Méthodologie de la lettre administrative

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1 Préparation au concours d'adjoint interne Méthodologie de la lettre administrative

2 Sommaire Introduction Méthodologie La lettre en forme administrative Modèle de lettre en «forme administrative» La lettre en forme personnelle Modèle de lettre en «forme personnelle»

3 Introduction La lettre administrative est un écrit produit par l'administration qui s'adresse à un destinataire déterminé. C'est un instrument de communication qui véhicule l'image d'un service, d'un établissement, d'une administration, donc du service public. La lettre administrative se présente sous deux formes : - la forme administrative : quand la correspondance s'adresse à une personne qui relève de l'administration ou à un service administratif. Exemples : le recteur à l'ia-dsden, un service du Ministère de l Education Nationale au Préfet de Région, un chef de service d un rectorat à un personnel concernant sa carrière. - La forme personnelle : obligatoire lorsque la correspondance s'adresse à une personne n'appartenant pas à l'administration. Exceptionnellement : pour une personne représentant l'autorité légale d'une administration afin de marquer le caractère courtois. Il s'agit notamment des réponses aux interventions politiques. Exemple : intervention d'un maire ou d'un député. Pour une lettre administrative le fond comme la forme sont importants. Le fond révèle l'aptitude du candidat en termes : - de compréhension du sujet ; - d'analyse des éléments de réponse ; - de connaissance et de maîtrise de la langue française. A titre indicatif, lors du concours la notation s'effectue comme suit : - forme : 8 ; - fond : 12.

4 Méthodologie > Le dossier Le jour de l'épreuve un dossier est remis. Il comprend tous les éléments nécessaires pour établir la correspondance. Il existe deux types de sujets : - rédaction à partir d'éléments d'information fournis avec ou dans le sujet lui-même ; - rédaction à l'aide de textes législatifs ou réglementaires, de décisions de jurisprudence. Le sujet détermine le type de lettre à composer : - réponse à une demande de renseignements ; - propositions en vue de régler une affaire ; -programmation d'un rendez-vous... Le sujet détermine le destinataire et donc la forme de la lettre. > La gestion du temps - prise de connaissance du sujet (lire plusieurs fois) 5 à 10 minutes - prise de connaissance des documents 20 à 25 minutes (première lecture rapide pour les identifier et les classer, puis relecture attentive avec repérages de mots, de phrases et de chiffres essentiels à la rédaction) - établissement d'un plan schématique 10 minutes - rédaction 30 à 40 minutes (si on opte pour un brouillon, attention au temps de recopiage) - relecture 10 minutes (indispensable pour corriger les erreurs, les fautes d'orthographe, de ponctuation)

5 > Le plan Il doit être élaboré avec pour objectif de répondre aux questions posées, dans un ordre défini préalablement. Il comprend trois parties : - introduction ; - développement ; - conclusion. > Introduction C'est l'exposé de l'affaire à traiter. On y rappelle le problème soulevé et les questions qui s'y rapportent. L'introduction doit être brève. Exemple : Par lettre citée en référence, vous m'avez demandé une entrevue à partir du 20 mars 2005, afin de présenter votre dossier de candidature pour le poste de chargé de mission NTIC. > Le développement Il s'agit de l 'argumentaire. Soit l'argumentaire est dans le sujet, soit il est contenu dans les textes réglementaires annexés. Il faut analyser les textes et non les recopier. Le texte doit être rigoureux, clair et précis. Il existe deux façons de répondre à une demande : - exposer la réglementation, positionner le cas traité, puis annoncer la décision ; - commencer par répondre à la question, puis justifier cette réponse. Exemple : J'ai l'honneur de vous faire connaître la réglementation en vigueur, et plus particulièrement le décret n..., précisent que... Dans votre cas...

6 > La conclusion Elle répond précisément à la question, quelle que soit cette question. Elle peut être : - positive ; - négative ; - d'attente. Pour rappel : l'administration doit répondre dans un délai de 10 à 15 jours. Si vous devez faire des recherches ou attendre vous-même une réponse, il est nécessaire de faire une réponse d'attente à la personne qui a écrit. Exemple : En conséquence, je vous autorise à... Elle peut être l'occasion de réclamer la production d'un dossier ou de pièces justificatives. Exemple : Afin de pouvoir enregistrer votre candidature, je vous demande de bien vouloir compléter le dossier ci-joint. >Quelques conseils Se munir : - d'un stabilo ; > Le jour de l'épreuve - d'un correcteur. A éviter : - réponse trop brève du genre : Jai bien reçu votre demande du 12 novembre 2004 relative à... - la réponse trop longue qui reprend les textes in extenso ; - ne pas apposer sa signature ni ses initiales ; - par contre ne pas oublier de mettre «signé» + les initiales XY ou ZZ > Pour bien se préparer - lire régulièrement le BO; - s'aider de dictionnaires lors de la rédaction des devoirs à la maison.

7 La lettre en forme administrative Pour rappel : elle est de rigueur quand la correspondance s'adresse à une personne qui relève de l'administration ou à un service administratif. Elle se caractérise par le fait qu'elle ne comporte : - ni formule d'appel ; - ni formule de politesse. Éléments constitutifs : - timbre ou attache - date (+ lieu) - suscription - objet - références - pièces jointes - corps de la lettre - signature

8 > Timbre ou attache Il est situé en haut à gauche. Il identifie l'administration émettrice en comprenant : - nom de l'administration ; - désignation de la direction, du service, de la division, du bureau ; - adresse complète ; - numéro de téléphone, de poste éventuellement ; - références comportant : - numéro d'enregistrement, - initiales du rédacteur, suivi de la dactylo et du numéro d'ordre. Attention le jour du concours : «XX/YY/n» afin de respecter l'anonymat. >La date (et le lieu d'origine) Elle est située en haut à droite, à la suite de la ville d'origine. Elle doit être en principe celle du jour de la signature. Exemple : Lille, le 16 décembre 2004 et non le 16/12/04 > La suscription Elle s'inscrit sous le lieu d'origine et la date. Elle est composée de : - l'autorité signataire, désignée uniquement par le titre du responsable de la structure émettrice. On n'emploie jamais Monsieur ou Madame. - Le destinataire désigné par son titre et précédé de Monsieur ou Madame. Son adresse est indiquée à la suite. - La voie hiérarchique : toute correspondance doit être transmise par la voie hiérarchique : «sous couvert de» : «s/c de»

9 Exemple : Fonction de l'expéditeur Le Recteur de l'académie de Lille à Fonction du destinataire Monsieur le principal du collège... Voie hiérarchique... S/couvert de Monsieur l'inspecteur d'académie, Directeur des services départementaux de l'education nationale du Nord Ainsi, on n'écrit jamais à un fonctionnaire subordonné mais à l'autorité responsable. Exemple : Recteur pour un rectorat. Quand il existe plusieurs intermédiaires, l'émetteur peut libeller la suscription comme dans l'exemple qui suit : Un professeur de collège écrit au recteur : X...Y... Professeur de...au collège de... à Monsieur le Recteur de l'académie de Lille S/Couvert de Monsieur le Principal du collège Voie hiérarchique Ainsi la lettre sera acheminée par le principal à l'ia-dsden qui la transmettra au Recteur. > L'objet Il est placé à gauche, de manière détaché sous le timbre. Il résume sommairement la question traitée. Exemples : Demande de renseignements concernant un emploi de contractuel Organisation du baccalauréat >Les références Elles sont sous l'objet. Elles rappellent les documents antérieurs, visites, appels téléphoniques...tout ce qui permet de suivre le déroulement de l'affaire traitée. Elles rappellent également les textes réglementaires ou législatifs ayant servi à l'étude de l'affaire.

10 >Les pièces jointes Mention P. J. suivi du nombre et éventuellement de la nature des pièces. Elles peuvent figurer soit après l'objet et les références, soit en bas de page à gauche. >Le corps du texte - introduction ; - développement ; - conclusion. Les différentes parties sont organisées en paragraphes et alinéas. La lettre est divisée en paragraphes. Le paragraphe est composé d'alinéas. L'alinéa est formé de phrases. >La signature Elle est située sous le corps du texte. Principe : la personne qui détient l'autorité légale signe. Exemple : le Recteur (signature) X...Y... (pour le concours) Toutefois, si ce n'est pas le cas, trois formules : - «Par délégation» : un décret ou un arrêté fixe les conditions de la délégation. - «Par autorisation» : un accord oral permet de signer en permanence des documents relevant du service signataire. - «Par ordre» (p.o.) : c'est un pouvoir de fait, partiel et momentané (aucun acte officiel). Autorisation de signer en cas d'absence ou d'empêchement du fonctionnaire habilité à signer.

11 Exemples : Pour le Recteur, et par délégation Le secrétaire général Signature X... Y... Pour le Recteur, par autorisation Le secrétaire général Signature X... Y... Pour le Recteur et par délégation le Secrétaire général de l'académie Pour le Secrétaire général P. O. le chef de Division... X... Y...

12 Modèle de lettre en «forme administrative» ACADEMIE DE LILLE Rectorat Lille, le 24 mars rue St Jacques LILLE Le Recteur de l Académie de Lille Division de l organisation scolaire A Monsieur l Inspecteur d Académie Tél : Directeur des services départementaux Réf : de l Education nationale de Affaire suivie par Objet : Préparation de la rentrée 20.. Réf : ma lettre du 4 février 20.. Je viens de procéder à l examen des propositions que vous m avez communiquées relatives aux collèges susceptibles d entrer en rénovation technologique à la rentrée 20.. Compte tenu de l enveloppe financière globale dont je dispose, je suis en mesure de vous indiquer les établissements qui pourraient bénéficier de l attribution d une subvention dans les tous prochains mois en vue d acquérir les matériels indispensables à leur fonctionnement. Je vous saurais gré de me confirmer dans les meilleurs délais que la liste dont il s agit reçoit votre accord, sauf à me faire connaître les difficultés particulières qu elle poserait. Dès réception de votre réponse, je ne manquerai pas de vous faire tenir toutes les informations sur le montant des subventions accordées et sur les équipements préconisés. X.. Y.. Pour le Recteur et par délégation Le Secrétaire général de l Académie

13 La lettre en forme personnelle Elle est toujours utilisée entre une administration (Service Public) et une personne privée ou entre deux services publics toutes les fois où le caractère courtois est souligné. Avec la lettre en forme administrative, sont identiques : - le timbre - la date - «affaire suivie par» - la signature - les pièces jointes Sont différents : - le destinataire : la formule d'appel - l'adresse - la formule de politesse

14 > Le destinataire La lettre fait l'objet d'un appel. Elle commencera donc par «Madame, Mademoiselle, Monsieur...» Suivant les destinataires les formules seront différentes. Exemple : Monsieur le Directeur Le titre prend une majuscule et on choisit le titre principal quand il y en a plusieurs. > L'adresse Elle peut être portée en haut de la lettre à droite sous la date (comme la suscription de la lettre en forme administrative) Mais aussi : en bas à gauche dans la marge de la première page. Toutefois la première solution, plus classique est à privilégier. Les mentions qui doivent figurer : prénom nom fonction ou qualité adresse complète Monsieur Albert Dupont Avocat 20 rue Jean Jaurès Lille >La formule de politesse Elle termine la lettre de façon courtoise. Elle tient compte de la qualité du correspondant, du rapport hiérarchique avec l'émetteur. Elle est différente selon que le courrier s'adresse à une autorité administrative, à un élu ou à un particulier. Ce qu'il faut savoir sur les formules de politesse : - «croire» s'emploie avec «l'assurance» ; - «agréer» s'utilise avec «l'expression» ; - la formule «je vous prie de...» est préférable aux impératifs comme «Veuillez...» ou «Recevez...» ;

15 - un homme n'adresse jamais «ses sentiments» à une femme sauf s'ils sont «respectueux» ; - à une jeune fille ou à une femme célibataire il «adresse son respect» ; - à une femme mariée, veuve ou divorcée il «adresse ses hommages» ; - à une femme célibataire âgée il «adresse l'hommage de son profond respect»; - le respect n'est profond que dans trois cas : - pour un dignitaire politique, - pour un dignitaire religieux, - pour une personne âgée. Quelques exemples de formules de politesse : Formules courantes : Je vous prie de bien vouloir croire à l'assurance de ma considération... ou Je vous prie de bien vouloir agréer l'expression de ma considération......la plus distinguée (lorsqu'on s'adresse à une haute personnalité)...très distinguée (lorsqu'on correspond avec une personne qui a une responsabilité)...distinguée (lorsqu'on écrit à une personne sans responsabilité particulière). Quand un fonctionnaire s'adresse à un ministre, un secrétaire d'etat, un député ou un sénateur : Je vous prie de bien vouloir agréer, Monsieur le Ministre (ou Secrétaire d'etat...), l'expression de ma haute considération. Quand il s'adresse à un président de Conseil général, à un chef d'administration régionale ou départementale : Je vous prie d'agréer, Monsieur le..., l'expression de ma considération très distinguée. Quand il s'adresse à un maire, un conseiller régional, général ou municipal, un président d'association, un responsable syndical, un médecin : Je vous prie de bien vouloir agréer, Monsieur le..., l'expression de mes sentiments respectueux et dévoués. Quand un fonctionnaire s'adresse à son supérieur hiérarchique : Je vous prie d'agréer, Monsieur le..., l'expression de mes sentiments respectueux et dévoués. Quand un fonctionnaire s'adresse à son ministre : Je vous prie d'agréer, Monsieur le ministre, l'expression de mes sentiments déférents et les plus dévoués.

16 Modèle de lettre en «forme personnelle» CONSEIL GENERAL DE Adresse Bureau de gestion du personnel Départemental Lille, le 3 mars 1999 Tél : Réf : Affaire suivie par Mademoiselle X. Adresse Mademoiselle, Par lettre du... vous m'informez de votre souhait d'obtenir un emploi dans l'administration départementale en tant qu'adjoint administratif auxiliaire. Vous demandez également les possibilités de carrière offertes dans cette administration. Je suis au regret de vous informer que, conformément à une délibération du Conseil général, seul le recrutement de titulaires issus des concours reste possible, les agents auxiliaires ne peuvent donc plus espérer obtenir un poste. En ce qui concerne maintenant une affectation éventuelle sur un poste d''adjoint administratif", le statut du personnel départemental précise que ces derniers sont également recrutés par voies de concours ouverts aux personnes titulaires du Brevet des collèges ou diplôme équivalent, et aux agents départementaux comptant deux ans d'ancienneté. Vous ne répondez malheureusement à aucune de ces conditions. Il serait néanmoins possible de vous présenter aux concours ouverts, sans condition de diplôme, pour le recrutement d''agents de bureau". Je reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire, et je vous prie de croire, Mademoiselle, en l'assurance de ma considération distinguée. Le Président du Conseil général P/le Président et par délégation Le chef du Bureau de gestion du personnel départemental X. Y.