Utilisation de Webcalendar. Document à destination des enseignants et des personnels administratifs

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1 Utilisation de Webcalendar Document à destination des enseignants et des personnels administratifs

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3 Table des matières Chapitre 1 - Présentation générale... 4 Chapitre 2 - Créer un nouvel événement Ajouter un nouvel événement 5 2. Renseigner l'événement 5 3. Ajouter des participants 6 4. Définition des paramètres répétition et rappels (facultatifs) 7 5. L'événement est crée 8 Chapitre 3 - Créer une tâche Chapitre 4 - Présentation des autres menus (onglets) Mon agenda Vues 13 Chapitre 5 - Liaison avec le cahier de texte CDT Chapitre 6 - Réglage des paramètres

4 Utilisation de Webcalendar Présentation générale Chapitre 1 Présentation générale Webcalendar est un agenda partagé qui fonctionne sur le serveur pédagogique de l'établissement. Présentation de la page d'accueil d'un utilisateur : A quoi sert Webcalendar? Webcalendar permet par exemple de : Créer un événement et éventuellement inviter d'autres personnes en les informant par mail. Créer une tâche et éventuellement y associer d'autres personnes en les informant par mail. Informer les utilisateurs du réseau pédagogique des dates de conseil de classes. Indiquer aux élèves les devoirs donnés par les enseignants ( associé avec le service CDT) Récupérer les données des emplois du temps des classes et des enseignants saisies dans l'application CDT. Etc... Qui peut utiliser Webcalendar? Les professeurs Les élèves Les personnels administratifs 4

5 Créer un nouvel événement Utilisation de Webcalendar Créer un nouvel événement Chapitre 2 Voici la méthode pour créer un nouvel événement 1. Ajouter un nouvel événement Il y a 2 façons de procéder : 2. Renseigner l'événement Étape 6 : accès : L'accès privé permet de cacher le motif de l'événement aux personnes autorisées à consulter l'agenda. L'accès public permet à ces personnes de voir toutes les informations concernant cet événement. Étape 7 : catégorie : par défaut aucune catégorie n'est associée à l'événement. Les catégories peuvent être créées par un utilisateur pour son propre agenda. Il pourra ainsi classer ses événements dans ses catégories. On peut demander l'affichage dans l'agenda uniquement des événements correspondant à une catégorie. 5

6 Utilisation de Webcalendar Créer un nouvel événement Remarque : L'administrateur peut également créer des catégories et les imposer alors à tous les agendas (conseils de classes, formations, réunions...) 3. Ajouter des participants Pour trouver un utilisateur dans l'agenda partagé (par exemple pour l'inviter à un événement), il faut qu'il se soit connecté au moins une fois à l'application Webcalendar. Remarque : le créateur de l'événement, s'il n'est pas automatiquement sélectionné dans la liste des participants, doit le faire afin que cet événement apparaisse dans son agenda. 6

7 Créer un nouvel événement Utilisation de Webcalendar 4. Définition des paramètres répétition et rappels (facultatifs) Vous avez la possibilité de choisir un type de répétition pour un événement selon une certaine fréquence (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle) et d'une durée définie. Permet d'envoyer un rappel par mail à tous les participants à l' événement. Il est possible de définir une date et heure pour envoyer ce rappel ou alors choisir un délai ( par exemple 1 jour avant la date de l'événement) 7

8 Utilisation de Webcalendar Créer un nouvel événement 5. L'événement est crée Chaque utilisateur que vous avez convié à cet événement recevra une invitation par mail. (si cette option est activée par l'administrateur) : Exemple de notification par mail que reçoit un participant à un événement : Modifier ou supprimer un événement que vous avez crée Seul le créateur de cet événement peut le modifier ou le supprimer. Si quelqu'un d'autre le supprime, il sera uniquement supprimé de son agenda. Vous pouvez, en cliquant dans l'agenda sur l'événement que vous avez crée, modifier celui-ci. 8

9 Créer un nouvel événement Utilisation de Webcalendar Approuver un événement auquel vous êtes convié L'administrateur peut ou non activer cette option. (activée par défaut) Voici ce que vous voyez lorsqu'un utilisateur vous convie à un événement : Si vous le rejetez, le créateur de cet événement en sera averti par mail. Si vous l'approuvez, l 'événement apparaîtra dans votre agenda en noir : événement validé 9

10 Utilisation de Webcalendar Créer un nouvel événement Vous pouvez visualiser à tout moment si vous avez des événements en attente de validation Vous pouvez maintenant cocher l'événement que vous souhaitez valider ou refuser. N'importe quel utilisateur peut à tout moment, depuis la vue générale de son agenda, ou en visualisant l'agenda d'un autre utilisateur, cliquer sur un événement pour avoir des informations sur celui-ci, savoir qui est invité, qui l'a créé, qui ne peut pas participer, etc...a condition que cet événement soit public et non privé ou confidentiel. 10

11 Créer une tâche Utilisation de Webcalendar Créer une tâche Chapitre 3 Vous avez la possibilité également avec le service Webcalendar de créer une tâche. L'objectif est d'associer des utilisateurs à une tâche que vous aurez crée (projet ou autre), et de les informer de son état d'avancement par le bais de Webcalendar. Le calendrier avec la fonctionnalité «TACHES» peut être désactivé dans les réglages. S' il l'est, il n'apparaîtra donc plus sur la vue principale de votre agenda et vous ne pourrez donc pas l'utiliser. La méthode pour créer une tâche est très ressemblante à celle pour créer un événement. 11

12 Utilisation de Webcalendar Créer une tâche 12

13 Présentation des autres menus (onglets) Utilisation de Webcalendar Présentation des autres menus (onglets) Chapitre 4 1. Mon agenda Permet de visualiser votre agenda selon différentes vues. 2. Vues 13

14 Utilisation de Webcalendar Présentation des autres menus (onglets) Si cette option est activée par l'administrateur, tout utilisateur pourra visualiser l'agenda d'un autre. Il en reviendra donc à l'équipe de pilotage de savoir s'il est bon ou pas d'activer cette option.( activée par défaut) Avec l'onglet «gérer les vues», on peut définir un groupe d'usagers. 14

15 Liaison avec le cahier de texte CDT Utilisation de Webcalendar Liaison avec le cahier de texte CDT Chapitre 5 Si cette option est activée par l'administrateur(activée par défaut), l'agenda Webcalendar est en liaison avec le cahier de texte CDT pour les enseignants et les élèves. Le professeur va retrouver dans l'agenda ses heures de cours en classe entière ou en groupe, les devoirs qu'il aura donné à la classe etc... Lorsque Cdt est activé en même temps que Webcalendar, les informations rentrées dans le cahier de texte (emploi du temps importé depuis Sconet, devoirs,...) sont automatiquement visibles sur l'agenda d'un enseignant ou d'un élève. Il est possible d'autoriser les élèves à accéder aux agendas des enseignants. 15

16 Utilisation de Webcalendar Réglage des paramètres Réglage des paramètres Chapitre 6 Le service Webcalendar offre la possibilité de paramétrer son agenda de façon personnelle. C'est à dire que la plupart des réglages de l'application peuvent se faire par l'utilisateur lui-même. Les différents paramétrages possibles sont présentés brièvement ci-dessous. Assistants Permet de définir un assistant. C'est à dire de définir une personne pour déléguer la gestion de son agenda. Tout utilisateur peut définir un (des) assistant(s). Dans ce cas, tout événement créé par un assistant dans l'agenda d'un utilisateur est créé dans le sien et soumis à validation dans l'autre. Catégories Permet à chaque utilisateur de définir des catégories pour classer les événements créés. Par exemple : «infos personnelles» ; «infos pédagogiques» ; «infos administratives»... L'administrateur du réseau pédagogique peut créer des catégories globales. C'est à dire que ces catégories seront affectées à tous les utilisateurs, et que tous pourront les utiliser dans leur agenda afin de trier les événements. Calques Permet de superposer l'agenda d'un utilisateur choisi sur le votre. Vous verrez alors ses événements apparaître sur votre agenda d'une autre couleur. 16

17 Réglage des paramètres Utilisation de Webcalendar Préférences Permet de personnaliser ses couleurs, l'amplitude des heures, le format de l'heure et de la semaine, indiquer sa vue préférée,... 17