LA LÉGION ROYALE CANADIENNE MANUEL DE RELATIONS PUBLIQUES ET GUIDE POUR ALLOCUTIONS PUBLIQUES

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1 LA LÉGION ROYALE CANADIENNE MANUEL DE RELATIONS PUBLIQUES ET GUIDE POUR ALLOCUTIONS PUBLIQUES

2 TABLE DES MATIÈRES PARTIE 1 VOTRE GUIDE POUR RELATIONS PUBLIQUES CHAPITRE 1 DES RELATIONS PUBLIQUES EFFICACES SIGNIFIENT UNE FILIALE QUI FONCTIONNE MIEUX... 2 CHAPITRE 2 LE LANGAGE DES RELATIONS PUBLIQUES... 5 Chapitre 2 -- Annexe A BIBLIOGRAPHIE...11 CHAPITRE 3 ÉTABLIR ET MAINTENIR DES RELATIONS EFFICACES AVEC LES MÉDIAS...13 CHAPITRE 4 COMMENT SE PRÉPARER POUR DES ENTREVUES AVEC LES MÉDIAS...18 Chapitre 4 -- Annexe A EXEMPLAIRE D UNE FICHE SUR LES «DEMANDES D INFORMATION DE LA PART DES MÉDIAS»...23 CHAPITRE 5 RÉDIGER UN COMMUNIQUÉ DE PRESSE (QUI VAUT LA PEINE D ÊTRE PUBLIÉ) POUR LA PRESSE ÉCRITE OU LA PRESSE ÉLECTRONIQUE...24 Chapitre 5 -- Annexe A EXEMPLE D UN COMMUNIQUÉ DE PRESSE...33 Chapitre 5 -- Annexe B LISTE DE CONTRÔLE POUR COMMUNIQUÉ DE PRESSE...35 Chapitre 5 -- Annexe C EXEMPLE D UN COMMUNIQUÉ POUR LA PRESSE ÉLECTRONIQUE...37 Chapitre 5 -- Annexe D LISTE DE CONTRÔLE POUR COMMUNIQUÉ DE PRESSE (ÉLECTRONIQUE)...38 CHAPITRE 6 QUAND ET COMMENT ORGANISER UNE CONFÉRENCE DE PRESSE...41 CHAPITRE 7 COURRIER DES LECTEURS (LETTRE AU RÉDACTEUR) NE VOUS IMPLIQUEZ PAS DANS UNE COMPÉTITION D ÉCRITURE AVEC UNE AGENCE QUI A LE CONTRÔLE TOTAL DE CE QUI SERA PUBLIÉ...47 CHAPITRE 8 RELATIONS COMMUNAUTAIRES...50 COMMENT UNE FILIALE PEUT-ELLE BÂTIR DE BONNES RELATIONS COMMUNAUTAIRES?...50 CHAPITRE 9 CRÉER ET MAINTENIR UNE IMAGE DE MARQUE POSITIVE...54 CHAPITRE 10 RÉCLAME ET MARKETING: DES RENSEIGNEMENTS SUR CES DEUX SUJETS.. 57 CHAPITRE 11 RELATIONS PUBLIQUES DANS LES SITUATIONS CRITIQUES...59 CHAPITRE 12 ACTIVITÉS/ÉVÉNEMENTS SPÉCIAUX...62 CHAPITRE 13 INTERNET (WEB)...66

3 PARTIE 2 VOTRE GUIDE POUR ALLOCATIONS PUBLIQUES CHAPITRE 14 PREMIÈRES IMPRESSIONS...69 CHAPITRE 15 RACONTER L HISTOIRE DE LA LÉGION...70 CHAPITRE 16 SOYEZ PRÉPARÉ...71 CHAPITRE 17 RESPECTEZ VOTRE AUDITOIRE...72 CHAPITRE 18 QUEL EST LE MESSAGE?...73 CHAPITRE 19 CONSEILS POUR LA RÉDACTION...74 CHAPITRE 20 BÂTIR LA STRUCTURE...76 CHAPITRE 21 VOTRE INTRODUCTION...77 CHAPITRE 22 RÉCAPITULATION ET CONCLUSION...78 CHAPITRE 23 VOS NOTES...79 CHAPITRE 24 CONSEILS POUR LA PRÉSENTATION...80 CHAPITRE 25 CONTRÔLE DU TRAC...81 CHAPITRE 26 ALLOCATION IMPROMPTUE...83 CHAPITRE 27 VÉHICULE POUR VOTRE MESSAGE...85 CHAPITRE 28 COMMENT FORTIFIER VOTRE VOIX...87 CHAPITRE 29 L ATTITUDE COMPTE...88 CHAPITRE 30 RÉPONDRE AUX QUESTIONS...89 CHAPITRE 31 RÉCAPITULEZ...91 CHAPITRE 32 CONCLUSION...92 ii

4 PARTIE 1 VOTRE GUIDE POUR RELATIONS PUBLIQUES La Légion royale canadienne 1

5 CHAPITRE 1 DES RELATIONS PUBLIQUES EFFICACES SIGNIFIENT UNE FILIALE QUI FONCTIONNE MIEUX QU EST-CE QUE LES RELATIONS PUBLIQUES? 101. Peut-être la façon la plus simple de décrire ce que sont les relations publiques serait tout simplement de décrire ce qu elles ne sont pas. Ce n est pas de la publicité; ce ne sont pas des réclames, ni de la couverture. En effet, les relations publiques sont une petite portion de chacune de ces activités et beaucoup plus encore Pour la Légion royale canadienne, le terme «relations publiques», veut dire un effort actif visant à fournir aux membres de la Légion, le public et les médias d information des renseignements précis et opportuns sur les politiques, programmes et activités de la Légion dans le but de créer et de maintenir un appui et une compréhension pour ces politiques, programmes et activités Une autre façon d expliquer ceci serait de définir les relations publiques comme le processus qui vise à créer et maintenir une image de marque positive pour la Légion royale canadienne. POURQUOI SE SOUCIER DES RELATIONS PUBLIQUES? 104. Aujourd hui nous vivons dans un monde qui selon certains individus est quasi surchargé d information. Les gouvernements, agences gouvernementales, sociétés, détaillants et même les individus se disputent notre attention pour un choix renversant de différents milieux Chaque jour la plupart des gens qui demeurent au Canada ont l occasion d obtenir de l information provenant de douzaines de canaux de télévision, d innombrables postes de radio, journaux (locaux, régionaux, nationaux et internationaux), revues, prospectus, dépliants, téléphones, télécopieurs, courriers électroniques, «INTERNET», la poste, exposés, réunions, conférences, colloques, ateliers et, naturellement, conversations avec d autres individus. 2

6 106. Ce flot constant d information pose un problème de plus en plus difficile pour une organisation telle que la Légion royale canadienne, quant à la distribution de ses messages au public. Le risque est considérable que ces messages seront «perdus dans la foule» La période de temps où pratiquement chaque adulte canadien et la plupart des enfants étaient conscients du rôle de la Légion et de ses accomplissements est maintenant écoulée. Et ce qui est encore plus important, ces individus fournissaient leur appui aux programmes et objectifs de la Légion. De nos jours, au moins deux générations ont grandi sans avoir connu les horreurs de la guerre. Quoique ceci soit un hommage à ceux et celles qui ont servi leur pays, ceci signifie aussi que de servir son pays est devenu beaucoup moins important pour la plupart des canadiens et canadiennes En outre, il existe des millions de canadiens et canadiennes qui n ont aucune appréciation du concept de sacrifice. Le manque d intérêt dans les écoles canadiennes pour notre histoire, combiné avec un afflux considérable de nouveaux canadiens durant les dernières 20 années, dont la plupart ont aucun lien avec ou compréhension de l histoire de notre pays, offrent à la Légion un sérieux défi dans le domaine des relations publiques Sans un programme efficace de relations publiques, ces activités sacrées que la Légion tient tellement à coeur pourraient, tout comme les vieux soldats, disparaître Il en incombe donc à chaque membre de la Légion de s assurer que ceci ne se produise pas. En effet, les relations publiques sont la responsabilité de chacun et chacune de nous - soit comme membre ordinaire, associé ou affilié. Ceux et celles qui servent sur le comité des relations publiques, de filiale, ont une responsabilité encore plus onéreuse car ce sont eux et elles qui planifieront et guideront les efforts de la filiale dans ce domaine. Le comité doit décider quelle information sera distribuée au public - rappelez-vous que notre objectif est de bâtir et de maintenir l image de marque de la Légion -; quand cette information sera distribuée; de quelle façon sera-t-elle transmise; et qui devrait la recevoir Un solide effort de la part de chaque filiale dans le domaine des relations publiques assurera une distribution adéquate de l information et le maintien des valeurs de la Légion. 3

7 Cependant, la Légion ne peut plus maintenant cacher ses accomplissements; elle ne possède plus le luxe d assumer que les gens sont conscients de son bon travail; et elle ne peut plus prendre l appui du public pour acquis. Le secret réside dans les communications. DE QUELLE FAÇON CE MANUEL AIDERA-T-IL À AMÉLIORER LES RELATIONS PUBLIQUES DE LA FILIALE? 112. Ce manuel fournira aux comités des relations publiques les renseignements qu ils ont besoin pour mener des campagnes efficaces de relations publiques, à l appui des activités de leurs filiales. Le manuel contient 11 autres chapitres, chacun traitant d un aspect quelconque des relations publiques Lorsqu il a été pratique de le faire, l information a été exposée dans ses lignes générales utilisant le format de «liste de vérification» afin d aider les individus à se procurer des renseignements sur la façon de procéder pour exécuter ou se préparer pour des activités spécifiques. 4

8 CHAPITRE 2 LE LANGAGE DES RELATIONS PUBLIQUES TERMINOLOGIE 201. Peut-être l obstacle le plus difficile à surmonter dans n importe quelle discipline spécialisée est celui ayant trait au langage utilisé. On ne parle pas ici de langages tels que le français, l anglais ou l espagnol, mais plutôt de terminologie, la signification spéciale des mots. Même si la plupart de ces mots nous sont familiers, ils peuvent avoir une signification entièrement différente lorsque placés dans un certain contexte 202. Ce chapitre contient de brèves explications sur le langage utilisé dans les relations publiques. Plusieurs de ces termes réapparaîtront autre part dans le manuel alors que d autres se présenteront de temps à autre durant vos communications avec les médias et autres individus qui travaillent dans des professions reliées aux communications. On devrait prendre note que ces termes sont définis de façon à vous être utiles lorsque vous lisez ce manuel. Ils sont listés dans un ordre alphabétique pour votre commodité. a. Réclames: La promotion commerciale de produits et services par l entremise des médias. b. Chef des assignations: Le directeur dans une agence de médias qui est responsable pour assigner les tâches aux journalistes dans la couverture de certains événements et activités spécifiques (voir aussi le «rédacteur»). c. Attributions: Qui indiquent que les déclarations ou le texte sont attribués à un individu spécifique. d. Documentation de fond: Un document de référence normalement rédigé par un organisme de relations publiques dans le but d expliquer en détail un sujet ou activité (voir fiche d informations). e. Signature en tête d un article: Le nom du journaliste qui a fait la recherche et rédigé l article. La signature normalement reconnait un haut niveau de contenu original 5

9 et, selon le guide de style de la Presse canadienne, «transmet le message au public d un travail bien accompli». f. Cameraman: L individu responsable pour produire sur film ou vidéocassette le matériel pour diffusion. Les cameramen peuvent être mobiles dans le cas de ceux ou celles chargés de la collecte électronique d information, ou de ceux qui travaillent dans un studio pour produire sur film des actualités et des programmes d affaires publiques pour diffusion. g. Prêt à la reproduction: Le terme est utilisé pour décrire le matériel au stage définitif de préparation avant l impression. Le matériel est photographié avant la production de plaques d impression desquelles plusieurs copies sont reproduites. Aujourd hui, le terme «prêt à la reproduction» souvent signifie la version définitive du travail enregistrée sur disque électronique. h. Bas de Vignettes: Le texte qui apparait au bas d une photo, illustration ou dessin. i. Communications: Un terme générique utilisé, souvent avec confusion, pour décrire les activités se rapportant aux relations publiques, information publique et affaires publiques. j. Relations communautaires: Cet aspect des relations publiques qui vise à développer et maintenir, à tous les niveaux, des relations saines et positives entre les membres de la Légion et les gens et institutions dans les communautés où ils demeurent. k. Copie: Matériel écrit - nouvelles, articles de fond, éditoriaux. l. Bas de Vignettes: Un texte détaillé des activités dans la photo, documentation de fond sur l activité/l événement se rapportant à l action vue dans la photo ainsi qu une description de l action elle-même. m. Quotidien: Un journal publié chaque jour. n. Date/Heure limite: La date/heure la plus tard à laquelle la documentation doit être reçue par le journaliste pour qu elle 6

10 soit publiée dans le prochain numéro de la publication ou diffusée durant la prochaine émission. o. Rédacteur: Le directeur dans une agence chargée de la collecte d information/»nouvelles» qui dirige la préparation d une publication, ou portion de celle-ci, et examine et modifie le matériel soumis pour inclusion dans cette section de la publication pour laquelle cet individu est responsable. p. Exclusivité: Un article sur une certaine activité préparé par un individu en particulier ou une agence de presse, normalement avec un point de vue spécifique. q. Fiche d information: Un document normalement produit par un organisme de relations publiques pour expliquer un sujet ou un événement/une activité en détail (voir documentation de fond). r. Article de fond: Un rapport traitant d une question en profondeur, souvent avec un point de vue particulier. s. Graphiques: Photos, dessins, maquettes, logos spéciaux - tout ce qui n est pas du matériel écrit. t. Manchettes/Titres: Le titre d items tels que nouvelles, articles de fond et éditoriaux (à noter: les journalistes n écrivent pas les manchettes/titres, lesquels sont préparés par les préposés aux manchettes/titres). u. Image de Marque: La façon dont un individu ou organisme est perçue du public. Souvent, ce n est pas une réflexion du vrai caractère ou de la nature de l individu ou de l organisme. v. Entrevue: Une conversation entre un journaliste et un individu, généralement une série de questions et réponses dans le but d obtenir des renseignements pour publication ou diffusion. w. Journaliste: Un terme générique pour décrire ceux et celles qui travaillent dans les médias d information. De nos jours, ce terme est plutôt utilisé pour décrire les individus qui travaillent pour des agences de la presse écrite. 7

11 x. Fuites: Divulgations non officielles d information aux médias, généralement provenant de sources anonymes. y. Marketing: Le processus qui vise à déterminer les besoins et désirs des consommateurs, créant ainsi une demande pour certains produits. z. Médias: Ces agences qui font rapport, analysent et offrent des commentaires, et dans certains cas, créent les nouvelles. aa. Relations avec Médias: La dynamique requise pour travailler efficacement avec les médias. bb. Moyens de distribution: Les moyens utilisés pour transmettre le message. Dans le monde des médias, les moyens les plus souvent utilisés sont la radio, la télévision et la presse écrite; cependant, INTERNET avance à grand pas, et il se peut fort bien que dans un avenir rapproché, il soit inclus avec les trois autres moyens principaux. cc. Mensuel: Une publication distribuée chaque mois. dd. «Nouvelles»: Des activités ou événements très récents. Tirées du mot anglais «new», et est aussi un acronyme pour «North, East, West, South - «NEWS»). ee. Conférence de Presse: Un rassemblement qui fournit à un nombre important d agences de presse le même message en même temps et au même endroit. ff. Rédacteur: Le directeur dans une agence de médias qui est responsable pour assigner les tâches aux journalistes dans la couverture de certaines activités et événements spécifiques. (voir aussi Chef des assignations). gg. Communiqué de Presse: Un document qui vaut la peine d être publié ou diffusé est rédigé au sujet d une activité ou événement et distribué aux médias par un organisme. hh. Nouvelles/Actualités: La base du journalisme. Ce type de document décrit une activité ou événement très récent en répondant aux questions suivantes: «qui», «quel», «quand», «pourquoi» et «où», et un autre élément «comment». 8

12 ii. Périodique: Une publication (journal, revue, etc...) qui est publiée de façon régulière. jj. Photographe: publication. Un individu qui prend des photos pour kk. Promotion: Des activités visant à attirer l attention du public et influencer positivement la participation dans certains événements et activités. ll. Affaires publiques: Des sujets qui ont affaire avec le public. Ce terme a remplacé «Information publique», lequel avait remplacé «relations publiques», comme moyen populaire de décrire les organismes ayant pour but d influencer de façon positive l opinion publique, particulièrement au niveau du gouvernement fédéral. mm.relations publiques: L art de créer un environnement public qui est favorable à une certaine organisation. nn. Citation: Mots énoncés ou écrits par un individu spécifique. oo. Journaliste: Un individu qui collecte de l information en vue de préparer du matériel, soit pour publication ou pour diffusion. pp. Reportage exclusif: L article initial traitant d une activité ou événement d ordre majeur. À une certaine époque, le reportage exclusif par une agence précédait ses concurrents par au moins une pleine journée; cependant, durant notre présent âge électronique, un reportage exclusif jouit maintenant d une période de plus courte durée. qq. Sources: Les individus qui fournissent de l information aux journalistes. rr. Hebdomadaire: Une publication distribuée chaque semaine. POURQUOI UNE BIBLIOGRAPHIE? 203. Ce manuel représente plusieurs heures de recherche et quoiqu il fournisse des réponses à plusieurs questions sur les relations publiques, il serait naïf de penser qu il fournisse des réponses à 9

13 toutes les questions. En effet, il semble que certaines questions demeurent toujours sans réponse, quel que soit le degré de recherche exécutée Ceux et celles qui désirent poursuivre leur recherche ou qui sont simplement intéressés à en connaître davantage, peuvent utiliser la bibliographie incluse à la fin de ce chapitre (Annexe A), la source de la documentation utilisée dans le manuel Exception faite de certaines exceptions manifestes, tel que le dictionnaire Larousse, voici de la lecture intéressante qui vous aidera à améliorer votre compréhension de ce complexe et fascinant monde des relations publiques. 10

14 Chapitre 2 -- Annexe A BIBLIOGRAPHIE Buckley, Peter (Ed.) The Canadian Press Style Book: A guide for Writers and Editors (The Canadian Press, 36 King Street East, Toronto, 1993) Concise Oxford Dictionary of Current English, The Second Edition (Oxford University Press, Oxford, U.K.: 1993) Cook, Jeff Scott, The Elements of Speech Writing and Public Speaking, (Collier Books, Macmillan Publishing Company, Toronto: 1989) Debelak, Don, Marketing Magic (Bob Adams, Inc., Holbrook, Massachusetts, 1994) Hahn, Fred E., Do-It-Yourself Advertising, (John Wiley & Sons Inc., New York, Chichester, Brisbane, Toronto, Singapore, 1993) Hogan Gregory, Events Promotion, (mckeen, hogan & associates communications, Ottawa, 1990) Maul, Lyle and Dianne Mayfield, The Entrepreneur s Roadmap to Business Success, (Saxtons River Publications, Alexandria, V.A., 1990) Mogel, Leonard, Making It in Public Relations, (Macmillan General Reference, A Simon & Schuster Macmillan Company, 1633 Broadway, N.Y., N.Y., 1993) McPhail, Thomas L., and McPhail, Brenda M., Communications: The Canadian Experience (Copp Clark Pitman Ltd., Toronto, 1990) Proudfoot, Gordon F., Privacy Law and the Media in Canada, Canadian Bar Foundation, 1984) (The Vipond, Mary, The Mass Media in Canada, (James Lorimer & Company, Publishers, Toronto, 1989) Shiller, Ed, Managing the Media, (Bedford House Publishing Corporation, Toronto, 1989) 11

15 Sauf la suivante, ces bibliographies ne sont publiées qu en anglais seulement: Buckley, Peter (Ed.) Le livre de style de la Presse canadienne: un guide à l intention des journalistes et rédacteurs) (La Presse canadienne, 36 rue King Est, Toronto, Ontario, 1993) 12

16 CHAPITRE 3 ÉTABLIR ET MAINTENIR DES RELATIONS EFFICACES AVEC LES MÉDIAS POURQUOI IL EST IMPORTANT POUR VOTRE FILIALE DE BÂTIR ET DE MAINTENIR DE BONNES RELATIONS DE TRAVAIL AVEC LES MÉDIAUX LOCAUX? 301. La première et probablement la raison principale est que les médias peuvent aider votre filiale de plusieurs façons - façons que vous peut-être n avez jamais considérées De concert avec vos rédacteurs et journalistes locaux, vous pouvez promouvoir les activités de votre filiale, obtenir la reconnaissance du public pour les accomplissements importants de la filiale et de ses membres, maintenir une image de marque publique positive et bâtir de bonnes relations communautaires Par l entremise des médias, vous pouvez participer dans des discussions publiques sur questions d importance pour la Légion aux niveaux local et régional, et même ajouter la voix de la Légion aux débats sur des questions de signification nationale Rappelez-vous toujours que les médias fournissent aux canadiens et canadiennes toute leur information au sujet d activités ou événements internationaux, nationaux, régionaux et locaux. Voici donc pourquoi les médias sont probablement le meilleur véhicule pour informer le public sur les activités et programmes de la Légion royale canadienne On ne peut jamais insister suffisamment sur l aspect positif de bâtir et de maintenir de bonnes relations avec les médias. COMMENT VOTRE COMITÉ DES RELATIONS PUBLIQUES PEUT-IL ACCOMPLIR CECI? 306. En tout premier lieu, gardez un esprit ouvert. Les médias, en qualité d institution, sont souvent regardés avec suspicion par certains et méfiance par plusieurs; cependant, il vaut la peine de noter qu ils fonctionnent selon des lignes de conduite plutôt strictes. 13

17 307. La Presse canadienne (PC) un des organismes principaux de la collecte de nouvelles, liste huit des plus importantes pratiques qui doivent guider ses employés dans leur performance à titre de journalistes. Elles sont: a. Examinez complètement...si vous doutez, supprimez. b. Citez des autorités et sources compétentes...ayez les preuves en main... c. Soyez impartial...accordez une représentation équitable à tous les intéressés... d. Tenez-vous en aux faits sans offrir de commentaires ou exprimer une opinion. e. Admettez les erreurs promptement et franchement. f. Ne soyez pas trop rapide à rejeter la critique ou les plaintes... g. Réagissez rapidement et avec bienveillance lorsqu une erreur a été commise... h. Tout article erroné et qui implique une correction doit être porté à l attention du personnel dirigeant Les «médias» ne sont réellement que des gens faisant leur travail - un travail que la plupart de nous considèrent important. En dépit de toutes les histoires d horreur dont nous avons été témoins au cours des années, il est possible de former des relations de travail productives avec les représentants des médias de votre région, spécialement si votre comité des relations publiques est préparé à fournir l effort requis Toutes relations couronnées de succès sont basées sur une confiance mutuelle, respect et compréhension. Dans la plupart des cas, il en incombera au comité des relations publiques, de la filiale, de faire les premiers pas. Ceci est simplement dû au fait que la plupart des journalistes sont très occupés à traiter différents sujets à différents endroits durant leur journée de travail, souvent, oeuvrant sur plusieurs et différentes assignations de tâches en même temps. Votre comité, cependant, est intéressé principalement à raconter l histoire de la Légion; alors, prenez l initiative. 14

18 310. Débutez en étant bien informé sur la personne avec qui vous ferez affaire. S il existe des journalistes qui sont membres ordinaires ou associés de votre filiale, utilisez ces contacts et leurs connaissances. Pourvu que ces individus ne soient pas placés dans une situation impliquant un conflit d intérêt, ils se feront un plaisir de fournir des conseils au comité, même s ils ne sont pas prêts à servir comme membres actifs du comité des relations publiques Ne soyez pas timide. Communiquez avec le rédacteur du journal ou le chef des assignations de la station de radio ou de télévision local et organisez une brève rencontre. Ces individus sont souvent très occupés - pour eux le temps est réellement de l argent -, mais ils désireront certainement faire la connaissance des personnes qu ils rencontreront par la suite dans la communauté, et il est probable qu ils se feront un plaisir de jaser avec vous pendant quelques minutes, possiblement durant la pause café ou le déjeuner Préparez-vous bien pour cette réunion en vous procurant de la documentation de fond sur la filiale - historique, projets d ordre majeur dans la communauté, les noms et numéros de téléphone des contacts à la filiale - mais n arrivez-pas à la réunion surchargé de documentation. Soyez prêt à répondre à des questions sur votre filiale; après tout, poser des questions est le gagne-pain des journalistes, et même si votre visite peut sembler être simplement sociale, cette rencontre sera vraisemblablement une réunion d affaires pour les deux intéressés Ayez vos propres questions. Posez la question à savoir si un journaliste en particulier est chargé de couvrir les organisations de services communautaires, les anciens combattants ou les activités militaires. Demandez-leur quelles sont leurs dates/ heures limites pour publication ou diffusion. Déterminez s il existe des journalistes qui se spécialisent en articles de fond, des chroniqueurs, ou programmes d affaires publiques qui se concentrent sur des questions qui sont d intérêt particulier pour la Légion - aînés, programmes pour les jeunes, collectes de fonds, etc... Obtenez leurs taux pour réclames et leurs politiques sur les messages de services communautaires Une fois muni de cette information - et les médias sachant avec qui ils peuvent communiquer à la filiale -, votre filiale sera dans une position idéale pour bâtir de bonnes relations de travail avec eux. 15

19 QUELLES SONT QUELQUES UNES DES LIGNES DIRECTRICES QUE VOUS POUVEZ SUIVRE AFIN DE MIEUX SERVIR VOTRE FILIALE EN AYANT DES RAPPORTS EFFICACES ET PRODUCTIFS AVEC LES MÉDIAS? 315. Après que vous aurez établi un contact avec les médias locaux, vos relations au jour le jour détermineront le type de rapport que vous aurez avec eux L attitude est un facteur très important pour tout individu qui a des rapports avec les médias, soit à titre de représentant de la filiale pour une activité ou événement, ou soit comme porte parole chargé de répondre à leurs questions. Les préposés aux relations avec les médias, de la filiale, devraient être accessibles, bien informés et enthousiastes au sujet des affaires de la filiale, en plus d être capables de converser de personne à personne avec les journalistes de la presse écrite et de la presse électronique Il existe plusieurs lignes directrices que votre comité des relations publiques, de filiale, devrait suivre afin de maintenir de bonnes relations de travail avec les médias. a. Soyez poli et courtois. b. Soyez bien informé au sujet des besoins des médias locaux - dates/heures limites, etc...aussi bien que des politiques, activités et programmes importants. c. Utilisez du bon sens lorsque vous faites affaire avec les journalistes. d. Soyez juste dans vos communications avec les différentes agences des médias. Les «nouvelles» ou informations devraient être fournies à toutes les agences quoique certains articles de fond puissent être distribués sélectivement. e. Soyez obligeant en aidant les représentants des médias à obtenir les renseignements dont ils ont besoin. f. Ayez des espoirs raisonnables. La compétition pour l espace et le temps de diffusion est féroce, et il en incombe aux rédacteurs et aux directeurs des informations de décider quels sujets ils utiliseront. 16

20 g. Soyez précis. Vérifiez et confirmez toute information factuelle. h. Retournez le plus rapidement possible les appels des journalistes. i. Ne demandez jamais à voir un article avant qu il soit publié ou diffusé. Ce matériel est la propriété de l agence. j. Évitez la tentation de dire au journaliste comment il doit effectuer son travail. Le simple fait que vous fournissiez de l information ne vous donne pas le droit de dicter la perspective du rapport. k. Prenez les mesures nécessaires pour garder votre propre dossier sur le matériel publié et diffusé. Ne demandez pas pour des découpures ou des rubans. Il en incombe à la filiale de garder un dossier de toute cette documentation. l. Évaluez objectivement la vraie valeur d une «nouvelle» au sujet d une activité de la filiale et ne gaspillez pas de la bonne volonté en promouvant des articles qui ont peu ou aucune valeur, ou qui offrent peu d intérêt public. m. N oubliez pas les heures/dates limites. Déterminez pour quelle heure/date l information est requise, et faites de votre mieux pour satisfaire ce besoin, mais ne compromettez pas la précision pour rencontrer une échéance. Les heures/dates limites sont, en fin de compte, le problème du journaliste et non le vôtre. n. Évitez d être facétieux ou de donner des réponses humoristiques. o. Ne mentez jamais. p. Ne boycottez pas jamais une agence ou un journaliste en raison d un reportage défavorable. RÉCAPITULATION DU CHAPITRE 318. Les médias peuvent s avérer une aide énorme pour votre filiale. Prenez le temps de faire un effort pour les connaître davantage; vous en recueillerez les dividendes. 17

21 CHAPITRE 4 COMMENT SE PRÉPARER POUR DES ENTREVUES AVEC LES MÉDIAS QUE DOIT-ON SE RAPPELER LORSQU ON RÉPOND À UNE DEMANDE D INFORMATION DE LA PART DES MÉDIAS? 401. De temps à autre, votre filiale recevra, sans doute, des demandes d information de la part des médias au sujet des activités, événements ou membres de la filiale. Dans plusieurs cas, ces questions sont posées à cause de l information distribuée par votre comité des relations publiques. Dans d autres cas, les questions sont le résultat d annonces ou activités aux niveaux provincial ou national Peu importe pourquoi les questions sont posées, il existe plusieurs lignes directrices à suivre lorsqu il faut répondre à des demandes d information de la part des médias. a. En premier lieu, établissez la nature exacte de la demande. Demandez au journaliste ce qu il désire - entrevues, visites à la filiale, sujets à traiter durant l entrevue - et quand il a besoin de cette information. b. Ensuite, assurez-vous que la filiale est l endroit adéquat pour rechercher cette information. Est-il nécessaire de le référer à la zone, au district, à la direction provinciale ou même, à la Direction nationale? Si nécessaire, consultez l exécutif de la filiale. c. Obtenez le nom du journaliste et l agence qu il représente. Il vaut la peine d initier un dossier sur tous les contacts avec les médias. Un exemplaire d une fiche sur les «demandes d information de la part des médias» est à l Annexe A. d. Soyez toujours courtois et poli dans vos relations avec les journalistes. e. Établissez si le journaliste a une heure/date limite, et si c est le cas, faites votre possible pour satisfaire cette échéance. 18

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