Document de référence à l intention des organisateurs

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1 RENCONTRES DE CLASSE ET RETROUVAILLES à l intention des organisateurs Révision : Décembre 2009

2 Table des matières I. Le comité organisateur... 4 II. Les besoins... 4 III. Le choix de la date, du site et des activités... 5 IV. L information et la publicité... 6 V. Les frais à prévoir... 6 VI. Le suivi... 6 VII. Les responsabilités... 6 ANNEXE 1. Exemple de lettre d intention... 7 ANNEXE 2. Exemple de lettre d invitation... 9 ANNEXE 3. Exemple de liste de postes budgétaires à considérer VIII. Pour nous joindre

3 Chère diplômées, Cher diplômé, L Université de Moncton a, depuis sa création, accueilli des milliers d étudiant.e.s dans ses nombreux programmes académiques. D ailleurs, depuis le mois de mai 1964, les trois campus de l Université de Moncton ont décerné plus de diplômes. À chaque année, plusieurs diplômé.e.s souhaitent retrouver leurs confrères et consoeurs de classe en organisant des retrouvailles. Si vous souhaitez organiser une rencontre de classe, ce document s adresse à vous. Des retrouvailles entre anciens diplômés et anciennes diplômées nécessitent de l'organisation, notamment au niveau de la logistique. À cet effet, le secrétariat des anciens, anciennes et amis de l Université de Moncton, campus de Moncton, est en mesure de vous conseiller au niveau des démarches à entreprendre afin de bien planifier votre rencontre de classe et faire de vos retrouvailles, des moments mémorables. Les rencontres de classe permettent de se remémorer d agréables souvenirs, de renouer avec d anciens compagnons de classe dans une ambiance sympathique et ce, tout en favorisant le réseautage. Les prochaines pages de ce document dresseront justement les lignes directrices suggérées pour la planification d une rencontre de classe et les pistes à suivre pour ne rien oublier. Sur ce, bonne lecture et surtout, n hésitez pas à communiquer avec les membres de l équipe de l Association des anciens, anciennes et amis de l Université de Moncton () si vous avez des questions en ce qui a trait à vos retrouvailles. 3

4 I. Le comité organisateur L idée d organiser des retrouvailles est générée de la personne qu on appellera, dans le cadre de ce document, le principal organisateur ou l organisatrice principale. Il s agit de cette personne qui lancera le projet au départ. En identifiant vos confrères et vos consoeurs de travail qui vous donneront un coup de main avec l organisation, le comité organisateur prendra forme et vous pourrez identifier un.e responsable pour des volets spécifiques, notamment : - L organisateur principal/organisatrice principale ou la présidence ; - Un.e responsable de l administration et les finances ; - Un.e responsable des communications ; - Un.e responsable de la logistique ; - Un.e responsable du retraçage (en relation avec l ). Ensuite, l un des membres de votre comité, généralement le principal organisateur ou l organisatrice principale, communiquera avec le bureau de l Association des anciens, anciennes et amis afin de l informer qu un projet prend forme et pour identifier votre principal organisateur ou principale organisatrice. À partir de la base de données disponible, le secrétariat des anciens, anciennes et amis peut faire parvenir un message à la liste des finissant.e.s de votre classe. II. Les besoins En organisant une rencontre de classe ou des retrouvailles, le comité organisateur songe à un site opportun pour la rencontre, aux activités à ajouter à l horaire, etc. Cependant, il est important d effectuer un sondage auprès des personnes concernées à savoir s ils ont des intérêts précis ou des besoins spécifiques. À titre d exemple, notons un endroit accessible pour les invité.e.s en fauteuil roulant. Cette étape vous permettra également de valider les listes d adresse postales, ainsi que les coordonnées de tous les participants et ce, sans occasionner de dépenses superflues en frais d interurbains. Le comité organisateur devra donc préparer une lettre invitant ses confrères/consoeurs à la rencontre de classe. À cette lettre seront joints un sondage concernant l'intérêt de l'organisation d'une réunion ainsi qu'une liste des membres de la classe dont l'adresse est manquante. Un exemple de lettre d intention est fourni en annexe 1. Une fois cette lettre préparée, transmettez-la électroniquement à l Association des anciens, anciennes et amis qui se chargera de l expédier à votre liste de classe. En raison de la loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, l Association des anciens, anciennes et amis de l Université de Moncton ne peut diffuser cette information. L se chargera donc de faire l envoi de ces lettres. 4

5 Prenez note que les réponses seront reçues à l adresse fournie par le comité organisateur. Les retours pour adresses incorrectes seront, quant à eux, reçus au bureau de l Association des anciens, anciennes et amis de l Université de Moncton. Les membres du comité organisateur seront par la suite informés en conséquence. III. Le choix de la date, du site et des activités Après quelques semaines, les membres du comité organisateur devront évaluer les résultats du sondage pour ensuite passer à la planification de la soirée. Il est important de converser les données recueillies pour l élaboration du budget de cette rencontre. Le choix de la date et du site pourra se faire en tenant compte des commentaires reçus. Il est également intéressant de synchroniser la tenue des retrouvailles avec une activité d envergure qui se déroule dans la région choisie, notamment dans le cadre d un festival, d un spectacle, etc. Si vos retrouvailles se déroulent dans la région du Grand Moncton, au Nouveau-Brunswick, vous pouvez profiter de votre passage pour revenir au campus où une visite peut être organisée. Les activités offertes aux participant.e.s ajouteront la touche de couleur dans le cadre de vos retrouvailles. Songez aux conférences, aux visites touristiques de la ville, à un souper thématique, aux parties sportives des Aigles Bleus, aux piqueniques, etc. Une fois le projet bien ficelé, établissez votre budget. Prévoyez un montant pour les dépenses et les imprévus. Songez aux coûts d hébergement et des repas, si tel est le cas, aux réservations, aux frais de participation, etc. Veillez à préparer une lettre d invitation qui inclut les différents paramètres de l activité. À cet effet, consultez la section sur les frais à prévoir. Un exemple de lettre est fourni à la page 8, en annexe 2. 5

6 IV. L information et la publicité Dès l annonce du projet par le principal organisateur et si vous le souhaitez, le site Web de l Association des anciens, anciennes et amis peut faire état de vos démarches et de vos activités. Cela permettra sans doute de faciliter la recherche d un.e diplômé.e dont nous avons perdu la trace. Prenez note que la revue de l Association des anciens, anciennes et amis, le Bulletin, est publiée sur une base annuelle et une section complète est consacrée aux rencontres de classe. N oubliez donc pas de désigner une personne qui prendra des photos, que vous pourrez nous expédier électroniquement par la suite, pour l insertion au Bulletin. V. Les frais à prévoir Les coûts associés à l envoi des lettres et celles de confirmation seront épongés par l : a. Étiquettes sur chacune des enveloppes ; b. Lettre (photocopies) ; c. Enveloppes ; d. Assemblage et préparation ; e. Affranchissement (timbres) ; f. Communications (au besoin). Nul besoin de vous informer que la gestion des sommes perçues est délicate. Conservez donc une copie des pièces qui vous seront transmises, de même qu un document à jour, faisant état de vos revenus et dépenses. Vous trouverez une liste des postes budgétaires à considérer en annexe 3. VI. Le suivi Il faut savoir que l Association des anciens, anciennes et amis n entend pas dicter une ligne de conduite ni prendre les décisions à la place du comité organisateur. Ce document est une ressource mise à la disposition des organisateurs afin de les accompagner dans leurs démarches. VII. Les responsabilités Les membres du comité organisateur coordonnent les activités et donc, l Association des anciens, anciennes et amis ne peut être tenue responsable des résultats, autant financiers que ceux liés aux activités. 6

7 ANNEXE 1. Exemple de lettre d intention Date «Préfix» «Prénom» «Nom» Adresse «Préfix», XX années ont passé depuis notre Collation des diplômes de l Université de Moncton et depuis, un petit groupe a été formé afin d organiser des retrouvailles des finissant.e.s du «baccalauréat programme - année». Après toutes ces années, rappelons-nous ces heureux souvenirs et ces liens d amitié qui avaient été tissés au cours de nos années à l Université de Moncton. Pour mener ce projet à terme et organiser des retrouvailles mémorables, nous aurons besoin de vous. Le comité organisateur, dont je suis le/la responsable, souhaite recevoir vos commentaires et suggestions en ce qui a trait au projet qui est joint en annexe. Nous vous invitons à compléter le petit sondage afin que nous puissions mieux répondre à vos besoins et intérêts. Lorsque les résultats seront compilés, les membres du comité organisateur vous feront parvenir une invitation officielle incluant toutes les précisions nécessaires. Souhaitant vous compter parmi les participant.e.s de ces retrouvailles, veuillez accepter, «Préfix», l expression de mes sentiments les meilleurs. Prénom, Nom Responsable du comité organisateur Pièces jointes 7

8 ANNEXE 1. Exemple de lettre d intention (suite) de l Université de Moncton sondage Veuillez dûment remplir et/ou cocher les champs appropriés. Nom, prénom : Adresse résidence : Adresse au travail : Téléphone à domicile : ( ) Téléphone au travail : ( ) Participeriez-vous à ces retrouvailles? Oui Non Votre conjoint/conjointe aussi? Oui Non Préférez-vous une rencontre Serez-vous disponible : Le vendredi Oui Non Le samedi Oui Non Le dimanche Oui Non Toute la fin de semaine Oui Non Le matin Le midi Le soir Quel type d activité souhaiteriez-vous? Autres commentaires : Prière de retourner vos réponses avant le «date», à l adresse suivante ou par courrier électronique Merci et à bientôt! 8

9 Date ANNEXE 2. Exemple de lettre d invitation «Préfix» «Prénom» «Nom» Adresse «Préfix», Cette lettre fait suite au sondage qui vous avait été expédié récemment en relation avec notre désir d organiser une rencontre de classe. Nous avons reçu XX réponses à la suite de notre envoi auprès des collègues. Après avoir examiné et compilé les résultats des informations reçues, nous avons été en mesure de finaliser le projet de la façon suivante : Nos retrouvailles prendront la forme d un.e «souper, brunch, fin de semaine d activités, conférence» à «endroit de la rencontre de classe», «lieu», le «date». Accueil des participant.e.s à «endroit», de XX heures à XX heures Réception, souper à XX heures Nuitée à «hôtel, auberge, résidence», etc. Veuillez nous retourner le coupon-réponse ci-joint, avec un versement de XX dollars, qui englobera vos repas pour XX personnes, de même que votre participation aux frais de souvenirs et autres surprises sur place. Veuillez prendre note que les boissons alcoolisées seront servies sur place, à vos frais. Si vous avez des questions ou commentaires à nous formuler, n hésitez surtout pas à communiquer avec le comité organisateur, par l entremise des coordonnées affichées sur cette lettre. Au plaisir de vous retrouver à «endroit», le «date». Prénom, Nom Responsable du comité organisateur NB. Nous avons perdu la trace des collègues identifiés au verso de la présente. Si vous savez où les joindre, prière d en aviser le bureau de l. Ils feront le suivi avec nous. Merci de votre collaboration COUPON-RÉPONSE À RETOURNER Prénom, nom : Adresse : Je serai présent.e aux retrouvailles : Oui ( ) Non ( ) Accompagné.e : Oui ( ) Non ( ) Ci-joint mon chèque daté en ce jour au montant de XX dollars. 9

10 ANNEXE 3. Exemple de liste de postes budgétaires à considérer Revenus Contribution financière des participant.e.s Commandites Autres contributions Dépenses Animation Décoration, aménagement des salles Frais de communication Frais de location des salles Hébergement (nuitées et dépôt en cas de bris) Location du matériel audio-visuel Provisions pour imprévus Repas Souvenirs et/ou prix de présence Transport entre les activités 10

11 VIII. Pour nous joindre L Association des anciens, anciennes et amis de l Université de Moncton Campus de Moncton () Bureau 300, Pavillon Léopold-Taillon 18, avenue Antonin let Université de Moncton Moncton NB E1A 3E9 Téléphone : Sans frais : Télécopieur : Site Web : Courriel : aaaum@umoncton.ca 11