POUR LEURS PUBLICATIONS DE DÉFENSE ET DE MISE EN VALEUR DU PATRIMOINE. Merci de joindre un bulletin de virement pré-imprimé et annulé correspondant.

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1 FORMULAIRE RELATIF AUX DEMANDES DE SUBVENTIONS AUX ASSOCIATIONS POUR LEURS PUBLICATIONS DE DÉFENSE ET DE MISE EN VALEUR DU PATRIMOINE CULTUREL. EXERCICE DÉPENSES FACTURÉES EN FICHE SIGNALÉTIQUE (*les champs marqués d un * sont obligatoires) RÉGION : *DÉNOMINATION DE L ASSOCIATION : SIÈGE SOCIAL (Pour les associations de fait, mentionnez l adresse principale) : *Rue et n : *CP : *LOCALITÉ : *TÉL : *COURRIEL : 1 FAX : *STATUT DE L ASSOC 2. : * SI ASBL, N D ENTREPRISE : A. CORRESPONDANCE À ADRESSER à (ne complétez les données relatives à l adresse que si elles diffèrent de celles du siège social) 3 : *NOM : *PRÉNOM : FONCTION DANS L ASSOCIATION (trésorier, président, secrétaire, etc.): *TÉL : *COURRIEL : *Rue et n : *CP : *LOCALITÉ : B. COORDONNÉES BANCAIRES 4 : *N DE COMPTE : BE *BIC : *Rue et n : *CP : *LOCALITÉ : Merci de joindre un bulletin de virement pré-imprimé et annulé correspondant. 1 Merci de renseigner une adresse active et régulièrement relevée. Beaucoup de communications passent par cette voie. 2 Asbl, association de fait, communal, provincial. 3 Si les coordonnées de contact diffèrent de celles du siège (tél., courriel, etc.), merci de mentionner celles d une personne facilement joignable aux heures de bureau. 4 Pour les asbl, l adresse du compte bancaire doit correspondre à celle du siège social. Dans ce cas de figure, il n est pas nécessaire de compléter ces données. Pour les associations de fait, si l adresse du compte diffère de l adresse principale, mentionnez l adresse liée au compte. Le compte doit être ouvert au nom de l association, aucune subvention ne sera versée à un compte privé. MERCI DE MENTIONNER UN COMPTE ACTIF. 1

2 C. COMPOSITION DU CONSEIL D ADMINISTRATION Président Vice-président (éventuel) Secrétaire Administrateur délégué (éventuel) Trésorier Nom Profession Votre association dispose-t-elle d un Comité scientifique ou est-elle conseillée par des professionnels du secteur? : oui/non Si oui, veuillez compléter le tableau ci-dessous : Nom Formation 5 Institution D. MEMBRES (NOMBRE DE) : EFFECTIFS : MONTANT COTISATION : ADHÉRENTS : MONTANT COTISATION : D HONNEUR : MONTANT MOYEN DE LA COTISATION ANNUELLE : 5 - Baccalauréat/Master (anciennement régendat et licence) en Histoire, Histoire de l'art et Archéologie, Anthropologie, Ethnologie, Sociologie... 2

3 2. RAPPORT D ACTIVITÉS ET PROGRAMME OPÉRATIONNEL Veuillez joindre à votre demande de subvention votre rapport d activités 2015, reprenant toutes les activités que votre association a réalisées au cours de l année : conférences, expositions, excursions, visites, organisation du prêt d ouvrages, etc. Veuillez en préciser le calendrier, les thématiques et titres, les statistiques de fréquentation ou de participation (si possible, mentionnez quelle part des participants était composée de membres), tarifs pour les expositions, etc. Si votre association dispose d un centre de documentation et/ou de prêt, détaillez également la fréquentation de celui-ci, les conditions de prêt ou de consultation, etc. La mise en page et la disposition de ce document sont laissées à votre appréciation. Si votre rapport a été approuvé par votre Assemblée générale, merci de joindre la version approuvée de votre rapport au formulaire de demande. Veuillez également annexer à votre demande de subvention un programme opérationnel relatif aux activités prévues pour l année Merci d y mentionner : les publications prévues ou en cours, les expositions prévues ou en cours (thème/titre, lieu, dates), les activités prévues ou en cours, les autres activités ou services (bibliothèque, prêts d ouvrage, etc.) en cours ou prévus. Veuillez nous renvoyer ces documents, comme les formulaires, en deux exemplaires papier et un exemplaire électronique (à l adresse : nathalie.demaret@cfwb.be). 3. PUBLICATIONS Ne sont pas pris en compte pour les publications : les bulletins de liaison internes destinés à l information des membres, les dépliants et autres documents promotionnels, les documents polycopiés (questionnaires, par exemple) destinés à des activités relevant d un service pédagogique. Il est inutile de les mentionner ci-dessous ou de soumettre les factures y relatives A. MONOGRAPHIES 6 : Face à chaque entrée «RéfMon», encodez la référence bibliographique sous le format suivant : NOM (Prénom) 7, Titre, Lieu d édition, date d édition, nombre de pages. RéfMon1 : 6 Ne remplissez que le nombre de «RéfMon» nécessaire à votre situation, supprimez le surplus. 7 Si plusieurs auteurs : mentionnez les deux premiers, puis «e.a.». 3

4 RéfMon2 : RéfMon3 : RéfMon4 : RéfMon5 : RéfMon6 : RéfMon7 : 4

5 B. REVUE/PÉRIODIQUE 8 : Face à chaque entrée «RéfPério», encodez la référence bibliographique sous le format suivant : Nom du périodique, n de la revue, année, nombre de pages. RéfPério1 : Périodicité : RéfPério2 : Périodicité : RéfPério3 : Périodicité : RéfPério4 : Périodicité : RéfPério5 : Périodicité : 8 Si votre association publie, par exemple, une revue trimestrielle, vous devez remplir une «RéfPério» par délivrance, soit quatre fiche par an. N indiquez que les numéros pour lesquels les factures datent de 2015 puisque seules les dépenses facturées durant cette période seront prises en compte pour l exercice Ne remplissez que le nombre de «RéfPério» nécessaire à votre situation, laissez le reste vide. 5

6 Pour les publications, merci de joindre à la demande, dans un document séparé, la composition du comité de rédaction en charge de vos publications. Si un autre comité est formé pour une monographie particulière, merci de le mentionner également. C. SITE INTERNET 9 ADRESSE : 4. DONNÉES FINANCIÈRES A. COMPTES, BILAN, BUDGET PRÉVISIONNEL Veuillez joindre à votre demande, dans un document séparé, vos comptes (et bilan, le cas échéant) tels qu approuvés par votre Assemblée générale 10. Pour les associations non soumises à l obligation légale de dépôt de comptes en partie double, joignez vos comptes de recettes et de dépenses pour l année Vos comptes de recettes et de dépenses doivent spécifier l origine précise de vos recettes : - vente des publications et ventes diverses; - subventions publiques 11 : communales, provinciales, régionales, de la Communauté (en précisant le (les) service(s)) fédérales et d'autres organismes publics; - intervention des pouvoirs publics dans le paiement du personnel; - mécénat privé; - recettes publicitaires; - autres recettes hors mécénat. 9 Les copies de factures relatives à la maintenance ou la création d un site sont éligibles comme frais de publication. 10 Pour les associations relevant du pouvoir communal ou provincial, veuillez joindre les comptes tels qu approuvés par le receveur communal ou provincial. 11 Le cas échéant, veuillez préciser à quelles fins celles-ci vous ont été attribuées (fonctionnement, exposition, etc.). Si un même pouvoir subsidiant vous attribue plusieurs subventions, veuillez différencier celles-ci et indiquer la destination de chacune. 6

7 Veuillez, par ailleurs, nous faire parvenir un projet de budget pour l année 2016 (tel qu approuvé par votre assemblée générale pour les asbl). En ce qui concerne les recettes prévisionnelles, les informations indiquées ci-dessus doivent également y apparaître. B. DÉPENSES ADMISSIBLES POUR UNE SUBVENTION PUBLICATION Comme mentionné plus haut, les bulletins de liaison internes destinés à l information des membres, les dépliants et autres documents promotionnels, les documents polycopiés (questionnaires, par exemple) destinés à des activités relevant d un Service pédagogique ne sont pas considérés comme des publications. Les dépenses relatives à ces derniers ne sont donc pas éligibles à une subvention «publication». De même, les dépenses de diffusion et d expédition (achat de timbres et enveloppes), de fonctionnement, d équipement, d achats divers (matériel de bureau, matériaux divers, peinture, etc.) ne sont pas non plus éligibles pour cette subvention. Seules seront prises en compte les dépenses inscrites dans le tableau ci-dessous et pour lesquelles vous nous aurez fait parvenir les copies de factures, (PAS DE déclarations de créance ni de reçus) : datées de ; adressées exclusivement à votre association 13 ; portant uniquement sur les frais d impression de vos publications, clichage, réalisation et maintenance de votre site internet ou frais de traduction 14. Il ne sera pas tenu compte des frais d expédition (timbres, enveloppes, ), de papeterie, des frais de photocopie, etc 15. Si de tels frais se trouvent mêlés aux factures reprises dans le tableau ci-dessous, merci d en déduire le montant (TTC) du total indiqué. 12 Pour les factures de fin d année, peu importe si le paiement de celles-ci a été effectué en 2016, pour autant que la facture, elle, ait été émise en Le nom de votre association doit être indiqué sur le document. 14 Sauf à être réalisés par un professionnel de l édition, pour une maquette, par exemple, les frais relatifs à la mise en page (temps passé à la mise en page par les membres de l association) des publications ne sont pas pris en compte. Les factures doivent être établies au nom de tiers réalisant un travail à titre «professionnel». Les déclarations de créance en faveur d un membre du CA ou du comité d édition ne seront pas acceptées. 15 Comme mentionné dans le formulaire 2015, si les impressions de vos publications sont réalisées dans un centre de photocopies, veillez à faire mentionner qu il s agit de factures réalisées pour des impressions. 7

8 Chaque copie de facture sera numérotée et son numéro reporté ci-dessous à la suite. Titre de la publication 16 Nature des frais Date facture N Montant Ex : RéfMon1 impression 12/12/ xxxx,xx TOTAL 16 Reporter ici la référence indiquée en vis-à-vis de la publication correspondante dans les points D1 et D2. Si plusieurs frais sont repris par facture, merci de les ventiler sur plusieurs lignes. 8

9 *** L'association s'engage : Conditions d octroi de la subvention 1. à suivre les conseils scientifiques d'un ou de plusieurs spécialistes désignés par la Direction du Patrimoine culturel ; 2. à rédiger, chaque année, un rapport détaillé des activités de l'association et à le communiquer à la Direction du Patrimoine culturel ; 3. à mentionner dans toute publication subsidiée, le soutien de la Fédération Wallonie- Bruxelles, Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles ; 4. à transmettre 2 exemplaires de tout document réalisé par votre institution ainsi que des publications éditées. Remarque(s) : Si vous souhaitez nous faire par d une remarque, question, difficulté ou d une information complémentaire, vous pouvez l indiquer ci-dessous 17. Pour l association 18 :, le Signature Le champ s agrandit à mesure que vous y taper votre texte. 18 Veuillez préciser la qualité du signataire de la demande : échevin, président, secrétaire, etc. 19 Vous pouvez introduire un scan de la signature de la personne validant la demande pour renvoyer la version électronique du document à l adresse nathalie.demaret@cfwb.be en l imprimant via un logiciel de type «pdf creator». Vous pouvez également imprimer le document, le signer à la main et nous le renvoyer par courrier postal (en deux exemplaires) et, en sus, le scanner au format pdf après signature sur une des versions papier et nous le faire parvenir par voie électronique, à la même adresse, pour le 1 er août