VENDRE DES BILLETS À LA VITRINE EST SIMPLE! 2. FRAIS DE TRANSACTION DE LA VITRINE

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1 PROCÉDURES DE MISE EN VENTE DE BILLETS BILLETTERIE DE LA VITRINE La Vitrine culturelle a développé un logiciel de billetterie, mettant à la disposition des producteurs et diffuseurs indépendants un moyen simple et efficace de vendre des billets au tarif régulier et de dernière minute. Cette billetterie facilite l accessibilité aux billets de vos différentes activités (exposition, spectacles, événements, représentations, etc.) et vous permet de faire le suivi des ventes à même votre poste de travail. Les ventes sont effectuées via : 1) Le centre d information culturelle et de billetterie, situé au 2-22, en plein cœur du Quartier des spectacles (2, rue Sainte-Catherine Est) 2) Le site Internet avec un achalandage de plus de pages lues par mois. La Vitrine exporte également toutes ses données culturelles (incluant les liens transactionnels) vers des sites Internet externes de grande notoriété (LaPresse.ca, Quoifaireaujourd hui.com, quartierdesspectacles.com, etc.). 3) L Application mobile pour iphone, ipod touch et Android : impressions par mois VENDRE DES BILLETS À LA VITRINE EST SIMPLE! 1. SAISE DE L INFORMATION Vous n avez qu à remplir le Formulaire de billetterie, à chaque fois que vous désirez inscrire des ventes de billets à tarif régulier ou escompté à La Vitrine, et nous le retourner par courriel ou par télécopieur. Un représentant de La Vitrine validera l information fournie et saisira celle-ci dans le logiciel de billetterie de La Vitrine. La mise en vente sera dès lors opérationnelle. Important : un rabais minimal de 20% du prix régulier doit être accordé pour que le tarif soit considéré «dernière minute». 2. FRAIS DE TRANSACTION DE LA VITRINE Pour chaque billet vendu, La Vitrine percevra aux clients un frais de base établi selon la valeur du billet : Prix du billet : Frais (taxes incluses) Gratuit : 2,00 $ 0,01 $ à 15,00 $ : 1,00 $ 15,01 $ à 50 $ : 1,95 $ 50,01 $ à 100,00 $ : 3,00 $ 101,00 $ et + : 4,95 $

2 3. POLITIQUES BILLETS AU TARIF DE DERNIÈRE MINUTE Un rabais de 20 % minimum du prix régulier doit être accordé. Assistance de 50 sièges et moins : un minimum de 10 % du taux d assistance est exigé pour l offre de dernière minute. Assistance de 51 sièges et plus : un minimum de 6 billets au tarif de dernière minute est exigé. Des frais de 25,00 $ par représentation seront demandés pour les salles n offrant pas le minimum de sièges. 4. VENTES AU CENTRE D INFORMATION ET BILLETTERIE (AU 2-22) Le client qui se présente au Centre d information culturelle et billetterie de La Vitrine pour acheter un billet pour une de vos représentations obtiendra un billet imprimé à l image de La Vitrine. Spécimen du billet de La Vitrine : Ce billet est l équivalent de celui que vous émettez vous-même. Le client pourra se présenter directement à l entrée de la salle de spectacle avec ce billet. L information qui se retrouve sur le billet reflète les normes de l industrie et son aspect sécuritaire prévient toute possibilité de reproduction. Nous vous invitons donc à faire circuler le spécimen du billet La Vitrine auprès de vos équipes de services à la clientèle afin que tous puissent reconnaître sa validité. Billetterie de La Vitrine

3 5. VENTES SUR LE SITE WEB DE LA VITRINE Les clients qui souhaitent acheter des billets sur Internet pour les représentations de votre organisme pourront le faire sur ainsi qu à partir de l application mobile pour iphone, ipod touch et Android et des calendriers externes de partenaires. Lorsque la transaction d achat de billet(s) sera complétée, le client devra imprimer une confirmation de transaction et la présenter à votre comptoir de billetterie afin d obtenir les billets. Il vous est possible d inscrire dans le bas totalement, sur le modèle de confirmation, une mention spéciale et spécifique à votre organisme. Par exemple : les portes ouvrent à 18 h. Billetterie de La Vitrine

4 6. CONFIRMATION DES VENTES ET RAPPORTS DISPONIBLES SUR LE WEB Pour chaque vente de billet effectuée au Centre d information culturelle et de billetterie et sur le site vous recevrez un courriel confirmant la transaction, qui vous précise l information suivante : - les numéros de confirmation (transaction La Vitrine, billet, transaction bancaire) - l emplacement des sièges vendus - le nombre de billets vendus - le tarif - le montant total de la vente - le nom de la représentation - la date et l heure de la représentation Notez qu un numéro de confirmation émis par La Vitrine n est émis qu une seule fois. Billetterie de La Vitrine

5 7. OUVERTURE D UNE SESSION Vous pouvez consulter un rapport de vente via Internet afin de suivre vos ventes en temps réel. Vous devrez ouvrir une session pour y accéder. Pour ouvrir une session, saisissez d abord l adresse suivante dans votre navigateur Internet : Page Login : Vous vous êtes fait attribuer un nom d usager ainsi qu un mot de passe lors de votre inscription à La Vitrine. Inscrivez ces informations dans les champs appropriés et appuyez sur le bouton Login. Le système ouvre la session et vous dirige vers la page Tableau de bord du membre. Billetterie de La Vitrine

6 Fermeture de session automatique L inactivité tolérée d une session est d une heure. Au-delà de ce délai sans activité, votre session est automatiquement fermée. Un message s affiche indiquant la situation. Visuel du message lors d une fermeture automatique : Information manquante L astérisque rouge ( * ) à côté d un champ indique que celui-ci doit absolument être rempli. Si vous omettez d en remplir un et que vous cliquez sur Sauvegarder, le système réaffiche la page avec une boîte jaune contenant un message d erreur, à la gauche de l écran. Erreur système Lorsqu une erreur se produit avec les opérations normales, le système affiche un message d erreur pour vous informer du problème. Le système réinitialise ensuite la session (après un délai de 5 secondes), c'est-à-dire qu il vous renvoie à la page Login. Menu de navigation Le menu de navigation est situé dans la partie gauche de l écran. Il permet de se déplacer dans les différentes sections Les différentes parties sont représentées par des boutons qui deviennent rouge plus pâle lorsqu ils sont sélectionnés. Billetterie de La Vitrine

7 8. GESTION DES RAPPORTS DE VENTE La section Rapport vous permet d obtenir des informations sur les billets vendus. Deux types de rapports sont disponibles : Rapport des ventes ventilées : Rapport des billets vendus par représentation : Ce rapport s obtient par une recherche définie par plusieurs critères. Il permet de consulter les ventes pour une période définie, selon les filtres des critères. Ce rapport s obtient en choisissant parmi les représentations accessibles. Le rapport comportera la liste de tous les billets vendus pour cette représentation, avec des détails qui permettront la validation des billets (ou confirmations) lors de l accueil de client à la représentation. Visuel de la fenêtre de gestion des rapports : 8.1 GÉNÉRER UN RAPPORT VENTILÉ DE VENTES Pour vous rendre sur la page des rapports, cliquez sur le bouton Rapport du menu de gauche. Le système affiche la fenêtre avec les deux sections : une pour chacun des deux types de rapports. Dans la section Rapport des ventes ventilées, entrez les informations afin de préciser la recherche parmi toutes les ventes de billets. On trouve dans cette section de la fenêtre : Date de début de période * Date de fin de période * Origine des ventes (Toutes les ventes, Comptoir seulement, Internet seulement, Kiosque internet seulement ou Kiosque comptoir seulement) Emplacement (seulement les emplacements auxquels des billets vendus sont associés et auquel le membre a accès) Billetterie de La Vitrine

8 Activités (seulement les activités auxquelles des billets vendus sont associés et auxquelles le membre a accès) Choix entre Transaction régulières ou Transactions annulées Bouton Chercher Entrez les dates afin de déterminer une période (obligatoire) et ajustez les listes déroulantes si désiré, pour préciser la recherche. Cliquez ensuite sur le bouton Chercher. Le système génère et affiche le rapport avec les informations suivantes au haut : Rapport ventilé des ventes de la billetterie (titre) Date et heure de production (du rapport) Pour la période (selon les dates choisies dans la fenêtre précédente) Tableau contenant les informations suivantes sur les ventes (selon les caractéristiques spécifiées) : # de transaction Origine (Comptoir, Internet, Kiosque internet ou Kiosque comptoir) Date et heure de la vente Emplacement Activité Nombre de billets Total billets Total frais transactionnels Total frais de manutention Transport (frais de livraison) Total payé Billetterie de La Vitrine

9 Voici le visuel de la fenêtre du rapport ventilé des ventes : Un inventaire au bas de la page indique : Nombre total de billets vendus Total des billets vendus (montant en $) Total des frais Internet Total des frais de transport Total TPS (taxe sur les produits et services) Total TVQ (taxe de vente du Québec) Total facturé À la droite de la fenêtre, on trouve les boutons : Générer rapport Fermer 8.2 RAPPORTS PDF ET EXCEL Vous pouvez accéder à deux rapports : en format PDF ET EXCEL. Le rapport PDF vous permet de voir très rapidement combien de billets ont été vendus non seulement par représentation mais aussi par catégorie de prix. Il différencie aussi le total hors-taxes, le total taxes incluses (et sans frais) et le total tout inclus. Le rapport EXCEL vous permet d avoir accès à toutes les informations de chaque transaction : numéro et date de transaction, nom, prénom, adresse, courriel, téléphone du client (si disponibles), type de paiement, activité, emplacement, date d activité, heure, catégorie, tarif, provenance, nom de l agent (si vendu comptoir), nombre de billets, total hors-taxes, frais de services, frais de manutention, TPS et TVQ, total tout inclus. Billetterie de La Vitrine

10 8.3 IMPRESSION D UN RAPPORT VENTILÉ DE VENTES Pour effectuer cette opération, vous devez avoir le logiciel Adobe Reader installé sur votre poste. Si vous ne l avez pas, rendez vous à l adresse suivante pour télécharger gratuitement la dernière version : Pour générer un rapport ventilé des ventes, cliquez d abord sur le bouton Rapport du menu de gauche. Le système affiche la fenêtre avec les 2 sections de rapports. Dans la section Rapport ventilé des ventes de la billetterie, entrez les informations afin de préciser la recherche. Appuyez ensuite sur le bouton Générer rapport et le système ouvre la fenêtre avec le rapport affiché. Cliquez sur le bouton Générer rapport de cette fenêtre. Un bouton Ouvrir rapport apparaît : Cliquez sur Ouvrir et une fenêtre générée par le logiciel Acrobat Reader s ouvre avec le rapport affiché. Vous pourrez, à partir de cette fenêtre, aller dans Fichier et choisir dans la liste déroulante l option Imprimer. Réglez les propriétés selon votre imprimante, format, etc. Cliquez finalement sur Ok pour lancer l impression. Billetterie de La Vitrine

11 8.4 GÉNÉRER UN RAPPORT DES BILLETS VENDUS Pour effectuer cette opération, vous devez avoir le logiciel Adobe Reader installé sur votre poste. Si vous ne l avez pas, rendez vous à l adresse suivante pour télécharger gratuitement la dernière version : Pour générer le rapport, allez sur la page des rapports et cliquez sur le bouton Rapport du menu de gauche. Le système affiche la fenêtre; choisissez une représentation dans la liste déroulante de la section Rapport des billets vendus par représentation. Appuyez sur le bouton Chercher. Les représentations dans la liste affichent pour chacune : Titre de l activité Date Heure Voici le visuel de la section de recherche de rapport des billets vendus : Après avoir fait votre choix de représentations, cliquez sur le bouton Chercher. Une fenêtre s'ouvre et le rapport s affiche. Au haut de la fenêtre on trouve : Titre de l activité Date et heure de la représentation Emplacement Bouton Générer rapport Bouton Fermer Dans le tableau des ventes, on trouve pour chaque billet : # de billet # de transaction Nom et prénom du client # Carte de crédit Billetterie de La Vitrine

12 Voici le visuel du rapport des billets vendus : 8.5 IMPRESSION D UN RAPPORT DES BILLETS VENDUS Pour effectuer cette opération, vous devez avoir le logiciel Adobe Reader installé sur votre poste. Si vous ne l avez pas, rendez vous à l adresse suivante pour télécharger gratuitement la dernière version : Pour générer un rapport de vente de billets, cliquez d abord sur le bouton Rapport du menu de gauche. Le système affiche la fenêtre avec les 2 sections de rapports. Dans la section Rapport des billets vendus par représentation, choisissez une représentation dans la liste déroulante. Cliquez ensuite sur le bouton Chercher et le système ouvre la fenêtre avec le rapport affiché. Cliquez sur le bouton Générer rapport de cette fenêtre. La fenêtre suivante s ouvre : Billetterie de La Vitrine

13 Cliquez sur Ouvrir et une fenêtre générée par le logiciel Acrobat Reader s ouvre avec le rapport affiché. Vous pouvez, à partir de cette fenêtre, aller dans Fichier et choisir dans la liste déroulante l option Imprimer. Réglez les propriétés selon votre imprimante, format, etc. Cliquez finalement sur Ok pour lancer l impression. Billetterie de La Vitrine