Excel XP est une marque déposée de Microsoft

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1 Excel XP est une marque déposée de Microsoft MENARD Marie-Agnès

2 1 ère étape, préparer le fichier Excel Si le fichier Excel ne contient que des dates de naissance, il faut calculer les âges, pour cela il faut soustraire à la date de naissance la date d aujourd hui pour avoir le nombre de jours séparant ces deux dates, et diviser ce nombre par 365 pour obtenir le nombre d années. Créez une colonne supplémentaire pour entrer la formule suivante : =ARRONDI((AUJOURDHUI()-[date_naissance])/365;0) ou date_naissance est la référence de la cellule qui contient la date de naissance. Remarque : Les noms des colonnes doivent se trouver en première ligne, un même nom de colonne ne peut pas être inscrit sur plusieurs cellules. Le tableau ne doit pas comporter de lignes vides. Voici un exemple de liste nom Prénom Lieu genre employé Lieu date_naissanc e age direction ALAIZE Blaise Angers homme Employé Angers 02/06/ DRH ASSIN Marc Angers homme Employé Angers 30/05/ DRH BIDJOBA Jo Angers homme Directeur Angers 04/06/ DRH BISTRO Alonso Segré Chef de homme service Angers 01/06/ Gestion BOLE Magguy Angers femme Employé Angers 27/05/ Gestion Agent de Trélaz BRICAUX Juda Angers homme Maîtrise é 29/05/ Sécurité CHAITE Barbie Angers femme Agent Trélaz é 29/05/ Sécurité Pour créer un TCD, c'est-à-dire compter des valeurs et les regrouper, cela paraît évident mais il faut que les cellules sur lesquelles on compte soient non vides. Si on veut faire un regroupement par tranche d âge, la donnée âge devra toujours être renseignée. Mots clés : Excel Graphique pyramide âge Tableau croisé dynamique 2/12 17/03/2006

3 2 ème étape, création d'un tableau croisé dynamique Il faut ensuite créer un tableau croisé dynamique (TCD) pour calculer le nombre d homme et de femme dans chaque âge. Placez-vous sur une cellule du tableau et faites menu rapport de tableau croisé dynamique. A l'étape 1, laissez coché liste ou base de données Microsoft Excel et cliquez sur suivant. A l'étape deux, vérifiez que la sélection correspond à votre liste, sinon refaites une sélection en arrière plan et cliquez sur suivant. Vous pouvez aussi utiliser un nom de plage de cellule nommée. Remarque : pour nommer une plage de cellule, sélectionnez-là et faites menu insertion nom, puis définir, dans la zone de saisie, donner un nom. Mots clés : Excel Graphique pyramide âge Tableau croisé dynamique 3/12 17/03/2006

4 A l étape trois, vous choisissez la destination de votre TCD, soit vous cliquez sur suivant, soit vous définissez la disposition de votre tableau. Dans l exemple, nous choisirons disposition. Si vous cliquez sur disposition, vous obtenez cette boîte de dialogue, faites glisser les champs de données en ligne et en colonne et pour le champ à calculer dans l espace données. Si vous avez besoin d'effectuer des regroupements (dans l'exemple par lieu), faites glisser le champ sur lequel vous faites le regroupement dans la zone page. Dans notre exemple, vous ferez glisser le champ age dans la zone ligne et le champ genre dans la zone colonne. Il faut ensuite compter, on utilise la formule dénombre valeur qui compte des cellules non vide. On fera donc glisser le champ genre dans la zone données. Mots clés : Excel Graphique pyramide âge Tableau croisé dynamique 4/12 17/03/2006

5 Voici ce que vous devez obtenir. Si vous n obtenez pas nombre de, double cliquez sur le champ de la partie données pour choisir la formule à appliquer, dans l'exemple comme il s'agit de compter des valeurs, il faut utiliser la formule nombre. Mots clés : Excel Graphique pyramide âge Tableau croisé dynamique 5/12 17/03/2006

6 Cliquez sur ok et terminer, vous devez obtenir quelque chose qui ressemble à cela : Le TCD comme son nom l indique est dynamique, vous pouvez donc le faire évoluer. Les flèches au niveau des noms des lignes ou colonnes, vous permettent de masquer des données. Vous pouvez rajouter un champ en le faisant cliquez glisser du volet office vers le TCD. Pour en supprimer cliquez dessus dans le TCD et faites le glisser en dehors de la feuille. Mots clés : Excel Graphique pyramide âge Tableau croisé dynamique 6/12 17/03/2006

7 Il faut ensuite regrouper les âges par tranche. Pour cela, placez vous sur le premier âge et cliquez sur le menu Données puis grouper et Créer un plan, puis sur, grouper. Vous obtenez la boîte de dialogue suivante. Entrez le nombre d années sur lequel vous voulez effectuer le regroupement (dans l exemple : 4) Vous devez obtenir cela : Nombre de genre genre ages femme homme Total Total Mots clés : Excel Graphique pyramide âge Tableau croisé dynamique 7/12 17/03/2006

8 3 ème étape Réalisation du graphique Pour réaliser une pyramide des âges, il faut utiliser un graphique en barre. Pour obtenir une pyramide, il faut que l une des deux séries de données soit en négative. Pour cela rajoutez par exemple une colonne pour les hommes et entrez une formule du type : =-C5 (tapez de préférence la référence à la cellule plutôt que de la sélectionner car il fait une formule de liaison tcd) Sélectionnez ensuite les données de la colonne âge femme et homme (en négatif) en utilisant la sélection discontinue. (Maintenez les touches CTRL pendant la sélection des cellules non adjacentes). (Remarque : pour la sélection dans un TCD, ne commencez pas en cliquant sur le champ dynamique mais prenez par exemple la cellule de fin et remontez vers le haut.) Mots clés : Excel Graphique pyramide âge Tableau croisé dynamique 8/12 17/03/2006

9 Si vous insérez le graphique à ce moment, ce sera un graphique dynamique, il faut donc faire un copier, collage spéciale valeur pour se débarrasser des formules. ATTENTION, on ne peut pas coller avec liaison sur un collage spéciale valeur. Faites menu édition copier, sélectionner un espace vide de la feuille, puis menu édition collage spéciale, cochez l option valeur. Vous obtenez cela age femme homme Sélectionnez ce tableau, en vous plaçant dedans et faites CTRL+* Cliquez sur le menu insertion graphique, sélectionnez le graphique en barre et le numéro cinq, puis suivez les étapes 1 à 3 de l'assistant en cliquant sur suivant. Mots clés : Excel Graphique pyramide âge Tableau croisé dynamique 9/12 17/03/2006

10 A la fin choisissez de placer le graphique sur une nouvelle feuille et cliquez sur terminer. Vous pouvez aussi choisir de placer le graphique sur la même feuille que les données. Vous devez obtenir ceci : femme homme Mots clés : Excel Graphique pyramide âge Tableau croisé dynamique 10/12 17/03/2006

11 Si les étiquettes ne sont pas complètement à gauche de l axe. Pour placer les étiquettes de l'axe des abscisses (axe central, c'est-à-dire des abscisses x car le graphique est pivoté vers la droite) complètement à gauche, cliquez droit sur cet axe et faites format axe et dans la boîte de dialogue, onglet motif, cochez en bas pour les étiquettes de graduation. Pour supprimer l'espacement entre les barres, Sélectionnez une série de données et cliquez droit puis choisissez format de la série de données. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez l'onglet options et mettre largeur de l'intervalle à zéro. Mots clés : Excel Graphique pyramide âge Tableau croisé dynamique 11/12 17/03/2006

12 Remarque : si vous souhaitez afficher la valeur de l'étiquette sur chaque barre, faites clic droit sur la série de données et format de la série de données, onglet étiquette de données, cochez valeur. (Pour afficher les chiffres négatifs en positifs, il faut utiliser un format de nombre personnalisé du type : 0;[Noir]0, pour cela cliquez sur l onglet nombre de la boîte de dialogue format de la série de données) Vous devez obtenir une belle pyramide des âges Dans une représentation graphique, il faut toujours donner un titre explicite, dire d'où proviennent les données et à quelle date elles ont été créées. Pyramide des âges du personnel Année Entreprise LRN (Les Noms Rigolos) Données issuent du logiciel de RH homme(s) homme(s) 2 femme(s) homme(s) 3 femme(s) Tranches d'âge homme(s) 1 homme(s) 2 homme(s) 2 femme(s) 3 femme(s) 3 femme(s) femme homme homme(s) 2 femme(s) homme(s) 3 femme(s) homme(s) 3 femme(s) Nombre de personnes Remarque : si les données proviennent de l'extraction d'un logiciel métier, ne mettez pas à jour le fichier Excel mais procédez à une nouvelle extraction pour mettre à jour vos graphiques Excel. Utilisez le fichier Excel des noms rigolos pour vous entraîner en suivant l exemple. Tout y est déjà construit, comme cela vous pouvez comparer et retrouver les formules. Mots clés : Excel Graphique pyramide âge Tableau croisé dynamique 12/12 17/03/2006