DESCRIPTION DU CONCOURS QUÉBÉCOIS SECRÉTARIAT

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1 DESCRIPTION DU CONCOURS QUÉBÉCOIS SECRÉTARIAT 1. DESCRIPTION DU CONCOURS 1.1. But de l épreuve Évaluer les habiletés et les compétences de la candidate 1 à exécuter différentes tâches dans le domaine du secrétariat Durée du concours Douze (12) heures Compétences et connaissances pouvant être évaluées La compétition sera divisée en quatre (4) parties de trois (3) heures. Chacune des parties renfermera différentes tâches à réaliser Tâches que les candidates pourraient avoir à effectuer durant l épreuve : Les tâches ont été précisées pour faciliter la préparation des élèves. Rédiger et disposer de la correspondance d affaires en français; Concevoir une présentation PowerPoint; Concevoir la présentation visuelle d un document; Produire un rapport à partir de notes et de directives; Produire des étiquettes et acheminer des documents; 1. Le féminin est employé afin d alléger le texte. Date de mise à jour : Le 31 janvier 2014 Page 1

2 Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l employeur; Gérer votre temps de travail; Établir et tenir un système manuel de classement; Communiquer dans un contexte de travail de bureau; Préparer des réunions d affaires; Gérer, en français et en anglais, les communications d un bureau par téléphone et par courriel; Exploiter les fonctions de base d un tableur Thématique de l épreuve «Deux jours dans la vie d une adjointe à la direction générale» Les candidates réaliseront différentes tâches en lien avec le domaine du secrétariat à partir des consignes données par leur employeur. Le déroulement de cette compétition est basé sur une mise en situation. Date de mise à jour : Le 31 janvier 2014 Page 2

3 1.6. Déroulement JOURS 1 ET 2 Arrivée à 8 h 30 Bloc 1 - Présentation des instructions pour la journée; - Présentation de la mise en situation; - Période de questions. 9 h à 10 h La candidate devra gérer son temps et établir les priorités afin d effectuer les différentes tâches demandées tout en faisant face à divers imprévus : clients qui se présentent, appels, etc. 10 h à 10 h 15 Pause obligatoire 10 h 15 à 11 h 30 La candidate devra gérer son temps et établir les priorités afin d effectuer les différentes tâches demandées tout en faisant face à divers imprévus : clients qui se présentent, appels, etc. 11 h 30 à 12 h 30 Diner sur place Bloc 2 12 h 30 à 14 h 30 La candidate devra gérer son temps et établir des priorités afin d effectuer les différentes tâches demandées tout en faisant face à divers imprévus : clients qui se présentent, appels, etc. 14 h 30 à 14 h 45 Pause obligatoire 14 h 45 à 16 h La candidate devra gérer son temps et établir les priorités afin d effectuer les différentes tâches demandées tout en faisant face à divers imprévus : clients qui se présentent, appels, etc. JOUR 2 16 h à 16 h 30 Rencontre entre les candidates et les juges. 16 h 30 à 17 h Rencontre entre les enseignantes et les juges. Date de mise à jour : Le 31 janvier 2014 Page 3

4 1.7. Liste des documents papier ou électroniques à réaliser Note de service Lettre d une page en français Lettre de deux pages en français Communiqué Rapport Formulaire Affiche publicitaire Courrier électronique Procès-verbal Ordre du jour Prise de notes Enregistrement de messages vocaux anglais/français PowerPoint Tableaux et graphiques Date de mise à jour : Le 31 janvier 2014 Page 4

5 2. DOCUMENTS FOURNIS SUR LE WEB 2.1. Documents qui seront fournis sur le site et date à laquelle les concurrents y auront accès DOCUMENT OUI NON DATE Aperçu de l examen X Examen complet X Grille de notation (annexe) X Février 2014 Portrait de l entreprise et mise en X Février 2014 situation Organigramme de l entreprise X Février 2014 Cahier de l enseignante X Février 2014 Cahier de la candidate X Février ÉQUIPEMENT, MATÉRIEL, TENUE VESTIMENTAIRE 3.1. Équipement et matériel fournis par l organisation Système d exploitation Windows 7 Professionnel Bureautique Microsoft Office 2007 Professionnel 64 bits (Word, Excel, Outlook, Access et PowerPoint) Microsoft Office 2010 Professionnel 64 bits (Word, Excel, Outlook, Access et PowerPoint) Correcteur orthographique Logiciel Antidote Version 8 Date de mise à jour : Le 31 janvier 2014 Page 5

6 Navigateur internet Internet Explorer (version courante) Google chrome (version courante) Firefox (version courante) Utilitaires Windows Media Player (version courante) Logiciel de compression et décompression de fichiers (7-Zip) (version courante) Quick Time Player (version courante) Équipements informatiques fournis Ordinateur Souris Imprimante réseau couleur Autres équipements fournis Chaises ergonomiques Clé USB Enregistreur numérique Chronomètre Tapis de souris Porte-documents Date de mise à jour : Le 31 janvier 2014 Page 6

7 3.2. Équipement et matériel que doivent apporter les candidates : Papeterie Ruban correcteur Surligneurs de différentes couleurs 2 stylos (bleu ou noir) Crayons de plomb Gomme à effacer Règle Écouteurs Post-it de différentes tailles Repose-pieds (facultatif) Repose-poignets (facultatif) Matériel Dictionnaire français Grammaire française Le Français au bureau Grammaire anglaise Dictionnaire anglais Date de mise à jour : Le 31 janvier 2014 Page 7

8 4. EXIGENCES RELATIVES À LA SÉCURITÉ 4.1. Pièces d équipement de protection individuelle que doivent apporter les candidates Aucun équipement de protection individuelle ne sera requis 4.2. Pièces d équipement de protection individuelle obligatoires que fournira Compétences Québec 4.3. Notation en SST Nil. Aucun équipement de protection individuelle ne sera fourni par Compétences Québec 5. ÉVALUATION 5.1. Composition du jury Le jury sera composé de spécialistes provenant de différents milieux ayant des compétences reconnues dans le domaine des communications et du secrétariat Répartition des points par blocs de travail RÉPARTITION DES POINTS /1 000 TOTAL POINTS 1 - Rédiger et disposer de la correspondance d affaires en français; concevoir une présentation PowerPoint; concevoir la présentation visuelle d un document; produire un rapport à 400 partir de notes et de directives 2 - Produire des étiquettes et acheminer des documents Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l employeur Gérer votre temps de travail 100 Date de mise à jour : Le 31 janvier 2014 Page 8

9 5 - Établir et tenir un système manuel de classement Communiquer dans un contexte de travail de bureau Préparer des réunions d affaires Gérer, en français et en anglais, les communications d un 100 bureau par téléphone et par courriel 9 - Exploiter les fonctions de base d un tableur 75 TOTAL : Liste des pénalités Savoir-être Points de pénalité par quart de journée Retard Langage inapproprié (vocabulaire en lien avec la fonction de travail) Tenue vestimentaire inadéquate (jeans) Usage de matériel non autorisé Communication avec des personnes non autorisées Usage de gomme à mâcher interdit Mauvaise attitude (comportements en lien avec la fonction de travail) 75 pts 75 pts 75 pts 100 pts 250 pts 100 pts 100 pts 6. RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES Durant les journées de compétitions, la candidate ne pourra communiquer qu avec les juges ou l experte de la compétition. En cas de retard aux compétitions, la candidate ne se verra octroyer aucun temps supplémentaire. Date de mise à jour : Le 31 janvier 2014 Page 9

10 Il est important que la candidate ainsi que l enseignante consultent les documents supplémentaires inscrits dans la liste à la page 5 de ce document. Il est important que toutes les candidates participent à la session d information la veille de la compétition. Les enseignantes pourront pénétrer sur le site des compétitions avec leur candidate lors de la session d information qui a lieu la veille de la compétition. La présence des enseignantes est requise lors de la lecture des instructions à chaque matin des compétitions. Les enseignantes pourront aider leur candidate à l organisation de leur poste de travail. Le français écrit et oral sera évalué tout au long de la compétition. Voir la liste des pénalités possibles; elles seront déduites du pointage final pour chacune des journées. Chaque candidate doit être en tenue professionnelle sous peine d une pénalité. Matériel interdit : o o o o Les bouchons pour les oreilles Le cellulaire Le lecteur MP3 L usage de notes de cours. N.B. Si vous désirez obtenir des documents pour vous aider à la préparation des Olympiades en secrétariat, envoyer un courriel à l adresse mentionnée ci-dessous. 7. EXPERTE Nathalie Baulne CFP Val-d Or Courriel : Date de mise à jour : Le 31 janvier 2014 Page 10