Le rapport et la soutenance de stage (Licence professionnelle)

Transcription

1 TOUT CE QUE VOUS AVEZ TOUJOURS VOULU SAVOIR SUR... Le rapport et la soutenance de stage (Licence professionnelle) Année universitaire

2 SOMMAIRE LE RAPPORT... 2 LE PLAN DU RAPPORT... 3 COMMENT S'ORGANISER?... 6 LA SOUTENANCE DU STAGE... 8 LA NOTATION DU STAGE... 8 Aide pour traitement de texte... 9 Annexe 1 : couverture du rapport de stage Annexe 2 : fiche témoignage "ancien" Rapport de stage LPRO.doc 1

3 CRITERES POUR LE RAPPORT DE STAGE ET LA SOUTENANCE Le rapport de stage et sa soutenance seront élaborés et présentés en fonction de critères précis, destinés à faciliter votre travail et à l évaluer sur des bases objectives. LE RAPPORT Votre rapport doit se présenter comme le compte-rendu de ce que vous avez observé, appris et réalisé durant votre stage. Il s agit d un rapport technique qui doit être suffisamment clair et précis pour servir de document de référence pour l entreprise. Vos lecteurs Votre responsable industriel, votre tuteur enseignant, éventuellement les autres enseignants et les étudiants du département. Sujet En principe, le rapport est centré autour d un projet qui vous est proposé par l entreprise. Cependant il est possible que vous ayez été amené(e) à réaliser plusieurs projets, et le rapport doit en rendre compte. Titre Le titre doit être suffisamment court et explicite pour permettre au lecteur de connaître le sujet du stage. Page de couverture Elle doit impérativement suivre la présentation normalisée de l annexe 1 : Prénom et NOM de l étudiant Département GEII2, IUT 1 de Grenoble Filière, série Année universitaire La mention «Rapport de stage», suivie du Titre. Eventuellement le logo de l entreprise ou toute autre image jugée intéressante «Stage effectué du au» Nom et adresse de l entreprise Nom du tuteur entreprise Nom du tuteur enseignant Présentation Elle doit être attrayante. Justifiez le texte à gauche et à droite. La mise en page doit être suffisamment aérée. Vous ferez apparaître les numéros de page (la page de titre n est pas comptabilisée). Vous pouvez utiliser la couleur pour rendre les titres et sous-titres plus visibles. Vous devez utiliser la fonte Times New roman, taille 12 (ou équivalent), interligne simple. Le rapport est un texte rédigé (évitez le style télégraphique).relisez-le et faites-le relire pour supprimer les erreurs de langue (orthographe, phrases trop longues et Rapport de stage LPRO.doc 2

4 mal construites, confusion dans les temps, etc ). Attention, le correcteur orthographique ne suffit pas! Illustrations Que ce soit dans le développement ou dans les annexes, vous devez illustrer votre présentation du projet par tout schéma, tableau, graphique, ou document jugé nécessaire à la compréhension du texte. Chaque illustration doit présenter une légende placée en dessous de celle-ci. Cette légende doit présenter l étiquette «Figure» suivi du numéro de figure correspondant (comme présenté à la figure 1). (a) (b) Figure 1 : Smiley (a) content, (b) pas content. Bien évidemment, si l illustration est extraite d une source, il faudra référencer cette source. Attention : toute figure non citée dans le texte et non explicitée ne sert à rien. Il faudra donc, pour chaque figure (ou tableau), citer cette figure de la manière suivante par exemple : «La figure 1 représente». LE PLAN DU RAPPORT Il n existe pas de plan-type. De façon générale, votre rapport doit comporter les sections suivantes : Remerciements Vous devez impérativement remercier l entreprise qui vous a accueilli(e) en stage, ainsi que les différentes personnes qui vous ont aidé(e), en commençant par le supérieur hiérarchique. Ces remerciements seront placés juste après la page de couverture. Faites attention à bien orthographier les noms propres. Vous pouvez éventuellement remercier votre tuteur enseignant. Sommaire Placé juste après les remerciements, il présente le plan du rapport, chaque partie mentionnée devant comporter une référence de page. Les titres et sous-titres doivent être explicites et donner des informations sur leur contenu. La liste des annexes doit apparaître dans le sommaire et comporter des références de pages pour chaque annexe. Pensez à affecter aux titres un "style titre" pour pouvoir créer un sommaire automatique. Introduction Elle présente le projet et son contexte (env. 10 lignes). Présentation générale de l entreprise (2-3 pages, évitez le remplissage, donnez les éléments qui permettent de situer votre stage dans le contexte de l'entreprise ) Déroulement du stage Rapport de stage LPRO.doc 3

5 C'est la plus grosse partie! Vous devez faire le compte rendu de votre travail en entreprise. Deux cas de figure peuvent se présenter : 1) On vous confie une étude ou un projet technique à réaliser : Objectif dans son contexte du projet ; Cahier des charges ; Choix effectués (les justifier) ; Déroulement du projet (démarche expérimentale : essais, erreurs éventuelles, solutions, etc...) ; Résultats obtenus, ou espérés 2) Vous faites une succession de missions plutôt qu'un projet unique (exemple : stage de maintenance) : Objectif de votre stage : définition des missions ; Description d'une ou plusieurs missions types (on peut avoir plusieurs types de missions de maintenance par exemple, ou plusieurs tâches différentes dans une entreprise). Vous pouvez décrire ici une journée typique de travail ; Récit et analyse de quelques missions caractéristiques ou remarquables ; Synthèse (assez brève car vous reviendrez sur le bilan en conclusion). Conclusion Elle dresse un bilan d ensemble de votre stage (vos objectifs ont-ils été atteints ou non? Qu'avez-vous appris du point de vue technique, sur l entreprise et du point de vue personnel?). a) Bilan technique : Ce que vous avez appris de nouveau concrètement ou ce que vous avez pu mettre en application avec succès ou non. La part d adaptation que cela a pu vous demander par rapport à ce que vous avez appris en cours. Description et analyse d une ou des difficulté(s) rencontrée(s) et surmontée(s), ou non... b) Bilan personnel, votre attitude en milieu professionnel : Ce que vous avez découvert du monde professionnel dans lequel vous avez été immergé. Exemple : industrie, libre entreprise, structures publiques type écoles, mairies, lycées, hôpitaux : le fonctionnement spécifique, l atmosphère, le rythme de travail, les échanges Le bilan de vos qualités en milieu professionnel. Les atouts que vous vous êtes découverts et sur lesquels vous pouvez compter en milieu professionnel : réactivité, sens des responsabilités, de l initiative, autonomie, sens de la débrouillardise ou de l improvisation, sens du contact, etc.) Détaillez et évitez les formules générales du type : «J ai appris plein de choses intéressantes» oui, mais lesquelles? Dans quels domaines? Ou encore «J ai découvert de nouveaux horizons» : si vous avez découvert le milieu industriel ou de la libre entreprise, expliquez les aspects qui vous ont le plus intéressés ou frappés. Liste des sigles et glossaire Rapport de stage LPRO.doc 4

6 Ils sont nécessaires si vous faites apparaître dans votre rapport des abréviations ou du vocabulaire technique ou propre à l entreprise. La liste des sigles et glossaires est placée juste avant les annexes. Vous pouvez prévoir une double page qui se déplie afin que le lecteur puisse consulter le glossaire à tout moment (format A3 paysage). Annexes Vous y placerez les documents longs (une ou plusieurs pages) tels que schémas, plans, programmes, etc. dont l'insertion n'est pas justifiée dans le corps du document car ils ne sont pas indispensables à sa compréhension, mais dont la consultation peut éclairer un lecteur intéressé qui veut creuser le sujet. Mettre en fin d'annexe la fiche témoignage "anciens", essentielle pour la communication du département (voir annexe 2 de ce document)). Résumé Vous placerez au dos du rapport un texte de 200 mots environ résumant de façon claire le contenu du rapport (projet, réalisation, justification des choix techniques, résultats), en Français et en Anglais. REMISE DU RAPPORT Trois exemplaires imprimés (1 personnel, 1 entreprise, 1 IUT) + un exemplaire sous forme de fichier numérique (.pdf) envoyé au tuteur enseignant ainsi qu au responsable des stages et alternants pour l'archivage à l'iut. Date de remise à l IUT : le 23 juin 2010 au plus tard. Remarque Il est vivement conseillé que votre tuteur entreprise prenne connaissance de la première version de votre rapport, pour qu il puisse apporter des critiques constructives sur la forme et sur le fond. Pour ce faire, pensez à lui donner votre texte suffisamment tôt pour qu il puisse le lire, et pour avoir le temps de tenir compte de ses remarques. En résumé, faites attention à bien respecter les consignes données cidessus pour ces différents éléments : Page de couverture Remerciements Sommaire Introduction Développement : projet de stage Conclusion Glossaire et liste des sigles Annexes Résumé (à placer au dos du document) Remise d un exemplaire papier et un exemplaire électronique du rapport à la date fixée! Rapport de stage LPRO.doc 5

7 COMMENT S'ORGANISER? N'attendez pas la dernière semaine pour rédiger votre rapport! Il est plus facile de poser des questions dès le début de votre stage, lorsqu'il est acceptable que bien des points vous échappent. Interroger votre entourage est un moyen simple de rentrer en relation et de montrer votre intérêt en vous intégrant. Par la suite, vous pourrez demander à rencontrer des interlocuteurs (responsable des ressources humaines, responsable sécurité, chef d'atelier, directeur de la production, directeur commercial...) qui puissent vous éclairer sur des points qui vous étonnent ou qui font l'objet d'un conflit. Vous éviterez ainsi toute remarque naïve et parfois incendiaire sur tel point d'organisation ou de réglementation. Intégrez le temps de la rédaction de votre rapport dans votre planning de stage. 1) Le cahier de bord Munissez-vous d'un carnet ou d'un cahier sur lequel noter au quotidien un compte-rendu de votre activité et vos impressions. Vous pourrez vous en servir pour consigner une analyse de problème. Notez en particulier les informations sur le sort ultérieur de votre travail et son insertion dans l'ensemble de l'activité de l'entreprise. Cette prise de notes au jour le jour est fondamentale. Elle permet à tout moment un auto-contrôle sur l'avancement de son travail et il prépare les éléments de base qui serviront pour la rédaction. 2) Observez l'entreprise Votre souci est d'intégrer très rapidement un ensemble de connaissances formelles et informelles, de trier les informations utiles pour comprendre l'environnement de votre travail. Voici des pistes pour mener votre enquête de l'entreprise qui vous accueille. Pensez à discerner des points faibles ou forts, voici une liste qui peut vous aider : Dimension économique - Dimension humaine- Dimension commerciale- Dimension technique Secteur d'activité, le chiffre d'affaires, la gestion de l'innovation... Climat social, relations humaines, origine du personnel, différents postes et profils des salariés, embauche... Organisation générale, fonctionnement des différents services et leurs relations, horaires et gestion du temps, outils de planification, disposition des locaux et relations qu'ils favorisent, moyens de communication, intranet, réunion... vocabulaire spécifique l'entreprise, qualité les documents établis, méthodes de classement des documents... Clients, produits, rayon d'action de l'entreprise, concurrents, parts de marché, méthodes et procédés de fabrication, machines, outils matériels et logiciels, diverses étapes de la conception d'une étude ou d'une opération, méthodes de travail... Normes d'hygiène et de sécurité, respect de l'environnement Rapport de stage LPRO.doc 6

8 Procurez-vous les documents de l'entreprise, avec son accord : documentation générale de l'entreprise, notices techniques et commerciales, extraits de standards ou «documents-types», tirage des documents établis, échantillons. 3) Votre vision Vous élaborez une synthèse de ces différentes informations dans la première partie de votre rapport, qui ne doit pas être un piratage inconsidéré des documents de promotion de l'entreprise. La place de ceux-ci est en annexe (éventuellement, et avec parcimonie). On attend de votre part une compréhension réelle des éléments que vous avez retenus de la politique de l'entreprise, par exemple en matière de qualité : cela passe par une reformulation élucidatrice. Vous pouvez bien sûr citer des extraits (dont vous indiquez en bas de page et en bibliographie les références) et donner des exemples : ce n'est pas la même affaire si vous reprenez toute la phraséologie et les schémas d'un travail rédigé par autrui. Vérifiez au besoin votre compréhension avec votre tuteur en entreprise. Ce travail nécessite donc une ouverture à tous les aspects de votre stage. Il s'accomplit parallèlement à votre mission. 4) Calendrier Avant tout : avez-vous une définition claire de votre travail? Construisez deux plannings prévisionnels avec les méthodes de représentation graphiques que vous connaissez : celui du travail à effectuer et celui du rapport à préparer Voyez ces points avec votre maître de stage ou avec un collègue plus expérimenté. Si on vous demande d'effectuer d'autres travaux, soyez souple mais non pas irréaliste. Il faudra vous préoccuper de la rédaction du rapport... très à l'avance, préparer des brouillons, collecter les documents, interroger les personnes compétentes et surtout avoir le temps de synthétiser votre travail. Le temps de rédaction n'est pas toujours compris dans le stage; c'est un point à négocier avec votre maître de stage. Vous pouvez par exemple demander à bénéficier du matériel de bureautique en dehors de vos horaires de travail, mais ce n'est pas un dû. Il est normal de consacrer du temps personnel (en dehors des heures de travail) à la préparation du rapport. Il est judicieux de revenir à votre organisme de formation le rapport entièrement rédigé. La plupart des entreprises souhaitent le contrôler et le valider avant votre départ. Les délais de frappe, de correction, de relecture, d'impression et de reliure sont incompressibles. Organisez votre gestion du temps en tenant compte au moins des étapes suivantes pour la rédaction du rapport : Carnet de bord + classeur de documents - Regroupement des idées - Premier jet Réécriture -Correction préalable - Impression brouillon - Correction finale - Approbation de l'entreprise - Impression définitive, reliure - Remise à l'entreprise et à votre organisme de formation Rapport de stage LPRO.doc 7

9 LA SOUTENANCE DU STAGE Elle se fait soit en entreprise, soit à l'iut. Il s agit de faire la synthèse de votre stage en développant plus particulièrement le ou les aspects techniques qui vous semblent les plus intéressants, devant un auditoire de 3 à 4 personnes (responsable de stage, professeurs...). Vous devrez vous appuyer sur des aides visuelles (diaporama Power Point au format 2003 ou antérieur ; prévoyez également une version.pdf au cas où il y ait un problème de compatibilité de versions). Prévoir un exposé de 20 +/- 10% (vous serez pénalisez si vous ne respectez pas ce temps imparti), suivi de 10 de dialogue avec le jury. Cette dernière phase est importante car elle permet souvent de rattraper un exposé médiocre. Remarque Il est important de répéter plusieurs fois votre soutenance en présence de votre tuteur entreprise ou d un autre membre de l équipe (ou amis), afin de vérifier que votre propos est clair et organisé, que vous respectez le temps imparti, et que vos supports sont bien choisis. LA NOTATION DU STAGE La note attribuée au stage est constituée de 3 notes : - La note attribuée par le tuteur entreprise, - la note du rapport écrit, - la note de la soutenance orale. La note attribuée par le tuteur entreprise tiendra compte de la qualité du travail et du comportement professionnel de l étudiant selon une grille d évaluation. Les notes du rapport et de la soutenance seront établies en fonction des critères suivants : Rapport : Présentation du document : 1) Présentation attrayante 2) Titre informatif 3) Sommaire (document bien organisé et sommaire efficace) 4) Résumé (clair, concis et centré sur l'essentiel) Contenu : 1) Présentation, dans son contexte, du travail à fournir 2) Description précise du travail effectivement réalisé 3) Bilan personnel du stage Rapport de stage LPRO.doc 8

10 4) Valeur d'information technique du rapport pour le lecteur, précision des sources 5) Pertinence de l'illustration technique 6) Qualité de la rédaction Soutenance : Respect du temps (temps proposé, sauf décision contraire : une vingtaine de minutes d'exposé suivi d'une dizaine de minutes de discussion) Entrée en matière (environnement, objectifs à réaliser) Maîtrise technique du sujet Clarté de l'exposé Aide visuelle (transparents,...) Conclusion Réponse aux questions Présence, volonté d'impliquer l'auditoire Aide pour traitement de texte Word 2003 (et versions suivantes) Servane Heudiard, éditions First, 9,90 (très bon guide pour maîtriser les fonctions complexes de Word de façon simple et efficace). Open Office : un cours en ligne est consultable sur le site du département GE Rapport de stage LPRO.doc 9

11 Annexe 1 : couverture du rapport de stage Prénom et NOM de l étudiant Département GEII2, IUT 1 de Grenoble Filière, série Année universitaire Rapport de stage licence professionnelle TITRE (Eventuellement logo de l entreprise ou toute autre image jugée intéressante) Stage effectué du au Nom et adresse de l entreprise Maître de stage en entreprise : Nom Prénom Tuteur enseignant : Nom Prénom Rapport de stage LPRO.doc 10

12 Annexe 2 : fiche témoignage "ancien" Placez ici une photo ou une image (dans l idéal, une photo de vous prise sur votre lieu de stage/travail ou d études ou avec un objet représentatif du génie électrique) Prénom Nom Promotion LPRO3M : indiquez votre année de présence dans la licence Situation actuelle : indiquez votre lieu et sujet de stage ou vos poursuites d études ou profession Mon année LPRO3M : racontez ce que vous voulez : souvenirs ou expérience acquise en GEII2 (positif on espère!). Les «plus» de la formation LPRO3M : indiquez par exemple si vous avez trouvé du travail rapidement ou si vous vous êtes facilement adapté à votre stage/boulot ou poursuite d études grâce à la formation GEII Le GEII2 en quelques mots-clés : notez ici quelques mots-clés représentatifs de votre année de LPRO et qui pourraient donner envie à d autres de suivre votre cursus Rapport de stage LPRO.doc 11

13 Rapport de stage LPRO.doc 12

14 Annexe 3 : Fiches d évaluation Licence Professionnelle Fiche d appréciation du travail et du comportement du stagiaire ou alternant en entreprise A remplir par le responsable en entreprise de l étudiant et à retourner par mail avant le 24 juin 2010 au tuteur enseignant et au responsable des stages et alternances en LPro 3M : emmanuel.pistono@ujf-grenoble.fr Nom de l'étudiant : Nom du tuteur enseignant : Nom et fonction du responsable en entreprise ou maître d apprentissage: Entreprise : Responsable du service : Adresse : Téléphone : Rappel des coefficients : Travail et comportement coefficient 3 Soutenance de stage... coefficient 1 Rapport de stage... coefficient 1 Nombre de points de travail : NPT = (à remplir par l IUT) NATURE DES APPRECIATIONS Insertion du stagiaire/alternant dans l'entreprise (facilité de communication et esprit d'équipe) Exceptionnel 4 Très bien 3 Bien 2 Insuffisant 1 Assiduité et conscience professionnelle Esprit d'initiative et autonomie Compétence technique Qualité du travail fourni Efficacité et organisation personnelle "Offre d'embauche" : Si l'étudiant était candidat à un emploi vacant dans votre entreprise (cochez une case uniquement) : Vous le refuseriez. Il aurait des chances normales d'embauche. Vous seriez prêt à agir auprès de votre direction pour qu'il soit engagé. Il est bien évident que la réponse à cette question ne constitue pas un engagement de la part de l entreprise. C'est simplement, pour l'iut, un critère supplémentaire d'évaluation du stage. Observations particulières : I.U.T. 1 de GRENOBLE, Département GEII 2 Domaine Universitaire, B.P. 67, Saint Martin d'hères cedex

15 Fiche d évaluation du rapport de stage A remplir par le tuteur enseignant de l étudiant Nom de l'étudiant : Nom du tuteur enseignant : Rappel des coefficients : Travail et comportement coefficient 3 Soutenance de stage... coefficient 1 Rapport de stage... coefficient 1 Nombre de points du rapport de stage : NPR = (à remplir par le tuteur enseignant) Journal de stage (5 fiches + fiche témoignage) Fait Très Bien 4 Acceptable 3 Médiocre 2 Insuffisant 1 PREMIER NIVEAU DE LECTURE ET PRESENTATION Présentation attrayante lisibilité du document Titre informatif - page de garde conforme Sommaire (document bien organisé et sommaire efficace) Résumé (clair, concis et centré sur l'essentiel) Fichier.pdf informatique du rapport fourni oui non Présentation, dans son contexte, du travail à fournir Description précise du travail effectivement réalisé Valeur d'information technique du rapport pour le lecteur, précisions des sources Pertinence de l'illustration technique LECTURE INTEGRALE Qualité de la rédaction Bilan personnel du stage I.U.T. 1 de GRENOBLE, Département GEII 2 Domaine Universitaire, B.P. 67, Saint Martin d'hères cedex

16 Fiche d évaluation de la soutenance de stage ou alternance en entreprise A remplir par le tuteur enseignant et le responsable en entreprise de l étudiant Nom de l'étudiant : Nom du tuteur enseignant : Nom et fonction du responsable en entreprise ou maître d apprentissage: Entreprise : Rappel des coefficients : Travail et comportement coefficient 3 Soutenance de stage... coefficient 1 Rapport de stage... coefficient 1 Nombre de points de la soutenance : NPS = (à remplir par le tuteur enseignant) Respect du temps (sauf décision contraire : une vingtaine de minutes d'exposé suivi d'une dizaine de minutes de discussion) Prévu Exceptionnel 4 Très bien 3 Bien 2 Insuffisant 1 Entrée en matière (environnement, objectifs à réaliser) Aide visuelle (transparents,...) Clarté de l'exposé Maîtrise technique du sujet Conclusion Réponse aux questions Présence, volonté d'impliquer l'auditoire I.U.T. 1 de GRENOBLE, Département GEII 2 Domaine Universitaire, B.P. 67, Saint Martin d'hères cedex

17 Fiche de synthèse des notes de stage ou d alternance en entreprise A remplir par le tuteur enseignant et à retourner par mail avant le 02 juillet 2010 au responsable des stages et alternances en LPro 3M : emmanuel.pistono@ujf-grenoble.fr Nom de l'étudiant : Nom du tuteur enseignant : Nom et fonction du responsable en entreprise ou maître d apprentissage: Entreprise : Rappel des coefficients : Travail et comportement coefficient 3 Soutenance de stage... coefficient 1 Rapport de stage... coefficient 1 Nombre de points de travail : NPT= Nombre de points du rapport : NPR = Nombre de points de la soutenance : NPS = Formule de calcul : 5 5 NPT 2,5 + NPR + NPS Note finale = Note finale de stage : /20 I.U.T. 1 de GRENOBLE, Département GEII 2 Domaine Universitaire, B.P. 67, Saint Martin d'hères cedex