TERMES DE REFERENCE EVALUATION DU SYSTEME DES ACHATS INFORMES COORDONNES

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1 TERMES DE REFERENCE EVALUATION DU SYSTEME DES ACHATS INFORMES COORDONNES Page 1

2 1 CONTEXTE ET JUSTIFICATION Avec une population d'environ 300 million d habitants en Afrique de l ouest, la sécurisation des produits de santé est essentielle pour fournir aux populations des soins de santé de qualité. Cette sécurisation, cependant, reste un grand défi pour les systèmes de santé des pays membres de la Communauté Economique des Etats de l'afrique de l Ouest (CEDEAO). Plusieurs raisons peuvent expliquer une telle situation, en particulier, les faiblesses de la production locale de produits de base, les prix élevés des produits pharmaceutiques importés, le manque d'informations sur les fournisseurs entre autres. C'est dans ce contexte et dans le but de relever de tels défis que l OOAS, l UNFPA, l USAID et la Banque Mondiale ont développé un Document conceptuel sur la Sécurisation des Produits de la Santé de la Reproduction (SPSR) en En 2003 un document de plaidoyer sur la SPSR) a été présenté aux Ministres de la Santé de la CEDEAO. En 2004, une résolution des Ministres de la santé a été de lancer une étude de faisabilité sur les achats groupés dans la région. Le rapport d évaluation de cette étude a été présenté en 2005 aux Ministres de la santé qui ont fini par adopter en 2006 après un long processus la Stratégie de la Sécurisation des Produits de la Santé de la Reproduction. La conception d un système permettant de partager les informations sur les achats et les approvisionnements de la CEDEAO fait partie de cette stratégie de la SPSR. Le mécanisme des Achats Informés et Coordonnés (AIC) lancé en 2006 est basé sur la technologie Web. Il se focalise sur les produits de santé, les fournisseurs et les fabricants. Le but principal de ce mécanisme est d'aider les pays membres à obtenir le meilleur prix, la meilleure qualité et un approvisionnement en temps opportun des produits pharmaceutiques. Dans le cadre de la mise en œuvre de cette stratégie (SPSR), avec le financement de l USAID, l OOAS a recruté un Administrateur/Coordonateur (CIB Manager) pour lancer la conception et l implémentation du système des AIC en Octobre Le projet a été lancé par l USAID à travers l assistance technique du projet DELIVER par un atelier en Octobre 2006 à Bobo-Dioulasso. L OOAS avait invité les 15 pays de la CEDEAO pour présenter le modèle proposé et poser les fondements du système des AIC. Cette réunion avait pour but de : Présenter la stratégie sous-régionale de la SPSR Présenter le lien entre le modèle des Achats Informés Coordonnés (AIC) et cette stratégie. Définir par consensus, la liste des catégories de produits qui serviront à la phase pilote (68 produits) Définir les modalités de fonctionnement du système, le rôle de l OOAS et des pays. En 2007, un deuxième atelier technique avait pour objectif de présenter le prototype et dispenser un renforcement des capacités en technologie de l information aux points focaux des AIC (des pays) afin de permettre aux utilisateurs d accéder à l application et à l utiliser. L année 2008 a été celle du début de la phase pilote avec cinq pays (le Burkina Faso, la Gambie, la Guinée-Bissau, le Nigeria et le Sénégal). La phase pilote a été évaluée en 2009 assortie de recommandations clées qui ont été prises en considération pour améliorer le système. Par conséquent, le système des AIC avait été étendu à tous les 15 pays de la CEDEAO. En 2010, l analyse des données du système des AIC a porté sur les médicaments achetés par le secteur public au niveau de la CEDEAO entre 2005 et 2009 et qui concernent les catégories Page 2

3 suivantes : les contraceptifs, antituberculeux, les antipaludiques, les antirétroviraux et les contraceptifs. Quatorze pays sur quinze avaient introduit des données sur le site web des AIC. Le système des AIC est en mesure de fournir les informations sur les éléments suivants : Les fournisseurs dans la région de la CEDEAO Les fabricants des médicaments dans la région de la CEDEAO Les fabricants locaux des produits pharmaceutiques dans la région de la CEDEAO L origine des médicaments Les quantités achetées et la part des fabricants locaux Les intervalles des prix unitaires à l achat et la fourchette des coûts unitaires des médicaments achetés En 2011 comme suite aux résultats satisfaisants de la phase pilote avec les 6 catégories, les pays ont décidé de passer de 6 à 21 catégories de produits et ont demandé d inclure des données supplémentaires sur la qualité et la sécurité des produits. La base contient actuellement 1439 enregistrements pour les six catégories de la phase pilote. Elle devra rapidement croitre avec la saisie des données des approvisionnements des nouvelles catégories de 45 produits. Le Programme des AIC qui est un projet lancé en fin 2006 et financé au départ par l USAID est actuellement financé à 100% par la CEDEAO depuis Les pays qui sont les premiers utilisateurs du système des AIC recommandent vivement à l OOAS de tout mettre en œuvre pour que les Ministres de la santé puissent les aider à obtenir des données de tous les partenaires sur les achats des produits essentiels dans l espace CEDEAO. Le système des AIC est le principal outil permettant aujourd hui d avoir une connaissance du marché pharmaceutique des catégories déjà existantes de produits essentiels dans l espace communautaire. Il a besoin d être étendu à plus de produits essentiels possibles, de donner plus de résultats affinés pour permettre de faire des achats sur la base des informations compilées par le système des AIC. L objectif final étant d obtenir à temps les meilleurs produits au meilleur prix et faciliter les achats groupés basés sur les informations du système des AIC. L étape suivante serait de faire jouer à l OOAS son rôle d acteur incontournable sur la problématique de la mise en place de mécanismes et d une stratégie pour les approvisionnements en gros dans l espace CEDEAO. Vu l importance de ce système d information qui permet de connaitre le marché de la CEDEAO en produits pharmaceutiques, il est donc opportun de faire une évaluation de la mise en œuvre du système des AIC dans les pays et de voir quelles seront les orientations futures dans le cadre de l élaboration du prochain plan stratégique de l OOAS. 2 LE CHAMP DE L EVALUATION L évaluation concerne la mise en œuvre du système des AIC dans les pays depuis le lancement du projet L environnement technique de l OOAS Le serveur du site web des AIC L environnement de développement du système des AIC Page 3

4 2.2 Les pays Les points focaux des AIC La collecte des données La saisie des données La validation des données 3 OBJECTIFS ET RESULTATS ATTENDUS DE L EVALUATION 3.1 Objectif général Apprécier les résultats de la mise en œuvre du système des AIC depuis son lancement afin de fournir aux acteurs clés les informations sur les progrès réalisés, les contraintes et les leçons apprises. 3.2 Objectifs spécifiques Evaluer les résultats obtenus depuis le lancement du système des AIC Identifier les forces, les faiblesses, les opportunités, les menaces et les contraintes dans la mise en œuvre du système des AIC Formuler des recommandations et propositions pour l atteinte des objectifs du système des AIC Valider les résultats de l évaluation par les acteurs clés impliqués dans la mise en œuvre du système des AIC. 3.3 Résultats attendus Le rapport d évaluation des résultats du système des AIC est disponible : Les forces, les faiblesses, les opportunités, les menaces et les contraintes dans la mise en œuvre du système des AIC sont identifiées ; Les recommandations et propositions pour l atteinte des objectifs du système des AIC sont disponibles; Les résultats de l évaluation validés par les acteurs clés impliqués dans la mise en œuvre du système des AIC. 4 QUESTIONS A TRAITER 4.1 Principales questions La mise en œuvre du système des AIC s est elle déroulée comme prévu depuis le lancement du projet? Les résultats ont-ils atteint le niveau souhaité (les pays peuvent ils saisir et valider les données)? Les ressources humaines, financières et matérielles ont-elles été mobilisées de façon adéquate pour la mise en œuvre du système des AIC? o Les points focaux des AIC ont-ils été nommés dans tous les pays? o Les points focaux des AIC ont-ils toutes les capacités requises pour remplir leur rôle? o Les points focaux des AIC remplissent-ils effectivement leurs tâches? o Le CIB Manager apporte tous les appuis requis à tous les pays? Les données sont elles disponibles et accessibles sur le site web des AIC? Page 4

5 Les résultats sont ils exploitables pour aider les pays à mieux connaitre le marché pharmaceutique? Les fournisseurs, les fabricants, les sources de financement sont-ils identifiés? Quelles sont les forces, les faiblesses et les contraintes survenues dans la mise en œuvre du système des AIC? Quelles sont les principales leçons apprises qui permettront de réorienter les interventions afin d optimiser les résultats à atteindre? 5 APPROCHE ET METHODE DE L EVALUATION Cette évaluation sera conduite par un consultant dont l offre technique et financière sera soumise et sélectionnée sur la base des procédures appliquées à l OOAS. Pour mener à bien sa mission, il devra procéder à : des revues des documents ou rapports élaborés dans le cadre de la mise en œuvre du système des AIC ; des interviews auprès des acteurs impliqués dans la mise en œuvre du système des AIC ; des analyses de bases de données disponibles afin de produire les informations nécessaires. Il bénéficiera de l appui des points focaux et autres responsables nationaux 5.1 Types de données à collecter pour l analyse et la rédaction du rapport Les données quantitatives et qualitatives à collecter seront à la fois primaires et secondaires. 5.2 Sources potentielles de collecte des données et informations Il s agit entre autres : - Les points focaux de l OOAS dans les pays membres ; - Les points focaux des AIC dans les pays ; - Les bénéficiaires des appuis de l OOAS : - Les Plan stratégique et ; - Le Plan opérationnel ; - Les Rapports de mission du CIB MANAGER ; - Les Rapports d ateliers ; - Les Rapports de mise en œuvre des activités ; - Les Rapports annuels du DG ; - Les Rapports financiers. 6 DISPOSITIONS PRISES POUR LA MISE EN ŒUVRE DE L EVALUATION 6.1 Responsabilités et tâches des consultants - Proposer un plan de mise en œuvre de la mission d évaluation qui sera validé par le l OOAS; - Proposer les questionnaires et autres outils d évaluation nécessaires à l atteinte des objectifs assignés. Collecter, compiler et analyser les données et informations primaires et secondaires - Rédiger un rapport provisoire de l évaluation et le soumettre pour commentaire aux parties prenantes visitées ; - Présenter les résultats de l évaluation à l OOAS et aux partenaires impliqués dans le financement et la mise en œuvre du système des AIC) ; Page 5

6 - Finaliser le rapport de l évaluation après la présentation; - Soumettre le rapport final de la mission de consultation à l OOAS. 6.2 Durée de la consultation La durée maximum de la consultation est de 30 jours. 6.3 Budget La mission de consultation sera financée par l OOAS. La prise en charge, du transport indemnités de subsistance journalière, sera assurée par l OOAS en cas de voyage pour collecter les données dans les pays qui seront identifiés à cet effet et les séances de travail au siège de l OOAS durant le processus de consultations. 7 QUALIFICATIONS ET COMPETENCES être titulaire d un diplôme universitaire ; avoir une bonne connaissance des systèmes d information; avoir une bonne connaissance en matière de Suivi-Evaluation; avoir une expérience de 3 ans en matière de Suivi-Evaluation; une bonne connaissance du secteur de la santé dans l espace CEDEAO serait un atout; avoir participé à au moins deux exercices de Suivi-Evaluation dans le secteur de la santé; avoir une connaissance du système pharmaceutique serait un atout; maîtriser l outil informatique pour les traitements de texte et l analyse des données ; avoir une bonne capacité rédactionnelle de rapports d'évaluation; maîtriser parfaitement l une des trois langues de la CEDEAO (anglais, français et portugais) et avoir une connaissance pratique de l une quelconque des deux autres langues; 8 LES PIECES A FOURNIR POUR LES CANDIDATURES CV détaillé; Proposition d offre technique et financière qui précise la durée objective pour la réalisation de la mission. Les personnes intéressées sont priées de soumettre leur offre technique et financière accompagnée de leur CV à la Direction Générale de l OOAS aux adresses suivantes : à : wahooas@fasonet.bf wahooas@wahooas.org ou Organisation Ouest Africaine de la Santé 175 Avenue Dr Ouezzin Coulibaly 01 BP 153 Bobo-Dioulasso 01 La date limite de dépôt est fixée au 16 juillet Seuls les consultants sélectionnés seront informés par . Page 6