R A PPORT ANNUEL DE GESTION SAINT-JOSEPH

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1 R A PPORT ANNUEL DE GESTION CENTRE D HÉBERGEMENT DE LA MAISON-SAINT SAINT-JOSEPH EXERCICE FINANCIER PERMIS D EXPLOITATION DU MSSS N o : B E A U B I E N E S T M O N T R É A L ( Q C ) H 1 T 1 X 4 T É L É P H O N E : T É L É C O P I E :

2 LISTE DES ACRONYMES AC AEPC ASSSM CGR CH CHSLD CH DE LA MSJ CPSST CMDP CRT CSSS CSST CPU DG DESSC LSSSS MSSS PDRH PDSB PFT RITM SAAQ SIMDUT SST AGRÉMENT CANADA ASSOCIATION DES ÉTABLISSEMENTS PRIVÉS CONVENTIONNÉS AGENCE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX DE MONTRÉAL COMITÉ DE GESTION DES RISQUES CENTRE HOSPITALIER CENTRE D HÉBERGEMENT ET DE SOINS DE LONGUE DURÉE CENTRE D HÉBERGEMENT DE LA MAISON-SAINT-JOSEPH COMITÉ PARITAIRE DE LA SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL CONSEIL DES MÉDECINS, DENTISTES ET PHARMACIENS COMITÉ DE RELATIONS DE TRAVAIL CENTRE DE SANTÉ ET DE SERVICES SOCIAUX COMMISSION DE LA SANTÉ ET DE LA SÉCURITÉ DU TRAVAIL COMITÉ DU PLAN D URGENCE DIRECTION GÉNÉRALE DIRECTION D ÉTABLISSEMENT, DES SOINS ET SERVICES CLINIQUES LOI SUR LES SERVICES DE SANTÉ ET LES SERVICES SOCIAUX MINISTÈRE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX PLAN DE DÉVELOPPEMENT DES RESSOURCES HUMAINES PRINCIPES POUR LE DÉPLACEMENT SÉCURITAIRE DES BÉNÉFICIAIRES PLAN FONCTIONNEL ET TECHNIQUE RÉSEAU INTÉGRÉ DE TÉLÉCOMMUNICATIONS MULTIMÉDIA SOCIÉTÉ DE L ASSURANCE AUTOMOBILE DU QUÉBEC SYSTÈME D'INFORMATION SUR LES MATIÈRES DANGEREUSES UTILISÉES AU TRAVAIL SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL

3 TABLE DES MATIÈRES SECTION 1 MESSAGE DE LA PRESIDENTE DU CONSEIL D ADMINISTRATION ET DE LA DIRECTRICE GENERALE SECTION 2 DÉCLARATIONS DÉCLARATION DE FIABILITÉ DES DONNÉES ET DES CONTRÔLES AFFÉRENTS DU RAPPORT DE GESTION RAPPORT DE LA DIRECTION SECTION 3 PRÉSENTATION DE L ÉTABLISSEMENT STRUCTURE DE L ORGANISATION ORGANISATION ADMINISTRATIVE STRUCTURE ADMINISTRATIVE PROJET D ORGANIGRAMME MISSION CONSEIL D'ADMINISTRATION DIRECTION GÉNÉRALE DIRECTION D ÉTABLISSEMENT, DES SOINS ET SERVICES CLINIQUES (DESSC) SERVICE MÉDICAL SERVICE DE LA PHARMACIE SERVICE DE LA RÉADAPTATION SERVICE SOCIAL SERVICE DES LOISIRS ET DES ACTIVITÉS THÉRAPEUTIQUES SERVICE D ALIMENTATION DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ÉTUDIANTS STAGIAIRES DIRECTION DES RESSOURCES FINANCIÈRES GESTION DES RESSOURCES FINANCIÈRES ET INFORMATIONNELLES GESTION DES ACTIFS INFORMATIONNELS DIRECTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES ET TECHNIQUES SECTION 4 ACTIVITÉS DE L ÉTABLISSEMENT RÉSULTAT AU REGARD DU PLAN STRATÉGIQUE ET DE L ENTENTE DE GESTION ET D IMPUTABILITÉ LES ORIENTATIONS STRATÉGIQUES DONNÉES SUR LA CLIENTÈLE AU 31 MARS STATISTIQUES COMPARATIVES PRIORITÉS D ACTION OBJECTIFS QUALITATIFS OBJECTIFS QUANTITATIFS SÉCURITÉ DES SOINS ET DES SERVICES ERREURS DE MÉDICAMENTS CHUTES AGRÉMENT EXAMEN DES PLAINTES ET PROMOTION DES DROITS SECTION 5 CONSEILS OU COMITÉS DE L ÉTABLISSEMENT COMITÉ DES USAGERS COMITÉ DE GESTION DES RISQUES COMITÉ D ÉVALUATION DES MESURES DE CONTRÔLE COMITÉ DE VIGILANCE ET DE LA QUALITÉ (CVQ) COMITÉ DES MESURES D URGENCE SECTION 6 LES RESSOURCES HUMAINES DE L ÉTABLISSEMENT SECTION 7 ÉTATS FINANCIERS ET ANALYSE DES RÉSULTATS DES OPÉRATIONS SECTION 8 TABLEAU DE L ÉTAT DU SUIVI DES RÉSERVES. COMMENTAIRES ET OBSERVATIONS FORMULÉS PAR L AUDITEUR INDÉPENDANT SECTION 9 CODE D ÉTHIQUE ET DE DÉONTOLOGIE DES ADMINISTRATEURS DU CENTRE D HÉBERGEMENT DE LA MAISON-SAINT-JOSEPH A N N E X E

4 SECTION 1 MESSAGE DE LA PRÉSIDENTE DU CONSEIL D ADMINISTRATION ET DE LA DIRECTRICE GÉNÉRALE C est avec fierté que nous présentons le rapport annuel de gestion du Centre d hébergement de la Maison-Saint-Joseph qui fait état des faits saillants et de nos principales réalisations de l année. L'année qui vient de s'achever s est révélée riche en défis stimulants et ponctuée de changements importants au niveau de la structure organisationnelle. Outre la nomination de la Directrice générale, à la suite d une année intérimaire, l établissement a dû composer avec l intégration de nouvelles personnes cadres, tant au niveau de la Direction des services d hébergement, qu au Service alimentaire et au Service d accueil et des ressources humaines. Tout au long de l année, l établissement a continué à mettre l accent sur la qualité et la sécurité des soins. Outre, la préparation en vue de la visite d Agrément Canada, prévue en juin 2014, qui a généré des efforts organisationnels importants et mobilisé l ensemble du personnel, une planification stratégique pour les années 2014 à 2017 a été établie. Les défis demeurent grands, surtout au plan financier, en raison de l alourdissement de la clientèle hébergée et du sous-financement de l établissement, particulièrement au niveau des heures cliniques, et ce, depuis plusieurs années. Ce dossier prioritaire, ainsi que le projet de relocalisation de 34 lits du CHSLD Providence Notre-Dame de Lourdes au CH de la Maison- Saint-Joseph, feront l objet de représentations intensives auprès de l Agence de la santé et des services sociaux de Montréal au cours de la prochaine année. Malgré les contraintes budgétaires, le bilan des réalisations témoigne du dynamisme de l organisation et de sa grande vitalité. Les démarches et le processus dans le cadre de la visite d Agrément Canada de juin 2014 ont continué tout au long de cette année. Nous ne soulignerons également jamais assez, l engagement, la collaboration et la passion professionnelle qui animent les cadres, le personnel, les médecins, les bénévoles, les stagiaires et les différents intervenants qui nous appuient au Centre d hébergement de la Maison-Saint- Joseph inc. et sans qui nous ne pourrions réaliser notre mission de soins et de services. Ils contribuent à faire du centre d hébergement un lieu où le respect et la chaleur humaine sont omniprésents. En terminant, nous remercions chaleureusement les membres du conseil d administration pour leur dévouement et leur support indéfectible. La présidente du conseil d administration La directrice générale Document original signé par : Document original signé par : Sœur Claire Houde, s.p. Danielle Gaboury RAPPORT ANNUEL DE GESTION

5 SECTION 2 DÉCLARATIONS 1. DÉCLARATION DE FIABILITÉ DES DONNÉES ET DES CONTRÔLES AFFÉRENTS DU RAPPORT DE GESTION À titre de directrice générale, les informations contenues dans le présent rapport annuel de gestion relèvent de ma responsabilité, qui porte sur la fiabilité des données et sur les contrôles afférents. Les résultats et les données du rapport de gestion de l exercice du Centre d hébergement de la Maison-Saint-Joseph : décrivent fidèlement la mission, les mandats, les responsabilités, les activités et les orientations stratégiques de l établissement; présentent les objectifs, les indicateurs, les cibles à atteindre et les résultats; présentent des données exactes et fiables. Je déclare que les données contenues dans le présent rapport annuel de gestion ainsi que les contrôles afférents à ces données sont fiables, et qu elles correspondent à la situation telle qu elles se présentaient pour l exercice qui s est terminé le 31 mars La directrice générale, Document original signé par : Danielle Gaboury RAPPORT ANNUEL DE GESTION

6 2. RAPPORT DE LA DIRECTION Les états financiers du Centre d hébergement de la Maison-Saint-Joseph ont été complétés par la direction qui est responsable de leur préparation et de leur présentation fidèle, y compris les estimations et les jugements importants. Cette responsabilité comprend le choix des conventions comptables appropriées qui respectent les Normes comptables canadiennes pour le secteur public ainsi que les particularités prévues au Manuel de gestion financière édicté en vertu de l article 477 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux. Les renseignements financiers contenus dans le reste du rapport annuel de gestion concordent avec l information donnée dans les états financiers. Pour s acquitter de ses responsabilités, la direction maintient un système de contrôles internes qu elle considère nécessaire. Celui-ci fournit l assurance raisonnable que les biens sont protégés, que les opérations sont comptabilisées adéquatement et au moment opportun, qu elles sont dûment approuvées et qu elles permettent de produire des états financiers fiables. La direction du Centre d hébergement de la Maison-Saint-Joseph reconnaît qu elle est responsable de gérer ses affaires conformément aux lois et règlements qui la régissent. Le conseil d administration surveille la façon dont la direction s acquitte des responsabilités qui lui incombent en matière d information financière et il a approuvé les états financiers. Il est assisté dans ses responsabilités par le comité de vérification. Ce comité rencontre la direction et l auditeur, examine les états financiers et en recommande l approbation au conseil d administration. Les états financiers ont été audités par la firme Deloitte S.E.N.C.R.L. dûment mandatée pour se faire, conformément aux normes d audit généralement reconnues au Canada. Son rapport expose la nature et l étendue de cet audit ainsi que l expression de son opinion. La firme Deloitte S.E.N.C.R.L. peut, sans aucune restriction, rencontrer le comité de vérification pour discuter de tout élément qui concerne son audit. La directrice générale, La directrice des ressources financières Document original signé par : Document original signé par : Danielle Gaboury Suzanne Brien RAPPORT ANNUEL DE GESTION

7 SECTION 3 PRÉSENTATION DE L ÉTABLISSEMENT 1. STRUCTURE DE L ORGANISATION 1.1. ORGANISATION ADMINISTRATIVE L organisation administrative au sein du Centre d hébergement de la Maison-Saint-Joseph est le reflet du choix de structure et du partage des fonctions effectuées entre les différentes instances internes. Nous vous présenterons, ci-dessous, les principales composantes de cette structure organisée en différentes directions, services et secteurs. On y précisera, par la même occasion, le rattachement de certaines responsabilités de dossiers spécifiques. Il est important de noter que depuis l acquisition du Centre d hébergement de la Maison- Saint-Joseph, la restructuration qui s est imposée nécessite une modification de la structure dont nous vous présentons le projet d organigramme ci-dessous. RAPPORT ANNUEL DE GESTION

8 1.2. STRUCTURE ADMINISTRATIVE PROJET D ORGANIGRAMME RAPPORT ANNUEL DE GESTION

9 2. MISSION Le Centre d hébergement de la Maison-Saint-Joseph est un établissement privé conventionné, à but non lucratif, appartenant aux Sœurs de la Providence, Province Émilie- Gamelin, qui a adopté un énoncé de mission lors de la séance du conseil d administration du 23 octobre 2013 et qui se lit comme suit : Succédant aux Petites Sœurs des Pauvres, les Sœurs de la Providence ont acquis le Centre d hébergement de la Maison-Saint-Joseph, pour y poursuivre la mission de la Bienheureuse Émilie Tavernier-Gamelin, leur fondatrice. Grâce à cet établissement privé conventionné, des adultes vulnérables en perte d autonomie ont l opportunité de vivre dans un environnement champêtre au cœur de la ville. Dans ce milieu privilégié s exercent le dynamisme, la compétence et le dévouement du personnel axés sur le caractère unique de la personne résidente. Le Centre s engage à offrir des soins médicaux et infirmiers ainsi que des services pharmaceutiques, psychosociaux, de réadaptation, de loisir, d assistance et d accompagnement spirituel. Ces interventions assurent un milieu de vie de type familial, propice à l épanouissement social. Pour réaliser avec constance sa mission, le Centre d hébergement de la Maison-Saint- Joseph privilégie, dans toutes ses orientations, les valeurs fondamentales de compassion, de justice, de respect de la vie, d imputabilité et d excellence. Considérant le caractère évolutif de l humanité, l ouverture d esprit et la capacité d adaptation nourrissent un climat de vie et de travail sain, où le sentiment d appartenance favorise la sécurité et la sérénité. RAPPORT ANNUEL DE GESTION

10 3. CONSEIL D'ADMINISTRATION BUT En lien avec la Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., chapitre S LSSSS), le rôle du conseil d administration est de veiller au respect de la mission et au bon fonctionnement du CH de la MSJ. Il administre et détermine les priorités et les orientations de l établissement et veille à leur respect. Les priorités portent sur les besoins physiques, psychiques et sociaux de la clientèle et sur les services à lui offrir, tout en tenant compte des ressources humaines, matérielles, financières, technologiques et informationnelles dont le CH de la MSJ dispose. OBJECTIFS Le conseil d administration doit : 1. S assurer de la pertinence, la qualité et l efficacité des services donnés; 2. Veiller au respect des droits des résidents et du traitement diligent de leurs plaintes; 3. S assurer de l utilisation économique et efficiente des ressources humaines, matérielles, financières, technologiques et informationnelles; 4. S assurer de la participation, la motivation, la valorisation, du maintien des compétences, du développement et de la rétention des ressources humaines, au sein de l organisation. MOYENS Le conseil d administration se réunit une dizaine de fois par année ou plus, selon les besoins. Il crée, par règlement, les conseils et les comités nécessaires à la poursuite de ses fins et détermine leur composition, leurs fonctions, leurs devoirs, leurs pouvoirs ainsi que les modalités d administration de leurs affaires et approuve les règles de leur régie interne. Le conseil d administration peut déléguer ses pouvoirs à tout conseil ou comité, sauf à ceux qu il ne peut exercer que par règlement. RAPPORT ANNUEL DE GESTION

11 LE CONSEIL D ADMINISTRATION DOIT : 1. Nommer le directeur général ou son représentant et les cadres supérieurs; 2. Entériner la nomination, faite par le directeur général ou son représentant, d une personne responsable de l application de la procédure d examen des plaintes des résidents; 3. Nommer les médecins et les dentistes, leur attribuer un statut, leur accorder des privilèges et prévoir les obligations qui y sont rattachées; 4. Nommer, toute personne, ou créer toute instance exigible par l application d une loi ou d un règlement du domaine de la santé et des services sociaux et qui relève du conseil d administration; 5. Conclure les contrats de service conformément aux dispositions de l article de la LSSSS. LE CONSEIL D ADMINISTRATION ADOPTE LES RÈGLEMENTS NÉCESSAIRES POUR L EXERCICE DES RESPONSABILITÉS DU CENTRE D HÉBERGEMENT DE LA MAISON-SAINT-JOSEPH À SAVOIR : 1. Adopter des règlements de régie interne; 2. Approuver les orientations et les plans d activités de l établissement; 3. Recevoir les prévisions budgétaires et adopter le budget; 4. Recevoir et adopter les rapports périodiques; 5. Répartir et exercer le contrôle budgétaire; 6. Approuver les contrats de services professionnels; 7. Effectuer une révision annuelle de la répartition des lits; 8. Approuver des activités d enseignement et de recherche dans l établissement; 9. Établir les critères d admission, la procédure de sortie définitive et les politiques de transfert des résidents hébergés; 10. Demander des examens diagnostiques de routine à l admission des résidents; 11. Établir les conditions d admission des personnes atteintes de maladies contagieuses ou infectieuses; 12. Établir les règlements concernant les visites aux résidents; 13. Approuver le protocole d application des mesures de contrôle, de contention et d isolement et ses éventuelles révisions; RAPPORT ANNUEL DE GESTION

12 14. Administrer la gestion de l allocation des résidents; 15. Approuver et appliquer les politiques ou les procédures de gestion des congés temporaires des résidents; 16. Adopter et réviser les plans d intervention auprès des résidents; 17. Approuver les politiques ou les procédures de gestion des sorties temporaires d un dossier ou d une partie d un dossier avec la personne responsable de l autorisation de ces sorties; 18. Déterminer les délais à l intérieur desquels les médecins, dentistes, pharmaciens et autres intervenants cliniques doivent compléter les dossiers des résidents; 19. Autoriser le départ d un résident ou l octroi d un congé; 20. Recevoir le rapport faisant état de la situation lorsqu un résident a fait une fugue; 21. Approuver la politique ou la procédure d archivage ou de destruction des dossiers ou de parties de dossiers des personnes hébergées. RÉALISATIONS Le conseil d administration, de concert avec la Direction générale, a mis en œuvre, supervisé et participé à la réalisation de plusieurs dossiers prioritaires dont : Poursuite de la restructuration des ressources financières; Nomination de la directrice générale; Suivi de l entente de gestion et d imputabilité. LES INSTANCES RELEVANT DU CONSEIL D ADMINISTRATION Un certain nombre d instances, en vertu des législations ou de réglementations, doivent relever directement du conseil d administration. Cependant, pour d autres, ce choix est déterminé localement. Ainsi, les instances relevant directement du conseil d administration sont : 1. Le conseil des médecins, des dentistes et des pharmaciens (CMDP) (associé à celui du CSSS Lucille-Teasdale); 2. La commissaire locale aux plaintes et à la qualité des services; 3. Le médecin examinateur; 4. Le Comité de vigilance et de la qualité; 5. La Direction générale. RAPPORT ANNUEL DE GESTION

13 4. DIRECTION GÉNÉRALE Afin d assister le conseil d administration, la Direction générale, secondée par la Direction d établissement, soins et services cliniques, a la responsabilité de : 1. Agir à titre de responsable de l administration; 2. Veiller au bon fonctionnement de l établissement administré par le conseil d administration et à l exécution de ses décisions; 3. Assurer la gestion courante des activités et des ressources mises à sa disposition; 4. Rendre compte, périodiquement, de sa gestion au conseil d administration; 5. Transmettre, au conseil d administration, toute l information nécessaire qu il requiert pour assumer ses responsabilités; 6. S assurer que la coordination et la surveillance de l activité clinique exercée dans l établissement sont effectuées; 7. Réaliser tout autre mandat confié par le conseil d administration. 5. DIRECTION D ÉTABLISSEMENT, DES SOINS ET SERVICES CLINIQUES (DESSC) La Direction d établissement, des soins et services cliniques s assure, en plus de son volet administratif, du développement, de l élaboration, de l évaluation, des recommandations sur le choix des politiques et des programmes, de la philosophie et des buts portant sur ses secteurs d activités, en conformité avec les dispositions du plan d organisation en vigueur. Pour réaliser son mandat et assumer pleinement son rôle, elle doit être assistée des autres services de l établissement, afin de disposer des ressources humaines, matérielles, financières, technologiques et informationnelles nécessaires. PRINCIPALES RÉALISATIONS Participation active à la démarche d agrément. Formation continue de l ensemble du personnel sur les infections nosocomiales. Formation du personnel des soins infirmiers sur les situations de crise et la gestion des troubles de comportement et d agressivité. Formation sur les principes pour le déplacement sécuritaire des bénéficiaires (PDSB). Actualisation du Programme «Dépistage, évaluation et interventions chez une personne hébergée présentant un risque suicidaire». Actualisation du Programme d évaluation et d intervention interdisciplinaire de la dysphagie. Élaboration du Programme «Prévention des chutes et des blessures associées». RAPPORT ANNUEL DE GESTION

14 Élaboration du Programme «Prévention, dépistage et soulagement de la douleur». Formation sur le lavage des mains et sur les infections nosocomiales. Les soins infirmiers et d assistance sont au cœur du centre d hébergement et représentent un des plus importants services de notre organisation SERVICE MÉDICAL BUT Le Service médical du Centre d hébergement de la Maison-Saint-Joseph est un regroupement de médecins qui répond à des besoins d ordre clinique et administratif notamment pour des fins de distribution de soins médicaux, d évaluation de la qualité de ces soins et de conseils médicaux aux différents intervenants concernés. Il regroupe des médecins détenant un statut et des privilèges du conseil d administration. OBJECTIFS Veiller au contrôle et à l appréciation des actes médicaux de l établissement; S assurer que les soins médicaux fournis sont conformes aux besoins des personnes hébergées; Voir à l organisation et aux modalités applicables d un système permanent de garde et à son bon fonctionnement; Contribuer à toute mesure susceptible d améliorer la qualité de vie des personnes hébergées; Conseiller l administration du Centre d hébergement de la Maison-Saint-Joseph sur toute question relative aux soins médicaux. MOYENS Le Service médical est dirigé par un directeur des services professionnels et est composée de trois médecins omnipraticiens qui possèdent des droits et des privilèges dans l établissement. Ils sont nommés par le conseil d administration. La présence d un médecin est assurée dans l établissement pour environ 12 demi-journées par mois. De plus, nous avons un médecin de garde disponible vingt-quatre heures par jour et sept jours par semaine. RAPPORT ANNUEL DE GESTION

15 Les médecins participent, annuellement, à une réunion médico-administrative pour faire le point et se donner un plan d action pour l année à venir. Le pharmacien participe également à cette réunion. De plus, chaque médecin évalue les actes médicaux posés au Centre d hébergement de la Maison-Saint-Joseph en utilisant la méthode d évaluation par critères objectifs et l étude des dossiers de décès (dossiers de létalité). Les médecins participent aux réunions interdisciplinaires où sont élaborés les plans d interventions pour les personnes hébergées. Ces réunions sont une occasion, pour le médecin, d obtenir des renseignements autres que médicaux et d apporter des informations médicales importantes aux membres de l équipe. VISITES MÉDICALES Année Année Nombre de demi-journées de visites médicales des omnipraticiens Nombre de consultations Au cours de l année, les médecins ont également étudié 17 dossiers de létalité SERVICE DE LA PHARMACIE BUT En lien avec la mission du Centre d hébergement de la Maison-Saint-Joseph et la philosophie en vigueur, le Service de la pharmacie offre aux personnes hébergées, les médicaments et les services pharmaceutiques nécessaires. Il s assure de l exécution des ordonnances médicales, de la préparation, de la distribution et du contrôle des médicaments, des drogues et des narcotiques. Ce service offre un soutien-conseil aux médecins, ainsi qu aux professionnels de la santé du Centre d hébergement de la Maison-Saint-Joseph. De plus, il dispense, au besoin, de l enseignement sur la médication aux personnes hébergées. RAPPORT ANNUEL DE GESTION

16 OBJECTIFS 1. Veiller au contrôle et à l appréciation des actes pharmaceutiques de l établissement. 2. Offrir aux personnes hébergées les médicaments et les services pharmaceutiques que nécessite leur état de santé en conformité avec leurs besoins. 3. Contrôler et s assurer de l usage approprié des médicaments, des drogues et des narcotiques. 4. Conseiller l administration du Centre d hébergement sur toute question relative aux services pharmaceutiques. MOYENS Une entente avec contrat de services professionnels, renouvelable annuellement, a été signée avec la pharmacie Cardinal, en septembre Nous maintenons le même système de distribution et d administration des médicaments qui permet de simplifier et de sécuriser l ensemble du processus. Nous utilisons des médicaments ensachés plutôt qu en vrac. Les services pharmaceutiques accomplis par le personnel du service de la pharmacie consistent à : Vérifier, valider et exécuter toutes les ordonnances prescrites par le médecin; Évaluer la pertinence d un médicament et en surveiller l administration et l effet; Détecter les possibles interactions médicamenteuses et les réactions pouvant provoquer des incidents indésirables; Produire et mettre à jour les profils de médicaments des soins infirmiers et du service médical; Procéder aux achats des médicaments et des produits pharmaceutiques nécessaires; Préparer, distribuer et tenir à jour l inventaire et le contrôle des médicaments, des drogues, des narcotiques et des produits pharmaceutiques. De plus, ce service collabore à l élaboration des règles, des politiques et des procédures concernant la préparation, la distribution et le contrôle de l utilisation des médicaments, des drogues et des narcotiques. RAPPORT ANNUEL DE GESTION

17 Le pharmacien du Service de la pharmacie participe, annuellement, à une réunion médicoadministrative pour faire le point avec l équipe médicale et les soins infirmiers. Il dépose, chaque année, son rapport de statistiques SERVICE DE LA RÉADAPTATION Le Service de la réadaptation est composé d une ergothérapeute et d une technicienne en réadaptation physique. INDICATEURS CLINIQUES - PHYSIOTHÉRAPIE Total des jours traitements Total des heures/soins Total des heures autres tâches Total des heures de prestation de services INDICATEURS CLINIQUES - ERGOTHÉRAPIE Total des jours traitements Total des heures/soins Total des heures autres tâches Total des heures de prestation de services SERVICE SOCIAL Une travailleuse sociale offre des services qui prennent la forme d information à la personne, de relation d aide, de médiation auprès de l entourage de la personne hébergée, d aide à l homologation d un mandat en cas d inaptitude, d ouverture d un régime de protection privée ou publique ou encore d aide à la gestion de conflit, au besoin. Elle intervient de façon individuelle, familiale ou en groupe toujours dans l optique de maintenir ou d améliorer la qualité de vie de la personne hébergée. Elle coordonne les différentes étapes de l admission et facilite l accueil et l installation de la personne hébergée. INDICATEURS Nombre de personnes hébergées ayant effectué un séjour dans l établissement Nombre de personnes hébergées, familles ou répondants vus en consultation RAPPORT ANNUEL DE GESTION

18 5.5. SERVICE DES LOISIRS ET DES ACTIVITÉS THÉRAPEUTIQUES Une technicienne en loisirs assure la mise en place des activités de loisirs, en tenant compte des besoins et des goûts des personnes hébergées, dans une démarche de qualité de vie, de libre-choix, de normalisation, d expression de l autonomie et de créativité des personnes hébergées. Certaines activités requièrent, dans un but thérapeutique, des mouvements ou des gestes nécessitant des efforts physiques pour les accomplir. INDICATEURS Nombre d activités différentes Nombre de participation Temps vécu loisirs SERVICE D ALIMENTATION Lorsque la nutritionniste clinique rencontre la clientèle pour l élaboration d un plan de traitement nutritionnel, elle discute également de leur satisfaction au niveau de l offre alimentaire. Elle leur demande leurs goûts, leurs préférences, leurs aversions, mais prend également en note les commentaires relatifs à la qualité de la nourriture offerte ainsi que les problématiques observées. Elle transmet ensuite l information aux cuisiniers et à la chef du service alimentaire. NUTRITION CLINIQUE La nutritionniste assure un soutien nutritionnel aux résidents, sa participation se reflète au niveau des admissions, des rencontres interdisciplinaires et des évaluations des problèmes de dysphagie. Son rôle est essentiel considérant l alourdissement de la clientèle au niveau de l alimentation qui touche particulièrement les textures adaptées, les diètes complexes et les allergies. Durant l année , 81 personnes hébergées ont reçu des services de consultations en nutrition, réalisés par la nutritionniste, que ce soit pour l établissement d un nouveau plan de traitement diététique, la révision d un plan existant, l adaptation des menus individuels ou pour la mise à jour des dossiers. Cette année, afin de mieux répondre aux besoins de la clientèle, une modification au niveau de la structure de poste a débuté. Un poste, d une journée par semaine, dédiée uniquement à la nutrition clinique, a été ajouté. RAPPORT ANNUEL DE GESTION

19 STAGIAIRES DU CRDITED (CENTRE DE RÉADAPTATION EN DÉFICIENCE INTELLECTUELLE ET EN TROUBLES ENVAHISSANTS DU DÉVELOPPEMENT DE MONTRÉAL) Cette année encore, nous avons eu le plaisir d accueillir deux stagiaires du Centre de réadaptation en déficience intellectuelle et en troubles envahissants du développement (CRDITED) de Montréal. Ces stagiaires travaillent entre quatre à cinq jours par semaine et accomplissent diverses tâches (éplucher les légumes, les couper, nettoyer les tables dans les salles à manger, monter des tables, etc.). SERVICE ALIMENTAIRE Le Service alimentaire en chiffre : équivalents repas ont été servis aux résidents, au personnel, aux bénévoles, aux visiteurs et au service traiteur, dont : équivalents repas ont été servis au personnel et aux visiteurs; équivalents repas ont été servis aux bénévoles de l établissement; 211 équivalents repas ont été vendus au service traiteur; équivalents repas ont été servis aux résidents. Le menu est adapté pour différents régimes thérapeutiques et 7 textures et consistances différentes sont prévues pour satisfaire les besoins des résidents. Pour répondre à cette demande, le Service alimentaire a mis à contribution ses 25 employés. RÉALISATIONS Standardisation des recettes et révision continue de l offre alimentaire. Révision et amélioration des descriptions de tâches des préposés au Service alimentaire et des préposés à l entretien ménager du Service alimentaire. Participation au projet des Pousses urbaines (jardins collectifs sur le terrain de l établissement). RAPPORT ANNUEL DE GESTION

20 6. DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES Tout d abord, il est bon de souligner que dans la dernière année, le Service d accueil et des Ressources humaines a été restructuré. Après le départ de la chef du Service d accueil et des ressources humaines, le poste a été remplacé par un poste d agent de gestion du personnel. Cette nouvelle personne est soutenue par une coordonnatrice des relations de travail et de la dotation. De plus, la vacance observée entre le mois de juin et de janvier au Service d accueil et des Ressources humaines a constitué un réel handicap dans la réalisation des projets prévus pour l année SERVICE D ACCUEIL Le Service d accueil est la porte d entrée de l établissement et constitue notre image de marque. C est l impression que retiendront les visiteurs lors de leur passage chez nous. En complément avec la mission des Sœurs de la Providence, Province Émilie-Gamelin, l accueil démontre toutes les valeurs fondamentales de compassion, de justice, de respect de la vie, d imputabilité et d excellence, prônées par l établissement et que l on s emploie à appliquer, lors du premier contact. Il est composé de personnel salarié, mais également de bénévoles et d un service d agence de sécurité pour la nuit et les fins de semaine. Il assure diverses responsabilités, dont celles de contrôle et de sécurité de l établissement auxquelles s ajoutent des tâches cléricales. SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES Il agit comme gardien des valeurs prônées par l établissement dans l ensemble des interrelations au sein de l organisation. Il a aussi le mandat d acquérir, de former et de développer l ensemble des ressources humaines de l établissement, tout en tentant de trouver des moyens de rétention de celles-ci. Le Service des ressources humaines veille à l interprétation et à l application des différentes politiques, procédures et normes ainsi que des lois et règlements régissant le domaine des lois du travail et de la gestion des ressources humaines. Il s assure du respect des contrats collectifs et individuels de travail. Les relations de travail au Centre d hébergement de la Maison-Saint-Joseph sont harmonieuses et le climat de travail demeure sain. Ce service est également le garant du respect des lois régissant le domaine de la santé et de la sécurité du travail et participe à l appréciation de la contribution du personnel. RAPPORT ANNUEL DE GESTION

21 Il joue un rôle clé au sein de l organisation de notre établissement, par le biais du dossier du développement des ressources humaines. Il veille à la classification adéquate des employés et autorise la rémunération et l application des conditions de travail du personnel, édictées par les instances gouvernementales. Le Service des ressources humaines a apporté, tout au long de l année, son soutien aux services de l établissement tant au niveau de l identification des besoins que du recrutement du personnel nécessaire à la réalisation des activités. En termes de réalisations pour l année , nous pouvons mentionner, entre autres : La révision de notre politique sur la violence et le harcèlement en milieu de travail; La mise à jour de notre programme d accueil et d orientation; L élaboration d un plan de développement des ressources humaines; Le développement d autres partenariats en termes de source de recrutement. Le taux de roulement demeure stable au sein de notre organisation. La formation fait partie des activités courantes au Centre d Hébergement de la Maison Saint-Joseph, le but étant d accroître les connaissances et les compétences du personnel, d augmenter sa motivation et de lui permettre de s adapter aux nouvelles technologies et aux nouvelles pratiques de travail ainsi qu à l alourdissement de la clientèle. Voici une liste, non exhaustive, des principales formations qui ont eu lieu dans l établissement en : Lavage des mains; Formation AGIR; Principes pour le déplacement sécuritaire des bénéficiaires (PDSB); Évaluation du risque de chute; Dysphagie, risques suicidaires chez la personne âgée; Troubles de la personnalité. La gestion assidue des dossiers d assurance-salaire et d accidents du travail s est poursuivie, et ce, en conformité avec les normes et règlements prévus à cet effet. Notre taux d assurance salaire de 4.8 % témoigne de notre gestion rigoureuse. RAPPORT ANNUEL DE GESTION

22 6.1. ÉTUDIANTS STAGIAIRES En lien avec la mission du Centre d hébergement de la Maison-St-Joseph et la philosophie en vigueur, nous avons reçu cette année des étudiants stagiaires du CEGEP Marie-Victorin en techniques de réadaptation physique ainsi que des étudiantes infirmières du CEGEP Saint-Laurent. Ils ont effectué un travail de soutien au sein du Service de la réadaptation et des soins infirmiers. 7. DIRECTION DES RESSOURCES FINANCIÈRES 7.1. GESTION DES RESSOURCES FINANCIÈRES ET INFORMATIONNELLES RÉALISATIONS Mise en place d un processus de suivi budgétaire périodique axé sur l imputabilité des gestionnaires dans la mise en place de mesures de contrôle et de redressement, permettant ainsi de maintenir l équilibre budgétaire. Instauration de séances de «coaching» individuelles et de groupe auprès des gestionnaires afin de leur permettre de bien comprendre le processus d affectation des ressources et les particularités inhérentes aux conditions financières d un établissement privé conventionné. L harmonisation des processus de la gestion financière a débuté au cours de l année par l affectation d une même ressource auprès d un deuxième établissement privé conventionné. OBJECTIFS S assurer d un suivi budgétaire périodique rigoureux permettant l atteinte de l équilibre budgétaire : Assurer la production périodique des rapports du suivi budgétaire; Tenir des rencontres individuelles de suivi, de «coaching» et de contrôle budgétaire avec les gestionnaires. RAPPORT ANNUEL DE GESTION

23 7.2. GESTION DES ACTIFS INFORMATIONNELS Le dossier de la sécurité des actifs informationnels touche tous les aspects relatifs à la sécurité des informations en lien avec le Cadre global de gestion des actifs informationnels - volet sécurité. Ce dossier est confié à la Direction des ressources financières. RÉALISATIONS Nous avons : Assuré l application des quinze mesures prioritaires émises par le MSSS; Poursuivi la réalisation de la catégorisation des actifs informationnels; Évalué le plan directeur proposé par la firme d experts-conseils; Produit un plan directeur final pour approbation; Sélectionné une firme d impartition à la suite du processus d appels d offres; Débuté l implantation du plan directeur approuvé; Poursuivi l élaboration de politiques nécessaires à la sécurité des nouvelles installations et des données. OBJECTIFS Optimiser l utilisation des logiciels et des progiciels conformément au plan stratégique informatique : Actualiser le plan stratégique informatique (année 1); Assurer la formation aux utilisateurs des systèmes informatiques implantés ou mis à jour; Veiller à ce que les utilisateurs fassent un usage au plein potentiel des logiciels qui sont mis à leur disposition. RAPPORT ANNUEL DE GESTION

24 8. DIRECTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES ET TECHNIQUES L année s est déroulée dans la poursuite de nos objectifs d amélioration continue en lien avec notre démarche d Agrément Canada. Les opérations quotidiennes ont été le reflet d une recherche constante pour offrir l excellence dans nos services. L emphase portait principalement sur le maintien des actifs et la mise à niveau de certaines de nos installations pour le respect des codes et règlements. PROJETS ET RÉALISATIONS ANNÉE Les principaux projets de l année 2013 ont entre autres, consisté en la mise sur pied du programme fonctionnel et technique (PFT) pour l ajout de 28 lits dans l aile est du 3 e étage et de 6 lits dans l aile Ouest au 1 er étage. Cet ajout de 34 lits permettra d optimiser l utilisation des espaces disponibles au Centre d hébergement et d accueillir une clientèle nécessitant des soins. En février 2014, l Agence de la santé et des services sociaux de Montréal, dans le cadre des projets de rénovations fonctionnelles mineures, octroyait au Centre d hébergement de la Maison Saint-Joseph, un montant de $ pour l élaboration des plans et devis d architecture et d ingénierie pour l ajout de 34 lits selon les normes ministérielles. Le coût de construction de ce projet est estimé à 4.8 M$. Toujours dans le cadre des projets de rénovations fonctionnelles mineures, le projet d installations sanitaires pour la somme de $ a pu être entrepris. Dans le but de contrôler plus efficacement les infections et les éclosions, un laveurdécontaminateur pour équipements et fauteuils roulants a été acquis et installé au 2 e étage de l aile centre. Cet équipement, selon une procédure spécifique, permet un entretien efficace et performant de nos équipements. Au niveau du maintien des actifs, le logiciel de maintenance des équipements est maintenant utilisé et mis à profit par l équipe des services techniques. Il pourra s étendre au personnel des soins et de la cuisine afin de permettre une meilleure gestion et un meilleur entretien des divers équipements. Les avantages de ce système sont principalement de : Planifier, à l avance, les entretiens périodiques; Tenir un inventaire détaillé des équipements et d en prévoir le remplacement; RAPPORT ANNUEL DE GESTION

25 Planifier le travail des équipes; Augmenter l efficacité du travail. Finalement, une révision complète des contrats liant le propriétaire et les fournisseurs externes du domaine de la construction et de l entretien des bâtiments est en cours. Cette mesure permet d ajuster les contrats afin de répondre aux besoins réels de l organisation et des propriétaires. RAPPORT ANNUEL DE GESTION

26 SECTION 4 ACTIVITÉS DE L ÉTABLISSEMENT RÉSULTAT AU REGARD DU PLAN STRATÉGIQUE ET DE L ENTENTE DE GESTION ET D IMPUTABILITÉ 1. LES ORIENTATIONS STRATÉGIQUES Les orientations stratégiques adoptées pour l année , sont les suivantes : Mettre en place une structure organisationnelle efficiente et efficace ; Accompagner les personnes et les organisations dans le changement. Promouvoir et assurer l excellence des soins et des services ; Assurer la pérennité de l œuvre et de la mission Providence. Ces orientations ont guidé les décisions et les actions de l établissement tout au long de cette année. 2. DONNÉES SUR LA CLIENTÈLE AU 31 MARS STATISTIQUES COMPARATIVES Statistiques Jours présence Nombre d admissions Nombre de départs Décès PRIORITÉS D ACTION Les personnes hébergées sont au centre de nos préoccupations et tout est organisé pour améliorer leur bien-être, leur milieu de vie et la qualité des services qui leur sont rendus. L approche globale de soins est ce que nous voulons promouvoir en répondant aux besoins physiques et médicaux des personnes hébergées. Nous leur offrons des occupations utiles tout en suscitant d autres intérêts dans le but de maintenir et d améliorer, autant que possible, leur autonomie et leur qualité de vie. Pour le prochain exercice financier, les priorités d action seront de : Poursuivre l intégration, l uniformisation et la standardisation des services au sein de l organisation; S assurer de l actualisation des mesures prévues en au plan d action pour l amélioration de la qualité du rendement; Poursuivre les démarches et processus en cours dans le cadre de la visite d Agrément Canada de juin 2014; RAPPORT ANNUEL DE GESTION

27 Continuer la révision du plan d organisation en fonction de la réalité de l établissement; Poursuivre l application des recommandations issues de la démarche du plan de développement des ressources humaines (PDRH); Continuer l instauration d une culture des meilleures pratiques et des plus sécuritaires à travers l information, la formation des intervenants et les échanges avec des partenaires; Continuer l implantation de l approche «Milieu de vie»; Poursuivre, dans le cadre du processus d alourdissement de la clientèle, l adaptation des locaux et des équipements, ainsi que la formation du personnel afin qu il soit capable de répondre adéquatement aux besoins exprimés par les personnes hébergées; S assurer du suivi de l entente de gestion et d imputabilité; Poursuivre la réorganisation du Service d alimentation; Effectuer les démarches nécessaires permettant de maximiser les espaces encore vacants. 4. OBJECTIFS QUALITATIFS Réaliser des activités de présentation, de maintien ou de réadaptation de l autonomie de la personne sur le plan physique, psychologique et social, en misant sur ses capacités, ses forces et sur les résultats de ses expériences antérieures d adaptation au changement. Assurer la mise en place des conditions nécessaires pour fournir aux personnes hébergées la meilleure qualité de vie possible et un état de bien-être satisfaisant. Créer une ambiance harmonieuse et familiale entre les personnes hébergées, le personnel et les bénévoles afin de favoriser la compréhension et le bien-être mutuel. Intégrer les familles ou les répondants des personnes hébergées dans la vie de la maison et leur permettre de jouer un rôle actif dans la prise de décision concernant ces derniers. Consulter le comité des usagers sur les aspects qui favorisent l émergence de l implication de leurs membres, pour le choix, la priorisation des actions, l organisation et la réalisation de programmes d activités. RAPPORT ANNUEL DE GESTION

28 Accompagner la personne hébergée dans la dernière étape de sa vie et soutenir ses proches avec tact et discrétion, pour le maintien de la dignité de la personne. S assurer de la prestation sécuritaire des services. Mettre en évidence la richesse de notre diversité culturelle et en faire bénéficier notre organisation. 5. OBJECTIFS QUANTITATIFS Rechercher, en concertation avec les partenaires sur le plan local et régional, l adaptation constante des ressources de l établissement et du milieu environnant aux besoins qui évoluent. Répondre aux besoins des personnes hébergées, tant en ce qui concerne les services médicaux, que les soins infirmiers et d assistance secondés des services professionnels, tant dans le domaine du : Travail social; Service de réadaptation; Services de pharmacie; Service de nutrition clinique. Le tout est appuyé par des activités de soutien en animation de la pastorale, par l accomplissement de la mission des Sœurs de la Providence et par des activités de loisirs et thérapeutiques, avec l aide des bénévoles, des stagiaires et des étudiants qui secondent le personnel dans l accomplissement de leurs tâches respectives. D autres services comme la coiffure, la buanderie, le soutien et l assistance pour que la personne hébergée s adapte à l usage d une nouvelle orthèse ou prothèse, etc. contribuent au maintien et à l amélioration de la qualité de vie de nos personnes hébergées. 6. SÉCURITÉ DES SOINS ET DES SERVICES La déclaration des incidents et des accidents survenus dans l établissement fait partie de nos priorités organisationnelles. L analyse et le suivi que nous apportons à ces déclarations nous permettent de dégager des pistes d amélioration de la qualité des soins et des services offerts. RAPPORT ANNUEL DE GESTION