Rémunération des médecins résidents Instructions de facturation de la demande de remboursement ou d'ajustement

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1 Rémunération des médecins résidents Instructions de facturation de la demande de remboursement ou d'ajustement Février 2012 Révisé le 4 août 2016

2 RÉSIDENT Avant-propos La Régie met à la disposition de tous les établissements admissibles au remboursement des résidents, un approvisionnement de demandes de remboursement ou d'ajustement. L'établissement peut demander un nouvel approvisionnement à la Régie en remplissant le formulaire Commande de formulaires (1491) qu il trouvera en accédant à l adresse et le retourner à la Régie à l adresse suivante : Par la poste : Régie de l assurance maladie du Québec Centre d assistance aux professionnels Case postale 500 Québec (Québec) G1K 7B4 Par télécopieur : Ce formulaire est imprimable à partir de notre site Web à l adresse Accédez à la section Professionnels, ensuite à celle des Établissements du réseau de la santé, cliquez sur l onglet Formulaires, puis Demande de remboursement ou d ajustement RÉSIDENT (3744). Si vous éprouvez des difficultés ou si vous désirez plus d'information sur la façon de vous approvisionner en formulaires, vous pouvez joindre le Centre d assistance aux professionnels. Par téléphone : Québec Montréal Ailleurs au Québec (sans frais) /12

3 IMPORTANT : - Ne jamais écrire au verso de la demande de remboursement ou d'ajustement. - Écrire les renseignements lisiblement. - Toute erreur ou omission (date, nombre d'heures, etc.) dans la rédaction de votre demande de remboursement ou d'ajustement peut entraîner son annulation. - Inscrire les dates selon le système international. Exemple : année, mois, jour, en utilisant toujours huit chiffres. Ainsi, le 12 juin 2014 s'écrit /12

4 Demande de remboursement ou d'ajustement - RÉSIDENT (3744) /12

5 Description du formulaire La demande de remboursement ou d'ajustement comporte 13 parties : 1. Nom de l'établissement payeur qui réclame un remboursement ou un ajustement. 2. Numéro de l établissement payeur (5 chiffres). 3. Nom de l'installation de stage où le résident effectue son stage. 4. Numéro de l installation de stage (5 chiffres). 5. Numéro attribué par la Régie au résident (6 chiffres). 6. Période de facturation. 7. Quantième. 8. Niveau du stage du résident. 9. Indication des codes de paiement, des heures et des montants réclamés. 10. Total des heures demandées. 11. Total du montant demandé. 12. Renseignements complémentaires. 13. Attestation du signataire autorisé pour l'établissement. 5/12

6 PARTIE 1 Établissement payeur Nom de l'établissement payeur qui réclame le remboursement ou l'ajustement. PARTIE 2 Numéro de l établissement payeur Numéro de l'établissement payeur qui réclame le remboursement ou l'ajustement, il s agit de son numéro d'inscription à la Régie (5 chiffres). PARTIE 3 Installation de stage Nom de l'installation physique où le résident effectue son stage. PARTIE 4 Numéro de l installation de stage Numéro de l installation physique où le résident effectue son stage, numéro d'inscription à la Régie (5 chiffres). PARTIE 5 Résident Numéro attribué par la Régie au résident (6 chiffres). AVIS: Le résident doit préalablement avoir été inscrit au fichier d'inscription des professionnels de la Régie à la demande du Collège des médecins du Québec. Le PARTIE 6 Période Période pour laquelle l'établissement demande un remboursement ou un ajustement. AVIS: Cette période est d'une durée de quatorze (14) jours consécutifs à partir du dimanche jusqu'au samedi de la semaine suivante. Les dates de début et de fin de la période de facturation sont prédéfinies selon un calendrier de facturation auquel vous devrez vous conformer. Vous pouvez consulter directement le calendrier de facturation sur notre site. Accédez à la section Professionnels, ensuite à celle des Établissements du réseau de la santé, cliquez sur l onglet Facturation puis sur Calendriers de facturation. 6/12

7 PARTIE 7 Quantième Cette partie permet à l'établissement d'indiquer la date du jour où les heures réclamées ont été effectuées. AVIS: Le quantième s'exprime en utilisant deux chiffres. Cette date doit être incluse à l'intérieur de la période de facturation de la demande. PARTIE 8 Niveau de stage Le niveau de stage inscrit doit correspondre à celui attribué par le Collège des médecins du Québec à la date de facturation. PARTIE 9 Code de paiement Le code de paiement, composé de deux chiffres, sert à identifier la nature de la réclamation demandée par l'établissement pour un résident. AVIS: Ce code de paiement doit correspondre à l'activité du résident pour cette journée. La liste des codes de paiement apparaît à la partie Description des codes de paiement. Heures demandées Inscrire le nombre d'heures réclamées pour la journée (2 chiffres). AVIS: Toute fraction d'heure doit être inscrite en dixième. Ainsi trois heures et trente minutes s'inscrivent Un maximum de 7 heures par jour sera appliqué pour les activités régulières. Ce nombre est toujours positif. Les codes de paiement tels que les primes et les indemnités pour vacances ou maladies accumulées non utilisées peuvent être réclamées en plus des activités régulières. 7/12

8 Montant demandé Inscrire le montant correspondant aux heures réclamées dans la journée en tenant compte du code de paiement et du niveau de stage (6 chiffres maximum incluant les 2 décimales). AVIS: Ce montant est toujours positif. Ce montant ne contient pas la part de l'employeur. PARTIE 10 Total des heures demandées Inscrire le nombre d'heures demandées pour la période (3 chiffres). Il doit correspondre à la somme des heures demandées peu importe le code de paiement Ex. : Code 01; 35 h et code 03; 35 h = 70.0 h AVIS: Ainsi, trente-cinq heures s'inscrira PARTIE 11 Total du montant demandé Inscrire le total du montant demandé pour la période. PARTIE 12 Renseignements complémentaires Inscrire les renseignements pertinents au règlement, justifiant la demande de remboursement ou d'ajustement, si nécessaire. PARTIE 13 Attestation du signataire autorisé pour l'établissement La demande de remboursement ou d'ajustement doit être signée à la main et datée par un signataire autorisé par l'établissement. Exemple de facturation Sur demande, des exemples de facturation de demande de remboursement ou d ajustement peuvent vous être transmis par télécopieur. 8/12

9 Listes des codes de paiement Code Description Article de l Entente 01 Activités médicales régulières Assurance salaire et suivants 03 Prime de garde et suivants 04 Congé de maladie Prime résident-coordonnateur et suivants 06 Prime résident assistant-coordonnateur et suivants 07 Congé social sans solde Congé de maternité Section II 10* Juré ou témoin * Congé pour activités syndicales 5.01 et suivants 12* Activités des comités pédagogiques * Membre d un conseil d administration d un établissement Compensation pour congé férié travaillé Congé sans solde Droits parentaux Retrait préventif CSST Congé spécial à l occasion d une grossesse * Visites reliées à la grossesse Stage à l étranger Invalidité Indemnité RRQ a) 24 Invalidité Indemnité SAAQ b) 25 Invalidité Indemnité CSST c) 26 Assurance-vie Congés spéciaux Congé férié reporté Congé férié pendant une absence en maladie Congé férié travaillé * Mariage /12

10 Code Description Article de l Entente 51* Congrès médicaux ou scientifiques * Session d étude spécialisée ou d examen Congé férié Congé annuel Décès Congé additionnel pour transport lors d un décès d) 58 Congé de paternité Section IV et suivants 59 Congé pour adoption Indexation des salaires Article Rétroactivité Nouvelle entente Montant forfaitaire 63 Jours de grève (non prévu à l entente) 64 Congé férié sans rémunération (non prévu à l entente) 65 Congé férié rémunéré à 40 % (non prévu à l entente) 71 Congé de maladie accumulé et non utilisé Récupération d avance 79 Frais de scolarité Part employeur 81 Coûts d inscription et d examen BCLS Coûts d inscription et d examen ACLS Coûts d inscription et d examen ATLS Coûts d inscription et d examen APLS Coûts d inscription et d examen NRP Congés annuels accumulés et non utilisés Coûts d inscription et d examen Aldo-Québec Prime d enseignement Congé de paternité payé de cinq semaines Congé pour adoption payé de 5 jours Coûts d inscription et d examen GESTA 10/12

11 * Utiliser le code 30 si ces activités ne sont pas identifiées dans votre système de paie ** Le code de paiement 86 pour les coûts d inscription et d examen ALSO est remplacé par le code de paiement 92 pour les coûts d inscription et d examen GESTA à partir du 30 juin EXPÉDITION Au moment d'expédier les demandes de remboursement ou d'ajustement à la Régie, conservez un exemplaire de votre demande. Si vous n'utilisez pas un lien de télécommunication, placez dans une enveloppe les demandes de remboursement ou d'ajustement papier destinées à la Régie et envoyez-les après chaque période à laquelle elles s'appliquent. Les adresser à : Service du règlement Régie de l assurance-maladie du Québec Case postale 500, dépôt 19 Québec (Québec) G1K 7B4 DÉLAIS Exemple d'une période de paie s'il y a facturation par télécommunication. Pour la période du au La date limite de la réception des réclamations par télécommunication sera le à 22 h. Exemple d'une période de paie s'il y a facturation papier. Pour la période du au La date limite de la réception des réclamations sera au plus tard le afin que les données soient saisies pour la production du INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES Le résident doit avoir un stage actif qui couvre la période de facturation en tout ou en partie. Si ce n'est pas le cas, la demande de remboursement ou d'ajustement sera conservée jusqu'à 3 mois dans nos systèmes, et annulée après ce délai si le stage n'est pas inscrit à la Régie. À chaque cycle de production, un rapport sera produit pour chaque établissement payeur. Ce rapport détaillera chaque demande traitée pour l'établissement. Un numéro de référence de la demande apparaîtra à côté de chaque demande, et un numéro de référence du détail apparaîtra à côté de chaque ligne de détail. Ces informations sont nécessaires si un ajustement doit être produit par la suite sur une demande. 11/12

12 AJUSTEMENT Si vous désirez faire une demande d ajustement, vous devez remplir le formulaire en inscrivant les coordonnées à ajuster et ajouter un moins (-) vis-à-vis les montants. Dans la case «Renseignements complémentaires», mentionner l objet de l ajustement. Exemple : Annulation de la demande de remboursement no de référence Expédier la nouvelle demande à la même adresse d expédition. 12/12