LA LÉGION ROYALE CANADIENNE MANUEL DE RELATIONS PUBLIQUES ET GUIDE POUR ALLOCUTIONS PUBLIQUES

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1 LA LÉGION ROYALE CANADIENNE MANUEL DE RELATIONS PUBLIQUES ET GUIDE POUR ALLOCUTIONS PUBLIQUES

2 TABLE DES MATIÈRES PARTIE 1 VOTRE GUIDE POUR RELATIONS PUBLIQUES CHAPITRE 1 DES RELATIONS PUBLIQUES EFFICACES SIGNIFIENT UNE FILIALE QUI FONCTIONNE MIEUX... 2 CHAPITRE 2 LE LANGAGE DES RELATIONS PUBLIQUES... 5 Chapitre 2 -- Annexe A BIBLIOGRAPHIE...11 CHAPITRE 3 ÉTABLIR ET MAINTENIR DES RELATIONS EFFICACES AVEC LES MÉDIAS...13 CHAPITRE 4 COMMENT SE PRÉPARER POUR DES ENTREVUES AVEC LES MÉDIAS...18 Chapitre 4 -- Annexe A EXEMPLAIRE D UNE FICHE SUR LES «DEMANDES D INFORMATION DE LA PART DES MÉDIAS»...23 CHAPITRE 5 RÉDIGER UN COMMUNIQUÉ DE PRESSE (QUI VAUT LA PEINE D ÊTRE PUBLIÉ) POUR LA PRESSE ÉCRITE OU LA PRESSE ÉLECTRONIQUE...24 Chapitre 5 -- Annexe A EXEMPLE D UN COMMUNIQUÉ DE PRESSE...33 Chapitre 5 -- Annexe B LISTE DE CONTRÔLE POUR COMMUNIQUÉ DE PRESSE...35 Chapitre 5 -- Annexe C EXEMPLE D UN COMMUNIQUÉ POUR LA PRESSE ÉLECTRONIQUE...37 Chapitre 5 -- Annexe D LISTE DE CONTRÔLE POUR COMMUNIQUÉ DE PRESSE (ÉLECTRONIQUE)...38 CHAPITRE 6 QUAND ET COMMENT ORGANISER UNE CONFÉRENCE DE PRESSE...41 CHAPITRE 7 COURRIER DES LECTEURS (LETTRE AU RÉDACTEUR) NE VOUS IMPLIQUEZ PAS DANS UNE COMPÉTITION D ÉCRITURE AVEC UNE AGENCE QUI A LE CONTRÔLE TOTAL DE CE QUI SERA PUBLIÉ...47 CHAPITRE 8 RELATIONS COMMUNAUTAIRES...50 COMMENT UNE FILIALE PEUT-ELLE BÂTIR DE BONNES RELATIONS COMMUNAUTAIRES?...50 CHAPITRE 9 CRÉER ET MAINTENIR UNE IMAGE DE MARQUE POSITIVE...54 CHAPITRE 10 RÉCLAME ET MARKETING: DES RENSEIGNEMENTS SUR CES DEUX SUJETS.. 57 CHAPITRE 11 RELATIONS PUBLIQUES DANS LES SITUATIONS CRITIQUES...59 CHAPITRE 12 ACTIVITÉS/ÉVÉNEMENTS SPÉCIAUX...62 CHAPITRE 13 INTERNET (WEB)...66

3 PARTIE 2 VOTRE GUIDE POUR ALLOCATIONS PUBLIQUES CHAPITRE 14 PREMIÈRES IMPRESSIONS...69 CHAPITRE 15 RACONTER L HISTOIRE DE LA LÉGION...70 CHAPITRE 16 SOYEZ PRÉPARÉ...71 CHAPITRE 17 RESPECTEZ VOTRE AUDITOIRE...72 CHAPITRE 18 QUEL EST LE MESSAGE?...73 CHAPITRE 19 CONSEILS POUR LA RÉDACTION...74 CHAPITRE 20 BÂTIR LA STRUCTURE...76 CHAPITRE 21 VOTRE INTRODUCTION...77 CHAPITRE 22 RÉCAPITULATION ET CONCLUSION...78 CHAPITRE 23 VOS NOTES...79 CHAPITRE 24 CONSEILS POUR LA PRÉSENTATION...80 CHAPITRE 25 CONTRÔLE DU TRAC...81 CHAPITRE 26 ALLOCATION IMPROMPTUE...83 CHAPITRE 27 VÉHICULE POUR VOTRE MESSAGE...85 CHAPITRE 28 COMMENT FORTIFIER VOTRE VOIX...87 CHAPITRE 29 L ATTITUDE COMPTE...88 CHAPITRE 30 RÉPONDRE AUX QUESTIONS...89 CHAPITRE 31 RÉCAPITULEZ...91 CHAPITRE 32 CONCLUSION...92 ii

4 PARTIE 1 VOTRE GUIDE POUR RELATIONS PUBLIQUES La Légion royale canadienne 1

5 CHAPITRE 1 DES RELATIONS PUBLIQUES EFFICACES SIGNIFIENT UNE FILIALE QUI FONCTIONNE MIEUX QU EST-CE QUE LES RELATIONS PUBLIQUES? 101. Peut-être la façon la plus simple de décrire ce que sont les relations publiques serait tout simplement de décrire ce qu elles ne sont pas. Ce n est pas de la publicité; ce ne sont pas des réclames, ni de la couverture. En effet, les relations publiques sont une petite portion de chacune de ces activités et beaucoup plus encore Pour la Légion royale canadienne, le terme «relations publiques», veut dire un effort actif visant à fournir aux membres de la Légion, le public et les médias d information des renseignements précis et opportuns sur les politiques, programmes et activités de la Légion dans le but de créer et de maintenir un appui et une compréhension pour ces politiques, programmes et activités Une autre façon d expliquer ceci serait de définir les relations publiques comme le processus qui vise à créer et maintenir une image de marque positive pour la Légion royale canadienne. POURQUOI SE SOUCIER DES RELATIONS PUBLIQUES? 104. Aujourd hui nous vivons dans un monde qui selon certains individus est quasi surchargé d information. Les gouvernements, agences gouvernementales, sociétés, détaillants et même les individus se disputent notre attention pour un choix renversant de différents milieux Chaque jour la plupart des gens qui demeurent au Canada ont l occasion d obtenir de l information provenant de douzaines de canaux de télévision, d innombrables postes de radio, journaux (locaux, régionaux, nationaux et internationaux), revues, prospectus, dépliants, téléphones, télécopieurs, courriers électroniques, «INTERNET», la poste, exposés, réunions, conférences, colloques, ateliers et, naturellement, conversations avec d autres individus. 2

6 106. Ce flot constant d information pose un problème de plus en plus difficile pour une organisation telle que la Légion royale canadienne, quant à la distribution de ses messages au public. Le risque est considérable que ces messages seront «perdus dans la foule» La période de temps où pratiquement chaque adulte canadien et la plupart des enfants étaient conscients du rôle de la Légion et de ses accomplissements est maintenant écoulée. Et ce qui est encore plus important, ces individus fournissaient leur appui aux programmes et objectifs de la Légion. De nos jours, au moins deux générations ont grandi sans avoir connu les horreurs de la guerre. Quoique ceci soit un hommage à ceux et celles qui ont servi leur pays, ceci signifie aussi que de servir son pays est devenu beaucoup moins important pour la plupart des canadiens et canadiennes En outre, il existe des millions de canadiens et canadiennes qui n ont aucune appréciation du concept de sacrifice. Le manque d intérêt dans les écoles canadiennes pour notre histoire, combiné avec un afflux considérable de nouveaux canadiens durant les dernières 20 années, dont la plupart ont aucun lien avec ou compréhension de l histoire de notre pays, offrent à la Légion un sérieux défi dans le domaine des relations publiques Sans un programme efficace de relations publiques, ces activités sacrées que la Légion tient tellement à coeur pourraient, tout comme les vieux soldats, disparaître Il en incombe donc à chaque membre de la Légion de s assurer que ceci ne se produise pas. En effet, les relations publiques sont la responsabilité de chacun et chacune de nous - soit comme membre ordinaire, associé ou affilié. Ceux et celles qui servent sur le comité des relations publiques, de filiale, ont une responsabilité encore plus onéreuse car ce sont eux et elles qui planifieront et guideront les efforts de la filiale dans ce domaine. Le comité doit décider quelle information sera distribuée au public - rappelez-vous que notre objectif est de bâtir et de maintenir l image de marque de la Légion -; quand cette information sera distribuée; de quelle façon sera-t-elle transmise; et qui devrait la recevoir Un solide effort de la part de chaque filiale dans le domaine des relations publiques assurera une distribution adéquate de l information et le maintien des valeurs de la Légion. 3

7 Cependant, la Légion ne peut plus maintenant cacher ses accomplissements; elle ne possède plus le luxe d assumer que les gens sont conscients de son bon travail; et elle ne peut plus prendre l appui du public pour acquis. Le secret réside dans les communications. DE QUELLE FAÇON CE MANUEL AIDERA-T-IL À AMÉLIORER LES RELATIONS PUBLIQUES DE LA FILIALE? 112. Ce manuel fournira aux comités des relations publiques les renseignements qu ils ont besoin pour mener des campagnes efficaces de relations publiques, à l appui des activités de leurs filiales. Le manuel contient 11 autres chapitres, chacun traitant d un aspect quelconque des relations publiques Lorsqu il a été pratique de le faire, l information a été exposée dans ses lignes générales utilisant le format de «liste de vérification» afin d aider les individus à se procurer des renseignements sur la façon de procéder pour exécuter ou se préparer pour des activités spécifiques. 4

8 CHAPITRE 2 LE LANGAGE DES RELATIONS PUBLIQUES TERMINOLOGIE 201. Peut-être l obstacle le plus difficile à surmonter dans n importe quelle discipline spécialisée est celui ayant trait au langage utilisé. On ne parle pas ici de langages tels que le français, l anglais ou l espagnol, mais plutôt de terminologie, la signification spéciale des mots. Même si la plupart de ces mots nous sont familiers, ils peuvent avoir une signification entièrement différente lorsque placés dans un certain contexte 202. Ce chapitre contient de brèves explications sur le langage utilisé dans les relations publiques. Plusieurs de ces termes réapparaîtront autre part dans le manuel alors que d autres se présenteront de temps à autre durant vos communications avec les médias et autres individus qui travaillent dans des professions reliées aux communications. On devrait prendre note que ces termes sont définis de façon à vous être utiles lorsque vous lisez ce manuel. Ils sont listés dans un ordre alphabétique pour votre commodité. a. Réclames: La promotion commerciale de produits et services par l entremise des médias. b. Chef des assignations: Le directeur dans une agence de médias qui est responsable pour assigner les tâches aux journalistes dans la couverture de certains événements et activités spécifiques (voir aussi le «rédacteur»). c. Attributions: Qui indiquent que les déclarations ou le texte sont attribués à un individu spécifique. d. Documentation de fond: Un document de référence normalement rédigé par un organisme de relations publiques dans le but d expliquer en détail un sujet ou activité (voir fiche d informations). e. Signature en tête d un article: Le nom du journaliste qui a fait la recherche et rédigé l article. La signature normalement reconnait un haut niveau de contenu original 5

9 et, selon le guide de style de la Presse canadienne, «transmet le message au public d un travail bien accompli». f. Cameraman: L individu responsable pour produire sur film ou vidéocassette le matériel pour diffusion. Les cameramen peuvent être mobiles dans le cas de ceux ou celles chargés de la collecte électronique d information, ou de ceux qui travaillent dans un studio pour produire sur film des actualités et des programmes d affaires publiques pour diffusion. g. Prêt à la reproduction: Le terme est utilisé pour décrire le matériel au stage définitif de préparation avant l impression. Le matériel est photographié avant la production de plaques d impression desquelles plusieurs copies sont reproduites. Aujourd hui, le terme «prêt à la reproduction» souvent signifie la version définitive du travail enregistrée sur disque électronique. h. Bas de Vignettes: Le texte qui apparait au bas d une photo, illustration ou dessin. i. Communications: Un terme générique utilisé, souvent avec confusion, pour décrire les activités se rapportant aux relations publiques, information publique et affaires publiques. j. Relations communautaires: Cet aspect des relations publiques qui vise à développer et maintenir, à tous les niveaux, des relations saines et positives entre les membres de la Légion et les gens et institutions dans les communautés où ils demeurent. k. Copie: Matériel écrit - nouvelles, articles de fond, éditoriaux. l. Bas de Vignettes: Un texte détaillé des activités dans la photo, documentation de fond sur l activité/l événement se rapportant à l action vue dans la photo ainsi qu une description de l action elle-même. m. Quotidien: Un journal publié chaque jour. n. Date/Heure limite: La date/heure la plus tard à laquelle la documentation doit être reçue par le journaliste pour qu elle 6

10 soit publiée dans le prochain numéro de la publication ou diffusée durant la prochaine émission. o. Rédacteur: Le directeur dans une agence chargée de la collecte d information/»nouvelles» qui dirige la préparation d une publication, ou portion de celle-ci, et examine et modifie le matériel soumis pour inclusion dans cette section de la publication pour laquelle cet individu est responsable. p. Exclusivité: Un article sur une certaine activité préparé par un individu en particulier ou une agence de presse, normalement avec un point de vue spécifique. q. Fiche d information: Un document normalement produit par un organisme de relations publiques pour expliquer un sujet ou un événement/une activité en détail (voir documentation de fond). r. Article de fond: Un rapport traitant d une question en profondeur, souvent avec un point de vue particulier. s. Graphiques: Photos, dessins, maquettes, logos spéciaux - tout ce qui n est pas du matériel écrit. t. Manchettes/Titres: Le titre d items tels que nouvelles, articles de fond et éditoriaux (à noter: les journalistes n écrivent pas les manchettes/titres, lesquels sont préparés par les préposés aux manchettes/titres). u. Image de Marque: La façon dont un individu ou organisme est perçue du public. Souvent, ce n est pas une réflexion du vrai caractère ou de la nature de l individu ou de l organisme. v. Entrevue: Une conversation entre un journaliste et un individu, généralement une série de questions et réponses dans le but d obtenir des renseignements pour publication ou diffusion. w. Journaliste: Un terme générique pour décrire ceux et celles qui travaillent dans les médias d information. De nos jours, ce terme est plutôt utilisé pour décrire les individus qui travaillent pour des agences de la presse écrite. 7

11 x. Fuites: Divulgations non officielles d information aux médias, généralement provenant de sources anonymes. y. Marketing: Le processus qui vise à déterminer les besoins et désirs des consommateurs, créant ainsi une demande pour certains produits. z. Médias: Ces agences qui font rapport, analysent et offrent des commentaires, et dans certains cas, créent les nouvelles. aa. Relations avec Médias: La dynamique requise pour travailler efficacement avec les médias. bb. Moyens de distribution: Les moyens utilisés pour transmettre le message. Dans le monde des médias, les moyens les plus souvent utilisés sont la radio, la télévision et la presse écrite; cependant, INTERNET avance à grand pas, et il se peut fort bien que dans un avenir rapproché, il soit inclus avec les trois autres moyens principaux. cc. Mensuel: Une publication distribuée chaque mois. dd. «Nouvelles»: Des activités ou événements très récents. Tirées du mot anglais «new», et est aussi un acronyme pour «North, East, West, South - «NEWS»). ee. Conférence de Presse: Un rassemblement qui fournit à un nombre important d agences de presse le même message en même temps et au même endroit. ff. Rédacteur: Le directeur dans une agence de médias qui est responsable pour assigner les tâches aux journalistes dans la couverture de certaines activités et événements spécifiques. (voir aussi Chef des assignations). gg. Communiqué de Presse: Un document qui vaut la peine d être publié ou diffusé est rédigé au sujet d une activité ou événement et distribué aux médias par un organisme. hh. Nouvelles/Actualités: La base du journalisme. Ce type de document décrit une activité ou événement très récent en répondant aux questions suivantes: «qui», «quel», «quand», «pourquoi» et «où», et un autre élément «comment». 8

12 ii. Périodique: Une publication (journal, revue, etc...) qui est publiée de façon régulière. jj. Photographe: publication. Un individu qui prend des photos pour kk. Promotion: Des activités visant à attirer l attention du public et influencer positivement la participation dans certains événements et activités. ll. Affaires publiques: Des sujets qui ont affaire avec le public. Ce terme a remplacé «Information publique», lequel avait remplacé «relations publiques», comme moyen populaire de décrire les organismes ayant pour but d influencer de façon positive l opinion publique, particulièrement au niveau du gouvernement fédéral. mm.relations publiques: L art de créer un environnement public qui est favorable à une certaine organisation. nn. Citation: Mots énoncés ou écrits par un individu spécifique. oo. Journaliste: Un individu qui collecte de l information en vue de préparer du matériel, soit pour publication ou pour diffusion. pp. Reportage exclusif: L article initial traitant d une activité ou événement d ordre majeur. À une certaine époque, le reportage exclusif par une agence précédait ses concurrents par au moins une pleine journée; cependant, durant notre présent âge électronique, un reportage exclusif jouit maintenant d une période de plus courte durée. qq. Sources: Les individus qui fournissent de l information aux journalistes. rr. Hebdomadaire: Une publication distribuée chaque semaine. POURQUOI UNE BIBLIOGRAPHIE? 203. Ce manuel représente plusieurs heures de recherche et quoiqu il fournisse des réponses à plusieurs questions sur les relations publiques, il serait naïf de penser qu il fournisse des réponses à 9

13 toutes les questions. En effet, il semble que certaines questions demeurent toujours sans réponse, quel que soit le degré de recherche exécutée Ceux et celles qui désirent poursuivre leur recherche ou qui sont simplement intéressés à en connaître davantage, peuvent utiliser la bibliographie incluse à la fin de ce chapitre (Annexe A), la source de la documentation utilisée dans le manuel Exception faite de certaines exceptions manifestes, tel que le dictionnaire Larousse, voici de la lecture intéressante qui vous aidera à améliorer votre compréhension de ce complexe et fascinant monde des relations publiques. 10

14 Chapitre 2 -- Annexe A BIBLIOGRAPHIE Buckley, Peter (Ed.) The Canadian Press Style Book: A guide for Writers and Editors (The Canadian Press, 36 King Street East, Toronto, 1993) Concise Oxford Dictionary of Current English, The Second Edition (Oxford University Press, Oxford, U.K.: 1993) Cook, Jeff Scott, The Elements of Speech Writing and Public Speaking, (Collier Books, Macmillan Publishing Company, Toronto: 1989) Debelak, Don, Marketing Magic (Bob Adams, Inc., Holbrook, Massachusetts, 1994) Hahn, Fred E., Do-It-Yourself Advertising, (John Wiley & Sons Inc., New York, Chichester, Brisbane, Toronto, Singapore, 1993) Hogan Gregory, Events Promotion, (mckeen, hogan & associates communications, Ottawa, 1990) Maul, Lyle and Dianne Mayfield, The Entrepreneur s Roadmap to Business Success, (Saxtons River Publications, Alexandria, V.A., 1990) Mogel, Leonard, Making It in Public Relations, (Macmillan General Reference, A Simon & Schuster Macmillan Company, 1633 Broadway, N.Y., N.Y., 1993) McPhail, Thomas L., and McPhail, Brenda M., Communications: The Canadian Experience (Copp Clark Pitman Ltd., Toronto, 1990) Proudfoot, Gordon F., Privacy Law and the Media in Canada, Canadian Bar Foundation, 1984) (The Vipond, Mary, The Mass Media in Canada, (James Lorimer & Company, Publishers, Toronto, 1989) Shiller, Ed, Managing the Media, (Bedford House Publishing Corporation, Toronto, 1989) 11

15 Sauf la suivante, ces bibliographies ne sont publiées qu en anglais seulement: Buckley, Peter (Ed.) Le livre de style de la Presse canadienne: un guide à l intention des journalistes et rédacteurs) (La Presse canadienne, 36 rue King Est, Toronto, Ontario, 1993) 12

16 CHAPITRE 3 ÉTABLIR ET MAINTENIR DES RELATIONS EFFICACES AVEC LES MÉDIAS POURQUOI IL EST IMPORTANT POUR VOTRE FILIALE DE BÂTIR ET DE MAINTENIR DE BONNES RELATIONS DE TRAVAIL AVEC LES MÉDIAUX LOCAUX? 301. La première et probablement la raison principale est que les médias peuvent aider votre filiale de plusieurs façons - façons que vous peut-être n avez jamais considérées De concert avec vos rédacteurs et journalistes locaux, vous pouvez promouvoir les activités de votre filiale, obtenir la reconnaissance du public pour les accomplissements importants de la filiale et de ses membres, maintenir une image de marque publique positive et bâtir de bonnes relations communautaires Par l entremise des médias, vous pouvez participer dans des discussions publiques sur questions d importance pour la Légion aux niveaux local et régional, et même ajouter la voix de la Légion aux débats sur des questions de signification nationale Rappelez-vous toujours que les médias fournissent aux canadiens et canadiennes toute leur information au sujet d activités ou événements internationaux, nationaux, régionaux et locaux. Voici donc pourquoi les médias sont probablement le meilleur véhicule pour informer le public sur les activités et programmes de la Légion royale canadienne On ne peut jamais insister suffisamment sur l aspect positif de bâtir et de maintenir de bonnes relations avec les médias. COMMENT VOTRE COMITÉ DES RELATIONS PUBLIQUES PEUT-IL ACCOMPLIR CECI? 306. En tout premier lieu, gardez un esprit ouvert. Les médias, en qualité d institution, sont souvent regardés avec suspicion par certains et méfiance par plusieurs; cependant, il vaut la peine de noter qu ils fonctionnent selon des lignes de conduite plutôt strictes. 13

17 307. La Presse canadienne (PC) un des organismes principaux de la collecte de nouvelles, liste huit des plus importantes pratiques qui doivent guider ses employés dans leur performance à titre de journalistes. Elles sont: a. Examinez complètement...si vous doutez, supprimez. b. Citez des autorités et sources compétentes...ayez les preuves en main... c. Soyez impartial...accordez une représentation équitable à tous les intéressés... d. Tenez-vous en aux faits sans offrir de commentaires ou exprimer une opinion. e. Admettez les erreurs promptement et franchement. f. Ne soyez pas trop rapide à rejeter la critique ou les plaintes... g. Réagissez rapidement et avec bienveillance lorsqu une erreur a été commise... h. Tout article erroné et qui implique une correction doit être porté à l attention du personnel dirigeant Les «médias» ne sont réellement que des gens faisant leur travail - un travail que la plupart de nous considèrent important. En dépit de toutes les histoires d horreur dont nous avons été témoins au cours des années, il est possible de former des relations de travail productives avec les représentants des médias de votre région, spécialement si votre comité des relations publiques est préparé à fournir l effort requis Toutes relations couronnées de succès sont basées sur une confiance mutuelle, respect et compréhension. Dans la plupart des cas, il en incombera au comité des relations publiques, de la filiale, de faire les premiers pas. Ceci est simplement dû au fait que la plupart des journalistes sont très occupés à traiter différents sujets à différents endroits durant leur journée de travail, souvent, oeuvrant sur plusieurs et différentes assignations de tâches en même temps. Votre comité, cependant, est intéressé principalement à raconter l histoire de la Légion; alors, prenez l initiative. 14

18 310. Débutez en étant bien informé sur la personne avec qui vous ferez affaire. S il existe des journalistes qui sont membres ordinaires ou associés de votre filiale, utilisez ces contacts et leurs connaissances. Pourvu que ces individus ne soient pas placés dans une situation impliquant un conflit d intérêt, ils se feront un plaisir de fournir des conseils au comité, même s ils ne sont pas prêts à servir comme membres actifs du comité des relations publiques Ne soyez pas timide. Communiquez avec le rédacteur du journal ou le chef des assignations de la station de radio ou de télévision local et organisez une brève rencontre. Ces individus sont souvent très occupés - pour eux le temps est réellement de l argent -, mais ils désireront certainement faire la connaissance des personnes qu ils rencontreront par la suite dans la communauté, et il est probable qu ils se feront un plaisir de jaser avec vous pendant quelques minutes, possiblement durant la pause café ou le déjeuner Préparez-vous bien pour cette réunion en vous procurant de la documentation de fond sur la filiale - historique, projets d ordre majeur dans la communauté, les noms et numéros de téléphone des contacts à la filiale - mais n arrivez-pas à la réunion surchargé de documentation. Soyez prêt à répondre à des questions sur votre filiale; après tout, poser des questions est le gagne-pain des journalistes, et même si votre visite peut sembler être simplement sociale, cette rencontre sera vraisemblablement une réunion d affaires pour les deux intéressés Ayez vos propres questions. Posez la question à savoir si un journaliste en particulier est chargé de couvrir les organisations de services communautaires, les anciens combattants ou les activités militaires. Demandez-leur quelles sont leurs dates/ heures limites pour publication ou diffusion. Déterminez s il existe des journalistes qui se spécialisent en articles de fond, des chroniqueurs, ou programmes d affaires publiques qui se concentrent sur des questions qui sont d intérêt particulier pour la Légion - aînés, programmes pour les jeunes, collectes de fonds, etc... Obtenez leurs taux pour réclames et leurs politiques sur les messages de services communautaires Une fois muni de cette information - et les médias sachant avec qui ils peuvent communiquer à la filiale -, votre filiale sera dans une position idéale pour bâtir de bonnes relations de travail avec eux. 15

19 QUELLES SONT QUELQUES UNES DES LIGNES DIRECTRICES QUE VOUS POUVEZ SUIVRE AFIN DE MIEUX SERVIR VOTRE FILIALE EN AYANT DES RAPPORTS EFFICACES ET PRODUCTIFS AVEC LES MÉDIAS? 315. Après que vous aurez établi un contact avec les médias locaux, vos relations au jour le jour détermineront le type de rapport que vous aurez avec eux L attitude est un facteur très important pour tout individu qui a des rapports avec les médias, soit à titre de représentant de la filiale pour une activité ou événement, ou soit comme porte parole chargé de répondre à leurs questions. Les préposés aux relations avec les médias, de la filiale, devraient être accessibles, bien informés et enthousiastes au sujet des affaires de la filiale, en plus d être capables de converser de personne à personne avec les journalistes de la presse écrite et de la presse électronique Il existe plusieurs lignes directrices que votre comité des relations publiques, de filiale, devrait suivre afin de maintenir de bonnes relations de travail avec les médias. a. Soyez poli et courtois. b. Soyez bien informé au sujet des besoins des médias locaux - dates/heures limites, etc...aussi bien que des politiques, activités et programmes importants. c. Utilisez du bon sens lorsque vous faites affaire avec les journalistes. d. Soyez juste dans vos communications avec les différentes agences des médias. Les «nouvelles» ou informations devraient être fournies à toutes les agences quoique certains articles de fond puissent être distribués sélectivement. e. Soyez obligeant en aidant les représentants des médias à obtenir les renseignements dont ils ont besoin. f. Ayez des espoirs raisonnables. La compétition pour l espace et le temps de diffusion est féroce, et il en incombe aux rédacteurs et aux directeurs des informations de décider quels sujets ils utiliseront. 16

20 g. Soyez précis. Vérifiez et confirmez toute information factuelle. h. Retournez le plus rapidement possible les appels des journalistes. i. Ne demandez jamais à voir un article avant qu il soit publié ou diffusé. Ce matériel est la propriété de l agence. j. Évitez la tentation de dire au journaliste comment il doit effectuer son travail. Le simple fait que vous fournissiez de l information ne vous donne pas le droit de dicter la perspective du rapport. k. Prenez les mesures nécessaires pour garder votre propre dossier sur le matériel publié et diffusé. Ne demandez pas pour des découpures ou des rubans. Il en incombe à la filiale de garder un dossier de toute cette documentation. l. Évaluez objectivement la vraie valeur d une «nouvelle» au sujet d une activité de la filiale et ne gaspillez pas de la bonne volonté en promouvant des articles qui ont peu ou aucune valeur, ou qui offrent peu d intérêt public. m. N oubliez pas les heures/dates limites. Déterminez pour quelle heure/date l information est requise, et faites de votre mieux pour satisfaire ce besoin, mais ne compromettez pas la précision pour rencontrer une échéance. Les heures/dates limites sont, en fin de compte, le problème du journaliste et non le vôtre. n. Évitez d être facétieux ou de donner des réponses humoristiques. o. Ne mentez jamais. p. Ne boycottez pas jamais une agence ou un journaliste en raison d un reportage défavorable. RÉCAPITULATION DU CHAPITRE 318. Les médias peuvent s avérer une aide énorme pour votre filiale. Prenez le temps de faire un effort pour les connaître davantage; vous en recueillerez les dividendes. 17

21 CHAPITRE 4 COMMENT SE PRÉPARER POUR DES ENTREVUES AVEC LES MÉDIAS QUE DOIT-ON SE RAPPELER LORSQU ON RÉPOND À UNE DEMANDE D INFORMATION DE LA PART DES MÉDIAS? 401. De temps à autre, votre filiale recevra, sans doute, des demandes d information de la part des médias au sujet des activités, événements ou membres de la filiale. Dans plusieurs cas, ces questions sont posées à cause de l information distribuée par votre comité des relations publiques. Dans d autres cas, les questions sont le résultat d annonces ou activités aux niveaux provincial ou national Peu importe pourquoi les questions sont posées, il existe plusieurs lignes directrices à suivre lorsqu il faut répondre à des demandes d information de la part des médias. a. En premier lieu, établissez la nature exacte de la demande. Demandez au journaliste ce qu il désire - entrevues, visites à la filiale, sujets à traiter durant l entrevue - et quand il a besoin de cette information. b. Ensuite, assurez-vous que la filiale est l endroit adéquat pour rechercher cette information. Est-il nécessaire de le référer à la zone, au district, à la direction provinciale ou même, à la Direction nationale? Si nécessaire, consultez l exécutif de la filiale. c. Obtenez le nom du journaliste et l agence qu il représente. Il vaut la peine d initier un dossier sur tous les contacts avec les médias. Un exemplaire d une fiche sur les «demandes d information de la part des médias» est à l Annexe A. d. Soyez toujours courtois et poli dans vos relations avec les journalistes. e. Établissez si le journaliste a une heure/date limite, et si c est le cas, faites votre possible pour satisfaire cette échéance. 18

22 f. Une fois que le comité des relations publiques est satisfait que la filiale est l endroit adéquat, assurez-vous que l individu qui représentera la filiale est le bon choix pour agir comme votre porte parole. POUR QUELLES RAISONS LES MÉDIAS VEULENT-ILS DES ENTREVUES? 403. Les médias veulent des entrevues parce que c est la meilleure façon d obtenir rapidement les faits, de déterminer les différents points de vue et de préparer un reportage équilibré. Très souvent des articles qui, selon notre opinion, ne sont pas équilibrés sont le résultat d un groupe ou d un autre n ayant pas été d accord pour fournir aux médias leur propre point de vue Les entrevues donnent à l article un degré de crédibilité. Par exemple, il est beaucoup plus crédible de lire que quelqu un a déclaré qu un incident est survenu que de lire que quelque chose est présumé s être produit. Le président de la filiale qui confirme que les recettes provenant de la campagne du Coquelicot cette année sont 20% plus élevées que celles de l an dernier est beaucoup plus digne de foi qu une rumeur non fondée sur le même sujet. POURQUOI LA FILIALE DEVRLLE ACCORDER DES ENTREVUES AUX MÉDIAS? 405. Exécutée correctement, une entrevue avec un média fournit une excellente occasion de diffuser le message de la Légion. Une entrevue avec un individu compétent - quelqu un qui connaît l histoire à fond et est familier avec les faits - peut s avérer très utile à la filiale dans la promotion du point de vue de la Légion en dissipant les rumeurs, et confirmant ainsi, le succès obtenu, en plus d aider à clarifier les points de vue Une entrevue bien préparée peut servir aussi à rehausser l image de marque de la Légion ainsi que le profil de la filiale tout en contribuant à la satisfaction personnelle de l interviewé(e). 19

23 QUELS SONT CERTAINS CONSEILS À SUIVRE POUR MENER UNE ENTREVUE POSITIVE AVEC UN REPRÉSENTANT DES MÉDIAS? 407. Une demande d information de la part d un média est souvent le premier stage qui mènera à une entrevue - en effet, la réponse ultime à une demande d information est une entrevue. Plusieurs individus dont certains personnages proéminents ne se sentent pas à l aise avec l idée d une discussion face à face avec un journaliste Il est essentiel pour tout individu appelé à fournir au public, par l entremise des médias, des informations au sujet de la Légion de savoir comment procéder pour mener une entrevue positive. Lorsque vous avez à faire face à la perspective d une entrevue avec les médias, souvenez-vous: L interviewé(e) est l expert et non pas le journaliste Il s agissait ici de la première des 10 lignes directrices à suivre par quiconque aura à se prêter à une entrevue. Soyez positif. Abordez les questions de façon positive, et placez de l emphase sur les points particuliers qui présenteront une image des plus favorable, du point de vue de la Légion royale canadienne. Les autres neuf lignes directrices sont résumées ci-dessous: 410. Soyez certain que l individu compétent est interviewé. Est-ce que l individu choisi possède les connaissances et l autorité pour représenter de la meilleure façon possible la Légion royale canadienne? Avant de procéder avec l entrevue, assurez-vous que votre filiale a avisé les intéressés aux différents niveaux de votre organisme et qu il s en tient aux règles spéciales qui s appliquent pour les entrevues Écoutez attentivement les questions et répondez seulement à la question posée. Assurez-vous que les questions et les réponses fournies sont bien comprises et évitez de fournir de l information non sollicitée et de semer de la confusion dans vos réponses Soyez honnête. Si l information demandée est opportune à être communiquée au public, elle devrait l être Soyez concis. Les réponses devraient être brèves; ceci réduit la probabilité de confondre le journaliste Évitez la spéculation et conformez-vous aux renseignements qui sont corrects. 20

24 415. N essayez pas de deviner. Si vous n êtes pas en mesure de répondre à une question parce que vous manquez d information, dites-le à l interviewer. Ensuite, faites l impossible pour obtenir l information requise et la transmettre au journaliste aussitôt que possible Présumez que tout est pour «caractère officiel» Évitez de discuter de questions de politiques sauf pour déclarer et expliquer les politiques courantes et approuvées Examinez la documentation de fond fournie au journaliste pour vous assurer qu elle est à date et exacte Pour les membres du comité des relations publiques et de l exécutif et tous ceux et celles qui auront des discussions avec les médias, voici quelques conseils additionnels présentés sous la forme d une liste des «ce qu il faut faire» et «ce qu il ne faut pas faire». a. Évitez de répondre par un «oui» ou un «non» b. Laissez aux officiers élus de la filiale, zone, du district, de la direction provinciale et de la Direction nationale le soin de répondre aux questions sur les politiques de la Légion. c. Soyez obligeant en aidant les représentants des médias à obtenir les renseignements dont ils ont besoin. d. Soyez précis. Vérifiez et confirmez toute information factuelle. e. Retournez le plus rapidement possible les appels des journalistes N oubliez pas les «ce qu il ne faut pas faire». a. Ne demandez pas à voir un article avant qu il soit publié ou diffusé. Ce matériel est la propriété de l agence. b. Ne dites pas aux journalistes comment ils doivent effectuer leur travail. Le simple fait que vous fournissiez de l information ne vous donne pas le droit de dicter la perspective du rapport. 21

25 c. Ne demandez pas pour des découpures ou des rubans. Il en incombe à la filiale de garder un dossier sur le matériel publié et diffusé. d. N essayez pas d être drôle. e. Ne mentez pas. f. Ne présumez pas prime abord que le journaliste est bien ou mal informé sur le sujet. g. Ne laissez pas le journaliste vous faire dire ce qu il veut En dernier lieu et de prime importance, n hésitez pas à communiquer avec votre direction provinciale, et ensuite avec le personnel des relations publiques de la Direction nationale pour demander de l aide lors de vos contacts avec les médias. RÉCAPITULATION DU CHAPITRE 422. De nos jours il n existe aucun doute que votre filiale recevra de temps en temps des demandes d information de la part des médias. Rappelez-vous toujours qu une entrevue bien préparée offre une excellente occasion de diffuser le message de la Légion en plus d être un excellent moyen pour rehausser l image de marque de la Légion et votre réputation dans la communauté. Note: La Direction nationale organise de temps à autre des séances de formation en relations avec les médias et techniques pour entrevues. Communiquez avec le Chef des relations publiques pour plus d information. 22

26 Chapitre 4 -- Annexe A EXEMPLAIRE D UNE FICHE SUR LES «DEMANDES D INFORMATION DE LA PART DES MÉDIAS» Filiale: Date: Heure: Nom du journaliste: Agence représentée: Contacts (téléphone): Question posée: Action prise: Nom de l individu qui a pris action: 23

27 CHAPITRE 5 RÉDIGER UN COMMUNIQUÉ DE PRESSE (QUI VAUT LA PEINE D ÊTRE PUBLIÉ) POUR LA PRESSE ÉCRITE OU LA PRESSE ÉLECTRONIQUE QU EST-CE QUI EST «NOUVELLE»? 501. Chaque nouvelle (article) publiée dans un journal ou diffusée à la radio ou télévision, soit nous informe, éduque, divertit ou est publiée pour sa valeur promotionnelle. Sans exception, chaque «nouvelle» (article) possède un ou plusieurs des éléments suivants: a. Proéminence - une «nouvelle» (article) au sujet de, ou mettant en vedette, un personnage important au niveau local, régional, national ou international - le maire, un président du conseil municipal, un ministre ou un dignitaire étranger - ou un athlète de renom, une personnalité de la télévision, vedette du cinéma, ou un scientifique bien connu, etc... b. Argent - une «nouvelle» (article) au sujet de pertes, gains, dépenses ou dons d argent. c. Sexe - une «nouvelle» (article) au sujet de romance, infidélité, questions au sujet des valeurs non traditionnelles dans l emploi. d. Désastre - une «nouvelle» (article) au sujet d une inondation, incendie, famine, maladie, ainsi que des accidents de la route, d avion ou de navire, etc... e. Humour - une «nouvelle» (article) avec un aspect drôle. f. Intérêt humain - une «nouvelle» (article) bizarre qui attire notre intérêt dans la vie personnelle des gens Vous allez peut-être considérer que les communiqués de presse émis par une filiale de la Légion ne possèdent aucun de ces éléments. Mais, réfléchissez un moment sur le type de «nouvelle» (article) qui pourrait être le sujet d un communiqué de presse provenant d une filiale. 24

28 QU EST-CE QUI EST «NOUVELLE» SUR LA LÉGION? 503. Voici quelques exemples du genre de «nouvelle» (article) que votre comité des relations publiques pourrait être intéressé à diffuser: a. Les membres de la filiale qui participent dans une activité ou un événement provincial ou national. Intérêt humain. b. Le travail de bénévoles et des activités de cueillettes de fonds. Intérêt humain et argent. c. La première femme élue présidente de la filiale. Sexe et proéminence. d. La Légion aide des familles dans le besoin à la suite d une incendie. Intérêt humain et désastre Comme vous êtes à même de le constater, ces «nouvelles» (articles) contiennent un ou plusieurs éléments de «nouvelle» (article). Ces éléments attirent l attention du rédacteur ou du chef des nouvelles et, par conséquent, offrent une possibilité de publication ou de diffusion. QUELS SONT LES ÉLÉMENTS REQUIS DANS UN COMMUNIQUÉ DE PRESSE QUI VAUT LA PEINE D ÊTRE PUBLIÉ? 505. Un communiqué de presse bien rédigé est un excellent moyen de fournir au public de l information sur les activités et événements de la Légion. Les communiqués sont aussi utiles pour informer les rédacteurs et les chefs de nouvelles de ce qui se passe dans le monde de la Légion - activités/événements que peut-être ils désireront couvrir en plus de détail en utilisant leur propre personnel Dans un communiqué de presse, l information doit en premier lieu être de la «nouvelle» et doit toujours répondre aux cinq éléments principaux suivants: «qui», «quel» «quand», «où» et «pourquoi», et un autre élément «comment» Le communiqué de presse est un excellent véhicule pour transmettre de l information dans un format standard, bref et avec ordre. Les communiqués sont rédigés dans un langage 25

29 simple utilisant la voix active et le temps présent. Évitez le jargon! 508. Les communiqués de presse devraient être optimistes, légers mais non frivoles. L utilisation limitée de citations adéquates améliorera la crédibilité du communiqué tout en le rendant plus facile à comprendre. Prenez soin d éviter les narrations décousues ou les descriptions techniques trop élaborées Pour l orthographe, les ponctuations et autres standards de style, il est suggéré que la filiale mette à la disposition du comité des Relations publiques le «Guide du Journaliste» publié par la Presse canadienne. Si ce n est pas possible, fournissez-leur au moins un bon dictionnaire Le communiqué idéal est normalement d une page - c est à dire, une page 8 1/2 par 11 pouces, à double interligne Le ton est très important durant la préparation d un communiqué. Évitez l utilisation d adjectifs - particulièrement les superlatifs. Les rédacteurs veulent les faits seulement La plupart des communiqués sont rédigés «du haut vers le bas». Le format classique pour un communiqué est la «pyramide inversée». L information la plus importante est incluse dans le premier paragraphe, communément appelé le «paragraphe de tête» (souvent les «qui», «quel», «quand», «pourquoi», «où», et l autre élément «comment») sont adressés dans la première phrase ou le premier paragraphe. L information d importance secondaire vient ensuite dans le pont (ou le lien), suivie d information additionnelle dans la portion générale du communiqué. Voir vignette 1. (Vignette 1) Paragraphe de tête Pont (ou le lien) Portion générale du communiqué 513. La rédaction du communiqué dans un ordre d importance qui va en diminuant permet aux rédacteurs ou chefs de nouvelles 26

30 d abréger le communiqué en rayant certaines portions, débutant par la partie inférieure, sans qu il y ait d effet sur l information clé. Cette procédure est idéale lorsque l espace est restreint et peut, en effet, signifier la différence entre l utilisation ou la non utilisation de votre communiqué Le communiqué devrait toujours indiquer le nom et le numéro de téléphone de la personne contact, à l extérieur du communiqué - à moins que l option de communiquer avec cette personne fasse partie de la «nouvelle» (article). Les journalistes et rédacteurs se serviront de ce contact pour confirmer que le matériel est factuel et pour poser des questions additionnelles sur n importe quel item qui, selon leur opinion, n est pas suffisamment bien expliqué dans le communiqué. Ayez en votre possession pour référence rapide la documentation de fond nécessaire et soyez prêt à répondre à des questions après que le communiqué aura été émis Finalement, traitez les médias de façon équitable. Distribuez vos communiqués de presse à toutes les agences - non seulement à celles qui traditionnellement ont démontré un intérêt pour les «nouvelles» (articles) sur la Légion. Dans le même optique, si un journaliste se présente à votre filiale avec l idée de produire un article exclusif, évitez la tentation de communiquer avec d autres agences et de leur offrir la même idée ou le même angle pour un article Un exemple d un communiqué de presse est à l Annexe A de ce chapitre, et l exemple d une liste de contrôle à l Annexe B. QUELLES SONT LES DIFFÉRENCES ENTRE UN COMMUNIQUÉ POUR LA PRESSE ÉCRITE ET UN COMMUNIQUÉ POUR LA PRESSE ÉLECTRONIQUE? 517. La différence principale entre la rédaction d un communiqué pour la presse écrite et un pour la presse électronique est le style. Les médias de la presse écrite et de la presse électronique néanmoins insistent sur le fait que la «nouvelle» (article) vaille la peine d être publiée et veulent des réponses aux «qui», «quel», «quand», où, «pourquoi», et «comment» Cependant les journalistes dans les stations de radio et de télévision sont des esclaves du temps tout comme les journalistes de la presse écrite sont des esclaves de l espace. 27

31 Une émission sur les actualités d une durée de cinq minutes peut contenir de 10 à 15 différents items plus un ou deux rapports. Si vous espérez qu une «nouvelle» (article) sur votre filiale soit sur les ondes, votre comité des Relations publiques doit comprendre le besoin d être bref. En effet, le mot d ordre dans la rédaction de communiqués pour utilisation dans la presse électronique est «court», mots courts, phrases courtes et communiqués courts Une histoire des plus intéressante peut mériter 30 secondes sur les ondes, un item assez intéressant, 15 secondes Lorsque vous rédigez un communiqué pour la radio et la télévision, une bonne technique à suivre est de lire votre article de tête afin de déterminer le temps que ceci vous a pris - ensuite, rédigez-le à nouveau avec des phrases courtes qui se lisent aisément. Épelez les noms difficiles et tous le noms étrangers phonétiquement et utilisez double ou triple interligne dans la version finale Un exemple d un communiqué pour la presse électronique est à l Annexe C de ce chapitre; une liste de contrôle à l Annexe D. QU EST-CE QU UNE «ANNONCE DE SERVICE PUBLIC»? 522. Avant de laisser la façon de rédiger un communiqué pour la radio et la télévision, il serait utile de mentionner brièvement l»annonce de service public» ou ASP L ASP est l item le plus près de ce que les médias offriront comme réclame à titre gratuit. Les règlements du Conseil de la Radiodiffusion et des Télécommunications canadiennes obligent les stations de radio et de télévision à consacrer un certain quota spécifique de temps aux annonces de service communautaire Bien que ceci ne vous aidera pas avec la diffusion de votre «nouvelle» (article), ceci pourrait être un outil utile pour promouvoir certaines activités de filiale telles que la Campagne du Coquelicot, défilés et autres activités ou événements spéciaux Les lignes directrices pour les ASPs sont exactement les mêmes que celles pour les communiqués pour la presse électronique - ils devraient être brefs, concis et exacts. 28

32 526. Les heures/dates limites peuvent varier, et plusieurs stations ont besoin d une copie pour chaque programme qui utilise les ASPs - une autre excellente raison pour le comité des Relations publiques d établir et de maintenir de bonnes relations de travail avec les réalisateurs de programmes. La plupart des programmes reçoivent des centaines d ASPs chaque semaine, et les réalisateurs choisissent et utilisent ceux qui, selon leur opinion, sont les plus appropriés et représentent les intérêts de la communauté. En cultivant de bonnes relations de travail avec ces réalisateurs, vous serez en meilleure position pour juger quand vos ASPs auront la chance d être diffusés. COMMENT DISTRIBUE-T-ON LES COMMUNIQUÉS DE PRESSE? 527. Plusieurs facteurs déterminent de quelle façon procéder pour distribuer les communiqués de votre filiale: a. Urgence - Quand l information doit-elle arriver à l agence de médias? Est-ce que vous avez à faire face à des heures/dates limites?, ou est-ce que vous distribuez de l information au sujet d une activité ou d un événement qui se produira dans un avenir rapproché? b. Nombre d agences impliquées - À combien d agences devezvous fournir l information? Sont-elles localisées dans un nombre de locations sur une grande étendue ou concentrées dans un district? c. Options disponibles pour distribution - Est-ce que votre filiale possède un télécopieur, INTERNET, ou courrier électronique? Est-ce que vous disposez de facilités d un service de courrier local? Est-ce que la filiale maintient une liste de conducteurs bénévoles disponibles pour se charger de ces courses? 528. Plus le communiqué est urgent, plus on doit être rapide avec la distribution. Ayez une attitude sensée et suivez ces lignes directrices pour déterminer la meilleure façon de procéder pour la distribution des communiqués de presse de la filiale. a. Très urgent (le même jour ou pour satisfaire les heures/ dates limites de ce jour) - un appel téléphonique suivi d un message par télécopieur, livraison personnelle ou par courrier électronique (« »)). 29

33 b. Un certain degré d urgence (le jour de travail suivant) - télécopieur, livraison personnelle ou courrier électronique (« »). c. Routine (en dedans de 2 à 5 jours) courrier, télécopieur ou courrier électronique (« ») Les communiqués traitant d information au sujet d activités/ événements qui auront lieu dans plus de cinq jours peuvent être expédiés par la poste, suivi d un appel téléphonique, message par télécopieur ou courrier électronique (« »), environ une journée avant l activité ou l événement C est toujours une bonne idée de communiquer avec les agences indiquées sur votre liste de distribution pour confirmer qu elles ont bien reçu votre communiqué, spécialement dans des cas importants ou urgents. QU EN EST-IL DES PHOTOS ET GRAPHIQUES? 531. Rien ne rehausse davantage une «nouvelle» (article) qu une bonne photo ou un graphique (photo, insigne, carte géographique, etc...). Le département des approvisionnements de la Direction nationale possède dans ses réserves une excellente sélection (copie prête à la reproduction de maquettes) sur l insigne de la Légion et matériel sur le Souvenir et le Coquelicot Ces articles accompagnés de photos peuvent réellement vendre vos «nouvelles» (articles). S il existe des photographes amateurs dans votre filiale, persuadez-les d utiliser leurs talents dans le but d illustrer vos communiqués de filiale Voici quelques lignes directrices que vous pouvez utiliser lorsque vous prenez des photos pour les journaux: a. Évitez les prises démontrant la poignée de main et le sourire - deux individus qui se serrent la main tout en souriant à la caméra. Par exemple, si un membre a reçu une récompense, prenez une photo de ce membre avec la récompense; si un groupe reçoit la même récompense, prenez une photo du groupe, mais rappelez-vous que les visages doivent avoir au 30

34 moins la grandeur d une pièce de dix sous lorsque l épreuve est développée. b. Lorsque c est possible, prenez des photos d individus qui actuellement font quelque chose. c. À moins que ce soit absolument nécessaire, prenez des photos d individus. Même des photos de gens faisant rien, sont généralement plus intéressantes que des photos d objet inanimés. d. Prenez un nombre suffisant de photos et choisissez la meilleure Lorsque vous rédigez les bas de vignettes, suivez les règles de base suivantes: a. Débutez en décrivant l action dans la photo utilisant le temps présent. b. Identifiez chaque individu dans la photo, de gauche à droite, ou si nécessaire, en arrière et en avant, et aussi de gauche à droite pour chaque rangée. c. Si, (dans le pire cas), il n y a pas d individus dans la photo, comme il se pourrait dans une photo illustrant le local d une nouvelle filiale, utilisez une citation tirée du communiqué pour illustrer la photo. d. Assurez-vous d avoir un nombre suffisant de copies de vos photos développées pour vous permettre d envoyer une copie de celle choisie avec chaque communiqué. e. Ne vous attendez pas à ce que les photos vous soient retournées. Si vous avez besoin de copies pour vos propres dossiers, imprimez-les séparément. QUEL EST LE FORMAT D UN COMMUNIQUÉ DE PRESSE TYPIQUE SUR LA LÉGION? 535. Un exemple d un communiqué de presse typique sur la Légion est à l Annexe A. 31

35 RÉCAPITULATION DU CHAPITRE 536. Rappelez-vous que le communiqué de presse est un excellent véhicule pour transmettre de l information au sujet de votre filiale, si cette information vaut la peine d être publiée. Gardez vos communiqués simples et répondez toujours aux six questions de base: «qui», «quel «, «quand», «où», «pourquoi», et «comment». Choisissez la meilleure façon de distribuer votre communiqué aux médias et soyez toujours prêt à répondre aux questions qui s ensuivront Ayez des expectations raisonnables. Le fait que vous émettiez un communiqué de presse, ne garantit pas qu il sera reproduit textuellement dans le journal local. Après tout, la compétition pour l espace dans les journaux et la presse électronique est féroce. Cependant, si votre communiqué est clair, vaut la peine d être publié et est bien rédigé, les chances sont bonnes qu il sera utilisé, et si non, que le rédacteur communiquera avec votre filiale pour prendre des dispositions pour qu un journaliste puisse la visiter. 32

36 Chapitre 5 -- Annexe A EXEMPLE D UN COMMUNIQUÉ DE PRESSE NOUVELLES DE LA LÉGION 1 Filiale #999 de la Légion royale canadienne, Heretown, Î.-P.-É. Le 6 novembre 200X 2 Cérémonie du jour du Souvenir planifiée pour le cénotaphe 3 Heretown 4 -- La filiale no.999 de la Légion royale canadienne mènera la cérémonie du jour du Souvenir de 200X au cénotaphe de Heretown entre 10h30 et 11h30, vendredi le 11 novembre. 5 Mme Shirley Jones, âgée de 92 ans, de la résidence pour les aîné(e)s de Heretown sera parmi les dignitaires locaux qui participeront à la cérémonie. Mme Jones est la Mère décorée de la Croix d Argent de l endroit. Son fils James a perdu la vie en mars 1945 alors qu il servait avec l Artillerie royale du Canada en Allemagne. Mme. Jones représente toutes les mères de Heretown dont les enfants on perdu la vie durant leur Service militaire. 6 Les élèves de l école primaire de Heretown, les cadets de la Marine, de l Armée et de l Aviation ainsi que dignitaires locaux [ p l u s ] 8 33

37 - 2-9 incluant son Honneur le Maire, John Digby, et les membres du conseil municipal de la communauté accompagneront Mme Jones. Cette année le service du jour du Souvenir sera célébré par Monseigneur Patrick O Rielly de la Basilique St. Pierre et Canon Al Carmichael de l église anglicane St. Luc. 7 La filiale #999 a organisé et mené la cérémonie du jour du Souvenir à Heretown pour plus de 55 ans, fournissant ainsi aux citoyens et citoyennes de l endroit l occasion de se rappeler du sacrifice fait par les plus de 117,000 hommes et femmes qui ont sacrifié leur vie dans le Service militaire durant deux guerres mondiales et celle de la Corée.(9) Pour plus d information, communiquez avec Jack Higgins ou Joe Mackenzie au ) 34

38 Chapitre 5 -- Annexe B LISTE DE CONTRÔLE POUR COMMUNIQUÉ DE PRESSE La liste de contrôle suivante récapitule l information fournie cidessus en plus de souligner quelques points d ordre technique que vous devriez considérer lorsque vous préparez un communiqué: * Vers quel auditoire dirigez-vous le communiqué? * Est-ce que le communiqué est préparé en conformité avec le guide de style de la Presse canadienne? * Est-ce que le communiqué répond aux cinq critères principaux: «qui», «quel», «quand», «pourquoi», «où» et le critère «comment»? * Est-ce que toutes les agences intéressées ont reçu le communiqué? * Est-ce que l information dans le communiqué a été incluse dans un ordre diminuant d importance? * Est-ce que le communiqué est bref (200 à 250 mots)? * Est-ce que le communiqué est rédigé à double-interligne? * Est-ce que le communiqué est imprimé avec une en-tête de la filiale,, ou sur papeterie indiquant que c est un communiqué de la Légion et le nom d une personne contact et le numéro de téléphone? * Est-ce que la date du communiqué est indiquée? * Est-ce que les dates exactes ont été utilisées, «26 mai, 1997», et non pas «ce lundi-ci»? * Est-ce que vous avez utilisé le symbole «.../et le numéro de la page» suivante, au bas de la page, pour indiquer que le communiqué se continuait? * Est-ce que le symbole «- 30 -» apparait à la fin du communiqué? 35

39 * Est-ce que les notes à l attention des rédacteurs et chefs de nouvelles sont indiquées après le symbole «- 30 -? * Est-ce que les membres de l exécutif de la filiale sont au courant qu un communiqué sera émis? * Est-ce que vous avez gardé une copie du communiqué dans votre dossier de filiale? 36

40 Chapitre 5 -- Annexe C EXEMPLE D UN COMMUNIQUÉ POUR LA PRESSE ÉLECTRONIQUE NOUVELLES DE LA LÉGION 12 Filiale #999 de la Légion royale canadienne, Heretown, Î.-P.-É. Le 6 novembre 200X 13 Cérémonie du jour du Souvenir - 200X 14 La filiale #999 de la Légion royale canadienne mènera la cérémonie du jour du Souvenir de 200X au cénotaphe de Heretown vendredi le 11 novembre, de 10h30 à 11h30. Mme Shirley Jones, âgée de 92 ans, de la résidence des aîné(e)s de Heretown est la Mère décorée de la Croix d Argent cette année. Elle sera accompagnée par des enfants et dignitaires de l endroit incluant Son Honneur le maire John Digby. Le service sera célébré par Monseigneur Patrick O Rielly et Canon Al Carmichael. Pour plus d information, communiquez avec Jack Higgins ou Joe Mackenzie au #### 16 Pour plus d information, communiquez avec Jack Higgins ou Joe Mackenzie au mots (30 secondes) 18 37

41 Chapitre 5 -- Annexe D LISTE DE CONTRÔLE POUR COMMUNIQUÉ DE PRESSE (ÉLECTRONIQUE) Cette liste de contrôle inclut certains points à noter pour ceux et celles préparent un communiqué à l intention de la presse électronique: * Vers quel auditoire dirigez-vous le communiqué? * Est-ce que le communiqué est préparé en conformité avec le guide de style de la Presse canadienne? * Est-ce que le communiqué répond aux cinq critères principaux: «qui», «quel», «quand», «pourquoi», «où» et le critère «comment»? * Est-ce que toutes les agences intéressées ont reçu une copie du communiqué? * Est-ce que l information est claire, concise et complète? * Est-ce que le communiqué est bref (durée de secondes)? * Est-ce que le communiqué est rédigé à triple-interligne? * Est-ce que le communiqué est imprimé avec une en-tête de la filiale, ou sur papeterie pour communiqués de la Légion indiquant la personne contact et son numéro de téléphone? * Est-ce que la date du communiqué est indiquée? * Est-ce que les dates exactes ont été utilisées? * Est-ce que vous avez utilisé le symbole «.../» et le numéro de la page suivante, au bas de la page, pour indiquer que le communiqué se continuait? * Est-ce que le symbole «####» apparait à la fin de la «nouvelle» (article)? * Est-ce que les «notes» à l intention des réalisateurs, sont indiquées après le symbole «####»? 38

42 Notes: * Est-ce que les membres de l exécutif de la filiale sont au courant qu un communiqué sera émis? * Est-ce que vous avez placé une copie du communiqué dans le dossier approprié à la filiale? 1. Utilisez l en-tête de la Légion ou papeterie pour communiqué de presse. 2. Datez le communiqué. 3. Donnez un titre au communiqué. 4. Indiquez l endroit, spécialement si le communiqué est distribué à des agences en dehors de votre localité. 5. Le paragraphe de tête doit contenir le plus d information importante possible - dans ce cas particulier, «qui», «quel» «quand» et «où». 6. Le «pont» (ou le lien) avec la portion générale du communiqué contient de l information additionnelle. 7. La portion générale du communiqué contient de l information d intérêt, mais qui n est pas vitale à la «nouvelle» (article). 8. Indiquez copie additionnelle à la page suivante [ plus ]. 9. Indiquez le nombre de pages. 10. Le symbole « «indique la fin de la «nouvelle» (article). Toute information en bas de ce symbole est d ordre administratif seulement et non pas pour publication. 11. N oubliez pas le nom des personnes contacts et leurs numéros de téléphone. 12. Utilisez l en-tête de la Légion ou papeterie pour communiqué de presse. 13. Datez le communiqué. 14. Donnez un titre au communiqué. 39

43 15. Utilisez seulement l information la plus importante de votre communiqué pour la presse écrite. Gardez vos phrases courtes. Aussi, veuillez noter que dans un communiqué pour la presse électronique les personnes contacts peuvent être mentionnées dans le communiqué même. 16. Utilisez le symbole «####» pour indiquer la fin de la «nouvelle» (article). 17. Répétez les noms des personnes contacts à la fin du communiqué. 18. Notez le nombre de mots et le temps requis pour l élocution. 40

44 CHAPITRE 6 QUAND ET COMMENT ORGANISER UNE CONFÉRENCE DE PRESSE QUAND VOTRE FILIALE DEVRAIT-ELLE CONSIDÉRER TENIR UNE CONFÉRENCE DE PRESSE? 601. La conférence de presse est un très bon moyen pour un individu, un groupe d individus ou une organisation de communiquer le même message à un nombre considérable de journalistes en même temps et au même endroit. C est un excellent outil de communications pourvu que ce soit l outil pour la tâche qui doit être exécutée Toutes les conférences de presse doivent être bien organisées et les besoins des médias pris en considération. Après tout, si votre filiale décide de tenir une conférence de presse, les médias seront les invités de la filiale; il en incombera alors à l exécutif de la filiale et le comité des relations publiques de s assurer que les médias sont accueillis avec politesse Règle générale, une conférence de presse n est tenue que dans des circonstances exceptionnelles pour annoncer des activités ou événements de signification importante. Pour la Légion, ceci pourrait être la décision par toutes les filiales dans une communauté de se grouper, pour la première fois, pour mener une campagne du Coquelicot à travers la communauté en entier. Une autre occasion pourrait être le début d une cueillette de fonds d ordre majeur pour un hôpital ou, peut-être, pour annoncer un nouveau programme parrainé par la Légion pour les aînés de la communauté Les conférences de presse ne sont pas un moyen approprié pour annoncer les résultats des élections de filiale, des activités de sports ou toute autre activité que vous considérez routinière. Rappelez-vous des éléments clés dans un communiqué de presse et posez-vous la question: est-ce que cette activité, cet événement vaut vraiment la peine d être publié? Si vous avez encore des doutes, demandez l opinion de quelques journalistes de votre localité. Ils n hésiteront pas à vous aviser si une conférence de presse est conseillée. 41

45 COMMENT ORGANISER UNE CONFÉRENCE DE PRESSE? 605. Se préparer pour une conférence de presse est probablement l un des plus importants défis auquel un comité des relations publiques aura à faire face. Heureusement, elles sont très rarement requises, mais afin d aider ceux et celles qui seront appelés à organiser et mener une conférence de presse au niveau de la filiale - ou, à tout autre niveau de la Légion, incluant la Direction nationale - cette liste de contrôle de 10 points devrait vous être utile. a. Soyez absolument certain qu une conférence de presse est le meilleur moyen de transmettre votre message. Les médias présumeront et, avec raison, qu une conférence de presse ne serait tenue que dans le cas d une déclaration ou une activité ou un événement qui vaut vraiment la peine d être rendu public. Si votre conférence de presse est plutôt une fausse alarme, il est peu probable que les mêmes individus se déplaceront pour votre prochaine déclaration importante. b. Choisissez bien le porte-parole. Quoiqu il est conseillé d avoir présents des experts sur le sujet en question afin qu ils puissent fournir des renseignements d ordre spécialisé; par exemple, les présidents des comités du Coquelicot, aîné(e)s, jeunesse, le porte-parole principal devrait toujours être l individu disponible et le mieux informé qui occupe le poste le plus élevé au niveau de la filiale. c. Choisissez un lieu approprié. Assurez-vous que l endroit choisi pour la conférence de presse est suffisamment spacieux pour accommoder le nombre de journalistes qui y assisteront. Confirmez que le pouvoir électrique sera adéquat pour répondre aux besoins de lumières pour télévision, et que la salle où aura lieu la conférence est aisément accessible, et que les médias n auront pas à transporter de l équipement lourd de très grandes distances, ou à se servir d escaliers interminables. Assurez-vous que la salle a une ventilation adéquate (été), et est bien chauffée (hiver). d. Invitations. Expédiez l avis à l intention des médias suffisamment à l avance, normalement environ quatre à cinq jours avant la conférence. Ensuite, la journée avant la conférence, donnez suite avec un appel téléphonique aux rédacteurs et chefs des nouvelles. Le jour de la conférence, 42

46 ayez un registre pour inscrire le nom des agences des médias et de leurs représentants qui y participent. e. Préparez avec soin des pochettes de documentation. Un élément de la planification pour une conférence de presse est de décider quelle sorte de documentation, si désirée, sera mise à la disposition des médias par le biais de pochettes de documentation. Les pochettes sont très utiles car elles permettent au membre de la Légion responsable pour la conférence de référer les médias à la pochette pour renseignements routiniers, statistiques, etc,. Cependant, le membre se doit d être entièrement familier avec le contenu de la pochette car la crédibilité de l activité pourrait souffrir grandement si les journalistes sont avisés qu une réponse à une question se trouve dans la pochette, et que la réponse n est pas là. Les pochettes de documentation ainsi que copies des commentaires devraient être distribuées avant le début de la conférence. Ceci est particulièrement important pour les journalistes de la radio et de la télévision car ça leur permet d avoir un aperçu des remarques et de déterminer à l avance quelles portions de la conférence ils désireraient filmer ou enregistrer. f. Nommez un président. Le président présente le membre présidant la conférence, récapitule le contenu de la pochette de documentation et indique qui est la prochaine personne à pouvoir poser une question. En effet, le président agit comme maître de cérémonie. Il est approprié pour le président de stipuler les règles qui s appliqueront durant la conférence, telles que veuillez attendre d être identifié(e) avant de poser une question ainsi que d indiquer la durée de la période des questions, etc...cet individu devrait aussi donner un bref aperçu des sujets qui seront discutés. Le membre présidant devrait aussi être au courant des différentes heures/dates limites pour les postes de radio et de télévision et les journaux lorsqu il coordonne la séance de questions et réponses. Les postes de radio ont les heures/ dates limites les plus critiques, suivis de la télévision, et en dernier lieu, la presse écrite. Le membre présidant a aussi la tâche très importante de terminer la conférence de presse de façon satisfaisante - «je vois que notre temps est écoulé». «Est-ce que je pourrais avoir une dernière question, s il vous plaît»? 43

47 g. Sélectionnez les moyens audio-visuels avec soin. On doit s assurer que les médias soient au courant dès le début quels moyens audio-visuels seront disponibles et quels ne le seront pas. Par exemple, les journalistes de la télévision s attendront à recevoir des bandes magnétiques alors que ceux de la presse écrite désireront des photos. Les deux groupes peuvent aussi désirer des copies de chartes, diagrammes ou graphiques. Si des copies ne sont pas disponibles immédiatement, dites-le, mais soyez préparé à donner suite à ces demandes. h. Prenez les dispositions nécessaires pour répondre aux besoins de tous les médias. Les représentants des agences de télévision sont les plus difficiles à satisfaire, bien que les photographes de la presse écrite ont eux aussi des besoins spéciaux. La table utilisée par le membre de la Légion présidant la conférence de presse sera le point central de l activité, idéalement située à l avant de la salle et sur une estrade. On devrait aussi disposer de contremarches pour permettre aux équipes de camera et aux photographes de filmer et de prendre des photos au-dessus de la tête des autres participants. i. Comme alternative, créez une allée centrale assez grande permettrait aux photographes de filmer directement vers la table. Si une allée centrale est utilisée, assurez-vous de la disponibilité d allées de côté afin de permettre aux cameramen une certaine liberté d action durant la conférence ainsi qu un accès discret pour ceux et celles qui arrivent en retard. Si la conférence est tenue dehors, vous pouvez délimiter un demi cercle face au membre présidant et permettre aux médias de se placer selon leurs besoins. j. Les journalistes de la télévision désireront normalement maintenir un contact visuel avec leurs cameramen alors que ceux de la radio aimeront mieux s asseoir à l avant de la salle, ce qui leur donne accès à leur équipement lorsqu il devient nécessaire de changer les rubans ou ajuster le niveau du son. Normalement, les journalistes de la presse écrite peuvent s asseoir n importe où. k. Du point de vue technique, assurez-vous que les facilités nécessaires sont disponibles pour tous les journalistes au cas où ils désireraient enregistrer la conférence de presse. Des boîtes électriques, prises de courant et autres 44

48 équipements de ce genre peuvent être empruntés de la Direction nationale, sur une base de «premier à demander, premier servi». Normalement, on les situe à côté, et cette méthode annule le besoin pour chaque journaliste de placer son propre microphone devant le membre présidant la conférence. l. Soyez préparé à voir des individus se déplacer durant la conférence de presse. Souvent ceux et celles qui assistent à une conférence de presse pour la première fois sont surpris de voir plusieurs individus se déplacer. Les journalistes de la radio ont à se déplacer pour changer les rubans et ajuster le niveau du son; les cameramen de la télévision et les photographes de la presse écrite font la même chose pour obtenir les angles désirés. Rappelez-vous qu il s agit de leur activité; ils sont présents parce que vous les avez invités, et ils sont là pour couvrir votre activité. m. Date/heure pour tenir une conférence de presse. Idéalement une conférence de presse devrait avoir lieu entre l0h00 et llh00. Ceci permet aux chefs des assignations de repérer et d assigner les journalistes en plus de leur fournir suffisamment de temps pour se préparer. Une conférence de presse tenue tard le matin assure que le personnel de nuit ont terminé leur période de travail, et que le personnel de jour sont à l oeuvre. i. Ceci permet aussi aux rédacteurs et chefs des nouvelles de représenter l information obtenue à la conférence aux nouvelles du midi, de l après-midi et celles de tôt en soirée. Les conférences de presse tenues dans l après-midi risquent d être dépassées par d autres «nouvelles». ii. Aussi, les journalistes sont célèbres pour être en retard. Le plus tard qu une conférence de presse est planifiée, le plus de chance aurez-vous que le journaliste assigné à celle-ci sera retardé ou ré-assigné. RÉCAPITULATION DU CHAPITRE 606. Pour être couronnées de succès les conférences de presse doivent être bien organisées de façon à répondre aux besoins des médias. On ne tient des conférences de presse que lorsqu il 45

49 s agit d annoncer une activité ou événement de signification importante, mais en se servant de bon sens et en suivant les conseils fournis dans la liste de contrôle de l0 points, une conférence de presse peut s avérer un excellent moyen pour transmettre votre message sur les activités et événements importants de votre filiale. 46

50 CHAPITRE 7 COURRIER DES LECTEURS (LETTRE AU RÉDACTEUR) NE VOUS IMPLIQUEZ PAS DANS UNE COMPÉTITION D ÉCRITURE AVEC UNE AGENCE QUI A LE CONTRÔLE TOTAL DE CE QUI SERA PUBLIÉ POUR QUELLES RAISONS LES GENS UTILISENT-ILS LE COURRIER DES LECTEURS (LETTRE AU RÉDACTEUR)? 701. Au Canada le courrier des lecteurs est un véhicule populaire qui permet aux individus de décharger leurs émotions, frustrations et opinions sur des questions courantes. Le courrier des lecteurs offre aussi un moyen de corriger de l information erronée publiée auparavant ou de lancer un défi aux individus qui ont exprimé certaines opinions dans des lettres déjà publiées. La plupart des journaux offrent de l espace pour publier des lettres reçues du public comme le font d ailleurs plusieurs bulletins de filiale et la revue Légion Les membres de la Légion devraient être au courant que le courrier des lecteurs se classe en deux catégories très générales: a. Les lettres se rapportant directement à la Légion royale canadienne - ses politiques ou programmes connexes, activités et événements; et, b. Les lettres qui traitent de sujets non connexes à la Légion royale canadienne, mais qui contiennent des opinions personnelles ou commentaires d individus identifiés comme étant associés avec la Légion. QU AVEZ-VOUS À GAGNER EN ÉCRIVANT UNE LETTRE AU RÉDACTEUR? 703. Les raisons mentionnées offrent chacune un potentiel positif. Elles peuvent servir à corriger de l information erronée ou contester les opinions exprimées dans des lettres publiées plus tôt. À l occasion, elles peuvent servir à informer ou éduquer les lecteurs et lectrices comme il en est le cas durant la période du jour du Souvenir alors que des lettres provenant d anciens 47

51 combattants sont reçues avec beaucoup d enthousiasme par les rédacteurs. Elles peuvent aussi stimuler des discussions publiques sur des questions importantes. QUELS SONT CERTAINS POINTS À VOUS SOUVENIR LORSQUE VOUS CONSIDÉREZ ÉCRIRE UNE LETTRE AU RÉDACTEUR? 704. Quoique les lettres au rédacteur peuvent avoir un effet positif dans certaines circonstances, elles peuvent néanmoins provoquer une opinion publique négative et contribuer défavorablement à l image de marque de la Légion. Si quelqu un dans votre filiale vous pose la question à savoir ce qu il devrait considérer avant d écrire une lettre au rédacteur, montrez-lui cette liste de points à se souvenir. Ceci pourrait lui causer de réfléchir avant de débuter une compétition avec une agence qui a le contrôle total de ce qui sera publié. a. Les lettres et leur contenu sont la responsabilité de l auteur. La Légion ne sera pas tenue responsable de tout dommage qui pourrait survenir d une action légale qui puisse résulter de la correspondance non officielle d un membre avec une agence de médias. b. Rien ne garantit qu une lettre sera publiée. c. Le rédacteur de la page éditoriale a le droit d éditer. Lorsque la lettre est éditée, sa signification peut être changée - les déclarations peuvent être prises hors-contexte - et ce qui est publié pourrait ne pas communiquer l opinion de l auteur d. Avant de rédiger sa lettre, l auteur devrait être en possession de tous les faits et conscient des sensibilités qui pourraient s y rattacher. Ceci évitera de l embarras ainsi que de la critique plus tard. e. L utilisation des titres de la Légion est la prérogative de l auteur; cependant, lorsqu ils sont utilisés, l auteur devrait clarifier que les opinions exprimées sont entièrement des opinions personnelles et ne reflètent aucunement la position de la filiale, de la direction provinciale ou de la Légion royale canadienne, à moins que la lettre soit écrite comme une réponse officielle de la Légion sur un sujet. 48

52 f. Les lettres au rédacteur n agissent pas seulement comme un stimulant pour le débat; souvent ces lettres redonnent de la vitalité à des questions qu il serait avantageux de laisser tomber On surestime beaucoup l importance de corriger des informations erronées parues dans la presse; on devrait évaluer avec soin ses avantages et ses désavantages. L information erronée a été souvent oubliée depuis longtemps par le public avant que la lettre de correction soit publiée. Une fois qu une information erronée a paru, le dommage est fait. À part de réaliser un certain degré de satisfaction pour les intéressés, on n a aucune garantie que les personnes qui ont vu le reportage original verront la correction. Une lettre de correction sera normalement utilisée que si elle est de ton modéré. Les membres de la Légion qui ne sont pas d accord avec les politiques de l organisation devraient exprimer leurs inquiétudes en utilisant la voie de communication autorisée et non pas par l entremise du journal local. RÉCAPITULATION DU CHAPITRE 706. Le courrier des lecteurs (lettre au rédacteur) est une forme populaire d expression personnelle, mais difficile à utiliser efficacement, particulièrement lorsqu il faut traiter de questions controversées sur les politiques de la Légion. Utilisez du bon sens lorsque vous considérez écrire une lettre au rédacteur et n hésitez pas à demander une seconde opinion de vos ami(e)s, membres de votre famille et vos camarades; ces opinions peuvent s avérer très importantes à savoir si la lettre est appropriée ou recommandée En dernier lieu rappelez-vous que ces points ne sont que des lignes directrices. Ce n est pas l intention de décourager les membres d écrire à leurs journaux locaux, mais de les encourager à considérer avec soin les raisons pour écrire et le contenu de leur lettre avant de la déposer dans une boîte à lettres. 49

53 CHAPITRE 8 RELATIONS COMMUNAUTAIRES QUE SONT LES RELATIONS COMMUNAUTAIRES? 801. Toutes les filiales de la Légion royale canadienne font face à un défi majeur dans le domaine des relations publiques: comment agir pour être considérés de bons citoyens et de bonnes citoyennes de la communauté dans laquelle les membres de la filiale résident. La façon avec laquelle les membres de la Légion établissent un rapport avec d autres groupes et individus dans leur communauté respective - la façon dont ils perçoivent les autres, et la façon dont les autres les perçoivent - aidera à déterminer la réputation de la filiale dans la communauté Les relations communautaires sont simplement cet aspect des relations publiques qui vise à développer et à maintenir des relations positives et saines à tous les niveaux, entre les membres de la Légion et les gens et institutions dans les communautés où les membres demeurent. Comme dans toutes les autres fonctions se rapportant aux relations publiques, l ingrédient nécessaire à la création et au maintien de bonnes relations communautaires est tout simplement du bon sens. COMMENT UNE FILIALE PEUT-ELLE BÂTIR DE BONNES RELATIONS COMMUNAUTAIRES? 803. Chaque membre d une filiale fait affaire chaque jour avec les gens de la communauté. Contrairement à certains groupes; par exemple, les membres des Forces canadiennes et certaines occupations transitoires telles que les employés de l industrie du pétrole, les membres de la Légion sont normalement des résidents permanents, à plein temps, dans les endroits où leurs filiales sont situées. Ils ont déjà un rapport étroit et solide avec leur communauté Ce rapport est la clé car il signifie que les membres de la Légion sont déjà des membres de la communauté, une situation idéale pour la filiale d assumer sa place dans la communauté. 50

54 805. Il existe plusieurs mesures qui peuvent être prises afin de renforcer le rapport qui existe avec la communauté dans le but de rehausser les relations, non seulement avec ses dirigeants, mais aussi avec le public. Un contact amical et fréquent est le meilleur moyen pour créer et maintenir de bonnes relations, et chacune des activités suivantes vaut la peine d être incluse dans votre programme de filiale en matière de relations communautaires: a. Les activités et événements de journée à porte ouverte pour différents groupes spéciaux tels que les aîné(e)s, les jeunes ou les handicapé(e)s. b. La création d affiliations avec des groupes religieux, troupes de scouts et de guides, cadets et résidences pour les aîné(e)s, etc. c. Le parrainage d activités sportives, encore une fois, par l entremise d une affiliation avec d autres organismes de service ou les agences de médias locales. d. Le partage de facilités pour les sports et la récréation tels que terrains de baseball et clubs de curling, etc. e. L utilisation efficace d adhésions pour membres associés et affiliés. f. La participation dans les défilés locaux; spécialement si la filiale possède un élément musical (cornemuses, orchestres de cuivre ou instruments à anche) Voici donc plusieurs bonnes méthodes qui permettront de maintenir des relations étroites avec certains segments de la communauté, mais rappelez-vous que l interaction journalière entre les légionnaires et les membres de la communauté se fait sur la rue, les centres commerciaux, théâtres, salles de bingo, restaurants et tavernes C est en raison de cette participation personnelle que même les relations les plus amicales, établies au cours des années, peuvent être endommagées pratiquement du jour au lendemain par les actions inconsidérées et insensibles d un petit groupe, ou même, d un seul individu. 51

55 808. La meilleure façon d éviter que des incidents mineurs deviennent de sérieux problèmes est d organiser et de maintenir de bonnes communications dans les deux sens entre la filiale et les dirigeants de la communauté (les officiels élus, la police, le clergé, les membres de comités religieux etc...) et autres organismes de services communautaires). Tout comme la probabilité de malentendus est beaucoup moindre lorsque deux dirigeants nationaux ont des discussions de façon régulière, la chance d un incident mineur de devenir un sérieux problème devient beaucoup moindre si les exécutifs de la filiale et leurs homologues de la communauté ont des discussions fréquentes, amicales et sans cérémonie Une portion de ce dialogue devrait comprendre des discussions sur les problèmes qui pourraient surgir dans certains milieux, tels que: incidents de boisson, plaintes contre le bruit, de la part des voisins de la filiale, compétition économique des tavernes locales et la sollicitation dans les endroits publics (Campagne du Coquelicot) ainsi que le maintien de cénotaphes et monuments commémoratifs de guerre locaux Si l on reconnaît ces milieux de problèmes potentiels et qu on en discute avant qu ils ne deviennent sérieux, nous réduirons la possibilité de désaccord des deux côtés, en plus d encourager des relations beaucoup plus saines entre la filiale et les citoyens et citoyennes de l endroit. QU EST-CE QU UN DOSSIER SUR UN SONDAGE DANS UNE COMMUNAUTÉ, ET DE QUELLE FAÇON UNE FILIALE PEUT- ELLE L UTILISER POUR BÂTIR UN PROGRAMME SOLIDE DE RELATIONS COMMUNAUTAIRES? 811. Un dossier sur un sondage dans la communauté peut être conservé par le comité des relations publiques pour indiquer différents domaines de collaboration potentielle et l interaction qui existe entre la filiale et la communauté. Ce dossier est essentiellement une liste d idées et de noms d organisations, contacts et numéros de téléphone qui pourraient bénéficier de l aide de la Légion Quelques unes ont déjà été mentionnées, mais pour fin de récapitulation, elles incluent: 52

56 a. Groupes d aîné(e)s et résidences pour aîné(e)s. b. Groupes de jeunes personnes. c. Groupes professionnels de thérapie. d. Groupes d appui pour handicapé(e)s. e. Hôpitaux et cliniques/maisons de santé Votre filiale devrait maintenir un dossier sur tous ces groupes et les prendre en considération lorsqu il s agit de fournir de l aide, de parrainer certaines activités, ou même d inviter ces individus à participer dans des activités spéciales de la filiale. RÉCAPITULATION DU CHAPITRE 814. Les filiales de la Légion à travers le pays font face à un défi dans le domaine des relations communautaires. Ceci signifie que vous devez vous impliquer dans les activités de votre communauté et offrir en retour l appui que vous recevez de votre communauté. Pour le reste, il s agit simplement de bonnes manières et de bon sens. 53

57 CHAPITRE 9 CRÉER ET MAINTENIR UNE IMAGE DE MARQUE POSITIVE QU EST-CE QU UNE IMAGE DE MARQUE? 901. Plusieurs livres ont été produits sur la gestion et l administration du terme Image de Marque. Ce chapitre introduit très brièvement les membres du comité des relations publiques à ce concept et discute en termes généraux ce qui peut être accompli au niveau de la filiale pour promouvoir une Image de Marque positive de la Légion Le mot image n est rien de plus qu une image mentale qui vient à l esprit lorsque le nom d un individu, produit ou d une organisation est mentionné. Par exemple, quelle sorte d image mentale les mots Coke, Disney Honda, Mulroney, l Armée du Salut et la Croix Rouge provoquent-ils dans votre esprit? Bonne, mauvaise ou indifférente, ces mots amènent à votre esprit une certaine image mentale. C est, en effet, cette image mentale qui est le plus souvent décrite comme Image de Marque POURQUOI UNE IMAGE DE MARQUE EST-ELLE SI IMPORTANTE? 903. Que vous soyez d accord ou non, chaque organisation de service au Canada possède une Image de Marque quelconque. La plupart, incluant la Légion royale canadienne, jouissent, en grande partie, d une Image de Marque positive; cependant, le maintien et le rehaussement d une Image de Marque positive demandent un engagement et un travail ardu de la part de chaque membre. Ceci est dû au fait, que vous l aimiez ou non, l Image de Marque d une organisation a une influence considérable sur la façon dont le public perçoit les membres de la Légion, ses politiques et ses programmes Le public, par exemple, ne sera pas porté à appuyer la Campagne du Coquelicot s ils ont une Image de Marque non favorable de la Légion, créée par des politiques impopulaires ou les actions inconsidérées de certains de ses membres. 54

58 905. En grande partie une Image de Marque est créée par association. Pour illustrer ce point, considérez le travail de la Légion à l appui des anciens combattants, aîné(e)s et des jeunes. Lorsque le terme Légion est vu ou entendu, plusieurs individus pensent immédiatement à ces programmes et, puisque les activités en marge des anciens combattants, aîné(e)s et des jeunes sont considérées comme positives, il en découle que l Image de Marque de la Légion est positive. Les canadiens et canadiennes assimilent la Légion avec du bon travail dans leur communauté respective D un autre côté, certaines filiales sont mieux reconnues pour leurs rafraîchissements à prix modiques et les bingos. L Image de Marque se rapportant aux rafraîchissements et bingos est essentiellement négative et ne contribue rien à la promotion d une Image de Marque favorable pour la Légion. Elle ne contribue pas non plus à promouvoir un niveau plus élevé d appui public pour le véritable travail de la Légion dans la communauté Ceci ne veut pas dire que les rafraîchissements à prix modiques et les bingos sont une mauvaise chose. En effet, souvent les fonds recueillis durant ces activités sont utilisés pour promouvoir de bonnes causes dans la communauté. Ce qu il faut se rappeler, c est qu on devrait consacrer plus d effort à promouvoir les bons résultats qui découlent de ces activités de rafraîchissements et bingos. Gérées de façon appropriée, même ces activités peuvent contribuer à rehausser l Image de Marque positive de la Légion, pourvu qu un lien direct soit établi entre les résultats positifs qui s ensuivent et les fonds recueillis durant ces activités. QUE PEUT FAIRE VOTRE FILIALE POUR MAINTENIR ET REHAUSSER L IMAGE DE MARQUE DE LA LÉGION? 908. Tout comme autres questions touchant les relations publiques, le processus visant à rehausser l Image de Marque est principalement un processus de logique et de bon sens. Voici quelques lignes directrices que votre filiale peut suivre pour rehausser l Image de Marque de la Légion dans votre communauté; a. Promouvoir activement le bon travail que vous accomplissez. Faites de la publicité pour chaque initiative de votre filiale qui améliore la qualité de vie dans votre communauté 55

59 locale. Ne comptez pas sur les médias pour communiquer avec vous, plutôt, soyez actif et communiquez avec eux et informez-les chaque fois que vous faites un don à un hôpital local; débutez un programme pour les aînés(e)s, parrainez une activité pour les jeunes ou tout autre projet qui probablement sera avantageux pour un segment quelconque de la population de votre localité. b. Si votre filiale parraine ou appuie une cause ou organisation, assurez- vous qu il se trouve un lien public et direct avec la Légion. Ceci s applique à tout ce que vous accomplissez, allant de votre appui pour les anciens combattants jusqu aux programmes pour étudiants et étudiantes et aîné(e)s que votre filiale parraine. c. Lorsque des problèmes se présentent, admettez vos erreurs et corrigez-les. Ne blâmez pas les médias parce qu ils font rapport des problèmes de la filiale, au lieu, corrigez ces problèmes. Par exemple, si les contraventions au sujet de l alcool au volant sont liées d une certaine façon aux activités sociales de la filiale, invitez les membres de la police locale à mener des séances de sensibilisation à la filiale même avec présentations et des alcootests spéciaux. Invitez les médias à participer. d. Soyez conscient des activités de vos membres. Ne permettez pas aux perturbateurs et perturbatrices de contrôler l ordre du jour de la filiale. Une conduite inopportune reflète médiocrement sur la filiale en particulier et sur la Légion en général. RÉCAPITULATION DU CHAPITRE 909. Une Image de Marque positive est essentielle au maintien d un appui public continu pour les nombreux programmes communautaires de la Légion. Chaque membre de la filiale peut contribuer au maintien et au rehaussement de l Image de Marque de la Légion en utilisant du bon sens et en se rappelant que les actions de chaque membre sont importantes pour influencer la façon dont le public perçoit la Légion, et comment cette organisation continuera de fonctionner dans les années futures. 56

60 CHAPITRE 10 RÉCLAME ET MARKETING: DES RENSEIGNEMENTS SUR CES DEUX SUJETS Ce chapitre est très bref car ce n était jamais notre intention que ce manuel devienne un livret qui traiterait de tous les sujets utilisés dans les communications avec les moyens de la diffusion d information; cependant, parce qu il est important de bien comprendre les outils de base utilisés dans les relations publiques, il est au moins désirable d en connaître un peu sur les sujets qui se rapportent aux relations publiques. Deux de ces outils sont la réclame et le marketing, et ils peuvent jouer un rôle important dans les campagnes de relations publiques; cependant, chacun possède un ingrédient de base qui le distingue, l argent La réclame et le marketing sont limités à la réalisation d un profit et aux entreprises commerciales, lesquelles sont intéressées à faire un profit. À l occasion, votre filiale pourra peut être faire de la réclame pour une activité ou événement, ou du marketing pour un service ou produit de la filiale, mais attendez-vous d avoir à payer pour ce service. QU EST-CE QUE LA RÉCLAME? Au chapitre 2, la réclame est définie comme La promotion commerciale de produits et services par l entremise des médias. En d autres mots une réclame est un avis public, soit publié, soit diffusé, qui vise à promouvoir un produit spécifique, service, une philosophie, une idée, une activité ou un événement. L agence qui se charge de la réclame consent à le faire en échange d un paiement. Tels que les dîners, il n existe pas de réclames à titre gratuit Au niveau de la filiale, il est fortement recommandé que toutes les autres options d information soient explorées avant d avoir recours à des réclames. Certaines agences offriront de publier ou diffuser de façon régulière, à titre de service public, des nouvelles de la Légion pourvu que la Légion consente à payer pour des réclames de temps à autre. Voici une option qui mérite la considération de votre comité des relations publiques et de l exécutif de la filiale; cependant, avec un peu d initiative, les 57

61 filiales peuvent rendre publiques leurs activités et événements sans avoir à payer pour des réclames. QU EST-CE QUE LE MARKETING? Le chapitre 2 décrit le marketing comme Le processus qui vise à déterminer les besoins et désirs des consommateurs créant ainsi une demande pour certains produits. Le marketing peut fonctionner de deux façons: soit qu un produit ou service est développé pour pourvoir à un besoin établi de la part du consommateur; ou, un besoin est établi en utilisant de la réclame avec le résultat qu un produit ou service est créé pour satisfaire ce besoin. L une ou l autre, il existe peu de probabilité que la plupart des filiales auront à s impliquer dans des plans de marketing au-delà d une cueillette de fonds spéciale de temps à autre. RÉCAPITULATION DU CHAPITRE L un ou l autre, réclame ou marketing, peut jouer un rôle dans les campagnes de relations publiques, mais chacun coûte de l argent. Les filiales sont bien avisées de limiter leurs efforts publicitaires aux options qui demandent aucun, ou seulement un engagement financier minime. 58

62 CHAPITRE 11 RELATIONS PUBLIQUES DANS LES SITUATIONS CRITIQUES QU EST-CE QU UNE SITUATION CRITIQUE? Le dictionnaire Concise Oxford définit une situation critique comme un point tournant...; une période de danger ou d incertitude en politiques, commerce, etc.... Le mot lui-même vient du Grec krisis voulant dire décision. Clairement par sa nature, la Légion - comme toute autre importante organisation - doit faire face à la possibilité d avoir à fonctionner sous des conditions critiques Peu importe la cause, des relations publiques efficaces sont un aspect majeur dans la gestion d une situation critique, et le plus d intérêt qu une activité ou un événement reçoit de la part des médias, signifie que la couverture qui en découlera servira à créer une impression défavorable de l organisation en question. Il est très important, par conséquent, de réagir rapidement pour résoudre le problème, et de cette façon réduire le volume de couverture et la possibilité d une publicité négative. QUELS TYPES DE SITUATIONS CRITIQUES VOTRE FILIALE POURRAIT-ELLE AVOIR À CONFRONTER? Vous êtes peut-être de l opinion que les situations critiques ne se produisent qu aux niveaux de Direction nationale et provinciale. Les chances qu une situation critique se produise à votre filiale peuvent paraître isolées; cependant il existe toujours un potentiel pour un désastre, même dans les filiales les plus tranquilles Réfléchissez, par exemple, à la possibilité de troubles impliquant un permis de débit de boissons et la boisson au volant. Qu en est-il aussi des possibilités de l usage impropre par la filiale des fonds en fidéicommis du Coquelicot? Il est vrai que la plupart des problèmes peuvent être prévus et évités par le truchement d une gestion et de lignes directrices adéquates et du bon sens. Mais, dans le cas où votre filiale se trouverait au milieu d une situation controversée, voici 59

63 quelques conseils que votre comité des relations publiques peut utiliser pour les aider ainsi que la filiale à traverser des périodes difficiles. QUELLE EST LA MEILLEURE FAÇON DE CONFRONTER UNE SITUATION CRITIQUE AU POINT DE VUE DE RELATIONS PUBLIQUES? Il est à-propos de déclarer que le meilleur moyen d éviter les troubles se rapportant aux relations publiques est, en premier lieu, d éviter les autres troubles. Il est également vrai de dire que si vous vous trouvez dans une situation critique, prenez toutes les mesures disponibles pour dégonfler l intérêt public aussitôt que possible. Ceci peut être accompli en rendant publics tous les faits rapidement et avec précision Premièrement, obtenez les faits. Évaluez la situation et les implications se rapportant aux relations publiques. Assurez-vous que votre zone, district et direction provinciale sont informés, et que les communications avec ces postes sont maintenues. Et surtout, ne craignez pas de demander leur avis et conseils. Informez-les régulièrement de la situation Deuxièmement, rendez publics des renseignements précis et pertinents aussitôt que possible. Le vieil axiome le maximum de communication dans le moindre délai est particulièrement à-propos dans des situations critiques. Il vaut mieux annoncer les mauvaises nouvelles plus tôt, que plus tard. Mettez à jour les renseignements qui ont été communiqués au public régulièrement dès que de l information plus récente est disponible à être rendue publique Troisièmement, soyez accessible. Souvenez-vous que des mises à jour se rapportant aux nouvelles, spécialement pour la radio et la télévision, doivent être transmises immédiatement pour valoir la peine d être publiées. Les médias préfèrent être en mesure d attribuer à un porte-parole de la Légion aucun changement que de déclarer qu ils ne reçoivent rien de la Légion. Accessibilité signifie aussi franchise et progrès - deux facteurs importants au rehaussement de votre réputation dans une situation critique Quatrièmement, soyez consciencieux. Faites l effort nécessaire pour fournir les mêmes renseignements à tous les médias. Le 60

64 défaut de ne pas fournir des renseignements courants à chaque média alors que la situation se déroule peut endommager vos relations futures avec ces individus à la suite de la situation critique. Gardez un registre de vos contacts avec les médias; ceci vous sera utile comme aide-mémoire lorsque vous aurez à donner suite à certaines requêtes. RÉCAPITULATION DU CHAPITRE La réaction de la Légion à une situation critique contribuera directement à son Image de Marque et sa crédibilité. Rappelezvous que souvent l impression du public sur la façon que vous avez réagi durant une situation critique est créée par les médias, même si leurs reportages de la situation ne fournissent pas toujours la vraie mesure sur la manière avec laquelle la situation critique a été gérée La performance de la cellule des relations publiques de votre filiale dans une situation critique aura un impact direct sur la réputation de la Légion vis à vis le public. Rappelez-vous qu une situation critique est un point tournant, et pourvu que les aspects se rapportant aux relations publiques sont gérés de façon adéquate, elle fournit à votre filiale l occasion de rehausser l Image de Marque de la Légion. 61

65 CHAPITRE 12 ACTIVITÉS/ÉVÉNEMENTS SPÉCIAUX QU EST-CE QU UNE ACTIVITÉ/UN ÉVÉNEMENT SPÉCIAL? Les activités et événements spéciaux sont particulièrement importants comme moyens de bâtir ou de maintenir de bonnes relations communautaires. Ils fournissent aussi d excellentes occasions pour informer le public au sujet d autres activités/ événements, de la filiale, même si ces ceux-ci n ont pas de rapport direct avec la Légion ou la filiale Une activité/un événement spécial est soit: a. une activité/un événement qui a lieu en dehors des activités normales de la filiale, telle que la présentation d un don monétaire ou d équipements spéciaux à un hôpital ou clinique/maison de santé; ou, b. une activité/un événement routinier de signification importante telle que la cérémonie du jour du Souvenir. Quels qu ils soient, tous les événements/activités spéciaux ont trois composants majeurs: planification, promotion et exécution. DE QUELLE FAÇON LA FILIALE DEVRAIT-ELLE PROCÉDER POUR ORGANISER, PROMOUVOIR ET MENER UNE ACTIVITÉ/UN ÉVÉNEMENT SPÉCIAL? Conscient de ceci, il existe certaines mesures qui s appliquent aux activités/événements spéciaux. Ces mesures doivent être prises en considération afin de garantir le succès du projet. La liste de contrôle suivante comprend certains des facteurs (dans aucun ordre particulier) qui demandent l attention de ceux et celles chargés de l organisation, coordination et l exécution d activités/événements spéciaux: a. Planification; i. Décidez (en collaboration avec l exécutif de la filiale) la raison principale pour tenir cet événement/activité. Est-ce que vous l organisez simplement pour raison 62

66 de relations publiques ou pour informer, éduquer ou divertir? Vous devriez le tenir dans le but d encourager de bonnes relations communautaires et de soit informer, éduquer ou divertir. ii. Obtenez de l exécutif une déclaration précise des responsabilités se rapportant aux activités/événements spéciaux. iii. Préparez un plan donnant les grandes lignes critiques pour les activités/événements clés qui devront être exécutées avant l activité/l événement même. iv. Identifiez l auditoire - aîné(e)s, jeunes, handicapé(e)s, dirigeants de la communauté, le public et les médias. v. Décidez la fréquence de l activité/événement - est-ce qu il/qu elle est organisé chaque année, ou s agit-il d une activité/événement qui aura lieu seulement une fois? vi. Planifiez des réunions régulières avec les agences intéressées afin qu elles puissent faire rapport du progrès (et des problèmes). vii. Tenez l exécutif de la filiale au courant des développements. b. Promotion; i. Par l entremise de bulletins de filiale, dépliants, affiches et avis aux réunions générales de filiale, tenez les membres au courant. ii. Fournissez des renseignements aux auditoires externes par l entremise des médias locaux - communiqués de presse, annonces de service publiques, participation dans des programmes locaux de radio et de télévision ainsi que réclames. iii. Invitez les médias de l endroit a une avant-première de l activité/événement, 24 heures avant que celui-ci aura lieu, ou, dans le cas de défilés ou cérémonies, d assister à la répétition générale. 63

67 iv. Nommez des personnes contacts pour les médias. v. Assurez-vous que des mesures sont prises pour répondre aux besoins des médias (diffusion en direct ou retardée). vi. Établissez un centre pour les médias et un centre de renseignements pour le public. c. Exécution; i. Choisissez des locations aisément accessibles. ii. Choisissez des locations différentes (en cas de mauvaise température). iii. Assurez-vous que les facilités requises (pouvoir électrique, eau, sièges) sont disponibles aux locations choisies. iv. Décidez si un système de sonorisation est requis. v. Si nécessaire, obtenez des walkie-talkie et téléphones cellulaires pour permettre des communications rapides entre le personnel clé. vi. Invitez des personnages de marque (si ça s applique). vii. Assurez-vous que toute information est rédigée suffisamment à l avance pour permettre l examen, la rédaction, production de film et impression. viii. Organisez des endroits de stationnement et distribuez des laissez-passer (si nécessaire). ix. Affichez des enseignes dans les locations restreintes. x. Déterminez les arrangements pour la restauration. xi. Organisez des locations spéciales pour personnages de marque et médias. xii. Préparez des plans d urgence pour accidents/incidents. xiii. Organisez des facilités pour urgences médicales. 64

68 xiv. Lorsque l activité/événement est terminé, rédigez un rapport détaillé et objectif indiquant les succès ou échecs durant les stages de planification, promotion et exécution. xv. Basé sur le rapport préparé à la suite de l activité/ événement, soumettez des recommandations visant à améliorer les activités/événements futurs. RÉCAPITULATION DU CHAPITRE Les activités/événements spéciaux sont un excellent moyen pour promouvoir la filiale et rehausser le profil public de la Légion. Accompagnés d une planification, promotion et exécution adéquates, ils peuvent être la clé d un programme de relations communautaires de filiale qui sera couronné de succès. 65

69 CHAPITRE 13 INTERNET (WEB) POURQUOI INTERNET (WEB)? La Direction nationale de la Légion royale canadienne est sur Internet (WEB) depuis 1997, et de plus en plus de directions et filiales se joignent maintenant. Le site WEB national au fournit des connexions électroniques à celles qui possèdent des sites WEB ainsi que des connexions pour courrier électronique ( ) à celles qui ont une adresse Dans un avenir raisonnablement rapproché, nous nous attendons à ce que toutes les directions et, avec espoir, toutes les filiales non seulement seront en ligne et connectées entre elles électroniquement. L autorité responsable des adresses rendra la communication par ordinateur le moyen préféré de transmettre de l information rapidement et efficacement au sein de l organisation Le site WEB, à travers le monde, est en voie de devenir rapidement la source principale d information alors que de plus en plus de gens se procurent des ordinateurs. Sa fonction associée de courrier électronique ( ) est aussi en voie de devenir la méthode préférée de communication. L utilisation du WEB et du courrier électronique continue de se développer, et les gens utilisent les sites WEB pour obtenir de l information. Dans les filiales de la Légion, ceci sera une source d information pour les membres ainsi que le public en général Un site WEB à la filiale peut démontrer l excellent travail de la Légion au sein de votre communauté tout en fournissant de l information sur vos activités et événements, l adhésion ainsi que vos programmes. Les bulletins et avis peuvent être affichés sur le site, vous permettant d économiser sur les coûts de courrier. Des notes biographiques et information à l intention des médias d information peuvent aussi être affichées pour accès rapide En bref, le WEB est un outil qu on ne puisse plus ignorer de nos jours. La disponibilité d un site peut vous aider grandement ainsi que votre filiale. 66

70 NOMMER VOTRE SITE WEB L autorité, utilisée maintenant pour nommer les sites, prévoit que les directions provinciales insèrent leur désignation provinciale de deux lettres devant le mot legion pour le site national. Ainsi, le site de la direction de la Nouvelle- Écosse est au et le Nouveau-Brunswick est Les filiales qui préparent leurs sites peuvent tout simplement créer une adresse du site en ajoutant le numéro de leur filiale, trois chiffres, devant le numéro de la direction.par exemple, si la filiale numéro 005, en Nouvelle-Écosse, désirait établir un site, elle pourrait l enregistrer comme Nous espérons, éventuellement, que cette méthode deviendra la base pour un réseau national de communication lorsque les adresses deviendront le standard pour le développement d adresses générales de courrier électronique ( ), (par exemple, [email protected]). TRANSMISSION DE COMMUNIQUÉS EN LIGNE Un conseil pour ceux et celles qui désirent transmettre électroniquement des communiqués de presse, avis ou information; ne transmettez pas votre information comme un ajout. Plusieurs utilisateurs d ordinateurs, incluant les médias d information, se méfient des ajouts transmis par courrier électronique ( ), à cause du risque de virus dans la transmission. Placez votre information dans le message par courrier électronique. La capacité de transmettre un article par courrier électronique ajoute aussi à vos chances de publication. 67

71 PARTIE 2 VOTRE GUIDE POUR ALLOCATIONS PUBLIQUES La Légion royale canadienne Alors, vous allez prononcer une allocution! Vous avez accusé réception de l invitation; vous avez consenti à prononcer une allocution. Maintenant vous n êtes pas certain quel sujet aborder et comment procéder. Ne paniquez pas. Cette partie du manuel contient tout ce que vous avez besoin de connaître pour rédiger et prononcer une allocution dynamique - une allocution qui saura inspirer les autres à écouter, apprendre et dont ils se souviendront. Lisez la partie en entier au moins une fois et puis, recommencez et lisez à nouveau les chapitres un à la fois. Cependant, n attendez pas à la veille de votre présentation avant de débuter votre travail. L art oratoire demande de la réflexion, recherche, rédaction adéquate et répétition. 68

72 CHAPITRE 14 PREMIÈRES IMPRESSIONS Les gens ont tendance à décider très rapidement s ils respectent ou non un orateur qu ils entendent pour la première fois. Et ceci s applique aussi aux orateurs de la Légion. Lorsque vous êtes énergétique, enthousiaste, bien préparé et projetez une attitude amicale, les membres de votre auditoire seront attentifs et garderont une bonne impression de vous et de la Légion Considérez cet engagement comme une excellente occasion pour éduquer d autres individus sur l histoire de la Légion, selon votre propre perspective, sur ce que la Légion accomplit et pourquoi elle le fait, ici-même dans votre communauté Muni de votre expérience, vos connaissances et des conseils professionnels offerts dans ce manuel, l histoire de la Légion royale canadienne peut être exposée d une façon qui captivera l intérêt de tous ceux et celles présents. 69

73 CHAPITRE 15 RACONTER L HISTOIRE DE LA LÉGION Une allocution prononcée devant un groupe de citoyens et citoyennes intéressés est le moyen le plus efficace pour raconter l histoire de la Légion; vous pouvez observer votre auditoire, dialoguer avec chaque individu, réagir à leurs réponses et modifier vos propres commentaires en conséquence Que vous utilisiez un manuscrit mot pour mot ou simplement des notes sur les points saillants, votre but est de communiquer. Parlez à votre auditoire comme si vous aviez une conversation dans votre salon. Choisissez quelques individus dans la salle et concentrez-vous sur eux alors que vous parlez Le fait de prononcer une allocution peut faire paraître l orateur comme étant distant, austère, autoritaire et peu sympathique. Évitez la tendance de lire votre allocution, soyez amical, sympathique et agréable. 70

74 CHAPITRE 16 SOYEZ PRÉPARÉ Les orateurs et écrivains de renommée travaillent beaucoup à la rédaction du texte qu ils auront à prononcer. L économiste, diplomate et auteur, John Kenneth Galbraith, déclarait que lorsqu il avait à préparer un texte, il le rédigeait à nouveau et à nouveau. Au quatrième ou cinquième brouillon, il avait finalement réalisé le degré de spontanéité qu il désirait Lorsque Churchill se prononçait, très peu d individus étaient au courant de la peine associée avec une performance impeccable, déclare William Manchester dans sa biographie de l orateur imposant Vous ne pouvez pas vous attendre à vous placer devant un groupe et à improviser. Vous devez vous préparer et rechercher votre sujet; organiser votre documentation, et répéter votre allocution en utilisant les techniques exposées dans ce manuel. 71

75 CHAPITRE 17 RESPECTEZ VOTRE AUDITOIRE À qui adresserez-vous la parole? Membres de la Légion? Membres éventuels de la Légion? Hommes d affaires locaux? Aîné(e)s? Cadets? Les orateurs efficaces se soucient de leur auditoire; ils consacrent le temps nécessaire pour déterminer qui ils sont, et ils modifient leur allocution selon les intérêts et le niveau d expérience du groupe en question Adaptez la durée de votre allocution à une occasion spécifique. Vingt minutes est normalement suffisant, quoiqu on s attend à ce qu une allocution dominante soit un peu plus longue. Incluez toujours suffisamment de renseignements afin que votre auditoire puisse se rendre compte et apprécier que vous les avez bien renseignés. Cependant, évitez le surplus d information qui ne leur fournirait pas l occasion de réagir ou qui les épuiserait ou les ennuierait. 72

76 CHAPITRE 18 QUEL EST LE MESSAGE? Si vous ne savez pas où vous allez, vous allez probablement vous rendre à un autre endroit, déclarait Yogi Berra il y a quelques années. Ce principe s applique aussi à l art oratoire. Si vous ne connaissez pas le but de votre allocution, elle ne sera pas claire ou efficace Notez votre but en une phrase simple et claire et avec laquelle vous êtes complètement familier. Ne procédez pas avant de connaître votre but à fond; autrement votre allocution sera simplement une collection de pensées et de mots sans direction particulière, et vous raterez la cible. Si vous n êtes pas certain du but, posez-vous la question: Que sera la réaction de l auditoire suite à mon allocution? Complétez la phrase: Si j ai du succès, mon auditoire sera Supposons que vous adressez la parole à des membres des Forces armées en Service actif, au sujet de la Légion; vous pourriez écrire: Si je dois les intéresser, mes auditeurs et auditrices seront informés des services et activités qui existent au sein de la Légion et des bénéfices qu ils pourront en retirer en se joignant à l organisation aujourd hui. Voici donc votre but. 73

77 CHAPITRE 19 CONSEILS POUR LA RÉDACTION Après avoir établi votre but sur papier; que faire? Eh bien, il existe une formule classique pour la rédaction d allocutions: Avisez votre auditoire de ce que vous allez leur dire; dites-leur; et puis, dites-leur ce que vous leur avez dit Un conseil utile sans doute; cependant, plusieurs écrivains avisent qu au lieu de déclarer le message, expliquez-le. Par exemple, une déclaration: La Légion fournit des logements à prix modiques à plusieurs aîné(e)s est peu convaincante. D autre part, une déclaration: L an passé la Légion a dépensé 3.7 $ millions pour logements pour aîné(e)s, augmentant ainsi la valeur estimée des logements de la Légion à un total de $ millions est convaincante et impressionnante Si vous discutez de programmes de sports pour les jeunes, dites à vos auditeurs et auditrices quels programmes existent et le nombre de jeunes à travers le Canada qui y participent Peut-être planifiez-vous une allocution pour informer les membres de l exécutif sur le besoin de sensibiliser les gens de la communauté sur les activités et programmes de la Légion. Vous allez probablement leur expliquer pourquoi les relations publiques et la publicité sont si importantes et la valeur de préparer un plan annuel de relations publiques. Cependant, votre message créera une impression beaucoup plus forte si vous accompagnez celui-ci de suggestions utiles Par exemple, vous pouvez suggérer que les filiales participent davantage dans les activités de la communauté; créent des occasions pour accueillir des groupes et des membres de la communauté à la filiale, encouragent la participation de non membres dans les activités de la Légion et travaillent plus étroitement avec les médias d information En suggérant des projets et des activités spécifiques que les filiales peuvent amorcer pour réaliser leurs buts, vous ajouterez infiniment à la valeur de votre allocution et au plaisir que l auditoire en tirera Pour améliorer vos connaissances des méthodes utilisées dans le domaine des relations publiques et la publicité, vérifiez la 74

78 bibliographie à la Partie 1 de ce manuel. Les chapitres sur la publicité et les relations publiques peuvent aider grandement les préposé(e)s aux relations publiques avec leurs méthodes de communication au sein de la Légion et des communautés Pour expliquer un point (non seulement les points majeurs, mais aussi ceux de moindre importance qui les appuient), vous devez être au courant de certains faits que peut-être vous ne possédez pas sur le bout du doigt. De tels renseignements ainsi que de l information additionnelle sont disponibles dans la publication Notes pour allocutions, à l intention des filiales de la Légion Si vous préparez une ébauche complète du texte de votre allocution, écrivez-la dans un style naturel semblable à une conversation. Utilisez des mots simples et des phrases assez courtes; autrement, vous devrez pauser à mi-phrase pour respirer. Aussi, utilisez plusieurs virgules afin de faciliter votre débit Lorsque nous écrivons, nous utilisons souvent des structures complexes de phrases pour apparaître professionnel et érudit. Cependant, si vous trébuchez sur une phrase et que vous avez de la difficulté à placer l emphase au bon endroit, vous n aurez pas l air d un individu professionnel ou érudit. Rédigez soigneusement votre allocution pour qu elle soit facile à communiquer tout en étant facile à écouter. 75

79 CHAPITRE 20 BÂTIR LA STRUCTURE Débutez votre planification en écrivant, dans aucun ordre particulier, tout ce que vous connaissez sur l objet de votre allocution au fur et à mesure que les idées vous viennent à l esprit. Durant votre recherche sur un sujet, notez les faits importants et intéressants immédiatement. Continuez votre travail jusqu à ce que vous possédiez de la documentation en quantité suffisante pour la durée de votre allocution Puis, analysez votre liste. Avec une plume en couleurs, encerclez ce que vous considérez les points majeurs. Numérotez-les dans l ordre qu ils devraient être présentés. En plus, considérez la quantité d information que votre auditoire est en mesure d absorber. La plupart des auditeurs ne peuvent accepter que trois ou quatre idées principales en même temps. Vous pouvez grouper les points similaires sous un titre (ou point majeur) et effectivement avoir trois ou quatres points de moindre importance pour chaque point majeur. Après avoir bâti la structure de votre présentation, planifiez une introduction et une conclusion. 76

80 CHAPITRE 21 VOTRE INTRODUCTION Pour qu elle soit efficace votre introduction doit capter l attention de votre auditoire tout en les dirigeant vers le but et la direction de votre présentation La façon de procéder variera selon qui ils sont, le but de la présentation et votre propre style. Une plaisanterie ou une anecdote, une activité, une question, un fait saisissant, un problème réel, et un simple Bonjour sont tous des méthodes appropriées, selon les circonstances Les auditoires aiment l humour, mais seulement si vous êtes capable de la transmettre et si cette humour cadre dans le contexte de l allocution et de la situation. Si l humour n est pas votre style, ce n est pas le moment ni l endroit pour tenter une expérience dans ce domaine Une bonne façon de débuter est de raconter une histoire...normalement au sujet de quelqu un ou d un événement qui mène à la raison pour laquelle vous prononcez cette allocution. Une anecdote personnelle est souvent efficace et aide l auditoire à établir un rapport personnel avec vous et le sujet que vous allez traiter. Une citation provenant d une personne célèbre ou un document sont d autres moyens pour annoncer le sujet de votre allocution En bref, avisez l auditoire des points que vous couvrirez et ce qu ils apprendront de vos commentaires. La plupart des auditeurs et auditrices voudront se sentir confiants que vous avez planifié votre présentation et aussi connaître le contenu à l avance s ils désirent prendre des notes. 77

81 CHAPITRE 22 RÉCAPITULATION ET CONCLUSION Après avoir présenté tous vos points, faites une brève récapitulation. Ensuite, faites une déclaration de clôture avisant vos auditeurs de ce que vous désireriez qu ils fassent ou pensent à la suite de votre allocution (il s agit d une déclaration du but que vous avez déjà établi à l origine). 78

82 CHAPITRE 23 VOS NOTES Il se présentera des occasions où vous devrez utiliser des notes. Il y aura même des situations où il est conseillé d utiliser des notes; par exemple, dans le cas où vous pouvez être cité par les médias ou si votre allocution doit être publiée. Peu importe que vous soyez un excellent orateur qui peut se prononcer sans notes, il est toujours utile de pouvoir parler à partir d un document détaillé N essayez pas de dissimuler votre texte sur des toutes petites cartes de notes; écrivez-le à la main ou dactylographiez-le sur une feuille, grandeur 8 1/2 X 11, utilisant des grosses lettres avec double interligne. Soulignez les phrases clé qui demandent de l accentuation et utilisez des barres obliques (/) pour vous rappeler de faire une pause. Plusieurs orateurs recommandent de limiter votre texte aux deux tiers supérieurs de la page afin que votre tête ne soit pas trop penchée vers le lutrin Numérotez les pages bien clairement, mais ne les agrafez pas ensemble. Lorsque vous terminez une page, glissez-la de côté sans distraire votre auditoire. 79

83 CHAPITRE 24 CONSEILS POUR LA PRÉSENTATION Répétez votre allocution plusieurs fois jusqu à ce que vous soyez absolument familier avec celle-ci et que vous ayez acquis le rythme désiré pour le débit. Pratiquez debout, dans une pièce assez grande et devant une autre personne, si possible. Vous pouvez aussi utiliser un magnétophone et un miroir pour jauger votre présentation Minutez votre présentation, permettant des interruptions, discussions et une période de questions. C est une marque de courtoisie et de professionnalisme de s en tenir à la période de temps allouée ou organisée Préparez une brève introduction pour vous-même et expédiezla à l organisateur de l activité afin que vous puissiez être présenté adéquatement. Joignez une liste d équipements qui amélioreront l efficacité de votre présentation, tels que microphones, projecteur de diapositives, baguette pour illustrer un point, ou un tableau noir Dès votre arrivée au site de la présentation, vérifiez les facilités disponibles - les dimensions de la pièce, votre propre position vis à vis l auditoire et les acoustiques. Vérifiez le fonctionnement du microphone Placez vos notes sur le lutrin ou une table, reculez d un pas afin que l auditoire puisse voir votre visage lorsque vous jetez un coup d oeil vers le lutrin ou la table. Établissez un contact visuel dès le début et rétablissez-le en regardant constamment l auditoire suite à chaque coup d oeil que vous portez sur vos notes ou votre texte Des gestes rehausseront la qualité de votre présentation; cependant, évitez les actions superflues ou agaçantes telles que boutonner ou déboutonner votre veston, taper le lutrin, passer la main dans vos cheveux, taper du pied ou ajuster votre cravate; ces actions distraient l auditoire Soyez au courant de la prononciation correcte de noms ou mots difficiles. Un magnétophone peut vous aider à déceler les sections de votre texte où vous pourriez avoir des difficultés. 80

84 CHAPITRE 25 CONTRÔLE DU TRAC L art oratoire est une performance tout comme interpréter ou chanter, et lorsque vous faites face à un auditoire vous pouvez vous attendre à être un peu nerveux. En effet, sans un peu d excitation nerveuse, il est facile de présenter une allocution sans vigueur D autre part, un excès de nervosité peut gêner votre spontanéité et être inconfortable pour l auditoire. Les conseils suivants aideront à calmer vos craintes, vous permettant de fonctionner efficacement. a. Respiration profonde - prenez trois respirations profondes immédiatement avant de parler. Le surplus d oxygène aura un effet calmant. b. Regardez un auditeur dans les yeux pour quelques secondes, puis regardez-en un autre. En vous concentrant sur un individu, vous pouvez réduire le stimulus visuel qui se produit lorsqu on regarde une masse de visages. Moins de stimulus, moins de panique. c. Souriez - il se peut que ça ne vous intéresse pas, mais ceci vous détendra ainsi que votre auditoire. d. Exercices de tension/détente - Avant de débuter, réduisez votre niveau d adrénaline et les symptômes de panique qui s y rattachent en faisant quelques exercices rapides. Tendez les muscles de votre cou et des épaules et détendez-les complètement. Les muscles non tendus offrent moins de possibilité pour crampes ou de trembler. e. Avalez - Ayez de l eau à votre portée. Pour réduire la tension, pausez périodiquement et buvez une petite gorgée d eau avant de continuer. f. Visualisation positive - Avant le jour choisi pour votre présentation, consacrez du temps à réfléchir sur votre performance. Pensez à une situation où vous parlez et l auditoire est heureux de vous entendre. Pensez que vous avez contrôle total de la pièce et que vous êtes confiant 81

85 dans votre habilité. En plantant ces images positives dans votre esprit, vous planifiez votre succès. g. Répétez - Pratiquez jusqu à ce que vous soyez confortable avec le sujet de votre allocution. 82

86 CHAPITRE 26 ALLOCATION IMPROMPTUE Plusieurs personnes craignent les allocutions impromptues parce qu elles sont inquiètes de leur habilité de pouvoir improviser. Mais tout comme il en est pour les allocutions préparées, des connaissances adéquates du sujet et de la pratique engendrent la compétence La clé pour les allocutions impromptues est l organisation de vos pensées. Toute allocution ou réponse impromptue peut être organisée rapidement si vous apprenez et pratiquez en utilisant un plan prototype: a. Chronologique; i. En premier lieu, parlez du passé. ii. Puis, du présent. iii. Concluez avec à quoi on peut s attendre à l avenir. b. Préparation; i. Exposez votre position. ii. Donnez vos raisons. iii. Citez un exemple qui appuie votre position. iv. Exposez de nouveau votre position. c. Résolution de problème; i. Exposez le problème. ii. Offrez plusieurs solutions ou organisez une discussion pour obtenir des idées de la part de l auditoire. iii. Concluez en expliquant la raison pour laquelle vous appuyez la solution la plus plausible Lorsque vous aurez mis ces grandes lignes organisationnelles en pratique, vous réaliserez qu il sera plus facile de demeurer 83

87 calme lorsque vous aurez à faire face à une question imprévue. Il est important que vous apparaissiez calme car si vous êtes manifestement incertain de vous-même, l auditoire aura de la difficulté à vous croire D autre part, si vous prononcez une allocution concise et bien organisée, votre auditoire sera impressionné avec vous personnellement et avec la Légion en entier. 84

88 CHAPITRE 27 VÉHICULE POUR VOTRE MESSAGE TON DE LA VOIX Une voix basse est désirable parce qu elle est plus douce pour les oreilles et s associe toujours avec l autorité Afin d abaisser le ton de votre voix, détendez les muscles qui contrôlent vos cordes vocales. Gardez le menton bas et votre cou et mâchoire détendus. Le fait d avaler aide à lubrifier les cordes vocales et à détendre les muscles. PROJECTION Des changements au volume de votre voix aideront à conserver l attention de l auditoire; cependant même lorsque vous parlez doucement, votre voix doit quand même se projeter Une respiration adéquate, une articulation claire et l endroit où vous êtes dans la pièce sont tous des facteurs qui affectent la projection de votre voix. Pratiquez en gardant beaucoup d air dans vos poumons pour supporter votre voix Afin de rehausser la qualité des acoustiques, essayez de placer le lutrin de façon à ce que votre dos soit près d un mur. RYTHME Un message avec rythme suggère de l enthousiasme, de la confiance en soi et que vous êtes conscient de la présence de votre auditoire. Un débit précipité sans aucune pause suggère la panique alors qu un débit lent encourage les auditeurs à s intéresser à d autres activités. Variez le rythme et pausez occasionnellement pour effet. 85

89 DICTION Une élocution claire aide vos auditeurs à mieux comprendre tout en indiquant vos intentions. Une telle élocution transmet l information que ce message est important Soyez toujours conscient de votre élocution; ralentissez si vous commencez à trébucher sur vos mots et utilisez un magnétophone pour déceler les mots qui ne sont pas clairs. 86

90 CHAPITRE 28 COMMENT FORTIFIER VOTRE VOIX EXERCICES POUR FORTIFIER VOTRE VOIX Lire à haute voix - Il n existe pas de meilleur moyen pour devenir familier avec sa propre voix que de lire à haute voix. Variez votre expression et volume alors que vous lisez. Placez beaucoup d importance sur votre articulation. Lisez de façon dramatique et vous ajouterez de la variété et de l intérêt à votre voix Fredonner - Peut sembler un peu stupide, mais le fait de fredonner avant de prononcer une allocution permet de réchauffer les cordes vocales et détend la gorge. Fredonner aide aussi à prévenir du dommage aux cordes vocales et prolonge la période de temps que vous pourrez parler sans placer trop de stress sur votre voix Compter à haute voix - Compter à haute voix est un moyen efficace pour améliorer le contrôle du volume de votre voix. Tout en parlant de façon normale, comptez de un à vingt alors que vous expirez lentement. Si vous exécutez ceci facilement, essayez de le faire jusqu à vingt-cinq. Ne forcez pas votre voix. Lorsque le volume s affaiblit, arrêtez, respirez et débutez à nouveau. 87

91 CHAPITRE 29 L ATTITUDE COMPTE Dans l art oratoire public,il n existe pas de facteur plus important que l attitude que vous démontrez à l égard de vos auditeurs et auditrices ainsi que le matériel présenté. Les auditoires peuvent noter si vous n êtes pas enthousiaste, mal préparé à exercer du leadership et si vous ne vous souciez pas d eux ou de vousmême Les orateurs enthousiastes sont plein d entrain. Ils mettent de l expression dans leur voix et de l énergie dans leurs gestes. L enthousiasme est aussi communiqué par une posture droite et des expressions vives dans le visage. Tout simplement, ces personnes communiquent de l enthousiasme Les orateurs doivent être prêts à démontrer du leadership. Personne d autre n est responsable pour que l allocution soit prononcée dans la période de temps permise; pour s assurer que l auditoire comprenne et participe; pour s assurer que la salle est adéquate et les équipements placés au bon endroit ou que les renseignements fournis sont exacts et utiles Les orateurs efficaces prennent les mesures nécessaires pour connaître leur auditoire et ajustent leur allocution pour satisfaire les intérêts et le niveau d expérience du groupe en question. Ils expliquent pourquoi leur message est pertinent et utile et se prêtent volontiers aux questions en référant à l auditeur par son nom, lorsque c est possible. Aussi, ils offrent des conseils utiles et souvent encouragent les auditeurs à partager leurs connaissances du sujet Si vous attirez l attention sur votre manque de préparation ou nervosité, ceci aura un impact négatif sur l auditoire. Les orateurs efficaces communiquent la confiance qu ils ont envers leur documentation, envers eux-mêmes et la vie en général. Communiquez une attitude positive en choisissant les mots exacts, une inflexion vocale et une bonne posture En dernier lieu, votre attitude affectera votre préparation et performance et, par conséquent, déterminera la réaction de votre auditoire à votre égard, votre matériel et la Légion. 88

92 CHAPITRE 30 RÉPONDRE AUX QUESTIONS Les questions provenant de l auditoire sont utiles car elles indiquent si vos auditeurs ont compris et accepté vos idées en plus de vous fournir une occasion additionnelle pour clarifier les points qu ils n ont peut-être pas compris. Pour répondre aux questions d une manière effective: a. Planifiez - Annoncez dès le début que vous accueillerez favorablement leurs questions suite à votre présentation et planifiez la transition de votre présentation à la période des questions. b. Anticipez les questions - Faites une liste de questions probables qu on vous posera. Pour recueillir l information requise, pratiquez votre allocution en présence de collègues ou d amis et déterminez quels types de questions ces personnes ont. Vous découvrirez peut-être que vous n avez pas inclus des renseignements pertinents dans votre présentation. c. Clarifiez la question - Soyez certain que vous comprenez la question. Si nécessaire, reformulez-la à l auditeur. Si vous ne connaissez pas la réponse, promettez de la trouver et communiquez avec cette personne plus tard. d. Ne soyez pas défensif - Donnez l impression que vous acceptez avec plaisir de répondre aux questions. Une attitude positive peut rehausser la qualité d une présentation couronnée de succès. e. Alignez la question avec le message principal -Avant de répondre à une question, évaluez pour un moment la façon de procéder afin que votre réponse appuie votre message. f. Désarmez les questions-pièges - De temps à autre la personne qui posela question essaiera de vous embarrasser avec une question-piège -- une question basée sur une fausse prémisse ou une hypothèse hors de propos. Soyez poli, mais désarmez cette personne en lui demandant d expliquer sa question et de partager l information à sa disposition...et détournez la question hors de propos même si vous connaissez la réponse. 89

93 Demandez à cette personne d expliquer quel rapport existe entre sa question et votre présentation. g. Divisez les questions complexes - Si une personne vous pose une question qui présente de nombreux aspects, divisez-la dans ses parties constituantes avant d y répondre. 90

94 CHAPITRE 31 RÉCAPITULEZ Surveillez la période de temps qu on vous a allouée et avant qu elle se termine, récapitulez brièvement votre présentation. Il s agit ici de l impression définitive que vous laisserez avec votre auditoire. Votre récapitulation devrait être positive et pleine d entrain. 91

95 CHAPITRE 32 CONCLUSION L art oratoire demande beaucoup de temps et d efforts; cependant, la satisfaction obtenue d une présentation couronnée de succès est une récompense en elle-même pour vous et pour la Légion Lorsqu on vous demande de prononcer une allocution, vous avez le contrôle. Assurez-vous que vous avez suffisamment de temps pour vous préparer et pratiquer. Rappelez-vous d exhiber une attitude positive et de communiquer de l enthousiasme Racontez l histoire de la Légion royale canadienne de façon dynamique que seules vos propres expériences peuvent exprimer. Bonne Chance. 92

96 Rédigé par: Le comité des Relations Publiques de la Direction nationale La Légion royale canadienne 359 rue Kent Ottawa, ON K2P 0R7 Téléphone: Télécopieur: No