Cogia Informatique Gestion Intégrée COGIA Version 5

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1 Cogia Informatique Gestion Intégrée COGIA Version 5 Guide de prise en main 1

2 Table des matières I Présentation : 1 Définitions de l application.. 2 Exemples d'utilisation... 3 Configurations recommandées. 4 Remarques concernant l utilisation en réseau.. 5 Remarques concernant les éditions et les tableaux.. 6 Licence d utilisation II Installation : 1 Installation de la version d évaluation Installation de la version complète Désinstallation de l application 6 III Paramétrage de l application : 1 Ouverture de session Paramètres/Généraux Paramétrage des familles d'articles Paramétrage des catégories de client Paramétrage des types de pièces comptables IV Saisie des données de base : 1 Création, modification de fiche article. 2 Codifications sur la fiche article Création, modification de fiche client.. 4 Création, modification de fiche fournisseur V Cas pratique : traitement d'une intervention 1 Présentation générale... 2 Ouverture du dossier (fiche d'intervention) Création du devis d'intervention. 4 Transfert du devis en commande Exécution et enregistrement de la prestation

3 VI Cas pratique : traitements de gestion 1 Enregistrement des règlements... 2 Suivi analytique d'une intervention Tableau de bord de l'auto-entrepreneur... 4 Livre chronologique des recettes Registre des dépenses

4 I Présentation 1 Définitions générales de l application : La Gestion Intégrée Cogia regroupe les fonctions Achats, ventes, stocks et comptabilité de l'entreprise en un seul logiciel. Les liaisons entre les fonctions de l'application s'effectuent en temps réel, la génération des écritures comptables est automatique et immédiate, par exemple. Dans le cas d'un fonctionnement multi-utilisateurs, l'ensemble des données de l'entreprise est accessible et partagé entre tous, sans délai, depuis chaque poste connecté en local ou à distance par Internet. L'installation sur clé USB ou ordinateur portable équipé pour une connexion 3G facilite la mobilité de l'utilisateur. Le dirigeant de l'entreprise dispose à partir du tableau de bord d'une vue synthétique de l'activité. Des liens cliquables sur les tableaux ou les documents lui permettent de détailler chaque information et d'accéder au niveaux élémentaires de la base de données, sans connaître le fonctionnement détaillé du logiciel. Un logiciel de gestion intégrée en temps réel est un outil performant et réactif au service de l'activité de l'entreprise. La Gestion Intégrée Cogia se caractérise principalement par la disponibilité totale et immédiate des informations de l'entreprise pour tous les utilisateurs et décideurs, quelle que soit leur localisation, au siège, sur un site distant, en déplacement. La Gestion Intégrée Cogia fonctionne sur tous les postes Windows XP, Vista, Seven autonomes, en réseau local ou étendu sur Internet. La base de données peut être hébergée chez notre partenaire Kalanda, chez Cogia ou sur le serveur du siège de l'entreprise. L'application convient aux entreprises disposant de un à vingt postes de travail utilisateurs. Il est ainsi possible de conserver le même logiciel de la création d'une micro-entreprise à son évolution au stade de PME de plus de cent salariés. 2 Exemples d'utilisation : Une entreprise dispose d'un serveur Windows 2008 à son siège et de cinq postes de travail pour le traitement des achats, des ventes et de la comptabilité. Le directeur souhaite consulter un compte client ou la situation de trésorerie lors de ses déplacements. Une connexion ADSL au siège suffit pour permettre la connexion d'un ordinateur portable depuis l'extérieur par une liaison 3G. Une entreprise comporte un site administratif avec trois postes de travail et cinq ateliers distants équipés d'un ou deux postes de travail. Les clients peuvent s'adresser à n'importe lequel des ateliers, la gestion et la facturation sont centralisées. Dans ce cas, le logiciel est installé sur chaque poste, chaque site est équipé d'une liaison ADSL standard et la base de données est hébergée chez un prestataire spécialisé. 3 Configurations recommandées : Postes de travail : Windows XP, Vista ou Seven toutes versions Serveur : Windows 2003 ou 2008 S pour la base de données HyperfileSQL Réseau local : Réseau Gigabit, point d'accès Wifi, liaison Internet ADSL Accès distant : ordinateur portable XP, Vista, Seven avec connexion Wifi et 3G+ Dans le cas d'une utilisation du logiciel de gestion intégrée Cogia par un seul utilisateur dans une société, les données peuvent être installées sur le disque dur du poste de travail, sur une clé USB ou sur le serveur light de Cogia sans supplément de prix. La dernière option, serveur light de Cogia, est recommandée. Elle permet à l'utilisateur de travailler depuis tout poste connecté à Internet et de s'affranchir des traitements informatiques, sauvegardes quotidiennes, contrôles périodiques de cohérence de la base de données par exemple. 4

5 4 Remarques concernant l utilisation en réseau L application fonctionne sur des postes autonomes sous Windows ou sur des réseaux disposant d un serveur Windows 2003/2008 Serveur sur lequel est installé le gestionnaire de base de données HyperfileSQL. Le serveur doit être accessible par internet pour accepter la connexion des utilisateurs distants sur le port L'utilisation d'un serveur local entraîne des besoins en terme d'administration (gestion des comptes et des droits, gestion des sauvegardes, gestion de la sécurité...). L'installation de la base de données sur un serveur hébergé est conseillée si l'entreprise ne dispose pas d'un administrateur réseau confirmé parmi ses salariés. 5 Fonctionnalités automatiques Windev (guide complet au format PDF) Editions : la fenêtre de visualisation avant impression permet de vérifier les données, d'effectuer des recherches par liens cliquables et également de choisir leur destination. Il est en effet possible de les diriger sur une imprimante, une adresse , mais également de les enregistrer au format Word, Excel, XML ou PDF. Tableaux : pour tous les tableaux affichés par l application, il est possible, grâce à un clic droit de souris, de les enregistrer au format Word, Excel ou XML, de les imprimer, sauvegarder ou transmettre par mail. 6 Licence d utilisation Le logiciel de gestion intégrée Cogia est disponible en version d évaluation gratuite et en version d'exploitation payante sous forme d'abonnement annuel par utilisateur. L utilisation de la version d évaluation est strictement interdite dans le cadre d une utilisation professionnelle. Les tarifs des licences et des options sont disponibles sur internet : La version d évaluation permet d essayer le logiciel sans limitation et de vérifier si ses fonctionnalités correspondent au cahier des charges de l entreprise, avant l acquisition d une licence d exploitation payante. Elle est disponible en téléchargement, fonctionne en mode local ou sur des bases de données hébergées. Aucune modification ou ajout de fonction ne pourra être exigé de COGIA si le logiciel ne répond pas aux besoins de l entreprise, la période d évaluation ayant permis au client d effectuer tous les contrôles nécessaires. Des modifications ou ajouts de fonctions pourront être réalisés spécifiquement pour une entreprise après une étude de faisabilité et acceptation d un devis de développement spécifique par l entreprise cliente de COGIA. Le passage de la version d évaluation à la version d exploitation peut être réalisé à tout moment. La commande peut être saisie en ligne sur notre site Internet après consultation de nos tarifs et de nos conditions de vente, pour le nombre de postes à équiper. Le client peut à tout moment évoluer de sa version installée à une version supérieure, par exemple passer de la version auto-entrepreneur à la version hébergée TPE. Une nouvelle étude et un devis sera alors établi prenant en compte les caractéristiques de l'entreprise et les besoins en personnalisation non couverts par la version utilisée. COGIA fourni avec la facture d achat un code licence, fonction de la raison sociale du client et du nombre de postes, ainsi qu un lien permettant de réaliser le téléchargement d un module de mise à jour du logiciel. Le client des versions réseau peut demander à tout moment une licence pour un utilisateur supplémentaire. Dans tous les cas, la licence d'utilisation est attribuée pour 12 mois. Elle est nominative et ne peut être transmise ou cédée à un tiers. L'utilisateur peut commander des interventions par télé-assistance payantes à partir des écrans du logiciel. Les gains en productivité pour l'utilisateur sont immédiats. 5

6 II Installation 1 Installation de la version d évaluation : La version d évaluation est disponible en téléchargement anonyme et gratuit sur notre site Internet et plusieurs sites spécialisés dans le téléchargement : Logithèque, 01.net, Toocharger, Jetélécharge Elle comprend tous les modules de l'application afin que l'utilisateur puisse effectivement vérifier la conformité du logiciel à ses besoins avant de commander une version d'exploitation. Les données de la version d'évaluation sont accessibles par internet sur notre serveur de test. Elles sont partagées entre tous les utilisateurs. Remarques : Tous les fichiers nécessaires sont installés dans le dossier choisi par l'utilisateur Une connexion internet autorisant le trafic sur le port 4900 est nécessaire pour l'évaluation Limitations de la version d évaluation : Un filigrane peut être apparent sur les états imprimés afin de les rendre inexploitables Les demandes de modifications, d améliorations ou de corrections ne font pas automatiquement l objet d une étude de la part de la SARL COGIA. 2 Installation de la version complète : Pour la version mono-utilisateur, il suffit de copier le fichier licence reçu par mail en réponse à la demande d'attribution dans le dossier contenant l'application. Au lancement suivant, une procédure d'activation de la licence provoquera l'ouverture du dossier contenant les données locales et le téléchargement de paramètres. Attention : L'installation des données en partage nécessite obligatoirement l'installation de la base de données HyperfileSql sur un serveur Windows en local ou chez un hébergeur spécialisé (Kalanda.net) 3 Désinstallation de l application : Pour désinstaller l'application sur un poste de travail, passer par le Panneau de configuration Windows, Ajout/ suppression de programmes. Le dossier contenant les données peut être conservé. 6

7 III - Paramétrage de l application 1 Ouverture de session : Le premier écran permet de choisir l'utilisateur, la société sur laquelle on désire travailler et les paramètres liés à la session de travail. Dans le cas d'une licence mono-dossier (paramétrée pour un utilisateur sur une seule société), l'écran ne s'affiche qu'un court instant et se valide automatiquement. L'écran principal de l'application contenant le menu général et les boutons permettant d'accéder aux fonctions du logiciel s'affiche ensuite. Un Chat (fonction dialogue en direct) est accessible en bas de cet écran. Il est réservé aux questions simples. Pour une assistance personnalisée, cliquer sur le bouton Spark-Angels si il est positionné sur Disponible. 7

8 2 Option du menu : Utilitaires / Paramètres / Société Les deux écrans ci-dessous permettent de saisir les information générales d'identification de la société et les variables d'environnement. Pour plus d'information, consulter l'aide en ligne du logiciel. Attention : ne pas changer la raison sociale, c'est elle qui détermine votre code licence. Un code licence erroné entraîne le retour en version d'évaluation. 8

9 3 Option du menu : Utilitaires / Paramètres / Codifications -> Familles d'articles Cette option du menu général donne accès aux tables de paramétrages du logiciel. Les familles d'articles permettent de grouper les références articles par sous-ensembles de même nature. Pour plus d'information, consulter l'aide en ligne du logiciel. La liste de gauche contient l'identification des familles, la partie haute le détail des codifications associées à la famille sélectionnée, le tableau contient une liste d'articles rattachés à la famille sélectionnée. Le code TVA 5 (exonération) est à utiliser pour un Auto-entrepreneur. Afin de garantir l'intégrité de la base de données, la suppression de famille n'est possible que si aucun article n'y est rattaché.. Pour ajouter une nouvelle famille, en sélectionner une ayant des caractéristiques voisines, cliquer sur le bouton «Nouveau» puis saisir le code sur 2 caractères et l'identificatif. Attention : évitez d'effacer les codifications des champs pré-remplis, cela peut avoir une incidence sur des traitements ultérieurs. Consultez nous si vous désirez plus d'information sur l'utilité d'un paramètre. 9

10 4 Option du menu : Utilitaires / Paramètres / Codifications -> Catégories de clients L'option du menu général Utilitaires/Paramètres/Codifications permet d'accéder aux tables de paramétrages du logiciel. Les catégories de client permettent de grouper les clients par sous-ensembles de même nature. Pour plus d'information, consulter l'aide en ligne du logiciel. Attention : évitez d'effacer les codifications des champs pré-remplis, cela peut avoir une incidence sur des traitements ultérieurs. Consultez nous si vous désirez plus d'information sur l'utilité d'un paramètre. La création d'une nouvelle catégorie de client s'effectue par reproduction des codes de la catégorie sélectionnée dans la liste de gauche. La suppression d'une catégorie de client est impossible si des fiches clients lui sont rattachées. 10

11 5 Option du menu : Utilitaires / Paramètres / Codifications -> Pièces comptables Cette option du menu général permet d'accéder aux tables de paramétrages du logiciel. Les types de pièces comptables permettent de définir les caractéristiques communes à un type de pièces, les prélèvements bancaires dans l'exemple ci-dessous. Pour plus d'information, consulter l'aide en ligne du logiciel. Remarque : La plupart des types de pièces nécessaires à l'activité sont pré-paramétrée. Pour créer un nouveau type de pièce comptable, il est conseillé de prendre un type déjà défini en modification, de remplacer son son code et son identifiant mais de conserver tous les autres paramètres. Consultez nous si vous désirez plus d'information sur l'utilité d'un paramètre. 11

12 IV Saisie des données de base 1 Création, modification de fiche article : option du menu «Saisie/Articles» La fiche article définit les éléments à facturer et plus généralement tout ce qui entre dans le corps des documents. Que vous exerciez une activité de revente ou de services, la création préalable de votre ficher article est primordiale, bien qu'il soit possible d'ajouter ensuite de nouvelles références directement depuis la saisie des documents. A la livraison, l'application contient quelques fiches pré-renseignées qui vous serviront d'exemple. En cliquant sur le bouton «Référence» en haut à gauche de la fiche vous ouvrez la fenêtre de recherche : Les fiches articles contiennent de nombreuses informations. Afin d'éviter d'oublier d'en codifier une pour une nouvelle référence, utilisez le bouton «Copier» pour récupérer les valeurs d'une référence proche de la nouvelle. N'hésitez pas à consulter l'aide en ligne qui propose d'autres exemples et d'autres modèles de fiches articles, ainsi que les fonctions associées aux boutons. 12

13 2 Codifications sur les fiches articles Articles destinés à la revente (activité de distribution) : Les fiches d'articles destinés à la revente doivent contenir les informations suivantes : prix d'achat (ou de revient), coéfficient, prix de vente (hors taxes=ttc pour les auto-entrepreneurs). La case «Géré en stocks» doit être cochée. Les données fournisseurs seront complétées lors de la saisie des documents d'achat. Articles de type prestation de service : Les fiches d'articles de type prestations de services ne comportent pas de données de gestion de stocks. La case «Géré en stocks» ne doit pas être cochée. Conseil : si vous souhaitez inclure les fiches d'intervention dans le suivi analytique client, le prix de revient doit être laissé à 0. Pour plus d'information, se reporter page suivante. 13

14 Articles de type suivi interne client : Les fiches d'articles de type suivi interne client ne comportent pas de données de facturation ni de gestion de stocks. La case «Géré en stocks» ne doit pas être cochée, seul le prix de revient doit être indiqué. Ce type de référence ne doit être utilisé que dans les documents «Fiche d'intervention» ou «Suivi client» Lors de la saisie de ces documents, une fenêtre de saisie des compléments permet de saisir des données internes à l'entreprise permettant d'imprimer les états de suivi d'activité par client et collaborateur et de gérer les temps. Il est possible de saisir les éléments de suivi client sur des références de type «Prestation de services». Sur les états récapitulatifs, il devient alors difficile de dissocier les opérations prévues et facturées des opérations imprévues. En utilisant les deux types de références, Prestations de service pour les documents commerciaux et Suivi client pour les documents on sépare la saisie des temps réellement passés de la gestion commerciale et on se donne les moyens de calculer précisément la rentabilité des dossiers clients. Pour plus d'information sur le suivi analytique client, se reporter à la saisie des fiches d'intervention. 14

15 3 Création, modification de fiche client : option du menu «Saisie/Client» La fiche client contient les données permettant de définir le client. Dans la gestion intégrée Cogia, la fiche client représente également le centre de contrôle à partir duquel va s'organiser la gestion commerciale : en plus des informations d'identification, on accède aux documents rattachés, à la gestion comptable du client, au planning des commandes, aux informations complémentaires stockées dans les dossiers du volet droit de la fiche En cliquant sur le bouton «Code» en haut à gauche de la fiche vous ouvrez la fenêtre de recherche : N'hésitez pas à consulter l'aide en ligne qui propose d'autres exemples et d'autres modèles de fiches clients, ainsi que les fonctions associées aux boutons. 15

16 4 Création, modification de fiche fournisseur : option du menu «Saisie/Fournisseur» La fiche fournisseur contient les données permettant de définir le fournisseur. Dans la gestion intégrée Cogia, la fiche fournisseur représente également le centre de contrôle à partir duquel va s'organiser la gestion des achats et la gestion interne : en plus des informations d'identification, on accède aux documents rattachés, à la gestion comptable du fournisseur, au planning des commandes, aux informations complémentaires stockées dans les dossiers du volet droit de la fiche. Le principe de recherche d'une fiche fournisseur est identique à celui de la recherche d'un client. Une fiche fournisseur spéciale permet de gérer les documents internes. Son code est défini dans les paramètres généraux de l'application. C'est à cette fiche que seront rattachés les documents internes, fiches d'inventaires, mouvements rectificatifs des stocks, ordres de fabrications par exemple. 16

17 V Cas pratique : traitement d'une intervention 1 Présentation générale : Un des principes fondamentaux de la gestion intégrée Cogia est la prise en compte des données le plus tôt possible dans la chaîne des traitements et leur suivi d'étape en étape, en ajoutant des compléments sans jamais devoir ressaisir une information. En général, un devis précédera la commande, qui permettra de générer le bon de livraison qui déclenchera la facturation... L'utilisateur peut décider de commencer le cycle au niveau qui lui convient : un devis pourra être précédé d'une offre de prix, une facture directe peut être établie pour un enlèvement ou un service immédiat. Dans l'exemple ci-après nous allons suivre le déroulement d'une intervention de maintenance sur site, étape par étape, depuis la réception de l'appel du client à l'encaissement du chèque de paiement de l'intervention. L'auto-entrepreneur, prestataire de services informatique est équipé du logiciel de gestion intégrée Cogia installé sur un ordinateur portable de type Netbook PC disposant d'une connexion 3G pour l'émission des s. 2 Réception de l'appel et ouverture de la fiche d'intervention : Le client COGIA appelle : il a acheté sur internet un pack de 3 licences d'un nouvel antivirus et souhaite qu'un technicien en fasse l'installation sur ses 3 ordinateurs ACER équipés du logiciel de sauvegarde e-recovery qui permet de constituer des images des disques durs mais dont il ne sait pas se servir. A réception de l'appel, l'auto-entrepreneur consulte la fiche du client. L'historique étant excellent, il ouvre une fiche d'intervention et informe son client qu'il recevra un devis par . Depuis la fiche du client, il sélectionne le code travail = Création et type de document = Intervention, fait un clic sur le bouton «Lance travail», une première fenêtre lui permet de confirmer la date. Ensuite s'affiche l'en-tête de la fiche d'intervention : Les informations de la fiche client ayant été dupliquées lors de la création du document, la seule donnée à renseigner est l'objet de l'intervention. Un clic sur le bouton Validation lui permet d'entrer dans la saisie du corps du document... 17

18 Remarques concernant la saisie des corps de documents : Utiliser la première ligne pour saisir un commentaire : sauter la colonne référence et saisir le commentaire court (50 caractères maximum) dans la colonne désignation. Le bouton «Cherche référence» vous permet d'accéder à la recherche dans le fichier article Une fois la saisie du corps réalisé le document «fiche d'intervention» se présente comme ceci : Un clic sur le bouton «Compléments» de la ligne 002 lui permet de saisir des données complémentaires (cet écran s'était également ouvert en fin de saisie de la ligne 002) 18

19 Les écrans de saisie des compléments de lignes de documents permettent de saisir de nombreuses informations qui seront utiles par la suite pour la gestion des temps, le suivi analytique des interventions ou tout simplement conserver des renseignements sur le travail réalisé. Un bouton de recherche, sur l'écran principal de l'application permet de retrouver rapidement toutes les lignes de tous les types de document contenant une chaîne de caractère, comme par exemple un numéro de série ou un mot de passe qui a été enregistré dans un complément de ligne lors d'une intervention. Le logiciel de gestion intégrée Cogia n'est pas seulement un outil de facturation, il devient la mémoire de tout ce que vous pouvez enregistrer dans la cadre de votre activité, sans avoir recours à d'autres supports. Pour quitter la saisie de la fiche d'intervention, il suffit de cliquer sur le bouton «Fin document», ce qui provoque l'affichage de l'écran suivant. A ce stade, vous pouvez demander une impression avec visualisation préalable de la fiche d'intervention pour vérifier les informations saisies. En pratique, la fiche d'intervention étant appelée à être complétée lorsque le travail sera accompli, il ne sert à rien d'en imprimer un exemplaire sur papier. Le document existe maintenant dans la base de données, il peut être consulté, modifié, imprimé à volonté depuis l'écran principal du logiciel ou depuis la fiche du client auquel il est rattaché. En cliquant sur le bouton «Validation» lorsque la case «Gestion du Workflow» est activée, on ouvre la fenêtre de gestion du suivi des documents (voir page suivante). Cette fonction, peut sembler inutile dans le cadre d'une utilisation uni-personnelle, mais devient indispensable dans une architecture multi-utilisateurs avec accès distants : elle permet de signaler à toute personne concernée l'état d'avancement de chaque opération. 19

20 Dans notre cas, nous allons utiliser cette fonctionnalité pour informer le client par que sa demande a été prise en compte et qu'il devrait bientôt recevoir notre proposition Quelques minutes après son appel, le client reçoit un premier concernant sa demande : 20

21 3 Création et envoi du devis par mail : La saisie du devis débute de la même façon que pour la fiche d'intervention. L'affichage de l'en-tête est plus complet, il convient de bien vérifier les conditions de paiement avant de le valider. Remarque : il sera possible de revenir sur cet affichage aussi souvent que nécessaire par le bouton «Entête» de l'écran de saisie du corps. La prestation nécessaire étant estimée à une demi-journée, le corps de document sera de la forme suivante : 21

22 En fin de la ligne comportant la référence «INT.DJS», la fenêtre de compléments ci-dessous permet de préparer les informations de planification. Remarque : l'interfaçage de l'application avec l'agenda et le planning en ligne est en cours de développement. Le caractère «#» dans la colonne «Désignation» d'une ligne de texte permet d'ouvrir la fenêtre de saisie des textes longs ci-après., par un clic sur le bouton «Compléments». Rappel : Dans le corps du document, la colonne «Désignation» ne peut pas contenir plus de 50 caractères. Le devis est suffisamment documenté, sauf imprévu pendant la réalisation de l'intervention, il n'y aura pas besoin de revenir sur cette saisie. Pendant l'intervention, si le devis est accepté, l'auto-entrepreneur complétera la saisie de la fiche d'intervention, dont il laissera une exemplaire au client. Sur l'état de suivi analytique par client, présenté plus loin dans ce dossier, on comprendra mieux l'intérêt de séparer les éléments facturés des éléments de gestion des temps. 22

23 Un clic sur le bouton «Fin document» provoque l'affichage de l'écran suivant : En cliquant sur le bouton «Validation», on obtient l'affichage du devis : Il ne reste qu'à cliquer sur le bouton « Pdf» pour envoyer un exemplaire à notre client. 23

24 4 Transfert du devis en commande : A réception du devis, le client le retourne par mail avec sa signature et la mention «Bon pour accord». L'autoentrepreneur peut alors transférer le devis en bon de commande. Pour cela, il retourne sur la fiche du client, sélectionne le devis dans la table des documents en attente, choisis le code travail = «Transfert» et clique sur le bouton «Lance Travail». L'écran suivant s'affiche : Les options proposées par défaut conviennent, un clic sur le bouton «Validation» suffit. Plusieurs écrans vont se succéder pour confirmer l'entête, puis proposer l'impression du document et la gestion du suivi. Leur présentation est similaire aux écrans déjà rencontrés dans les étapes précédentes. Pour informer le client de l'avancement des traitements et lui proposer une date d'intervention, l'autoentrepreneur utilise l'écran de workflow ouvert automatiquement en fin de transfert. Ensuite, le document d'origine (le devis) est supprimé de la base de données, sauf si l'utilisateur a décidé de le conserver en décochant la case «Suppression...» de l'écran ci-dessus. Le bon de commande sera le reflet exact du devis proposé au client, il ne reste plus qu'à effectuer la prestation. 24

25 5 Exécution et enregistrement de la prestation : Le compte rendu de l'intervention est directement saisi sur la fiche d'intervention chez le client au fur et à mesure de l'avancement de la prestation, sur l'ordinateur portable de l'auto-entrepreneur. 25

26 Une fois le travail est terminé, l'auto-entrepreneur affiche sur son ordinateur portable la fiche d'intervention complète sur laquelle le client peut apposer sa signature, avant que le technicien ne lui transmette par mail. Les boutons présents dans la fenêtre de visualisation de la fiche d'intervention rendent possibles ces actions. Ensuite, l'auto-entrepreneur n'a plus qu'à transférer la commande préalablement enregistrée en facture, la prestation s'étant déroulée comme prévue. La procédure est la même que celle décrite en page 24 pour le transfert du devis en commande. Le client reçoit sa facture par et remet un chèque correspondant à la prestation réalisée. 26

27 V Cas pratique : traitements de gestion 1 Enregistrement des règlements clients : De retour à son bureau, l'auto-entrepreneur va procéder à l'enregistrement du chèque établi par son client en règlement de sa facture. Pour cela il prend l'option «Gestion/Saisie/Pièces» du menu général. La saisie de la partie haute de l'écran permet de saisir les références de la pièce (la remise de chèques), le corps permet de saisir la ventilation par facture réglée. La remise exemple ne comporte qu'un seul chèque, le tableau de saisie peut en contenir jusqu'à mille. Pendant la saisie de la première ligne, la combinaison de touches «ALT F» dans la colonne «N Facture» a permis d'ouvrir une fenêtre de sélection parmi les factures en attente de règlement du client. Cette manipulation, de rapprochement entre les factures et les encaissements, permet d'effectuer le lettrage automatique du compte pendant la saisie. Consulter l'aide en ligne du logiciel pour plus d'informations sur la saisie comptable. 27

28 2 Suivi analytique d'une intervention : Depuis la fiche client, il est possible de déterminer la rentabilité d'un client sur une période de temps ou sur une opération particulière. En cliquant sur le bouton «Suivi Analytique» de la fiche du client et en sélectionnant l'opération n 2 correspondant à notre exemple d'intervention, on obtient l'imprimé suivant sur lequel on peut remarquer que cette intervention a une durée totale de 4h70, a occasionné 32 Km de déplacement pour un gain de 250. Le taux moyen horaire dégagé sur cette opération est de 53,19 Euros Ces résultats peuvent être consultées à tout moment par l'auto-entrepreneur pour une opération, un client ou l'ensemble des opérations réalisées chez tous ses clients. Pour que ces résultats soit le réel reflet de l'activité de l'auto-entrepreneur, il est impératif de bien comprendre les processus de prise en compte des éléments dans les différents documents et de s'astreindre, dès le début de l'activité à une très grande rigueur dans la gestion de son temps et la saisie des évènements. Dans une architecture multi-utilisateur, chaque donnée peut être contrôlée par un second utilisateur, distinct de celui qui l'a enregistrée. Dans le cas d'un auto-entrepreneur, aucune procédure ne peut être mise en place. 28

29 3 Tableau de bord de l'auto-entrepreneur : Le tableau de bord de l'auto-entrepreneur regroupe un ensemble de données issues de l'activité de l'entreprise. Il peut être obtenu à tout moment par un clic sur le bouton «Tableau de bord» de l'écran principal. Une description des fonctions associées aux boutons du bas de cet écran, que de l'ensemble des fonctions du logiciel, ainsi que des vidéos sont disponibles sur notre site. Pour une prise en main plus complète du logiciel de gestion intégrée Cogia, nous vous invitons à participer à nos réunions de formation de groupe ou personnalisées. L'investissement en sera très vite récupéré. Le groupe de discussion est également à votre disposition pour un dialogue avec les autres utilisateurs pour échanger des informations sur l'utilisation et éventuellement des modèles d'imprimés et de requêtes. 29