Le progrès par l adaptation des organisations

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1 Le progrès par l adaptation des organisations GESTION DE PROJETS SIMULTANES EN SITES DEPORTES MULTIPLES Jean-Marie ROUGE - FORCLUM Activité : Performance Industrielle Maison des Entreprises 16, rue de la Vallé lard BLOIS CEDEX TEL. : TELECOPIEUR :

2 Réf. 1008/172 Club PRODUIRE SOMMAIRE Pages CONTEXTE I LE GROUPE EIFFAGE 1 II FORCLUM 41 2 L EXPERIENCE VECUE I QUELQUES EXEMPLES 3 II PROCESSUS 4 1 Interactions 2 - Réalisations d affaires CONCLUSION

3 Club PRODUIRE Réf. 1008/172 1/11 CONTEXTE I - LE GROUPE EIFFAGE Organisation Complémentarité des métiers des cinq branches Effectifs par branche Génie civil Travaux publics Routes Bâtiment - Immobilier Exploitation infrastructures Construction métallique Installation multitechnique Génie Electrique - Climatique Mécanique Eiffage Travaux Publics Forclum Eiffage Construction Eiffage Concessions Eiffel 2 3 Activités par nature de clientèle Les missions Opérateurs Nationaux 19 % Etat 8 % Collectivités Locales 24 % Production et transport d énergie Equipements et Infrastructures de transport Equipements et réseaux de telecommunication Tertiaire 26 % Industrie 23 % Systèmes d éclairage Installation de réseaux électriques - Electrification Adduction d eau et assainissement Energies renouvelables Systèmes de gestion et d information Génie climatique Génie mécanique Maintenance 4 5

4 Club PRODUIRE Réf. 1008/172 2/11 II FORCLUM 41 FORCLUM 41 La proximité La communication Participation au Défi inter- entreprises 1000 participants 150 entreprises du 41 FORCLUM VENDOME Des équipes GOYER tous les ans à nos côtés FORCLUM BLOIS Et bien sûr on laisse toujours gagner les clients. Nos propres ambulances! FORCLUM ROMORANTIN «la logistique».

5 Club PRODUIRE Réf. 1008/172 3/11 L EXPERIENCE VECUE I - QUELQUES EXEMPLES EXEMPLE DE SITE DEPORTE USINE DES EAUX DE BLOIS HOPITAL de BLOIS DEVIS en 2001 / TRAVAUX livrés en 2009 En 2008 Réalisation du nouveau TGBT (12ml) Pôle de gériatrie de BLOIS en deux tranches En 2007 déplacement du Groupe électro 630KVA -Définition du bâtiment à reconstruire Tranche 2007/2008 Tranche 2009/ de travaux heures plans luminaires de travaux heures plans luminaires chambres - 5 restaurants chambres - 4 restaurants CENTRE LECLERC DE BLOIS LYCEE CLAUDE DE FRANCE ROMORANTIN LANTHENAY Centre commercial et magasins de la galerie MONTANT COMMANDE 740 K Heures Heures et k Maison de retraite de Chailles Électricité plomberie chauffage et eau chaude sanitaire solaire Bowling de BLOIS Synergie entre nos métiers MONTANT COMMANDE TOTALE ELECTRICITE 380 K 5000 H PLOMBERIE 200 K 2800H BOWLING DE 20 PISTES CVC 500 K 4200 H

6 Club PRODUIRE Réf. 1008/172 4/11 CHAUFFERIE PAILLE DE DROUÉ Ecole Départementale des Sapeurs-Pompiers du Loir et Cher (EDSP41) Synergie entre service GENIE CLIM et GENIE ELECTRIQUE Puissance de La chaudière : 160 kw La toute première chaufferie française alimentée en granulés de paille vouée à produire l énergie pour chauffer 38 logements de l OPAC à DROUÉ (41). II - PROCESSUS 1 - Interactions Processus / Interactions ORGANISATION

7 Club PRODUIRE Réf. 1008/172 5/ Réalisations d affaires Processus de réalisation d affaires 2.1 Réunion d enclenchement Processus de réalisation d affaires 1 - REUNION ENCLENCHEMENT du chantier NOMINATION DU CHARGE D AFFAIRES POUR CETTE «MICRO ENTREPRISE». OUVERTURE D UN COMPTE DE GESTION ANALYTIQUE DEDIE. Choix de l équipe pour le projet ( bureau d études - chef de chantier - monteurs) Lecture des données d entrée du projet

8 Club PRODUIRE Réf. 1008/172 6/ Etudes conception Processus de réalisation d affaires 2 ETUDES CONCEPTION (en agence) Contrôle des pièces écrites CCTP et limite des prestations. Montage du dossier sous une forme transportable et reconnu de tous. Liste des plans et schémas à réaliser pour la commande. Correction des budgets d heures d études et de chantier. Modification ou création du planning. Un chantier bien préparé en agence est un chantier fini. 2.3 Achat-Livraison Processus de réalisation d affaires 3 ACHATS - LIVRAISONS Assemblage des documents de consultation fournisseur. Rédaction des commandes avec lieu, date de livraison et conditionnement. Objectif : ne rien faire transiter par nos bâtiments, des livraisons directes en flux tendus minimisant les coûts de transport et les pertes de temps. Contrôle de réception et règlement imputé sur le numéro analytique du chantier.

9 Club PRODUIRE Réf. 1008/172 7/ Préparation chantier Processus de réalisation d affaires 4 PREPARATION CHANTIER Réunion de présentation du chantier avec tous les acteurs du dossier. Pour une très bonne réalisation les équipes doivent être dans un environnement agréable. La base vie : son implantation, sa dimension, ses équipements, sont des critères de réussite. L outillage et les engins de manutention sont différents pour chaque chantier, ils sont donc loués et refacturés sur le N d affaire. C est sur la base du planning que toutes les livraisons sont faites. 2.5 Le suivi d affaires Processus de réalisation d affaires 5 LE SUIVI D AFFAIRES Tous les mois chaque chargé d affaires rend compte par N de chanti er des résultats prévisionnels. Il corrige avec le chef de chantier et définit la main d œuvre encore nécessaire. L ensemble de ces résultats est consolidé par service, par agence, par DR. 90% des chantiers nécessitent une réunion par semaine sur le terrain avec les acteurs métier, maîtrise d œuvre et d ouvrage.

10 Club PRODUIRE Réf. 1008/172 8/ La gestion des ressources Processus de réalisation d affaires 5 LA GESTION DES RESSOURCES Au cours du projet, les besoins en ressources matériels peuvent évoluer et il faut pouvoir répondre rapidement à de nouveaux besoins et gérer les risques liés à d éventuelles indisponibilités. Il est donc chaque semaine nécessaire d affiner le nombre et le profil des monteurs sur tous les chantiers en cours. Réunion de semaine dans le BTP Surnommée la réunion de maquignonnage par M. Jean-Marc AUFORT C est autour de la table ronde que chaque semaine les chargés d affaires négocient, échangent. Futur projet démarche commerciale Échange de personnel en fonction de l avancement et des compétences de chaque chantier Devis à faire L affectation des commandes à réaliser Un seul objectif pour la semaine suivante : qui, où avec quoi!

11 Club PRODUIRE Réf. 1008/172 9/11 CONCLUSION QUESTIONS REPONSES 22/10/08 C.C.I. de Loir-et-Cher : Activité Club PRODUIRE

12 10/14 COMPTE-RENDU Gestion de projets simultanés en sites déportés multiples Jean-Marie ROUGE FORCLUM 1 Comment établissez-vous vos devis? A l aide des devis précédents, de tests marchés, et de ciblage. Les produits sont demandés en offre auprès de fournisseurs par fax. Quand les retours d offre arrivent on retravaille le devis, on établit le bordereau avec le coût matière, on calcule le temps au-delà de la partie brute de production (pose lumière, chaudière ). Enfin, on estime la partie étude et on va jusqu à refaire une liste de ce que l on envisagerait de faire (liste de temps, combien de plans d implantation, organigramme, pages d écran à préparer ). Pour les plans d armoire nous faisons une demande de prix auprès de nos sous-traitants. Une fois que l on a eu la commande on recalcule tout. 2 Il y a-t-il un chargé d affaires par devis? Oui, le chargé d affaires doit gérer ses clients, faire ses devis. Il reste un manager qui délègue si il le peut. Mais il reste responsable du chiffrage. Il doit également vérifier si les marges annoncées au chiffrage sont bonnes ce qui lui permet d ouvrir sa commande en précisant les coûts et les frais de structure à couvrir et bien sûr il s engage à ce moment là. Tous les mois il doit justifier son résultat (facturation en plus, compte prorata qui n avait pas été chiffré ). Si le chargé d affaires ne peut pas s occuper du dossier, le métreur peut faire le devis. 3 Combien de chantiers avez-vous en cours? Une dizaine par chargé d affaires dont 3 gros chantiers au plus. On ouvre (pour plusieurs mois) un chantier sous un numéro, ce qui nous permet une lecture facile quand on fait le point comptable. Un chargé d affaires à moins de de portefeuille a du mal à être rentable, à plus d 1 M à 1,5 M il est en état probable d échec potentiel. 4 Avez-vous un suivi pour la maintenance? Une fois le bâtiment réceptionné on va proposer un contrat de maintenance dans tous les métiers que l on a réalisé. 5 Comment gérez-vous la comptabilité de vos chantiers sur plusieurs exercices? Nous arrêtons nos comptes en décembre. Toutefois, par exemple pour un chantier de 2M sur 3 ans, on enregistre toutes les charges chaque mois, mais comme la marge annoncée est sur l année, le risque est par exemple de clore pour la 1 ère année à 1M avec 2% de résultat ce qui donne à nos actionnaires, et, de tout perdre l année d après. 22/10/08 C.C.I. de Loir-et-Cher : Activité Club PRODUIRE

13 Un chantier ne bouge que très rarement avec une variation à 2 chiffres. C est toujours entre 1 et 3% par rapport à ce qui a été chiffré. 11/14 6 Comment allez-vous gérer en terme de ressources humaines la baisse d activité annoncée dans le bâtiment? On l a déjà anticipé. On fait des prévisions de charge et pour l année prochaine on tient déjà compte d une diminution du chiffre d affaires. Nos frais de structure sont estimés par année sur la réalisation d un volume. Pour l année prochaine on a diminué de 10 à 15% nos prévisions de chiffre d affaires. Par contre la structure étant la même, tous les devis de l année prochaine seront revus avec 1 à 2% de plus pour payer ces frais généraux qui seront en proportion plus élevés. Nous faisons appel généralement de 5 à 10% d intérimaires ; par contre l an prochain ce sera entre 0 et 5% suivant les volumes obtenus. Quand la croissance est là et que nous avons des intérimaires depuis plusieurs mois, nous finissons par les embaucher. 7 Avez-vous la possibilité de «prêter» du personnel à des agences qui ont plus de travail? Oui, le maquignonnage se fait aussi à ce niveau là. C est moins facile car la filiale ne veut pas payer les coûts de transport, alors qu il faut bien intégrer le coût du véhicule (à 0,5 le km). C est l agence qui fournit le matériel et prend en charge le transport. 8 Quelle est la formation pour devenir chargé d affaires? Les années d expérience, il n y a pas de formation particulière. Plus vous rencontrez de cas différents sur le terrain, plus vous êtes efficace et rentable. 9 Il y a-t-il des échanges entre chargé d affaires, et, votre processus évolue t-il? Quand on a démarré la norme ISO on avait peur de ne pas pouvoir décrire notre métier. Chaque étape est bien définie grâce à sa fiche (ex : l entrée d une commande). Tous les problèmes que nous rencontrons sur les chantiers sont relevés et notés. Nous avons également des fiches de travail et d état des chantiers qui sont corrigées, suivies 10 Il y a-t-il une école interne? Elle existe depuis peu de temps mais pour nous, rien ne vaut une expérience sur le terrain, en groupe, d un certain nombre de dossiers Quels sont les pré requis pour devenir un bon chargé d affaires et existe-t-il un dispositif de tutorat? Pour être un bon chargé d affaires, il faut un fort relationnel, un peu de répartie et savoir ne pas se laisser faire. Il faut avoir des qualités commerciales et de management, et, dans le temps, travailler sur ses faiblesses pour arriver à un bon équilibre. A la suite de l entretien annuel individuel, on répertorie les besoins, les envies, les ambitions de chacun. Effectivement il existe une notion de parrainage qui se fait dans 50% des cas. Pour s épanouir il faut connaître le métier et ne pas être introverti. Dès la 1 ère réunion d un chantier, chacun va jouer des coudes pour s imposer. Le but du métier est de gagner de l argent individuellement. Mais les membres de l agence sont là pour se soutenir, si l un d entre nous ne fait pas un bon chiffre une année, le collègue équilibrera les affaires avec son activité propre. 22/10/08 C.C.I. de Loir-et-Cher : Activité Club PRODUIRE

14 12/14 12 Avez-vous des référents techniques sur les nouveaux métiers (énergies renouvelables )? Oui nous avons des référents qui sont également chargés d affaires, en énergie solaire, thermique, génie climatique, en maintenance, photovoltaïque et sur les réseaux. Si c est un référent qui doit établir le devis, il est imputé sur l affaire envisagée. Par exemple, pour un devis photovoltaïque d une grande surface le collègue va se déplacer, faire les relevés et portera le coût du devis sur le numéro d étude en question. Si la commande rentre, elle est affectée au chantier qui s ouvre ; si elle ne rentre pas elle est référencée dans les affaires perdues. 13 Jusqu à quel niveau l informatique est-elle présente dans les interfaces de chantier? Jusqu à la porte du chantier où on essaie de se brancher (photocopieur, PC ). Les comptes-rendus ou les messages sont réceptionnés soit par mail soit par fax, il me faut donc une ligne téléphonique sur chaque chantier. On imprime uniquement que ce dont on a besoin d avoir en permanence avec nous. On pourrait bientôt n avoir que l ordinateur sur le chantier, mais cela poserait un problème pour les plans d exécution car sur les écrans on n en voit qu une toute petite partie. Les documents numériques sont échangés avec le serveur plusieurs fois par jour. Quand on ouvre un dossier apparaissent : le CCTP, les devis, les plans (en permanence mis à jour grâce à la connection au serveur) les comptes rendus, les fournisseurs, les courriers, les factures, le suivi des heures, le planning. Si on nous transmet les CCTP sous CD ou sous forme de plans, on les scannent ou on les enregistrent dans le répertoire. On est aussi obligé de travailler avec des logiciels d architecte comme AUTO CAD. 14 Utilisez-vous le 3G? Cela fonctionne un peu à Blois mais pas vraiment ailleurs. Cependant, nous sommes abonnés ce qui nous permet de nous brancher, par exemple, sur nos services achats pour passer une commande en ligne. Pour passer une commande c est rapide : on se connecte, on a les banques de données de tous les matériels (électriques, chauffage et autres) et on passe les commandes en ligne avec livraison chez le client le lendemain. Avec AUTO CAD on crée différents onglets sur nos plans ce qui nous permet de le modifier plus facilement (par exemple sur l unité gériatrie de l hôpital: anti fugue, appel malade, détection incendie, anti-intrusion, évacuation, éclairage, prises de courant ). La conception d un plan peut nous occuper pendant 6 mois puisque l on peut aller jusqu à définir les rails de supportage, les équipements électriques et des autres lots. Appuyés de réunions de synthèse où on définit, suivant les coupes des couloirs par exemple, où passeront les câbles avec négociation auprès de l architecte Ensuite vient la phase de réalisation sur l approvisionnement du matériel. 22/10/08 C.C.I. de Loir-et-Cher : Activité Club PRODUIRE

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