l icône. Attention : le choix d entrer dans le logiciel sans CPS vous interdit de générer des FSE quel que soit le mode Sésam-Vitale. Il sera dans ce cas nécessaire d imprimer des feuilles de soins papier. De plus, la lecture de la couverture sociale du patient fournira systématiquement une couverture maladie, les 100% ne pouvant être lus sans CPS. Si votre profil est créé, le logiciel vous affecte vos droits et affiche l écran ci-dessous. Prise en main Galaxie C.S. dentaire Page 1

2 L ensemble des fonctionnalités est accessible à partir de la barre de menus, en haut de l écran. Selon votre profil, vous pouvez n avoir accès qu à certaines. La barre d état, située au bas de l écran, rappelle certaines données comme la date, l heure, l opérateur connecté, le nom de la caisse à laquelle l opérateur est rattaché 3. Recherche et création d un patient. La recherche d un patient se fait par la sélection de l icône de la barre de menus. Vous pouvez aussi sélectionner l icône dentaire. L écran de recherche des patients apparaît. Prise en main Galaxie C.S. dentaire Page 2

3 Deux possibilités vous sont offertes pour rechercher votre patient : - le patient dispose de sa carte Vitale : insérez la carte dans le lecteur et cliquez sur l icône. La carte est lue et le logiciel en présente le contenu. Prise en main Galaxie C.S. dentaire Page 3

4 Vous pouvez visualiser le dossier administratif du patient souhaité en le sélectionnant, puis en appuyant sur l icône Visualiser. - le patient ne dispose pas de sa carte Vitale La recherche se fait alors dans la base de données des patients existants en tapant les premières lettres du nom du patient et en appuyant sur la touche Entrée pour lancer la recherche. Une recherche à partir de critères supplémentaires peut être effectuée en remplissant les champs de recherche visualisés par le bouton L appui sur la touche Entrée affiche le patient trouvé. Prise en main Galaxie C.S. dentaire Page 4

5 La lecture d une carte Vitale crée automatiquement l ensemble des bénéficiaires figurant sur la carte. En l absence de carte Vitale, le patient est créé à partir de l écran de recherche des patients en sélectionnant le bouton. 4. Dossier administratif d un patient Un clic sur le bouton après avoir sélectionné votre patient ouvre le dossier administratif qui est constitué de 4 onglets. Le premier onglet reprend l identification du patient. L icône permet de déclencher une lecture de la carte Vitale du patient et de mettre son dossier administratif à jour. Ceci est utile si vous avez sélectionné votre patient à partir de son nom dans la base et non par la lecture de sa carte Vitale. Prise en main Galaxie C.S. dentaire Page 5

6 Le second onglet affiche la couverture sociale du patient. Un double clic sur la ligne RO affiche les informations liées au tiers obligatoire (AMO). Prise en main Galaxie C.S. dentaire Page 6

7 Un double clic sur la ligne RC affiche les informations relatives au tiers complémentaire (AMC). La partie Infos complémentaires AMC correspond aux renseignements d un tiers complémentaire en gestion séparée ; l autre partie, Infos complémentaires mutuelle se rapporte à un tiers complémentaire en gestion unique (ex. mutuelles de la fonction publique ou complémentaire CMU). Le troisième onglet présente le groupe familial ainsi que, dans le cadre de la signature de l accord national incluant le volet optionnel, la gestion des différents professionnels de santé coordinateurs. Prise en main Galaxie C.S. dentaire Page 7

8 Le quatrième et dernier onglet regroupe la gestion des messages et des codes statistiques personnalisables. On remarque que la présence d un message est visualisée dans la barre d état supérieure par une icône Post-It. 5. Saisie directe des actes dentaires. Sélectionnez le bouton le plus à gauche de l écran de base Sélectionnez la spécialité Dentaire. Prise en main Galaxie C.S. dentaire Page 8

9 Si vous avez sélectionné votre patient comme indiqué précédemment, l écran de saisie des actes s affiche. Sinon vous pouvez appeler le patient par sélection du bouton en bas à gauche de l écran. La première fois que le patient vient au centre, vous arrivez sur l écran Bilan. Vous avez alors la possibilité d enregistrer un bilan (voir chapitre suivant); autrement, après avoir sélectionné le praticien soignant, faites simplement Enregistrer. Vous pouvez toujours revenir en mode Bilan par la suite. Remarque : le nom du médecin traitant est visible en approchant le pointeur de la souris de l icône située dans le bandeau supérieur. Lorsque vous êtes dans l écran En cours et si vous êtes détenteur d une carte CPE, sélectionnez le praticien dans la liste qui s ouvre suite à la sélection de la loupe. Si vous utilisez une carte CPS, votre nom apparaît directement dans la zone Praticien et est non modifiable. Prise en main Galaxie C.S. dentaire Page 9

10 Il est toujours proposé de saisir l acte à la date du jour. Celle-ci est bien sûr modifiable. Vous pouvez indiquer le n des dents concernées en tapant leur numéro ou en les sélectionnant directement sur l arcade. Une dent sélectionné a son n en rouge et encadré. Si l acte que vous devez saisir nécessite une localisation, il faut la saisir en cliquant sur le nom des faces souhaitées. Si vous connaissez le code de l acte, vous pouvez le taper directement dans la zone Acte, Sinon, sélectionnez la loupe. Le logiciel ouvre la fenêtre de sélection des actes pour la spécialité dentaire. Prise en main Galaxie C.S. dentaire Page 10

11 Double-cliquez sur le code de l acte choisi. Vous pouvez aussi simplement le sélectionner par un clic puis appuyer ensuite sur Sélectionner. Le code de l acte et son libellé sont alors copiés dans les zones de l écran de saisie. Vous pouvez ajouter un commentaire associé à l acte. Vérifier que la couverture sociale sélectionnée du patient est la bonne. Appuyer sur la touche pour enregistrer l acte qui apparaît alors dans le tableau des actes dits en cours (= en instance de facturation). Vous remarquerez que le schéma dentaire a été mis à jour. Certains actes ne sont pas associés à des dessins et n apparaissent donc que dans la liste du haut du tableau. Prise en main Galaxie C.S. dentaire Page 11

12 L appui sur le bouton ou un double clic sur la ligne d acte affiche la fenêtre récapitulant l ensemble des informations du dossier. Cet écran vous permet de visualiser l acte avec les lettres-clés associées. Prise en main Galaxie C.S. dentaire Page 12

13 Il est possible de saisir les actes directement à partir du schéma dentaire. Après avoir sélectionnée la dent souhaitée, faites un clic droit. Un menu dynamique (le menu n est pas le même si on se trouve en mode Bilan) s affiche. Déplacez vous verticalement pour trouver la famille de votre acte puis l acte recherché. Sélectionnez-le avec un clic gauche. 6. Facturation des actes médicaux. La facturation des actes s effectue à partir de l écran des actes en cours (l écran de saisie des actes), Le logiciel sélectionne automatiquement les actes à facturer quand vous appuyez sur le bouton. Les actes en provenance d un devis ou d un plan de traitement sont séparés des actes saisis directement. L écran suivant s affiche : Prise en main Galaxie C.S. dentaire Page 13

14 En bas à gauche, on indique le type de facturation, ici en mode FSE. La sélection du bouton FSE déroule la fenêtre et affiche le détail des parts tiers de la facture. Vous retrouvez également sur cet écran le montant global et le reste dû par le patient. Revenez en mode FSE en sélectionnant le bouton Sans FSE. La sélection du bouton enclenche le processus de génération de la FSE. Le logiciel vérifie qu il y a une carte Vitale dans le lecteur, qu elle correspond au patient qui a reçu les actes, puis affiche une feuille de soins. Prise en main Galaxie C.S. dentaire Page 14

15 Vous devez valider l une des 2 réponses afférentes à l accident de droit commun. Ceci est obligatoire. Faire OK. La facture est sécurisée : - soit en mode synchronisé si la carte présente dans le lecteur est une carte CPS - soit en mode désynchronisé si la carte est une carte CPE Si le patient ne doit pas d argent, le logiciel propose directement d imprimer la feuille de soins et la facture. Cette fonction d impression est accessible par la sélection du bouton Imprimer, puis en cochant l édition souhaitée. Prise en main Galaxie C.S. dentaire Page 15

16 La sélection du bouton dégradé ou une facture. permet d imprimer une feuille de soins dans le cadre du mode Si le patient doit de l argent, le logiciel ouvre automatiquement le compte client pour encaissement. Cette ouverture est conditionnée par le droit de l opérateur à encaisser. 7. Compte patient et encaissement Le compte du patient est accessible : - automatiquement après la facturation si le patient a un dû - en sélectionnant l icône dans le bandeau supérieur lorsque vous êtes dans l écran de saisie des actes - en cliquant directement sur le bouton à partir du menu principal de l application L écran des encaissements se présente sous la forme d une liste de factures non soldées : Prise en main Galaxie C.S. dentaire Page 16

17 La croix à la fin de la ligne de facture signifie que la facture figure dans le décompte de la somme due par le patient. Vous pouvez désélectionner une ou plusieurs factures si vous ne souhaitez pas les encaisser. Le bouton ouvre la fonctionnalité d encaissement. Les onglets permettent de choisir le mode de règlement; l onglet Espèces est choisi de base. Choisissez le mode de règlement, puis entrez le montant payé par le patient. La flèche permet de valider le règlement. La flèche inverse annule l action précédente L exemple ci-dessous montre le règlement du dû par le patient avec : - un chèque de 30 encaissable de suite - un règlement de 7,39 en espèces, Le patient ayant payé la totalité de la somme due, son solde passe à zéro. Prise en main Galaxie C.S. dentaire Page 17

18 La sélection du bouton valide l ensemble des encaissements qui apparaissent dans la partie droite de l écran d encaissement et permet l édition d un reçu. Vous pouvez aussi visualiser l ensemble des factures établies au patient et à sa famille en cochant la rubrique Dossiers soldés. Vous obtenez un écran comme ci-dessous : Un double clic sur une ligne de facture visualise le ou les règlements de la facture sélectionnée en affichant une ou plusieurs lignes. 8. Etablir un bilan. Sélectionnez le mode Bilan par sélection du bouton approprié. Sélectionnez la dent voulue par un clic gauche. Par un clic droit, vous ouvrez un menu dynamique et pouvez choisir l état de la dent. Prise en main Galaxie C.S. dentaire Page 18

19 Les coches positionnées en face de présente, évoluée et dent définitive indique l état de la dent telle qu elle est sur le schéma. La sélection de Présente décoche le libellé ; la dent devient absente et disparaît du schéma. Dans le menu Actes, vous avez la possibilité d indiquer la présence de prothèses fixes ou mobiles. Les travaux constatés dans la bouche du patient sont visualisés par des teintes grises. Vos travaux seront dessinés avec des couleurs vives afin de pouvoir les différencier. Prise en main Galaxie C.S. dentaire Page 19

20 9. Etablir un devis. Les devis se réalisent en deux étapes : proposition de devis et réalisation du devis après acceptation En premier lieu, il s agit d établir un devis proposé. Actionnez le mode Devis proposé par sélection du bouton approprié. Vérifiez qu un praticien a bien été choisi ; sinon sélectionnez le praticien. Faites Nouveau devis. Le logiciel vous propose le libellé Devis n 1. Ce libellé est modifiable. Fermez la fenêtre par OK. Il vous reste à saisir les actes du devis comme pour la saisie directe que nous avons expliqué au préalable, à savoir : Prise en main Galaxie C.S. dentaire Page 20

21 - sélection d une ou plusieurs dents par clic gauche - sélection du type d acte par clic droit - sélection du bouton Ajouter. Le devis se remplit au fur et à mesure de la saisie. La couleur rouge montre les travaux à effectuer. Lorsque la saisie est terminée, le bouton Calculer permet de connaître la somme restant à la charge du patient en fonction de sa couverture sociale. Vous pouvez imprimer le devis proposé par sélection du bouton Imprimer. Le devis est mémorisé automatiquement. Si le patient est d accord avec son devis, vous pouvez passer à la phase de réalisation après avoir accepter le devis. Prise en main Galaxie C.S. dentaire Page 21

22 Pour cela, allez dans Devis proposé et sélectionnez votre devis dans la liste déroulante s il n apparaît pas directement. Vous avez à votre disposition le bouton Accepter. Sa sélection basculera le devis du mode proposé au mode accepté pour réalisation après calcul définitif des parts. Après avoir répondu Oui, le logiciel recalcule les parts et vous propose d imprimer le devis avec la mention devis accepté. Après Validation, vous revenez à l écran du devis pour réalisation. Celle-ci se fait simplement en sélectionnant une ou plusieurs lignes d actes (pour sélectionner plusieurs lignes, il faut garder la touche Ctrl enfoncée) et en sélectionnant le bouton Réaliser. Prise en main Galaxie C.S. dentaire Page 22

23 Le schéma est mis à jour après chaque réalisation ; la date de réalisation est indiquée dans le tableau. Les actes réalisés apparaissent dans le tableau En cours accessible par le bouton En cours. Le schéma a été mis à jour ; les dessins et les couleurs vous permettent de différencier les actes effectués. Prise en main Galaxie C.S. dentaire Page 23

24 Le devis pourra être facturé. 10. Etablir un plan de traitement. Galaxie permet d établir des plans de traitement à vos patients. Le plan de traitement s élabore comme un devis par saisie d actes de soins conservateurs et même de soins prothétiques si vous le souhaitez. Ces derniers pourront être basculés automatiquement en devis. Prise en main Galaxie C.S. dentaire Page 24