SOMMAIRE CODE COULEUR 1 A ETAT D'AVANCEMENT DU BIEN... 1 B ETAT DE VALIDATION DU BIEN... 1 CREATION D'UN BIEN 2

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1 GUIDE D'UTILISATION

2 SOMMAIRE CODE COULEUR 1 A ETAT D'AVANCEMENT DU BIEN... 1 B ETAT DE VALIDATION DU BIEN... 1 CREATION D'UN BIEN 2 A CREATION DE LA FICHE DE BIEN... 2 B TELECHARGEMENT DES PHOTOS... 5 C - GENERATION D'UNE FICHE DE BIEN... 6 CREATION D'UN MANDAT 7 A CREATION DU MANDAT... 7 B GENERATION DU DOCUMENT "MANDAT"... 8 C - RESERVATION DU NUMERO DE MANDAT... 9 D - VALIDATION DU BIEN E RENOUVELLEMENT DE MANDAT CREATION AVENANT AU MANDAT 15 A CREATION DE L'AVENANT B GENERATION DE L'AVENANT C VALIDATION DE L'AVENANT CREATION D'ACQUEREUR ET RAPPROCHEMENT 17 A CREATION D'UN ACQUEREUR B RAPPROCHEMENTS C SAISIE D'UN MANDAT DE RECHERCHE ORGANISATION D'UNE VISITE 21 A CREATION DE LA VISITE B CONSULTATION DU PLANNING CONCLUSION D'UNE AFFAIRE 23 A SIGNATURE D'UNE OFFRE B SIGNATURE D'UN COMPROMIS C SIGNATURE D'UN ACTE AUTHENTIQUE D VENTE PAR PROPRIETAIRE OU AUTRE AGENCE/NOTAIRE E VISUALISATION DU STATUT DES BIENS VENDUS E ANNULATION D'UNE VENTE F SUPPRESSION D'UN MANDAT DE LA VENTE... 27

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4 CODE COULEUR A ETAT D'AVANCEMENT DU BIEN Biens en prospection : Biens en estimation : Biens avec mandats : Biens avec mandats échus : Biens avec mandats dont au moins une visite a été effectuée : Biens sous offre : Biens sous compromis : Biens vendus par Propriétés Privées: Biens vendus par propriétaire ou autre agence/notaire : Biens avec mandats retirés : B ETAT DE VALIDATION DU BIEN Fiche en attente de validation par le siège : Fiche validée : Fiche refusée : 1

5 CREATION D'UN BIEN A CREATION DE LA FICHE DE BIEN 1. Cliquer sur l'onglet "biens", puis l'onglet "mandats", puis sur la ligne "assistant nouveau bien". 2. Une fenêtre s'ouvre. Cliquer sur le bouton "GO". 3. Une fiche vierge apparaît. Saisir les informations dans chaque onglet. Après chaque onglet, cliquer sur "enregistrer" avant de passer à l'onglet suivant. Les champs comportant un astérisque sont des champs obligatoires pour la validation de la fiche. 2

6 Onglet "Coordonnées" - Référence : ne rien saisir, une référence sera générée automatiquement. - Adresse : lorsque vous saisissez une adresse, une liste de propositions apparait, cliquer sur celle qui convient, les champs "code postal" et "ville" vont alors se saisir automatiquement. - Recherche une localité : il est possible d'effectuer une recherche en sélectionnant la région, puis le département, la commune, le code postal puis le quartier. - Code postal : lorsqu'il est saisi, une liste de villes correspondantes apparait, sélectionner la ville concernée. Si aucune ville n'est reconnue, la saisir manuellement. - Téléphone : Si vous n'avez aucun n à saisir, vous pouvez cliquer sur le petit rectangle à côté, il saisira automatiquement Propriétaire : Pour créer un propriétaire, cliquer sur le "+" à droite de la case. Vous pouvez : - Récupérer un contact déjà crée en cliquant sur le bonhomme rouge - Ou créer un nouveau contact en cliquant sur le "+" - Ou créer un contact rapide en saisissant uniquement les champs obligatoires. Comme pour le n de téléphone, si vous n'avez pas d' , cliquer sur le petit rectangle à côté de la case pour afficher un par défaut (noadress@elephantbird.com) puis valider. Cliquer sur "enregistrer" puis sur "onglet suivant". 3

7 Onglet "description" Saisir au minimum les informations obligatoires (avec un * à côté du champ). Dans la case "texte pub" : saisir le texte dans l'annonce sans oublier : - vos coordonnées (nom, n tel, ) - la référence du bien - le n du mandat - le RCS de Propriétés Privées Onglet "prestations" Saisir au minimum les informations obligatoires. Onglet "publication" Ne rien saisir dans cet onglet. Il est utilisé par le siège lors de la validation des fiches. Onglet "prix" Saisir le prix net vendeur. Onglet "divers" Même s'il ne s'agit pas d'un champ obligatoire, il faut saisir les données chiffrées du DPE. Dans le cas d'un bien non soumis au DPE ou pour un bien dont le résultat du DPE est vierge, cocher la case concernée. Après enregistrement, la fiche pourra être retrouvée dans les estimations. 1. Pour cela, cliquer sur l'icône, puis sur "mes estimations" 4

8 B TELECHARGEMENT DES PHOTOS 1. A partir de la liste de vos estimations, cliquer sur la photo du bien concerné. 2. Une fenêtre "détail du bien" s'ouvre. Cliquer sur "gestion photos". 2. Une fenêtre "saisie de photos" apparaît. - Cliquer sur le "+" bleu pour ouvrir la fenêtre de téléchargement de photos et sélectionner chaque photo à télécharger. Le titre des photos ne doit pas comporter de caractères spéciaux. - Vous pouvez changer le rang de chaque photo en utilisant les flèches bleues. - Vous pouvez sélectionner une photo principale en cliquant sur le bouton correspondant. - Ne pas utiliser les boutons "plan intérieur" et "plan extérieur". Cliquer sur "enregistrer" pour finaliser. 5

9 C - GENERATION D'UNE FICHE DE BIEN 1. Dans la liste de vos mandats courants, cliquer une fois sur la ligne du bien concerné, puis sur "générer un document". 2. Une fenêtre s'ouvre. Sélectionner dans la liste de documents la fiche "PP fiche commerciale acquéreur" et fusionner. Il est possible de générer tout autre document (mandat de vente, avenant, fiche vendeur, mandat happy ), il faut toujours sélectionner les documents commençant par "PP_..." Il est possible de générer automatiquement les fiches depuis la liste des mandats courants en cliquant sur les icones «générer fiche» : - Bonhomme jaune : fiche pour le propriétaire - Bonhomme bleu : fiche pour le négociateur - Bonhomme rouge : fiche pour l'acquéreur 6

10 CREATION D'UN MANDAT A CREATION DU MANDAT 1. A partir de la liste des estimations, cliquer sur la ligne du bien concerné. Un bandeau apparaît en dessous, cliquer sur "créer mandat". 2. Une fenêtre "saisie d'un mandat de bien" s'ouvre. Après toute modification, cliquer sur "enregistrer" avant de changer d'onglet. Onglet "durée" - Référence : elle est générée automatiquement. En tant qu'estimation, elle se présente sous la forme "mai-vte- ". - Numéro de mandat : il sera généré automatiquement lors de l'enregistrement. Si un n de mandat a été réservé auparavant (voir ci-dessous la procédure "réservation de n de mandat"), il faut le récupérer dans la liste déroulante "n réservés". - N de registre répertoire : ne rien saisir. - Type de mandat : sélectionner le type de mandat. 7

11 - Case démarchage : ne pas décocher cette case relative au délai de rétractation des 7 jours faisant suite à la signature d'un mandat, obligatoire pour les mandats pris chez Propriétés Privées. Cependant, le délai de rétractation ne concerne les mandats dont les propriétaires sont des sociétés, ni les mandats pris en délégation, ni les locations. Vous pouvez donc décocher la case. - Durée du mandat : conserver la valeur de 12 mois - Date de début : la date du jour s'affiche automatiquement - Date de fin : la date se calcule automatiquement (12 mois après la date de début) - Date de signature du mandat : la date du jour s'affiche automatiquement - Durée de prorogation : ne pas cocher cette case Onglets "concernés" et "descriptifs" Les informations sont automatiquement reprises à partir des renseignements précédemment saisis dans la fiche du bien. Onglet "honoraires" - Le prix net vendeur est repris automatiquement. - Saisir uniquement les honoraires. - Vérifier que le prix Frais d'agence Inclus est correct. Onglets "Services", "Acte", Clause" Ne rien saisir dans ces onglets. Cliquer sur "enregistrer" pour valider l'ensemble des informations. Un message s'affiche indiquant qu'un numéro de mandat va être généré. Cliquer sur "OK". La référence va alors être modifiée, elle portera désormais le n du mandat. Ajouter à la suite de ce n votre trigramme. Votre bien va être transférer de la liste d'estimations à la liste de mandats courants. B GENERATION DU DOCUMENT "MANDAT" 1. Cliquer sur l'icône puis sur "mes mandats". 8

12 2. Cliquer sur la ligne du bien concerné. Un bandeau s'affiche dessous. Cliquer sur l'icône "générer document". 3. Sélectionner le mandat de vente concerné puis cliquer sur "fusionner". Une barre de téléchargement s'ouvre en bas de la page, cliquer sur "ouvrir". Le mandat s'affiche dans un document Word. Vérifier que les informations soient correctes avant d'enregistrer le document. C - RESERVATION DU NUMERO DE MANDAT 1. Cliquer sur l'onglet "biens", puis sur l'onglet "mandats", puis cliquer sur "réserver un n de mandat". 2. Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur "réserver". Pour récupérer ce numéro, reportez vous à la rubrique C CREATION DU MANDAT. 9

13 D - VALIDATION DU BIEN Scanner le mandat lorsqu'il est signé.il faut ensuite le télécharger dans la fiche du bien, pour cela : 1. Cliquer sur l'icône puis sur "mes mandats" 2. Cliquer sur la ligne du bien concerné. Un bandeau s'affiche dessous. Cliquer sur l'icône "modifier fiche". 3. Dans l'onglet "Photos/Docs", cliquer sur "nouveau document. 10

14 4. Cliquer sur "parcourir" pour aller récupérer le mandat scanné puis cliquer sur "envoyer". Pour qu'une fiche soit validée, il faut également télécharger le DPE. D'autres documents peuvent être nécessaires selon les cas : délégation de mandat, procuration, Les documents téléchargés doivent porter des titres clairs. 5. Cocher la case "demande de validation auprès de l'administrateur" puis "enregistrer". Demande de validation auprès de l'administrateur En consultant l'ensemble de vos mandats, vous pouvez observer l'état de la validation : - Feu orange : la fiche est en attente de validation par le siège. - Feu vert : la fiche a été validée, elle sera publiée à la prochaine mise à jour du site si le délai de rétractation est passé. - Feu rouge : la fiche a été refusée. Cliquer sur "actualiser" pour rafraîchir la page et peut être voir la couleur des feux changer. 11

15 Dans le cas d'un refus de fiche, le siège écrit la raison de ce refus. 1. Cliquer sur la ligne du bien concerné par le refus. Un bandeau s'affiche en-dessous. Cliquer alors sur "modifier fiche" 2. Aller dans l'onglet "description". La raison du refus est inscrite dans la case "commentaire privé". Il faut donc faire le nécessaire puis cocher de nouveau la case "demande de validation". E RENOUVELLEMENT DE MANDAT 1. Cliquer sur la ligne du bien concerné. Un bandeau s'affiche en-dessous. Cliquer alors sur "modifier fiche" 12

16 2. Cliquer sur "copier" puis enregistrer. 3. La fiche est copiée se retrouve en statut ESTIMATION. Pour la récupérer, aller dans l'onglet "biens", puis "mes estimations" et faire la procédure identique à la création de mandat, reportez vous à la rubrique C CREATION DU MANDAT (page 6). 4. Il faut ensuite retirer la première fiche afin d'éviter un doublon dans la publication. Dans la liste des mandats courants, cliquer sur la ligne du bien concerné. Un bandeau s'affiche en-dessous. Cliquer alors sur " modifier mandat". 13

17 5. Cliquer sur "retirer le mandat". Cette procédure est valable également pour : - un renouvellement de mandat échu : dans ce cas, il n'y a pas à effectuer l'étape "retirer le mandat" car il l'est fait automatiquement à la date d'expiration du mandat. - ou un changement de type de mandat (happy, exclusif, simple). 14

18 CREATION AVENANT AU MANDAT A CREATION DE L'AVENANT 1. Cliquer sur l'icône puis sur "mes mandats". 2. La liste des mandats courants s'affiche, cliquer sur la ligne du bien concerné. Un bandeau apparaît, cliquer alors sur "modifier mandat". 3. Une fenêtre s'ouvre. Cliquer sur "créer un avenant". Cliquer ensuite sur l'onglet "honoraires". Saisir le nouveau prix net vendeur et les nouveaux honoraires. S'assurer que le prix FAI soit correct. 15

19 Décocher la case "démarchage" afin de ne pas devoir attendre le délai de rétractation des 7 jours comme pour un nouveau mandat. Cliquer sur "signer l'avenant", puis sur "enregistrer". B GENERATION DE L'AVENANT 1. En haut de la fenêtre, cliquer sur "générer un document". 2. Cliquer sur "PP avenant au mandat" puis "fusionner". Une barre de téléchargement s'ouvre en bas de la page, cliquer sur "ouvrir". L'avenant s'affiche dans un document Word. Vérifier que les informations soient correctes avant d'enregistrer le document. C VALIDATION DE L'AVENANT Se référer à la rubrique F- VALIDATION DU MANDAT dans la partie C - CREATION DU MANDAT DE VENTE en page 9. La procédure est identique pour un mandat ou un avenant (idem pour la validation de l'avenant). 16

20 CREATION D'ACQUEREUR ET RAPPROCHEMENT A CREATION D'UN ACQUEREUR 1. Cliquer sur l onglet "contacts", puis sur l'onglet "acquéreurs", puis sur "assistant nouvel acquéreur". 2. Une fenêtre s'ouvre. Cliquer sur le bouton "GO". 3. Une fenêtre s'ouvre. Cocher "créer un contact rapide". Remplir tous les champs obligatoires. Dans le champ "mail", saisir votre adresse . Cliquer sur "valider". 17

21 4. Cliquer sur le deuxième "GO". 5. Dans la recherche, cochez la case "futur vendeur", puis dans les différents onglets renseignez les critères et "enregistrer". B RAPPROCHEMENTS 1. Dans la barre du menu, clique sur l'icône puis sur "mes acquéreurs". 18

22 2. La liste des acquéreurs s'affiche. Cliquer sur la ligne de l'acquéreur concerné, puis sur "rapprocher ". 3. Une fenêtre "Recherche de biens" s'ouvre. Vous pouvez compléter les critères de recherche de l'acquéreur. Cliquer sur "lancer la recherche". Selon la recherche, vous trouverez aucun, un ou plusieurs biens correspondants aux critères. 19

23 C SAISIE D'UN MANDAT DE RECHERCHE 1. A partir de la liste de vos acquéreurs, cliquer sur la ligne du bien concerné. Cliquer sur "saisir mandat". 2. Remplir au minimum les champs obligatoires de chaque onglet puis cliquer sur "enregistrer". Comme pour le mandat de vente, le n de mandat sera généré automatiquement. Il n'y a pas la possibilité de télécharger le mandat de recherche sur ElephantBird, conservez le dans votre dossier papier. Vous le transmettrez au siège lors de la vente. 20

24 ORGANISATION D'UNE VISITE A CREATION DE LA VISITE 1. A partir de la liste de mandats courants, cliquer sur la ligne du bien concerné, puis sur "voir fiche". 2. Cliquer sur le bouton "organisation", puis cliquer sur la ligne "organiser une visite". 3. L'objet "faire visiter" est inscrite par défaut, le modifier si nécessaire. Lier un contact à la visite, soit en cliquant sur le "+" bleu pour créer un nouveau contact, ou en cliquant sur le bonhomme rouge pour récupérer un contact existant Sélectionner une date de visite. Vérifier que la case "créer la visite à partir de ce rendez-vous", puis cliquer sur "enregistrer". 21

25 B CONSULTATION DU PLANNING 1. Cliquer sur l'onglet "Organisation", puis sur l'onglet "planning", puis sur "mon planning". 2. Dans la colonne planning, cliquer sur le rendez-vous. Vous pouvez modifier le rendez-vous en cliquant sur le bouton "modifier". Vous pouvez observez dans la colonne de gauche les informations concernant la visite. Autre possibilité de création de rendez-vous : - Aller à la date prévue et faire clic droit : cliquer sur "nouveau" puis créer le rendez-vous. 3. Aller dans la liste de vos mandats courants, dans la ligne du bien concerné cliquer sur l'icône "fiche propriétaire" (bonhomme jaune) afin de vérifier les commentaires compte-rendu de visite. 22

26 CONCLUSION D'UNE AFFAIRE S il n existe pas de promesse de vente ou compromis sur l affaire, on ne peut pas conclure la vente. Un bien sous offre est toujours publié sur internet. La publication est stoppée à partir du moment où un bien est sous promesse ou compromis. A SIGNATURE D'UNE OFFRE 1. Cliquer sur la ligne du bien concerné. Un bandeau s'affiche dessous. Cliquer sur l'icône "modifier fiche". 2. Cliquer sur le bouton "offres d'achat". 3. Remplissez les champs obligatoires puis enregistrer. 23

27 B SIGNATURE D'UN COMPROMIS 1. Reprendre la première étape de la rubrique A. 2. Cliquer sur " Promesse et compromis de vente". 3. Les informations saisies précédemment dans la signature de l'offre sont automatiquement reprises. Cocher la case "compromis". Remplir les champs obligatoires des divers onglets puis enregistrer. 24

28 C SIGNATURE D'UN ACTE AUTHENTIQUE 1. Reprendre la première étape de la rubrique A. 2. Cocher la case sur " cocher pour conclure cette vente". 3. Remplir la date de signature de l'acte et enregistrer. D VENTE PAR PROPRIETAIRE OU AUTRE AGENCE/NOTAIRE 1. Reprendre la première étape de la rubrique A. 2. Cocher la case concernée, soit "vendu concurrence" ou "vendu par propriétaire" puis enregistrer. 25

29 E VISUALISATION DU STATUT DES BIENS VENDUS Vous pouvez observer le statut de vos biens en cliquant sur l'onglet "biens" puis "conclusion". Cliquez ensuite sur la rubrique qui vous intéresse. Les biens sous offre se présentent avec un carré orange : Les biens sous compromis se présentent avec un carré marron : Les biens dont l'acte a été signé s'affichent en gris : Les biens vendus par le propriétaire ou une autre agence/notaire s'affichent en gris et portent la mention "vendu concurrence" : E ANNULATION D'UNE VENTE 1. Dans la liste de vos biens «vendus/loués», cliquer sur la ligne du bien concerné. Un bandeau s'affiche dessous. Cliquer sur l'icône "modifier fiche". 26

30 2. Cliquer sur l'onglet "conclusion". 3. Décocher la case "cochez pour conclure cette vente ou décochez pour annuler la vente", puis enregistrer. F SUPPRESSION D'UN MANDAT DE LA VENTE Si vous souhaitez arrêter momentanément la publication d'un bien, vous pouvez le mettre en position "retirée". Pour cela, reportez en page