Manuel de prise de notes. Module Courrier Uqàm

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1 Manuel de prise de notes Module Courrier Uqàm Produit par le Centre des technologies de l'information de la Faculté des sciences de l'éducation dans le cadre du Plan facultaire en technologies de l'information

2 1 Compte de messagerie électronique UQÀM Préliminaires Ouvrir le compte UQÀM Accéder au compte UQÀM Paramètres de configuration Les dossiers Gérer les dossiers Supprimer un dossier Lecture des messages Contenu de la fenêtre de messagerie Lire des messages Éléments d un message reçu Lire les messages précédents ou suivants Lire les entêtes d un message Accéder au fichier joint Enregistrer des fichiers joints SUITE Cliquez sur le titre pour visionner Menu général Rédaction des messages Rédiger un message Boutons de rédaction des messages Recherche d adresses d un destinataire Répondre à un message Transférer un message Joindre un fichier à un message Gérer les messages Classer un message Trier les messages Effacer des messages Vider la corbeille Divers Message de notification d absence Fermer le courriel RETOUR Cliquez sur le titre pour visionner

3 2 Pour utiliser le courriel de l UQÀM, il faut d abord sélectionner le fureteur : Internet Explorer Netscape Pointez et cliquez 1 fois dans le «Courrier UQÀM» La page d accueil du laboratoire sectoriel s ouvrira. À la maison, vous tapez : pour y accéder au besoin ajoutez-le à vos «Favoris» [Explorer] ou à vos «Signets» [Netscape].

4 3 1 Vous accédez à la page d accès du courrier UQÀM. Pour ouvrir votre compte la première fois, cliquez sur le [1] 1 À l ouverture de cette page, sélectionnez «Code d accès» [1]. Dans la boîte de dialogue qui apparaît «Alerte de sécurité», cliquez sur «Ok».

5 4 1 2 À cette page, complétez les champs [1] et [2]. Vous trouverez ces informations sur le «Relevé d inscription facture» reçu par la poste. Les renseignements se trouvent dans la partie supérieure droite. Notez que le NIP a 5 chiffres. Ensuite, cliquez sur le bouton «Continuer». Vous accédez à l information pour accéder à votre compte courriel. À titre d exemple, les renseignements suivants apparaîtront. Cliquez sur «Retourner» en bas de la page pour ouvrir votre compte.

6 5 Vous retournez automatiquement à la page d ouverture du courriel. Accéder au compte courriel UQÀM À compter de maintenant, l ouverture du compte s effectue en complétant les champs : Code d accès = 2 lettres + 6 chiffres Mot de passe : x + les chiffres du NIP. Cliquez sur «Connexion».

7 6 Par défaut, le compte s ouvre dans la «Boîte de réception». Paramètres de configuration Vous pouvez personnaliser l aspect visuel du courriel et votre environnement de travail en cliquant dans le Menu sur «Options».

8 7 La section «Résumé du compte» présente l aperçu du compte et la capacité totale de stockage de votre courriel. Notez la taille maximale pour stocker vos données = 50 MB Le niveau de remplissage de votre compte La section «Informations personnelles», vous pouvez personnaliser votre compte. Vous pouvez choisir la langue d affichage par défaut.

9 Vous pouvez : Expédier vos réponses de courriel vers une autre adresse électronique [1] Inclure votre signature à chaque envoi de messagerie [2] en cochant «Inclure ce texte» Y joindre votre carte de visites à chaque envoi de messagerie [3] en cochant «Joindre vcard aux messages» Une fois que vous avez complété les champs désirés, cliquez sur «Enregistrer les modifications» en bas de la page. Dans la section «Aspect», vous pouvez adapter l apparence de votre environnement courriel selon des modèles de couleurs.

10 9 Vous pouvez choisir l un des 3 modes d affichage de la barre d outils. Vous pouvez opter pour un nombre de messages par page. Vous pouvez trier par date selon un ordre chronologique croissant ou décroissant.

11 10 Vous pouvez classer les messages par période. Vous pouvez sélectionner le style de la police, sa taille et son espacement. Une fois que vous avez modifié les paramètres de l aspect du courriel, cliquez sur «Enregistrer les modifications» en bas de la page.

12 11 Dans la section «Message de notification d absence», vous pouvez écrire une réponse automatique à vos expéditeurs. Cocher «Activer la réponse automatique», sélectionner la durée et compléter les champs appropriés. Une fois que vous avez modifié les paramètres de la notification d absence, cliquez sur «Enregistrer les modifications». Gérer les dossiers

13 12 Pour accéder à la liste de vos dossiers de messageries, cliquez dans l onglet «Dossiers». Par défaut, il existe 4 dossiers personnels déjà créés La lecture des dossiers se fait de la manière suivante : [1] Menu accédant à la gestion de la messagerie et de sa visualisation [2] Icones permettant l organisation des dossiers et des messages [3] Section réservée à la liste des dossiers [4] Section inscrivant le nombre de messages par dossier [5] Section indiquant l espace occupant dans chaque dossier et au total du compte

14 13 Vous pouvez personnaliser la liste des dossiers. Il est possible de créer, de renommer ou de supprimer un dossier. Pour en créer un, cliquez dans l onglet «Nouveaux». Dans la boîte de dialogue, tapez le nom du nouveau dossier (lettres ou chiffres). Cliquez sur «OK» Le nouveau dossier se classe d abord en ordre numérique puis en ordre alphanumérique entre la Boîte de réception et la Corbeille.

15 14 Pour en créer un autre, répétez l opération autant que désirée. Pour renommer un dossier, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton «Renommer». Dans la boîte de dialogue qui apparaît, effacez le nom du dossier et tapez le nouveau nom. Cliquez sur «OK» pour confirmer.

16 15 Pour supprimer un dossier, sélectionnez-le puis cliquez sur «Supprimer». Important : Vérifiez s il contient des messages importants. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, cliquez sur «OK» pour confirmer. Notez que le dossier sera éliminé définitivement après la confirmation.

17 16 Contenu de la fenêtre de messagerie Chaque dossier donne accès à des fonctions de gestion des messages. Pour lire vos messages, il faut toujours se placer sous l onglet «Boîte de réception», on y relève : [1] Icones de gestion de la messagerie [2] Bouton de classement [3] Nom des expéditeurs [4] Objet du message [5] Date de réception du courriel Il y a l indication d un point d exclamation rouge, si l expéditeur vous envoie un courrier électronique avec une mention de «Priorité».

18 17 À chacune des sections de lecture de la messagerie, il est possible de trier par croissant ou décroissant les messages électroniques. Le trombone indique si le message électronique inclut une pièce jointe (fichier(s) dont le contenu peut être un texte, une image, un chiffrier, etc. L enveloppe qui précède le nom de l expéditeur signale si le message a été lu ou non. Enveloppe ouverte = message lu Enveloppe fermée = message non lu

19 18 Lire un message Pour ouvrir un message, cliquez sur son «Objet» Dans la fenêtre qui s ouvre, s affiche le contenu du message de l expéditeur. [1] Expéditeur et son adresse de courriel [2] Date d envoi du message [3] Objet du message [4] Message

20 19 Cliquez à nouveau sur l onglet «Boîte de réception» pour revenir à la liste des messages. Accéder au fichier joint Chaque message ayant un trombone (attache de bureau) s accompagne d un fichier joint. Pour accéder, cliquez d abord sur le message.

21 20 Pour ouvrir le fichier joint, cliquez sur son nom qui apparaît dans l en-tête du message à la ligne «Fichier joint». Une nouvelle fenêtre s ouvre et affiche le contenu du fichier joint. Selon le format du fichier (.doc,.pdf,.xls,.ppt, etc.), il s ouvrira en ligne. Enregistrer des fichiers joints

22 21 Pour enregistrer sur le disque dur un fichier joint d un message, cliquez sur «Enregistrer une copie» dans le menu. La boîte de dialogue qui apparaît vous permet de choisir le répertoire dans lequel vous voulez le sauvegarder. Dans le champ du nom, vous pouvez le renommer ou conserver le nom par défaut. Cliquez sur «Enregistrer» pour sauvegarder le fichier.

23 22 Une fois enregistré, vous retournez dans la feuille du message. Cliquez sur X dans le coin supérieur droit. Vous revenez à votre message. Cliquez sur l onglet «Boîte de réception» pour revenir à la liste des messages. Vous revenez à votre message. Cliquez sur l onglet «Boîte de réception» pour revenir à la liste des messages.

24 23 Créer le carnet d adresses Pour créer la liste des destinataires dans le carnet d adresse, cliquez dans l onglet «Adresses». Dans la fenêtre qui s ouvre, cliquez «Nouveau contact».

25 24 Dans la boîte de dialogue qui s ouvre, complétez les champs désirés. Cliquez sur «OK». La liste du destinataire se classera par ordre alphabétique. Répétez l opération par autant de destinataires désirés. Vous pouvez modifier l information d un destinataire. Cliquez sur l icône précédant le nom du contact.

26 25 Remplacez les informations puis cliquez sur «OK». Pour supprimer un contact, cliquez dans l icône précédant le nom du destinataire. Dans la boîte de dialogue qui s ouvre, cliquez sur «Supprimer».

27 26 Lorsque la boîte de confirmation s ouvre, vous n avez qu à cliquez sur «OK» pour valider. Un résumé à la fin de la liste des adresses vous indiques le nombre total de contacts du carnet d adresses. Insérer un courrier électronique d un expéditeur

28 27 Vous pouvez ajouter tous les courriels d un message dans votre liste de contacts. Cliquez sur «Ajouter des adresses». Pour voir l ajout des contacts, cliquez sur l onglet «Adresses». Les nouveaux contacts s ajouteront à la liste par ordre alphabétique.

29 28 Pour créer un groupe, cliquez sur le bouton «Nouveau groupe». Dans la boîte de dialogue qui s ouvre, complétez le nom du groupe. Sélectionnez les courriels désirés de la colonne gauche et cliquez sur «Ajouter». Une fois la liste achevée, clqiuez sur «OK». Le groupe créé s ajoutera à la liste de contacts.

30 29 Pour mettre à jour les courriels d un groupe, cliquez dans l icône précédant le nom du groupe. Dans la boîte de dialogue qui s ouvre, mettez en surbrillance les noms de la colonne de droite. Cliquez sur le bouton «Supprimer», puis cliquez sur «OK» Rédiger un message

31 30 Pour rédiger un nouveau message, cliquez dans l enveloppe ou «Nouveau message». La fenêtre de rédaction du message apparaît. Pour inscrire l adresse électronique du destinataire, cliquez dans : «A» = destinataire principal «Ci» = copie conforme à d autre(s) destinataire(s) «Cci» = copie cachée à d autre(s) destinataire(s). 1 2 Vous avez accès à une série de boutons de rédaction de message permettant : [1] Choix de la police et sa taille [2] Boutons de paramétrages du texte Notez qu en passant le curseur devant l icône, on y indique sa fonction.

32 31 Vous avez accès à un dictionnaire permettant la correction rudimentaire du texte. Vous pouvez demander que votre message soit considéré comme prioritaire (point d exclamation rouge). Si vous désirez un accusé réception, cliquez dans la liste déroulante et choisissez votre préférence.

33 32 Pour insérer une adresse électronique, cliquez dans «A», «Ci» ou Cci». Dans la boîte de dialogue qui s ouvre, sélectionnez les contacts souhaités. Cliquez sur «OK». 1 2 [1] Inscrivez l objet de votre message [2] Tapez votre message 1 1 Une fois le message complété, cliquez dans : [1] l un ou l autre des boutons «Envoyer»

34 33 Vérifier l orthographe d un message Toujours à partir d un message écrit, vous pouvez vérifier l orthographe du texte. Cliquez sur le bouton «Vérification de l orthographe». Le correcteur de base révise le texte et s arrête sur les mots incertains.

35 34 Le correcteur suggère une liste de mots pour remplacer le mot potentiellement erroné. Mettez en surbrillance celui à remplacer et cliquez sur «Modifier». Une fois la vérification du texte terminée, dans la boîte de dialogue vous cliquez sur «OK». Répondre à un message

36 35 Pour répondre à l expéditeur du message, cliquez sur «Répondre» dans le message actif (en cours d affichage). Écrivez votre réponse. Cliquez sur le bouton «Envoyer» pour l expédier au destinataire. Une fois envoyée, vous retournez dans le dossier d origine. Pour procéder à la vérification de l envoi du message, cliquez dans l onglet «Dossiers». Cliquez dans le dossier «Envoyé».

37 36 Dans le dossier Envoyé, vous y verrez le message. Transférer un message Pour transférer un message (incluant le fichier joint dans certain cas), cliquez sur «Transférer» dans le message actif (en cours d affichage).

38 37 Inscrivez l adresse électronique du ou des destinataire(s) auxquels vous souhaitez transférer le message. Cliquez sur «Envoyer». Joindre un fichier à un message Pour joindre un fichier à un message, écrivez un message.

39 38 Après la rédaction du texte, cliquez sur le bouton «Joindre». La boîte de dialogue Joindre un fichier s ouvre. Cliquez sur «Parcourir» pour localiser le fichier à ajouter. Atteignez le répertoire où est placé le fichier sur le disque dur.

40 39 Sélectionnez-le et mettez-le en surbrillance. Cliquez sur «Ouvrir». La fenêtre Joindre un fichier s ouvrira à nouveau. Répétez l opération au besoin. Une fois les fichiers ajoutés (dans le cas-ci :.pdf,.doc et.jpg), cliquez sur «Joindre» pour les ajouter à l envoi du message.

41 40 Les fichiers joints apparaîtront dans le champ Pièces jointes. Si vous voulez en retirer un, mettez-le en surbrillance puis cliquez sur «Supprimer». Cliquez sur «Envoyer». Classer un message Choisissez le dossier (ce cas-ci Boîte de réception) où se trouve le message. Sélectionnez et cochez le ou les messages à déplacer.

42 41 Cliquez dans le menu déroulant. Choisissez le dossier dans lequel vous voulez le ou les classer. Il(s) se rangera(ont) automatiquement dans le dossier sélectionné. Pour vérifier le déplacement du message, cliquez dans le dossier où vous l avez classé. Effacer des messages Pour supprimer un ou des messages, sélectionnez le dossier puis le ou les message(s) à supprimer. La sélection faite, cliquez sur le bouton «Supprimer». Le message disparaît du dossier actif et se déplace vers la Corbeille du courrier UQÀM.

43 42 Vider la corbeille Pour vider la Corbeille, cliquez dans l onglet Dossier. Vous verrez une notification dans le dossier Corbeille indiquant Vider la corbeille, ce qui indique la série de messages déplacés. Pour les éliminer définitivement, cliquez dans cet avis. La fenêtre «Supprimer définitivement tous les messages dans Corbeille» s ouvrira. Pour la vider, cliquez sur «OK». Notez : ceci entraîne la disparition de tous les messages de la corbeille, sans possibilité de retour en arrière..

44 43 Rubrique Aide 1 2 Vous avez accès à une section d aide du courrier UQÀM. Pour y accéder : [1] Cliquez sur le bouton «Aide» [2] Une fenêtre s ouvrira et affichera un résumé des fonctions Pour consulter et afficher la réponse à une question, cliquez sur le lien.

45 [1] L opération à suivre s affichera. [2] Pour fermer l Aide, cliquez dans le X de la partie supérieure droite de la fenêtre. Fermer le courriel Pour fermer une session du courrier UQÀM, assurez-vous de cliquer «Fermer la session» quel que soit le dossier ou le message actif. Notez que si vous ne suivez pas cette procédure, votre compte restera ouvert et accessible au prochain usager de l ordinateur qui pourrait utiliser un compte courrier UQÀM.

46 Une fois de compte fermé, vous retournez à la page d accueil du service de courriel UQÀM. 45