Manuel Utilisateur du profil Collectivités sur le téléservice «réseaux-et-canalisations.ineris.fr»

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1 Manuel Utilisateur du profil Collectivités sur le téléservice «réseaux-et-canalisations.ineris.fr» V7 du 8 novembre 2016 DSI A Page 1 sur 12

2 Sommaire 1 Introduction Activation du compte Espace Collectivité Mes informations Ma société Gestion des comptes Modifier mon mot de passe / Renouvellement certificat Modifier mon mode d authentification Mes communes Mes paramètres Liste des exploitants de réseaux Fonctionnement de l outil Absence d un exploitant Absence d une commune Historique des consultations La zone de filtre pour la recherche Les résultats Visualisation des réseaux en arrêt définitif d exploitation Le support technique Contacter le support Suivi des demandes de support Page 2 sur 12

3 1 Introduction En tant que collectivité territoriale, vous avez accès à un profil spécifique vous donnant la possibilité de visualiser la liste : - des exploitants présents sur le territoire sur lequel vous êtes compétent, - des consultations anonymes réalisées sur le territoire de la collectivité. Les identifiants «Collectivité territoriale» fournis par le Ministère permettent l activation du compte. Ils sont à renseigner dans «Compte existant» de la page de connexion. Si vous ne connaissez pas ces identifiants, vous pouvez en faire la demande auprès de nos services en contactant le support par mail ou par téléphone au En tant que collectivité territoriale, vous pouvez également accéder au qu exploitant de réseaux, responsable de projet, ou exécutant de travaux différents manuels). Il vous faut vous déconnecter pour changer de profil. téléservice en tant (se reporter à ces 2 Activation du compte Après avoir saisi vos identifiants, vous accédez à la page «Inscription». Vous devez compléter les informations relatives à votre compte. Un courriel est envoyé sur l adresse de messagerie préalablement saisie. Celui -ci contient deux liens permettant de choisir le mode de connexion soit par certificat électronique soit par courriel et mot de passe. En cliquant sur l un de ces liens, vous êtes redirigé sur le téléservice sur la page de connexion. Vous devez lire et valider les conditions générales d utilisation pour accéder à l espacee Collectivité. Page 3 sur 12

4 3 Espace Collectivité L espace Collectivité vous permet de modifier vos informations personnelles, celles de votre collectivité, de gérer votre mode de connexion, de créer de nouveaux comptes utilisateurs et de visualiser la liste des communes rattachées à votre compte. 3.1 Mes informations Ce menu permet d accéder à vos informations personnelles Vous pouvez modifier votre courriel en cliquant sur le lien prévu à cet effet. Inscrivez votre nouveau courriel dans le champ correspondant. Il est obligatoire de répondre à la question secrète demandée. Cette question est celle que vous avez choisie lors de la création de votre compte. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer. Un courriel est envoyé. Pour valider le changement de courriel, cliquez sur le lien qu il contient. Votre nouvelle adresse de messagerie est enregistrée. Si vous avez perdu la réponse à la question secrète, nous vous invitons à en faire la demande via le formulaire. Celui-ci est disponible dans le menu Espace collectivités, dans le sous-menu Contacter le support. 3.2 Ma société Les informations de votre collectivité et leurs modifications sont communes à l ensemble des utilisateurs attachés à votre «Société». Les champs suivis d un astérisque rouge sont obligatoires. Cliquez sur Enregistrer pour prendre en compte les modifications. Page 4 sur 12

5 Vous pouvez visualiser la Liste des comptes associés à votre société. Pour ajouter des comptes, nous vous invitons à consulter le paragraphe intitulé Gestion des comptes. Si vous souhaitez désactiver des comptes, contactez le support technique du téléservice. 3.3 Gestion des comptes Ces comptes «secondaires» peuvent être créés grâce au menu «Gestion des comptes». Pour en créer un, il faut saisir le courriel du nouveau collaborateur. Une notification par courriel indiquant que la demande a bien été prise en compte vous est alors envoyée. Le collaborateur reçoit également un courriel. Il doit cliquer sur le lien pour arriver sur la page Inscription qui lui permettra de procéder à son enregistrement. Le lien contenu dans le courriel est valide pour une durée de 72 heures. Passé ce délai, vous devez renouveler l opération. 3.4 Modifier mon mot de passe / Renouvellement certificat En fonction de votre mode de connexion, l intitulé de la rubrique suivante varie. Le mode d authentification se fait par courriel / mot de passe, l intitulé sera Modifier mon mot de passe. Dans ce cas, vous devez renseigner la réponse à votre question secrète puis définir votre nouveau mot de passe de connexion. Nous vous demandons de saisir à deux reprises le nouveau mot de passe puis cliquer sur Enregistrer. La mise à jour est instantanée et vous est confirmée par un message s affichant à l écran. La connexion au compte se réalise grâce à un certificat, l intitulé sera Renouvellement certificat. Un mois avant la date d expiration de votre certificat, le téléservice vous en informera par mail. Page 5 sur 12

6 Pour renouveler celui-ci, cliquez sur Renouvellement certificat. Répondez à votre question secrète puis cliquer sur Valider. Un courriel vous est transmis. Veuillez suivre les instructions qu il contient. Il est nécessaire d enregistrer votre nouveau certificat dans votre navigateur avant de cliquer sur le lien contenu dans le courriel. 3.5 Modifier mon mode d authentification Vous pouvez à tout moment modifier votre mode de connexion. Si vous vous connectez à l aide de votre courriel et d un mot de passe et que vous possédez un certificat électronique accepté par le téléservice, vous devez cliquer sur le bouton Sélectionner mon certificat et choisir votre certificat dans la liste s affichant à l écran. Votre nouveau mode de connexion est actif instantanément. Pour passer du mode par certificat au mode identifiant (mot de passe), répondez à votre question secrète et saisissez deux fois le mot de passe de votre choix. Le mode de connexion est modifié dès validation de la modification. 3.6 Mes communes Cette rubrique indique la où les communes enregistrées pour votre compte. Vous pouvez filtrer cette liste sur le code postal, la commune ou le code INSEE et modifier le nombre de communes affichées à l aide du filtre en haut à droite. Page 6 sur 12

7 3.7 Mes paramètres Le menu permet de choisir la fréquence de réception du courriel vous informant des consultations réalisées sur votre territoire par les déclarants. Dans la liste déroulante, vous pouvez choisir : un envoi pour chaque consultation un envoi quotidien (tous les jours à 7h) un envoi hebdomadaire (tous les lundis à 7h) un envoi mensuel (tous les 1 er de chaque mois) aucun envoi La fréquence de réception est propre à chaque compte ; deux comptes secondaires peuvent donc avoir deux périodicités différentes. Elle est également modifiable à tout moment. Si ce paramètre n est pas renseigné, la fréquence de réception sera par défaut «Aucun envoi». 4 Liste des exploitants de réseaux En tant que collectivité, vous avez accès à la liste des exploitants de réseaux présents sur les communes enregistrées dans votre compte. 4.1 Fonctionnement de l outil Sélectionnez la Commune désirée. L ensemble des communes figure dans le menu déroulant. Une fois la commune choisie, la liste des exploitants s actualise afin d afficher uniquement les exploitants ayant enregistrés des ouvrages sur cette commune. Vous pouvez réduire la liste des exploitants grâce aux différents critères de sélection. Les listes déroulantes permettent d affiner vos critères. Page 7 sur 12

8 Société Catégorie Type d ouvrage Positionnement Acheminement En cliquant sur le bouton de zonage il est possible de visualiser la zone d implantation d un ouvrage d un exploitant si celui ci l a renseigné. Le message Toute la commune indique que l exploitant n a pas renseigné de bande de zonages ou qu il est présent sur l intégralité de la commune. Cette zone d implantation n est pas le tracé précis des réseaux mais correspond aux exigences de l arrêté du 23/12/ /2010, article 4, relatif aux obligations des exploitants d ouvrages et des prestataires d aide envers le téléservice «reseaux-et-canalisations.gouv.fr". La loupe de la colonne Infos permet d obtenir les informations détaillées d un exploitant (coordonnées postales, téléphone, fax, courriels ). 4.2 Absence d un exploitant Si vous constatez l absence d un exploitant dans la liste affichée, nous vous invitons à vous rapprocher de lui pour le prier de référencer ses ouvrages sur le téléservice au cas où cela n aurait pas été fait. Vous pouvez également avertir la Direction Régionale de l Environnement, de l Aménagement et du Logement (DREAL), relative à votre territoire. Pour cela, rendez-vous dans le menu Espace Collectivité, sous-menu Contacter le support, et sélectionnez le thème Sécurité des réseaux. 4.3 Absence d une commune Si vous gérez une commune mais qu elle n apparaît pas dans la liste des choix, nous vous invitons à contacter le support à l aide du formulaire disponible dans le menu Espace Collectivité, sous- menu Contacter le support. 5 Historique des consultations En tant que collectivité, vous avez la possibilité de visualiser la liste des consultations qui ont été réalisées sur votre territoire. Afin d y accéder, rendez-vous dans Visualisation des consultations. Page 8 sur 12

9 Un outil cartographique vous permet d obtenir, en fonction d un secteur géographique défini par vos soins, la liste des consultations réalisées. réalisées Cet écran se divise en deux parties distinctes : 5.1 La partie gauche, contenant le pré-positionnement, pré positionnement, les outils de tracé de l emprise, les couches disponibles, les informations sur la carte et la carte. Cette partie correspond à l outil Cartographique. Son utilisation est facultative si vous recherchez une consultation sans tenir compte d une zone géographique précise. La partie droite, contenant la zone de filtre pour la recherche et les résultats de cette cet dernière. Cette partie correspond aux consultations effectuées uniquement sur le téléservice. La zone de filtre pour la recherche Vous pouvez définir différents critères afin d affiner votre recherche. Plusieurs Plus filtres sont disponibles. Vous pouvezz notamment choisir la région, le département ou encore la commune sur laquelle a eu lieu la consultation. du téléservice « canalisations.ineris.fr» Page 9 sur 12

10 Il est également possible de retrouver une consultation à l aide de son numéro, de sa date ou bien de sa nature (DT, DICT, ATU). 5.2 Les résultats Les résultats de votre recherche s affichent en bas à droite de l écran. En cliquant sur un des numéros de consultation, la zone d emprise correspondante s affiche. Si vous cliquez sur la loupe, vous avez la possibilité de Télécharger PDF résumé. Le dossier Résumé contient : Les informations sur la localisation du chantier Les exploitants potentiellement concernés par l emprise du chantier Les ouvrages en arrêt définitif d exploitation. Les coordonnées du déclarant n apparaissent pas dans le dossier téléchargé, elles sont strictement confidentielles. 6 Visualisation des réseaux en arrêt définitif d exploitation Afin d accéder à la liste des réseaux en arrêt définitif d exploitation présents sur les communes de votre secteur, rendez-vous dans le sous-menu Visualisation des réseaux en arrêt définitif d'exploitation du menu Espace Collectivité. Page 10 sur 12

11 Figure 1 - Visualisation des réseaux en arrêt définitif d'exploitation Vous accédez à un outil cartographique vous permettant d obtenir, d obtenir, en fonction de votre secteur, la liste des réseaux en arrêt définitif d exploitation. Il vous est possible d affiner votre recherche jusqu à la commune. En cliquant sur le bouton Valider, Valider, vous obtiendrez la liste éventuelle des réseaux en arrêt définitif définit d exploitation dans ce secteur géographique. Ces derniers s affichent dans un bloc situé en bas de votre écran. Vous pouvez l imprimer le plan et les informations du réseau en cours de visualisation en cliquant sur le bouton Imprimer en haut à droite de votre écran Le support technique Contacter le support Si vous avez des questions juridiques ou techniques en rapport avec le téléservice, nous vous invitons à contacter le support. Celui-ci, Celui ci, vous répondra dans les plus brefs délais. Cliquez sur Espace collectivité,, sous-menu sous Contacter le support.. Précisez dans le formulaire le sujet de votre demande, la catégorie tégorie à laquelle il se rapporte, rapporte, le thème, la commune concernée, notamment s il s agit d une question sur la sécurité des réseaux, et enfin remplissez remplissez le champ Message. Cliquez sur Enregistrer pour transmettre la demande à l équipe Support. Il est important d être le plus précis possible dans votre demande afin d en faciliter le traitement. du téléservice « canalisations.ineris.fr» Page 11 sur 12

12 Lors du choix du thème, les questions les plus fréquemment posées par les utilisateurs apparaîtront. Si votre question s affiche, cliquez dessus. Vous accéderez instantanément à une réponse adaptée à votre demande. 7.2 Suivi des demandes de support Lorsque vous formulez des demandes à l équipe Support, cette dernière vous répond sous 5 jours ouvrés. La réponse est disponible dans Suivi des tickets support et vous est transmise par courriel. La rubrique Suivi des tickets support correspond à un historique des demandes que vous avez effectuées. Chaque ticket est défini par sa référence, sa date de création, son sujet, sa catégorie d appartenance, son thème, le correspondant ayant répondu à votre demande et son statut. Ce dernier est soit En attente, soit Résolu. Pour accéder au détail d une demande, cliquez sur la loupe de la ligne correspondante dans la colonne Actions. Page 12 sur 12